1 de 5 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y acciones a seguir para una eficiente administración y control de descuentos en cursos y programas de UPC para empleados y familiares directos 2. ALCANCE El procedimiento es administrado por el área de Desarrollo Organizacional y es de aplicación directa a todo el personal administrativo con contrato a plazo indeterminado. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR Ninguno 4. DEFINICIONES 4.1. Descuento: Es un porcentaje del precio de venta que el beneficiario deja de pagar por la compra de un servicio. 4.2. Familiar Directo: Son familiares directos del empleado: los hermanos, los hijos y el cónyuge. 4.3. Empleado: Toda persona que labora en la Universidad y se encuentra en la planilla administrativa con contrato a plazo indeterminado. 4.4. Cupos de Espera: Número de vacantes disponibles después del proceso de cierre de ventas. 4.5. Precio de Lista: Es el precio de venta al público. 4.6. Cursos y Programas: Son todos los cursos y programas de la Escuela de Postgrado de la UPC y de la División de Estudios Profesionales para Ejecutivos (EPE). 5. PROCEDIMIENTO
2 de 5 FLUJO DEL PROCESO Actividad Empleado Asistente Capacitación Gerente de Desarrollo Organizacional Asesor de Ventas EPG Jefe de Becas y Crédito Educativo Inicio Inicio 1. Solicita descuento 1 P1: EPG o EPE? EPG 2. Genera resolución EPE 2 3. Solicita aprobación 3 4. Aprueba solicitud 4 5. Registra en el sistema la matrícula y avisa al empleado 5 6. Aplica descuento 6 7. Genera resolución y solicita aprobación 7 8. Aprueba solicitud 8 9. Envía resolución 9 10. Registra y aplica descuento 10 Fin Fin DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. El empleado solicita un descuento para un programa de UPC. Existen descuentos para programas EPG y EPE y debe tener en cuenta las condiciones mencionadas en el Apéndice Consideraciones para aplicar a descuentos para programas EPE y EPG
3 de 5 P1: EPG o EPE? EPG: Ir a la actividad #02 EPE: Ir a la actividad #07 2. El Asesor de Ventas EPG genera resolución de descuento. Se completa el formato Resolución Descuento Colaboradores para el caso de colaboradores; o el formulario Resolución Descuento Familiares EPG para el caso de familiares de colaboradores. 3. El Asistente de Capacitación solicita la aprobación del documento por parte del Gerente de Desarrollo Organizacional. 4. El Gerente de Desarrollo Organizacional aprueba la solicitud. 5. El Asesor de Ventas EPG registra en el sistema de matrícula del alumno y avisa al empleado que aplicó al descuento. 6. El Jefe de Becas y Crédito Educativo se encargará de aplicar el descuento en el costo del programa seleccionado y se da por terminado el proceso. 7. Si se aplica a un programa EPE, el Asistente de Capacitación es el encargado de generar la resolución de descuento, debe llenar el formato Resolución de descuento familiares - EPE y solicita la aprobación del mismo al Gerente de Desarrollo Organizacional. 8. El Gerente de Desarrollo Organizacional procede a dar el V B a la solicitud de descuento. 9. Una vez aprobada la resolución, el Asistente de Capacitación la envía al área de Becas y Crédito Educativo. 10. Finalmente el Jefe de Becas y Crédito Educativo se encarga de registrar y aplicar descuento en el sistema.
4 de 5 6. APENDICES 6.1 Apéndice : Consideraciones para aplicar a descuentos para programas EPE y EPG 7. REGISTROS 7.1 Resolución de Descuento Colaboradores 7.2 Resolución de Descuento Familiares EPE 7.3 Resolución de Descuento Familiares EPG Cecilia Perez Belevan Director de Recursos Humanos
5 de 5 APÉNDICE CONSIDERACIONES PARA APLICAR A DESCUENTOS PARA PROGRAMAS EPE Y EPG 1. El empleado solicita el descuento personal o para algún familiar directo con la finalidad de inscribirse en algún curso y/o programa. Para ello el empleado que desee acogerse al descuento debe considerar lo siguiente: a) Deberá tener por lo menos 6 meses de antigüedad en la UPC. b) Tiene derecho a un descuento del 20% del precio de lista en todos los cursos y programas de la Escuela de Postgrado que se brinden, el cual aplica sin ser necesario un trámite gestionado por un área de la universidad. Para este caso también aplicará el personal con contrato a plazo fijo. c) El porcentaje de descuento no aplica para el Programa EPE. d) Tiene derecho a solicitar un descuento para su familiar directo del 20% del precio de lista en todos los cursos y/o programas que se brinden y están sujetos a cupos de espera y se inscriben en orden de llegada. e) El descuento en el programa EPE para los familiares de los profesores a tiempo parcial aplicará sobre el cónyuge e hijo y será a través de una recategorización. 2. Para hacer efectivo el descuento en los Programas de Postgrado, el empleado debe presentar su Fotocheck o TIU que acredite pertenecer a la planilla administrativa UPC o enviar un correo al área de ventas postgrado. Para el caso del Programa EPE, el empleado deberá enviar un correo al Asistente de Capacitación para gestionar el descuento de su familiar. 3. En caso el alumno tuviera otro descuento por convenio o institución de procedencia, prevalecerá el de mayor beneficio para el alumno. 4. El descuento del 20% en el Programa EPE solo aplicará sobre los ciclos regulares 28- y 28-02, no se considerará el ciclo de verano para la aplicación de dicho descuento. 5. Para mantener el descuento del 20% en el Programa EPE el alumno deberá mantener un promedio ponderado por ciclo de mayor o igual a 13.00.