PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS INDICE 1. OBJETO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVA... 2 3.1. Normativa Estatal... 2 3.2. Normativa de la Universidad de Extremadura... 2 4. DEFINICIONES... 3 5. DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO... 3 5.1. Proceso de gestión de los recursos materiales:... 3 5.2. Proceso de gestión de los servicios propios del Centro:... 4 6. UNIDADES IMPLICADAS... 5 7. DOCUMENTOS... 6 8. DIAGRAMAS... 7 9. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN... 10 10. ARCHIVO... 11 11. HISTÓRICO DE CAMBIOS... 12 12. ANEXOS... 12 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha Fecha Fecha Firma Firma Firma Página 1 de 12
1. OBJETO Este proceso tiene por objeto definir las actividades realizadas por el Centro Universitario de Mérida a través de su Equipo Directivo y/o de las Comisiones y personas designadas en cada caso para: Definir las necesidades de recursos materiales y los objetivos de los servicios propios para contribuir a la calidad del proceso de enseñanza-aprendizaje de las enseñanzas impartidas en el Centro. Planificar la adquisición de recursos y las actuaciones de los servicios en función del presupuesto y de la prioridad. Gestionar los recursos materiales y las prestaciones de los servicios. Mejorar continuamente la gestión de los recursos materiales y las prestaciones de los servicios para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas. Informar de los resultados de la gestión de los recursos materiales y los servicios a los órganos que corresponda y a los distintos grupos de interés. 2. ALCANCE Este proceso se aplica a todas las actividades que el Centro Universitario de Mérida realiza para determinar las necesidades, planificar la adquisición, actualización, gestión y verificación de la adecuación de los recursos materiales del Centro, así como a todas las actividades realizadas para determinar los objetivos, planificar, actualizar, gestionar y verificar la adecuación de las actuaciones de los servicios prestados por el Centro. 3. NORMATIVA 3.1. Normativa Estatal Ley Orgánica de Universidades 6/2001, de 21 de diciembre. Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. R.D. 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales. Directrices de garantías de calidad de la ANECA. Legislación aplicable en materia de contratación-adquisición de productos y servicios por los organismos públicos. 3.2.Normativa de la Universidad de Extremadura Estatutos (Decreto 65/2003 de 8 de mayo, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de Extremadura). Normativas y Reglamentos ya establecidos en los Centros y Generales de la Universidad de Extremadura para establecer necesidades, planificar consecución, gestionar las adquisiciones y las existencias y seguir los resultados de los recursos materiales y servicios universitarios prestados en los Centros. Normativa de ejecución presupuestaria de la Universidad de Extremadura. Página 2 de 12
4. DEFINICIONES Recursos materiales: los espacios (aulas, aulas de informática, laboratorios docentes, sala de juntas, salón de grado, salón de actos, puestos de lectura en biblioteca, aulas de tutorías ECTS, despachos docentes, laboratorios de investigación, instalaciones deportivas) en los que se desarrolla el proceso de enseñanza-aprendizaje, así como el equipamiento, material científico, técnico y asistencial necesario para este proceso. Destacamos entre los recursos materiales complementarios, el resto de espacios (pasillos, hall, bancadas, escaleras, accesos), instalaciones e infraestructuras comunes (sistema eléctrico, sistema telemático, red inalámbrica RINUEX, sistemas de climatización, sistemas y medios de prevención) del Centro (PRMSC_AI) Servicios propios del Centro: servicios cuya prestación es una competencia directa del Centro, entre ellos incluiríamos Conserjería, Secretaría, Cafetería, Reprografía y Biblioteca. 5. DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO 5.1.Proceso de gestión de los recursos materiales: El proceso de gestión de los recursos materiales es una competencia del Equipo de Dirección del Centro. Estos recursos materiales estarían comprendidos por los espacios (aulas, aulas de informática, laboratorios docentes, sala de juntas, salón de grado, salón de actos, puestos de lectura en biblioteca, aulas de tutorías ECTS, despachos docentes, laboratorios de investigación) en las que se desarrolla el proceso de enseñanza-aprendizaje, así como el equipamiento, material científico, técnico y asistencial necesario para este proceso. Destacamos entre los recursos materiales complementarios, el resto de espacios (pasillos, hall, bancadas, escaleras, accesos), instalaciones (instalaciones deportivas) e infraestructuras comunes (sistema eléctrico, sistema telemático, red inalámbrica RINUEX, sistemas de climatización, sistemas y medios de prevención) del Centro (PRMSC_AI). El Director/a delega en uno de sus miembros, el Subdirector/a responsable de estos temas, la labor de identificación de necesidades de estos recursos. Esta tarea se realizará antes del inicio de cada Curso Académico y se llevará a cabo, dentro del entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos de calidad del Centro, políticas medioambientales, de sostenibilidad, de prevención de riesgos laborales y teniendo en cuenta el Informe de Resultados del curso anterior, las propuestas de mejoras indicadas en el mismo, la Memoria de Gestión Anual del Centro, así como información relativa a las aportaciones de materiales procedentes de distintos sectores de la Comunidad Universitaria. Si la propuesta para cubrir las necesidades detectadas, o parte de las mismas, no puede ser asumida por el Centro, se solicitará por el Equipo de Dirección a los órganos competentes según la normativa vigente (Departamentos, Vicerrectorado de Planificación Económica y/o cualquier otro que se considere oportuno). En caso de que no sea aceptada, se informará en Junta de Centro y se archivará dicha solicitud. En los casos en que el Centro pueda asumir la propuesta de las necesidades detectadas y en aquellos otros en que no sea así pero la solicitud al órgano competente haya sido aceptada, corresponderá al Equipo de Dirección definir las actuaciones sobre los recursos materiales, contando con la información del Administrador/a y los correspondientes informes de los órganos competentes (Unidad Técnica de Obras y Mantenimiento, Unidad de Infraestructuras, Servicio de Prevención, Unidad del Servicio de Gestión Económica, Contratación y Patrimonio, y/o cualquier otro que se considere oportuno). Igualmente le corresponderá establecer los criterios de selección de proveedores, de acuerdo con la normativa de contratación existente. Siempre contando con la información del Administrador/a y con los datos técnicos de los proveedores, y conforme a la normativa sobre contratación y ejecución presupuestaria, el Equipo de Página 3 de 12
Dirección realizará la planificación de la dotación y puesta en explotación de los recursos materiales, elaborando o teniendo en cuenta las normativas de utilización de los distintos recursos materiales del Centro. El Subdirector/a responsable establecerá las políticas para el mantenimiento y gestión de incidencias correspondientes, siendo el Administrador/a responsable de su ejecución. A través de buzones de sugerencias, hojas de reclamaciones y/u otros métodos, se obtendrá información relacionada con los recursos materiales de todos los sectores de la Comunidad Universitaria. El Subdirector/a responsable valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos para poder proceder, junto con la Comisión Delegada de Gestión Económica de la Junta de Centro (CDGEJC) al análisis de los resultados. Este análisis se sintetizará en un Informe de Resultados que contendrá también una serie de propuestas de mejoras relacionadas con la gestión de los recursos materiales. Seguidamente, la Comisión de Garantía de Calidad del Centro (CGCC), a partir del Informe de Resultados realizará la evaluación del proceso PRMSC y emitirá, si se estima conveniente, una Propuesta de Revisión del mismo. Las conclusiones se reflejarán en la Memoria de Gestión Anual del Centro, elaborada por la CDGEJC, a partir del Informe de Resultados, las conclusiones de la CGCC y/o Propuesta de Revisión del PRMSC, y servirá de punto de partida de este proceso para el curso siguiente. El proceso concluye con la ratificación de la Memoria de Gestión Anual por la Junta de Centro al finalizar cada año. Las correspondientes normativas de utilización y gestión aprobadas en Junta de Centro deberán ser publicadas y estar accesibles a través del portal web del centro (PRMS_D003 y PRMS_D009). 5.2.Proceso de gestión de los servicios propios del Centro: El proceso de gestión de los servicios propios (Conserjería, Secretaría, Cafetería, Reprografía y Biblioteca) es una competencia del Equipo de Dirección del Centro y el Administrador/a del Centro, que serán quienes realicen la labor de definición de los objetivos de los mismos al inicio de cada curso académico. Esta tarea la realizará, dentro del entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos de calidad del Centro, políticas medioambientales, de sostenibilidad y de prevención de riesgos, Estatutos de la Universidad y Reglamentos de los servicios en caso de estar definidos. Se elaborará un documento que recoja estos objetivos. El Equipo de Dirección y el Administrador/a de Centro realizarán la definición de actuaciones de los servicios prestados por el Centro. El Equipo de Dirección elaborará un documento que recoja esta planificación, y será el Subdirector/a responsable quien se encargará de la difusión de los objetivos y actividades de los servicios a través del portal web del centro. El Administrador/a y los responsables de los Servicios ejecutarán las actuaciones planificadas, de acuerdo con los protocolos necesarios para la prestación de los servicios, que quedan concretados en las normativas de prestación de los servicios correspondiente. Dichas normativas serán aprobadas en Junta de Centro y publicadas en la página web del centro. A través de encuestas de satisfacción de los usuarios (PRMS_D007), buzones de sugerencias, hojas de reclamaciones y/u otros métodos, se obtendrá información relacionada con el funcionamiento de los servicios de todos los sectores de la Comunidad Universitaria. El Equipo de Dirección valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos para poder proceder, junto con la Comisión Delegada de Gestión Económica de la Junta de Centro (CDGEJC), al análisis de los resultados. Este análisis se sintetizará en un Informe de Resultados que contendrá también una serie de propuestas de mejoras relacionadas con la gestión de los servicios. Página 4 de 12
Seguidamente, la Comisión de Garantía de Calidad del Centro (CGCC), a partir del Informe de Resultados (PRSMC_012) realizará la evaluación del proceso PRMSC y emitirá, si se estima conveniente, una Propuesta de Revisión del mismo. Las conclusiones se reflejarán en la Memoria de Gestión Anual del Centro, elaborada por la CDGEJC a partir del Informe de Resultados, las conclusiones de la CGCC y/o la Propuesta de Revisión del PRMSC, y servirá de punto de partida de este proceso para el curso siguiente. El proceso termina con la ratificación de la Memoria de Gestión Anual por la Junta de Centro al finalizar cada año. Las correspondientes normativas de utilización y gestión aprobadas en Junta de Centro deberán ser publicadas y estar accesibles a través del portal web del centro. 6. UNIDADES IMPLICADAS Unidad/Órgano Puesto/Responsable Descripción de tareas Equipo de Dirección del Centro Definición de actuaciones sobre los recursos materiales y criterios de selección de proveedores; planificación de los recursos materiales; valoración de los datos y análisis de los resultados sobre la prestación de los servicios; verificación de la adecuación de los recursos materiales. Definición de los objetivos, definición y planificación de actuaciones de los servicios. Verificación de la adecuación de las prestaciones de los servicios. Equipo de Dirección del Centro Subdirector/a responsable Identificación de necesidades, mantenimiento y gestión de incidencias de recursos materiales; valoración de los datos y análisis de los resultados sobre los recursos materiales. Difusión interna y externa de las actividades y objetivos de los servicios. Secretaría del Centro Administrador/a del Centro Definición y ejecución de las actuaciones sobre los servicios. Participación en la Comisión de Recursos Materiales y Servicios. Resolución de la solicitud de dotación de Vicerrectorado de Planificación Vicerrector/a recursos materiales que no asume el Económica Centro. Departamentos Unidad Técnica de Obras y Mantenimiento Unidad de Infraestructuras Responsables de cada Departamento en el Centro Director/a Director/a Resolución de la solicitud de dotación de recursos materiales que no asume el Centro. Definición de actuaciones sobre los recursos materiales y criterios de selección de proveedores. Definición de actuaciones sobre los recursos materiales y criterios de selección de proveedores Página 5 de 12
Servicio de Prevención Servicio de Gestión Económica, Contratación y Patrimonio Comisión Delegada de Gestión Económica de la Junta de Centro Comisión de Garantía de Calidad del Centro Junta de Centro Servicios propios del Centro Director/a o Técnico Jefe de Servicio Director/a/Responsable de cada Servicio Definición de actuaciones sobre los recursos materiales y criterios de selección de proveedores Definición de actuaciones sobre los recursos materiales y criterios de selección de proveedores. Análisis de los resultados sobre recursos materiales y servicios. Elaboración del Informe de Resultados Elaboración de la Memoria de Gestión Anual. Evaluación del proceso Propuesta de revisión Revisión de la política y actuaciones sobre recursos materiales y servicios. Ejecución de las actuaciones sobre los servicios. 7. DOCUMENTOS PRMSC_D001. Ficha de recogida de incidencias sobre los recursos materiales PRMSC_D002. Ficha de recogida de incidencias sobre las prestaciones de los servicios PRMSC_D003. Normativa para la gestión de las instalaciones del Centro PRMSC_D004. Cuestionario de control del proceso de Gestión de los Recursos Materiales PRMSC_D005. Cuestionario de control del proceso de Gestión de los Servicios Propios del Centro PRMSC_D007. Encuesta de satisfacción de usuarios sobre los servicios propios PRMSC_D008. Informe de resultados PRMSC_D009. Normativa de funcionamiento de la Instalación Deportiva Página 6 de 12
8. DIAGRAMAS Página 7 de 12
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9. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El análisis de los resultados del PRMSC estará integrado dentro del mismo, al preverse una serie de acciones de retroalimentación con los usuarios de los recursos materiales y los servicios del Centro. Se llevará a cabo cada curso académico por la CDGEJC y quedarán recogidos en un Informe de Resultados (PRMSC_D008). El seguimiento y evaluación del PRMSC está incluida también dentro del mismo, será realizado por la CGCC y generará los documentos de control del proceso PRMSC_D004 y PRMSC_D005. Para ello, partirá del Informe de Resultados (PRMSC_D008) y de una serie de Indicadores de seguimiento y evaluación que pueden dar lugar a una propuesta de revisión. Finalmente, las conclusiones deberán recogerse en el acta de la CGCC que servirán para la elaboración de la Memoria de Gestión Anual, y será ratificada por la Junta de Centro. Página 10 de 12
Como apoyo al seguimiento y evaluación del proceso se tendrá en cuenta la evolución de los siguientes indicadores de seguimiento y evaluación: Puestos en aulas: Nº de alumnos matriculados / Nº de puestos de uso simultáneo al día en las aulas de docencia. Puestos en laboratorios docentes: Nº de alumnos matriculados en titulaciones que exijan el uso de laboratorios docentes / Nº de puestos en los laboratorios docentes de uso simultáneo. Puestos en aulas de informática: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en la aulas de informática. Puestos en sala de lectura (Biblioteca): Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en sala de lectura (Biblioteca). Espacios de Seminarios y/o Tutorías ECTS: Nº de espacios para Seminarios y/o Tutorías / Horas totales de docencia mediante Seminarios y/o Tutorías ECTS. Gastos de mantenimiento y conservación sobre el total de gastos corrientes: (Gastos de mantenimiento y conservación / Total de gastos corrientes) x 100. Cuantía de la inversión sobre el total de gastos corrientes: (Cuantía de la inversión / Total de gastos corrientes) x 100. Incidencias: Nº total de incidencias registradas. Reclamaciones y Sugerencias: Nº total de reclamaciones y sugerencias presentadas. Actividades organizadas por entidades externas: Nº de actividades de carácter académico y no académico organizadas por entidades externas en el Centro. Actividades organizadas por la Universidad: Nº de actividades de carácter académico y no académico organizadas por la Universidad en el Centro. 10. ARCHIVO Identificación del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservación Informe de solicitud de dotación de recursos materiales Aceptación/Denegación de la solicitud de recursos materiales Fichas de recogida de incidencias sobre recursos materiales Hojas de Reclamaciones y Sugerencias Informe de resultados y propuestas de mejora Propuesta de revisión del proceso de gestión de los recursos materiales Encuestas de satisfacción de usuarios sobre los Papel e informático (tras registro oficial) Papel (con registro oficial) Papel o informático Secretario/a del director Secretario/a del director Subdirector/a responsable Indefinidamente Indefinidamente Hasta la elaboración del Informe de resultados sobre recursos materiales Papel o informático Subdirector/a responsable 5 años Papel o informático Secretario/a del director 5 años Papel o informático Secretario/a del director 5 años Papel o informático Subdirector/a responsable Hasta la elaboración del Informe de resultados Página 11 de 12
recursos materiales Encuestas de satisfacción de usuarios sobre los servicios Documento que recoge los objetivos de los servicios propios del Centro Documento que recoge la planificación de las actuaciones de los servicios Ficha de recogida de incidencias sobre las prestaciones de los servicios Propuesta de revisión del proceso de gestión de los servicios propios del Centro Papel o informático Subdirector/a responsable sobre recursos materiales Hasta la elaboración del Informe de resultados sobre los servicios Papel o informático Secretario/a del director 5 años Papel o informático Secretario/a del director 5 años Papel o informático Director/a Hasta la elaboración del informe de resultados sobre los servicios Papel o informático Secretario/a del director 5 años Acta de la CGCC Papel o informático Secretario/a del director Indefinidamente Memoria de Gestión Anual del Centro Papel e informático Secretario/a del director Indefinidamente 11. HISTÓRICO DE CAMBIOS EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS 12. ANEXOS PRMSC_AI. Descripción de las instalaciones del centro PRMSC_AII. Modelo de solicitud de las instalaciones del centro PRMSC_AIII. Modelo de solicitud para espacios para la investigación PRMSC_AIV. Diagrama del proceso interno para la reserva de instalaciones Página 12 de 12