Manual de Procedimientos
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- Gregorio Villanueva Sáez
- hace 5 años
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1 1. Nombre del procedimiento: Autorización y operación de cursos de capacitación. Área administrativa responsable del procedimiento: Departamento de Apoyo Académico. Área de adscripción: Dirección Técnica Académica. Tiempo de ejecución: Total de Fecha 18 horas/55. páginas: De elaboración: De actualización: Clave: 14 Agosto de 2016 No aplica ICAPET-DTA-P02 2. Objetivo: Analizar la viabilidad de autorización del curso de capacitación, basados en el Programa Anual de Trabajo (PAT) del Instituto de Capacitación y Productividad para el Trabajo del Estado de Oaxaca (ICAPET), la factibilidad y justificación de brindarlo. 3. Marco jurídico: Reglamento Interno del Instituto de Capacitación y Productividad para el Trabajo del Estado de Oaxaca. Publicado en el POGEO el 08 de abril de Artículos 8 y 23, fracciones I, II, III, IV y X. 4. Responsables: Dirección General. Dirección Técnica Académica. Dirección del Plantel de Capacitación. Departamento de Apoyo Académico. 5. Políticas de operación: El número de capacitandos necesarios para la autorización del curso de capacitación será de: 25 para la modalidad Regular y 20 para la modalidad extensión (los cursos de capacitación acelerada específica, deberán contar con un mínimo de 15 capacitandos por grupo). 6. Formatos e instructivos: Sábana de autorización de cursos de capacitación RDAA-01 (Anexo 1). Relación de cursos autorizados por plantel RDAA-02 (Anexo 2). Memorándum de relación de cursos liberados para pago RDAA-03 (Anexo 3). Acuerdo para solucionar la no conformidad RDAA-04 (Anexo 4). Observaciones detectadas RDAA-05 (Anexo 5). 1 ICAPET-DTA-P02
2 7. Descripción del procedimiento Responsable Descripción de la actividad Inicio del procedimiento. Tiempo (min/hrs) Dirección Técnica Académica Dirección de Planteles de Capacitación Dirección Técnica Académica Dirección de Planteles de Capacitación 1. Da a conocer a las Direcciones de Planteles de Capacitación los tiempos y condiciones que habrá que cumplir para la autorización de los cursos de capacitación basados al Programa Anual de Trabajo (PAT) y las especialidades para empezar a atender las peticiones de cursos de capacitaciones autorizadas. 2. Recibe bases para el curso y atiende las peticiones de los solicitantes, acude a las localidades de la jurisdicción correspondientes a realizar las acciones de vinculación de acuerdo con la ruta establecida con el Departamento de Vinculación. 3. Realiza estudio de factibilidad y envía por correo electrónico la relación de propuestas de cursos de capacitación para su autorización a la Dirección Técnica Académica. 4. Recibe, revisa y autoriza la relación de propuestas de cursos de capacitación basadas al Programa Anual de Trabajo y a las especialidades que tienen autorizadas por Dirección de Planteles de Capacitación, notifica telefónicamente a la Dirección de Planteles de Capacitación para su seguimiento. 5. Recibe autorización de la relación de propuestas de cursos de capacitación y turna al Departamento de Vinculación y Capacitación para que se inicie la integración de la primera parte del expediente técnico, envía a la Dirección Técnica Académica de acuerdo al siguiente orden: a) Carátula del expediente técnico RPDC-01. b) Contrato de prestación de servicios RPDC-02. c) Oficio de solicitud de curso y bitácora de observaciones RPDC-03. d) Estudio de factibilidad y justificación del curso RPDC-04. e) Relación de participantes RPDC-05. f) Cédula de pre-autorización del curso de capacitación RPDC-06. g) Ubicación real del curso regular RPDC-07. h) Cronograma de actividades para el curso CAE y de Extensión RPDC-08. i) Cronograma de actividades para cursos regulares, competencia laboral y ROCO RPDC horas 15 3 horas. 2 ICAPET-DTA-P02
3 Dirección Técnica Académica Departamento de Apoyo Académico Dirección de Planteles de Capacitación Departamento de Apoyo Académico Dirección Técnica Académica j) Croquis de macro y micro localización de la sede del curso RPDC-. k) Cédula de identificación del instructor RPDC-11. l) Cédula de identificación del capacitando RPDC Recibe la primera parte del expediente técnico, antes del inicio del curso y registra en el libro de control, turna al Departamento de Apoyo Académico para su revisión. 7. Recibe y revisa la integración de la primera parte del expediente técnico de acuerdo al orden establecido, revisa que los registros estén debidamente llenados y el número mínimo de capacitandos: a) 25 Capacitandos para la modalidad regular. b) 20 Capacitandos para la modalidad extensión. c) 15 Capacitandos para los cursos de capacitación acelerada específica. Nota: El rango de deserción o de bajas por curso será hasta del 25% de capacitandos. Siempre y cuando haya el mismo porcentaje de nuevas altas y en caso de que el número de capacitandos por curso sea menor a lo establecido deberá contar con la aprobación del Director Técnico Académico. Existen observaciones en el expediente técnico? 8. Envía a la Dirección de Planteles de Capacitación las inconsistencias señaladas en el formato Observaciones detectadas. 9. Recibe y turna las observaciones detectadas en el expediente técnico al Departamento de Vinculación y Capacitación para su solventación y presenta nuevamente para su revisión. (retorna a la actividad No. 7) No existen observaciones en el expediente técnico?. Registra en la base de datos los datos generales del curso de capacitación y número de beneficiarios, 11. Integra al formato Sábana de autorización de cursos de capacitación y turna en forma impresa a la Dirección Técnica Académica para su visto bueno. Envía contrato de prestación de servicios al Departamento Jurídico para su revisión. 12. Recibe de forma impresa la Sábana de autorización de cursos de capacitación, revisa y otorga visto bueno. Turna a la Dirección General para su seguimiento ICAPET-DTA-P02
4 Dirección General Departamento de Apoyo Académico Dirección de Planteles de Capacitación 13. Recibe debidamente firmada la Sábana de autorización de cursos de capacitación revisa y autoriza. Turna al Departamento de Apoyo Académico. Nota: De existir alguna observación en algún curso de capacitación que no cumpla con la normatividad la Dirección General tiene la facultad de cancelar el curso. 14. Recibe debidamente firmada y autorizada la Sábana de autorización de cursos de capacitación y envía copias de conocimiento a la: a) Dirección General. b) Departamento de Recursos Financieros. c) Dirección Técnica Académica. Archiva original. 15. Notifica vía correo electrónico a la Dirección de Planteles de Capacitación, la relación y el número oficial de los cursos de mediante el registro Relación de cursos autorizados por plantel de capacitación para dar inicio a la capacitación. 16. Recibe la Relación de cursos autorizados por plantel de capacitación y da fe de inicio del curso de capacitación en la fecha y lugar autorizados, levanta el Acta de inicio del curso de capacitación. Nota: En caso de que no sea posible la presencia del Director del Plantel de Capacitación podrá ser representado por el Departamento de Vinculación y Capacitación o por alguno de sus colaboradores que comisione y valida la Dirección de Planteles de Capacitación. Acta de inicio se integra en el expediente segunda parte. 17. Recaba Acta de clausura del curso de capacitación al termino del curso como evidencia documental, recaba firma del representante del grupo y del instructor. Nota: Acta de clausura se integra en el expediente segunda parte. 18. Entrega constancias de participación a los capacitandos que hayan acreditado el curso, registra y recaba firma en el formato de Registro de inscripción, acreditación y certificación. Nota: Acta de clausura se integra en el expediente segunda parte. 19. Integra los registros en la segunda parte del expediente técnico en el siguiente orden: a) Oficio de remisión del expediente técnico segunda parte RPDC horas 4 ICAPET-DTA-P02
5 Dirección Técnica Académica Departamento de Apoyo Académico b) Acta de inicio del curso de capacitación RPDC-14. c) Lista de asistencia RPDC-15. d) Solicitud de cambio de horario y frecuencia RPDC-16. e) Reporte de supervisión RPDC-17. f) Memoria descriptiva y fotográfica RPDC-18. g) Control estadístico por curso RPDC-19. h) Registro de Inscripción, acreditación y certificación RPDC-20. i) Acta de clausura del curso de capacitación RPDC-21. j) Cambio de instructor RPDC-22. k) Responsiva de la realización del curso, integración y elaboración del expediente técnico 1ª y 2ª Parte RPDC-23. Nota: Estos registros son revisados por el Departamento de Vinculación y Capacitación del Plantel de Capacitación, supervisados y oficializados con firma y sello por el Director del Plantel, se remitirán a la Dirección Técnica Académica en un plazo no mayor de días hábiles después de concluido el curso para el trámite de liberación. 20. Recibe oficio de cambios o la segunda parte del expediente técnico, sella el oficio de remisión oficio de remisión del expediente técnico segunda parte RPDC13 y registra en el libro de control, turna al Departamento de Apoyo Académico para su integración. 21. Recibe e integra a la primera parte del expediente técnico su segunda parte correspondiente, revisa su correcta integración. Existen inconsistencias? 22. Notifica mediante correo electrónico al Departamento de Vinculación y Capacitación de la Dirección de Planteles de Capacitación las observaciones para su solventación. (Retorna a la actividad No.19) No existen inconsistencias? 23. Elabora la Liberación (Memorándum de relación de cursos de liberados para pago) o en su caso el de Cambios (Acuerdo para solucionar la no conformidad). Archivo copia y turna a: Dirección General (original). Dirección Técnica Académica (copia). Departamento de Recursos Financieros (copia). Fin del procedimiento ICAPET-DTA-P02
6 8. Diagrama de Flujo Dirección General Dirección Técnica Académica Dirección Técnica Académica Dirección de Planteles de Capacitación Departamento de Apoyo Académico Inicio 1. Da a conocer el PAT y las especialidades atiende las peticiones de cursos de capacitaciones autorizadas. PAT 2. Recibe bases y atiende las peticiones de los solicitantes, acude a las localidades de su jurisdicción. PAT T 4. Recibe y autoriza la relación de propuestas de cursos de capacitación notifica telefónicamente. Formato RPDC Realiza estudio de factibilidad y envía por correo electrónico la relación de propuestas de cursos de capacitación. Formato RPDC Recibe, registra y turna la primera parte del expediente técnico. Expediente primera parte 5. Recibe autorización e integra la primera parte del expediente técnico y lo envía. Expediente primera parte Formato RPDC-00 La deserción es del 25% de capacitandos. Si son menos contar con la aprobación del Director Técnico Académico. 7. Recibe y revisa el orden establecido y que los registros estén debidamente llenados. Expediente primera parte A No Existen observaciones? T Sí 9. Recibe y turna las observaciones para su solventación y presenta nuevamente para su revisión. Formato observaciones detectadas C1 8. Envía inconsistencias señaladas. Formato observaciones detectadas C1 Formato observaciones detectadas. O 6 ICAPET-DTA-P02
7 8. Diagrama de Flujo Dirección Técnica Académica Dirección General Junta Directiva Departamento de Apoyo Académico Dirección Técnica Académica Dirección General A. Registra los datos generales en la base de datos en Excel. Expediente primera parte 11. Elabora y envía sábana para su revisión y autorización. Envía contrato de prestación de servicios para su revisión y firma. Sábana RDAA-01 Contrato T Departamento Jurídico 12. Recibe, revisa y otorga visto bueno. Turna para su autorización. Sábana RDAA-01 De existir alguna observación o que no cumpla con la normatividad puede cancelar el curso. 13. Recibe, autoriza y turna. Sábana RDAA Recibe autorización, firmada y envía copias de conocimiento. Sábana RDAA-01 C1 Dirección General Departamento Sábana RDAA-01 C2 Recursos Financieros Sábana RDAA-01 C3 Sábana RDAA-01 Dirección Técnica Académica 15. Notifica vía correo electrónico la relación y el número oficial para dar inicio a la capacitación. Registro RDAA-02 B 7 ICAPET-DTA-P02
8 8. Diagrama de Flujo Dirección Técnica Académica Dirección General Dirección Técnica Académica Dirección de Planteles de Capacitación Dirección Técnica Académica Departamento de Apoyo Académico B En caso de que no se presente el Director del Plantel podrá asistir por el personal de Departamento de Vinculación y Capacitación 16. Recibe la Relación y da fe de inicio del curso en El acta de inicio se integra la fecha y lugar al expediente técnico autorizados, levanta el segunda parte. acta de inicio. Acta RPDC-14 Registro RDAA Recaba Acta de El acta de clausura se integra clausura como evidencia al expediente técnico documental, recaba firma segunda parte. del representante de grupo y del instructor. Acta RPDC Entrega constancias que acrediten el curso, registra y recaba firma de participantes. Registro RPDC-20 Constancias Registro RPDC-20 se integra al expediente técnico segunda parte. T A 19. Integra y envía los registros de la segunda parte u oficio de cambios o cancelaciones. Los registros son integrados por el Departamento de Vinculación y Capacitación y oficializados por el Director del Plantel Oficio de cambios Expediente segunda parte 20. Recibe oficio de cambios o la segunda parte del expediente técnico y lo turna. Oficio de cambios Expediente segunda parte El oficio de cambios se integra en la segunda parte del expediente técnico. 21. Recibe oficio de cambios o la segunda parte lo integra a la primera parte del expediente técnico revisa su correcta integración. Oficio de cambios Expediente segunda parte C 8 ICAPET-DTA-P02
9 8. Diagrama de Flujo Dirección Técnica Académica Departamento de Apoyo Académico C No Existe incosistencias? Sí 22. Notifica mediante correo electrónico las observaciones para su solventación. A 23. Elabora liberación para pago o en su caso el de Cambios. RDAA-03 o RDAA-04 RDAA-03 o RDAA-04 C1 RDAA-03 o RDAA-04 C2 Dirección General Dirección Técnica Académica Departamento Recursos Finanzas RDAA-03 o RDAA-04 C3 Fin Elaboró: Vo. Bo. Aprobó: Ing. Gastón Luis Medina Carreño Jefe de Departamento Lic. Alberto Emmanuel Méndez Martínez Director Técnico Académico C.D. Ivonne Gallegos Carreño Directora General 9 ICAPET-DTA-P02
10 Anexo 1 Sábana de autorización de cursos de capacitación RAA-01 (formato tamaño oficio). FECHA DD/MM/AAAA I C A P E T SABANA DE AUTORIZACION DE CURSOS DE CAPACITACION RDAA-01 DTA/DAA/000/00 REGIÓN DISTRITO M UNICIPIO PLANTEL ENTIDAD SOLICITANTE CURSO MODULO M ODALIDAD INSTRUCTOR PERIODO LOCALIDAD IN IC IO T ER M IN O D UR A C IÓ N H OR A S C OST O H OR A (P ESOS) C OST O T OT A L (P ESOS) Elaboró Revisó Autorizó Jefe del Depto. Apoyo Académico Director Técnico Académico Directora General del ICAPET Ing. Gastón Luis Medina Carreño Lic. Alberto Emmanuel Méndez Martínez C. D. Ivonne Gallegos Carreño ICAPET-DTA-P02
11 Anexo 2 Relación de cursos autorizados por plantel de capacitación RDAA-02 (formato tamaño carta). 11 ICAPET-DTA-P02
12 Anexo 3 Liberación (Memorándum de relación de cursos liberados para pago RDAA-03 (formato tamaño oficio). C. D. Ivonne Gallegos Carreño Directora General del ICAPET I C A P E T L I B E R A C I O N(Memorámdum de Relación de Cursos Liberados para Pago) RDAA-03 MEMORANDUM / DAA/ 000/ 00 FECHA: Oaxaca de Juárez, Oax a., DIA de MES del Por este conducto, hago de su conocimiento que los siguientes expedientes estan completos en su primera y segunda parte, por lo que cumple con los requisitos para la liberación del recurso para el pago a su instructor. No. DE CONTROL PLANTEL CURSO MODALIDAD INSTRUCTOR / RFC MUNICIPIO / LOCALIDAD SOLICITANTE INICIO PERIODO TERMINO DURACION HORAS COSTO HORA (PESOS) COSTO TOTAL (PESOS) ATENTAMENTE c.c.p Jefe del Departamento de Recursos Financieros.- para su conocimiento.-pte. Expediente GLMC/EJQ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO ACADEMICO 12 ICAPET-DTA-P02
13 Anexo 4 Cambios (Acuerdo para solucionar la no conformidad) RDAA-04 (formato tamaño oficio). I C A P E T CAMBIOS (ACUERDO PARA SOLUCIONAR LA NO CONFORMIDAD) RDAA-04 C.D. Ivonne Gallegos Carreño. Directora General del ICAPET. M E M O R A N D U M DAA/000/00 FECHA: Oaxaca de Juárez, Oax., DIA de MES del Por este conducto, hago de su conocimiento, que el siguiente curso autorizado en la SABANA DG/DTA/ 000 /00 DE FECHA 00 DE MES DEL No. DE CONTROL PLANTEL CURSO MODALIDAD INSTRUCTOR / RFC MUNICIPIO / LOCALIDAD SOLICITANTE INICIO PERIODO TERMINO DURACION HORAS COSTO HORA (PESOS) COSTO TOTAL (PESOS) Tuvo CAMBIO DE: HORARIO Y FRECUENCIA, INSTRUCTOR Y/O CANCELACIÓN por lo que queda de la siguiente m No. DE CONTROL PLANTEL CURSO MODALIDAD INSTRUCTOR / RFC MUNICIPIO / LOCALIDAD SOLICITANTE INICIO PERIODO TERMINO DURACION HORAS COSTO HORA (PESOS) COSTO TOTAL (PESOS) Anexo oficio para sus efectos correspondientes. ATENTAMENTE c.c.p -C.D. Ivonne Gallegos Carreño Directora General del ICAPET.- para su conocimiento.-pte. Jefe del Departamento de Recursos Financieros.- para su conocimiento.-pte. Expediente JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO ACADEMICO 13 ICAPET-DTA-P02
14 Anexo 5 Observaciones detectadas RDAA-05 (formato tamaño oficio). 14 ICAPET-DTA-P02
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