Temario de informática 3.- AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS PROCESADORES DE TEXTO Programas con capacidad para la creación de documentos incorporando texto con multitud de tipos y tamaños, gráficos, efectos artísticos y prácticamente todo lo que se hacía con los programas de imprenta tradicionales. Un procesador de textos es un programa con el que se generan diferentes documentos de texto como, cartas, informes... La definición de un procesador de textos, la podemos resumir como una supermáquina de escribir, introducida en nuestro ordenador, ya que no sólo se limita a imprimir textos, sino que además puede editar, corregir, formatear, insertar dibujos, gráficos...etc. Todas estas opciones nos permitirán un manejo y versatilidad de nuestros documentos de una forma muy profesional, aparte de un ahorro de tiempo y esfuerzo incalculable. Se trata de un tipo de aplicaciones que ponen a disposición del usuario el entorno y las comodidades necesarias para escribir cartas, redactar documentos, y, en general, teclear cualquier tipo de contenidos; además, a diferencia de los convencionales editores, permiten dar formato a los párrafos, para resaltar determinadas partes o facilitar su lectura, valiéndose de color, negritas, subrayados y cursivas. A pesar de su versatilidad, es necesario distinguirlos de las herramientas profesionales empleadas en el mundo de la maquetación que ofrecen posibilidades mucho más específicas. Ejemplos de procesadores de texto: MICROSOFT WORD: De todos los procesadores de texto conocidos hasta el momento, el del paquete Microsoft Office se ha convertido en poco menos que un estándar de referencia casi obligada, dado el elevado porcentaje de usuarios que lo han instalado en su ordenador y lo utilizan. WORD PAD : Instalado por defecto en todas las versiones de los sistemas operativos de Windows, se le podría considerar el "hermano pequeño" de Microsoft Word. Es la opción ideal para aquellos usuarios que necesitan de forma esporádica un procesador con el que dar cierto estilo estético a sus escritos, sin buscar un acabado de apariencia profesional. BLOC DE NOTAS : También presente por defecto en todas las instalaciones del sistema de Windows, independientemente de la versión, este programa se muestra como la opción ideal para usuarios austeros. Al tratarse de una aplicación de posibilidades reducidas, no tendrán que familiarizarse con un complejo entorno lleno de funciones que nunca van a utilizar. HOJAS DE CÁLCULO Una Hoja Electrónica de Cálculo es un Software que funciona como herramienta para manipular y analizar números y fórmulas en filas y columnas. Esta permite organizar datos numéricos de forma que se puedan manipular en conjuntos clasificados por sus divisiones (filas y columnas) y mediante ellos se aplican fórmulas y operaciones diversas. Esta herramienta permite también transformar los datos a gráficos o hacer una presentación vistosa de los resultados de las operaciones. Las principales aplicaciones que han tenido las hojas de cálculo en la solución de problemas son: empresas, la ciencia, la ingeniería y la educación, que han utilizado la Hoja de cálculo para resolver problemas numéricos de todo tipo cuando se requiere hacer cálculos con muchas cantidades y muy grandes, al igual que trabajar fórmulas muy complicadas o trabajosas con ellas. Los problemas que se presentan en el diseño, el modelado y la simulación también son resueltos con hojas de cálculo, aunque estas sean más especializadas BASE DE DATOS Las bases son cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. Los datos suelen aparecer en forma de texto, números o gráficos. La Base de Datos tienen varios tipos entre ellos están: Base de Datos Relacional, Base de Datos Jerárquica Se puede definir una base de datos, como un fichero en el cual se almacena información de cualquier tipo. En dicho fichero la información se guarda en campos o delimitadores, por ejemplo, podemos almacenar el nombre y el apellido de las personas de modo separado, de ésta forma es posible obtener del fichero todos los nombres o todos los apellidos, tanto de forma separada como conjunta. Normalmente el número de campos que se tienen en una base varía según las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se pueda explotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la información sigue almacenada y guardada en la base de datos. Una base de datos no es sólo el fichero en donde están datos, sino que en dicho archivo se encuentra la estructura de los datos, es decir, para saber qué longitud tiene cada campo, hay que conocer cómo se llama el campo y qué longitud en caracteres tiene, así como el tipo de datos en dicho campo, porque puede contener desde letras a números o incluso otros datos más complejos, dependiendo de la estructura de la base y del sistema gestor. En realidad, aparte de los datos que son almacenados en el archivo, también hay una serie de datos, en los que se informa del tipo de campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama gestor de datos, que permite saber que cada registro (un registro es una suma de campos, por ejemplo a Ana LOPEZ LOPEZ, Ana lo guardamos en el campo Nombre y LOPEZ LOPEZ en el campo Apellidos, cada registro es cada persona que almacenamos en la base, es decir, una persona es un registro y cada registro está constituido por los campos Nombre y Apellido Un Sistema de Bases de Datos (SBD) es una serie de recursos para manejar grandes volúmenes de información, sin embargo no todos los sistemas que manejan información son bases de datos. Un sistema de bases de datos debe responder a las siguientes características:
- Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa y por tanto cualquier aplicación puede hacer uso de los datos. - Reducción de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio y además evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando nos encontramos con datos contradictorios. - Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos. AUTOEDICIÓN Programas para la edición y maquetación electrónica de documentos que se han impuesto a los tradicionales sistemas de preimpresión. Permiten crear y diseñar periódicos, revistas y todo tipo de publicaciones (QuarkXPress, PageMaker...). La Autoedición (Desktop Publishing = DTP) hace en el ordenador lo que se solía hacer mediante tijeras y goma de pegar. Los procesadores de texto de alta calidad pueden hacer mucho de lo que hace un programa de autoedición, por lo menos para un documento que sea bastante simple, pero viendo una revista de distribución nacional, si tratáramos de duplicar su diseño y calidad gráfica con un procesador de textos veríamos que HAY una gran diferencia. Para publicaciones profesionales, un programa de autoedición da el control exacto necesario y también capacidades avanzadas como la de preparar la separación de los cuatro colores para una impresión comercial. PAQUETES INTEGRADOS Suites informáticas Una suite ofimática o suite de oficina es una recopilación de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. archivos y documentos. Son ampliamente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una recopilación), hace que sea asequible adquirir toda la suite, que programa por programa, lo cual es más complejo, al tener que conseguir programa por programa, y en caso del software pagado, más caro. Generalmente en las suites ofimáticas, al incluir los programas en estas, no hay un estándar sobre los programas a incluir; pero la gran mayoría incluyen al menos un procesador de textos y una hoja de cálculo. Adicionalmente, la suite puede contener un Programa de presentación, un sistema de gestión de base de datos, herramientas menores de gráficos y comunicaciones, un gestor de información personal (agenda y cliente de correo electrónico) y un navegador web. En la actualidad las suites ofimáticas dominantes en el mercado son, por parte del software pagado, Microsoft Office, la cual posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. Respecto al software libre, está OpenOffice, desarrollado por Sun Microsystems, también con un formato para cada programa, pero de código abierto. Debido a esto y a la pobre compatibilidad entre las suites de Microsoft con otros formatos abiertos (como OpenDocument), en cada suite ofimática se hacen desarrollos que, generalmente, son poco adaptables a los cambios que hace una y otra suite. Suites ofimáticas populares Multiplataforma OpenOffice.org: Suite libre y gratuita, utiliza el estándar OpenDocument (Está conformada por los programas Writer, Calc, Impress, Draw, Base). Gnome Office: Suite libre y gratuita del proyecto GNOME (Conformada por Abiword, Gnumeric, GNOME-DB y GIMP). StarOffice: Suite libre (hasta la versión 5.2) de Sun basada en OpenOffice.org, con algunos añadidos propietarios. Corel WordPerfect Office: Suite propietaria de Corel (WordPerfect, Quattro Pro, Paradox, Corel Presentations, CorelCENTRAL y Dragon NaturallySpeaking). Lotus: Lotus SmartSuite (Word Pro, Lotus 1-2-3, Lotus Organizer, Lotus Word Pro, Lotus Approach y Freelance Graphics). Papyrus OFFICE: (Papyrus WORD, Papyrus BASE). IBM Lotus Symphony: Suite libre y gratuita, desarrollada bajo OpenOffice (Documento, Presentación, Cálculo y Explorador Web). Sólo para Mac OS y Windows Microsoft Office. ThinkFree Office. Sólo para Mac OS NeoOffice: Parte de OpenOffice.org para Mac OS X. MarinerPack. iwork: Suite propietaria de Apple. Apple Works: Suite propietaria de Apple para uso doméstico. Sólo para Windows EasyOffice. Microsoft Works: Suite propietaria de Microsoft para uso doméstico. Sólo para Unix, GNU/Linux y derivados Siag Office. KOffice: Suite libre y gratuita del proyecto KDE (KWord, KSpread, KPresenter, Kexi, Kivio, Karbon14, Krita, KPlato, KChart, KFormula, Kugar). Gnome Office: Suite libre y gratuita del proyecto GNOME MS WORD Microsoft Word es un procesador de textos que contiene todo lo necesario para generar cartas, circulares, informes y todo tipo de documentos a nivel profesional Microsoft Word utiliza un formato nativo cerrado y muy utilizado, comúnmente llamado DOC (utiliza la extensión de archivo.doc). Por la amplísima difusión del Microsoft Word, este formato se ha convertido en estándar de facto con el que pueden transferirse textos con formato o sin formato, o hasta imágenes, siendo preferido por muchos usuarios antes que otras opciones como TXT para el texto sin formato o JPG para gráficos. Las posibilidades que ofrece este procesador de texto son ilimitadas. Dependiendo de su necesidad, usará algunas constantemente y otras con menos frecuencia. Algunas de ellas se enumeran a continuación: Word cuenta con distintas plantillas estándares para la creación de documentos comerciales, incluyendo cartas, memorandos y varios tipos de boletines informativos. Puede crear personalmente sus propias plantillas si ninguna de las que incluye Word se adecuan a sus necesidades y guardarlas para futuros documentos. Podrá trabajar fácilmente con gráficos e imágenes, enriqueciendo sus presentaciones y documentos. Para ello Word dispone de numerosas imágenes prediseñadas para utilizar a nuestro antojo. Por otra parte, nos ofrece numerosas herramientas de
diseño que facilitarán sobremanera la creación y modificación de estas imágenes. Microsoft Word proporciona un amplio conjunto de funciones que pueden utilizarse para sacar el mayor partido de World Wide Web e Internet. Podrá guardar fácilmente sus documentos como páginas web y subirlos a un servidor. Automatización de tareas y programabilidad: puede utilizar funciones para la detección y corrección de errores ortográficos y gramaticales, ya sea al finalizar el documento o mientras lo está editando y será capaz de crear documentos inteligentes, programados para ofrecer ayuda mientras se están utilizando, como formularios o plantillas. En todo momento dispondrá de un asistente, proporcionado por el propio Word, que le muestra soluciones rápidas y ayuda en todo lo que está realizando en su documento. EXCEL Excel de Microsoft es una aplicación para Windows, integrada en el paquete Office. Su utilización se basa en el manejo de hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es un tipo de documento que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Su utilidad es la de realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Todo ello perfectamente ordenado gracias al sistema de celdas. A estas capacidades, hay que añadir la posibilidad de utilizar una hoja de cálculo como base de datos. Cada una de las hojas de cálculo de Excel es una cuadricula rectangular que tiene por dimensiones son 65536 filas y 256 columnas. Las filas se numeran del 1 al 65536 en sentido descendente. A su vez, las columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuación, AA, AB, hasta ZZ. La ventana muestra solo una pequeña parte de la dimensión de la hoja de cálculo de forma que podamos trabajar con comodidad. La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su número de fila, como coordenadas de ubicación en la hoja. Así, si una celda es la C3, esta estará ubicada en la columna C, fila 3. suma de los valores de las celdas A1 hasta A8 se calcula e introduce automáticamente en la celda en la que se encuentre la fórmula. Además, se pueden introducir fórmulas adicionales en las celdas A1 hasta A8, refiriéndose cada una de ellas a otras celdas y a sus contenidos, y así sucesivamente. Las hojas de cálculo, con las que trabaja Excel, están integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de macros, etc. Con Excel pueden hacerse distintos tipos de trabajos: hojas de Cálculo, Bases de Datos y diseño de gráficos, así como Macros. El Macro es un documento similar a una hoja de cálculo que contiene grupos de instrucciones para realizar tareas específicas. Las macros son un grupo de instrucciones programadas bajo entorno vba (visual basic para aplicaciones), cuya tarea principal es la automatización de tareas repetitivas y la resolución de cálculos complejos. ACCESS Microsoft Access es un Sistema de gestión de base de datos Relacional creado y modificado por Microsoft (DBMS) para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Entre las principales funcionalidades de Access se encuentran: Crear tablas de datos indexadas. Modificar tablas de datos. Relaciones entre tablas (creación de bases de datos relacionales). Creación de consultas y vistas. Consultas referencias cruzadas. Consultas de acción (INSERT, DELETE, UPDATE). Formularios. Informes. Llamadas a la API de Windows. Interacción con otras aplicaciones que usen VBA (resto de aplicaciones de Microsoft Office, Autocad, etc.). Macros. Interconexión con entornos de bases de datos de gran nivel (como por ejemplo SQL Server) a través de vinculación. Soporte de lectura de sistemas de archivos individuales (como FoxBase y similares) a través de vinculación e importación de datos. Además, permite crear frontends - o programa que muestra la interfaz de usuario - de bases de datos más potentes ya que es un sistema capaz de acceder a tablas externas a través de ODBC como si fueran tablas Access. Generalidades Cada celda contiene o bien una fórmula de cálculo, un texto (de cualquier tamaño) o un valor. Como fórmula para calcular puede indicarse directamente un cálculo, por ejemplo= (4+5). El sentido de una hoja de cálculo consiste en que en ella se pueden calcular fórmulas que se refieren a otras celdas. Una de estas fórmulas podría ser=suma(a1:a8), que en el lenguaje de las hojas de cálculo significa que la Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas aplicaciones con unos pocos conocimientos de programación. Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a
proyectos de programación de pequeño y mediano tamaño. Con Access VBA se puede llegar a tener más de 1.000.000 de registros sin problemas siempre y cuando la capacidad de la DB no supere 1,7 GB. Muchos usuarios piensan que Access tiene limitaciones en general y, como herramienta de bases de datos está pensada para una pequeña empresa, donde no disponen de grandes bancos de datos, también está dirigida para típicas bases de datos de casa. Sus limitaciones por ahora están basadas en el tamaño de la DB y en la tarea de multifunción que superando más de 20 usuarios Clientes, la DB puede fallar con bloqueos importantes. Por lo demás, Access puede tener más de 1.000.000 de registros sin dar ningún tipo de problemas. Con Access se puede hacer todo lo que uno desee, hasta la aplicación más compleja que podamos imaginar, todo depende de quién programe la DB, de cómo se estructure y de las consultas que realiza a las tablas. Está claro que utilizar índices ayuda a Access para agilizar la base de datos, pero es aconsejable no utilizarlos si se desea manejar muchos Datos; lo ideal es que la base de datos de Access se mueva, relacione y busque la información con instrucciones SQL no muy complejas. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio: Introducir datos Almacenar datos Recuperar datos y trabajar con ellos Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas. Tabla o fichero, registro y campo Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en un listín telefónico: En este listín nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre. Aquí podemos ver cómo la información referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla. Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos. Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura. Tenemos entonces lo siguiente: Tipos de campos En el listín telefónico podemos ver que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan. Tipos de base de datos: planas y relacionales Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos más de una. Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. Es posible almacenar esta información en una sola tabla?: Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz. Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas: De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos sepa de qué paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del médico). A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana. No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad. Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler La base de datos relacional estará formada por tablas. Con la característica de que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o más campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas. Cada tabla está compuesta por registros, y en este caso, cada registro contendrá la información pertinente de: un paciente, un doctor o una especialidad. A su vez, cada registro está formado por diferentes campos, por ejemplo, para la tabla pacientes tendremos los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Dirección, Teléfono, Identificador. A cada campo se le asociará un tipo de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en él, como se verá más adelante. Algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos Es importante que se tenga claro qué pasos hay que seguir al diseñar una base datos.
1. Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer. 2. Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados. Bases de datos de red El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos. Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sería del todo inviable. Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. Estas están situadas en un único ordenador -llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia)- y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ella -los llamados clientes-. Los gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, está introduciendo datos en la base. Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que está pensados únicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales. FileMaker y MS Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto. Utilidad de una base de datos Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos, almacenarlos y recuperarlos. Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos: archivadores, carpetas, etc. Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar cálculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos.