AL SEÑOR DIRECTOR EJECUTIVO DEL INSTTUTO NACIONAL DE ESTADISTICA: I N F O R M A REF.: SEGUIMIENTO AL INFORME AUD. EF. C.I. Nº 002.1/2010, REFERIDO AL CONTROL INTERNO DEL EXAMEN DE CONFIABILIDAD Y REGISTROS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010.. I. ANTECEDENTES 1. Antecedentes En cumplimiento al Programa Operativo Anual gestión 2012, de la Unidad de Auditoría Interna se ha efectuado el Seguimiento al Cumplimiento de Recomendaciones del Informe AUD. EF.C.I. Nº 002.1/2010 del 29 de abril de 2011, referido al Examen de Confiabilidad de los Registros Contables y Estados Financieros del Instituto Nacional de Estadística, al 31 de diciembre de 2010. La Máxima Autoridad Ejecutiva del Instituto Nacional de Estadística, en cumplimiento a la Resolución 1/010/97 de la ex Contraloría General de la República, emitió los formatos 1 y 2 de aceptación de recomendaciones y el cronograma de implantación de las mismas. 2. Objetivo del examen El objetivo fue evaluar la implantación de las recomendaciones formuladas en el informe AUD. EF.C.I. Nº 002.1/2010 del 29 de abril de 2011, referida al Examen de Confiabilidad de los Registros Contables y Estados Financieros al 31 de diciembre de 2010. 3. Objeto El objeto del examen fue la siguiente documentación: 4
Informe AUD. EF.C.I. Nº 002.1/2010 del 29 de abril de 2011, referida al Examen de Confiabilidad de los Registros Contables y Estados Financieros del Instituto Nacional de Estadística, al 31 de diciembre de 2010. Informes CITE: INE FIN 877/2012 emitido por Unidad Financiera. Documentos de Respaldo proporcionados por la Unidad Financiera, Recursos Humanos y Dirección de Administración y Servicios. 4. Alcance Nuestro examen de evaluación fue practicado en aplicación del instructivo para realización de exámenes de seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones, aprobado mediante Resolución CGR-1/010/97 de fecha 25 de marzo de 1997, por la ex Contraloría General de la Republica, hoy, Contraloría General del Estado, así como las Normas de Auditoría Gubernamental, con el propósito de satisfacernos y obtener la evidencia competente y suficiente como base razonable para sustentar las conclusiones y recomendaciones efectuadas en el informe de referencia. El alcance, comprendió la evaluación de los procedimientos administrativos implantados, así como los instrumentos de control interno incorporados en el Instituto Nacional de Estadística, por el periodo comprendido entre los meses de noviembre 2011 á octubre de la gestión 2012. 5. Metodología El seguimiento, fue realizado aplicando las siguientes técnicas y procedimientos a fin de acumular evidencia: Verbales o testimoniales, mediante entrevistas a los funcionarios que intervinieron en los procesos administrativos en el Instituto Nacional de Estadística. Documentos, obteniendo información escrita mediante la comprobación directa de evidencia que sustente las operaciones o procedimientos realizados. Físicas, mediante la comparación o confrontación de las operaciones y procedimientos del Instituto Nacional de Estadística, versus los lineamientos normativos establecidos, realizadas mediante pruebas de cumplimiento de los procedimientos de examen. 5
6. Disposición Técnicas y Legales Se considero las siguientes disposiciones: - Ley Nº 1178 del 20 de julio de 1990, Sistema de Administración y Control Gubernamental. - Normas de Auditoría Gubernamental, aprobadas por la ex Contraloría General de la Republica (actual, Contraloría General del Estado), con Resolución Nº CGR/026/2005 del 24/02/2005. - Resolución Nº -1/010/97 de fecha 25/03/1997 emitida por la ex Contraloría General de la Republica (actual, Contraloría General del Estado), relativa al seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de los informes emitidos por las Unidades de Auditoría Interna. II. RESULTADOS DEL EXAMEN De la evaluación a la implantación y cumplimiento de las recomendaciones comprendidas en el informe AUD. EF.C.I. Nº002.1/2010 del 29 de abril de 2011, sobre el Examen de Confiabilidad de los Registros Contables y Estados Financieros al 31 de diciembre de 2010, del Instituto Nacional de Estadística, se obtuvo los siguientes resultados: 1. INEXISTENCIA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Administración y Servicios: La elaboración del manual de procedimientos o procesos administrativos para todas las operaciones administrativas que realiza la Institución, el cual debe ser aprobado en las instancias que corresponde para ser puesta en vigencia y sea de conocimiento de los funcionarios encargados de su aplicación estricta a objeto de mejorar los resultados administrativos de la Institución. Asimismo, los niveles de mando tengan suficiente y adecuada supervisión sobre los niveles de su dependencia, sea administrativa u operativa, para garantizar la calidad de las operaciones desde su inicio hasta el final. 6
En el seguimiento efectuado a la fecha, no nos proporcionaron información, ni remitieron ninguna documentación de los procedimientos realizados a objeto de levantar esta observación, pese a petición mediante nota AUD. INT. 2012/0072.02, al Director de Administración y Servicios en fecha 20 de noviembre de 2012, a través de la Hoja de Ruta INE-AI. 85/2012. Por lo expuesto, se considera que esta recomendación no fue implantada, reiterándose su obligatorio cumplimiento, al Director Administrativo y Servicios, Responsable de Recursos Humanos y Responsable de Servicios Administrativos. Comentario de la Entidad En fecha 18 de diciembre de 2012 se proporciona al auditor interno el Manual de Procedimientos Administrativos del Instituto Nacional de Estadística; a fin de poner en conocimiento que se cuenta con la documentación observada. Comentario de Auditoría El informe de seguimiento, fue enviado a la Dirección de Administración y Servicios en fecha 12 de diciembre, y el manual nos fue remitido en fecha 18 de diciembre. Sin embargo, cabe aclarar que este documento no adjunta la Resolución Administrativa respectiva, razón por la cual se considera parcialmente cumplida la recomendación y se reitera hasta su aprobación final. 2. MATERIALES Y SUMINISTROS SIN MOVIMIENTO. Administración y Servicios instruya a la: Unidad de Servicios Administrativos, proceda a efectuar el análisis de la distribución de los espacios físicos en almacenes en función a la velocidad de la rotación de los materiales y suministros, otorgando prioridad aquellos ítems que son utilizados con mayor frecuencia y tomar decisiones de aquellos materiales y suministros que se encuentran obsoletos y en mal estado para sus bajas respectivas. 7
Los niveles de mando tengan suficiente y adecuada supervisión sobre los niveles de su dependencia, sea administrativa u operativa, para garantizar la calidad se las operaciones desde su inicio hasta final. De acuerdo a lo manifestado, por el Director de Administración y Servicios en forma verbal, a la fecha la recomendación se implantó de forma parcial, debido a que por Decreto Supremo se dio prioridad al censo nacional 2012. Sin embargo, de lo manifestado no remitieron ninguna documentación de los procedimientos realizados, pese a petición mediante nota AUD. INT. 2012/0072.02 de fecha 20 de noviembre de 2012, dirigida al Director de Administración y Servicios, a través de la Hoja de Ruta INE-AI. 85/2012. Por los aspectos informados, se considera que esta recomendación no fue implantada, razón por la cual se reitera su obligatorio cumplimiento. Comentario de la Entidad Con una visita o inspección en almacenes, Auditoría Interna podrá evidenciar que conforme a su recomendación los bienes con mayor rotación están a la mano, y son fáciles de ubicar. Asimismo los niveles de mando tienen suficiente y adecuada supervisión sobre los niveles de su dependencia, en este caso sobre el responsable del Almacén Comentario de Auditoría Auditoría Interna, ha realizado una inspección física con el objeto de visualizar la distribución de los espacios físicos en los almacenes, evidenciándose que los ítems con mayor movimiento se encuentran en el almacén principal debidamente identificados. Respecto a la toma de decisiones, sobre los materiales y suministros que se encuentran obsoletos y en mal estado para su baja, no se nos proporciono ninguna documentación. 8
Hemos verificado en el último organigrama aprobado en el INE, que la composición de la Dirección de Administración y de Servicios cuenta con tres jefaturas, lo que facilita la adecuada supervisión de los niveles técnicos. Por lo expuesto, se considera parcialmente cumplida la recomendación ratificándose lo concerniente a la toma de decisiones, sobre los materiales y suministros que se encuentran obsoletos y en mal estado para su baja 3. MATERIALES DE IMPRENTA DE PROYECTOS ELABORADOS EN EXCESO. Cuentas Nacionales, Dirección de Coordinación General y la Dirección de Económicas e Indicadores Económicos: Optimizar la disponibilidad de bienes de consumo, el control de sus operaciones y la minimización de los costos de almacenamiento. Analizar y definir los niveles de mínimos y máximos de existencia en el almacén en coordinación con los responsables de los Proyectos. Realizar un control adecuado sobre la disponibilidad de los materiales. Caso contrario se aplicara el Art. 118 parágrafo II inciso a) subíndice vi). En el seguimiento efectuado, mediante manifestación verbal el encargado de almacenes, señala que el almacenamiento de materiales diversos, correspondientes a diferentes proyectos se realiza en forma ordenada, responsable y adecuando el uso de los materiales. En este sentido, se ha procedido a realizar verificación física de los inventarios en los almacenes del INE ubicados en la calle Coroico, constatándose que a la fecha estos se encuentran ordenados, clasificados por ITEM e identificados con el código correspondiente. También, se ha verificado que todo el material (INE y Proyectos), se encuentran ubicado en el almacén general, de los cuales se ha obtenido muestra de reportes por Ítems. 9
Con referencia a analizar y definir los niveles de mínimos y máximos de existencia en el almacén, en coordinación con los responsables de los Proyectos, consideramos que no aplica debido a que en las observaciones realizadas era a los almacenes de los proyectos, los cuales compran solo el material requerido. Por lo expuesto, se considera que esta recomendación fue implantada. 4. FALTA DE CONTROL EN EL USO DE GASOLINA. Administración y Servicios - Almacenes: Realizar un adecuado control del manejo de la gasolina. Realizar inventarios y recuentos periódicos, planificados o sorpresivos. Los niveles de mando tengan suficiente y adecuada supervisión de los niveles de su dependencia, para garantizar la calidad de las operaciones desde su inicio hasta el final. El estricto cumplimiento al D.S. 181 de las NB-SABS Art. 119 parágrafo II inciso b) En el seguimiento efectuado, mediante nota AUD. INT. 2012/0072.02 de fecha 20 de noviembre de 2012, con Hoja de Ruta INE-AI 85/2012, se solicitó información al Director de Administración y Servicios, en este sentido nos proporcionaron la siguiente documentación: Reglamento Interno de Uso de Vehículos del INE aprobado mediante R.A. No. DGE/N 109/2012 de 25 de septiembre de 2012. Kardex de Gasolina Pedido de Material Salida de Almacenes Control en el uso de combustible Para efectos del seguimiento, se tomo como muestra el mes de octubre evidenciándose lo siguiente: 10
En el Kardex de gasolina, se ha verificado que se controla la fecha, el N de factura, los números de vale que son correlativos, el nombre de la Estación de Servicio, la cantidad de litros que ingresa, la cantidad de gasolina que se entrega mediante vales y el saldo. Además, se controla el costo unitario de la gasolina, el costo de la salida, el saldo y el nombre del chofer al que se entrega el vale. También hemos verificado que en el FORM INE T.06, se controla el uso de gasolina por vehículo anotando la cantidad de litros, la fecha, el kilometraje, el nombre del chofer y su firma y la relación de los números de vales. Por lo comentado, se considera que esta recomendación fue implantada a satisfacción. 5. INGRESO Y GASTOS POR REMATE DE BIENES SIN DOCUMENTACIÓN DE SUSTENTO SUFICIENTE. Administración y Servicios, la Unidad Financiera cumpla con las Normas y demás disposiciones legales y establecer procedimientos de control para garantizar el adecuado respaldo de los ingresos y gastos, con documentos suficiente y pertinente para futuras operaciones, asimismo, no dar curso a operaciones que no se encuentre debidamente respaldadas. La observación realizada estaba dirigida al revaluó técnico efectuado por Berthín Consultora S.R.L., habiéndose procedido al remate en subasta pública, cuyos ingresos, así como la baja de activos fijos no contaban con la documentación completa. Al respecto, en el seguimiento practicado se ha evidenciado que en el Instituto Nacional de Estadística, en la gestión bajo análisis no se ha realizado un procedimiento similar. Por lo comentado, esta recomendación será objeto de seguimiento en la gestión 2013. 11
6. ACTIVOS FIJOS CON VALOR DE Bs1 OBSOLETOS Y EN DESUSO. Administración y Servicios, proceder de acuerdo a disposiciones legales la regularización de los Bienes registrados con valores mínimos y proceder a su baja. En el seguimiento efectuado, no se ha podido obtener información, ni se remitió ninguna documentación de los procedimientos realizados a objeto de levantar esta observación, pese a petición, mediante nota AUD. INT. 2012/0072.02 al Director de Administración y Servicios de fecha, 20 de noviembre de 2012, a través de la Hoja de Ruta INE-AI. 85/2012. Por lo expuesto, se considera que esta recomendación no fue implantada, razón por la cual se reitera su obligatorio cumplimiento, al Director de Administración y Servicios, Responsable de Servicios Administrativos, y Profesional de Activos fijos. Comentario de la Entidad Debido a que todos los esfuerzos se concentraron en las actividades propias del CENSO, no se pudo realizar la contratación de una empresa que realice la revalorización técnica de activos fijos, base para la cual se podrá determinar exactamente la disposición de los mismos. Por lo cual se pondrán los esfuerzos necesarios para reprogramar recursos en la gestión 2013, y contratar a una empresa especializada. 7. DEFICIENCIAS EN EL CONTROL Y MANEJO DE LOS VEHÍCULOS Administración y Servicios considerar lo siguiente: Implementar un adecuado control sobre la salvaguarda (seguro), manejo y uso de los vehículos de la entidad. Verificación física del parque automotor a nivel nacional (Oficina central y oficinas regionales), por lo menos una vez durante la gestión. Registro oportuno de los activos fijos donados oficialmente sean transferidos, a objeto de ejercer control sobre los mismos. 12
En el seguimiento efectuado, hemos evidenciado que en la presente gestión se adquirió 60 vehículos, los cuales cuentan con el seguro respectivo, sin embargo, los demás vehículos no cuentan con seguro. Con referencia a la verificación física del parque automotor de la Entidad, según información obtenida se efectúa inventario a nivel nacional, al cierre de gestión. En relación al faltante de un vehículo, cuyas características son las siguientes: código INE-1-DF-05-01-01, camioneta, cabina simple TOYOTA, color Beige con placa 802-RGP, costo histórico Bs96.520,08, solicitamos información a la Unidad de Asesoría Legal, mediante nota CITE: AUD. INT. 2012/0086.02, sin respuesta a la fecha de cierre del presente informe. En este sentido, Auditoría Interna efectuara un relevamiento de información, a fin de determinar su auditabilidad en la gestión 2013. Por último, con referencia al Jeep marca Suzuki color beige año 2006, por información obtenida de activos, se estaría tramitando la documentación legal, ya que se trata de una donación de la Embajada de Suecia. Por lo mencionado, se considera parcialmente cumplida la recomendación, razón por la que se ratifica en todos sus acápites, hasta su cumplimiento total. Comentario de la Entidad No es evidente que aparte de los 60 vehículos adquiridos para el CENSO, los demás no cuenten con seguro, rogamos verificar esta situación. En relación al faltante de un vehículo, camioneta, cabina simple TOYOTA, color Beige con placa 802-RGP, la Unidad de Asesoría Legal debe informar al respecto, ya que ellos tienen el trámite en su poder. Finalmente el trámite del vehículo donado por la cooperación Sueca ya está a punto de concluir en estos días con la entrega de documentos al INE para la tramitación de las placas 13
Comentario de Auditoría En fecha posterior a la remisión del presente informe, se nos proporciono fotocopia de las pólizas de seguro de 30 vehículos que corresponde al parque automotor en funcionamiento. 8. DEFICIENCIAS EN LOS PROCEDIMIENTOS DE VENTA DE SERVICOS. Administración y Servicios, instruir a la Unidad Financiera: Aplicar procedimientos de control que aseguren la emisión de facturas y el estricto cumplimiento descrito en la Normativa vigente relacionado a la emisión de facturas. Los niveles de mando tengan suficiente y adecuada supervisión sobre los niveles de su dependencia, para garantizar la calidad de las operaciones desde su inicio hasta el final. En el seguimiento efectuado, se ha evidenciado que actualmente las facturas que otorga el Instituto Nacional de Estadística tienen fecha límite de emisión al 19 de septiembre de 2013. Adicionalmente, mediante informe CITE: INE FIN 877/2012 con hoja de ruta INE-FIN-100-2012 de fecha 30 de noviembre de 2012, emitido por el Jefe de Unidad Financiera, se expone que a la fecha no tuvieron incumplimientos de parte del responsable de caja, razón por el cual el cierre de caja al 31 de diciembre de 2011 se efectuó sin observaciones. Adicionalmente, se ha verificado que en fecha 28 de mayo de 2012 el Jefe de la Unidad Financiera, mediante Instructivo sin número, alecciona al responsable de caja el cumplimiento de sus funciones en base a la Normativa Vigente, adjunta. Por las consideraciones realizadas, se considera que la recomendación fue debidamente implantada. 14
9. PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD MENOR INCOMPLETO. Administración y Servicios, instruir al Responsable de Servicios Administrativos: El estricto cumplimiento de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicio, Decreto Supremo Nº 181 y su Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. En caso de repetirse, el incumplimiento genera Responsabilidad por la Función Pública y se procederá a las sanciones establecidas en el RE SABS numeral 8. La observación realizada, estaba dirigida a que no se nombro responsable de evaluación, en este sentido se procedió a efectuar consulta verbal al SICOES, si era necesario el nombramiento de responsable de evaluación cuando se nombro la Comisión de Calificación, al respecto nos indicaron que era opcional, es decir que se puede elegir entre el responsable de evaluación o la comisión de calificación. En ese sentido, en la muestra seleccionada se verificó que los procesos de contratación menor realizados en el Instituto Nacional de Estadística, se efectúan en cumplimiento de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, Decreto Supremo Nº 181 y su Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Bienes Servicios. Cumpliendo con la designación del Responsable del Proceso de Contratación (RPC - RPA) y la designación de la Comisión de Calificación, cuya responsabilidad es emitir informe de Adjudicación y Recomendación previa evaluación de los procesos convocados. El proceso evaluado fue la Adquisición de Equipos de Oficina para el Proyecto Fortalecimiento de la Capacitación Estadística y la Base de Información para la Planificación Basada en las Evidencias Por las consideraciones expuestas, se considera que esta recomendación fue debidamente implantada. 15
10. INCUMPLIMIENTO EN LOS PLAZOS ESTABLECIDOS EN EL DOCUMENTO BASE DE CONTRATACIÓN. Administración y Servicios, instruir al Responsable de Servicios Administrativos: El estricto cumplimiento de la norma Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, Decreto Supremo Nº 181 y su Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. En caso de repetirse, el incumplimiento genera Responsabilidad por la Función Pública y se procederá a las sanciones establecidas en el RE SABS numeral 8. La observación efectuada fue realizada al incumplimiento del cronograma en los procesos de contratación menor. En la evaluación practicada, se ha tomado como muestra el proceso de adquisición de Material Eléctrico de Red y Otros, evidenciado que se ha dado cumplimiento al cronograma de plazos establecido en el Documento Base de Contratación DBC, publicados en el SICOES (Form. 100) CUCE N 12-0206- 00-341509-1-1, habiéndose verificado los siguientes documentos: Proceso S/DBC S/Aud. Fecha de Publicación del DBC - SICOES 15/10/2012 15/10/2012 Presentación de propuestas 19/10/2012 19/10/2012 Apertura de sobres 19/10/2012 19/10/2012 Fecha de adjudicación 29/10/2012 29/10/2012 Fecha de entrega definitiva del bien 13/11/2012 07/11/2012 En la muestra verificada, se puede evidenciar que los plazos establecidos en el Documento Base de Contratación, estuvieron de acuerdo a lo establecido en las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobadas por el Decreto Supremo Nº 181 y en conformidad a lo verificado por auditoría. 16
Por lo expresado, se considera que la recomendación fue debidamente implantada. 11. INCUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE MATERIALES. Recomendamos a la Máxima Autoridad Ejecutivo a través de la Dirección de Administración y Servicios instruir a la Unidad de Servicios Administrativos: El estricto cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. Los niveles de mando tengan suficiente y adecuada supervisión sobre los niveles de su dependencia, para garantizar la calidad de las operaciones desde su inicio hasta el final. Remita el caso al sumariante de la Institución de acuerdo al D. S. Nº 23318- A Reglamento de la Responsabilidad por la Función Publica, modificado por el D.S. Nº 26237 en función a las atribuciones de los Art. 18 (proceso interno) y Art. 21 (sumariante) y tome las acciones correspondientes. La observación realizada estuvo referida al incumplimiento de la entrega de materiales adquiridos por el INE por dos Empresas, TAURO y MADEPA S.A. En el seguimiento evidenciamos, que los responsables de contratación registraron en el SICOES, a la Empresa TAURO por el incumplimiento de la entrega total de la mercadería. Con referencia a la Empresa MADEPA S.A., que entrego en forma parcial, Auditoría Interna, mediante nota CITE: AUD. INT. 2012/0087.02, solicitó información al Sumariante, sobre este caso. Mediante nota INE SUM SMG/007/2012 de fecha 4 de septiembre, se informa la existencia del Proceso Sumario N 16/2011 el cual refiere inicio de procesos sumarios administrativos contra servidores y ex servidores públicos en atención al informe de Auditoría AUD.EF.CI N 002/11. Por lo mencionado, se considera cumplida la recomendación. 17
12. DEFICIENCIAS EN LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO DE LOS COMPROBANTES. Administración y Servicios, instruir a la Unidad de Recursos Humanos y Capacitación: Personal encargado de los documentos de respaldo y descargos que se tenga más diligencia en la recepción y su respectiva revisión. La implementación de nuevos controles más efectivos sobre la recepción de documentos. Los niveles de mando tengan suficiente y adecuada supervisión sobre los niveles de su dependencia, para garantizar la calidad de las opciones desde su inicio hasta el final. La deficiencia reportada, estaba referida a errores en la recepción y llenado de formularios, informes, memorándums y demás planillas, del Pago de Servicios de Consultores de Línea. A efectos de evidenciar si la deficiencia reportada fue superada, se tomo como muestra tres procesos de pago de consultores en línea, dos como Profesionales en Estadísticas e Indicadores Económicos y uno en Cuentas Nacionales, habiéndose verificado lo siguiente: Formulario IVA, consigna el nombre de los consultores. En el proceso no se encontraron documentos corregidos. Contrato, consigna las firmas del Director General Ejecutivo, Director de Administración y Servicios y de la Contratada. Los formularios adjuntos consignan la información requerida. Los nombres de los consultores se encuentran sin errores. En la muestra revisada hemos verificado que existe control en la recepción de documentos. Por las consideraciones expuestas, se considera que esta recomendación fue implantada. 18
13. IRREGULARIDADES EN EL REEMBOLSO DE VIÁTICOS PASAJES Y Administración y Servicios considerar los siguientes aspectos: Ejercer mayor supervisión sobre el registro contable de manera que no se registren operaciones sin el respaldo de la documentación suficiente y competente. Programación adecuada de los recursos para un mejor desarrollo de las actividades según entidad. Respecto a la presente deficiencia, se efectuara una auditoria especial de pasajes y viáticos de las gestiones 2009 y 2010 a fin de establecer posibles indicios de Responsabilidad por la Función Publica. Pese a los requerimientos realizados por Auditoria, no nos proporcionaron documentación ni información alguna a objeto de evaluar su cumplimiento, por esta razón, se considera no cumplida la recomendación, ratificándose en su integridad. Comentario de la Entidad Los descargos presentados por el personal del Instituto Nacional de Estadística son revisados minuciosamente por el personal responsable de revisión de descargos de la unidad de contabilidad; en cumplimiento al reglamento de pasajes y viáticos y las normas establecidas por impuestos internos, es por esta razón que no se tienen observaciones de este tipo en la gestión 2011. Y no se reincide en la presente gestión Comentario de Auditoría Para fines de seguimiento, se realizó la solicitud de comprobantes por viajes al exterior, lo cual no fue proporcionado, en fecha posterior al envío del presente informe se nos informo que en la presente gestión no se efectuaron viajes al exterior, por esta razón esta recomendación será objeto de seguimiento en la siguiente gestión. 19
14. INCUMPLIMIENTO AL INSTRUCTIVO DE CIERRE. Administración y Servicios: Coordinar con sus respectivas Unidades el estricto cumplimiento del cronograma de cierre de presupuesto, contable y de tesorería emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas y la Minuta de instrucción emitida por la MAE adjunto al instructivo de cierre de la institución. Caso contrario, de repetirse el incumplimiento genera responsabilidad por la Función Pública y se procederá a las sanciones establecidas. Hemos verificado el instructivo emitido por el Director de Administración y Servicios del Instituto Nacional de Estadística, en cual se encuentra en conformidad al Instructivo para el Cierre Presupuestario, Contable y Tesorería del la Gestión Fiscal 2011 emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Con referencia a la ejecución de inventarios físicos de los activos de la Entidad, se ha verificado que el 30 de diciembre del 2011, fue efectuado este procedimiento, levantándose el acta correspondiente firmada por los participantes incluyendo a un funcionario de Auditoría Interna. Por lo narrado, se considera cumplida la recomendación. 15. DEFICIENCIAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA. Administración y Servicios, instruya a la Unidad Financiera: La documentación de respaldo de las operaciones financieras que realice la entidad debe ser archivada siguiendo un orden lógico de fácil acceso y utilización. Implantar el uso de formularios prenumerados debiendo mantener la correlatividad numérica como medida de control que garantice la integridad de la información y el registro cronológico de las transacciones. 20
Los de niveles demando tengan suficiente y adecuada supervisión sobre los niveles de su dependencia, para garantizar la calidad de las operaciones desde su inicio hasta el final. En la gestión 2012 existió alta rotación de personal, y debido a que la Unidad de Administración y Servicios no contaba con el personal suficiente, no se habilitó el funcionamiento de Caja Chica. Por lo comentado, se considera que la recomendación a la fecha no es aplicable. 16. DEFICIENCIAS EN LOS PROCEDIMIENTOS DE VENTA. Administración y Servicios instruya a la Unidad Financiera: Aplicar procedimientos de control que aseguren la emisión de facturas y el estricto cumplimiento descrito en la normativa vigente relacionado a la emisión de facturas. Los niveles de mando tengan suficiente y adecuada supervisión sobre los niveles de su dependencia, para garantizar la calidad de las operaciones desde su inicio hasta el final. Esta recomendación se considera no aplicable, debido a que está duplicada con la deficiencia Nº 8. 17. DEFICIENCIAS EN EL CONTROL DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN PORTÁTILES. Administración y Servicios instruya a la Unidad de Servicios Administrativos en coordinación con el área de Activos Fijos lo siguiente: Programar la toma de inventarios en forma periódica a objeto de contar con información actualizada sobre los equipos portátiles. Establecer oportunamente responsabilidades por mal uso, negligencia y sustracción. 21
De los niveles de mando tengan suficiente y adecuada supervisión sobre los niveles de su dependencia, para garantizar la calidad de las operaciones desde su inicio hasta el final. En el seguimiento efectuado a la fecha, no se ha podido obtener información, ni remitieron ninguna documentación de los procedimientos realizados, pese a solicitud realizada mediante nota AUD. INT. 2012/0072.02 al Director de Administración y Servicios en fecha 20 de noviembre de 2012, a través de la Hoja de Ruta INE-AI. 85/2012. Por lo expuesto, esta recomendación se considera no implantada, razón por la que se reitera su obligatorio cumplimiento. Comentario de la Entidad La recomendación es aceptada. Cabe mencionar y aclarar que todas las actividades se centraron en apoyar a la realización del CENSO 2012, más aún con la promulgación del DS 1301. III. CONCLUSIÓN En el informe objeto de seguimiento se efectuaron 17 recomendaciones y su cumplimiento fue de acuerdo al siguiente resumen: Recomendación Nº de Porcentaje Recomendación % Implantadas 8 47 Parcialmente Implantadas 3 17 No implantadas 2 12 No Aplicable 2 12 Otros 2 12 Totales 17 100 En el actual seguimiento, se ha observado que han existido los siguientes obstáculos: Alta Rotación de funcionarios del Instituto Nacional de Estadística, que originó que el personal nuevo, se interiorice y analice las observaciones emitidas por Auditoría Interna, en el momento de efectuar el seguimiento. 22
De acuerdo al Artículo 2 del Decreto Supremo 1305 de 21 de septiembre de 2012, se declaró prioridad nacional al Censo Nacional de Población y Vivienda 2012 (CNPV 2012), señalando que las autoridades públicas y/o privadas, instituciones, organizaciones y población en general, deben prestar su apoyo y participar en su realización, aspecto que ocasiono que los funcionarios dependientes del INE prioricen las actividades del Censo, postergando la regularización de las recomendaciones de auditoría. Asimismo, cabe recalcar que el incumplimiento de recomendaciones de Auditoría Interna, podría originar indicios de Responsabilidad por la Función Pública. IV. RECOMENDACIÓN A efectos de obtener respuestas de la Dirección de Administración y Servicios en cumplimiento del Art. 3º de la Resolución Nº CGR-1-010/96, emitido por la Ex Contraloría General de la República, actual Contraloría General del Estado, se hizo conocer mediante nota AUD INT 2012/093.02, el presente informe de seguimiento. Es cuanto informamos a su autoridad, para fines consiguientes La Paz, diciembre 26 de 2012 23