21 de febrero de 2018 DCA-0711

Al contestar refiérase al oficio No.02651 21 de febrero de 2018 DCA-0711 Señor Allan Altamirano Díaz Jefe Unidad de Compras Institucionales Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) Fax: 2232-2816 o 2232-5073 Estimado señor: Asunto: Se deniega al Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), aumentar el monto mensual autorizado en nuestro oficio 11141 (DCA-2201) del 25 de setiembre del 2017, para adquirir los servicios de aseo y limpieza con criterios ambientales para las instalaciones de esa institución. Se le autoriza realizar contratación directa con la empresa SERVICIOS DE CONSULTORIA DE OCCIDENTE S.A, para adquirir esos mismos servicios por un monto de 16.849.029,38, y por un plazo máximo de seis meses. Nos referimos a su oficio UCI-2017- del 13 de diciembre de 2017, por medio del cual, solicita autorización para ampliar la autorización otorgada por esta Contraloría General de la República por medio de oficio 11141 (DCA-2201), y poder adjudicar el monto mensual de 16.849.029,38, en la contratación directa 2017CD-00348-01, promovida para la contratación de servicios de aseo y limpieza con criterios ambientales para las instalaciones del Instituto Nacional de Aprendizaje. Esta, requirió información adicional por medio de los oficios 25 (DCA-0016), 01071 (DCA-0281) del 8 y 23 de enero de 2018 respectivamente, y el 1794 (DCA-0506) del 7 de febrero de 2018, lo cual fue atendido por medio de los documentos GG-23-2018 del 11 de enero de 2018, UCI-34-2018 del 29 del mismo mes y año, y el UCI-65-2018 del 8 de febrero de 2018, ingresando el último de ellos, el 14 de febrero del año en curso, con algunos documentos en físico originales. I. Antecedentes y justificaciones de la solicitud. Indica el INA como razones que justifican la solicitud en estudio, las siguientes: 1. Que por medio de oficio UCI-464-2017 de fecha 29 de agosto de 2017, se solicitó a este órgano contralor, autorización para realizar contratación directa concursada por un plazo de 1 año, para contratar los servicios de aseo y limpieza con criterios ambientales para

2 algunas áreas de la Sede Central del INA, que en ese momento era ejecutada por la empresa Multinegocios Internacionales de América S.A (MUTIASA), todo de conformidad con el artículo 140 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). 2. Que mediante oficio 11141 del 25 de septiembre del 2017, esta Contraloría General autorizó al Instituto Nacional de Aprendizaje (en adelante INA), con fundamento en el artículo 146 del Reglamento de cita, realizar una contratación directa concursada para los servicios de aseo y limpieza para algunas áreas de la Sede Central del INA, por el plazo restante de tiempo para tener definido en firme la situación con el actual contratista del servicio, la empresa Multinegocios Internacionales de América S. A. (MUTIASA), y por un monto mensual máximo de 12.291.278,63 (doce millones doscientos noventa y un mil doscientos setenta y ocho colones con sesenta y tres céntimos). 3. Que la Administración acató el criterio de cita y realiza la Contratación Directa N 2017CD- 000348-01 Contratación de servicio de aseo y limpieza con criterios ambientales para las instalaciones del INA, sede central la Uruca, y se hizo el llamado a concurso mediante invitación directa a empresas inscritas en el Registro de Proveedores Institucional. Se trata de 8 invitaciones debidamente llenas y oportunamente enviadas, de las cuales 7 se confirmaron como recibidas. 4. Que la apertura se realizó a las 09:00 horas del 20 de octubre de 2017, y se recibieron dos ofertas: Oferta # 1 SERVICIOS DE CONSULTORIA DE OCCIDENTE S.A. y Oferta # 2 SERVICIOS MULTIPLES ESPECIALIZADOS SERMULES S.A. Añaden que se hizo estudio técnico mediante oficio URMA-PSG-922-2017 por parte de la Unidad de Recursos Materiales, teniéndose que la empresa SCOSA S.A. cotizó un monto de 16.849.029,38 por mes y la empresa SERMULES S.A. un monto de 14.040.000,00 por mes, y se determina de parte de la Unidad Técnica, que el precio ofertado se considera razonable según mercado, y en cuanto al modelo de costos de la institución, los montos totales mensuales y anuales del servicio son razonables. 5. Que la única empresa que cumple a cabalidad con todas las condiciones cartelarias y especificaciones técnicas es la empresa SERVICIOS DE CONSULTORIA DE OCCIDENTE S.A, por lo que se adjudicó la misma por un monto mensual de 16.849.029,38 y fue comunicada vía fax a las empresas participantes el día 14 de noviembre del año en curso. 6. Que al momento de remitir el contrato a la Asesoría Legal, esta observa que hubo un error de parte de la adjudicación emitida e indica mediante oficio ALCA-810-2017 de fecha 12 de diciembre del 2017, lo siguiente: Asunto: Se devuelve sin trámite la solicitud de contrato y aprobación interna de la compra directa N 2017CD-000348-01 correspondiente al "Contratación de servicios de aseo y limpieza con criterios ambientales para las instalaciones del INA, Sede Central, La Uruca"

3 Con la aprobación del Asesor Legal y en atención a oficio UCI-PA-3941-2017 de fecha 6 de diciembre del 2017 y recibido por esta dependencia el mismo día, mediante el cual solicita el trámite de contrato y aprobación interna correspondiente a la "Contratación de servicios de aseo y limpieza con criterios ambientales para las instalaciones del INA, Sede Central, La Uruca" según compra directa 2017CD-000348-01, respetuosamente le informoque esta Asesoría Legal se ve en la necesidad de devolver el trámite de cita, sin su gestión, en razón de que la Contraloría General de la República en su oficio 11141 (DCA-2201) de fecha 25 de setiembre del 2017 señaló que el monto máximo mensual estimado para la contratación era de 12.291.278,63, pero el monto adjudicado por la administración supera el monto permitido. 7. Que por lo anterior, es que se solicita la ampliación al permiso del oficio 11141 (DCA- 2201) para que el mismo pueda adjudicarse por un monto mensual de 16.849.029,38 que es mayor al permitido en dicha resolución. Sobre el tema de razonabilidad de precios, y cumplimiento o no de los requisitos del cartel, remiten al oficio URMA-PSG- 1067-2017 de fecha 13 de diciembre del 2018, de la Unidad de Recursos Materiales, en el que se indica en lo que es de interés que:... Aunque la Contraloría General de la República estableció que la contratación a realizar tenía que tener un tope máximo de 12.291.278,63 por mes y que dicho monto era el que venía arrastrando la empresa MUTIASA, con sus reajustes de precios desde el inicio de la contratación en el día 10 de febrero del 2015, una vez realizado el estudio técnico ese monto no refleja el precio de mercado en la actualidad casi 3 años después. En donde se podría decir que ambos oferentes cotizan un precio razonable en cuanto al rubro de mano de obras, donde ambas ofertas tienen suficiencia para el pago de salarios y cargas sociales exigidas por ley. Sin embargo, la diferencia entre ellas radica en la conformación que tiene la empresa SCOSA, sobre el oferente SERMULES como tal y ello se refleja en los puntos de cláusulas ambientales e insumos (la empresa SERMULES incumplió técnicamente todos esos puntos), así como también en los costos operativos indirectos. La empresa SCOSA ha venido trabajando desde muchos años atrás en ser una empresa líder en la gestión de servicios amigables con el ambiente, al tal punto que, dentro de su organización, una empresa hermana como lo es FLOREX COSTA RICA, S.A. es la que produce sus productos. Y no solo eso, es una empresa que siempre está en mejoramiento constante de sus procesos y actividades para lo cual invierten una cantidad enorme de dinero en investigación y desarrollo, lo cual trasladan a sus contratos como en este caso de la Contratación Directa 2017CD- 000348-01. (...) En ese sentido y considerando todos los elementos incluidos dentro del precio de la oferta N 1 Servicios de Consultoría de Occidente, S.A., es que el precio adjudicado en la contratación en referencia se considera razonable en cuanto al precio de mercado, indicando, además, que todos los costos involucrados en la misma se establecieron para un plazo de 6 meses y no de un año prorrogable año a año como en otros contratos administrativos. Otro punto adicional que fundamenta aún más, la diferencia con respecto a lo establecido por la Contraloría General de la República.... 8. Que el hecho de que sea la Jefatura de la Unidad de Compras institucionales, la que firme el acuerdo y el oficio, radica en que el Reglamento de Adquisiciones de Obras Bienes y Servicios del INA, en su artículo 19 y 20, se menciona:... Artículo 19, se indica

4 en el apartado 2 incisos b, lo siguiente: b) Secretaría: La secretaría de la Comisión estará a cargo del titular de la UCI o en su ausencia del titular del Proceso de Adquisiciones. Artículo 20. La Comisión de Licitaciones tendrá las siguientes funciones: j) Realizar las solicitudes de autorización a la CGR para contratar en forma directa de conformidad con el artículo 138 del RLCA, así como la autorización para iniciar el procedimiento de contratación sin contar con los recursos presupuestarios suficientes dentro del mismo período (...)" 9. Que por lo expuesto, solicitan que se pueda adjudicar a la empresa Servicios de Consultoría de Occidente S.A., el monto mensual de 16.849.029,38 por mes. 10. Que al atender requerimientos de información adicional, el INA remitió copia de la resolución RES-CA-RC-01-2018 de la Presidencia Ejecutiva, en la cual, se resuelve el contrato suscrito con la empresa MUTIASA, informando además el INA en oficio UCI-34-2018 del 26 de enero de 2018, que dicha resolución se encuentra en firme. 11. Que agregó a su vez la Administración, que ha promovido el procedimiento ordinario de contratación de aseo y limpieza, con apertura de ofertas el 19 de enero del año en curso, remitiendo copia de folio del Diario Oficial La Gaceta del 11 de diciembre de 2017, en donde se observa invitación a licitar en procedimiento de licitación pública 2017LN- 000010-01. En adición, se remite documento denominado Ruta crítica para licitaciones Públicas y Abreviadas, 2017LN-000010-01, en el cual se observa que la orden de inicio se tiene prevista para el jueves 12 de abril de 2018, pero se advierte en oficio UCI-34-2018 del 29 de enero del año en curso, que dicha ruta no contempla recursos de revocatoria o apelación que se puedan dar. 12. Que entonces señala la Administración, que el plazo por el que requiere contratar los servicios es de un año o hasta que el concurso nuevo realizado llegue a su etapa de orden de inicio, esto porque la licitación pública referida supra, está apenas en etapa de estudios técnicos y legales. II. Criterio de la División. Como primer aspecto a destacar, está el hecho que esta División de Contratación Administrativa por medio de oficio 11141 del 25 de setiembre de 2017, consideró procedente autorizar al INA la realización de un procedimiento de contratación directa concursada según lo establecido en los artículos 146 y 147 RLCA, por el período restante hasta tener emitida en firme una resolución sobre el procedimiento de resolución contractual iniciado contra la actual empresa adjudicataria MUTIASA, aclarando que en caso de tenerse una nueva contratista en ese período, la Administración deberá tomar las medidas necesarias para evitar contar con dos empresas activas brindando el negocio requerido. Ahora, bien, siendo que como se ha expuesto en el apartado anterior, la resolución de contrato entre el INA y la empresa MUTIASA S.A. ya ha operado, y la misma se encuentra en firme, resulta improcedente que este órgano contralor proceda a autorizar modificar el monto o

5 precio mensual por el que otorgó esa autorización inicial, que fue por un monto mensual máximo de 12.291.278,63, pues el fin y razones por las que se otorgó dicha autorización ha fenecido al estar resuelto el contrato que mantenía el INA con la empresa MUTIASA también. No obstante lo anterior, se considera que el INA aún cuenta con la necesidad de contratar los servicios de aseo y limpieza con criterios ambientales para algunas áreas de la Sede Central del INA, esto por cuanto señala, que la licitación pública 2017LN-000010-01 se encuentra en etapa de estudios técnicos y legales, y presenta cronograma en el que la misma se tiene prevista pueda iniciar ejecución en el mes de abril de 2018, pero sin considerar etapas recursivas. Ante la resolución de contrato mencionada supra, y la imposibilidad de que la licitación pública de cita entre antes en ejecución, es que considera esta División que efectivamente requiere la contratación de dichos servicios, que resultan de importancia por un tema de resguardo de la salud de funcionarios, y asistentes a las instalaciones del INA, así como por un tema de la prestación de los servicios en las mejores condiciones de higiene e inocuidad, entre otros, en donde ante lo complicado del escenario en que se encuentra el instituto, se deben tomar acciones a fin de evitar una lesión actual al interés público -más allá de la falta de prestación del servicio, y evitar a su vez daños graves a las personas o irreparables a las cosas. En ese sentido, con fundamento en lo establecido en el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y el 146 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se tiene la facultad de esta Contraloría General para autorizar de forma excepcional la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor o la única forma de satisfacer el interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos, por lo que procede autorizar la contratación directa de los servicios de cita con la empresa Servicios de Consultoría de Occidente S.A., la cual es la que ha venido prestando el servicio a la institución recientemente, y conoce ya la logística de organización. Se tiene en cuenta que la Administración, conforme lo desarrollado en el apartado anterior, ha manifestado que según estudio es la única empresa que cumple a cabalidad con todas las condiciones cartelarias y la especificaciones técnicas de la contratación directa 2017C D-000348-01 promovida al amparo de nuestra autorización de oficio 1141 citado, empresa que ofertó el monto de 16.849.029,38 por mes y resultó adjudicataria en dicha contratación, frente a la empresa Servicios Múltiples Especializados S.A, oferta de la que señala que no se le asignaron puntos en la línea 1 de acuerdo a los elementos de adjudicación y metodología de comparación de ofertas, ya que presentaba incumplimientos a nivel de cláusulas ambientales y análisis de insumos. Se señaló igualmente de parte del INA, la razonabilidad del precio ofertado por la empresa Servicios de Consultoría de Occidente S.A.

6 Por lo tanto, a fin de no afectar la continuidad del servicio de limpieza, considerando el impacto que su suspensión podría ocasionar tanto en el servicio prestado a los usuarios como la afectación a los propios funcionarios, procede autorizar la contratación directa con la empresa de cita, sujeto a los condicionamientos que serán indicados en el apartado siguiente. III. Condiciones bajo las cuales se otorga la presente autorización. 1. Se autoriza al Instituto Nacional de Aprendizaje para realizar contratación directa con la empresa Servicios de Consultoría de Occidente S.A., con el fin de obtener los servicios de aseo y limpieza en las instalaciones de la Sede Central, por un monto máximo mensual de 16.849.029,38 (dieciséis millones ochocientos cuarenta y nueve mil veintinueve colones con treinta y ocho céntimos). 2. El plazo de la presente contratación será por seis meses, periodo que resulta equiparable al monto máximo de contenido presupuestado certificado por la Administración que fue de 101.094.176,28. En caso que antes del periodo de seis meses indicado, pueda entrar en ejecución el contrato que llegue a derivarse de la licitación pública 2017LN-000010-01, la contratación aquí autorizada se dará por terminada, aspecto que debe ser advertido a la contratista en el contrato que con ella se suscriba. El plazo indicado, comenzará a correr a partir de la fecha de suscripción del contrato indicado en el punto 6 del presente apartado. 3. La Administración asume la responsabilidad por las razones de cumplimiento de aspectos técnicos administrativos, legales, financieros u otros de parte de la empresa Servicios de Consultoría de Occidente S.A. de conformidad con análisis efectuado en la contratación directa 2017C D-000348-01, que sirve de base para esta autorización según lo detallado en el apartado I de este oficio. 4. Será responsabilidad de la Administración, verificar que se cuenta con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente a las obligaciones derivadas de la presente autorización y verificar que tales recursos puedan utilizarse válidamente para amparar la adquisición de los servicios que aquí se autorizan. En ese sentido se aporta la certificación de contenido presupuestario emitida por el Licenciado Eric Calderón Rojas, Jefe, Unidad de Recursos Financieros, en la que se indica en lo conducente que en el presupuesto del INA correspondiente al año 2018, existe contenido presupuestario congelado para respaldar la contratación de servicios de aseo y limpieza con criterios ambientales para las instalaciones del INA, Sede Central La Uruca por un monto de 101.094.176,28. La cual fue extendida en fecha 26 de enero de 2018, y el original consta en el folio 98 de los antecedentes de este oficio. 5. Deberá conformarse un expediente que contenga todas las actuaciones relacionadas con la presente autorización, para una eventual fiscalización posterior. Así mismo se deja bajo absoluta responsabilidad de la Administración la razonabilidad del precio.

7 6. La autorización otorgada deberá formalizarse mediante contrato, en el que se establezcan claramente las obligaciones de las partes, el cual se encuentra exento del trámite de refrendo interno como requisito de eficacia, en vista de la necesidad de continuidad al servicio que debe brindar la Administración y la limitación de tiempo por el que esta autorización se otorga. 7. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la empresa contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado según lo dispuesto en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública. 8. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 208 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 208, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 9. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 10. La Administración deberá verificar que la empresa contratada, se encuentre al día en sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social, aspecto el cual debe ser verificado previo a cualquier pago. 11. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración, la verificación del cumplimiento de parte de la nueva contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 12. La autorización se otorga en el entendido que siendo que la misma Administración ha informado, que por medio de oficio ALCA-810-2017 del 12 de diciembre de 2017, se devolvió sin trámite la solicitud de refrendo interno del contrato derivado de la contratación directa 2017CD-000348-01, indicando dicho oficio en lo que interesa: "... respetuosamente le informo que esta Asesoría Legal se ve en la necesidad de devolver el trámite de cita, sin su gestión, en razón de que la Contraloría General de la República en su oficio 11141 (DCA-2201) de fecha 25 de setiembre del 2017 señaló que el monto máximo mensual estimado para la contratación era de 12.291.278,63, pero el monto adjudicado por la administración supera el monto permitido, no ha sido ejecutado, ni se está ejecutando el servicio de aseo y limpieza con criterios ambientales para las instalaciones del Instituto Nacional de Aprendizaje producto de dicha contratación, por parte de la empresa Servicios de Consultoría de Occidente S.A,

8 justamente por no haberse obtenido el requisito de eficacia que el refrendo interno le hubiera otorgado al contrato de referencia. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del señor Allan Altamirano Díaz, en su condición de Jefe de la Unidad de Compras Institucionales del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia correspondiente para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Kathia Volio Cordero Fiscalizadora KGVC/svc Ci: Archivo Central Ni: 32732, 32947,554,594,2331,2495,3522,3530,4074 G: 2013003952-4