REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO ESPECIALIZACION EN GERENCIA MENCIÓN: FINANZAS IMPACTO FINANCIERO DEL CONTROL DE CAMBIO EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA CASO: DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS, ADSCRITA A CVG EDELCA Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al Grado de Especialista en Gerencia: Mención finanzas Autor: Diana del C. Rojas González Tutor: Henry Izquierdo Ciudad Guayana, Febrero de 2007
APROBACIÓN DEL TUTOR En mi carácter de Tutor del Trabajo Especial de Grado titulado: "Impacto Financiero del Control de Cambio en la Gestión Administrativa" Caso: Departamento de Administración de Contratos, adscrita a CVG EDELCA" presentado por la ciudadana, Diana del C. Rojas C.I. 9.416.324, para optar al Título de Especialista en Gerencia Mención Finanzas. Considero que dicho Trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación y evaluación por parte del jurado examinador que se designe; sin embargo sugiero entre lo posible como Jurado evaluador del trabajo realizado, al Ing. Alexis Ortiz y al Ing. Alí Matos por su alta trayectoria profesional. Ing. Henry Izquierdo, MSc. C.I. 5.003.689
DEDICATORIA A mi madre, mi mejor ejemplo de vida A Diana Valentina, mi hija quién con su sonrisa y juegos supo compartir mis madrugadas A Francisco Bellorín, mi esposo y amor de mi vida quién con su paciencia y palabras supo calmar mis sinceros momentos de presión A mis hermanas, eternas compañeras de vida, que este logro las llene de amor, las quiero. A mis sobrinos A mis suegros y cuñados. DIANA ROJAS iii
AGRADECIMIENTOS A CVG Electrificación del Caroní, C.A., por permitirme realizar este trabajo. A la Coordinación de Postgrado de la Universidad Experimental de Guayana UNEG por el apoyo brindado. Al profesor Henry Izquierdo por la dedicación y el apoyo brindado para la realización del trabajo quién supo manejar la pauta en su realización. A todos los compañeros de especialización en Gerencia Mención Finanzas, por todo el apoyo y experiencias enriquecedoras durante el transcurso de la misma. iv
INDICE GENERAL pp. DEDICATORIA... iii AGRADECIMIENTO... iv INDICE GENERAL... v LISTA DE CUADROS... vii LISTA DE FIGURAS... ix LISTA DE GRÁFICOS... x LISTA DE TABLAS... xi RESUMEN... xii INTRODUCCIÓN... 1 CAPITULO I. EL PROBLEMA Planteamiento del problema... 4 Síntesis del problema... 8 Delimitación de la Investigación... 8 Enunciado del Problema... 9 Objetivo de la Investigación... 10 Propósito de la Investigación... 10 Importancia de la Investigación... 11 Justificación... 12 Vialidad de la Investigación... 13 Alcance... 14 CAPITULO II. MARCO TEÓRICO Antecedentes de la investigación... 15 Bases Teóricas... 17 Contexto Institucional... 33 v
Bases Conceptuales... 47 CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO Consideraciones generales... 65 Tipo de investigación... 65 Población y muestra... 68 Técnicas e instrumentos de recolección de información y análisis de resultados... 69 Operacionalización de variables... 70 Procedimiento metodológico... 77 CAPITULO IV. ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Diagnóstico de las inversiones en el Departamento de Administración de Contratos... 79 Aspecto Financiero del control de cambio en la gestión administrativa... 104 Impacto del control de cambio en la gestión administrativa... 106 Gestión administrativa del Departamento de Administración de Contratos... 108 Incidencia de las variables Macroeconómicas que influyen en el control de cambio... 111 CAPITULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 118 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 122 ANEXOS vi
LISTA DE CUADROS Nº Descripción pp. 1 Esquema de la operacionalización de variables... 70 2 Presupuesto del estudio... 78 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Distribución de frecuencia y porcentaje de la existencia de 80 conocimiento sobre la facturación oportuna... Distribución de frecuencia y porcentaje de la existencia de 81 conocimiento sobre convenios internacionales y su aplicación... Distribución de frecuencia y porcentaje de la existencia de conocimiento sobre el conocimiento del plazo de pago para contratos 82 de inversión... Distribución de frecuencia y porcentaje de la existencia de conocimiento sobre el conocimiento de impuestos aplicados a las 83 facturas extranjeras... Distribución de frecuencia y porcentaje de la existencia de 84 conocimiento sobre la Ley de Ilícitos Cambiarios... Distribución de frecuencia y porcentaje de la existencia de conocimiento sobre control de cambio en los contratos administrados.. 85 Distribución de frecuencia y porcentaje de la existencia de conocimiento sobre el diferencial cambiario en el presupuesto... 86 Distribución de frecuencia y porcentaje de la existencia de conocimiento sobre las premisas utilizadas en el presupuesto... 87 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre la participación en la formulación del presupuesto... 88 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre el monitoreo del presupuesto Vs la ejecución de los contratos... 89 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre la correspondencia entre 90 flujo de caja y el presupuesto... vii
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre consecuencias financieras del control de cambio en el flujo de caja de los contratos... 91 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre creación costos adicionales... 92 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre retraso de facturas por el cliente... 93 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre consecuencias financieras por retraso en los pagos... 94 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre la medición del grado de satisfacción de clientes... 95 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre participación en la elaboración de contratos de inversión... 96 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre diferencial cambiario en los contratos... 97 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre la realización de escalaciones sobre obra ejecutada... 98 Distribución de frecuencia y porcentaje sobre impacto índices extranjeros provisionales en las escalaciones... 99 Modelo de Excelencia de Gestión aplicado al departamento de 100 Administración e Contratos... 24 Resultados del Modelo de diagnóstico CVG Excelencia de Gestión... 103 25 Desviación presupuestaria período 2002-2006... 105 26 Diferencial cambiario con control de cambio vs. Dólar paralelo... 106 27 Indicadores de gestión del Departamento de Administración de 108 Contratos... 28 Comportamiento tasa de cambio vs. índice bursátil año 2000... 111 29 Comportamiento tasa de cambio vs. índice bursátil año 2002... 113 30 Comportamiento tasa de cambio vs. índice bursátil año 2003... 114 31 Comportamiento tasa de cambio vs. índice bursátil año 2004... 116 viii
LISTA DE FIGURAS Nº Descripción pp. 1 Esquema de análisis FODA... 22 2 Esquema diagrama Causa Efecto... 24 3 Modelo de Excelencia de Gestión... 29 4 Vista general de represa Macagua... 37 5 Vista general del Proyecto Caruachi... 39 6 Organigrama general de la empresa CVG EDELCA... 42 7 Organigrama d la Dirección de Expansión... 44 ix
LISTA DE GRÁFICOS Nº Descripción pp. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Representación gráfica porcentual del promedio de la existencia de conocimiento de los administradores sobre la facturación oportuna... 81 Representación del promedio sobre el conocimiento de convenios internacionales y su aplicación... 82 Representación gráfica porcentual sobre el conocimiento del cumplimiento del plazo de pago... 83 Representación del promedio sobre los impuestos aplicados a facturas extranjeras... 84 Representación gráfica porcentual sobre el conocimiento de la Ley de Ilícitos Cambiarios... 85 Representación gráfica porcentual del promedio sobre el conocimiento del control de cambio en los contratos administrados... 86 Representación del promedio sobre el conocimiento del diferencial cambiario contemplado en el presupuesto... 87 Representación del promedio sobre el conocimiento de las premisas utilizadas en el presupuesto... 88 Representación del promedio sobre la participación en la formulación presupuestaria... 89 Representación del promedio sobre el monitoreo del presupuesto vs. la ejecución... 90 Representación del promedio sobre la correlación entre el flujo de caja y el presupuesto... 91 Representación del promedio sobre las consecuencias financieras del control de cambio en el flujo de caja... 92 Representación del promedio sobre la creación de costos adicionales en los contratos d inversión... 93 x
14 Representación del promedio sobre el retraso en las facturas... 94 15 16 17 18 19 20 21 Representación del promedio sobre las consecuencias financieras del retraso en pagos de divisas... 95 Representación del promedio sobre la medición de satisfacción de sus clientes... 96 Representación del promedio sobre participación en la elaboración de contratos... 97 Representación del promedio sobre el conocimiento del diferencial cambiario en los contratos... 98 Representación del promedio sobre la realización de escalaciones sobre obras ejecutadas... 99 Representación del promedio sobre el impacto de índices extranjeros 100 provisionales en las escalaciones... Representación de resultados del modelo de diagnóstico CVG Excelencia de Gestión al departamento de Administración de 104 Contratos... 22 Desviación presupuestaria período 2002-2006... 106 23 Impacto del control de cambio en la gestión presupuestaria... 107 24 Indicador de gestión revisión y trámite de facturas... 109 25 Indicador de gestión sobre registro oportuno de obligaciones... 110 26 Comportamiento de tasa de cambio vs. índice bursátil año 2000... 112 27 Comportamiento de tasa de cambio vs. índice bursátil año 2002... 113 28 Comportamiento de tasa de cambio vs. índice bursátil año 2003... 115 29 Comportamiento de tasa de cambio vs. índice bursátil año 2004... 117 xi
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICE-RECTORADO ACADÉMICO COORDINACION DE POSTGRADO ESPECIALIZACION EN GERENCIA MENCION: FINANZAS Impacto Financiero del Control de Cambio en la Gestión Administrativa Caso: Departamento Administración de Contratos, adscrita a CVG EDELCA RESÚMEN Autor: Diana Rojas Tutor: Henry Izquierdo Fecha: Enero, 2007 La carencia de evaluación financiera del Control de Cambio en los contratos de inversión extranjera que permitan minimizar los costos por concepto de diferencial cambiario y optimizar la gestión y la toma de decisión, incide sobre la gestión administrativa. El propósito de la investigación es evaluar el impacto financiero del control de cambio en la gestión administrativa para facilitar la toma de decisiones al nivel gerencial y optimizar la gestión de la administración de los contratos de inversión garantizando el eficaz funcionamiento del control interno dentro del ámbito de su aplicación a través de herramientas administrativas que innoven la medición integral de la gestión administrativa de los contratos de inversión extranjera. El tipo de investigación es un proyecto de diagnóstico ya que permite establecer un pronóstico de la situación estudiada y genera valor práctico para resolver el problema, es descriptiva por la descripción sistemática derivada del análisis de los datos y la relación entre las variables en estudio. Se utilizó la observación directa y la encuesta como técnicas de recolección de información. Se obtuvo como resultado la evidencia de un impacto financiero por diferencial cambiario durante el período 2002 al 2005 en los contratos de inversión. Se percibió un alto grado de desviación presupuestaria durante la ejecución de los contratos. De la investigación realizada se concluye que el comportamiento del diferencial cambiario generado por el control de cambio con respecto al Dólar paralelo expresado a través de un indicador facilitaría a la empresa la optimización de oportunidades financieras de su entorno y la toma de decisiones. Se recomienda fortalecer los indicadores de gestión a través de la incorporación de un indicador de gestión que mida el comportamiento de las desviaciones por concepto diferencial cambiario para los contratos de inversión. Descriptores: Control cambio, contratos, diferencial cambiario inversión extranjera, indicadores de gestión. xii
INTRODUCCIÓN El Departamento de Administración de Contratos (DAC) es una unidad de negocio que administra y coordina todos aquellos contratos de inversión y gastos correspondientes a la construcción de grandes plantas de generación como Guri, Macagua, Caruachi y Tocoma situadas en la región de Guayana al sur del país para garantizar la producción de electricidad en armonía con el plan estratégico de la empresa. El departamento funciona como apoyo a la Gerencia de División de Control de Proyectos que está adscrito a CVG Electrificación del Caroní, C.A (CVG EDELCA), empresa de generación hidroeléctrica de reconocido prestigio en Venezuela. Actualmente la empresa CVG EDELCA no escapa de la problemática de influencia del entorno sobre sus propios procesos y presenta la debilidad en sus indicadores de gestión que conlleva a estar carente de una optimización de sus beneficios al igual que la disminución de sus costos, debido a la ausencia de un indicador específico de gestión que permita visualizar el comportamiento correspondiente a la tasa de cambio utilizada en contratos de inversión en sus diferentes períodos, lo cual recae sobre las funciones del departamento de administración de contratos. La ausencia de información hace que el representante del departamento de administración de contratos asuma una participación deficiente en la elaboración de pliegos contractuales, trayendo como consecuencia un 1
retrabajo, personal desmotivado, costos adicionales a los contratos, insatisfacción de los contratistas, desviaciones presupuestarias, reclamos, en la etapa de ejecución de los contratos de inversión. En consecuencia los contratos se ajustan a condiciones contractuales que pueden o no estar compatibles con escenarios inflacionarios y que se obligan a ser reflejados o atendidos por el administrador de contratos responsable de su gestión en la ejecución, lo cual puede incrementar o crear un impacto financiero a la gestión administrativa durante la vida del contrato. El propósito de la investigación es evaluar el impacto financiero del control de cambio en la gestión administrativa, para facilitar la toma de decisiones al nivel gerencial y optimizar la gestión de administración de contratos de inversión, garantizando el eficaz funcionamiento del control interno dentro del ámbito de su aplicación, a través de herramientas administrativas que innoven en lo posible la medición integral de la gestión administrativa de los contratos de inversión extranjera. El estudio estará enmarcado en una investigación de diagnóstico porque se orientará a la solución del problema basado en la evaluación del impacto financiero del control de cambio en la gestión administrativa de CVG EDELCA. En la investigación se adoptará el diseño de campo; porque los datos de interés serán recogidos en forma directa de la realidad que se estudia para ser analizados y organizados, se tomarán en consideración consultas al personal administrativo que trabaja directamente en el DAC. La investigación se considera descriptiva por la participación y relación entre las variables en estudio y luego de analizados los datos, se obtendrá una descripción sistemática del impacto financiero del control de cambio en la gestión administrativa, instaurándose la condición de entendimiento y explicación esperado. Se manejarán las técnicas e instrumentos de recolección de información como la observación directa y la encuesta 2
mediante la aplicación de la entrevista no estructurada, orientada a alcanzar los fines propuestos. La investigación se estructurará de la siguiente manera: En el Capítulo I; Se planteó la situación objeto de estudio, sus objetivos generales y específicos, su justificación y alcance como investigación. En el Capitulo II: se desarrolló los elementos teóricos necesarios para dar cumplimiento a los objetivos planteados y los antecedentes de la investigación. En el Capítulo III: Se hizo referencia el marco metodológico que permitirá abordar la investigación, especificando el tipo y diseño de la investigación, población, muestra, técnicas de recolección de datos y procesamiento y análisis de los mismos. En el Capítulo IV: Se hizo el análisis e interpretación de los resultados basados en una codificación y tabulación de los datos, utilizando técnicas de presentación y análisis estadístico. En el Capítulo V: Se realizaron conclusiones y recomendaciones a las diferentes variables planteadas. Por último se especifican aspectos referentes a la bibliografía utilizada, el y los anexos, a objeto de sustentar la investigación. La investigación estará soportada utilizando los lineamientos de las Normas de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL), y siguiendo las normativas de la Universidad Nacional Experimental de Guayana Coordinación General de Investigación y Postgrado. 3
CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Las finanzas son definidas como el arte, la ciencia de administrar dinero, y de relacionarse con procesos, instituciones, mercados e instrumentos que participen en la transferencia de dinero entre personas, empresas y gobiernos. Los mercados que intervienen en las finanzas son definidos de acuerdo con Scott, B. (2003) como "Mecanismos mediante los cuales entran en contacto entre sí los prestamistas y los prestatarios". (p. 41). Los mercados que intervienen en el ámbito financiero pueden ser afectados por eventos internacionales como la variación de los tipos de cambio, así como las tasas de interés, las tasas de inflación, las políticas gubernamentales implementadas. Entre algunos factores que intervienen en el análisis del entorno de las empresas que realizan operaciones nacionales e internacionales, se puede mencionar las distintas denominaciones de la moneda; las ramificaciones económicas y legales; diferencias de lenguajes; diferentes culturas y el rol de los gobiernos. 4
En las finanzas venezolanas y bajo un escenario inflacionario predomina el deterioro del mercado interno, las dificultades en el funcionamiento de los mercados y la evolución de la actividad económica decrece, haciéndose propicio señalar la importancia de la administración financiera. La inversión extranjera como una de las funciones básicas de la administración financiera y la relación que las inversiones tengan con el control de cambio en un escenario inflacionario, serán los puntos de partida en los cuales se basará la investigación. Por lo antes expuesto los administradores financieros se obligan a concebir el ambiente y los mercados en los cuales operan las empresas a objeto de minimizar los riesgos a los que asume enfrentarse, incluso al relacionarse con economías internacionales. Dentro de las funciones de un administrador financiero se señala la creación de planes financieros para que la empresa obtenga los recursos financieros necesarios para asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales logrando funcionar y expandir sus actividades, optimizando así la gestión administrativa, lo cual permitirá realizar operaciones de compra de maquinarias y equipos o materia prima, pago de obligaciones saláriales entre otros. La gerencia financiera y su gestión son de gran importancia para las finanzas en el sentido del control de sus operaciones, en la toma de decisiones, en la consecución de nuevas fuentes de financiación, en mantener la efectividad y eficiencia operacional, en la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. 5
Una buena gestión financiera ayuda a suministrar información oportuna, reduce los costos administrativos, mejora la planificación y comunicación empresarial, incrementa los beneficios, controla el rendimiento financiero y garantiza la disposición de efectivo suficiente para cumplir con obligaciones actuales y oportunidades futuras. Los objetivos organizacionales son utilizados por los administradores financieros como criterio de decisión en la gestión financiera y estos son afectados por los diferentes conflictos del entorno organizacional mencionados anteriormente. CVG Electrificación del Caroní, C.A (CVG EDELCA) bajo la tutela de la Corporación Venezolana de Guayana, adscrita al Ministerio de Industrias Básicas y Minería, como empresa de generación hidroeléctrica más importante que posee Venezuela no escapa de esta problemática de influencia del entorno sobre sus propios procesos, y es por la debilidad de los indicadores de gestión que conlleva a estar carente de una optimización de sus beneficios al igual que la disminución de sus costos, debido a la ausencia de un indicador específico de gestión que permita visualizar el comportamiento correspondiente a la tasa de cambio utilizada en contratos de inversión en sus diferentes períodos, lo cual recae sobre las funciones del departamento de administración de contratos. La ausencia de información hace que el representante del departamento de administración de contratos asuma una participación deficiente en la elaboración de pliegos contractuales, trayendo como consecuencia un retrabajo, personal desmotivado, costos adicionales a los contratos, insatisfacción de los contratistas, desviaciones presupuestarias, reclamos, en la etapa de ejecución de los contratos de inversión. En consecuencia los contratos se ajustan a condiciones contractuales que pueden o no estar 6
compatibles con escenarios inflacionarios y que se obligan a ser reflejados o atendidos por el administrador de contratos responsable de su gestión en la ejecución, lo cual puede incrementar o erigir un impacto financiero a la gestión administrativa durante la vida del contrato. La Dirección de Expansión de Generación desarrolla la expansión del sistema de generación de CVG EDELCA, a través de la ingeniería de proyecto y la ejecución de las obras de expansión o de las mejoras tecnológicas, a fin de disponer de la capacidad de generación planificada para participar competitivamente en el mercado eléctrico, cumpliendo con los parámetros de seguridad, calidad, costo y oportunidad. El Departamento de Administración de Contratos en apoyo a la División de Expansión de Generación es la unidad responsable del control, y ejecución de los contratos asignados a la división, actualmente la administración de los contratos es llevada a cabo sin utilizar estrategia financiera que le permita al administrador responsable medir y atenuar el impacto financiero que pueda asumir el control de cambio en su gestión, dificultando de esta manera la optimización de la gestión de la administración de los contratos o no impidiendo de esta manera atenuar o minimiza r el impacto financiero a la empresa. Se plantea evaluar financieramente el impacto financiero del control de cambio en la gestión administrativa de contratos, para optimizar los costos de los contratos, y promover un eficiente desempeño en las actividades que se comprometen ejecutarse para administrar los contratos. Sin la evaluación de la situación antes señalada la gestión de la administración de los contratos de inversión extranjera podría verse limitada a ser afectada por el escenario inflacionario que podría impactar financieramente la gestión administrativa. 7
Síntesis del Problema Las características de mayor relevancia en torno a la problemática planteada son las siguientes: a) Carencia de evaluación de impacto financiero sobre la gestión administrativa. b) Requerimiento de establecer indicador estratégico de gestión para la evaluación del control de cambio en contratos de inversión extranjera; para minimizar costos por concepto de diferencial cambiario. c) Requerimiento de establecer mecanismo a través del cual se pueda evaluar periódicamente el impacto de la ejecución financiera de los contratos de inversión sobre la planificación estratégica a través del presupuesto de inversión. d) Carencia de información integral a nivel gerencial sobre el impacto financiero del control de cambio en las inversiones, que facilite la toma de decisiones gerenciales y negociaciones futuras. Delimitación de la Investigación La investigación que se desarrolla se encuentra delimitada de la siguiente manera: 1. Nombre del Trabajo: Impacto Financiero del Control de Cambio en la Gestión Administrativa, CVG EDELCA. 2. Temática: Departamental Organizacional 3. Enfoque: Evaluar Impacto Financiero del control de cambio en la gestión administrativa. 4. Ámbito: Empresarial. 8
5. Contexto Institucional: CVG Electrificación del Caroní CVG EDELCA. Departamento de Administración de Contratos. Estado Bolívar. 6. Lugar: CVG EDELCA Departamento de Administración de Contratos, Generación, Estado Bolívar. 7. Tiempo: Año 2006. Enunciado del Problema La carencia de evaluación financiera del control de cambio en los contratos de inversión extranjera que permitan minimizar los costos por concepto de diferencial cambiario y optimizar la gestión y la toma de decisión, incide sobre la gestión administrativa. Variable Independiente (V1) La escasez de evaluación del impacto financiero del control de cambio que permita optimizar la gestión administrativa. V1: Indicadores estratégicos V11: Monitorear el desempeño Variable dependiente (V2) Gestión Administrativa V21 Toma de decisión V22 Flujo de Caja V23 Presupuesto V24 Control de Cambio V25 Tipos de Cambio V26 Reclamos, compensaciones de deuda, multas, facturación retardada. V27 Satisfacción de clientes 9
V28 Retrabajo V29 Planificación Financiera V30 Comunicación Objetivos de la Investigación Objetivo General Evaluar el impacto financiero del control de cambio en la gestión administrativa. Objetivos Específicos a) Diagnosticar la situación actual de las inversiones extranjeras en la Unidad de Administración de Contratos. b) Evaluar el aspecto financiero del control de cambio en la gestión administrativa. c) Evaluar la gestión administrativa de la Unidad encargada de la administración de contratos de inversión. d) Evaluar la incidencia de las variables Macroeconómicas que influye n en el control de cambio. Propósito de la investigación El propósito de la investigación es evaluar el impacto financiero del control de cambio en la gestión administrativa para facilitar la toma de decisiones al nivel gerencial y optimizar la gestión de administración de contratos de inversión garantizando el eficaz funcionamiento del control interno dentro del ámbito de su aplicación a través de herramientas administrativas que innoven 10
en lo posible la medición integral de la gestión administrativa de los contratos de inversión extranjera. Importancia de la Investigación a) Desde el punto de vista Social: Un modelo de gestión que permita maximizar la capacidad de gestión financiera del departamento de administración de contratos, partiendo de objetivos y estrategias alineados con la visión de la empresa, genera a una mayor participación en los paquetes de expansión, generación y transmisión necesarios para satisfacer la demanda de energía que el desarrollo del país requiera. b) Desde el punto de vista Socioeconómico: Definir indicadores estratégicos de gestión que permitan monitorear la eficiencia en el manejo de los desembolsos extranjeros y la evaluación del control de cambio en contratos de inversión extranjera para minimizar costos por concepto de diferencial cambiario y riesgos financieros y garantizar bienestar social y económico de los clientes, a su vez la optimización del presupuesto de inversión, contribuirá con el uso racional y transparente de los recursos económicos. Con una conducción óptima de las finanzas públicas, se podrá incrementar las propuestas de inversión para la solución de los problemas que impactan el desarrollo económico y social de la región. c) Desde el punto de vista de la Gestión Administrativa: Facilitar la toma de decisiones al nivel gerencial de la empresa CVG Electrificación del Caroní (CVG EDELCA), contribuirá con el logro de una gestión administrativa organizacional: eficaz, eficiente y transparente; alineada con la filosofía de gestión de la organización. 11
d) Desde el punto de vista Financiero: Optimizar las inversiones a través de la utilización del manejo de los fondos a través de la gestión de los administradores financieros para maximizar el valor de la empresa. e) Desde el punto de vista de las Ciencias Administrativas: Metodologías para la administración del desempeño bajo un enfoque de excelencia de gestión como el Modelo de Excelencia de Gestión de CVG, complementadas con tecnologías de información, se convierten en un gran potencial para el apoyo a la toma de decisiones de la gestión empresarial. f) Desde el punto de vista Metodológico: Aplicando las técnicas de investigación científica, se diseñan instrumentos para la captura de la información relacionada con los procesos que involucran la gestión de la organización, como son: planificación, control y manejo de la información para la toma de decisiones. Justificación Hoy el escenario de las inversiones se ve afectado por diferentes índices financieros, políticas adoptadas y relaciones entre mercados financieros nacionales e internacionales. La administración de contratos de inversión extranjera de CVG EDELCA para estar en sintonía con las exigencias financieras del entorno y llevar a cabo el plan estratégico, requiere ofrecer periódica y oportunamente información y avances administrativos de las diferentes divisas que se administren optimizando su capacidad de gestión, así como la incidencia del control de cambio. La toma de decisiones efectiva implica el análisis de información así como la creatividad para la supervivencia de las economías desarrolladas. Con el objeto de incrementar y optimizar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa, la unidad de administración de contratos de inversión 12
de CVG EDELCA debe evaluar el impacto financiero del control de cambio en su gestión para hacer posible la toma de decisiones oportunas y acertadas con base en información administrativa oportuna y confiable. Actualmente la unidad administradora de contratos no considera dentro de sus indicadores medulares aquellos que le permitan hacer seguimiento, evaluación del déficit y diferencial cambiario originado disminuyendo así el abanico de oportunidades a la hora de tomar decisiones o futuras negociaciones. De ahí, la necesidad de evaluar el impacto financiero del control de cambio en la gestión administrativa, detectar debilidades en la gestión y maximizar la efectividad de la gestión administrativa a través de una administración eficiente de los recursos, permitiendo el cumplimiento optimo del plan estratégico. Mejorar la efectividad de la gestión administrativa de la unidad de administración de contratos de inversión extranjera respondiendo estratégicamente a los cambios de su entorno, con acciones orientadas hacia el logro de objetivos alineados con la excelencia de gestión y visión de la organización, así como la retroalimentación en la gerencia del conocimiento de la propia empresa. Viabilidad de la Investigación Para el avance de la investigación propuesta, se dispone de los siguientes recursos: a) Humanos: La autora es administrador de contratos en la empresa CVG Electrificación del Caroní CVG EDELCA y ha mantenido la administración de diferentes contratos de inversión extranjera en 13
diversas monedas por un largo plazo (5años) desde su firma contractual hasta su cierre administrativo. b) Financieros: La necesidad de la investigación, facilita la utilización de los recursos de la organización. c) Materiales: Todos los materiales, serán costeados personalmente. d) Tecnológicos: La empresa aportará la información y el uso de software y hardware para que se lleve a cabo la investigación. e) Psicosocial: El departamento de Administración de Contratos contará con el fortalecimiento de sus indicadores de gestión, y se dará a conocer, a su personal, la utilidad del modelo de gestión utilizado, razón por la cual se infiere, que el ambiente laboral, es propicio para la implantación del mismo. Alcance La investigación está orientada a evaluar el impacto financiero del control de cambio en la gestión administrativa. La evaluación se fundamentará en aquellos contratos de inversión extranjera con periodos comprendidos de un año hasta cinco años, y cuyas monedas sean expresadas en diferentes divisas, en forma conjunta con información clave de gestión, a fin de generar y alimentar indicadores estratégicos que permitan hacer seguimiento, evaluación del diferencial cambiario generado fortaleciendo la toma de decisiones y futuras negociaciones. 14
CAPITULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación Para el desarrollo de la presente investigación, se realizó una revisión de los trabajos afines que aportarán información complementaria a los aspectos relacionados con el problema en estudios, seguido de los antecedentes de la empresa en la cual se desarrolla el caso práctico; bases teóricas y bases legales. A continuación se mencionan algunos trabajos basados para el desarrollo de esta evaluación: Sanderson (1990) realizo un estudio sobre La gerencia donde explica que una buena gerencia es el perfil ejecutivo de guiar y supervisar a los subordinados, su propósito es en lo principal darle información necesaria para sus labores, revisar los trabajos y sus métodos y tomar la acción que permita la mejor realización, y en cuanto a este planteamiento La Norma Venezolana Covenin ISO 9000 (1995), en la norma para la gestión aseguramiento de calidad conceptualiza mejoramiento como: Acciones emprendidas en la organización con el fin de incrementar eficiencia y la eficacia de las actividades y de los procesos para brindar beneficios adicionales a la organización y a sus clientes (p.16). 15
El autor manifiesta que el mejoramiento continuo señala el camino hacia la calidad de los productos o servicios que se ofrezcan, beneficiando siempre a las partes interesadas (empresa-cliente). Mujica, E. (1996) Propuesta de un modelo contable, la relación existente con la presente investigación se basa en que su meta es establecer controles, procedimientos, los cuales permitirán que la empresa funcione eficientemente, además de proporcionarle una garantía a la organización de una correcta y oportuna toma de decisiones. Estudios realizados por el Francisco Rodríguez (2000) del departamento de economía de la Universidad de Maryland sobre el análisis de la Paridad Cambiaria del bolívar utilizando la metodología de cointegración para el análisis de la situación cambiaria venezolana pudo constatar que el papel determinante del tipo de cambio era el precio de las exportaciones. Mora, J. (2003) de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales (FACES) del departamento de Economía de la Universidad de los Andes (ULA), define el control de cambio de la siguiente manera: El control de cambio es un mecanismo de racionamiento de la demanda de monedas extranjeras (generalmente el dólar) impuesto por un gobierno o la autoridad monetaria central de un país con el fin de evitar un agotamiento de sus reservas internacionales. El control cambiario funciona de manera discrecional; es decir, existe un sistema, administrado por una junta cambiaria o por la autoridad monetaria central, que asigna las divisas en función de las necesidades que los agentes económicos, empresas y/o personas, presentan a la junta cambiaria. Operativamente, el control cambiario puede establecer mediante una tasa de cambio preferencial o también mediante diferentes tasas de cambio preferenciales para determinados bienes y servicios de producción y/o de consumo. 16
De acuerdo a un reporte emitido por el portal Web de la Universidad de los Andes, un modelo de gestión es definido de la siguiente manera: En la actualidad se define un modelo de gestión basado en buscar la calidad y asegurarla controlando de modo sistemático todos los procesos que influyen en su logro. No es una moda, sino un modelo organizativo que incorpora muchos años de experiencias en las bibliotecas: marketing, planificación, dirección por objetivos, control de costes, evaluación, análisis funcional. Lo que ocurre es que ahora impregna y reorienta todos los componentes de la organización. (GOMEZ.2002). Bases Teóricas Mejoramiento Continuo A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivo y competitivos en el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse, como resultado de la aplicación del mejoramiento continuo puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes. La importancia de esta técnica gerencial radica que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y a afianzar las fortalezas de la organización. La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso es progresivamente continuo. Conviene incorporar el sin número de actividades que se realicen en la empresa en cada uno de los niveles jerárquicos. 17
El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto como para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de la calidad cuestan dinero. Asimismo, este proceso implica la inversión en nuevas maquinarias y equipos de alta tecnología, más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento de los niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación continua, y la inversión en investigación y desarrollo que permita a la empresa estar al día con las nuevas tecnologías. Existen diez actividades de mejoramiento que deberían formar parte de las organizaciones, sea grande o pequeña: 1) Compromiso de la alta Dirección: El proceso de mejoramiento conviene comenzarse desde los principales directivos y progresa en la medida al grado del compromiso que ellos adquieran, es decir, en el interés que pongan por superarse y por ser cada día mejor. 2) Consejo Directivo del Mejoramiento: Esta constituido por un grupo de ejecutivos de primer nivel, quienes estudiarán el proceso de mejoramiento productivo y buscarán adaptarlo a las necesidades de la compañía. 3) Participación Total de la Administración: El equipo de administración es un conjunto responsable de la implantación del proceso de mejoramiento. Lo que implica la participación activa de los ejecutivos y supervisores de la organización. Cada ejecutivo participa en un curso de capacitación que le permita conocer nuevos estándares de la compañía y las técnicas de mejoramiento respectivas. 4) Participación de los empleados: Una vez que el equipo de administración esté capacitado en el proceso, se darán las condiciones para involucrar a los empleados. Las condiciones son llevadas a cabo por el gerente o supervisor de primera línea de cada 18
departamento, quien es el responsable de adiestrar a sus subordinados empleando las técnicas que él aprendió. 5) Participación individual: Es importante desarrollar sistemas que brinden a los individuos los medios para que contribuyan, sean medidos y les sea reconocido sus aportes personales en beneficio del mejoramiento. 6) Equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de procesos): Toda actividad que se repita deber ser controlada. Para ello se elaboran diagramas de flujo de los procesos, después se le incluyen mediciones, controles y bucles de retroalimentación. Para la aplicación del proceso conviene contar con un solo individuo responsable del funcionamiento completo de dicho proceso. 7) Actividades con participación de los proveedores: Un proceso exitoso de mejoramiento debe tomar en cuenta las contribuciones de los proveedores. 8) Aseguramiento de la calidad: Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solución de problemas relacionados con los productos, corresponde reorientarse hacia el control de los sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y así evitar que se presenten problemas. 9) Planes de Calidad a corto Plazo y Estrategias de Calidad a Largo Plazo: Cada compañía incumbe desarrollar una estrategia de calidad a largo plazo. Después conviene asegurarse que el grupo administrativo comprenda la estrategia de manera que sus integrantes puedan elaborar planes a corto plazo detallados, que aseguren que las actividades de los grupos coincidan y respalden la estrategia a largo plazo. 10) Sistema de reconocimientos: El proceso de mejoramiento pretende cambiar la forma de pensar de las personas acerca de los errores. Para ello existen dos maneras de reforzar la aplicación de los cambios 19
deseados: castigar a los que no logren hacer bien su trabajo, o premiar a los individuos y grupos cuando alcancen una meta o los que realicen un importante aporte al proceso de mejoramiento continuo. El mejoramiento continuo es una herramienta que en la actualidad es fundamental para las organizaciones porque les permite renovar los procesos administrativos que ellos realizan, lo cual hacen que las empresas estén en constante actualización; además, permite que las organizaciones sean más eficientes y competitivas, fortalezas que le ayudarán a permanecer en el mercado. Según Amat J. (2003) afirma lo siguiente: El control ya sea poco o muy formulado, es fundamental para asegurar que todas y cada una de las actividades de una empresa se realicen de la forma deseada y contribuyan a la consecución de los objetivos globales. Dentro del concepto de control se pueden distinguir dos perspectivas. Una perspectiva limitada de lo que significa el control de la organización y en segundo lugar una perspectiva mas amplia del control que considera aspectos financieros y el contexto en el que se realizan las actividades, comportamiento individual, cultura organizativa y entorno.(p.26). El control de gestión funciona como un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y su aplicación, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales. Diagnostico integral de la empresa Es un medio ágil, sistemático, jerarquizado y conceptualmente consistente, para conocer, analizar y concluir respecto de las capacidades y 20
aptitudes de la empresa para cumplir sus objetivos a fin de operar de manera eficiente en el presente y adecuarse a los continuos cambios del futuro. Rodríguez, F. (2002), afirma la importancia del diagnóstico como: "Para conocer la situación general de las empresas respecto a las buenas prácticas de gestión en los sistemas productivos y generar orientaciones de mejora prioritarias, sustentadas y jerarquizadas, alineadas, con la estrategia competitiva de la empresa" (p.15). Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir las deficiencias existentes y aprovechar las fortalezas de la organización. Herramientas de diagnóstico a) Foda: Representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios. El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio. Corresponde resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno. A continuación se presenta la figura 1, en donde se puede observar el esquema del análisis FODA: 21
Figura 1. Esquema análisis FODA. Tomado de la página Web: www.deguate.com/infocentros/gerencia/mercadeo/mk17.htm, (2006). Es una herramienta analítica que facilita sistematizar la información que posee la organización sobre el mercado y sus variables, con fin de definir su capacidad competitiva en un período determinado. Es utilizada por los niveles directivos, reuniendo información externa e interna a efectos de establecer Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA). Este análisis combina el interior de la empresa (fortalezas y debilidades) con las fuerzas externas (oportunidades y amenazas). 22
Las Fortalezas son aquellas características de la empresa que la diferencian en forma positiva al compararse con otras y en consecuencia potencian las posibilidades de crecimiento y desarrollo. Las Debilidades son sus falencias, los aspectos en los cuales será necesario actuar rápidamente para no quedar en situación crítica. Una de sus consecuencias puede ser la pérdida de participación en el mercado. Conviene tener en cuenta que las debilidades son la puerta de entrada de las amenazas. Las Oportunidades son las posibilidades que presenta el mercado, que solo podrán ser aprovechadas si la empresa cuenta con las fortalezas para ello. En tanto que las amenazas están compuestas por severas condiciones que pueden afectar el desenvolvimiento de la empresa, llegando en caso extremo, a su desaparición. b) Análisis Estructural Prospectivo: El análisis estructural prospectivo es una metodología de una estructuración de la reflexión colectiva (Godet, 1997), donde se establece en forma clara y precisa las relaciones entre las variables que caracterizan el sistema estudiado. El método consiste en mostrar las variables influyentes y dependientes para la evolución futura de la organización, con el fin de proporcionar la información requerida para establecer la importancia de cada una de las variables dentro del sistema estudiado. c) Causa Efecto: Los Diagramas Causa-Efecto reflejan las causas reales y potenciales de un suceso o problema, son idóneos para motivar el análisis y la discusión grupal, de manera que cada equipo de trabajo pueda ampliar su 23
comprensión del problema, visualizar las razones, motivos o factores principales y secundarios, identificar posibles soluciones, tomar decisiones y, organizar planes de acción. El Diagrama Causa-Efecto es llamado Diagrama de Ishikawa y fue creado por Kaoru Ishikawa, experto en dirección de empresas interesado en mejorar el control de la calidad; también es llamado Diagrama Espina de Pescado, está compuesto por un recuadro (cabeza), una línea principal (columna vertebral), y 4 o más líneas que apuntan a la línea principal formando un ángulo aproximado de 70º (espinas principales). Estas últimas poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas), y así sucesivamente (espinas menores), según sea necesario. A continuación se presenta la figura 2, donde se puede visualizar el esquema del diagrama. Figura 2. Esquema Diagra ma Causa - Efecto. Tomado de la página Web: www. eduteka.org/herramientasvisuales.php, (2006). 24
Pasos para construir diagrama causa efecto: Identificar el problema: Se refiere a la identificación y definición con exactitud del problema, fenómeno, evento o situación que se quiere analizar. Éste obliga plantearse de manera específica y concreta para que el análisis de las causas se oriente correctamente y se eviten confusiones. Identificar las principales categorías dentro de las cuales pueden clasificarse las causas del problema. Para identificar categorías en un diagrama Causa- Efecto, es necesario definir los factores o agentes generales que dan origen a la situación, evento, fenómeno o problema que se quiere analizar y que hacen que se presente de una manera determinada. Identificar Las Causas: Mediante una lluvia de ideas y teniendo en cuenta las categorías encontradas, identifique las causas del problema. Éstas son por lo regular, aspectos específicos de cada una de las categorías que, al estar presentes de una u otra manera, generan el problema. Analizar y discutir el diagrama: Cuando el Diagrama ya esté finalizado puede ser discutido, analizado y, si se requiere, realizarle modificaciones. La discusión debe estar dirigida a identificar la(s) causa(s) más probable(s), y a generar, si es necesario, posibles planes de acción. d) Árbol de competencia: El árbol de competencias es un instrumento de análisis y de evaluación del conjunto de competencias, a nivel de fortalezas y debilidades en los ámbitos tecnológicas, productivas e industriales, sociales, culturales, ambientales y comerciales de un territorio. e) Análisis de estrategias: A través de consultorías y sesiones de trabajo, se realiza una radiografía de la organización, cuáles son sus objetivos, sus públicos, cómo opera, cuáles son las metas y procesos que deben apoyarse, 25
cuáles son sus planes y a partir de allí, se evalúa si las estrategias son las indicadas, o si hay que modificarlas o complementarlas. f) Delphi: El método Delphi pretende extraer y maximizar las ventajas que presentan los métodos basados en grupos de expertos y minimizar sus inconvenientes. Para ello se aprovecha la sinergia del debate en el grupo y se eliminan las interacciones sociales indeseables que existen dentro de todo grupo, para obtener un consenso lo más fiable posible del grupo de expertos. Este método presenta características fundamentales, el anonimato, durante un Delphi, ningún experto conoce la identidad de los otros que componen el grupo de debate. Esto tiene una serie de aspectos positivos, Impide la posibilidad de que un miembro del grupo sea influenciado por la reputación de otro de los miembros o por el peso que supone oponerse a la mayoría. La única influencia posible es la de la congruencia de los argumentos, permite que un miembro pueda cambiar sus opiniones sin que eso suponga una pérdida de imagen, el experto puede defender sus argumentos con la tranquilidad que da saber que en caso de que sean erróneos, su equivocación no va a ser conocida por los otros expertos. Iteración y realimentación controlada, la iteración se consigue al presentar varias veces el mismo cuestionario. Como, además, se van presentando los resultados obtenidos con los cuestionarios anteriores, se consigue que los expertos vayan conociendo los distintos puntos de vista y puedan ir modificando su opinión si los argumentos presentados les parecen más apropiados que los suyos. La respuesta del grupo en forma estadística, la información que se presenta a los expertos no es sólo el punto de vista de la mayoría, sino que se presentan todas las opiniones indicando el grado de acuerdo que se ha obtenido. 26