Manual Access 2010 Operaciones con Tablas
CONTENIDOS CREACIÓN DE TABLAS PASOS PARA CREAR UNA TABLA TIPOS DE DATOS ATRIBUTOS DE LOS DATOS ALMACENAR DATOS EN TABLAS IMPORTAR Y EXPORTAR TABLAS CREACIÓN DE TABLAS CREACIÓN DE TABLAS ( Vista Diseño) Para crear las tablas primero, desde la vista Diseño, definiremos los nombres de los campos, los tipos de datos y una breve descripción (opcional). En la siguiente ventana tenemos un ejemplo de una tabla en la vista Diseño, podemos observar que dicha ventana se encuentra dividida en dos paneles horizontales y uno vertical. El superior lo completamos con los nombres de los campos, definiendo además el tipo de datos. En el inferior (destacado en la imagen) es posible modificar las propiedades de los campos seleccionados en el panel superior. En el panel derecho encontramos las propiedades generales de la tabla. 1
En la imagen podemos apreciar que el campo NroSocio tiene un icono con forma de llave, es porque dicho campo es la clave principal o primaria de la tabla. Pasos para crear una tabla Para crear una tabla en una base nueva o ya creada, tenemos dos opciones desde la pestaña Crear, grupo Tablas: Tabla: Permite crear la tabla desde la vista de inserción de datos. Por defecto se crea el primer Campo ID o Identificador. Podemos agregar los siguientes campos a la derecha del último creado. Es recomendable ampliar el nombre de campo ID para darnos cuenta Identificador de qué elemento es. Por ejemplo: ID_Cliente, ID_Libro, ID_Vendedor, ID_Propiedad, etc. De no hacerlo, cuando se tienen creadas varias Tablas, todos quedarán con el nombre ID, que si bien corresponden a distintas Tablas, cuando se está trabajando con Campos de más de una Tabla, podría generarnos confusiones. Desde la flecha del encabezado definimos el tipo de campo y nos habilitará la inserción del nombre 2
para el campo creado. Por defecto Access lo denomina Campo1... Campo2... etc. Posicionando el Puntero sobre los distintos datos, podemos observar, en el Grupo Formato, el Tipo de dato asignado a dicho Campo. Diseño de Tabla: Muestra varios paneles que facilitan la definición de campos. En esta vista disponemos además, del panel de Propiedades del Campo (varían para cada Tipo de Campo) y del panel de propiedades de la Tabla. Propiedades de la Tabla Propiedades del Campo 3
En esta vista, cada Fila se destina a un Campo y en las Columnas se definiremos su Tipo y su Descripción (detalle opcional del contenido del Campo). Una vez completado todos los campos le asignamos la clave principal. Para ello pulsamos al comienzo del registro ID_Cliente (destacado en la imagen con una flecha) para seleccionarlo y pulsamos el botón con la llave (Clave principal o primaria). Una vez creada nuestra Tabla por cualquiera de las dos formas descritas, debemos guardarla, para ello utilizamos el ícono de Guardar de la Barra de Acceso Rápido. Se abrirá la ventana que nos permitirá elegir el nombre para nuestra Tabla. Luego desde la vista Hoja de datos cargaremos los datos en la misma. Pero antes aprendamos sobre los diferentes tipos de datos que disponemos. 4
Tipos de datos En la imagen podemos visualizar los diferentes tipos de datos: Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonumeración, Si/No, etc. Además, para cada tipo existen una serie de atributos de tipo que permiten describir con precisión el dominio de valores aceptados por el campo. Los tipos disponibles son los siguientes: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales. Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero sólo se tendrán en cuenta para ello los 255 primeros caracteres. Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves de autonumeración en bases réplicas. Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. 5
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar. Si/no: Un valor lógico. puede mostrar contenido como casilla de verificación, cuadro de texto o cuadro combinado. Los valores aceptados son: tildado o no; sí o no; verdadero o falso. Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirán funcionando perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos más adelante. Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. Subdirección: posición dentro del archivo o página. 6
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido. Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él. Atributos de los datos Cada uno de estos tipos dispone de atributos propios, por ejemplo, la precisión decimal y el rango de valores en los campos numéricos, frente a la longitud de cadena de los campos de tipo texto. Pero además existen una serie de atributos comunes, que se describen a continuación: Formato: define mediante una expresión el formato de los datos almacenados. Por ejemplo en campos numéricos define si se utilizan separadores de miles, o si el valor se interpreta como un porcentaje (%); en campos de texto se puede forzar a que los caracteres se almacenen en mayúsculas; en campos lógicos si se utiliza SI/NO o VERDADERO/FALSO; etc. 7
Máscara de entrada: Una máscara de entrada la utilizamos en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algún control sobre qué valores pueden introducirse. La configuración de la propiedad Máscara de entrada está formada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y paréntesis) más caracteres especiales que determinan el tipo de valor que puede escribirse en el espacio en blanco en esa posición. Las utilizamos principalmente en campos de Texto y de Fecha/Hora, pero también pueden utilizarse en campos Numéricos o de Moneda. Por ejemplo, la siguiente máscara de entrada, ( ) - -, requiere que todas las entradas de número de teléfono contengan exactamente los dígitos suficientes para constituir un código de área y un número de teléfono y que sólo puedan especificarse números en cada espacio vacío. Solamente se podrán rellenar estos espacios. Título: Es el título de cada campo. Valor predeterminado: Un valor que automáticamente introducirá Access en el campo si el usuario no indica otro. Regla de validación: Una condición que debe cumplir el dato introducido para que sea aceptado. Por ejemplo, para un campo Edad podemos forzar a que el valor introducido esté comprendido entre 18 y 65 años con una expresión como >=18 y <=65. Texto de validación: Un mensaje que Access mostrará al usuario cuando intente introducir un valor no permitido por una regla de validación. Para el ejemplo anterior podría ser algo como La edad debe estar comprendida entre 18 y 65 años.. Requerido: Indica si el campo debe tener algún valor o se permite dejarlo en blanco. Por defecto un campo no contiene ningún valor. 8
No hay que confundir un campo vacío con un campo de texto de longitud cero. De ahí la importancia del atributo de permitir longitud cero de los campos de tipo texto. Indexado: Establece si sobre el campo debe construirse un índice. Un índice es una estructura manejada por Access que hace que determinadas operaciones con el campo sean más rápidas (ordenaciones y búsquedas). Existen dos formas de hacer índices: con y sin duplicados; esto permite configurar la posibilidad o no de que se repitan valores a lo largo de la tabla para un campo. ALMACENAR DATOS EN TABLAS ( Vista hoja de Datos) Para volcar los datos en las tablas utilizamos la vista Hoja de Datos. Se abrirá automáticamente en ella al hacer doble clic en el nombre de la Tabla con la que trabajaremos Para cambiar de vistas, tenemos varias opciones disponibles desde el grupo Vistas opción Ver: Tabla en la vista Hoja de datos 9
Importar y exportar tablas En ocasiones, en lugar de crear una nueva tabla y completarla con los datos correspondientes, conviene importar una tabla ya creada en Access, Excel, etc. Para importar tablas provenientes de otras bases de datos u hojas de cálculo debemos recurrir a la pestaña Datos externos, grupo Importar y vincular, botón Access, Excel, etc. según el caso. Para explicar el procedimiento importaremos una tabla creada en Excel. Para ello pulsamos el botón Excel (destacado en la imagen anterior). Al accionar dicho botón aparecerá la siguiente ventana, Obtener datos externos, por medio del botón Examinar buscamos el archivo en nuestro disco. Además debemos especificar cómo y dónde deseamos almacenar los datos de la tabla a importar, pudiéndose escoger una de las siguientes opciones: Importar el origen de datos a una nueva tabla de la base de datos actual. Esta opción crea una nueva tabla. 10
Anexar una copia de los registros a la tabla: Si tildamos esta opción se habilitará el cuadro de la derecha para seleccionar el nombre de la tabla en la cual deseamos agregar los nuevos registros. Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada. Escogiendo dicha opción Access creará una tabla que mantendrá un vínculo a los datos de origen en Excel, de modo tal que si se modifican los datos desde Excel dichos cambios se verán reflejados en Access. Sin embargo los datos no se pueden modificar desde Access. Una vez ubicado el archivo lo seleccionamos, pulsamos Abrir. En la ventana Obtener datos externos hacemos clic en Aceptar, con lo cual dará inicio al Asistente para importación de hoja de cálculo. En la primera pantalla que se abre escogemos la hoja de trabajo Tabla género y pulsamos siguiente. Si los datos a importar figurarán en un rango (en el cual previamente se definió un nombre para el mismo) escogeríamos la segunda opción. 11
En la siguiente pantalla dejamos tildada la opción que viene por defecto. En la siguiente pantalla podremos cambiar, de ser necesario, el tipo de datos asignado a cada campo. En la siguiente imagen, al estar seleccionado CodGenero en Opciones de campo figuran los correspondientes al citado campo, para modificar DescGenero pulsamos sobre dicha columna. 12
En la próxima pantalla Access nos pregunta acerca de la clave principal, tildando la segunda opción Elegir la clave principal y en el desplegable elegimos CodGenero. Finalmente le asignamos un nombre a la tabla importada y pulsamos el botón Finalizar. 13
Al pulsar dicho botón nos preguntará si deseamos guardar los pasos de la importación, esto nos permite repetir la operación sin utilizar el asistente. 14
La tabla importada se visualizará como cualquier otra tabla. Exportar tablas Veamos ahora, cómo exportar tablas. Supongamos que deseamos exportar una tabla, por ejemplo Películas, de nuestra base de datos como un archivo de Excel. Para ello, hacemos clic sobre la tabla en cuestión en el Panel de exploración y recurrimos a la pestaña Datos externos, Grupo Exportar, botón Excel (si quisiéramos exportar en otro formato deberemos escoger el botón afín al formato elegido) Se abrirá la siguiente pantalla en la que deberemos elegir una ubicación para nuestro archivo de Excel a crear (Por medio del botón examinar) y especificar las opciones de exportación. En este caso se han tildado las dos opciones. 15
Como dejamos tildada la última opción una vez finalizado dicho proceso se abrirá el archivo creado. 16
Por último podremos guardar o no los pasos de la exportación. 17