ACUERDO GENERAL 12-38/2003

Transcripción

1 ACUERDO GENERAL 12-38/2003 SE APRUEBA el proyecto de Acuerdo General, para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles que Integran el Activo del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, y por considerarse que tal acuerdo es de interés general, publíquese por una sola vez en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, así como en el Boletín Judicial del H. Tribunal, bajo el siguiente texto: ACUERDO GENERAL NÚMERO 12-38/2003, EMITIDO POR EL PLENO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL, EN SESIÓN DE FECHA DOS DE JULIO DEL AÑO DOS MIL TRES, PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES QUE INTEGRAN EL ACTIVO DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL. Al margen superior izquierdo el escudo nacional que dice: ESTADOS UNIDOS MEXICANOS.- CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL.- MÉXICO. Con fundamento en los artículos 100 en relación con el 122 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 76 y 83 del Estatuto de Gobierno del Distrito Federal; 1º, 182, 195, 200, quinto párrafo, y 201 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal y 10 del Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, y CONSIDERANDO Que el Tribunal Superior de Justicia y el Consejo de la Judicatura, del Distrito Federal, con el propósito de actualizar y adecuar a sus necesidades el marco normativo que regula el manejo de los recursos materiales que integran sus activos, requieren establecer las disposiciones necesarias que hagan posible alcanzar día con día mejores resultados en el desempeño de sus Dependencias, Órganos Judiciales y servidores públicos que los integran.

2 Que dado lo anterior, es necesario poner en marcha medidas orientadas a mejorar los controles que permitan perfeccionar en lo cotidiano el manejo ordenado, racional y transparente de los bienes muebles con que cuenta. Que el Pleno en uso de las facultades que le otorgan la Constitución y la legislación del Distrito Federal y su régimen interno requiere, a través del presente Acuerdo, establecer los sistemas e instrumentos operativos para alcanzar un efectivo y óptimo aprovechamiento de los bienes muebles e inmuebles que el Tribunal y el Consejo tienen en su poder y uso, ya sea que los hayan adquirido con recursos propios o les hayan sido dados por asignación del Gobierno del Distrito Federal, para el desempeño de sus funciones y cubrir sus necesidades. Que el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal cuenta con independencia técnica y de gestión, y con la facultad de emitir acuerdos generales que permitan el adecuado ejercicio de sus funciones, tales como planear, programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar la administración de los recursos materiales, así como la de vigilar que se cumplan las disposiciones legales y administrativas relacionadas con el sistema de registro y contabilidad, conservación, uso, destino, afectación, enajenación y baja de bienes muebles e inmuebles, almacenes y demás activos y recursos materiales. Que de igual manera, teniendo el Pleno del Consejo facultades para autorizar el programa de conservación, uso, deterioro, afectación, enajenación y baja de bienes muebles e inmuebles, almacenaje y demás activos y recursos materiales, es que emite el siguiente: A C U E R D O CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1.- El presente Acuerdo tiene por objeto establecer las bases, criterios, procedimientos y lineamientos generales para el registro y control de los bienes muebles e inmuebles que forman parte del activo propio y bienes asignados, del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. Artículo 2.- Este Acuerdo es de observancia general y obligatoria para los servidores públicos de los órganos jurisdiccionales, de apoyo judicial y administrativos del Tribunal y del Consejo. Artículo 3.- Para efectos de este Acuerdo se entenderá por: I. Activo circulante: los artículos de consumo que se encuentran registrados y controlados en los almacenes del Tribunal y del Consejo; II. III. IV. Activo fijo: los bienes muebles, equipo, herramientas, vehículos e inmuebles inventariados que se utilizan para el desarrollo de las actividades del Tribunal y del Consejo; Bienes asignados: todos aquellos bienes muebles e inmuebles que no fueron adquiridos por el Tribunal o el Consejo y que se encuentran en uso y aprovechamiento de éstos, por virtud de algún acuerdo de destino o asignación emitido por la instancia correspondiente de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal o del Gobierno Federal; CABMS: el Catálogo de Adquisiciones Bienes Muebles y Servicios; V. COCOE: el Comité de Control y Evaluación del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal; VI. VII. VIII. Código: el Código Financiero del Distrito Federal; Consejo: el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal; Contraloría: la Contraloría del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal;

3 IX. Coordinación: la Coordinación Administrativa del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal; X. DEI: la Dirección Ejecutiva de Informática; XI. XII. XIII. DEP: la Dirección Ejecutiva de Planeación; Inventario: la relación ordenada de los bienes muebles e inmuebles del Tribunal y del Consejo, que describe las características, cantidad, ubicación y responsable de la custodia del bien, asignándole una clave de control o número de inventario; Ley de Responsabilidades: la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos; XIV. Oficialía Mayor: la Oficialía Mayor del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal; XV. Órganos: los órganos jurisdiccionales, de apoyo judicial y administrativo del Tribunal y del Consejo; XVI. Pleno: el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal; XVII. Presidente: el Presidente del Tribunal y del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, y XVIII. Tribunal: el Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. Artículo 4.- Cualquier controversia que se suscite en la aplicación del presente Acuerdo, deberá ser planteada para su resolución ante el Pleno, a través de la Oficialía Mayor o de la Coordinación, la cual tendrá únicamente efectos administrativos internos. CAPÍTULO II DEL INVENTARIO DE LOS ACTIVOS Artículo 5.- Corresponde a la Oficialía Mayor y a la Coordinación, en sus respectivos ámbitos de competencia, con el apoyo de la DEP y de la DEI, desarrollar e implantar el Sistema de Inventarios de activo fijo y circulante del Tribunal y del Consejo, elaborando igualmente las políticas y procedimientos que garanticen el adecuado manejo y control de los bienes. Artículo 6.- El Sistema de Inventarios de Activo Fijo y Circulante deberá señalar la titularidad de los bienes del Tribunal y/o del Consejo e incluir, al menos, lo siguiente: I.- El control del activo fijo: Muebles: a) Datos básicos de los artículos inventariables clasificados a partir del Catálogo de Claves CABMS. b) Número de inventario integrado por clave presupuestal, clave del Catálogo de Adquisiciones de Mobiliario, Equipo y Herramientas y número progresivo asignado por la Oficialía Mayor o la Coordinación. c) Fecha de adquisición, nombre del proveedor y valor de compra o actual del bien, y d) Ubicación física del bien por centro de costos, subcentro y unidad de costo específica, usuario responsable del mismo y descripción breve de sus condiciones físicas Inmuebles:

4 a) Un catálogo de inmuebles que para el efecto se denominará Catálogo de los Bienes Inmuebles Asignados o Propiedad del Tribunal o del Consejo, respectivamente, el cual contendrá esencialmente: una descripción de las características del inmueble como son su ubicación, superficie del terreno y de la construcción, estado físico, de conservación y uso actual. b) Título de propiedad o instrumento jurídico mediante el cual se adquirió el dominio, la posesión o el uso, así como copia del antecedente registral en caso de encontrarse inscrito en el Registro Público de la Propiedad que corresponda. c) Valor de adquisición y/o valor catastral actualizado. d) Dictamen estructural emitido por la Secretaría de Obras y Servicios del Gobierno del Distrito Federal, el cual deberá actualizarse cada vez que las circunstancias así lo requieran. e) Número de inventario integrado por clave presupuestal, clave del catálogo de inmuebles y número progresivo asignado por la Oficialía Mayor o la Coordinación. Tratándose de aquellos inmuebles cuya propiedad, posesión o uso detente el Tribunal o el Consejo de manera informal, la Oficialía Mayor o la Coordinación, según corresponda, realizarán las acciones necesarias ante las instancias correspondientes para regularizar su titularidad u ocupación. II.- El control del activo circulante: a) Datos básicos de los artículos de consumo clasificados a partir del Catálogo de Claves CABMS. b) Clasificación de artículos de consumo que permita una mejor identificación de los mismos. c) Datos de ingreso al almacén de los artículos que incluya, además de su descripción, los datos del proveedor, la cantidad de artículos adquiridos, costo unitario neto e impuesto correspondiente, así como, en caso de ser necesaria, la fecha de caducidad. d) La referencia al contrato o contrato-pedido que genera la entrega, su plazo de entrega y la verificación contra la fecha real de la misma, así como la determinación automática de la posible sanción a la que se haga acreedor el proveedor en caso de incumplimiento, con el propósito de llevar el adecuado control de las adquisiciones. e) Control de salidas que permita identificar al área solicitante y por lo tanto el centro de costos, subcentro de costos y la unidad de costo específica, con el propósito de identificar consumos por área. f) Reportes periódicos que contengan la información para las autoridades internas de control y supervisión. g) El sistema deberá distinguir las adquisiciones y consumos referidos al presupuesto del ejercicio vigente y el de ejercicios anteriores, con el propósito de garantizar en su totalidad el control del ejercicio del gasto del capítulo 2000 Materiales y Suministros, y h) Valuación de los inventarios de almacén, con base en el método de costo promedio, conforme a lo establecido por el artículo 469 del Código.

5 CAPÍTULO III DE LAS ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS Artículo 7.- Corresponde a la Oficialía Mayor y a la Coordinación, operar el Sistema de Inventarios de Activo Fijo y Circulante del Tribunal y del Consejo. Artículo 8.- Es responsabilidad de los titulares de los órganos observar y aplicar la normatividad y procedimientos para el adecuado manejo, resguardo y control de los activos del Tribunal y del Consejo, así como reportar de inmediato a la Oficialía Mayor o a la Coordinación cualquier desviación o anomalía que detecten en el uso o aplicación de dichos bienes. Artículo 9.- La Oficialía Mayor y la Coordinación, conforme a sus atribuciones y facultades, serán responsables de verificar el cumplimiento del presente Acuerdo y los procedimientos que de él se deriven. Artículo 10.- Corresponde a la Contraloría supervisar la realización de los inventarios a que se refiere el artículo 13 del presente Acuerdo, así como informar al Pleno, en el seno del COCOE, de dichos trabajos y de las desviaciones detectadas en los mismos, proponiendo las recomendaciones que considere procedentes. De igual forma, informará de las medidas correctivas y acciones implementadas por el área o las áreas responsables para solventar las observaciones derivadas de la supervisión realizada. Artículo 11.- Corresponde al Pleno, en el seno del COCOE, conocer sobre los resultados de los inventarios realizados y del manejo de los activos, así como de las desviaciones detectadas, dictando las medidas correctivas y disciplinarias que proceden, independientemente de las responsabilidades y sanciones aplicables en términos de la Ley de Responsabilidades. Artículo 12.- Corresponde a la Contraloría verificar la aplicación y cumplimiento de las medidas correctivas y disciplinarias que dicte el Pleno en esta materia. CAPÍTULO IV DE LA REALIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y DE LA INFORMACIÓN RESULTANTE Artículo 13.- La Oficialía Mayor y la Coordinación realizarán inventarios físicos periódicos, tanto del activo fijo como del activo circulante del Tribunal y del Consejo, de la siguiente manera: I. Cada año se llevará a cabo el levantamiento del inventario total al activo fijo; II. III. Durante los primeros quince días naturales de los meses de enero y julio de cada año, se realizará el levantamiento del inventario total al activo circulante, y Los levantamientos y validaciones selectivos de inventarios de activo fijo, se realizarán conforme al programa que para tales efectos elaborará la Oficialía Mayor y la Coordinación, respectivamente, o a solicitud expresa del Pleno, del Presidente o de la Contraloría conforme a sus atribuciones. Artículo 14.- Además del inventario a que se refiere la fracción II del artículo anterior, la Oficialía Mayor y la Coordinación, con el apoyo de sus respectivas áreas de recursos materiales y financieros, realizarán en los primeros quince días posteriores al cierre de cada trimestre calendario, una conciliación físico-financiera que verifique que la totalidad de los recursos ejercidos mediante el Capítulo de

6 gasto Materiales y Suministros, hayan ingresado a los almacenes generales del Tribunal y del Consejo, incluyendo las entradas y salidas virtuales derivadas de los gastos realizados mediante los fondos revolventes autorizados. Artículo 15.- Los inventarios y conciliaciones señalados en los artículos anteriores, contarán invariablemente con la participación de la Contraloría, con el propósito de garantizar que los mismos se realicen con apego a la normatividad y principios establecidos para este tipo de revisiones y validar los resultados. Artículo 16.- Con fundamento en lo establecido en el artículo 470 del Código, la Oficialía Mayor y la Coordinación deberán registrar en el libro de inventarios y balances, en forma anual y al cierre de cada ejercicio contable, el estado de situación financiera, el estado de resultados y los inventarios finales correspondientes. Artículo 17.- Conforme a lo establecido en el artículo 472 del Código, la información que resulte de la realización de los inventarios al activo fijo y circulante, deberá ser incorporada en los informes que para el efecto se determinen. CAPÍTULO V DEL CONTROL, OPTIMIZACIÓN, APROVECHAMIENTO Y RESGUARDO DEL ACTIVO Artículo 18.- La Oficialía Mayor y la Coordinación, con el apoyo de la DEP y la DEI, diseñarán e implementarán los mecanismos, manuales o automatizados, que procuren el óptimo aprovechamiento y garanticen el control y resguardo de los activos del Tribunal y del Consejo. Artículo 19.- Para lograr la optimización en el uso de los bienes de consumo, la Oficialía Mayor y la Coordinación elaborarán y aplicarán un Programa de Aprovechamiento de Bienes de Consumo, que cumpla por lo menos con los siguientes objetivos: I. Establezca un catálogo de bienes de consumo que contemple los artículos básicos de consumo y elimine aquellos de naturaleza superflua o innecesarios, que a su vez sirva de base para determinar los requerimientos en futuras adquisiciones; II. III. Promueva el consumo de artículos de baja rotación que se encuentren en los almacenes, y Evalúe eficazmente el óptimo aprovechamiento de los bienes por centro de costos, a partir de la información que le proporcione en forma periódica el Sistema de Inventarios de Activo Fijo y Circulante. Artículo 20.- De todo bien mueble que integre el activo del Tribunal y del Consejo, ya sea propio o asignado, la Oficialía Mayor y la Coordinación deberán contar con el resguardo correspondiente firmado por parte del servidor público responsable usuario del bien, registrando la asignación de los bienes en listados que se llevarán por centro de costos, subcentro y unidad de costo específica, los cuales deberán formar parte, en su caso, del acta de entrega-recepción que se elabore con motivo de la separación del puesto, cargo o comisión por baja o cambio de adscripción del servidor público resguardante de los bienes. Artículo 21.- Será responsabilidad del servidor público dar el uso para el cual le fue asignado el bien y la custodia del mismo, manteniéndolo en condiciones óptimas de uso. En caso de inutilidad por desgaste natural derivado del uso normal del bien o deterioro por causas no imputables al usuario, éste deberá dar aviso por escrito a la Oficialía Mayor o a la Coordinación, a través de su superior inmediato, para proceder a la baja y/o reposición, en su caso, del bien.

7 Artículo 22.- Los bienes muebles propiedad de los servidores públicos que por cualquier motivo ingresen a las instalaciones del Tribunal y del Consejo, deberán registrar su entrada y salida de las instalaciones mediante los procedimientos y formatos que para el efecto se establezcan por la Oficialía Mayor y por la Coordinación. Artículo 23.- Los bienes muebles del Tribunal y del Consejo deberán permanecer invariablemente en el área a que hayan sido asignados y que se refleja en el inventario, por lo que los servidores públicos no podrán removerlos sin la autorización de la Oficialía Mayor o de la Coordinación, respectivamente, en los términos establecidos en el presente Acuerdo y, en lo que se refiere a bienes informáticos, además de la DEI. Artículo 24.- La Oficialía Mayor y la Coordinación elaborarán y aplicarán sus Programas Anuales de Conservación y Baja de Bienes Muebles, que permitan el óptimo aprovechamiento y destino final de los mismos. CAPÍTULO VI DE LA BAJA DE BIENES MUEBLES Artículo 25.- La Oficialía Mayor y la Coordinación, derivado de sus Programas Anuales de Conservación y Baja de Bienes Muebles, efectuarán, por lo menos una vez al año, la baja de aquellos que por su estado físico o características técnicas ya no resulten útiles o funcionales para el servicio. Artículo 26.- La baja de mobiliario y equipo del Tribunal y del Consejo deberá contar con un Dictamen de Obsolescencia o Inutilidad, que contenga la firma del titular de la Oficialía Mayor o de la Coordinación, según corresponda; en el caso de equipo de informática o de comunicación, dicho Dictamen deberá ser emitido por la DEI. Artículo 27.- Los bienes muebles que se determinen para baja, deberán clasificarse bajo el rubro de bienes muebles para baja definitiva y concentrarse físicamente en un espacio destinado a este propósito. Artículo 28.- La Oficialía Mayor y la Coordinación informarán al Pleno durante el mes de enero de cada año, respecto del ejercicio anterior, sobre los bienes muebles para baja definitiva. Una vez identificados los bienes para baja definitiva y habiendo obtenido la autorización correspondiente del Pleno, la Oficialía Mayor o la Coordinación, según corresponda, deberán de inmediato dar inicio de las gestiones correspondientes. Artículo 29.- En caso de extravío o robo, los servidores públicos resguardantes del bien o quien se encuentre en posesión del mismo al momento del robo, de inmediato deberán presentar la denuncia de hechos ante la Agencia del Ministerio Público que corresponda, dando aviso igualmente a su superior jerárquico y al área correspondiente de control de inventarios por escrito. El área correspondiente de control de inventarios procederá a coordinarse con la Dirección Jurídica del Tribunal a efecto de acreditar la propiedad ante el Agente del Ministerio Público e iniciar posteriormente los trámites ante la compañía aseguradora para hacer efectiva la cobertura consistente en la indemnización correspondiente, de ser ésta procedente, o, en su caso, requerir al resguardante la reposición del bien extraviado. El Tribunal o el Consejo procederán a la afectación del padrón inventarial por robo o extravío o, en su caso, a la sustitución del bien una vez repuesto.

8 Artículo 30.- La Oficialía Mayor y la Coordinación deberán hacer del conocimiento de la Contraloría y de la Dirección Jurídica del Tribunal, los casos de baja por robo, extravío o destrucción accidental de bienes muebles y equipo, a fin de que se determine, en caso de existir, alguna probable responsabilidad administrativa. Artículo 31.- En caso de baja por robo, extravío o destrucción accidental de bienes por hechos imputables al servidor público que tenga a su cargo el bien afectado, estará obligado a reponerlo con otro de características similares o al pago del deducible correspondiente en caso de operar el pago de la cobertura del seguro. Artículo 32.- En los casos que señala el artículo anterior, la Oficialía Mayor o la Coordinación integrarán el expediente de baja definitiva, mismo que deberá conservarse por el tiempo que establezca la legislación respectiva. CAPÍTULO VII DE LA CONTABILIDAD DEL ACTIVO FIJO Artículo 33.- De conformidad con lo establecido en el Libro Cuarto, Título Único del Código y el Capítulo III Sección I del Acuerdo General Núm. 24-9/2002 del Pleno, el Sistema de Inventarios de Activo Fijo y Activo Circulante, deberá aportar los elementos suficientes que permitan reflejar en los estados financieros del Tribunal y del Consejo el valor real de sus activos. Artículo 34.- La Oficialía Mayor y la Coordinación con el apoyo de sus respectivas áreas de recursos materiales y financieros, deberán establecer los mecanismos de conciliación que permitan reflejar en forma adecuada y oportuna los movimientos de alta y baja de los activos, por lo que dichas áreas consolidarán su información, a fin de que se proceda a: I. Validar y registrar los movimientos y existencias de los almacenes del Tribunal y del Consejo, mediante el sistema denominado Inventarios Perpetuos, que contiene información en valor y en especie para la valuación de los inventarios mediante el método de costos promedio. Dicha información deberá contener fecha de adquisición, número de unidades e importes, con la documentación soporte debidamente autorizada, y II. Validar y registrar los movimientos de los bienes muebles e inmuebles, de propiedad o asignados al Tribunal o al Consejo, con base en la información consolidada para dicho efecto, expresados en unidades, importes y número de inventario, con la documentación soporte debidamente autorizada. T R A N S I T O R I O S ARTÍCULO PRIMERO.- El presente Acuerdo entrará en vigor a partir del día siguiente de su publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal y, para su mayor difusión, será publicado en el Boletín Judicial.

9 ARTÍCULO SEGUNDO.- Se derogan todas aquellas disposiciones administrativas y reglamentarias que se opongan al presente Acuerdo. ARTÍCULO TERCERO.- La Oficialía Mayor y la Coordinación dispondrán de un plazo de noventa días naturales, contados a partir de la entrada en vigor del presente Acuerdo, para implementar los sistemas automatizados que para el control de activos este ordenamiento se establece. Asimismo, se autoriza la erogación del gasto que importe la publicación del presente acuerdo, en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, con cargo a la partida que corresponda. Por otra parte, para los efectos de su observancia y cumplimiento remítase el proyecto aprobado al Oficial Mayor del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal y al Coordinador Administrativo de este Órgano Colegiado Por otra parte, instrúyase al Licenciado Javier A. Escalera Leandro, Director Ejecutivo de Planeación del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, a efecto de que elabore un procedimiento de baja y enajenación de los bienes muebles e inmuebles que integran el activo del Tribunal Superior de Justicia y de este Órgano Colegiado. Háganse las comunicaciones correspondientes. Cúmplase