4. DEFINICIONES 4.1. Campañas: Estrategia de Cobranzas ejecutada durante un periodo de tiempo y un perfil de empresas clientes preestablecidos.

Transcripción

1 1 de OBJETIVO El presente proceso establece los lineamientos, acciones y políticas para el desarrollo del proceso de gestión de cobranzas a las empresas que auspician los estudios de los alumnos de las unidades de negocio de Pregrado, Pregrado EPE y Escuela de Postgrado. Asimismo a las empresas deudoras por los demás ingresos que tiene UPC (Semana Universitaria, Creatividad Empresarial, entre otros). 2. ALCANCE Este procedimiento es administrado por la gerencia de Beca, Créditos y Cobranzas y es de aplicación directa al área de Facturación, Contact Center, Dirección de Inteligencia e Innovación Digital (DI2D), Comunicaciones y Empresas que tienen obligaciones de pago con UPC. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1. SICA-REG-05 Reglamento de Estudios de Pregrado 3.2. SICA-REG-18 Reglamento de Estudios EPE 3.3. SICA-REG-25 Reglamento de Estudio de Postgrado 3.4. SICA-REG- Reglamento Administrativo Académico 3.5. GFA-CCR-P-08 Proceso de Cobranza a los alumnos de Pregrado, Pregrado EPE y Escuela de Postgrado 3.6. GFA-CCR-P-05 Proceso para otorgamiento de Facilidades de Pago 4. DEFINICIONES 4.1. Campañas: Estrategia de Cobranzas ejecutada durante un periodo de tiempo y un perfil de empresas clientes preestablecidos Canales de Cobranza: Se cuentan con los siguientes canales para realizar la cobranza: - Contact Center: Aviso de vencimiento o cobranza telefónica - SMS: Aviso de vencimiento o cobranza a través de mensaje de texto - ing: Aviso de vencimiento de cobranza a través de correos masivos - Mailing: Cobranza a través de cartas a domicilio con recordatorios de pago - WhatsApp: Cobranza indirecta, se debe utilizar como informativo

2 2 de Cartera de Empresas: Conformada por empresas clientes de UPC tenga o no facturas vencidas Empresa Auspiciadora / Patrocinadora: Empresas que asumen el pago de estudios de sus trabajadores quienes se convierten en alumnos de UPC Empresa Cliente: Empresas que tienen obligaciones de pago con UPC (vencido o por vencer), los conceptos de dichas obligaciones pueden ser: auspicio de estudios de sus colaboradores (Pregrado, Pregrado EPE o Escuela de Postgrado), empresas participantes del concurso Creatividad Empresarial, empresas clientes del Fondo Editorial de UPC, concesionarios que se ubican en los Campus de UPC, entre otros tipos de venta que UPC realice hacia empresas no necesariamente por servicios educativos Empresa Morosa: Empresa cliente de UPC que tiene obligaciones de pago vencidas (facturas o letras). 5. PROCEDIMIENTO

3 3 de 13 FLUJO DEL PROCESO Actividad Asistente de Facturación Asistente de Cobranzas Coordinador de Cobranzas Asesor de Contact Center Empresa Cliente Inicio Inicio 1. Emite obligación de pago y envía comprobante. 2. Elabora base mensual y actualiza saldos. 3. Aprueba la base de gestión de empresas. 4. Realiza gestión telefónica Actualiza los saldos de cartera y reporte 5 P1.- Cancela o brinda compromiso de pago? 6. Indicar medio de recaudación usado NO SI 6 P2.- Utiliza sistemas de recaudación? SI 7. Envía sustente de pago 8. Concilia pago en EECC, actualiza saldos y elabora reporte de recuperación. 9. Envía primer recordatorio. 8 9 A NO 7 P3.- Cancela o brinda compromiso de pago? NO SI 10. Envía segundo recordatorio Realiza gestión telefónica P4.- Cancela o brinda compromiso de pago? 12. Envía notificación de reporte de central de riesgos. P5.- Cancela o brinda compromiso de pago? 13. Envía reporte a centrales de riesgo NO NO SI SI 14. Envía notificación al cliente 14 P6.- Cancela? 15. Solicita retiro de reporte en central de riesgo. 15 SI 16. Actualiza saldos y elabora reporte 16 NO Fin Fin A

4 4 de 13 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1. El Asistente de Facturación emite las obligaciones de pago de las empresas. Esta información es visualizada por el área de Cobranzas a través del sistema Spring. 2. El Asistente de Cobranzas posterior al cierre contable, elaborar la base mensual de gestión de empresa y actualizar semanalmente los saldos. 3. El Coordinador de Cobranzas aprueba la base de gestión de empresas y reporte de recupero elaborados por el Asistente de Cobranzas y los envía al Contact Center. 4. El Asesor de Contact Center realiza la gestión telefónica a los morosos, y si durante el proceso tuviera dudas o consultas el Asesor de Contact Center, este se comunicará con el Asistente de Cobranzas para absolverla. 5. El Asistente de Cobranzas actualiza los saldos de cartera en forma semanal y el reporte de recupero de forma mensual. P1.- Cancela o brinda compromiso de pago? Si: Pasa a la actividad #6 No: Pasa a la actividad #9 6. Cuando la Empresa Cliente realice el pago o cancelación de compromiso de pago, se debe indicar si utiliza algún sistema de recaudación. P2.- Utiliza sistemas de recaudación? Si: Pasa a la actividad #16 No: Pasa a la actividad #7 7. Si la empresa cliente no usa ningún sistema de recaudación, debe enviar vía cobranzaempresasupc@upc.pe el sustento de pago (voucher) al Asistente de Cobranzas.

5 5 de Con el sustento, el Asistente de Cobranzas procede a conciliar el pago en Estado de Cuenta (EECC) y actualizar los saldos, y elabora el reporte de recuperación mensual con lo que se da por finalizado el proceso. 9. En caso la Empresa Cliente no realizara el pago o cancelación, el Asistente de Cobranzas enviará la primera carta de recordatorio vía durante el mes siguiente de vencimiento de la factura. P3.- Cancela o brinda compromiso de pago? Si: Pasa a la actividad #6 No: Pasa a la actividad # En caso la Empresa Cliente no realizara el pago el Asistente de Cobranzas enviaría una segunda carta de recordatorio al domicilio fiscal. 11. El Asesor de Contact Center realiza la gestión telefónica de Campaña de Morosos solicitando la fecha de reprogramación de pago de la factura. P4.- Cancela o brinda compromiso de pago? Si: Pasa a la actividad #6 No: Pasa a la actividad # En caso de no obtener compromiso de pago por parte de la empresa el Asistente de Cobranzas envía la notificación de reporte de Centrales de Riesgos carta a domicilio central. P5.- Cancela o brinda compromiso de pago? Si: Ir a la actividad #6 No: Ir a la actividad # Si en caso la Empresa Cliente no realiza el pago o brinda compromiso de pago el Coordinador de Cobranzas procede al cierre del mes (de acuerdo al calendario de campañas), asegura que las empresas clientes se encuentren previamente notificadas e

6 6 de 13 informadas de un futuro reportes a las centrales de riesgo (Equifax- Sentinel). Luego de ello el Coordinador de Cobranzas envía la lista de Empresas Morosas y renuentes al pago para el reporte a las centrales de riesgo y se asegura que se realice de acuerdo a lo indicado en el calendario de campañas del ciclo vigente. 14. El Asistente de Cobranzas envía la notificación de reporte a Centrales de riesgo mediante una carta al domicilio fiscal de la empresa cliente. P6.- Cancela? Si: Pasa a la actividad #15 No: Pasa a la actividad # En caso la Empresa Cliente realice el pago, debe envía el sustento al Asistente de Cobranzas, el cual solicita el retiro del reporte de las centrales de riesgo y confirma a la empresa. 16. Finalmente el Asistente de Cobranzas actualiza los saldos y elabora el reporte de recuperación mensual. 6. APENDICES 6.1. Carta de recordatorio de pago 6.2. Constancia de No Adeudo 7. REGISTROS 7.1. Calendario de campañas Cobranza Empresas 7.2. Recupero Gestión Empresas Nils Lilliegren Noboa CFO

7 7 de 13 APÉNDICE CARTAS DE RECORDATORIO DE PAGO

8 8 de 13

9 9 de 13

10 10 de 13

11 11 de 13 APÉNDICE 02 CONSTANCIA DE NO ADEUDO

12 12 de 13 REGISTRO CALENDARIO DE CAMPAÑAS COBRANZA EMPRESAS LEYENDA Barrido general: Solicitar motivo de impago y compromiso Rellamada: 2da llamada agendado Gilda, Llamada solicitada SETIEMBRE Segmentación de Cartera NUMERO DE EMPRESAS IMPORTE ASOCIADO SETIEMBRE V S D RANGOS DE MOROSIDAD 0. Mas S/ 173, S/ 322, S/ 171, S/ 554, S/ 179, S/ 714, S/ 414, Por Vencer 22 S/ 73, S/ 2,604,566.57

13 13 de 13 REGISTRO 02 RECUPERO DE GESTIÓN DE EMPRESAS