Cómo transformar sus impresoras multifunción en ayudantes de oficina. Cree su propio entorno de trabajo digital con tecnología documental inteligente

Transcripción

1 Cómo transformar sus impresoras multifunción en ayudantes de oficina Cree su propio entorno de trabajo digital con tecnología documental inteligente

2 La impresora inteligente ahora lo es aún más Las impresoras han experimentado ya avances considerables: han pasado de trabajar solo con papel a convertirse en dispositivos multifunción que fotocopian, escanean y, cómo no, imprimen. Ahora, las impresoras multifunción se han reinventado de nuevo para facilitar la transformación digital. Ayudan a grandes y pequeñas empresas a optimizar los flujos de trabajo, aumentar la productividad y reducir los costes. Estos «ayudantes» inteligentes y conectados funcionan con una interfaz basada en aplicaciones que simplifica el proceso y fomenta la colaboración. Tras esta transformación encontramos un eficaz paquete de aplicaciones inteligentes que simplifican los flujos de trabajo documental. Se trata de una tecnología novedosa, pero de aspecto totalmente familiar. Si tiene un smartphone o una tableta, ya sabe cómo han cambiado las aplicaciones nuestra manera de colaborar, conectar y compartir información. Ahora, las impresoras de última generación se están subiendo al tren de esta revolución de las aplicaciones.

3 3 Cómo han cambiado las aplicaciones las reglas del juego Las aplicaciones de impresión inteligente convierten las impresoras multifunción en «ayudantes», liberando así a los usuarios para que sean más productivos y eficaces. Estos asistentes digitales pueden realizar tareas rutinarias al permitirle, por ejemplo, escanear y guardar archivos directamente en repositorios en la nube, como Dropbox. En otros casos, automatizan flujos de trabajo específicos para su negocio y los ponen a su disposición en forma de aplicaciones prácticas. Por ejemplo, es posible que siga una serie de pasos a la hora de gestionar las facturas: escanearlas a una carpeta concreta y enviarlas por a la persona que las autoriza. Las aplicaciones inteligentes convierten este tipo de flujos de trabajo en iconos únicos para «facturación», «recursos humanos» o «revisión jurídica». Los dispositivos provistos de aplicaciones están impulsando la adopción de un entorno de trabajo digital, gracias a ventajas como estas: Resultan familiares y son fáciles de usar. Los últimos modelos de impresoras están equipados con pantallas táctiles de uso intuitivo. Los usuarios arrastran el dedo, reducen, deslizan y amplían, exactamente igual que en un smartphone. Pasan así menos tiempo aprendiendo y más trabajando. Trabajan a su manera. Algunos dispositivos admiten una interfaz personalizable que crea una experiencia común para usuarios de documentos y grupos de trabajo. Para optimizar aún más los flujos de trabajo, coloque las aplicaciones más usadas en la parte superior de la pantalla. No necesita asistencia técnica para usar estas aplicaciones. Los asistentes de instalación le permiten ponerse en marcha enseguida y las aplicaciones se autoconfiguran según las especificaciones de su impresora (el tamaño de la pantalla, la capacidad de escaneo, la resolución, color/blanco y negro, etc.). Siempre están a la vanguardia. Las aplicaciones de impresión inteligentes nunca se detienen. Su desarrollo y diseño es constante, por lo que puede instalar nuevas actualizaciones de seguridad, funciones y herramientas en cuanto están disponibles. xerox.com

4 Le presentamos el documento inteligente Con las aplicaciones inteligentes de impresión y de flujos de trabajo, sus documentos van mucho más allá del modelo tradicional basado en papel. Los documentos inteligentes de hoy actúan a modo de recipientes: contienen la información que impulsa su empresa y que la hace valiosa. Este nuevo tipo de documento le permite: Buscar. Los metadatos detallados le permiten encontrar lo que busca rápidamente. Le hace falta localizar un informe de gastos o un recibo? No tiene más que buscar la fecha o el importe total. Proteger. Al utilizar el cifrado, la protección antivirus y la gestión de derechos estándares del sector, le ayuda a cumplir la normativa y a gestionar los riesgos. Conectar. Los documentos digitales se integran dentro de los flujos de trabajo y procesos existentes. Se pueden enviar, compartir y almacenar automáticamente, todo de manera inteligente. Compartir. El seguimiento de versiones o de autoría permite colaborar en tiempo real, por lo que los miembros de un mismo equipo pueden trabajar en los documentos desde cualquier ubicación.

5 5 Integración en los flujos de trabajo documental existentes Las aplicaciones son muy fáciles de usar y le van guiando a cada paso del proceso documental, pudiendo así abordar tareas complejas con solo hacer clic en un icono. El flujo de trabajo se integra con los entornos de impresión y los procesos ya existentes. Estas aplicaciones de impresión inteligentes de última generación le proporcionan: Acceso rápido a documentos almacenados en la nube mediante la integración con servicios que ya conoce y utiliza, como Google Drive, Dropbox y Office 365. Reconocimiento de caracteres (OCR) para escanear documentos y convertirlos en archivos PDF que permiten hacer búsquedas. Puede incluso traducir documentos escaneados con solo pulsar una tecla, gracias a una aplicación de traducción. Conversión rápida y simple de formato impreso a digital y viceversa, una ruta cada vez más utilizada en la era de los documentos «híbridos». Protección por contraseña desde la pantalla táctil, lo que añade una capa de seguridad adicional para la información importante y confidencial. Esta nueva galaxia de aplicaciones de impresión inteligentes, en constante expansión, le ofrece nuevas alternativas para trabajar mejor, de manera más inteligente y eficiente. IMPRESORAS ADAPTADAS A LOS DISPOSITIVOS MÓVILES Dada la invasión de smartphones y tabletas en el lugar de trabajo, los empleados necesitan conexiones flexibles y fiables entre sus dispositivos móviles y las impresoras multifunción. La nueva generación de aplicaciones inteligentes para la impresión y el flujo de trabajo móviles brinda mayor funcionalidad a la clásica impresora multifunción de empresa desde su propia interfaz. Directamente desde sus dispositivos, los usuarios pueden: escanear, imprimir y enviar por o fax; captar documentos e imágenes con el escáner de la impresora multifunción o con su propia cámara; combinar varios documentos y añadir contraseñas a los archivos PDF; acceder a flujos de trabajo predeterminados con una sola tecla; subir datos a la nube o a ubicaciones de red de manera segura. xerox.com

6 6 Simplifique y optimice los procesos Las aplicaciones inteligentes y las impresoras de última generación le ayudan a simplificar y a optimizar su trabajo. Los procesos largos, complejos o repetitivos se pueden guardar como flujos de trabajo frecuentes y acceder a ellos a través de la interfaz de la pantalla táctil. Factura Escaneando... Fac También los empleados móviles pueden escanear una factura, convertirla a texto modificable, enviársela a los destinatarios pertinentes y guardarla de manera segura en la red o en la nube. Y todo con solo pulsar un botón. Factura PERSONALICE APLICACIONES PARA SU EMPRESA Debido a su facilidad de uso, las aplicaciones estándar pueden aumentar de manera significativa su productividad. Pero si quiere ir un paso más allá, puede pedir a su proveedor de MPS que le ayude a crear aplicaciones personalizadas para sus necesidades concretas, adaptadas a los documentos y flujos de trabajo de su empresa. Existen también soluciones específicas para cada sector, pensadas para las necesidades de los entornos documentales de hoy, en los que predominan las aplicaciones. En sectores como la atención sanitaria, estas aplicaciones permiten a los profesionales médicos compartir información sobre los pacientes de manera rápida y segura, para obtener así mejores resultados. Se escanea la factura... Se convierte a texto modificable... Se rellena y se guarda... Factura autorizada. xerox.com

7 7 Descubra el poder de las aplicaciones de impresión inteligentes Las aplicaciones han supuesto una auténtica revolución para las impresoras: han pasado de ser meros mecanismos de impresión a convertirse en verdaderos «ayudantes» digitales, capaces de trasladar la información de manera rápida y sencilla. Esta armonía entre las aplicaciones inteligentes y el hardware avanzado le permite ganar en comodidad, seguridad y productividad, además de ayudarle a controlar los gastos. Sus procesos de trabajo se hacen más fluidos y su equipo trabaja de manera más eficiente. Los ecosistemas de software y hardware están cambiando la actitud de las organizaciones hacia sus entornos de impresión. Estas empiezan ya a considerarlos como ámbitos documentales fluidos y dinámicos. Están sacando el máximo provecho de este nuevo tipo de impresoras y aplicaciones inteligentes, además de acercar el futuro al entorno de trabajo digital de hoy. Para más información sobre aplicaciones para documentos y soluciones inteligentes de impresión, visite Tecnología ConnectKey en acción. xerox.com

8 Acerca de Xerox Xerox es una empresa líder en el sector tecnológico, valorada en más de millones de dólares, que innova la forma en que el mundo se comunica, conecta y trabaja. Nuestra experiencia es mas importante que nunca, ya que empresas de todos los tamaños buscan aumentar su productividad, maximizar la rentabilidad e incrementar la satisfacción. Logramos estos objetivos tanto para pequeñas y medianas empresas como para grandes corporaciones, gobiernos y servicios de comunicación gráfica; y para nuestros socios que trabajan con ellos. Entendemos bien la esencia del trabajo en todas sus formas. Nos adaptamos a un mundo cada vez más complejo, donde el papel se combina con lo digital, el trabajo en la oficina con el entorno móvil y el ámbito personal con el social. Cada día, en más de 160 países de todo el mundo, nuestros trabajadores, nuestra tecnología y nuestro software se mueven con éxito en la confluencia de estos espacios. Automatizamos, personalizamos, analizamos, reunimos y aseguramos la información para que nuestros clientes avancen a un ritmo acelerado. Para más información visite Xerox Corporation. Todos los derechos reservados. Xerox y Xerox and Design son marcas comerciales de Xerox Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. BR23282