MANUAL DEL EXHIBIDOR DESCRIPCIÓN

Transcripción

1 MANUAL DEL EXHIBIDOR El Exhibidor se compromete a cumplir las condiciones de este documento y a aceptar los cambios posteriores que se hagan en beneficio de los intereses del evento o por causas de fuerza mayor. DESCRIPCIÓN La compra de un stand habilita el ingreso de una persona para atenderlo sin costo. No debe registrarse en el sistema de registro On Line, solo debe ingresar sus datos en el momento de la compra del mismo en el formulario. Con el pago del stand queda validado tanto su registro como el de su Stand. Compra: Para proceder a la compra del stand, el potencial Exhibidor deberá ingresar a foromic.org opción Stands para escoger el stand de su preferencia y continuar al pago. En la misma página se solicitará la siguiente información: Nombre de la institución Nombre de la persona que atenderá en el stand Una indicación de los servicios adicionales requeridos (éstos se deberán solicitar al momento de la compra del stand o directamente a la organización del evento, con no menos de veinte (20) días antes del evento y su costo será asumido directamente por el Exhibidor. Ubicación: Foromic 2018 se llevará a cabo en el Centro de Eventos Puerta de Oro en Barranquilla, Colombia. Tamaño Opción 1: Stand circular de 3mts. de diámetro x 2,4mts. de altura (Costo US$ 3.500) Opción 2: T rectangular de 1,5mts. de largo x 3mts. de altura (Costo US$ 2.500) Cenefa: Se colocará una cenefa en la parte lateral del stand con el nombre de la institución en letras negras, y el número del stand. Electricidad: Potencia eléctrica base instalada de 500 W (110 volts), monofásica. Si el exhibidor requiriera de mayor energía y/o tomas de corriente adicionales, deberá solicitarlas a más tardar el 15 de septiembre de 2018, enviando su petición a Stella Sequeda Tapia (stellasequeda@gematours.com) +57 (5) , para obtener un presupuesto del requerimiento. Mobiliario: Cada stand de exhibición cuenta con una mesa y dos sillas. Para promocionar su empresa u organización, usted dispone de un televisor de 49 pulgadas para exhibir publicidad, cuyo contenido es exclusiva responsabilidad del exhibidor. Decoración: Las empresas y/o instituciones no podrán variar el diseño del stand ni realizar cosas que afecten la estética general del evento. El espacio interior del stand es responsabilidad de cada exhibidor; sin embargo la parte exterior a éste deberá permanecer libre de obstáculos. La altura máxima será 2,40 metros. Diseño: El visual del gráfico o video, deberá ser remitido antes del viernes 6 de octubre para verificación de

2 altura, profundidad y ancho. Sírvase dirigirlo a: stellasequeda@gematours.com Una vez verificado el arte, por favor asegurase de enviarlo al proveedor de su elección no más tarde del 15 de octubre. VISUALES REFERENCIALES STAND OPCIÓN 1

3 VISUALES REFERENCIALES STAND OPCIÓN 2

4 OBLIGACIONES DEL EXHIBIDOR No subarrendar, total ni parcialmente, el (los) stand(s), ni cederlo(s), salvo autorización expresa y por escrito de Foromic Abstenerse de exhibir muestras y de repartir publicidad que no corresponda al tema de Foromic No se podrá usar imágenes ni referencias a Puerta de Oro sin previa consulta con los organizadores. Asumir el costo de decoración y ambientación del stand y los servicios adicionales solicitados. Está prohibida la fijación de material de decoración dentro de las áreas arrendadas que puedan dañar el buen aspecto y presentación del edificio, las áreas comunes y la estética general del evento. Está prohibido aplicar pintura a los pisos, cielo-rasos, panelería o paredes del edificio o instalar calcomanías, afiches y otros elementos similares; que no hayan sido previamente autorizadas por el Área de Eventos de Puerta de Oro. No superar los 2,40 metros de altura en el diseño y la ambientación de su stand. Reintegrar el stand y los elementos que le hayan sido suministrados en el estado en que los recibió. Ocupar sólo el área que corresponde a su stand, está prohibido ocupar los pasillos, entradas, salidas de emergencia, pasajes, vestíbulos, ascensores o cualquier tipo de accesos o circulación del público, con la instalación de objetos o muebles. No podrán ocupar pasillos, entradas, pasajes, ni ningún tipo de acceso o circulación del público con publicidad, objetos o muebles sin previa autorización de Foromic. Tampoco podrá destinar el área de su espacio como corredor de paso para los asistentes, desvirtuando de esta manera el recorrido establecido por Foromic. Los expositores no podrán clavar, pintar, marcar, aplicar laca, adhesivo o cualquier otro recubrimiento en los pisos, paredes, columnas y estructura de los stands ni del Centro de Convenciones. No podrá hacer perforaciones ni clavar sobre las paredes del stand o panelería. Está prohibido clavar objetos, pancartas, anuncios o cualquier otro material promocional en las paredes, paneles, techo o ventanas de los pabellones o salones. No modificar las instalaciones eléctricas, hidráulicas, telefónicas o de iluminación. No se permite efectuar instalaciones de ninguna especie dentro o fuera del espacio contratado, en áreas comunes o de circulación del recinto, que no hayan sido previamente autorizadas por el área de eventos y el área Técnica y de Infraestructura del centro de eventos. Retirar todos los elementos de su stand al finalizar el evento, la noche del miércoles 31 de octubre de Es de estricta obligación que el personal del stand esté presente durante los días del evento, desde el montaje hasta el desmontaje. El suministro dentro del recinto ferial de alimentos y bebidas estará a cargo de Organización. No obstante, en aquellos casos en que el evento a desarrollarse por el exhibidor requiera la comercialización de alimentos y bebidas, éste requerirá de autorización expresa por parte de Organizador y en ese caso podrá hacerlo dentro del área arrendada exclusivamente. El exhibidor será el único responsable del cuidado y conservación de los bienes y/o elementos que le son suministrados por el centro de eventos para su evento, así como de todos y cada uno de sus bienes. De igual manera será responsable exclusivo de sus actos y/o hechos, de funcionarios y/o dependientes y/o contratistas que llegaren a causar daños a las personas y/o los bienes de terceros, sean estos visitantes, funcionarios o dependientes del recinto ferial o a bienes de propiedad de esta última, así como de los daños que a los mismos llegaren a causar con algunos de los productos o elementos que distribuyan o expendan dentro del evento y durante el término de duración del presente contrato. Ninguna responsabilidad por ende le corresponde al Organizador por ninguno de los hechos y/o actos mencionados en ningún evento ni tampoco en relación con los contratos celebrados por el exhibidor con terceros. Habida cuenta de lo anterior, no existe de parte del Organizador ninguna responsabilidad por daños, mermas, pérdidas o cualquier otro evento que llegare a ocurrir a los bienes y/o visitantes o personal del exhibidor derivado de cualquier causa y en especial por incendio, inundación, sustracción con o sin violencia. El hecho de contar el Organizador con un servicio de vigilancia de las instalaciones generales del recinto ferial en ningún caso, constituye fuente de responsabilidad alguna para ella ni modifica los términos de la presente cláusula en ningún evento ni bajo ningún supuesto. En los eventos en que los equipos sean suministrados por el Organizador, serán ellos los únicos responsable de su instalación, manejo y operación, a través del personal que designe para esto. Foromic se exonera de toda responsabilidad que se derive de los contratos que celebre el exhibidor con terceros. PARAGRAFO: Foromic se exonera de cualquier hecho de la naturaleza o de cualquier fuerza mayor que cause daños, pérdidas, lesione o ponga en riesgo la realización del evento. La persona que atenderá el stand debe portar permanentemente la credencial que así lo identifique para ingresar a la sede del evento, y trasladarse dentro de sus instalaciones (éstas únicamente sirven para atender el stand y no permiten acceder a las sesiones plenarias y técnicas). En los stands no está permitido vender elementos, artículos, alimentos ni bebidas ni tampoco realizar transacciones de dinero. La organización recomienda a las instituciones que la atención del stand esté cargo de personas pertenecientes a la misma, para que pueda atender y responder con veracidad las consultas de los participantes. Se prohíbe realizar actos que puedan ser catalogados como intervención, participación o proselitismo político o religioso bien sea nacional o extranjero.

5 No se permitirá la entrada de animales de ninguna especie en las instalaciones del recinto sin la autorización previa y escrita por el Área de Eventos, a menos que el evento así lo requiera y de acuerdo con la negociación efectuada por las partes. El exhibidor se compromete a brindar la información correspondiente sobre evacuación en caso de emergencia y a acatar todas las instrucciones que en materia de seguridad sean manifestadas de manera verbal o por escrito por el Organizador. No se permitirá en ningún caso la entrada de materiales explosivos o inflamables a los pabellones o áreas arrendadas sin previa autorización del Área de Seguridad del recinto ferial. Se prohíbe fumar en espacios cerrados, de acuerdo con la Resolución de 2008 del Ministerio de la Protección Social. Se prohíbe el expendio de licor a menores de edad, de acuerdo con la Ley 124 de FECHAS Y HORARIOS DE LA EXHIBICIÓN La exposición se abrirá simultáneamente con Foromic 2018, y permanecerá abierta en el mismo horario los días 29, 30 y 31 de octubre. El exhibidor velará por el cumplimiento en los horarios de apertura y cierre que se indicarán en el Programa del evento. MONTAJE: Las empresas podrán ingresar al Centro de Eventos para organizar sus stands a partir del día domingo 28 de octubre de 2018 desde las 08h00 hasta las 18h00 y deberán indefectiblemente tenerlo listo para apertura al público el día lunes 29 de octubre a las 08h00. DESMONTAJE: una vez finalizado el evento, el miércoles 31 de octubre a las 18h00 y como máximo a las 03h00 del 1 de noviembre las empresas deberán retirar sus materiales y equipamiento, dejando el stand vacío y en las mismas condiciones en que lo recibieron. Pasado dicho horario, Foromic ni la Empresa Logística se hacen responsables por los materiales no retirados. POLÍTICA DE CANCELACIÓN La solicitud de cancelación debe enviarse por escrito a Clarisa Pelayo Salcido clarisa.pelayo@mgoevents.com Las siguientes condiciones aplican: Si la compra del stand se cancela antes del 14 de septiembre de 2018, inclusive, y el pago del mismo ya ha sido realizado, Foromic reintegrará el total del dinero recibido menos los gastos bancarios. Si la compra del stand se cancela a partir o después del 15 de septiembre de 2018, no se realizarán reembolsos parciales o totales del valor pagado. RECOMENDACIONES Se aconseja a los exhibidores contratar pólizas de seguro propias, dado que los seguros contratados por Foromic 2018 no cubren daños o perjuicios que sufran personas o bienes durante su permanencia en el Centro de Exhibición. Durante Foromic 2018, equipos como laptops y proyectores multimedia deben tener candados de seguridad. Sugerimos retirar las laptops por la noche. Foromic 2018 no entrega pases de cortesía para que las empresas expositoras inviten clientes, el Centro de Exhibiciones está dirigido, y es visitado, únicamente a los participantes en Foromic Las empresas y/o instituciones no podrán variar el diseño del stand ni realizar cosas que afecten la estética general del evento. En caso de tener algún elemento decorativo adicional debe ser remitidos a la empresa logística por a: stellasequeda@gematours.com para la aprobación de los mismos en forma conjunta con Foromic Ante cualquier consulta o solicitud especial para su stand por favor contactar con el responsable de la empresa Oficial proveedora de las estructuras básicas de los stands:

6 Nombre de contacto: Stella Sequeda Tapia Empresa: GEMA TOURS S.A Toda persona debe tener ARL. Las personas que realizarán trabajos en altura deben estar certificados y debe portar el certificado. El personal de montaje debe ingresar con ropa adecuada para el mismo. No se permite el ingreso en camisilla, pantalonetas o pantalones cortos, sandalias o tacones. Traer zapatos cerrados. Cada expositor es responsable de su basura y de mantener limpio su espacio. EVENTO LIBRE DE PAPEL Haremos un esfuerzo por ofrecer un evento libre de papel; por tanto, recomendamos que las instituciones nos apoyen en este esfuerzo en la medida de lo posible. RECOMENDACIONES PARA EL ENVÍO DE MATERIAL PROMOCIONAL Se dispondrá de facilidades de bodegaje entre el 23 y 31 de octubre. Por favor tener en cuenta la siguiente información para el envío del material: Enviarla a nombre de la Srta Ismi Urbano Juliao Coordinadora Comercial Eventos A nombre de Corferias Inversiones SAS Colocar el nombre de la empresa que envía la mercancía Colocar el nombre de la persona responsable que recibirá la mercancía cuando se encuentre en el evento Colocar el nombre del evento