Tema 5: Access. Formularios Los formularios constituyen un medio para representar los datos de forma clara. En Access pueden introducirse datos en formularios, así como también modificarlos, visualizarlos e imprimirlos. El formulario es la segunda posibilidad de introducir datos en una base de datos. Los Formularios pueden prepararse para entrar, leer e imprimir informaciones. (Ver Fig. 1). Fig. 1 A través de formularios se pueden realizar cálculos y elaborar gráficos o incluir otros formularios en un formulario principal. Los formularios se basan en una tabla o en una consulta, que constituyen el llamado origen de los datos. 1. El asistente para formularios Un instrumento importante para simplificar la creación de formularios es el Asistente para formularios (ver Fig. 3). El Asistente permite crear los siguientes tipos de formularios (ver Fig.2): Fig. 2
El formulario de columna simple (representación en una sola columna). El formulario tabular (representación en forma de tabla). El formulario de gráfico (gráfico). El formulario principal con subformulario (Principal / subformulario). El formulario automático (formulario automático). Fig. 3 Para crear un formulario nuevo que no sea un formulario automático, existen diferentes posibilidades. Es posible, por ejemplo, pulsar sobre el botón de formulario en la barra vertical de botones de la ventana de Base de Datos o, alternativamente, activar el comando Formularios en el menú Ver y entonces pulsar sobre el botón Nuevo. (A) Un formulario de columna simple. El asistente crea un formulario en el que los datos de un registro se muestran en una página, uno debajo de otro. Podemos elegir los campos que queremos que aparezcan en el formulario. Los campos no tienen porque incorporarse al formulario en el mismo orden en que se presentan en la tabla. A continuación definimos el estilo del formulario (ver Fig. 4). Fig. 4 (B) Un formulario tabular. En caso de que el usuario responsable de la entrada de datos quiera ver varios registros al mismo tiempo, para, por ejemplo, tener una mejor visión sobre los datos ya introducidos, puede crearse un formulario tabular con ese fin (ver Fig. 5).
Fig. 5 (C) Un formulario de gráfico. También es necesario incorporar los campos imprescindibles de la tabla base. Hay que indicar la forma en que se agruparán los datos. A continuación elegimos las características del gráfico (tipo, títulos, 2-D, 3-D,...). (Ver Fig. 6). Fig. 6 (D) Formulario principal / subformulario. Como base de este tipo de formulario se toman siempre dos tablas, las que están relacionadas entre sí por medio de una relación de uno a varios (1:N) (ver Fig. 7). Fig. 7
2. El trabajo con formularios Aunque en el siguiente tema trataremos la elaboración de formularios personalizados, pero resulta de gran utilidad aprender algunos métodos básicos de trabajo. 2.1. Crear formularios sin el asistente para formularios Para ello pulsaremos sobre el botón de formularios en la ventana de Base de Datos o activar el comando formularios en el menú Ver y seguidamente pulsar sobre el botón Nuevo. En el cuadro de dialogo Nuevo formulario se define la tabla o consulta que servirá de base para el formulario. Para la ventana de formularios se puede escoger entre cuatro modos de presentación (ver Fig. 8). Estos son: Diseño Formulario Hoja de datos Presentación preliminar Fig. 8 El modo de presentación Diseño del formulario es la ventana de trabajo en la cual se le da la estructura deseada al formulario. Por ello dispone de una barra de herramientas, las reglas, la hoja de propiedades, la ventana de la paletas, la lista de campos, la caja de herramientas y la barra de estado. En la presentación preliminar puede formarse una idea del aspecto que tendrá el formulario impreso. 2.2. Trabajar con controles La forma de trabajar con controles es siempre la misma. En cuanto se haya aprendido a mover un cuadro de texto y a modificar su tamaño, entonces podrá hacerlo también con cualquier otro control (ver Fig. 9). Fig. 9
Para poder trabajar con un control es necesario seleccionar este elemento. Es posible seleccionar uno o varios controles. Para seleccionar un elemento, el puntero del ratón tiene que tener la forma de una flecha dentro del formulario. Ahora será posible pulsar sobre cualquier lugar del control deseado, para seleccionarlo. Si quiere modificar al mismo tiempo varios controles contiguos, primero tienen que seleccionarse conjuntamente. Para ello coloque el puntero del ratón en un lugar fuera de los elementos a seleccionar. Después, con el botón izquierdo del ratón pulsado, arrastre el puntero del ratón sobre los elementos a seleccionar (ver Fig. 10). Fig. 10 Fig. 11 Para la selección de varios elementos que no estén situados uno al lado del otro, mantenga pulsada la tecla SHIFT (o MAYS) y pulse sobre los controles que se desean seleccionar. La selección de varios controles puede realizarse también por medio de la regla. En la mayoría de los casos, los cuadros de texto, casillas de verificación, cuadros de lista, etc. Están asociados a una etiqueta, para que el usuario pueda saber qué datos se incluyen en el campo. Si se ha seleccionado, por ejemplo, un cuadro de texto, muestra un cuadrado llamado controlador de movimiento en la esquina superior izquierda del elemento, mediante el cual se puede mover el elemento y otros cuadrados más pequeños que se utilizan para cambiar el tamaño del mismo (ver Fig. 12). Para mover un control seleccionado, junto con su etiqueta, coloque el puntero del ratón sobre el borde del control, pero no sobre alguno de los cuadrados que se muestran con el control. Cuando el puntero se transforme en una mano abierta, pulse el botón izquierdo del ratón y arrastre el control de la etiqueta hasta la posición deseada. Si quiere mover a una nueva posición el cuadro de texto, pero sin etiqueta, tiene que seleccionarse primero el cuadrado de texto, para que se presente el controlador de movimiento en la esquina superior izquierda. Si se coloca el puntero del ratón sobre este cuadrado, el puntero se transforma entonces en una mano con un dedo señalando hacia arriba. Fig. 12
Ahora se podrá mover el cuadrado de texto a una nueva posición, manteniendo el botón del ratón pulsado. El mismo proceso de desplazamiento puede hacerse sólo para la etiqueta. (Aunque se mueva sólo el cuadro de texto o sólo la etiqueta, ambos elementos se mantienen asociados). Para modificar el tamaño de un control seleccionado se coloca el puntero del ratón sobre uno de los cuadros pequeños que lo rodean. Entonces se modifica el aspecto del puntero y se transforma en una flecha doble. Esa flecha doble puede mostrarse horizontal, vertical o diagonal, según el cuadrado de arrastre. Manteniendo el botón del ratón pulsado, puede modificarse el tamaño del control seleccionado. En el submenú Ajustar tamaño se presentan cuatro comandos que pueden utilizarse para adaptar el tamaño de varios controles entre sí. Al más ancho, al más estrecho, al más alto y al más bajo. Para poder trabajar adecuadamente con un formulario, el contenido del mismo tiene que organizarse de forma clara. Por esto es común que los controles estén alineados horizontalmente en la misma fila y verticalmente en la misma columna. Para la alineación de controles se dispone de diversas alternativas, disponible en el submenú Alinear del menú formato: izquierda, derecha, superior e inferior. Además del submenú Alinear, en el menú Formato se encuentran dos submenús adicionales cuyas opciones se puede mejorar el aspecto de los formularios (Espaciado horizontal y espaciado vertical, disponen cada uno de los comandos igualar, aumentar y disminuir). 2.3. Introducción de datos Para modificar y agregar datos en una base de datos se utilizan generalmente los formularios y las hojas de datos de las tablas. A.- Visualizar y agregar datos en formularios. Cuando en el formulario se llega al último registro, y con ello al final de la tabla, Access presenta un formulario vacío, después de último registro. B.- Editar registros. Cuando se abre un formulario, el primer campo queda automáticamente seleccionado, es decir, su contenido se presenta sobre un fondo negro. Cuando en un campo seleccionado se introducen datos, esos nuevos datos reemplazan a los existentes. No es necesario pulsar primero SUPR para borrar el contenido existente, sino que pueden introducirse directamente los nuevos datos. Cuando se pasa a otro registro, Access guarda las modificaciones automáticamente. Para guardar las modificaciones sin salir del registro, active el comando Guardar registro, en el menú Archivo.
En un formulario es posible mostrar campos que no pueden ser editados y cuya función es mostrar datos estáticos. Si se trata de modificar el contenido de alguno de estos campos, el intento será infructuoso. Estos tipos de campos son: Campos contadores. Campos calculados. Campos bloqueados o no activados. Campos de registros bloqueados. Campos de determinados tipos de consultas. Para pasar en un formulario al primer, último, siguiente o anterior registro puede utilizarse las flechas de desplazamientos la izquierda debajo en la ventana de la presentación Formulario. (Botones de desplazamiento) (ver Fig. 13). Fig. 13 C.- Insertar objetos en un formulario. Los formularios pueden contener, además de los cuadros de testo utilizados hasta ahora, controles gráficos, cuya tarea es simplificarle a los usuarios la introducción de datos. Estos son las casillas de verificación, los botones de opciones y los botones de alternar, los que pueden presentarse en un formulario de forma individual o como elemento de un grupo de opciones (ver Fig. 14). Si estos elementos se utilizan individualmente, los mismos permiten establecer el valor de un campo en sí o no, así como en -1 o 0. Fig. 14 Por otra parte, si los controles forman parte de un grupo de opciones, los mismos son habilitados para que el grupo de opciones asuma el valor de la opción seleccionada (ver Fig. 15). Así, por ejemplo, si para el control en un grupo de opciones se selecciona el valor 3, el valor del grupo será también 3. Fig. 15 Otros controles que pueden incorporarse en los formularios son los cuadros de lista y combinados. En los cuadros de lista o combinados puede seleccionarse una entrada de un determinado de valores predeterminados. Estos valores pueden encontrarse en la parte desplegable del cuadro combinado o en el cuadro de lista (ver Fig. 16). El cuadro de combinado le ofrece generalmente al usuario también la posibilidad de escribir directamente en el cuadro de texto, la entrada deseada. Fig. 16