CONTROL DE REGISTROS.

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1 Código: PGC-CMC-03 Referencias: ISO 9001: Revisión: 00 Página: 1 de 4 CONTROL DE REGISTROS. 1. OBJETIVO. Definir el control de los registros del Sistema de Gestión proporcionando evidencia objetiva de la conformidad de sus requisitos. 2. ALCANCE. Este procedimiento reglamenta las actividades del control de los registros del Sistema de Gestión del Instituto Tecnológico de la Laguna. 3. POLÍTICAS El control para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de conservación y la disposición de los registros es responsabilidad del (la) usuario(a) de acuerdo a lo establecido en la lista para el control de los registros y lo descrito en el apartado 8 de cada uno de los procedimientos Todos los formatos de los procedimientos al momento de ser llenado con datos se convierten en registros del sistema de gestión Los formatos para los registros deben ser definidos por el (la) usuario(a) de acuerdo a sus necesidades En los casos en que los registros se controlen por folio y se tenga la necesidad de realizar alguna corrección, se debe cancelar completamente el registro cruzándolo con la palabra Cancelado, debiéndose archivar y conservar en el área correspondiente de uso con el fin de mantener un control La disposición de los registros del sistema de gestión se sujetará a la normatividad vigente y a la naturaleza de los mismos registros. Elaboró: Revisó: Autorizó: Controlador de documentos Representante de Dirección Subdirección de Planeación y Vinculación

2 3.6. Los formatos para la generación de registros serán proporcionados por el(la) Controlador(a) de Documentos en formato electrónico a través de la página del ITL ( Los(as) usuarios(as) de los registros son responsables de mantener un respaldo impreso o electrónico según el tiempo de conservación establecido en su procedimiento. 4. DEFINICIONES Disposición de los registros: Acción tomada sobre los registros del sistema de gestión una vez concluido el tiempo de retención definido (ej. destrucción, archivo histórico, depuración de archivos) Registros de sistema de gestión: Documento que se genera a partir de requisitar un formato del SGC, con el cual se conserva la evidencia de que los procesos del mismo se realizan de manera estándar conforme a lo establecido en los procedimientos Tiempo de conservación: Periodo que se debe guardar el registro, antes de su disposición. PGC-CMC-03 Página 2 de 4

3 5. PROCESOS. Usuario de registro Controlador de documentos RD INICIO Elabora y solicita la creación o modificación de un formato. Implementa el formato Asegura la protección y recuperación del registro. 8 Conserva y dispone de los registros Revisa el formato y asigna código de registro para su control. 4 Da de alta en lista maestra de registros. 5 Publica los registros en la página calidad/ 2 Autoriza 3 Fin PGC-CMC-03 Página 3 de 4

4 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES El (la) usuario(a) elabora y solicita la modificación o creación de un formato, en solicitud de modificación de documentos (RGC-CMC-04) El (la) Controlador(a) de Documentos revisa el nuevo formato y asigna el código de registro para su control El (la) RD autoriza su uso firmando en el campo correspondiente de la solicitud El (la) Controlador(a) de Documentos da de alta el formato en la lista maestra de registros (RGC-CMC-07) El (la) Controlador(a) de Documentos publica el formato en la página web del ITL ( El(la) usuario(a) descarga de la página web del ITL el formato para su implementación El (la) usuario(a) es responsable de la protección y recuperación del registro El (la) usuario(a) conserva y dispone del registro. 7. REFERENCIAS. ITC-CMC-01 PGC-CMC-02 Instructivo de trabajo para elaborar procedimientos. Control de documentos 8. REGISTROS. Registros Lista maestra de registros Solicitud de modificación de documentos Tiempo de conservación Hasta nueva revisión 2 años Responsable de conservarlo Coordinador(a) de control de documentos. Coordinador(a) de control de documentos. Código de registro o identificación única RGC-CMC-07 RGC-CMC HISTORIAL. Nivel Anterior Nivel Actual Fecha de Revisión Modificación /01/2011 Elaborado por primera vez PGC-CMC-03 Página 4 de 4

5 PGC-CMC-03 Página 5 de 4