ACV(CDC(klo APRUEBA SEGUNDA EDICIÓN "PROTOCOLO DE ENTREGA DE COPIA DE FICHAS CLlNICAS HOSPITAL DE SAN CARLOS" San Carlos, L B J U N 2016 VISTOS: Art. 36 ~etrae] de~dl Nº2763 DE 1979; OS Nº 140 de 2004 "Reglamento Orgánico de los Servicios de Salud; Art. 23 letra e). del o.s. N.2 3:8.DE 2005. Regla.mento. Orgánico de los. Establ:ecimi:eoto.s de Salud de Menor Complejidad y de los Establecimientos de Autogestión en Red; Manual de Acreditación Resolución Nº 1600 de 2008 de la Contraloría General de la República; Resolución 4A1/Nº 0041 del 04 de abrh de 2.014 del Servicio de Salud Ñuble, dictó la siguiente:, 791"':' RESOLU~:IQN.EX.EN.TA Ng 11.1 1. APRUEBASE, para su aplicación la segunda edición del documento "Protocolo de Entrega de copia " 2. DÉJASE, establecido que este Protocolo entró en vigencia a contar de Junio 2016. 3. PÓNESE TÉRMINO a Resolución Exenta Nº01356 del 21 de junio 2012 por término de vigencia. Res. Exenta Int. NQ Distribución, -1 A-Z-3-4-5-1f- 3f-(HZ) -Archivo. - Servicio de SaIudÑuble Karen.lopezo@redsalud.gov.cl - Fono: 042-2586305 - Red Minsa1426305 - Gazmuri N" 448 - San Carlos www.hospitaldesancarlos.cl
lit 'Hospitald~':'~~ San Certcs - -- "", u"" SabI. Míni~,(>riod{' """" Protocolo de Entrega de copia Fecha: Junio 2016, Página:1 -de 1-0 PROTOCOLO DE ENTREC3A DE COPIA DE FICHAS CLINICAS HOSPITAL DE SAN C:ARLOS Código Identificación PRO -003 ~- Número Edición Segunda Fecha Elaboración Junio 2016 ~ lft.9n~cros CAÑAS Fecha Revisión 9 '"", Calidad Y VO Bueno OCSP ~ ~: Ufid~a,~': 5~' v -'.1 n,. - e, - Revisado Por: Aprobado Por: los Fecha: Junio 2016 Junio 2016
Página :2 de 10 Índice Portada....... Pág. 1 Índice Pág. 2 Objetivo... Pág. 3 Alcance.... Pág. 3 Responsable de Ejecución. Pág. 3 Documentación de Referencia.. Pág. 3 Definiciones o Glosario.. Pág. 4 Desarrollo Pág. 4 Distribución.... Pág. 6 Responsabilidad del Encargado.. Pág. 6 Registro... Pág. 6 Flujograma... Pág. 7 Correcciones... Pág.8 Anexos... Pág.9 2
Página :3 de 10 1.- Objetivo Generales: Establecer el procedimiento de entrega de copia de fichas clínicas a usuarios que la solicitan de acuerdo a Ley 19.880 y Ley 19.628. Objetivo Específicos: Entregar copia de ficha clínica a los usuarios que la soliciten dentro del plazo establecido por la Ley 19.880. Resguardar que la entrega de las copias de ficha clínica se realice conforme a la Ley 19.628. 2.- Alcance: El presente documento deberá ser aplicado por el personal de la OIRS, con el VB. de la Dirección del. La solicitud de copia de ficha clínica se podrá realizar a través de Formulario de Solicitudes Ciudadanas o Sistema Informático vigente. Se entregará copia de la ficha clínica al titular, previa Solicitud Ciudadana a través de la OIRS. Si el usuario está hospitalizado, la funcionaria de OIRS acudirá al Servicio Clínico para que el paciente realice por escrito la Solicitud Ciudadana. Si está impedido físicamente, podrá escribirlo un familiar o la funcionaria OIRS, debiendo firmar el usuario o colocar su huella digital. La entrega de copia de ficha clínica a un familiar o apoderado se realizará sólo contando con la autorización del titular a través de un poder simple, autorizado ante notario. La entrega de copia de ficha clínica de usuarios que hayan fallecido se hará a cualquiera de los herederos que acrediten tal calidad, debiendo adjuntar la documentación pertinente: Fotocopia de la cedula de identidad, certificado de nacimiento del solicitante, certificado de matrimonio del fallecido o su libreta de familia y certificado de defunción si el hecho no consta en la ficha clínica. 3
Página :4 de 10 En casos especiales, se solicitara la asesoría del Departamento de Jurídica del o del Servicio Salud Ñuble. 3.- Responsable de Ejecución Será responsable de su ejecución, la Jefa de OIRS del. 4.- Documentación de Referencia: Ley de bases de Procedimientos Administrativos 19.880 Ley 19.628 Ley 20.285, sobre transparencia de la función pública y acceso a la información de la Administración del Estado. Código Sanitario, artículo 127, Ley 19628, artículo 10. 5.- Definiciones o Glosario: OIRS = Oficina de Informaciones Reclamos y Sugerencias Ficha o Historia Clínica: La Ficha Clínica, es el instrumento obligatorio en el que se registra el conjunto de antecedentes relativos a las diferentes áreas relacionadas con la salud de las personas, que tiene como finalidad la integración de la información necesaria en el proceso asistencial de cada paciente. Podrá configurarse de manera electrónica, en papel o en cualquier otro soporte, siempre que los registros sean completos y se asegure el oportuno acceso, conservación y confiabilidad de los datos, así como la autenticidad de su contenido y de los cambios efectuados en ella. Declaración Jurada Simple = Documento Notarial que valida al portador previa identificación con el documento para realizar trámite a nombre del paciente. HSC = 4
Página :5 de 10 Formulario de Solicitud Ciudadana = Formulario utilizado por todos los servicios públicos, donde el usuario puede registrar: Reclamos, Denuncias, Sugerencias, Solicitudes, Consultas y Felicitaciones. OCSP = Oficina de calidad y seguridad del paciente. DGU= Departamento de Gestión de Usuario 6.- Desarrollo A. Solicitud de ficha clínica del titular. B. Solicitud de ficha clínica por familiar o apoderado. C. Solicitud de ficha clínica de usuario (a) fallecido (a). D. Solicitud de ficha clínica desde la Red de Salud (Hospital, Consultorio) E. Solicitud de ficha clínica de Aseguradoras y Organismos Judiciales. Desarrollo del procedimiento: A. Solicitud de ficha clínica de titular El usuario registra su Solicitud Ciudadana La funcionaria OIRS recepciona la Solicitud deja copia de cedula de identidad del usuario, entrega copia al usuario informando plazo de respuesta (15 días hábiles) y costo de reproducción ($20 por hoja). Jefa OIRS tipifica la Solicitud y registra en planilla de monitoreo Operadora Ingresa la Solicitud Ciudadana al Sistema, solicita ficha clínica a unidad de archivo y lleva a fotocopiadora. Operadora recibe fotocopia, revisa y hace vale para recaudación. Jefa OIRS prepara respuesta con VB y firma del Director(a). 5
Página :6 de 10 Operadora ingresa respuesta al Sistema y entrega copia de ficha clínica a usuario, previa cancelación de costos de reproducción. Operadora devuelve ficha clínica a unidad de archivo con libro de registro B. Solicitud de ficha clínica por familiar o apoderado Se informará al usuario que por no ser el titular, deberá traer un poder simple notarial que lo autorice para solicitar la copia de la ficha clínica y fotocopia de la cedula de identidad del titular y de quien la solicita. Una vez que el usuario traiga los documentos solicitados, registra su solicitud y se realiza el procedimiento de igual forma que el descrito con anterioridad (solicitud de ficha clínica del titular) C. Solicitud de ficha clínica de usuario (a) fallecido (a). Se informara al usuario que debe traer fotocopia de su cedula de identidad, certificado de defunción, a no ser que en la ficha este constatado el fallecimiento y documentación que acredite su calidad de heredero, certificado de nacimiento del solicitante, certificado de matrimonio del fallecido o su libreta de familia. Una vez que el usuario traiga los documentos solicitados, registra su solicitud y se realiza el procedimiento de igual forma que el descrito con anterioridad (solicitud de ficha clínica del titular) Solicitud de ficha clínica desde la Red de Salud (Hospital, Consultorio) Las Solicitudes de ficha clínica de usuarios desde la Red Pública de Salud (Hospital, Consultorios) se realizaran formalmente. Para ello el Director(a) o Jefe SOME del Hospital o Consultorio, deberá enviar una solicitud por escrito al Director(a) del Hospital, quien lo derivará al Jefe del DGU y éste será el responsable del envió de la ficha solicitada, con VB y firma del Director(a). 6
Página :7 de 10 Solicitud de ficha clínica de Aseguradoras y Organismos Judiciales. Las Solicitudes de ficha clínica desde Aseguradoras y Organismos Judiciales deberán realizarse mediante carta dirigida al Director(a) del establecimiento, quien lo derivará al departamento de Jurídica, éste será el responsable del envió de la ficha solicitada con VB y firma del Director(a). En el caso de las Aseguradoras, estas deberán solicitar sólo la información que les sea pertinente. 7.- Distribución: Director(a) Subdirector(a) Médico Subdirector(a) de Recursos Físicos y Financieros Subdirector(a) de Recursos Humanos Subdirectora de Gestión del Cuidado Oficina Jefa OIRS Oficina de Calidad y Seguridad del Paciente DGU Encargada de Participación Social 8.- Responsabilidad del Encargado: La Jefa de la OIRS, será responsable de velar por el cumplimiento del documento y proponer las modificaciones que estime pertinente. 9.- Registro: Planilla de Monitoreo de Solicitudes Ciudadanas Libro de Monitoreo de Solicitudes Ciudadanas 7
Página :8 de 10 10.- Flujograma: 8
Página :9 de 10 11.-Correcciones Corrección Fecha Descripción de Modificación Publicado en Nº documento 9
Página :10 de 10 Anexo Nº1 Formulario de Solicitud Ciudadana 10