MULTIFLORA RESUMEN. El presente documento muestra cómo operar el módulo de comercio exterior. CONTENIDO

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1 RESUMEN El presente documento muestra cómo operar el módulo de comercio exterior. CONTENIDO Proceso. Configuración principal. Características de producto. Formato acuerdo comercial. Productos y plantillas. Clientes y globales. Guías Pendientes. Administración de documentos. Remisiones. Fito. Roya Blanca. Documentos de embarque. Control de fitos. Control de Guias. Reporte documentos. Archivos XML. Archivos GP. Archivos DEX. Archivos de Importación. Archivos ICA. Archivos OPD. Página 1 de 49

2 PROCESO Esta aplicación genera la documentación necesaria para comercio exterior con base en la información disponible de guías de despacho desde el sistema VIDA18. De acuerdo a proceso, se realiza la importación de la información de guías de VIDA18, posteriormente el usuario realiza el proceso de Procesar Guías y una vez procesadas se genera toda la información necesaria para los diferentes procesos de comercio exterior. Figura 1. Ventana principal, facturación de portafolio. En cada documento es necesario, complementar cierta información a la guia para generar los documentos correctamente. Es importante tener en cuenta que la actualización de datos desde VIDA18, se realiza de forma automática (cada 10 minutos), sin embargo según las necesidades, es posible actualizar manualmente esta información desde la opción de guías pendientes. Página 2 de 49

3 CONFIGURACIÓN PRINCIPAL Esta opción permite configurar los aspectos para generar documentos de las guías procesadas, normalmente esta tipo de configuraciones con variables usadas por el sistema. Figura 2. Ventana principal, configuración principal. Al igual que otros maestros de tipos use el botón NUEVO para generar un nuevo objeto del tipo configuración. Figura 3. Formulario creación configuración. Página 3 de 49

4 Una vez procesada la información puede realizar operaciones como editar o eliminar, siempre y cuando no esté relacionado con otro elemento de configuración Figura 4. Opciones de configuración. Página 4 de 49

5 CARACTERÍSTICAS DE PRODUCTO Esta opción permite administrar los productos equivalentes desde VIDA18 y la asociación de determinadas características. Figura 5. Ventana principal, características de producto. Simplemente presione el botón NUEVO para crear un nuevo objeto, se desplegará el formulario para la creación de un proveedor. Figura 6. Ventana principal, características de producto. Una vez procesada la información es posible editar o eliminar los datos, siempre y cuando no se estén usando en otras opciones del sistema. Página 5 de 49

6 Figura 7. Opciones de características productos. Cabe aclarar que la información del archivo a cargar, reemplazará los datos existentes del presupuesto. Página 6 de 49

7 FORMATO ACUERDO COMERCIAL Esta opción permite administrar el formato en que se presentan los acuerdos comerciales. Basta con descargar el archivo actual (botón RTF) realizar los ajustes necesarios y volverlo a cargar. Figura 6. Ventana principal, formato acuerdo comercial. Note que en el documento hay textos como anio_acuerdo, los cuales se reemplazan con los valores reales, por lo cual debe tener cuidado de editar esta información. Figura 7. Formato acuerdo comercial formato RTF. Página 7 de 49

8 PRODUCTOS Y PLANTILLAS VIDA18. Esta opción permite una equivalencia de productos hacia los sistemas de la DIAN y Figura 8. Ventana principal de productos y plantillas Simplemente presione el botón NUEVO para crear un nuevo objeto, se desplegará el formulario para la creación de un proveedor. Figura 9. Formulario creación de productos. Página 8 de 49

9 Una vez procesada la información es posible editar o eliminar los datos, siempre y cuando no se estén usando en otras opciones del sistema. Figura 10. Opciones de productos. Esta opción permite realizar la configuración de las equivalencias de códigos con VIDA18 y administrar las características que se reflejarán en los archivos XML de la DIAN. Figura 11. Configuraciones de productos. Para la configuración de los códigos de VIDA18 basta con indicar el código de VIDA18. Es posible que varios códigos del sistema externo sean equivalentes con un mismo producto en SIMAFLOR, por lo que se permitirá el ingreso de varios códigos a un mismo producto. Página 9 de 49

10 Figura 12. Configuración códigos Vida18. Figura 13. Formulario crear configuración códigos Vida18. Para la configuración caracteristicas debe seleccionarse de un grupo de características predefinido y asignarle un determinado valor. Figura 14. Configuración características. Página 10 de 49

11 Figura 15. Formulario crear configuración características. Para la simplificar el uso de esta opción en la creación de globales, es posible agrupar los productos en plantillas, las cuales funcionan de forma similar a los tipos. Figura 16. Ventana de configuración de plantillas. Simplemente presione el botón NUEVO para crear un nuevo objeto, se desplegará el formulario para la creación de una plantilla. Página 11 de 49

12 Figura 17. Formulario creación de plantillas. Una vez procesada la información es posible editar o eliminar los datos, siempre y cuando no se estén usando en otras opciones del sistema. Figura 18. Opciones de plantillas. Las productos. plantillas requieren para su correcto funcionamiento la configuración de los Página 12 de 49

13 Figura 19. Configuraciones de plantillas. Basta con seleccionar los datos requeridos para adicionar el producto en la plantilla (producto, procona y número serie DIAN). Figura 20. Configuración de productos en plantillas. Página 13 de 49

14 Figura 21. Formulario crear configuración de productos en plantillas. Página 14 de 49

15 CLIENTES Y GLOBALES Esta opción permite la administración de globales en relación a los clientes. Es importante aclarar que los clientes se actualizan directamente desde VIDA18, por lo cual cualquier cambio que suceda en este sistema automáticamente afecta los datos de cliente de SIMAFLOR. Estos datos se actualizan una vez cada hora de forma automática. Figura 22. Ventana principal, clientes y globales.. Para la creación de nuevas globales es necesario seleccionar la opción de clientes. Figura 23. Listado de clientes. Página 15 de 49

16 Con la opción NUEVO puede crear una nueva global, presionando este botón se desplegará el formulario para diligenciar los datos necesarios. Figura 24. Globales de un cliente. Simplemente presione el botón NUEVO para crear un nuevo objeto, se desplegará el formulario para la creación de una opción. Figura 25. Formulario crear global. Una vez procesada la información es posible editar o eliminar los datos, siempre y cuando no se estén usando en otras opciones del sistema. Página 16 de 49

17 Figura 26. Opciones de global. Desde esta opción es posible realizar configuraciones como asignar productos para los procesos a la global o imprimir el acuerdo comercial. Figura 27. Configuraciones de global. Note al generar el acuerdo comercial que trae los datos diligenciados según el formato de acuerdo comercial. Página 17 de 49

18 Figura 28. Impresión acuerdo comercial. En la configuración de productos es posible agregar un solo producto o varios desde una plantilla (ver productos y plantillas). Figura 29. Configuración productos de global. Página 18 de 49

19 Figura 30. Formulario adicionar producto. Figura 31. Formulario adicionar productos desde plantilla. La vista de clientes es posible exportarlas a excel. Página 19 de 49

20 Figura 32. Exportación Excel clientes. Otras opciones disponibles desde esta opción son las globales según el estado. Los estados de la global son: Vigentes Vinculadas Inactivas Pendientes de aprobación Figura 33. Listado de globales - Vigentes Página 20 de 49

21 Cada una de las opciones de globales permite exportación a Excel, impresión de acuerdo comercial y edición de la global. Figura 34. Exportación de globales - vigentes. Debe tenerse en cuenta que la configuración de las globales impacta directamente en los datos resultantes del procesamiento de guías (desde guías pendientes). Página 21 de 49

22 GUÍAS PENDIENTES Esta opción permite mostrar información de las guías pendientes por procesar, es decir las guías que no tienen registro de procesamiento en SIMAFLOR. Figura 35. Ventana principal, Guías pendientes. Tenga en cuenta que el sistema solo dejará procesar (marcar para procesar), las guías que tengan toda la información diligenciada, en caso de error interno del sistema se mostrará un ícono de advertencia en la guía que presenta inconvenientes para su procesamiento. Figura 36. Opciones de importación de guía. Una vez procesada la guía desaparece del listado de pendientes y se mostrará en el administrador de documentos y todas las opciones de generación de documentos. Página 22 de 49

23 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Esta opción permite modificar datos de las guías procesadas o agregar nuevos datos (que no provengan de VIDA18), que sean necesarios para el proceso. Figura 37. Ventana principal, Administración de documentos. Simplemente presione el botón NUEVO para crear un nuevo objeto, se desplegará el formulario para la creación de un documento. Figura 38. Formulario crear documento. Página 23 de 49

24 Una vez procesada la información es posible editar o eliminar los datos, siempre y cuando no se estén usando en otras opciones del sistema. Figura 39. Opciones para administrar fincas. Desde esta opción es posible realizar configuraciones como asignar los productos que componen el documento. Así mismo es posible ajustar los datos de número de planilla y fraccionada de acuerdo a los números disponibles en estos maestros. Figura 40. Configuración de productos / documento. Página 24 de 49

25 REMISIONES Esta opción permite generar los documentos tipo remisión desde las guías procesadas (ver administración de documentos). Figura 41.Ventana Principal, remisiones. Antes de generar los documentos de este tipo es posible ajustar valores como el tipo de documento (remisión, nota de cargue) ó la fecha (generación) del documento. Figura 42. Formulario cambiar fecha en remsiones. Página 25 de 49

26 Figura 43. Formulario cambio tipo de documento. imprimirlos. Una vez ajuste los datos necesarios, puede descargar los documentos en PDF e Figura 44. Formato remisión. Página 26 de 49

27 FITOS Esta opción permite generar los documentos tipo fito desde las guías procesadas (ver administración de documentos). Figura 45.Ventana Principal, fitos. Antes de generar los documentos de este tipo es posible ajustar valores como la fecha (generación) del documento y las fechas de vigencia. Figura 46. Formulario cambiar fechas en fitos. Página 27 de 49

28 Una vez ajuste los datos necesarios, puede descargar los documentos en PDF e imprimirlos, seleccionando previamente el tipo de fito que requiera generar (cajas, embalajes). Figura 47. Formulario generar fito. Figura 48. Formato Fito. ROYA BLANCA Página 28 de 49

29 Esta opción permite generar los documentos tipo roya blanca desde las guías procesadas (ver administración de documentos). Figura 49.Ventana Principal, roya blanca. Antes de generar los documentos de este tipo es posible ajustar valores como la fecha (generación) del documento y las fechas de vigencia. Figura 50. Formulario cambiar fechas en fitos. Una vez ajuste los datos necesarios, puede descargar los documentos en PDF e imprimirlos, seleccionando previamente el tipo de fito que requiera generar (cajas, embalajes). Página 29 de 49

30 Figura 51. Formato Roya Blanca. Página 30 de 49

31 DOCUMENTOS DE EMBARQUE Esta opción permite generar los documentos tipo documento de embarque desde las guías procesadas (ver administración de documentos). Figura 52.Ventana Principal, documento de embarque. Antes de generar los documentos de este tipo es posible ajustar valores como la fecha (generación) del documento, sello, aerolínea, conductores y destino. Figura 53. Formulario cambiar valores en documentos de embarque. Página 31 de 49

32 Una vez ajuste los datos necesarios, puede descargar los documentos en PDF (cartas y planillas) e imprimirlos. Figura 54. Formato carta documento de embarque. Página 32 de 49

33 Figura 55. Formato carta documento de embarque. Página 33 de 49

34 CONTROL DE FITOS Esta opción permite complementar los documentos tipo fito desde las guías procesadas (ver administración de documentos). Figura 56.Ventana Principal, control de fitos. Use la opción de generar facturas para adicionar los datos complementarios del fito. Figura 57. Formulario crear facturas, control de fitos. Página 34 de 49

35 Una vez ingrese los datos necesarios, puede descargar la información en Excel. Figura 58. Exportación Excel, control de fitos. CONTROL DE GUIAS Esta opción permite complementar en la información de la guía los datos de volúmenes realmente recibidos en el destino (Cantidad de piezas y FBE). Figura 59.Ventana Principal, control de guías. Use la el botón de + para adicionar los datos complementarios de la guia. Página 35 de 49

36 Figura 60. Formulario datos adicionales guia. Una vez ingrese los datos necesarios, puede descargar la información en Excel. Figura 61. Exportación Excel, control de guías. Página 36 de 49

37 REPORTE DOCUMENTOS Esta opción permite consultar y generar de forma dinámica el reporte de los documentos creados de forma automática o manual (ver administrador de documentos). Figura 62.Ventana Principal, reporte documentos. Basta con seleccionar los campos necesarios y el sistema agrupa y totaliza los datos por unidades, piezas, cantidad FBE (Full Box Equivalent) y valor, el reporte se observa de inmediato en pantalla y es posible exportarlo a Excel. Figura 63. Exportación Excel, reporte documentos. Página 37 de 49

38 ARCHIVOS XML Esta opción permite generar los datos que se importan en la herramienta de la DIAN, son archivos en formato XML debidamente estructurados que corresponden a datos de la guía fraccionada y planilla de transporte Figura 64.Ventana Principal, archivos XML. De acuerdo a la configuración principal se consulta el numero de envio antes de generar el archivo XML, este dato puede ser modificado por el usuario y posteriormente salvado nuevamente en la configuración principal. Figura 65. Formulario generación XML Fraccionada. Página 38 de 49

39 Figura 66. Estructura archivo XML Fraccionada. Página 39 de 49

40 ARCHIVOS GP Esta opción permite enviar los datos de las globales para el proceso de facturación de GP internacional, SIMAFLOR envia los datos a GPVF (todos los datos en el rango de fechas seleccionado) y el resto del proceso se completa con las herramientas SmartConnect y GP. Figura 67.Ventana Principal, archivos GP. Es posible generar un reporte de facturación por global en PDF y una exportación en Excel de la selección de fechas. Figura 68. Formato reporte Facturación / Global. Página 40 de 49

41 Figura 69. Exportación Excel, Archivos GP.. Página 41 de 49

42 ARCHIVOS DEX formato PDF. Esta opción permite importar y administrar los datos DEX que se generan en la DIAN en Figura 70.Ventana Principal, archivos DEX. Una vez importados los archivos PDF; es posible eliminar datos filtrando por número de formulario. También es posible generar los siguientes reportes con esta información: Plan Vallejo Comercializadora IVA TODO (todos los campos) Plano (Archivo Texto para magnético) Declaracion de exportacion (Archivo enviado al ministerio de turismo) Según el reporte SIMAFLOR solicitará las fechas e información adicional para exportar el reporte en el formato solicitado. Página 42 de 49

43 Figura 71. Formulario reporte plan vallejo, archivos DEX. Figura 72. Exportación Excel, reporte plan vallejo. Página 43 de 49

44 ARCHIVOS DE IMPORTACIÓN Esta opción permite subir desde archivos de excel ( ), la información de importaciones para almacenarla y generar los archivos planos para presentar ante el ministerio de turismo. Figura 73.Ventana Principal, archivos de importación. La operación de esta opción consiste en diligenciar el archivo modelo (botón Modelo) y realizar el proceso de importación. Si el proceso es exitoso, los datos están disponibles para exportar en Excel y generar la declaración de importación ante el ministerio de turismo. Figura 74. Modelo Excel, Archivo de importaciones Página 44 de 49

45 ARCHIVOS ICA Esta opción permite enviar información al sistema SISPAP del ICA para generar constancias fitosanitarias (Usa la misma información de Fitos). Figura 75.Ventana Principal, archivos ICA. Para enviar los datos correctamente debe existir compatibilidad de los códigos de SIMAFLOR con los de SISPAP, por lo cual en caso que no se encuentre esta equivalencia se notifica con el símbolo de advertencia en color naranja. Figura 76. Manejo de equivalencias SIMAFLOR-SISPAP. Página 45 de 49

46 Al realizar el proceso de Crear Constancias ICA, SISPAP devuelve un número de consecutivo con el cual se puede generar la constancia en PDF (generada directamente por SISPAP). Figura 72. Formato constancia ICA - SISPAP. Página 46 de 49

47 ARCHIVOS OPD Esta opción permite generar archivos planos para enviar información de embarque al sistema de importación OPD Avianca. Figura 78.Ventana Principal, archivos OPD. Para enviar los datos correctamente al sistema OPD de Avianca, es necesario completar las equivalencias de productos faltantes y datos de empaque. Figura 79. Manejo de información faltante en OPD. Página 47 de 49

48 Al realizar el proceso de OPD AVIANCA, Se genera un archivo plano (en formato texto), el cual debe ser cargado en el sistema OPD de Avianca. Figura 80. Estructura archivo OPD Página 48 de 49

49 REFERENCIAS Documentación SIMAFLOR: Página 49 de 49