INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Quinto Informe. Subsistema Control Estratégico Dificultades Grados incipientes para la articulación de los riesgos de las áreas en pro de la actualización de los mapas de riesgos de la alcaldía. Vacíos temáticos para el desarrollo efectivo del elemento de control "Contexto Estratégico". Manejo del talento humano para el desarrollo y participación de los planes y programas que la Ley establece Vacíos estructurales para la articulación de los procesos de la alcaldía en términos de cadena de valor e interacción de los mismos. Necesidades de actualización de los contenidos del código de ética y código de buen gobierno, dado por la adaptabilidad de la nueva administración al actuar operacional de la alcaldía. - Vacíos interpretativos sobre los contenidos del plan de desarrollo en lo que se refiere a líneas base y metas. -Volatilidad sobre el responsable de las funciones de la oficina control interno, auditoria o quine haga sus veces. - Incipiente integralidad en el ejercicio de la identificación, análisis y valoración de los riesgos. - Aún se percibe el funcionamiento de la alcaldía por dependencias y no por el enfoque basado en procesos - Necesidad de adecuar la estructura organizacional de la administración central del municipio de Sasaima - Barreras de resistencia a la interiorización y puesta en marcha del MECI 1000:2005, dados los hábitos proclives al proteccionismo en la realización de actividades por parte de los funcionarios de la alcaldía.
Avances Formulación del plan de acción control interno 2013. -Consolidación de los planes, programas y proyectos previstos en el Plan de Desarrollo Municipal 2012-2015, -Revisión del modelo de operación por procesos, -Profundización del concepto de administración del riesgo, -Reconocimiento de los planes de gestión para el desarrollo del talento humano, reiteración del compromiso con la implementación y puesta en marcha del Sistema de Control Interno. -Adopción del plan institucional de capacitación -Adopción del plan de bienestar laboral e incentivos -Adopción de programas de inducción y re-inducción -Exposición de la metodología de administración del riesgo en las dependencias de la alcaldía - Captura de información sobre la caracterización de procesos en cada una de las dependencias -Revisión y definición del estado actual del inventario documental del sistema de control interno MECI 1000:2005. - Se cuenta con un código de ética construido participativamente, que establece los principios y valores del Municipio - Renovación del compromiso con la implementación y puesta en marcha del modelo estándar de control interno. - Instalación de Comité de Coordinación de Control Interno - Se tienen adoptados, documentados e implementados, la Misión, Visión y objetivos institucionales - La Alcaldía Municipal imparte los lineamientos para el seguimiento al desarrollo de los proyectos institucionales, actividad encabezada por los líderes de los procesos, con la participación de todos los servidores.
- La Alcaldía Municipal propende por la participación ciudadana en aspectos claves de la gestión, lo cual se observa en la rendición de cuentas, los mecanismos interactivos de comunicación (chats, redes sociales), y validación de nuevos instrumentos de gestión. -Se tienen definidos los mapas de riesgos por procesos Subsistema Control de Gestión Dificultades - Limitaciones de tiempo para la consolidación de los procedimientos por las demandas de actividades propias de la ejecución de las funciones de los cargos, que reducen al mínimo la disposición de los funcionarios para el desarrollo de los temas de actividades de control. -Vacíos temáticos en el manejo de las políticas de operación. -Concepción definida y conocida más no administrada de las actividades que constituyen los procedimientos. -Los controles aún carecen de un método o mecanismo de seguimiento y verificación. -Aún no se percibe con claridad la funcionalidad del enfoque basado en procesos -Las actividades de control aún no están acentuadas en el que hacer operacional de la entidad, se observan controles aislados y aquellos solicitados por los entes de control -Los procedimientos operativos son faltantes de documentación parcial y operación, se tiene claro su estructura, pero depende de la memoria institucional de los empleados. -Los conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad para el manejo de indicadores no son articulados con la medición de los procesos - No se tiene claridad sobre el manejo que se le debe dar al elemento de control MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. - Respecto de la recepción y análisis de la información, es un aspecto implícito en el proceder institucional en el marco de los procesos y procedimientos establecidos. Aun no se considera de manejo de estadísticas (recolección de datos, consolidados, y análisis) y aprovechamiento de las mismas particularmente en la evaluación, retroalimentación y especialmente en la planeación y formulación de proyectos.
- Conviene revisar el comportamiento del flujo de comunicación interna versus lo establecido en el plan de comunicaciones, con miras a fortalecer de manera permanente una mayor fluidez. Avances - Formulación del plan de acción control interno 2013. -Diseño y adopción del mapa de procesos de la alcaldía municipal de sasaoma -Profundización de los conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad en el elemento de control "Indicadores". -Establecimiento del procedimiento elaboración de documentos y el procedimiento control de documentos. - Pre visualización de los procedimientos de cada área con base en el desarrollo de la observación y descripción de los mismos por parte de los dueños de los procesos, base para la documentación de las actividades que los estructuran. -Exposición de la metodología para la formulación de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad -Pre documentación de algunos procedimientos misionales - Desarrollo del concepto de proceso, procedimiento, registro y documento en las actividades visiónales, misionales, de apoyo y evaluación que se realizan en la alcaldía. - Se tienen políticas de operación, las cuales se encuentran implícitas marco de los procesos y procedimientos establecidos - Los procedimientos administrativos se encuentran documentados a la espera de revisión y actualización. - Los indicadores y controles están definidos y se encuentran a la espera de revisión y actualización. - Se tienen identificadas las fuentes de información tanto externa como interna - Se tienen en cuenta los lineamientos de la política de antitrámites, y se trabaja en la consideración de la información proveniente de la ciudadanía y partes interesadas para la visualización de las necesidades y priorización en la prestación del servicio.
Subsistema Control de Evaluación REPÚBLICA DE COLOMBIA Dificultades -Inestabilidad de la vacancia del cargo secretario de despacho encargado de la funciones de control interno, dificultades para el manejo de la evaluación del desempeño. - Confusiones sobre los distintos roles que hay entre el jefe de control interno y el representante de la dirección ante el sistema de control interno. - Aún no se tiene claridad plena sobre la función de evaluación independiente y auditoria interna - Las acciones correctivas y preventivas representa dificultades para su formulación y tratamiento. - Bajo seguimiento periódico por parte de los líderes de los procesos, a los planes de mejoramiento pactados con la contraloría. - Vacíos en el manejo del proceso de evaluación del desempeño. Avances - Elaboración y publicación en página wed alcaldía, de los informes pormenorizados de control interno de que trata la Ley LEY 1474 DE 2011, bases para el desarrollo del plan de acción de la oficina de control interno. -Rendición del informe ejecutivo anual 2012 enlace web sistemas de información encuesta MECI del Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP. -Formulación y aprobación del plan de acción CONTROL INTERNO 2013 - El control independiente se realiza con base en programación anual, en la cual se incluyen autoevaluación del sistema de control interno y reporte del informe ejecutivo anual 2011. - En respuesta a las observaciones de los organismos de control y las auditorías externas, se elaboran los planes de mejoramiento
Recomendaciones -Articular los conceptos de los elementos de control entre los procesos de cada una de las dependencias de la alcaldía. -Asegurar la idoneidad y actualización de la arquitectura documental del sistema de control interno - Ejecutar el plan acción preventivo para el aseguramiento del funcionamiento de los 29 elementos de control partiendo de las dificultades y avances vistos en el proceso de fortalecimiento y puesta en marcha del sistema de control interno de la vigencia 2012. - Asegurar el calendario de reuniones del comité de coordinación de control interno - Articular permanentemente las cuatro etapas del modelo estándar de control interno -Adoptar de manera continua la aplicación de los tres principios del control interno - Gestionar en paralelo en fortalecimiento y puesta en marcha la implementación de los 29 elementos de control del MECI 1000:2005 - Re direccionar las funciones de los implicados en el sistema de control interno conforme a la constitución, a la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias. Sasaima, Marzo de 2013 Elaboró: Secretaria de Gobierno en función de oficina de control interno Aprobó: Juan Carlos Ramos Flores - Alcalde