Procedimiento Solicitud de Adquisición - Comodato

Transcripción

1 Solicitud de Adquisición - Comodato Nº 83/10 Nº de Versión / Modificación: 01/00 Fecha de Vigencia: 26/07/2010 Normas & Procedimientos Departamento de Información Hospitalaria

2 INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN Objetivo Alcance Ámbito de Aplicación Sectores Involucrados Pág.2 Pág.2 Pág.2 Pág.2 DESARROLLO 1. Análisis de la Solicitud y Emisión del Dictamen Pág.3 2. Evaluación Definitiva de la Dirección Médica / Gestión Pág.5 3. Negociación del Contrato de Comodato Pág.7 4. Firma del Contrato de Comodato, Comunicación a Interesados y Archivo Pág.9 Anexo Formularios Pág. 11 Anexo Flujogramas Pág de 15

3 INTRODUCCIÓN Objetivo Instrumentar la Operatoria relacionada con las Solicitudes de Adquisición de equipos en Comodato. Alcance El siguiente procedimiento alcanza desde el análisis y la emisión del Dictamen para aquellas Solicitudes de Adquisición de Equipamiento Médico por parte las Áreas s Gcia. de Planeamiento y Control de Gestión, Gcia. Ing. De Planta - Ing. Clínica, Gcia. Abastecimiento - Compras y Captura y Procesamiento de Señales -, la evaluación definitiva de la Solicitud por parte de la Dirección Médica y su correspondiente aprobación o rechazo, la negociación y emisión del Contrato de Comodato por parte del área de Compras en conjunto con Legales, hasta la firma del mismo, su comunicación a los interesados y su correspondiente Archivo. Quedan excluidas de este procedimiento aquellas Solicitudes de Adquisición de Comodato de Equipamiento No Médico. Las mismas, se incluirán en una segunda versión del mismo. Ámbito de Aplicación: El ámbito de aplicación del presente procedimiento incluye Hospital Central. Sectores Involucrados Presidencia, Dirección Médica, Coordinación de Internación, Servicios Médicos como sectores requirentes, Gerencia de Planeamiento y Control de Gestión, Gerencia de Abastecimiento, Gerencia de Ingeniería de Planta Ing. Clínica, Dto. Informática en Salud - Captura y Procesamiento de Señales, Gerencia de Legales, Gcia. Cust. Patrimonial. 2 de 15

4 DESARROLLO 1. Análisis de la Solicitud y Emisión del Dictamen Viene del Punto 1.2.d.c.2. del Procedimiento 30/06 Confección del Presupuesto Anual de Inversiones GCIA. PLANEAMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN 1.a. Recibe correo electrónico con los datos de la Solicitud. 1.b. Analiza la misma y emite el dictamen correspondiente en formato electrónico. Notas: Cabe señalar que por el momento cada área registrará a través de un texto libre en el mail su dictamen particular. En caso de ser necesario, se podrá comunicar con el Requirente para solicitar la información anexa que necesite. 1.c. Adjunta el dictamen al correo electrónico recibido y reenvía el mismo con acuse de recibo a la Gcia de Abastecimiento. GCIA. DE ABASTECIMIENTO Comprador 1.d. Recibe correo electrónico con los datos de la Solicitud. 1.e. Analiza la misma y emite el dictamen correspondiente en formato electrónico. Notas: Cabe señalar que por el momento cada área registrará a través de un texto libre en el mail su dictamen particular. 3 de 15

5 En caso de ser necesario, se podrá comunicar con el Requirente para solicitar la información anexa que necesite. 1.f. Adjunta el dictamen al correo electrónico recibido y reenvía el mismo con acuse de recibo a Ing. Clínica. GCIA. ING. DE PLANTA ING. CLÍNICA 1.g. Recibe correo electrónico con los datos de la Solicitud. 1.h. Analiza la misma y emite el dictamen correspondiente en formato electrónico. Notas: Cabe señalar que por el momento cada área registrará a través de un texto libre en el mail su dictamen particular. En caso de ser necesario, se podrá comunicar con el Requirente para solicitar la información anexa que necesite. 1.f. Adjunta el dictamen al correo electrónico recibido y reenvía el mismo con acuse de recibo al área de Captura y Procesamiento de señales. DTO. INF. EN SALUD CAPTURA Y PROCESAMIENTO DE SEÑALES 1.i. Recibe correo electrónico con los datos de la Solicitud. 1.j. Analiza la misma y emite el dictamen correspondiente en formato electrónico. Notas: Cabe señalar que por el momento cada área registrará a través de un texto libre en el mail su dictamen particular. 4 de 15

6 En caso de ser necesario, se podrá comunicar con el Requirente para solicitar la información anexa que necesite. Una vez realizado el análisis por las tres Áreas 1.k. Adjunta el dictamen al correo electrónico recibido y reenvía el mismo con acuse de recibo a la Coordinación de Internación para la evaluación definitiva. 2. Evaluación definitiva de la Dirección Médica COORDINACIÓN DE INTERNACIÓN Administrativo 2.a. Recibe correo electrónico conteniendo los dictámenes emitidos por las áreas y compila información para entregar a la Dirección Médica. DIRECCIÓN MÉDICA Director 2.b. Recibe información a analizar, presentada por la Coord. de Internación. Alternativa: 2.b.1. En caso que decida dar curso a la Solicitud como Comodato, lo indica en el campo correspondiente del Formulario tildando Sí. 5 de 15

7 COORDINACIÓN DE INTERNACIÓN Administrativo 2.b.1.a Comunica vía correo electrónico con acuse de recibo - al requirente sobre la aprobación. 2.b.1.b. Informa al área de Compras vía correo electrónico con acuse de recibo - sobre la aprobación de la Solicitud (continúa en punto 4 del presente procedimiento). 2.b.2. En caso que decida no dar curso la Solicitud como Comodato informa a la Coordinación de Internación indicando los motivos correspondientes. COORDINACIÓN DE INTERNACIÓN Administrativo 2.b.2.a. Comunica vía correo electrónico con acuse de recibo - al requirente, informando los motivos correspondientes. Archiva transitoriamente el Formulario por un período de un (1) mes en carpeta debidamente identificada. Luego del mencionado periodo, se destruye. (Fin del Procedimiento) DIRECCIÓN MÉDICA Director 2.b.3. En caso que decida realizar otra Sugerencia (por Ej. cambiar la modalidad de adquisición), informa al Requirente. En caso de llegar a un acuerdo para realizar la adquisición como una Inversión, continúa en el punto 2 del Procedimiento 30/06. En caso de llegar a un acuerdo para realizar la adquisición como Mutuo continúa en el Punto 1 del Procedimiento 82/10. 6 de 15

8 3. Negociación del Contrato de Comodato GCIA. ABASTECIMIENTO - COMPRAS Comprador 3.a. Recibe la comunicación sobre la aprobación de la Solicitud del Comodato. Alternativa: 3.a.1. En caso que el Modelo de Contrato sea provisto por el Hospital, da aviso al área de Legales por correo electrónico - con acuse de recibo - y solicita el mismo. GCIA. LEGALES Jefe de Departamento 3.a.1.a. Recibe comunicación y envía Modelo de Contrato, según fue solicitado, por correo electrónico - con acuse de recibo. GCIA. ABASTECIMIENTO - COMPRAS Comprador 3.a.1.b. Recibe Modelo de Contrato y completa con los datos correspondientes al equipamiento solicitado (Continúa en Punto 4.b del Presente Procedimiento). 3.a.2. En caso que el Modelo de Contrato sea provisto por el Proveedor del Equipamiento, solicita el mismo por correo electrónico con acuse de recibo. 7 de 15

9 PROVEEDOR 3.a.2.a. Recibe comunicación y envía Modelo de Contrato, según fue solicitado, por correo electrónico - con acuse de recibo. (Continúa en Punto 3.b del Presente Procedimiento). GCIA. ABASTECIMIENTO - COMPRAS Comprador 3.b. Envía Modelo de Contrato por Correo Electrónico con acuse de recibo - para su revisión a las siguientes (Áreas as): Proveedor Legales Ing. Clínica AREA REVISORA 3.c. Revisa el Contrato y realiza las sugerencias correspondientes por correo electrónico o su aprobación. Nota: Cada área revisora, estará dando su devolución dentro del plazo acordado entre las partes, y la Gcia. de Abastecimiento tomará los recaudos para poder consensuar todas las sugerencias u observaciones y dar una devolución a las mismas dentro de un tiempo razonable. 8 de 15

10 4. Firma del Contrato de Comodato, Comunicación a los Interesados y Archivo Una vez logrado un acuerdo GCIA. ABASTECIMIENTO - COMPRAS Comprador 4.a. Emite dos copias del Contrato de Comodato. 4.b. Circulariza las mismas para su firma / visado, dependiendo de la disponibilidad: Por correo: En aquellos casos en que el firmante se vea imposibilitado de trasladarse hacia el Hospital. Por Mensajería Interna: En aquellos casos en que el firmante no pueda trasladarse a la Gcia. de Abastecimiento. Las áreas adonde debe enviarse son: Proveedor ( de Firmar) Representante del Hospital Italiano (según Poder, de Firmar) Gcia. Legales ( de Visar) Servicio Requirente ( de Visar) Nota: en el caso de envío de contrato para firma fuera del Hospital, la misma deberá ser certificada. Una vez Firmadas y Visadas ambas copias del Contrato por Comodato 4.c. Envía una copia del Contrato, firmado y visado a cada uno de los siguientes para su archivo: Proveedor Presidencia Nota: Cualquier otro participante del proceso que esté interesado, podrá solicitar una fotocopia para archivar (o su correspondiente copia digital, en caso de existir la posibilidad) 9 de 15

11 4.d. Genera la Orden de Compra correspondiente por los Consumibles, según los procesos internos del Sector. 4.e. Informa por correo electrónico con acuse de recibo - a las siguientes áreas sobre la Firma del Contrato de Comodato: Gcia. Custodia Patrimonial (para registrar el Ingreso del equipamiento y luego poder realizar un seguimiento del mismo) Depósito encargado del Consumible Servicio / Sector Requirente Depósito del Bien Importante Será responsabilidad del Depósito a cargo de los consumibles asociados al equipo, realizar un control para determinar si existen desvíos entre lo solicitado por el Servicio / Sector Requirente de consumibles y lo estipulado, oportunamente, en la Orden de Compra. En caso de encontrar diferencias en más, deberá informar tanto al Servicio / Sector involucrado como así también a la Dirección Médica. El Control deberá realizarse mínimamente cada cuatro (4) meses. Fin del Procedimiento 10 de 15

12 Anexo Formularios Formulario de Solicitud de Adquisición Hoja 1 11 de 15

13 Formulario de Solicitud de Adquisición Hoja 2 12 de 15

14 Anexo Flujogramas TITULO: SOLICITUD DE ADQUISICIÓN - COMODATOS INSTITUCIÓN: HI CREACIÓN: Normas & Procedimientos FECHA: dd/mm/aa PAGINA: 1 DPTO: Información Hospitalaria Areas s de Análisis (*) Coord. de Internación Administrativo Coord. de Internación Administrativo Viene del Proced. 30/06 Recibe correo electrónico con datos de la Solicitud (*) Lás areas responsables son: - Gcia. Planeamiento -Gcia. Abastecimiento - Gcia. Ing. Planta - Ing. Clínica - Captura y Proce. de Señales Analiza y emite el dictamen en formato electrónico Adjunta dictamen al correo recibido No Participaron todas las áreas? Si Envía Correo a la siguiente área de análisis Envía Correo a la Coord. de Internación Recibe Dictamenes Compila Info y presenta a la DIrección Médica Recibe Info a Analizar A Informa al Requirente y a Compras sobre la aprobación Indica "Si" en el campo del Form. Acepta Comodato Alternativa Informa al Requirente sobre el rechazo Comunica el Motivo de rechazo a la Coord. de Int. Rechaza Comodato (1) Luego de dicho período, el Formulario se destruye Form. Sol. Inv. Archiva transitoriamente por 1 mes (1) Acuerda con el Requirente otra modalidad de adquisición Otra Modalidad Fin 13 de 15

15 TITULO: SOLICITUD DE ADQUISICIÓN - COMODATOS INSTITUCIÓN: HI CREACIÓN: Normas & Procedimientos FECHA: dd/mm/aa PAGINA: 2 DPTO: Información Hospitalaria Gcia. Abastecimiento - Compras Gcia. Legales Proveedor Ing. Clínica Comprador Jefe de Dto. Jefe de Dto. A (2) Recibe comunicación sobre la aprobación Dependiendo del Criterio de Compras, se solicitará al área de Legales o al Proveedor Solicita Modelo de Contrato según corresponda (2) Envía Modelo de Contrato por correo elect. Envía Modelo de Contrato por correo elect. Completa datos faltantes en el Modelo de Contrato Envía por Correo elect. para su revisión Recibe Contrato y revisa Recibe Contrato y revisa Recibe Contrato y revisa Informa por correo elect. las sugerencias, modificaciones o aprobación Informa por correo elect. las sugerencias, modificaciones o aprobación Informa por correo elect. las sugerencias, modificaciones o aprobación Consensúa las respuestas de las áreas Una vez logrado un Acuerdo Emite 2 copias del Contrato Gestiona la Firma/ visado de las Copias (3) (3) La firma/visado podrá realizarse en la Gcia. de Abastecimiento o mediante envío a las áreas/sectores: Proveedor, Representante del Hospital, Gcia. Legales, Sector Requirente. B 14 de 15

16 TITULO: SOLICITUD DE ADQUISICIÓN - COMODATOS INSTITUCIÓN: HI CREACIÓN: Normas & Procedimientos FECHA: dd/mm/aa PAGINA: 3 DPTO: Información Hospitalaria Gcia. Abastecimiento - Compras Comprador Presidencia Proveedor B Una vez Firmado y Visado el Contrato Envía copia del Contrato Firmada y Visada Recibe Copia del Contrato Firmado y Visado Recibe Copia del Contrato Firmado y Visado Archiva Archiva Genera OC por los consumibles (Según proceso Interno del Sector) Informa a las áreas interesadas, sobre la Firma del Contrato (4) (4) Las áreas a las que se informará son: - Gcia. Custodia Patrimonial - Depósito encargado del Consumible - Servicio / Sector Requirente - Depósito del Bien - Captura y Proces. de Señales Fin 15 de 15