DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 23 de abril del 2014 DCA-1121

DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 23 de abril del 2014 DCA-1121 Al contestar refiérase al oficio No. 04037 Señor Alfredo Jones León Director Ejecutivo Poder Judicial Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización al Poder Judicial para contratar en forma directa con la empresa Consultécnica S.A., la actualización de los planos para la construcción del Edificio de los Tribunales de Justicia del III Circuito Judicial de San José en Hatillo, hasta por la suma máxima de 325.000.000,00 (trescientos veinticinco millones de colones). Nos referimos a su oficio No. 3157-DE-2014 de fecha 13 de marzo de 2014, recibido en este órgano contralor en la misma fecha, por medio del cual solicita la autorización descrita en el asunto. La Administración mediante oficio No. 3977-DE-2014 del 1 de abril de 2014, remitió información adicional solicitada por este Despacho por medio del oficio DCA-0903 del 26 de marzo de igual año. Asimismo, aportó información por medio del oficio No. 4496-DE-2014, del 22 de abril de 2014. I. Antecedentes y justificación. La Administración indica que requiere autorización para contratar en forma directa con la empresa Consultécnica S.A. para que realice la actualización de los planos para la construcción del Edificio de Tribunales de Justicia del III Circuito Judicial de San José en Hatillo, al amparo de lo dispuesto en el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento. Lo anterior, por cuanto el Poder Judicial tiene un déficit importante en infraestructura, lo que lo ha obligado a pagar grandes sumas por concepto de alquileres en diferentes localidades dentro de las que se encuentra Hatillo, San Sebastián, Pavas y Alajuelita. Además, las oficinas que se ubican en el Circuito Judicial Fernando Baudrit Solera también se encuentran en condiciones de hacinamiento, lo que afecta el servicio público que ahí se presta. Siendo

2 que, con la actualización de los planos y la ubicación de las oficinas de Hatillo, San Sebastián, Alajuelita y Pavas, así como las dependencias administrativas en la edificación que se construiría, se logrará satisfacer dichas necesidades y por lo tanto brindar un mejor servicio público. La Administración expone que mediante Contratación Directa 2007-798, había contratado a la empresa de referencia la actualización de los planos por una suma global alzada de 325.000.000,00 -sin reajustes-, ya que esta consultora tuvo a cargo el desarrollo de los planos originales del proyecto que cayeron en obsolescencia. Siendo que, se estima que la mejor forma de lograr la actualización de los planos de mérito es mediante la contratación directa con la firma Consultécnica S. A., por cuanto de celebrarse un procedimiento ordinario para actualizar dichos planos, se tendría que reconocer las tarifas establecidas por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitecto (CFIA), por lo que el costo de la contratación, dadas las dimensiones de la obra y el valor por metro cuadrado, se estima en 1.378.000.000,00, más la inversión inicial de 222.000.000,00 por los planos entregados y que hoy se pretenden actualizar. Caso contrario, el costo de la actualización con Consultécnica S.A. ascendería a 547.000.000,00, correspondiente a 325.000.000,00 de la actualización más 222.000.000,00 pagados por los planos originales, y no se perdería la inversión inicialmente realizada por los planos entregados por Consultécnica S. A. Así las cosas, el Poder Judicial ahorraría cerca de 831.000.000,00. De igual forma indica, que desarrollar un procedimiento licitatorio implicaría plazos mayores respecto a los de una contratación directa por excepción, aspecto que resulta de primordial importancia, debido a que el Poder Judicial ha avanzado en el proceso de constitución de un fideicomiso para financiar el desarrollo de este proyecto. Aunado a lo anterior, la Administración indica que entre otros documentos adjunta: 1- El oficio No.004-P-2014 de 12 de marzo en curso, mediante el cual la Licda. Nacira Valverde Bermúdez, Jefa del Departamento Financiero Contable, certifica la disposición de recursos presupuestarios para esta contratación. 2- La anuencia de Consultécnica S. A. a mantener los términos y condiciones de la oferta presentada con motivo de la Contratación Directa 2007-798, y en el cual aclara aspectos de la forma de pago. 3- Las declaraciones juradas de que dicha empresa no está afecta a ninguna de las causales de prohibición previstas en los artículos 22 y 22 bis del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, así como que se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales. Asimismo, con ocasión de la solicitud de información adicional formulada por este órgano contralor mediante oficio No. DCA-903 del 27 de marzo de 2013, la Administración indicó: Se aclara que la suma de 325.000,000,00 corresponde a una suma global alzada y no a una tarifa del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA). Resulta importante recordar que los servicios a contratar conciernen a una actualización de planos por lo que en su momento a Consultécnica S.A. se le reconocieron las tarifas del CFIA. Ahora lo que interesa es que actualicen dichos planos, labor que reviste características particulares, de ahí que estos servicios se hayan pactado mediante una suma global alzada ( ). Además, señaló que la forma de pago propuesta por la empresa resulta de recibo.

3 El Poder Judicial, también explicó que ( ) Consultécnica S.A. realizó cuatro propuestas previas ( ) no resultó factible albergar los despachos acordados en la edificación. Así las cosas, de contarse con la autorización del Órgano Contralor, ahora la empresa debe iniciar con la tarea de actualización de planos pero contemplando otras oficinas, labor totalmente nueva, por la que se deben pagar los 325.000.000,00 y contará con el plazo inicialmente propuesto. Se enfatiza que las propuestas elaboradas tenían carácter preliminar y resultaron necesarias para tomar una decisión pero no constituyeron un avance en la labor que ahora debe realizar la consultora. Además, la Administración indica que el cronograma de la contratación sería: Actividad Cantidad de días naturales Estudios previos y elaboración de la propuesta 90 Actualización de planos constructivos y especificaciones 90 Presupuesto detallado 22 Total 202 II. Criterio de la División. El artículo 182 de la Constitución Política establece como regla general, que toda contratación administrativa debe celebrarse por medio de los procedimientos ordinarios que correspondan de acuerdo al monto (Votos 998-98 y 13910-05 de la Sala Constitucional). Sin embargo, el sistema ordinario de contratación se complementa con mecanismos de excepción, como lo es el procedimiento de contratación directa. En ese sentido, la contratación directa procede ante circunstancias calificadas en las que no resulta conveniente implementar un procedimiento ordinario para satisfacer el interés público, toda vez que su implementación ocasionaría ( ) un serio entorpecimiento en el cumplimiento del fin público encomendado a la Administración Pública, donde el cumplimiento per se de exigencias legales más bien podría traducirse en serias alteraciones al orden institucional establecido en la propia Constitución Política. (Voto 5947-98, reiterado en el Voto 13910-05 ambos de la Sala Constitucional). Así las cosas, el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa (LCA), en concordancia con el artículo 138 y 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), establecen la posibilidad de que este órgano contralor autorice la celebración de un procedimiento de contratación directa, cuando se acredite la existencia de razones suficientes para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general o evitar daños o lesionas al interés público, aspecto que será analizado en los apartados siguientes. 1. Sobre las razones de interés público De los escritos presentados por la Administración se desprende que requiere autorización para celebrar un procedimiento de contratación directa con la empresa Consultécnica S. A., para la actualización de los planos para la construcción del Edificio de los Tribunales de Justicia del III Circuito

4 Judicial de San José en Hatillo, por la suma de 325.000.000,00 (trescientos veinticinco millones de colones). Sobre el particular, resulta de interés destacar que con ocasión de una anterior gestión, este órgano contralor mediante el oficio No. 01387 (DCA-0334) del 10 de febrero del 2014, precisó: ( ) debe indicarse que tomando en consideración que la misma Administración informa que el contrato para la actualización de planos para la construcción del Edificio del III Circuito Judicial de San José en Hatillo (contrato 129-CG-07) ha fenecido y que la contratista realizó cuatro propuestas de distribución arquitectónica para ubicar en el edificio distintos despachos, extraña a este órgano contralor de frente a la normativa vigente el sustento jurídico de la presente gestión./ Lo anterior, por cuanto de frente a un contrato cuyo plazo se extinguió no resulta jurídicamente viable autorizar su continuación tal cual lo requiere la Administración. En este sentido, se tiene que el artículo 203 de la Ley de Contratación Administrativa, en lo que resulta de interés dispone: Los contratos se extinguen por la vía normal, por el acaecimiento del plazo y la ejecución del objeto contractual. /Consecuentemente, siendo que no existe previsión expresa en el ordenamiento para que esta Contraloría otorgue autorizaciones como la solicitada por su Despacho, lo que procede es denegar la solicitud en estudio. No sin antes indicar que la posibilidad de brindar una autorización conforme lo dispuesto en el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento ( ). Así las cosas, se tiene que la Administración ha procedido de conformidad y ha remitido la solicitud de autorización en estudio; de frente a la cual resulta de interés destacar que la Corte Plena en la sesión celebrada el 28 de octubre de 2013, artículo XVIII, acordó en el punto tercero que La Dirección Ejecutiva preparará las diligencias con todos los elementos necesarios, para remitir a la Contraloría General de la República la solicitud de autorización para continuar con la actualización de los planos de la construcción del Edificio del Tercer Circuito Judicial de San José en Hatillo. (folios 137 y 175 del expediente correspondiente al oficio No. 01387 (DCA-0334) del 10 de febrero del 2014). Ahora bien, el Poder Judicial justifica la presente solicitud en el déficit importante en infraestructura, que según indica cuenta, y que le ha obligado a pagar grandes sumas por concepto de alquileres en diferentes localidades dentro de las que se encuentra Hatillo, San Sebastián, Pavas y Alajuelita. Además, de que las oficinas que se ubican en el Circuito Judicial Fernando Baudrit Solera, se encuentran en condiciones de hacinamiento lo que afecta el servicio público. De frente a lo anterior, ha quedado claro para este Despacho, las necesidades de espacio e infraestructura que esa Administración debe suplir, aspecto para lo cual, requiere como un primer paso, retomar la labor de confección de planos iniciada en un momento anterior y que por razones que no han sido objeto de análisis y valoración por este órgano en el presente oficio, no fueron concluidas en su oportunidad. Aspecto para el cual, la solicitante procura sea con la misma empresa que inicialmente desarrolló dicho trabajo, situación esta que resulta entendible desde la óptica de una sana administración de los recursos, pues para este caso, lo que se procura como lo indica la institución, es una actualización de los planos que en su momento fueron confeccionados, con lo cual el trabajo a desarrollar es sobre una base ya elaborada, y que de acuerdo con los estimados de la Administración, será a un costo inferior que por una nueva contratación. Siendo que, de conformidad con lo expuesto por la Administración, el monto a cancelar a Consultécnica S. A., es menor al que tendría que cancelar de llegar a celebrar el respectivo procedimiento de contratación, lo cual en consecuencia implicaría un ahorro institucional.

5 En este orden de ideas, resulta indudable que para la adecuada consecución del proyecto pretendido por la Administración, es indispensable contar con los planos de este, lo cual de contratarse por ejemplo por medio de un procedimiento ordinario de contratación, implicaría no solo perder la inversión ya realizada sino que además, dilatar aún más la atención de esa necesidad que según lo expresado por la Administración, es de carácter impostergable. Bajo esta línea de pensamiento, y en punto a las razones para contratar con la empresa Consultécnica S.A, es claro de lo señalado por la Administración, que dicha empresa fue la que en un primer momento desarrolló estos planos, aspecto que implica un conocimiento previamente adquirido en el diseño para efectos de su actualización, sin dejar de lado el hecho, que siendo que la actualización recaería sobre el trabajo ya realizado por esta empresa, es claro no sería viable la intervención en estos por parte de otro consultor o contratista. Así las cosas, este órgano contralor estima que resulta procedente otorgar la autorización requerida, por cuanto ésta se constituye en el medio más apto para evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Lo anterior, a efectos de que la institución a la brevedad cuente con los planos necesarios para el proyecto de construcción del tercer circuito judicial, reduciendo con ello las inversiones realizadas en arrendamientos. Aunado a que pueda solventar a la mayor brevedad los problemas de hacinamiento que dice contar en el Circuito Judicial Fernando Baudrit Solera, no sólo para la adecuada prestación del servicio que le ha sido encomendado, sino también a efectos de ofrecer a sus funcionarios el espacio idóneo para que puedan realizar sus labores. En virtud de las anteriores consideraciones, y para atender oportunamente la necesidad descrita, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 2 bis inciso c) de la LCA y 138 del RLCA, este órgano contralor autoriza la celebración de un procedimiento contratación directa para contratar a la empresa Consultécnica S. A., la actualización de los planos para la construcción del Edificio de los Tribunales de Justicia del III Circuito Judicial de San José en Hatillo, hasta por la suma máxima de 325.000.000,00 (trescientos veinticinco millones de colones). III. Condiciones bajo las cuales se otorga la autorización. La autorización se otorga condicionada a lo que de seguido se expone: 1. Se concede autorización al Poder Judicial para contratar en forma directa con la empresa Consultécnica S. A., la actualización de los planos que entregó en el año 1999 al Poder Judicial, para la construcción del Edificio de los Tribunales de Justicia del III Circuito Judicial de San José en Hatillo, hasta por la suma máxima de 325.000.000,00 (trescientos veinticinco millones de colones). 2. El objeto y plazo de la contratación estará dispuesto de la siguiente forma: Actividad Cantidad de días naturales Estudios previos y elaboración de la propuesta 90 Actualización de planos constructivos y especificaciones 90 Presupuesto detallado 22 Total 202

6 3. La forma de pago de la contratación de conformidad con lo propuesto por el contratista en el oficio sin número de fecha 12 de marzo de 2014, y aceptado por la Administración, será la siguiente: Actividad Monto Estudios preliminares 25.000.000,00 Anteproyecto 50.000.000,00 Planos Constructivos y Especificaciones Técnicas 200.000.000,00 Presupuesto Detallado 50.000.000,00 Total 325.000.000,00 4. Queda a entera responsabilidad de la Administración, la valoración realizada en el sentido que con el establecimiento de una suma alzada para cancelar el objeto que mediante el presente oficio se autoriza, no se conculca la normativa emitida por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, en cuanto al pago de honorarios profesionales. Lo cual deberá quedar acreditado de previo a la ejecución de la presente autorización. 5. La autorización que mediante el presente oficio se otorga no válida de ninguna manera las actuaciones desplegadas con anterioridad por la Administración respecto a la contratación inicialmente tramitada, ni implica valoración alguna sobre lo actuado respecto del particular, por parte del Poder Judicial. 6. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos aquí indicados. En este sentido, se tiene que la Administración informó que: ( ) Consultécnica S.A. realizó cuatro propuestas previas ( ) no resultó factible albergar los despachos acordados en la edificación. Así las cosas, de contarse con la autorización del Órgano Contralor, ahora la empresa debe iniciar con la tarea de actualización de planos pero contemplando otras oficinas, labor totalmente nueva, por la que se deben pagar los 325.000.000,00 y contará con el plazo inicialmente propuesto. Se enfatiza que las propuestas elaboradas tenían carácter preliminar y resultaron necesarias para tomar una decisión pero no constituyeron un avance en la labor que ahora debe realizar la consultora. Consecuentemente, la autorización de mérito se otorga en el entendido que, las actividades que conforman el objeto de la presente autorización se refieren a una actualización del proyecto inicialmente diseñado, de manera que se entiende que las labores propias de esta contratación, no han sido realizadas con anterioridad por Consultécnica S. A., y a ésta el Poder Judicial no le ha cancelado monto alguno por dichas actividades. 7. La autorización se otorga en el entendido que la Administración procurará la distribución de las instalaciones del Edificio de los Tribunales de Justicia del III Circuito Judicial de San José en Hatillo, en apego al buen uso de fondos públicos y de frente a la debida satisfacción de sus necesidades. 8. De conformidad con los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa, la Administración debe tener presente que es su responsabilidad fiscalizar la contratación, con la finalidad de verificar el adecuado cumplimiento del objeto contractual y contar con el recurso humano calificado para ello. 9. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior.

7 10. La Administración deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y necesario para hacerle frente a las erogaciones producto de la presente autorización. De la misma forma se deja bajo su responsabilidad, la disponibilidad y procedencia de la partida respectiva. 11. Queda a entera responsabilidad de la Administración el contar de forma oportuna, con todos los permisos y en general cualquier requisito dispuesto por el ordenamiento jurídico a efectos de proceder con la autorización que mediante el presente oficio se otorga. 12. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración, la idoneidad legal, técnica y financiera de Consultécnica S. A., valoraciones que deberán quedar acreditadas en el expediente administrativo de la contratación. 13. Para dicha contratación deberá suscribirse un contrato, el cual deberá contar únicamente con la aprobación interna de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 14. La valoración de la razonabilidad del precio por el cual se otorga la presente autorización, corresponde exclusivamente a la Administración. 15. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar y velar porque Consultécnica S. A., se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 16. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento por parte de Consultécnica S. A., de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 17. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 18. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que Consultécnica S. A., no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentren inhabilitados para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 19. La Administración deberá verificar que Consultécnica S. A., se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley 9024, si corresponde.

8 La verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del señor Alfredo Jones León, Director Ejecutivo del Poder Judicial o de quien ejerza este cargo. En caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Lic. Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Bach. Olga Salazar Rodríguez Fiscalizadora Asociada OSR/yhg Ci: Archivo Central NI: 6369-7884-9000 G: 2007003968-7