Se les ruega completar este formulario digitalmente, firmarlo y enviarlo al de: o bien al fax número: (506)

Transcripción

1 1 Se les ruega completar este formulario digitalmente, firmarlo y enviarlo al de: evalverde@cacia.org o bien al fax número: (506) EXPOCACIA 2013 DATOS GENERALES: 28 Y 29 de mayo 2013, Heredia, Costa Rica III Edición EXPOCACIA 2013, se celebra en San Antonio de Belén, Heredia. Fecha de exposición: 28 y 29 de mayo del 2013 Días de Montaje: 26 y 27 de mayo del 2013 en horarios específicos indicados con anterioridad. Desmontaje: Únicamente el día 30 de mayo, de 7 am a 12 m.d. Horario de visitantes: 28 y 29 de mayo del 2013 de 8am a 8 p.m. CONTRATACIÓN Inscripción: Las empresas interesadas en participar en la EXPOCACIA 2013 deben cumplimentar el formulario de inscripción. ADMISIÓN Con la aceptación del espacio adjudicado, el expositor se compromete, en nombre propio y en el de las personas que lo representen, a cumplir con las disposiciones administrativas de montaje, seguridad, publicidad y demás directrices de participación que se recogen en las presentes normas de participación. DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS Los espacios serán asignados conforme a la firma de este documento y el depósito del 50% en el momento de la formalización de la admisión. No se permite la permuta, cesión o alquiler de los stands contratados a terceros. Una vez realizada la distribución de espacios, se remitirá a cada expositor una copia del plano con la indicación del espacio asignado al mismo conforme a su elección. Es importante aclarar que el espacio debe visualizarse antes del mes de marzo 2013, para que conozca de su ubicación in situ de lo que puede y no realizar conforme la misma y que se aclara en un adendum en este documento y conforme a la ubicación. CONDICIONES DE PAGO Los pagos del espacio contratado se efectuarán según los siguientes plazos: 50% en el momento de formalizar la admisión. El 50% restante se abonará con un máximo de 15 días antes de la celebración de la expo; y su forma de pago se realizará según lo haya indicado en formulario de inscripción. Incumplimiento de pagos: No podrá iniciarse el montaje del stand hasta que el expositor no haya satisfecho el pago del 100% del espacio contratado, a la vez que el stand no podrá ser evacuado hasta que el expositor

2 2 ANULACION DEL ESPACIO En caso de anulación de la solicitud de admisión por parte del expositor la organización podrá retener las cantidades satisfechas a cuenta. En el supuesto de que el expositor no haya satisfecho la totalidad del importe antes del a inauguración de la Feria o no haya ocupado el espacio contratado, la organización quedará en libertad de ceder el espacio o el stand a un tercero, sin ninguna obligación de indemnizarlo, ni de reintegrarle las cantidades adelantadas por ese concepto. STANDS Stand: incluyen instalación eléctrica que lleva un toma eléctrico de 110 voltios equivalentes a 10 amperios. El consumo requerido debe ser indicado con anticipación en caso de requerir mas amperaje así como otras características de peso, ya que dependiendo de éste, se puede o no ubicar en el Salón la Paz, o de lo contrario debe estar cerca de los tomas asignados por el Hotel, para especificidades adicionales. Los expositores podrán contratar tantos stands como necesiten, previa disponibilidad de los mismos. Los STAND deben cumplir con requerimientos los mínimos requerimientos de estructura. No se permitirán stand que se ubiquen únicamente con banner, mesa y sillas. Así las cosas, el mínimo diseño y/o estructura stand permitido para este evento debe tener esta estructura la cual debe ser brindada por la propia empresa, y debe ser como alguna de estas dos figuras que se exponen a continuación : Estas imágenes son únicamente como fin ilustrativo. Y esta puede llevar precinta con el nombre de la Compañía.

3 3 Estas imágenes son únicamente como fin ilustrativo. Por otro lado tenemos algunas limitaciones en altura (Vestíbulo norte: 4 mts, salón la Paz 4mts a excepción de los stand 34 y 35 que sólo pueden tener de altura 3 mts por la lámpara. ) Por el nivel de visitantes se recomienda si así la empresa lo tiene, realizar stand que puedan ubicarse estrictamente en el espacio indicado y con estructuras como:

4 4 En caso que la empresa tenga su propio diseño debe cumplir con las siguientes especificidades y conforme a la ubicación que este tenga, así será la altura permitida. Stand ORO 10 mt2 $3985 Stand ORO 4X2 mts $3000 Stand Platinum 3x3 mts $ 2700 Stand BRONCE 6Mts2 promedio: $ 2250 Stand COBRE 4x 1.5 mts $2000 Stand ALUMINIO 2x 1.5 mts $ 1500 DESCRIPCION GENERICA DE LOS PRODUCTOS y/o SERVICIOS A EXHIBIR: Producto Descripción PUBLICIDAD Y EXCLUSIVAS DURANTE LA FERIA No está permitido distribuir fuera del stand flyers o cualquier otro material publicitario, si no se dispone de un permiso escrito, facilitado por la organización. Los expositores están obligados a respetar los acuerdos y exclusivas de venta de producto que la organización tenga establecidos con terceros. ATENCION DEL STAND: Es obligatoria la presencia de un representante de la empresa expositora, debidamente acreditado ante la Organizadora. Asimismo, no se podrá abandonar el stand con antelación a la finalización del evento. De esta forma, hasta el horario de cierre no pueden quitarse las gráficas ni los productos exhibidos y el personal de la empresa deberá permanecer en el stand contratado. En el caso de que no cumplan con esta norma, la Organizadora se reserva el derecho de admisión para una futura participación. De igual forma, la Organizadora podrá aplicar una multa a la empresa infractora según lo considere necesario.

5 5 SEGUROS: Quedan a cargo de los expositores los seguros contra todo riesgo que cubran tanto las mercaderías a exhibir desde la salida de la fábrica hasta su retorno a la misma o nacionalización en el país sede, como así también la cobertura de terceros que pudieran ser afectados por la presentación y/o funcionamiento de los productos, así mismo los seguros para su personal. CUESTIONES JURÍDICAS 1. Prevención de accidentes: Es necesario respetar las normas legales de seguridad personal durante el montaje y puesta en funcionamiento de aparatos y máquinas, así como las normas de seguridad para máquinas en funcionamiento. Los expositores asumen esta responsabilidad. 2. Desperfectos en el recinto: Correrán por cuenta del expositor todos aquellos desperfectos ocasionados por el mismo o sus empleados en el recinto. 3. Pérdida o desperfectos de los materiales expuestos: La organización no asume ninguna responsabilidad ni otorgará ningún tipo de indemnización por pérdidas o desperfectos que, eventualmente y por diversas 4. Si la EXPOCACIA no puede celebrarse debido a circunstancias ajenas a la voluntad de la organización, tales como causas de fuerza mayor, la organización devolverá a los expositores, proporcionalmente y siempre que exista saldo, la parte del gasto que aún no se haya realizado. CREDENCIALES E INVITACIONES Credenciales : Cada expositor tendrá derecho a credenciales para el personal que atienda su stand, con un limite de 5 credenciales por stand adquirido. Control de acreditación: Por cuestiones de seguridad los expositores deberán enseñar, cada vez que entren en el recinto ferial, su credencial. Obligatoriedad de cobertura de stand: El stand debe estar obligatoriamente cubierto por personal acreditado. Invitaciones: Cada expositor tendrá derecho a 20 invitaciones por stand, con excepción de los patrocinadores Oro y Platinum MONTAJE Y DESMONTAJE Montaje : Del 26 y 27 de mayo del 2013 de 7 am a 7 pm Desmontaje : El 30 de mayo del 2013, de 7:00 a.m. a 12 m.d.. Prohibiciones: 1. Está totalmente prohibido retirar mercancías o muestras expuestas en el stand durante el transcurso de la Feria, y durante el evento de clausura y coctail, a excepción de que por autorización especial de la organización y por un tema total mente y de carácter urgente se brinde por escrito previo el evento la misma. 2. Queda prohibido anclar objetos de cualquier tipo directamente sobre el pavimento. Requerimientos técnicos: Resistencia del suelo: 5000 kg/m2. Instalaciones: los gastos por instalación y conexionado de teléfono, agua, electricidad 220 se facturarán por separado en caso de que el Hotel así lo contemple, y dicha factura se ejecutará a través de CACIA.

6 6 Instalación eléctrica: Cada stand cuenta con un una base de enchufe de 110 Voltios, los cuales corresponden a 10 amperios. En caso de necesitar más potencia por la incorporación de aparatos eléctricos, el expositor deberá contratar la ampliación necesaria directamente CACIA como mínimo 20 días antes del inicio de la Feria A través de la presente, solicitamos a la CAMARA COSTARRICENSE DE LA INDUSTRIA ALIMENTARIA la admisión como expositores en la EXPOCACIA Manifestamos haber leído y estar en un todo de acuerdo con las CONDICIONES DE PARTICIPACION que se adjuntan a la presente ficha. Asimismo aceptamos pagar el monto establecido por el alquiler del espacio de stand al precio fijado por CACIA. Al momento del pago del anticipo del stand se enviará a evalverde@cacia.org el logo de la empresa en formato Adobe Ilustrator convertido a curvas o en photoshop con un mínimo de 250 pixeles. En el caso de no enviar la imagen, éste no aparecerá en la publicidad escrita, electrónica, medios impresos masivos, u otro considerado en la estrategia de medios de CACIA, para informar y/o promocionar el evento. NOMBRE DE LA EMPRESA: REPRESENTANTE Y/ O ENCARGADO: CEDULA JURIDICA. TELEFONO: PERSONA CONTACTO: PRODUCTOS Y/O SERVICIOS A EXHIBIR: NUMERO O LETRA DE STAND: Firma del presidente y/o encargado de la empresa: Firma representante de CACIA: