REGLAMENTO OFICIAL SITDEF 2015

Transcripción

1 REGLAMENTO OFICIAL SITDEF ORGANIZADOR. El término ORGANIZADOR utilizado en este documento, se refiere al SITDEF 2015 (Salón Internacional de Tecnología para la Defensa y Prevención de Desastres Naturales), sus oficinas o empleados que lo representan en la administración de V Salón Internacional de Tecnología para la Defensa SITDEF Perú EXHIBIDOR. Se entiende por este término a toda persona natural peruana o extranjera, o a toda persona jurídica constituida en el Perú o el extranjero, que haya celebrado con el ORGANIZADOR un contrato de alquiler a efectos de obtener la posesión de uno o más módulos en SITDEF EL JEFE DE PROYECTO representa en todos los casos al ORGANIZADOR ante el exhibidor y es la persona encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones de SITDEF ADMISIÓN DE EXHIBIDORES. El ORGANIZADOR se reserva el derecho de aceptar la participación de cualquier exhibidor, producto o servicio de este en SITDEF REPRESENTANTE DEL EXHIBIDOR. Cada exhibidor deberá designar por escrito a un representante ante el ORGANIZADOR. El exhibidor reconoce desde ya como válida cualquier gestión, solicitud o contrato que su representante realice en su nombre. Cada exhibidor deberá designar un (1) representante. 6. RESPONSABILIDADES. El ORGANIZADOR no se responsabiliza por los daños ocasionados por actos que estuvieran fuera del control de SITDEF 2015, como terrorismo, vandalismo, desastres naturales; por la pérdida o daños causados a muestras, equipos, herramientas y material de decoración del exhibidor; por los accidentes que pudiera sufrir el personal propio o contratado, ni por los daños que los bienes del exhibidor pudieran causar a terceros; por lo que se requerirá que contrate un seguro que cubra todos estos riesgos. El exhibidor será responsable por cualquier daño o perjuicio que cause a las instalaciones de SITDEF Los daños que pudieran ocurrir serán tasados por el ORGANIZADOR y pagados por el exhibidor antes de retirar su mercadería. 7. SUBARRIENDO. El exhibidor no podrá subarrendar parcial ni totalmente el área contratada. El incumplimiento dará lugar a la cancelación automática del contrato y a la devolución del módulo al ORGANIZADOR. El monto pagado por el exhibidor será retenido por el ORGANIZADOR en calidad de penalidad por el incumplimiento de lo establecido en el presente numeral.

2 8. INSCRIPCIONES Y TARJETAS DE INVITACIÓN. a) El Contrato de Participación da derecho a un formato virtual de invitación para ser enviado a las personas que deseen que asistan a los días de exhibición b) El Contrato de Participación da derecho a 1; 2 y hasta 3 invitaciones al coctel de bienvenida organizado para los exhibidores. La cantidad de invitaciones a recibir solo es determinada por la cantidad de metros adquiridos. c) El Contrato de Participación da derecho 1 (una) inscripción en SITDEF 2015 y a 10 (Diez) tarjetas de invitación válidas para un día de visita al área de SITDEF Las Tarjetas de invitación no dan derecho a las actividades sociales. Es requisito indispensable, completar una Ficha de Inscripción, para el área de exhibición, por cada participante. 9. EXHIBICIÓN DE EQUIPOS Y MUESTRAS. La exhibición de equipos en funcionamiento y muestras será autorizada solo si éstos no representan peligro o incomodidad para los participantes o las instalaciones del recinto ferial. No se permitirá el uso de equipos de amplificación de sonido, excepto para presentaciones audiovisuales, en cuyo caso el volumen no deberá interferir con el normal desenvolvimiento de SITDEF CARACTERÍSTICAS DE LOS MÓDULOS. SITDEF 2015 cuenta con módulos interiores y exteriores. Los módulos interiores se encuentran bajo una cobertura de lona tensionada. Stand 3x2 (6mt2) son de 2m profundidad x 3m ancho x 2,5m de alto. Stands 3x3 (9mt2) tienen 3m de profundidad x 3m de ancho x 2.5m alto. Se proveerá una potencia de Kw por mt2, pared divisoria a base de aluminio (alusett system/octanorm), alfombra gris aplicada directamente en el espacio del piso, en el friso se colocará el nombre de la empresa, 1 mesa redonda, 2 sillas, luces fluorescentes y un tomacorriente. Las Islas están cubiertas por una lona tensada. Las Islas de 4x4 (16m2) serán provistas de 1.5 Kw de electricidad y el nombre de la empresa en el friso superior; al igual que las islas de 4x5 (20mts2), 4x6 (24 mts2), 5x5 (25 mts2) y 5x6 (30 m2). Las Islas de 5x8 (40m2) serán provistas con 3 Kw de electricidad y No llevarán nombre de la empresa en el friso superior, al igual que las islas de 5x10 (50 mts2) y 6x10 (60 mts2). Las Islas de 8x10 (80m2), 10x10 (100m2), 23x10 (230m2) y 21x12 (252 m2) serán provistas con 7.5 Kw de electricidad y el nombre de la empresa en el friso superior. 11. DECORACIÓN. La decoración de los módulos es responsabilidad del exhibidor; Tener en cuenta al momento de realizar el diseño que la altura máxima permitida para cualquier elemento decorativo es de 4.00m.

3 12. DISEÑO. El nuevo diseño deberá respetar la armonía general del evento; no se podrá clavar, pintar ni exceder las dimensiones establecidas. Cualquier modificación correrá por cuenta del exhibidor. 13. INGRESO DEL PERSONAL. El personal del exhibidor así como sus contratistas deberá registrarse ante el ORGANIZADOR y obtener la respectiva identificación para realizar la decoración y montaje del módulo. 14. DISTRIBUCIÓN Y/O EXHIBICIÓN DE MATERIAL PROMOCIONAL. La distribución y/o exhibición de material promocional deberá realizarse únicamente dentro del módulo del exhibidor. No se permite la circulación de personajes caracterizados por los ambientes del recinto ferial. 15. MONTAJE. El material de decoración y exhibición será admitido al recinto acompañado de una guía de ingreso emitida por duplicado por el exhibidor, la que deberá ser visada por el Responsable de Seguridad designado por el ORGANIZADOR. La carga máxima permitida es de 30 toneladas incluido el medio de transporte. No están permitidas las faenas de construcción dentro de las áreas de exposición (soldadura, pintura a pistola, etc.), debiendo llevar los elementos componentes del proyecto prefabricados, autorizándose solo los trabajos de ensamble, retoque y amoblado. Las empresas decoradoras deberán acreditarse con el organizador y enviar la relación de los trabajadores con el Número de Identificación correspondiente. El trabajo de las empresas decoradoras de stands empezará el lunes 11 de mayo de 2015 desde las 8:30 horas hasta las 18:00 horas. El término de los trabajos de decoración será el miércoles 13 de Mayo de 2015 a las 10:00 horas. No se permitirán trabajos de acondicionamiento durante las horas de exhibición, por lo que el exhibidor que no haya concluido podrá continuar sólo después del cierre diario. Todos los módulos deberán mantenerse montados hasta el final de la exhibición, quedando prohibido el retiro de cualquier producto exhibido. 16. DESMONTAJE DE INSTALACIONES Y RETIRO DE MERCADERÍA. El desmontaje del módulo podrá realizarse desde el lunes 18 de mayo de 08:00 hrs 18:00 hrs y el martes 19 de mayo de 08:00 hrs 18:00 hrs. 17. INTERNAMIENTO TEMPORAL. Estará permitido el ingreso de muestras para la exposición en calidad de internamiento temporal, siendo responsabilidad del exhibidor cumplir con la legislación aduanera vigente. Sugerimos realizar este trámite por lo menos con cinco meses de anticipación como máximo.

4 18. VENTA DIRECTA. En el caso de que un exhibidor realice transacciones comerciales durante la exhibición, será su responsabilidad cumplir con las leyes tributarias y de aduanas vigentes. No estará permitido entregar productos durante la exhibición, tampoco colocar avisos indicando los productos vendidos o en promoción. 19. SERVICIOS ADICIONALES A CARGO DEL ORGANIZADOR. El ORGANIZADOR proveerá los siguientes servicios a los exhibidores: Energía eléctrica. La energía eléctrica es monofásica, de 220 voltios y 60 Hz. La corriente suministrada no cuenta con estabilizador de potencia, el exhibidor lo deberá tener en cuenta en caso de conectar equipos electrónicos. Si el exhibidor requiriera de mayor energía, deberá solicitarla a más tardar el 10 de Abril de El ORGANIZADOR evaluará su factibilidad y le hará llegar el presupuesto de costo adicional. El mismo que deberá ser cancelado en su totalidad antes del 08 de Mayo de Muebles. Los módulos interiores vienen equipados con 1 mesa circular, 2 sillas. El alquiler de las Islas no incluye muebles. Vigilancia. El ORGANIZADOR tendrá a su cargo la vigilancia general del recinto durante las 24 horas. Sin embargo no se responsabiliza por la pérdida de objetos de valor o de aquellos que sean difíciles de controlar. Limpieza. La limpieza de los pisos de los módulos, así como la de las zonas de circulación estarán a cargo del organizador. CRONOGRAMA 2015 Viernes, 10 de Abril: - Fecha límite para solicitar energía eléctrica. Miércoles, 15 de Abril: - Fecha límite para la cancelación del valor total de los módulos reservados. A partir de esta fecha, los nuevos Contratos de Participación se recibirán con el pago del valor total. - Fecha límite para confirmar los datos requeridos para que aparezcan en el Catálogo Oficial. - Fecha límite para reservar las Salas de Conferencias Comerciales, que aparecerán publicadas en el Catálogo Oficial. Lunes, 21 de Abril: - Comienzo de la instalación del área exterior. 08:30 hrs -18:00 hrs

5 Lunes, 11 de Mayo: - Comienzo de la instalación del área interior 08:30 hrs - 18:00 hrs Martes, 12 de Mayo: - Inicio de trabajos con empresas decoradoras 08:30 hrs - 18:00 hrs Miércoles, 13 de Mayo: - Recojo de cajas de embalaje del área de exhibición 15:00 hrs - Termino de Instalación y decoración 10:00 hrs Jueves, 14 de Mayo: - Inauguración del evento 10:00 hrs Horario de Exhibición: - Jueves, 14 de Mayo 11:30 hrs 17:00 hrs - Viernes, 15 de Mayo 10:00 hrs 17:00 hrs - Sábado, 16 de Mayo 11:00 hrs 17:00 hrs - Domingo, 17 de Mayo 11:00 hrs 16:00 hrs Domingo, 17 de Mayo: - Clausura de evento 16:30 hrs Desmontaje y retiro de la mercadería - Lunes, 18 de Mayo 08:00 hrs 18:00 hrs - Martes, 19 de Mayo 08:00 hrs 18:00 hrs