Qué es Sage One GUÍA PARA ENTENDER Y EMPEZAR A TRABAJAR CON SAGE ONE

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1 Qué es Sage One GUÍA PARA ENTENDER Y EMPEZAR A TRABAJAR CON SAGE ONE La solución de facturación y contabilidad online creada especialmente para autónomos y emprendedores.

2 ÍNDICE 1. Qué es Sage One? _3 2. Qué puede hacer sage One por mí? _4 2.1 Tu situación FINANCIERA siempre a mano _4 2.2 Bases de datos de clientes y proveedores _5 2.3 Base de datos de productos y servicios _6 2.4 Importa tus datos _7 2.5 Presupuestos que puedes convertir en facturas sin límites _8 2.6 Facturas de ventas y compras sin límites _9 2.7 Facturas rectificativas y eliminación de facturas _ Informes de la situación de tu empresa _ Genera automáticamente tu contabilidad _ Exporta tu libro diario a ContaPlus _ Generación automática de los modelos oficiales de Hacienda de IVA e IRPF _ Acógete al Criterio de caja o trabaja con proveedores que lo estén _ Conecta Sage One con Google Drive _ Conecta con tu asesoría _15

3 QUÉ ES SAGE ONE? Sage One es la solución de facturación y contabilidad online creada especialmente para autónomos y emprendedores. > Conoce la situación financiera de tu negocio de un vistazo > Genera bases de datos de clientes, proveedores, productos o servicios > Crea presupuestos que se convierten en facturas > Genera facturas de ventas o compras sin límites > Personaliza tus presupuestos y facturas > Informes de la situación de tu empresa > Crea y presenta los modelos Oficiales de Hacienda, IVA e IRPF > Conecta con Google Drive La facturación y contabilidad de tu negocio en la nube Siempre a mano todas las facturas, presupuestos o inform es sobre tu situación financiera. Fácil, rápido y sencillo Crea tu cuenta en cuestión de segundos y empieza a trabajar, no necesitas instalar nada ni conocimientos contables. Trabaja cuándo y dónde quieras Accede desde cualquier dispositivo a tu cuenta, sólo necesitas una conexión a internet. Sin actualizaciones Todas las novedades de la aplicación y las reformas legales se actualizan automáticamente sin que tengas que hacer nada. Soporte y ayuda gratuita En Sage One estamos para ayudarte en la gestión de tu negocio, por eso, puedes llamarnos de forma gratuita al o escribirnos a soporte.sageone.es@sage.com con cualquier duda que necesites resolver. Pruébalo GRATIS Regístrate y prueba la solución con toda funcionalidad y sin ningún límite durante 30 días totalmente gratis. Si decides contratarlo, son sólo 4.95 al mes (IVA incluido) y sin ningún tipo de compromiso de permanencia Conecta con Google Drive Además de tener tus facturas y presupuestos siempre a mano en Sage One, también puedes guardarlas y compartirlas en Google Drive. 3

4 2.2 TU SITUACIÓN FINANCIERA SIEMPRE A MANO Conoce tu situación de un simple vistazo, en la pantalla principal de Sage One, tendrás un resumen siempre actualizado de los datos financieros de tu negocio. Puedes ver el estado de cada una de tus cuentas o el acumulado de todas, la situación de tus ventas, gastos y beneficio tanto del mes en curso como el acumulado anual, un resumen de los presupuestos facturados y también el top 5 de facturas pendientes de pago, facturas pendientes de cobro y presupuestos. 4

5 2.3 BASES DE DATOS DE CLIENTES Y PROVEEDORES Sage One te permite crear una base de datos de clientes o proveedores, en la pestaña de contactos, para que puedas acceder a ellos en cualquier momento y además puedas usarlos directamente al hacer una factura sin tener que rellenar los datos en cada una. Simplemente rellenas los datos que necesites de tu cliente o proveedor en la ficha y los tendrás recogidos en la base de datos, para poder acceder a ellos y actualizarlos en cualquier momento. Además de poder consultar la base de datos en Sage One en cualquier momento, también podrás exportarla cuando lo desees a Excel si lo necesitas. 5

6 2.4 BASE DE DATOS DE PRODUCTOS Y SERVICIOS Al igual que con los clientes y proveedores, para facilitarte el trabajo de la creación de presupuestos y facturas, en la pestaña de Ventas de Sage One puedes crear una base de datos con la información de cada producto o servicio para no tener que rellenarlos en cada factura y tener recogidos todos los datos en un mismo sitio. Estos datos también podrás exportarlos a Excel o PDF si es que necesitas guardarlo en cualquiera de esos formatos. Rellena los datos en la ficha del producto o servicio y accede a ellos cuando lo necesites. 6

7 2.5 IMPORTA TUS DATOS Y EMPIEZA A TRABAJAR DESDE EL MINUTO 1 Si tienes bases de datos de clientes, proveedores, productos o servicios en una hoja de cálculo con Sage One podrás importarlas automáticamente y empezar a trabajar con todos tus datos desde el minuto 1. Por ejemplo, si tienes una base de datos de productos en una hoja de cálculo de tu equipo, accede a la pantalla de Productos de Sage One y pulsa sobre Importar para acceder al asistente de importación. Una vez dentro del asistente de importación, sigue los pasos para subir el archivo correctamente y todos tus productos serán importados automáticamente para que puedas trabajar con ellos en Sage One de una manera rápida y sencilla. 7

8 2.6 PRESUPUESTOS QUE PUEDES CONVERTIR EN FACTURAS SIN LÍMITES Crea online todos los presupuestos que necesites, sin límite de datos, en cuestión de segundos y desde cualquier lugar, sin perder tiempo en trámites y dedicándote a lo importante. Una vez creado el presupuesto, te aparecerá en el listado y podrás acceder a él para elegir las preferencias de impresión y enviarlo al cliente (tanto impreso como por correo electrónico), transformarlo en factura con un solo click o duplicarlo. 8

9 2.7 FACTURAS DE VENTAS Y COMPRAS SIN LÍMITES Sage One te permite crear tantas facturas, de ventas o de compras, como necesites sin límites de datos, todas las que necesites en tu negocio. Generar estas facturas es un proceso tan sencillo que no necesitarás ningún conocimiento contable previo y podrás hacerlo en un m omento, además al trabajar en la nube, podrás crearlas y acceder a ellas en cualquier momento y en cualquier lugar. Una vez creada y guardada, al igual que los presupuestos, la factura te aparecerá en el listado correspondiente (ventas o compras), y podrás acceder a ella para, elegir las preferencias de facturación, duplicarla, imprimirla o enviarla por correo electrónico. La opción de duplicar facturas te puede ser muy útil para los gastos que se repiten mes a mes con el mismo importe como el alquiler o para facturas que emites a clientes de forma periódica con los mismos servicios, por ejemplo. También desde la misma factura, podrás crear un cobro o pago, tanto total como parcial, que automáticamente se contemplará en la situación de tus cuentas de Sage One. 9

10 2.8 FACTURAS RECTIFICATIVAS Y ELIMINACIÓN DE FACTURAS También es posible realizar facturas rectificativas si es que lo necesitas, con el mismo sencillo proceso que una factura normal y simplemente indicando en el recuadro de Factura Rectificativa que lo es y eligiendo del desplegable el motivo de su creación. Otra posibilidad de Sage One es la posibilidad de eliminar facturas que no sean correctas. Simplemente tienes que pulsar la cruz roja que aparece a la izquierda de la factura elegida en el listado de facturas y aceptar la ventana que aparece para que confirmes la eliminación. 10

11 2.9 INFORMES DE LA SITUACIÓN DE TU EMPRESA En Sage One podrás consultar los informes necesarios para que conozcas tu situación y puedas tomar las decisiones adecuadas, simplemente pulsando un botón. En la pestaña Más información accede a Informes y consulta cualquiera de los informes que tienes a tu disposición: SAGE ONE, TE GENERA AUTOMÁTICAMENTE: Informe de acreedores Aquí puedes consultar el informe de los proveedores y acreedores con los que tienes deudas pendientes. Informe de deudores Aquí puedes consultar el informe de los clientes y deudores que tienen deudas pendientes contigo. Listado de facturas expedidas Aquí puedes consultar el listado detallado de facturas expedidas (ventas) para calcular el IVA repercutido. Listado de facturas recibidas Aquí puedes consultar el listado detallado de facturas recibidas (compras) para calcular el IVA soportado. Listado de I.R.P.F. en ingresos Aquí puedes consultar el listado detallado de I.R.P.F. en facturas expedidas de ventas y en otros ingresos. Listado de I.R.P.F. en gastos Aquí puedes consultar el listado detallado de I.R.P.F. en facturas recibidas de compras y en otros gastos. Listado del libro diario Listado del libro diario segmentado por fechas. 11

12 2.10 GENERA AUTOMÁTICAMENTE TU CONTABILIDAD Sage One, te genera automáticamente la contabilidad de tu empresa simplemente al ir introduciendo tus facturas de compra y venta y tus gastos. No necesitas hacer nada, ni siquiera tener conocimientos contables. Esta información puedes consultarla accediendo al Informe Listado del libro diario, dónde podrás consultar los asientos contables generados por la aplicación. QUÉ PUEDE HACER SAGE ONE POR MÍ? 2.11 EXPORTA TU LIBRO DIARIO A CONTAPLUS Además de poder consultar los asientos de tu libro diario, Sage One también te da la posibilidad de exportarlos a formato Excel, PDF para archivarlos o a ContaPlus para trabajar con ellos si lo necesitas. Exportando el libro diario generado automáticamente por Sage One a ContaPlus, facilitas el trabajo entre ambas herramientas para completar la gestión financiera de tu negocio. 12

13 2.12 GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE LOS MODELOS OFICIALES DE HACIENDA DE IVA E IRPF Sage One te permite estar al día con tus obligaciones con la Agencia Tributaria, gracias a la generación automática de los modelos 130 y 303. Estos modelos corresponden a la declaración trimestral del IRPF y la declaración trimestral del IVA respectivamente. Accede a ellos en la pestaña Más Información, en la parte de Modelos Oficiales. Genera el trimestre que necesites y preséntalo directamente online en la web de Hacienda ahorrándote tiempo y trámites. 13

14 2.13 ACÓGETE AL CRITERIO DE CAJA O TRABAJA CON PROVEEDORES QUE LO ESTÉN Si estás acogido al Criterio de Caja o trabajas con proveedores que lo estén, Sage One está adaptado para que tus facturas de venta o compra se generen correctamente teniendo en cuenta este requisito. Si eres tú el que está acogido, simplemente accede a Preferencias de facturación desde el botón superior derecho Configuración. Y simplemente marca la casilla de acogerte al Criterio de Caja para que Sage One trate tus ventas y compras de la manera correcta. Si es un proveedor el que está acogido, simplemente, al crear su ficha marca la casilla Acogido al Criterio de Caja y sus facturas se crearán correctamente teniendo en cuenta este requisito. 14

15 2.14 CONECTA SAGE ONE CON GOOGLE DRIVE Además de tener tus facturas y presupuestos siempre a mano en Sage One, también puedes guardarlas y compartirlas en Google Drive. Trabajando con las dos herramientas añades funcionalidad y simplicas tu gestión. Configura tu cuenta y al generar tus facturas y presupuestos, se guardarán directamente en Google Drive. Accede a Configura tus ajustes de Google drive desde el botón superior derecho Configuración y activa Google Drive en tu cuenta de Sage One, simplemente pulsando sobre Activar. Activando esta conexión, en Google Drive te aparecerá una nueva carpeta, donde cada vez que crees o modifiques una factura de venta o presupuesto, Sage One crea una copia en PDF en tu cuenta de Google Drive. QUÉ PUEDE HACER SAGE ONE POR MÍ? 2.15 CONECTA CON TU ASESORÍA Con Sage One tienes la posibilidad de conectar con una asesoría o despacho profesional que disponga de Sage One Despachos. Si lo que necesitas es que te ayuden a gestionar y asesoren en tu negocio trabajar con una asesoría que disponga de Sage One Despachos es la solución, tu asesor podrá acceder a tus datos cuando y desde donde esté, ahorrando las citas improductivas y llegando siempre a tiempo a los plazos de presentación de impuestos o documentos. 15

16 Si tienes cualquier duda, llámanos al