Estudio Estado del Arte Mantenimiento en Colombia - 2008 Informe Final Comisión Nacional de Mantenimiento & Mecánica Asociación Colombiana de Ingenieros ACIEM Agosto de 2009 1
TABLA DE CONTENIDO Presentación Institucional ACIEM... 5 Agradecimientos... 6 1. OBJETIVO DEL ESTUDIO... 7 2. METODOLOGÍA... 8 2.1. Muestra... 8 2.2. Técnica... 8 2.3. Procesamiento... 9 Resultados... 9 3. GESTIÓN... 11 3.1. Gestión del mantenimiento... 11 3.1.1. Factores que más impactan en la gestión del mantenimiento en Colombia... 12 3.1.2. Lo que más valora la dirección de la empresa... 14 3.1.3. Satisfacción con el servicio de mantenimiento subcontratado... 17 3.1.4. Participación del área de producción en mantenimiento... 18 3.1.5. Problemas más comunes en la gestión de mantenimiento... 20 3.1.6. Ubicación del cargo del responsable de mantenimiento... 20 3.1.7. Remuneración... 22 3.1.8. Contratación del mantenimiento... 23 3.1.9. Tipo de software utilizado... 24 3.1.10. Tipo de mantenimiento según tamaño de la empresa... 26 3.1.11. Herramientas más utilizadas para mantenimiento predictivo... 27 3.1.12. Protección del medio ambiente en los procesos de producción... 28 3.1.13. Evolución de la maquinaria en los procesos productivos... 30 4. COSTOS... 32 4.1.Tipo de contratación de mayor incidencia en la inversión anual de Mantenimiento... 32 4.1.1. Presupuesto dedicado a mantenimiento por tamaño de empresa... 33 4.1.2. Reporte de costos de mantenimiento... 35 2
5. FORMACIÓN... 38 5.1.Nivel al que se orienta la capacitación en la empresa... 38 5.1.1. Factores que afectan la capacitación... 39 6. CONCLUSIONES... 40 6.1. Gestión... 40 6.2. Costos... 40 6.3. Formación... 41 6.4. Perspectivas... 41 3
TABLA DE GRÁFICOS Gráfica 1. Factores que más impactan la gestión del mantenimiento en Colombia Análisis comparativo 1990-2006 2008.... 12 Gráfica 2. Factores que más impactan en la Gestión del Mantenimiento en Colombia - Encuesta 2008... 13 Gráfica 3. Lo que más valora la Dirección de la empresa- Comparación 1990-2006 - 2008... 14 Gráfica 4. Lo que más valora la dirección de la empresa - Encuesta 2008... 16 Gráfica 5. Nivel de satisfacción con el mantenimiento subcontratado - Comparación 1990-2006 - 2008... 17 Gráfica 6. Participación del área de producción en mantenimiento. Comparación 1990-2006 - 2008... 18 Gráfica 7. Participación del área de producción en mantenimiento - Encuesta 2008... 19 Gráfica 8. Problemas más comunes en la gestión de mantenimiento Encuesta 2008... 20 Gráfica 9. Dependencia a la que está asignada el área de mantenimiento Encuesta 2008... 21 Gráfica 10. Nivel del cargo en mantenimiento Encuesta 2008... 21 Gráfica 11. Rango de salario de profesionales en mantenimiento Encuesta 2008... 22 Gráfica 12. Quién ejecuta el mantenimiento en la empresa Encuesta 2008... 23 Gráfica 13. Tipo de subcontratación del mantenimiento Encuesta 2008... 24 Gráfica 14. Tipo de software utilizado Encuesta 2008... 24 Gráfica 15. Tipo de mantenimiento según tamaño de la empresa Encuesta 2008... 26 Gráfica 16. Herramientas más utilizadas para mantenimiento predictivo Encuesta 2008... 27 Gráfica 17. Existe política en la empresa para protección del medio ambiente en los procesos de producción Encuesta 2008... 28 Gráfica 18. Edad de la maquinaria por tipo de empresa Encuesta 2008... 29 Gráfica 19. Evolución de la maquinaria en los procesos productivos Encuesta 2008... 30 Gráfica 20. Tipo de contratación de mayor incidencia en la inversión anual de Mantenimiento Comparación 1990 2006-2008... 32 Gráfica 21. Porcentaje promedio del presupuesto dedicado a mantenimiento por tamaño de empresa Encuesta 2008... 33 Gráfica 22. Tiempo de información sobre costos de mantenimiento Encuesta 2008... 34 Gráfica 23. Reporte de costos de mantenimiento Encuesta 2008... 35 Gráfica 24. Nivel al que se orienta la capacitación en la empresa... 38 Gráfica 25. Factores que afectan la capacitación Encuesta 2008... 39 4
Presentación Institucional ACIEM ACIEM es la Asociación Colombiana de Ingenieros, gremio profesional de la Ingeniería en Colombia con 52 años de existencia cuya misión es brindar servicios oportunos y adecuados a sus Afiliados y actuar en calidad de Cuerpo Técnico Consultivo del Gobierno Nacional (Ley 51 de 1986) en asuntos relacionados con la Ingeniería en los sectores de: Educación, Energía, Telecomunicaciones, Mantenimiento, Mecánica, Medio Ambiente y Empresarial, entre otros. ACIEM cuenta con Afiliados (profesionales y estudiantes) que buscan a través de la Asociación, ampliar su horizonte de conocimiento, identificar nuevas oportunidades profesionales y empresariales con el fin de proyectarse a nivel nacional e internacional y así mismo aportar en la construcción del pensamiento gremial en sectores estratégicos donde el Congreso de la República o el Gobierno Nacional toman decisiones trascendentales de alto impacto para la Ingeniería y para la sociedad colombiana. ACIEM Cundinamarca cuenta con un Centro de Negocios (CDN) responsable de apoyar el crecimiento y fortalecimiento de las Mipymes de Ingeniería, gracias a la importante experiencia adquirida en el proyecto internacional de desarrollo de proveedores que el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo a través de Fomipyme financiaron entre el 2005 y el 2008, con resultados exitosos a todo nivel. ACIEM Cundinamarca está certificada bajo la norma ISO 9001:2000 otorgada por Bureau Veritas (BBQi Colombia), en los procesos: Servicios al Ingeniero, Capacitación y Estudios Técnicos, que la ubica como el primer gremio profesional de Ingeniería en Colombia con esta distinción, gracias a la calidad de sus servicios ofrecidos a los Ingenieros colombianos. Desde el año de 1990, ACIEM Cundinamarca, con el apoyo de la Comisión de Mantenimiento & Mecánica, viene impulsando el estudio del Estado del Arte del Mantenimiento en Colombia, con el fin de conocer la manera como las empresas aplican las buenas prácticas de Ingeniería en el campo del Mantenimiento a nivel de: gestión, costos y formación. 5
Agradecimientos La Asociación Colombiana de Ingenieros, ACIEM, Capítulo Cundinamarca, expresa un público reconocimiento a los invaluables aportes de distintos profesionales en el Estudio del: Estado del Arte del Mantenimiento en Colombia 2008. Agradecimiento especial a: Junta Directiva. ACIEM Cundinamarca Luz Marina Oviedo. Directora Ejecutiva. ACIEM Cundinamarca María Orquídea Escobar y Octavio Escobar. Consultores del Estudio Participantes del Congreso Internacional de Mantenimiento. ACIEM 2008 Participantes en los seminarios de ACIEM Cundinamarca 2008 Comisión Nacional de Mantenimiento & Mecánica ACIEM Análisis de resultados de la encuesta de mantenimiento: - Edgar Bernal - Aleck Santamaría - José Luis Saavedra - Gustavo Zúñiga - Gonzalo Rodríguez - Javier Castro - Luis Alberto Forero - Jorge Iván Murillo - Jorge Álvarez - Gustavo Muñoz - Víctor Calderón - Edgar Velasco - Raúl Sánchez - Mauricio Ramos - Milton López Rubén Darío Fontecha. Coordinador de Calidad. ACIEM Cundinamarca Miguel Antonio Lemus. Jefe Departamento Imagen Corporativa. ACIEM Cundinamarca Carlos Alberto Espitia. Director Información & Prensa. ACIEM Cundinamarca 6
1. OBJETIVO DEL ESTUDIO Presentar un análisis del Estado del Arte del respecto a: Gestión Costos Formación El presente informe tomó análisis comparativos de las encuestas de mantenimiento ACIEM: 2008, 2006 y 1990 en cada uno de estos aspectos, donde participaron profesionales del área de mantenimiento aportando su conocimiento y experiencia con el fin de observar tendencias históricas y estado actual de la industria. Entre las principales conclusiones del estudio se destacan: Necesidad de formación, capacitación y actualización permanente en los niveles directivos, administrativos y operativos del mantenimiento para enfrentar adecuadamente los desarrollos tecnológicos de la industria. La disponibilidad de las instalaciones y el control de costos, son factores prioritarios en la productividad y en la competitividad empresarial para afrontar los retos del mundo globalizado. La calidad en los procesos empresariales adquiere cada vez mayor relevancia para garantizar que los productos y servicios respondan efectivamente a las necesidades de los clientes. La tendencia del outsourcing o tercerización del mantenimiento, ha tenido mayor desarrollo y aceptación basado en la relación contratante - contratista. La incorporación del uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) al área de mantenimiento ha permitido: optimizar procesos, obtener información estratégica en tiempo real, realizar seguimiento y control más adecuados a los procesos, medir efectivamente el desempeño de maquinaria y equipos, facilitando a su vez la detección temprana de fallas y toma de decisiones estratégicas. 7
2. METODOLOGÍA 2.1. Muestra A través de los eventos institucionales de ACIEM (congresos, seminarios, cursos, Portal de Ingeniería ACIEM: www.aciem.org) se aplicó la encuesta del Estado del Arte del Mantenimiento a 290 Ingenieros vinculados al área de mantenimiento de distintos niveles directivos, administrativos y operativos de empresas, sectores y regiones de toda Colombia. Entre otros, se destacan los siguiente sectores que participaron en la aplicación de la encuesta: Energía eléctrica Petróleo Gas Carbón y Minería Telecomunicaciones Bebidas y alimentos Siderúrgicas Servicios públicos Automotriz Servicios de Ingeniería Servicios de Mantenimiento 2.2. Técnica Se utilizó una encuesta estructurada auto - aplicada, diseñada por ACIEM a partir de los estudios institucionales efectuados en años anteriores sobre el estado mantenimiento en Colombia en las áreas de gestión, costos y formación. Así mismo, se realizaron varias sesiones con expertos de mantenimiento, con el fin de contar con su conocimiento profesional y empresarial para analizar los resultados estadísticos y complementar la información obtenida de la encuesta. 8
Finalmente se acudió a fuentes secundarias para efectuar los análisis comparativos con los resultados de los estudios de 1990 y 2006. 2.3. Procesamiento El procesamiento de las encuestas se realizó mediante el software estadístico Paquete Estadístico para las Ciencias Sociales (SPSS), herramienta diseñada para la tabulación y manejo estadístico de encuestas. De igual manera, se tuvo como base, las variables establecidas en la encuesta de mantenimiento y los cruces y análisis comparativos solicitados por la Comisión Nacional de Mantenimiento & Mecánica de ACIEM. Los resultados cuantitativos se integraron a los aportes conceptuales expresados por los expertos en las distintas sesiones de grupo realizadas a lo largo del proceso de análisis de la información. Resultados A continuación se describen los resultados de las áreas de gestión, costos y formación en mantenimiento, derivados de la encuesta 2008 y en comparación con estudios anteriores (1990 y 2006). 9
GESTIÓN 10
3. GESTIÓN 3.1. Gestión del mantenimiento En este campo se abordaron aspectos relacionados con: Factores que más impactan la gestión del mantenimiento Lo que más valoran las empresas para desarrollar sus procesos Los problemas más críticos El nivel de satisfacción en relación con los trabajos contratados de mantenimiento El tipo de contratación, ubicación y remuneración del responsable de mantenimiento Relación del mantenimiento con las áreas de producción Relación mantenimiento medio ambiente Uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) como apoyo a la gestión de mantenimiento. 11
3.1.1. Factores que más impactan en la gestión del mantenimiento en Colombia Gráfica 1. Factores que más impactan la gestión del mantenimiento en Colombia Análisis comparativo 1990-2006 2008. En la gráfica 1 se aprecia que los factores que más impactan la gestión del mantenimiento en las empresas se refiere a la necesidad de tecnificar a sus cuadro directivos, de formar a su personal y de afrontar los recursos limitados para apoyar los distintos procesos, situación que ha sido recurrente a lo largo de los años (1990 2006 2008). 12
Respecto al primer factor, en 1990 la necesidad imperante se relacionaba con el reto de la creciente sistematización de los procesos en las empresas del país, lo cual se ha transformado en los años recientes, con la visión estratégica que muchas empresas han adoptado en este campo para hacer más relevante el papel y el enfoque del mantenimiento en sus procesos productivos. Capacitación y actualización de los cuadros directivos Falta de Formación y actualización del personal operativo 29,4% 26,4% Limitación de los recursos por la dirección de la empresa 19,7% Necesidad de informatizar la gestión Escasa motivación del personal Calidad y disponibilidad del mantenimiento contratado Instalaciones antiguas Falta planeación estratégica Incremento progesivo de la legislación laboral 5,9% 5,2% 4,5% 4,1% 2,6% 2,2% Gráfica 2. Factores que más impactan en la Gestión del Mantenimiento en Colombia - Encuesta 2008 En la gráfica 2, se refleja la necesidad de las empresas en capacitar y actualizar a sus cuadros directivos (29,4%), dado el impacto de los avances tecnológicos tanto en los procesos como en la gestión del mantenimiento. De igual manera, las exigencias de los mercados actuales, en términos de estándares de calidad a nivel internacional, hacen imprescindible la formación y actualización permanente de estos niveles directivos en busca de una mayor eficiencia y competitividad empresarial. 13
Pero también la encuesta deja ver la necesidad de formar y actualizar al personal operativo en los distintos niveles donde se desarrolla la gestión del mantenimiento (26.4%), atendiendo a los requerimientos de especialización en procesos, maquinaria y problemas críticos del área en mención. El tema de la escasez de recursos financieros, es una barrera importante en la gestión del mantenimiento. En el pasado, el control de los recursos se orientaba hacia mantener la maquinaria y equipos en las mejores condiciones de funcionamiento, con el ánimo de efectuar acciones correctivas y optimizar costos. En la actualidad, el énfasis creciente en la gestión preventiva del mantenimiento, ha llevado a las empresas a invertir en tecnologías de información (TI) que les permita tener un mayor control de la información y de los problemas de mantenimiento, con el fin de lograr la disponibilidad de las instalaciones y efectuar una gestión más eficiente en costos, dentro de estándares de calidad, cada vez más estrictos. Podría plantearse, según los resultados comparativos que muestran las gráficas anteriores, que a lo largo del tiempo las necesidades primordiales son las mismas, pero que ha cambiado tanto el objetivo específico como la forma de resolver los problemas. 3.1.2. Lo que más valora la dirección de la empresa 2008 2006 1990 3% 12% 15% 9% 17% 24% 34% 27% 30% 30% 49% 50% La disponibilidad de las instalaciones La seguridad de las instalaciones La calidad de los trabajos de mantenimiento los costos de mantenimiento 0% 10% 20% 30% 40% 50% Gráfica 3. Lo que más valora la Dirección de la empresa- Comparación 1990-2006 - 2008 14
Confirmando el análisis anterior, se observa en la gráfica 3, cómo la dirección de las empresas aprecia de manera constante e importante, a lo largo de los años, la disponibilidad de las instalaciones (49%). Esta situación resulta evidente, puesto que la razón de ser del mantenimiento dentro de las empresas, es la eficiencia continua en los procesos de producción, derivada de la disponibilidad y el funcionamiento adecuado de la maquinaria y los equipos Con el paso de los años, se observa una ligera tendencia a sacrificar en alguna medida el control de los costos (15%) en beneficio de la calidad de los procesos (24%) y de la efectividad de los resultados de la gestión de mantenimiento teniendo presente, la relevancia que han tomado los conceptos de calidad con base en las normas ISO 9001, 14000 y 18000, entre otras, para efectos de certificación y normalización de las empresas y de sus procesos. No obstante, la atención sigue centrada en la inversión que las empresas continúan realizando en maquinaria de alta tecnología, que busca optimizar tanto los procesos de producción como los costos y las condiciones en que se efectúa el mantenimiento. La seguridad de las instalaciones ocupa un cuarto lugar en los diferentes eventos estudiados. No obstante, entre las mediciones de 1990 y 2008 se puede observar una tendencia en las empresas a incrementar la valoración de este factor en relación con el mantenimiento (12% en el 2008). Lo anterior obedece a la preocupación que debe existir en las organizaciones productivas, respecto a promover la seguridad de las instalaciones como factor de mantenimiento preventivo y como estándar de calidad en el mantenimiento. 15
Disponibilidad de las instalaciones 48,7% Calidad de los trabajos 24% Costos de mantenimiento 15,4% Seguridad de las instalaciones 11,8% Gráfica 4. Lo que más valora la dirección de la empresa - Encuesta 2008 En la gráfica 4, se observa cómo actualmente las empresas continúan dando mayor importancia al hecho de tener disponibles sus instalaciones para operar (48.7%). Una cuarta parte de los encuestados (24%), manifiesta el interés en la calidad de los trabajos, como factor de eficiencia en los procesos de mantenimiento. 16
3.1.3. Satisfacción con el servicio de mantenimiento subcontratado 2008 2% 29% 69% 2006 2% 24% 74% Malo Regular Bueno 1990 2% 45% 53% 0% 20% 40% 60% 80% Gráfica 5. Nivel de satisfacción con el mantenimiento subcontratado - Comparación 1990-2006 - 2008 Comparando los resultados de 1990 con los de años recientes (gráfica 5), se hace evidente el incremento en el nivel de satisfacción con el servicio de mantenimiento subcontratado. En el 2008, los encuestados calificaron como bueno la subcontratación de los servicios de mantenimiento. En un nivel menor, calificaron regular (28.6%), lo que resulta coherente con la confianza en la contratación externa, manifestada anteriormente. Esto resulta coherente con la marcada tendencia a la tercerización (outsourcing) y la confianza de las empresas en los consultores externos especializados en el tema. En igual sentido, el avance tecnológico aplicado a los procesos de mantenimiento ha hecho más eficiente la gestión del mantenimiento. Así mismo, el esfuerzo creciente en el mantenimiento preventivo respecto a las acciones correctivas, implica un enfoque en el control de costos al evitar daños en la maquinaria y paradas en la producción basadas en estrategias de prevención. 17
3.1.4. Participación del área de producción en mantenimiento 2008 34% 66% 2006 30% 70% Participa No participa 1990 46% 54% 0% 20% 40% 60% 80% Gráfica 6. Participación del área de producción en mantenimiento. Comparación 1990-2006 - 2008 Según la gráfica 6, a comienzos de los años 90, fue evidente la baja participación del área de producción en las actividades de mantenimiento, debido a los siguientes factores: El mantenimiento siempre fue visto como un gasto y no como una inversión. Los esquemas pactados en las diferentes convenciones laborales no permitieron la proyección y el desarrollo del mantenimiento como un área estratégica dentro de las empresas. Dentro del organigrama empresarial, producción y mantenimiento fueron siempre áreas independientes lo que generó una visión poco integradora de estos procesos. La dirección de las empresas consideraban de bajo valor agregado el aporte de mantenimiento a los procesos productivos. 18
33,5% 66,5% No participa Participa Gráfica 7. Participación del área de producción en mantenimiento - Encuesta 2008 Con el tiempo, se ha generado una mayor participación del área de producción (66.5%), en las actividades de mantenimiento rutinario o autónomo en las empresas, como se puede ver en la gráfica 7. Los avances se presentan principalmente, en la realización de trabajos rutinarios, ayuda en las paradas, pequeñas reparaciones y atención esporádica a las fallas que ocurran. Esta tendencia evidenciada en el análisis comparativo entre los años 1990 y 2008, permite visualizar una oportunidad de formación integrada entre producción y mantenimiento puesto que hoy existe un mayor conocimiento de las estrategias de mantenimiento en situaciones críticas o de emergencia lo que brinda al personal de producción, mejores posibilidades de apoyar la gestión de mantenimiento. De la misma manera, la formación sobre las áreas de producción para los líderes de mantenimiento, les facilitaría entender en mejor forma la importancia de su función en apoyar los procesos que allí se desarrollan. 19
3.1.5. Problemas más comunes en la gestión de mantenimiento Trámites administrativos 29,2% Falta de planeación 28,3% Falta de capacitación 19,3% Falta de recursos 16,9% Otro 5,9% Gráfica 8. Problemas más comunes en la gestión de mantenimiento Encuesta 2008 En la gráfica 8 se observa que en la gestión del mantenimiento se presentan algunos inconvenientes que pueden afectar el desarrollo de las funciones en esta área: trámites administrativos (29.2%) y falta de planeación (28.3%). Esto representa falta de gestión para analizar, controlar y eliminar trámites en beneficio de la calidad del mantenimiento. Con menor énfasis se consideran las falencias que existen en relación con la capacitación (19.3%) y la escasez de recursos financieros (16.9%), que puedan aplicarse al mantenimiento propiamente dicho y a la formación del personal. 3.1.6. Ubicación del cargo del responsable de mantenimiento A principios de los 90 se encontró que las empresas no tenían claramente definida la posición del responsable del mantenimiento. Sólo en un 20% de las empresas existía el cargo de Director o Jefe de Mantenimiento. Para la década de los 90 no se consideró la posición en cargos gerenciales. 20
Con el tiempo los procesos de mantenimiento, han logrado una mayor identidad como se observa en las gráficas a continuación. Operaciones 36% Gerencia General Ingeniería 22,3% 19,8% Producción 13,3% Otras áreas 8,6% Gráfica 9. Dependencia a la que está asignada el área de mantenimiento Encuesta 2008 En la gráfica 9, se observa que la responsabilidad del mantenimiento en las empresas se encuentra actualmente en el área de operación (36%), siendo también un aspecto de interés de la Gerencia General (22.3%) y de las áreas de Ingeniería (19.8%). Gerencia operativa 42,2% Jefatura 32,5% Gerencia administrativa 16,2% Alta gerencia 6,9% Supervisor 2,2% Gráfica 10. Nivel del cargo en mantenimiento Encuesta 2008 En la gráfica 11, el líder de mantenimiento continúa ubicado dentro de la estructura organizacional en las posiciones de gerencia operativa (42.2%) y jefatura (32.5%). 21
Se resalta la presencia de Ingenieros a cargo de mantenimiento en empresas de menor tamaño respecto a años anteriores que obedece a los siguientes factores: Mayor relevancia a los procesos de mantenimiento dentro de las empresas Amplia oferta de profesionales en el mercado laboral, los esté acercando a las empresas independientemente de su tamaño. Este último aspecto es discutible, teniendo en cuenta los salarios reportados en el siguiente punto. 3.1.7. Remuneración Entre 3 y 4 millones 34,3% Entre 2 y 3 millones 22,3% Entre 1 y 2 millones Entre 5 y 6 millones 12% 14,3% Más de 8 millones Entre 7 y 8 millones Entre 6 y 7 millones Hasta 1 millón 6,8% 5,6% 3,2% 1,6% Gráfica 11. Rango de salario de profesionales en mantenimiento Encuesta 2008 La gráfica 11 muestra, que en términos generales el salario de los profesionales en el área de mantenimiento se encuentra clasificado de la siguiente manera: Menos de un 1 millón: 1.6% (2 SMLMV) Entre 1 y 2 millones: 14.3% (de 2 a 4 SMLMV) Entre 2 y 4 millones: 56.6% (de 4 a 8 SMLMV) Entre 5 y 6 millones: 12% (de 10 a 12 SMLMV) Entre 6 y 8 millones: 15.6% (de 12 a 14 SMLMV) Más de 8 millones: 6.8% (14 SMLMV) 22
Es decir que un 56.6% de los Ingenieros del área de mantenimiento tiene ingresos que están en un rango de entre cuatro (4) y ocho (8) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV). Respecto a la remuneración por trabajo extra a la jornada laboral, en festivos o por circunstancias particulares, a principios de los 90 no se encontró una retribución adecuada al esfuerzo realizado por estos conceptos. En la actualidad, las convenciones colectivas y la mayor frecuencia de la contratación por outsourcing, han logrado transformar esta situación. 3.1.8. Contratación del mantenimiento Con personal propio 59% Se subcontrata parcialmente 24% Se subcontrata totalmente 16% Otro 1% Gráfica 12. Quién ejecuta el mantenimiento en la empresa Encuesta 2008 La gestión del mantenimiento ha evolucionado desde la década pasada, donde ésta se realizaba con personal interno de las empresas. En la gráfica 12 se aprecia, que aunque esta tendencia continúa existiendo en un 59% de las empresas contratadas, se presenta una importante tendencia hacia la subcontratación del mantenimiento (40%), debido a la frecuente tercerización de estos procesos. 23
Con técnicos particulares (Personas naturales), 30% Otros, 3% Con proveedores extranjeros, 20% Con proveedores locales (Empresas), 47% Gráfica 13. Tipo de subcontratación del mantenimiento Encuesta 2008 En la gráfica 13 relacionada con la subcontratación del mantenimiento, se evidencia la confianza en los proveedores locales de servicios (47%) o técnicos particulares (30%). La contratación de proveedores extranjeros se limita a un 20%. 3.1.9. Tipo de software utilizado Desarrolalado por terceros, 54% Desarrolado por la empresa, 19% Propio y externo, 27% Desarrolado por la empresa Propio y externo Desarrolalado por terceros Gráfica 14. Tipo de software utilizado Encuesta 2008 24
La tendencia al manejo de software en los diferentes procesos de gestión en las empresas, está presente igualmente en el tema del mantenimiento y muestra un incremento progresivo en las últimas dos décadas. La gráfica 14 muestra que la mayoría de las empresas encuestadas realizan sus procesos de mantenimiento en forma sistematizada, el software adquirido está desarrollado por proveedores especializados (54%), aprovechando la amplia oferta de personal experto a nivel nacional. Los beneficios del uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son evidentes, pues han permitido contar con información actualizada para el análisis, control y seguimiento de los procesos de mantenimiento y desempeño de maquinaria y equipos. De la misma manera ha facilitado, la detección temprana de fallas, con la implementación de análisis predictivo como apoyo al control de costos en esta área. Otros aportes de la sistematización de los procesos a la gestión del mantenimiento, son la eliminación de muchos procesos manuales, que restaban eficiencia a la gestión; y la facilitación de la toma de decisiones al recibir información en tiempo real. Lo anterior ha redundado en una imagen mejor posicionada, más proactiva y relevante de la función y de los responsables del mantenimiento. 25
3.1.10. Tipo de mantenimiento según tamaño de la empresa GRANDE 0,6% 7,1% 13,6% 39,5% 39,2% MEDIANA 0,9% 7,5% 14,3% 37,1% 40,2% Otro Bajo Condición Predictivo Preventivo PEQUEÑA - MICRO 1,7% 4,5% 12,7% 40,5% 40,7% Correctivo 0% 10% 20% 30% 40% 50% Gráfica 15. Tipo de mantenimiento según tamaño de la empresa Encuesta 2008 La visión del mantenimiento, caracterizada anteriormente por la alta tendencia a la corrección de problemas más que a la prevención, muestra un equilibrio entre estos dos tipos de acciones, independientemente del tamaño de las empresas. De acuerdo con la gráfica 15, la tendencia a realizar principalmente mantenimiento correctivo y preventivo es similar (40% aprox.) en las diferentes empresas; la aplicación del mantenimiento predictivo es relativamente baja, encontrándose en un porcentaje promedio del13%. No obstante el apoyo tecnológico en cuanto a herramientas informáticas que se están aplicando al mantenimiento, todavía es incipiente el análisis de la información con fines predictivos, que permitan planear y anticiparse a las fallas en mantenimiento. 26
3.1.11. Herramientas más utilizadas para mantenimiento predictivo Termografía 30% Análisis vibracional 27% End - Ensayos no destructivos 16% Análisis de aceites 13% Monitoreo 3% Ultrasonido 11% Gráfica 16. Herramientas más utilizadas para mantenimiento predictivo Encuesta 2008 En el campo del mantenimiento predictivo, la gráfica 16, permite ver cómo la termografía y el análisis de vibraciones son las herramientas frecuentemente más utilizadas, seguidas por los ensayos no destructivos (dureza, corrientes, RX, tintas penetrantes), el análisis de aceites y las pruebas de ultrasonido. La presencia de la tecnología, representada en las técnicas utilizadas, da una mayor confiabilidad, una mayor disponibilidad y una disminución del mantenimiento correctivo. 27
3.1.12. Protección del medio ambiente en los procesos de producción 94,1% SI NO 5,9% Gráfica 17. Existe política en la empresa para protección del medio ambiente en los procesos de producción Encuesta 2008 La legislación ambiental ha exigido a la empresas ejercer una mayor protección ambiental, ya generalizada en el medio empresarial colombiano. Según la gráfica 17, en el 94,1% de las empresas existen políticas ambientales dentro de los procesos de producción industrial. Esta visión sobre el cuidado ambiental se encontraba de manera escasa en los años 90 y se ha intensificado como parte de la responsabilidad social de las empresas y de las exigencias de los estándares internacionales que deben cumplir. Sin embargo, aparece una percepción generalizada entre los expertos en el tema, en el sentido que aún cuando existan las políticas de protección ambiental, no se están aplicando aún acciones realmente eficaces para reducir el impacto de los procesos industriales en el medio ambiente. Así mismo, aún es escasa la remanufacturación en el país, como estrategia para alcanzar mayor eficiencia en los procesos productivos. La ubicación de la responsabilidad por la protección ambiental se encuentra en las dependencias que engloba HSEQ: Salud ocupacional, seguridad, medio ambiente y calidad. 28
El estricto cumplimiento de la legislación ambiental exigido a las empresas sobre: aire, manejo de residuos y vertimientos, ha presionado a la industria para que asuma una actitud responsable dadas las sanciones en aspectos tales como la limitación operativa, imposición de multas o cierre, entre otros factores. Edad de la maquinaria y equipos Porcentaje de edad de la maquinaria - más de 25 años 0,0% 11,9% 11,7% 22,4% Porcentaje de edad de la maquinaria - 15 a 25 años 7,7% 8,3% 18,4% 15,7% Porcentaje de edad de la maquinaria - 10 a 15 años 21,1% 16,0% 11,3% 7,5% Porcentaje de edad de la maquinaria - 5 a 10 años 18,1% 25,0% 30,0% 24,2% Porcentaje de edad de la maquinaria - 0 a 5 años 19,3% 28,6% 31,1% 25,0% Grande Mediana Pequeña Micro Gráfica 18. Edad de la maquinaria por tipo de empresa Encuesta 2008 En el análisis de la gráfica 18, la edad de la maquinaria por tipo de empresa, según la escala de clasificación del Fondo Colombiano de Modernización y Desarrollo Tecnológico de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Fomipyme), existe una tendencia en las organizaciones grandes a efectuar renovación y modernización de los equipos y la maquinaria existente. La Mipyme tiende a la utilización de equipos nuevos, lo que está relacionado con la menor antigüedad de las empresas de este tamaño. 29
3.1.13. Evolución de la maquinaria en los procesos productivos Manual 32,9% Parcialmente automatizada 51,5% Automatizada 15,7% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Gráfica 19. Evolución de la maquinaria en los procesos productivos Encuesta 2008 Analizando la gráfica 19, en las empresas colombianas los activos de mantenimiento se encuentran en proceso de automatización y de modernización con el fin de lograr una mayor disponibilidad de las instalaciones y eficiencia en las instalaciones y en los procesos de mantenimiento. 30
COSTOS 31
4. COSTOS Este capítulo se refiere al presupuesto que asignan las empresas al área de mantenimiento asociado a la inversión anual, modalidad de contratación y a la información sobre costos. 4.1. Tipo de contratación de mayor incidencia en la inversión anual de Mantenimiento Trabajos definidos a precio fijo según oferta específica 47,0% 46% 38% Trabajos definidos con contrato anual o periódico 14,0% 25% 33% Trabajos facturables según medición (unidad de medida) Trabajos por hora con precio fijo unitario 15,0% 15% 13% 9,0% 8% 11% 1990 2006 2008 No hay contratación externa 9,0% 4% 3% Otros 6,0% 2% 2% Gráfica 20. Tipo de contratación de mayor incidencia en la inversión anual de Mantenimiento Comparación 1990 2006-2008 32
Según la gráfica 20, en las encuestas realizadas en 1990, 2006 y 2008, dada por la tercerización de los servicios de mantenimiento en el país, se observa la constante preferencia por la modalidad de contratación por trabajos definidos a precio fijo, según oferta específica, con el fin de optimizar costos, fijar responsabilidades y facilitar el control de las actividades asignadas. También se presenta la modalidad de contratación anual o por determinados periodos, tendencia que se ha incrementado a lo largo de estos años gracias a una relación contractual duradera basada en la confianza entre contratante y contratista. La experiencia le ha demostrado a las empresas, que los cambios de proveedor en busca de ofertas más económicas, pueden acarrear deficiente calidad en los procesos de mantenimiento, arriesgando la eficiencia de la producción y por ende, el cumplimiento de las metas organizacionales y de los estándares de calidad. 4.1.1. Presupuesto dedicado a mantenimiento por tamaño de empresa Porcentaje 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 37,0% 33,0% 29,0% 23,0% Micro Pequeña Mediana Grande Tamaño Gráfica 21. Porcentaje promedio del presupuesto dedicado a mantenimiento por tamaño de empresa Encuesta 2008 33
En los años 1990 y 2006, el presupuesto total de la empresa asignado a mantenimiento se encontraba entre el 22 y 21% para la gran empresa. En la gráfica 21, la tendencia se mantiene dentro de las grandes empresas con un 23% destinado a este rubro en las grandes empresas. Sin embargo, con esta información no se logra conocer una estructura real de costos que permita efectuar una evaluación equivalente entre los diferentes tipos de empresa. De igual manera en la encuesta 2008, y de acuerdo con la clasificación de Fomipyme, se observa que a medida que disminuye el tamaño de la empresa crece el porcentaje del presupuesto asignado a mantenimiento. Aunque cuantitativamente se trate de promedios equiparables, en términos cualitativos se deduce que son diferentes el destino, la justificación y la orientación de los recursos. Las grandes empresas manejan presupuestos para mantenimiento en cifras superiores a los mil millones de pesos, las medianas entre 250 y mil millones y las pequeñas y micro presupuestan cifras inferiores a los 250 millones de pesos. Tiempo de información sobre costos de mantenimiento Mensual 40,7% Diaria 21,8% Anual 11,6% Nunca 10,5% Semestral 7,6% Quincenal 7,6% Gráfica 22. Tiempo de información sobre costos de mantenimiento Encuesta 2008 34
En los inicios de los años 90, se encontraron empresas donde se recibía información esporádica o casi nula respecto a los costos de mantenimiento. La gráfica 22 permite analizar, cómo con el tiempo y con el uso de las tecnologías de información, se considera necesario recibir información más frecuente sobre los costos del mantenimiento, existiendo un mayor interés en procesar información por periodos mensuales y en un porcentaje importante de casos, se procesa esta información diariamente. Este comportamiento está en relación directa con las posibilidades de efectuar un control de costos más eficiente. 4.1.2. Reporte de costos de mantenimiento Por centro de costo 17,0% Por naturaleza del costo Por equipo o máquina Por agrupaciones de equipos Por ordenes de trabajo Por Mtto preventivo/correctivo Por horas/hombre Por especialidad del Mtto Por planta o instalación 13,0% 12,0% 11,0% 10,0% 10,0% 9,0% 8,0% 8,0% Por otros aspectos 2,0% Gráfica 23. Reporte de costos de mantenimiento Encuesta 2008 Con el fin de analizar y controlar el comportamiento de los costos de mantenimiento, se tabula a continuación la información reportada por las empresas encuestadas en el 2008, donde la gráfica 23 indica que los costos de mantenimiento se reportan principalmente por: 35
30%: Por centro de costos y naturaleza del costo 28%: Por especialidad y tipo de mantenimiento 31%: Por instalación, equipo o maquinaria. 9%: Por hora / hombre 2%: Otro tipo de reportes. 36
FORMACIÓN 37
5. FORMACIÓN En el tema de formación se incluye el nivel al que se orienta la capacitación en las empresas y los factores que afectan la realización de los procesos de formación dirigida a los responsables del mantenimiento. 5.1. Nivel al que se orienta la capacitación en la empresa Profesional 27,0% Operario 23,0% Tecnólogo 22,0% Técnico 28,0% Gráfica 24. Nivel al que se orienta la capacitación en la empresa La gráfica 24 muestra como las empresas promueven la capacitación para todos los niveles en mantenimiento, desde operarios hasta profesionales, con énfasis relativamente similar. Esto representa un gran avance, teniendo en cuenta que en los años 90, la capacitación estaba destinada a los niveles operativos relacionados con problemáticas y situaciones de emergencia. Sin embargo, se evidencia que hace falta que las empresas promuevan, aún más, la capacitación, formación y actualización de sus Ingenieros, con el fin de elevar su nivel de competencias profesionales, en la búsqueda de resultados más productivos en su gestión al frente del área de mantenimiento. 38
5.1.1. Factores que afectan la capacitación 39,4% Disponibildiad de tiempo Falta de presupuesto 26,1% Otro 17,7% Ausencia de oferta de capacitación 16,7% Gráfica 25. Factores que afectan la capacitación Encuesta 2008 Analizados los factores que limitan la formación y actualización del personal de mantenimiento, no obstante el interés que pueda existir en efectuar capacitación respecto al tema de mantenimiento, se identifica que el tiempo es el factor más importante (39.4%), para llevarla a cabo como se puede apreciar en la gráfica 25. En menor medida se presenta el factor económico (26.1%), como impedimento para desarrollar la labor formativa. 39
6. CONCLUSIONES 6.1. Gestión La gestión del mantenimiento en Colombia está marcada por una tendencia creciente al desarrollo tecnológico y a la automatización de sus procesos. Igualmente, las empresas se inclinan hacia la utilización de software para mantenimiento, desarrollado por especialistas externos. La responsabilidad del mantenimiento dentro de las empresas, ha ido evolucionando hacia niveles jerárquicos directivos, involucrando funciones tanto técnicas como administrativas y gerenciales. Se observa una interacción más estrecha entre las áreas de producción y de mantenimiento, lo que muestra un espacio para la formación de los responsables de producción en relación con el mantenimiento de primer nivel. Se presenta una disminución de las acciones correctivas, evidenciando la tendencia a la prevención. Las nuevas tecnologías aplicadas al tema del mantenimiento, han eliminado las paradas forzadas, pero a la vez, han encarecido los costos. El conocimiento y uso de estas herramientas de mantenimiento predictivo deberían marcar un mayor uso dentro de las empresas para lograr mayor confiabilidad y disponibilidad de sus instalaciones con el fin de lograr la reducción de costos de producción. Para los directivos de las empresas prima la disponibilidad de las instalaciones, por encima de los costos. En consecuencia, una mayor asignación de recursos económicos y de tiempo destinados a la capacitación del grupo de trabajo de mantenimiento, redundaría en resultados más eficientes que permitan mantener dicha disponibilidad. Con el fin de mejorar la gestión de mantenimiento por parte de los profesionales del área, se deben promover procesos de formación, entre ellos los de educación virtual. 6.2. Costos Ha tenido un incremento importante la contratación anual respecto a años anteriores, pero la tendencia en cada encuesta es similar, siendo el aspecto más alto la contratación por oferta específica. 40
Se evidencia una evolución e importancia en el control de costos de mantenimiento por parte de las empresas, según tipo y tamaño de las mismas y de acuerdo con su estructura organizacional. Continúa la tendencia a la tercerización de servicios de mantenimiento, con empresas y profesionales especialistas en el área, lo que obedece a la oferta confiable que se encuentra en el mercado local y a la satisfacción de las empresas con la buena calidad y el cumplimiento en los trabajos realizados. Así mismo, es el resultado de la exigencia de las empresas, respecto al tema de la certificación en calidad. Ha evolucionado el control de costos del mantenimiento al punto de recibir información por este concepto, casi en tiempo real. 6.3. Formación Las necesidades de capacitación y formación específica del recurso humano, en mantenimiento, son amplias y se orientan a diversos temas, siendo la problemática principal del sector, la falta de capacitación, especialmente en avances tecnológicos. Se considera necesaria la formación en gestión laboral, financiera, legal, humana, como un complemento a la función técnica y a la posición que con frecuencia ocupa el mantenimiento en niveles directivos. Las empresas han tomado mayor conciencia de apoyar la formación de su personal profesional y técnico, destinando recursos para cumplir este objetivo. Sin embargo, muchas empresas en su búsqueda de eficiencia hacen que el personal de mantenimiento no cuente con el tiempo y los recursos financieros necesarios para permitir su participación, ante la amplia oferta educativa que presenta el mercado. 6.4. Perspectivas La participación del mantenimiento en el desarrollo global de la economía será cada vez mayor en los próximos años, gracias a su posicionamiento, a la incorporación de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) para mejorar la gestión de los procesos y a su contribución en el aumento de la confiabilidad y disponibilidad de los equipos en sus instalaciones productivas. 41
El mantenimiento tiene una estrecha relación con el uso de las TIC; con la aplicación de estándares mundiales de calidad; con la protección del medio ambiente; con la seguridad industrial; con el control efectivo de costos; con la tercerización (outsoucing); con la certificación de competencias laborales, entre otros factores, los cuales contribuyen exitosamente a la productividad y a la competitividad de la industria. Es importante que con los avances en de la economía del siglo XXI, estos factores sean parte de la cultura económica y empresarial de Colombia. El crecimiento de la subcontratación del mantenimiento, basado en la relación y confianza contratante-contratista, permitirá el crecimiento y desarrollo de empresas de ingeniería con estándares de calidad internacional El mantenimiento como una actividad transversal e indispensable en todo proceso productivo y eje estratégico de la economía y el desarrollo empresarial e industrial colombiano, deberá ser estructurado dentro de una política del gobierno Nacional en la próxima década. 42