Una plataforma inteligente para la gestión inteligente. DOSSIER GENERAL

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1 Una plataforma inteligente para la gestión inteligente. DOSSIER GENERAL

2 Tabla de contenidos Acerca de CHECKINGplan en Entornos OPR 5 BackOffice 6 FrontOffice 7 Apps de campo DesktopUser Business Analytics PRESENCIA 10 Gestión de personal TAREAS 12 Tareas recurrentes 12 Tareas bajo demanda e Incidencias 12 Tareas de demanda automatizada ESPACIOS Y ACTIVOS PERIFÉRICOS IoT INFORMES SmartData 17 Cubos Olap OTRAS FUNCIONALIDADES 19 Revisiones y control de calidad. 20 Checklists (Listas de comprobación) Entornos para usuario. 21 Cuadro de traslados. 22 Reserva de espacios Parametrización 24 Estructura de sitios, activos y recursos 25 Protocolo y planificación de tareas. 26 Optimización UI & UX TÉCNICA Y SEGURIDAD 28 Core Services 28 Conectores MiddleWare & ETL Process 29

3 Acerca de... CHECKINGplan es una plataforma online orientada al Internet of Things (IoT) que integra herramientas de software a un amplio abanico de dispositivos y sensores. La plataforma controla, monitoriza y gestiona presencia, tareas y espacios tanto individualizados como grupales, indoor u outdoor, siempre con el objetivo del desarrollo optimo y seguro de su actividad. Para ello cuenta con un ecosistema probadamente efectivo de dispositivos conformado por antenas, sensores, relojes biométricos y displays. CHECKINGplan pone a disposición además diferentes módulos auxiliares que simplifiquen la gestión y monitorización correcta y la aplicación de servicios necesarios según las demandas o servicios programados para su mantenimiento, revisión técnica, seguridad, etc. Lo que convierte a nuestro software en una herramienta de gestión y monitorización global. CHECKINGplan dispone de un conjunto de herramientas idóneas para el uso de métodos de gestión eficacez como el Lean o el Agile, optimizando sus procedimientos, reduciendo costes, potenciando servicios que aportan valor y con especial importancia 01. CHECKINGplan Orientada al Internet de las cosas para hacer las cosas más simples. en la velocidad y eficiencia. El motor de procesamiento fue concebido y desarrollado como integrador software/ hardware e incluye variables y datos enriquecidos generados por todo el ecosistema que denominamos plataforma.

4 01. CHECKINGplan en... la gestión de espacios. CHECKINGplan posibilita planificar y monitorizar la gestión de espacios en todos los ámbitos de las empresas, tanto en servicios como en industrias siendo aplicable tambien, al control en uno o varios edificios o complejos constructivos, incluso cuando por su naturaleza tengan una consideración especial. Nuestra plataforma ofrece grandes posibilidades de parametrización a los administradores para ofrecerle la mejor adaptación final y la mayor facilidad de uso en cada caso concreto. En la parametrización establece jerarquias de uso o espacios predeterminados para agruparlos en zonas o rutas para dar un mantenimiento más eficaz. Dentro de la gestión de espacios cuenta con herramientas de reserva y organización horaria, fichajes, restricción de accesos, notificación de incidencias y demanda de tareas. La monitorización de afluencia se realiza por instalación de dispositivos para control de acceso o por sensorización in situ como los contadores de personas. Con estos medios puede preestablecer cantidades de trafico para ejecutar el mantenimiento asi como automatizar la liberación de sitios por inactividad. La operatividad FrontOffice puede ser por SmartDevices o por códigos Qr mediante una plataforma online. El sistema de reservas cuenta con herramientas de convocatorias o avisos de reunión con notificacion via mail, sms y registros ical personalizables. El potente buscador para reservas puede filtrar por rangos de disponibilidad, saturación de niveles de afluencia. 01. CHECKINGplan Estas son algunas de las áreas de uso desarrolladas. Servicios De Seguridad Facility Services Limpieza Asistencia Domiciliaria Mantenimiento Gmao Gestión De Incidencias Gestión de Residuos Urbanos Cartería Y Logística Facility Management Eficiencia Energética Gestión De Activos Gestión de Espacios Facility Management Trazabilidad Industrial Localización De Flotas Control de personal

5 02. Entornos OPR Para métodos de optimización por ciclos. CHECKINGplan gestiona todas las actividades, sus características, frecuencias y resultados con el objetivo puesto en la eficiencia. Para eso organiza la gestión en ciclos operativos que implican la monitorización continua de la actividad. El ciclo operativo Estructurado como Planificación Ejecución Análisis (PEA), el proceso operativo se basa en tres ámbitos que sincronizan información en tiempo real y en simultaneo para tener comprensión inmediata de necesidades y resultados. Para el funcionamiento del ciclo requiere: x 2 ƒ a, a2 ( ): ƒ(x,a)= M ƒt(x) ƒ(x,ø)dx= M 02. ENTORNOS OPR BackOffice Entorno de parametrización, gestión y planificacion. Business Analytics Monitorización y análisis de la SmartData. FrontOffice Herramientas de operatividad in situ o remota. Establecer las variables que intervienen en cada proceso - BackOffice. Registrar los valores de esas variables en el entorno ejecución - FrontOffice. Cruzar las datos apropiados para detectar ineficiencias - Business Analytics. Las operaciones correctas en cada una de estos entornos son las responsables de generar lo que se llama Optimización por ciclos.

6 BackOffice Adaptabilidad y potencia para una implantación eficaz. Concebido para la configuración de grandes cantidades de registros y estructuraciones de datos personalizadas. Encargado la parametrización de datos maestros, creación de roles y usuarios, estructuración de sitios y tareas. Establece todos los protocolos de actuación y controla activos, e incidencias. Mediante la estructuración de cuestionarios se gestionan herramientas de personal, fichajes y presencia; los cuadros de traslados, revisiones de control o las encuestas. El BackOffice es encargado de la diagramación de informes administrando los resultados, recepciona datos, crea y almacena los informes de complejidad y los interpreta en gráficas, Cubos Olap, etc. Funciones generales de BackOffice: 1. Integración Sofware/Hardware 2. Estructuración de espacios 3. Indicadores de la calidad de servicio (IMC o KPIs) 4. Protocolos de actuación 5. Planificación de tareas 6. Gestión de incidencias 7. Gestión de Activos 8. Gestión de personal, fichajes y asignación de tareas 9. Trazabilidad de las actividades 10. Control de la presencia 11. Configuración de informes de control 12. Revision, verificación y encuestas 02. ENTORNOS OPR Volver a: 02. Entornos OPR

7 FrontOffice Ejecutar su trabajo para mejorarlo. Denominamos FrontOffice al conjunto de apps concebidas para la ejecución in situ o remota de actividades, sean aplicaciones web de escritorio o móviles. Creadas para responder a todas las exigencias del personal que desempeña las tareas dispone de licencias segmentadas por funciones. El software FrontOffice contempla entre otras muchas, estas funciones generales: Alta de Incidencias Registro y creación de tareas Control de presencia Formularios checklists Envío de observaciones Fotos, escaneos y firmas Visualización y carga de archivos Gestión de activos Localización del dispositivo Alta de sitios DataEntry Avisos y notificaciones Identificación NFC Comunicación bidireccional Conexión Online / Offline 02. ENTORNOS OPR Apps de campo Nuestras apps se clasifican según roles y/o implantación. Pueden ser de uso personal, embarcadas en vehiculos para el uso por equipos o de instalación fija para personal autorizado y/o publico en general. App Encargado: Para usuarios con rol de supervisión. Permite crear partes de tarea, cumplimentar formularios de calidad, asistencia de personal, etc. App Operario: Orientada a operadores en zona. Registra acciones de presencia in situ. Visualiza protocolos de tareas. Formularios de informe y verificación de actuaciones, entre otras. App Embarcada: Opera sobre vehículos, cuentan con desarrollos avanzados en localización. Permite accesos y gestiones a multiples usuarios con una única licencia. CHECKINGplan se integra a un amplio catálogo de SmartDevices y sensores IoT para enriquecer el flujo de los datos necesarios para su eficiencia. Volver a: 02. Entornos OPR

8 FUNCIONES GENERALES DEL DESKTOPUSER DataEntry Alta de Incidencias Registro y creación de tareas Control de presencia Formularios checklists Envío de observaciones Visualización y carga de archivos Fotos, escaneos y firmas DesktopUser Tanto para registros pormenorizados como para trabajos en serie CHECKINGplan cuenta con el entorno de operación DesktopUser. El DesktopUser es el entorno siempre ideal para cumplimentar cuestionarios y Checklist por parte de usuarios, personal tercerizado e inspectores que finalizan informes en oficina. De acceso in situ o remoto, mediante navegadores web, 100% personalizable, seguro. Siempre idoneo para usuarios externos y outsourcing. Control central por administración. Controlado desde la central por administradores Backend, el DesktopUser contempla optimizaciones específicas para operar en Proyectos de servicios personalizando los contenidos accesibles según el usuario. Configure informes de tareas dataentry como carga de textos, campos S/N, calendarios, links, comentarios; ficheros, fotografías, firma de documentos, etcétera. Optimización de tareas de oficina. Apta tanto para ejecución in situ o remota, el DesktopUser es un entorno opcional o complementario a las App de campo. Basado en entornos táctiles, de navegabilidad lineal y con interfaz sumamente intuitiva para responder a todas las exigencias del personal operativo. Clasificados por rol. Las interfaces de DesktopUser se clasifican por su funcionalidad en: Encargado: con rol de supervisión, crea partes de tarea, cumplimentar formularios de calidad y verificación, asistencia de personal, etc. Operario: registra las tarea y genera informes a modo de acta final. Visitantes: usuarios sin ID que indican incidencia en espacios de uso común. 02. ENTORNOS OPR EJEMPLO DE FLUJO OPERATIVO. Una vez identificado el trabajador, selecciona el departamento dentro del que va realizar la operación. Después del departamento seleccionará el tipo de operación que desee realizar. En todo momento podrán ver las operaciones ya iniciadas y su estado (pendiente, completa, en desarrollo, etc.) En la pantalla de la operación accede facilmente a las funciones necesarias. Además cuenta con: Cronómetro Dar de alta incidencias Dar de alta listados de verificación Pausar, cancelar, finalizar operación. Cambiar estados de las tareas. Más datos en: Optimización UI & UX

9 Business Analytics Ejecutar su trabajo para mejorarlo. El acceso a SmartData o los reportes inteligentes permite detectar y proyectar la evolución de las tareas y activos requeridos para alcanzar tareas correctas en cada lugar correcto, en el momento correcto y en la cantidad correcta, siendo flexible y abierto al cambio. SmartData Basado en el Business Intelligence ReporTec Web, es el entorno para la explotación y manipulación de datos y ficheros, análisis de la información personalizada que motoriza la optimización de activos y recursos. 02. ENTORNOS OPR Más información en el capítulo 07. INFORMES SmartData Volver a: 02. Entornos OPR

10 03. PRESENCIA Sistemas de fichaje. El módulo de control de presencia de CHECKINGplan gestiona los datos de presencia del personal que desempeña un servicio, la ubicación física que gestionan, monitorización de fichajes (entrada y salida), turnos de trabajo, horario de cada turno, el calendario laboral, las incidencias de asistencias o retrasos de entradas y salidas, etc. DISPOSITIVOS APP para SmartDevices (SMARTPHONE, TABLET, PDA, NAVEGADORES) detección de presencia para dispositivos Android mediante Tag NFC o con anclaje fijo en ubicaciones fijas o vehiculos mediante licencias de encargado. RELOJ BIOMÉTRICO: La implantación de estos dispositivos en los accesos el personal se identifica mediante huella digital o contraseña permitiendo monitorizar y/o restringir accesos en tiempo real. TELE-PRESENCIA: Control de Presencia a través de llamadas mediante un teléfono fijo. La centralita recoge el código de empleado que marca el operario y envía los datos a la central. 03. PRESENCIA GEOLOCALIZACIÓN: Entrando en un radio determinado, mediante la geolocalización podemos cotejar coordenadas del lugar y cruzarlas con las del operario para determinar un listado de zonas donde es posible asignar un fichaje. ALGO MÁS SOBRE RELOJES DE PRESENCIA Esta modalidad es ideal para empresas o empleados que registran la entrada/salida en la misma ubicación. Consiste en la instalación de un reloj in-situ en cada centro, cada vez que el empleado se identifica mediante su tarjeta de empleado o huella, el reloj se comunica con el servidor central de CHECKINGplan mediante vía GPRS. La configuración dinámica permite trabajar con diferentes modelos de terminales de fichaje. Si se trata de un modelo fuera de nuestro catálogo siempre queda abierta la posibilidad de homologarlo. TAMBIÉN RELOJ DE PRESENCIA ANDROID. La versión de reloj de presencia Android incluye una aplicación donde el usuario al fichar puede ver las tareas que tiene que realizar en esa ubicación y una vez finalizada cada tarea puede darla por finalizada sincronizando toda esta información en tiempo real con la plataforma.

11 - Su llamada ha sido registrada TelePresencia Sistema de fichaje. A través de llamadas mediante un teléfono fijo. La centralita recoge el código de empleado que marca el operario y envía los datos a la central. Esta modalidad de fichaje totalmente automatizada consiste en que el empleado desde el lugar de trabajo y mediante un dispositivo telefónico, fijo realiza una llamada a un número establecido donde indica una extensión. Así CHECKINGplan registra la entrada o salida del puesto de trabajo. Las ausencias, retrasos, etc tambien son monitorizadas generando alarmas vía o SMS para que puedan ser subsanadas lo antes posible. El cliente cuenta con el BackOffice de CHECKINGplan para gestionar la información recogida y diseñar los informes con una interfaz sencilla y ágil. Consulta de diferentes informes e información. Automatización de informes Gestor y repositorio de ficheros Diseñador de informes Plantillas Prediseñadas (Cubos Olap, Grid dinámico, informes basados en Office ) Exportación a ficheros Excel, PDF o similares Integración con Dashboard 03. PRESENCIA

12 Gestión de personal. Monitorización, roles y responsabilidad. La gestión de personal en CHECKINGplan desempeña una característica troncal de la plataforma, implica la organización de turnos de trabajo, diagrama de calendario laboral y la monitorización de incidencias, fichajes, ausentismo etc. Cuadrante del personal En función de los fichajes se establece el cuadrante de personal del trabajo (previsto y ejecutado), registrando las horas de trabajo, las incidencias y ausencias de estos, vacaciones, etc. Lo que permite ver tanto una previsión de horas presenciales estimadas por centro, como las horas de presencias reales después del fichaje. Asignación de Oficios Cada empleado puede tener asignado uno o varios oficios que permiten que sea facilmente asignado a una tarea cuando se necesite una determinada actividad. 03.PRESENCIA

13 NOTIFICACIONES Y PLANTILLAS El sistema permite diseñar avisos para ser enviados por mail en el momento en el que se genera una incidencia o servicio bajo demanda. 04. TAREAS Herramientas para actuar cuando es necesario. Denominamos tareas a los protocolos de actuación estipulados dentro de un servicio. Las tareas son formadas por operarios y activos requeridos segun el tipo de servicio y se asignan a un sitio. Tareas recurrentes Son las tareas donde se estipulan periodicidades para su ejecución, la plataforma integra calendarios laborales para determinar tareas diarias, semanales, mesuales. Así tambien cruza las atenciones de tareas de mantenimiento con las periodicas para evitar duplicidades en el servicio. Todas las actividades que tareas que estipuladas o no, sean requeridas fuera de su planificación habitual se clasifican en tareas recurrentes, tareas bajo demanda e incidencias. Tareas bajo demanda e Incidencias Por otra parte las solicitudes de tarea bajo demanda son requerimientos fuera de una planificación habitua y pueden o no tener una atención periodica asignada. Las incidencias son comunicaciones que dejan constancia de una deficiencia y requieren de un seguimiento para la resolución de un problema determinado. Pueden estar relacionadas con un oficio o un responsable de resolución, tambien es posible asociarles una etiqueta de prioridad (ALTA - MEDIA - BAJA, Etcétera). CHECKINGplan permite solicitar tareas o dar alta de incidencias a los operadores desde los entorno FrontOffice, de manera remota con los Desktop Users o in-situ con las Apps de campo, por códigos o tags. En este entorno puede además identificarse por distintos medios para cumplimentar registros y envíar fotografías, observaciones, firmar el parte, etcétera. 04. TAREAS En tanto los gestores del proyecto y los clientes cuando reciben algun tipo notificación desde el BackOffice y el Bussines Analytics respectivamente. Tambien los usuarios finales o público en general pueden solicitar servicios e indicar incidencias mediante displays, páginas web y/o dispositivos IoT como los On Demand Buttons que se parametrizan y configuran según sea necesario. Entornos diferenciados en SmartDevices para operarios y usuarios permiten ver tareas realizadas y próximas con sus detalles y configurar variables adicionales como tipos de tarea, espacio/activos, EPI del trabajador, etc.. El usuario final o público puede responder consultas sobre el servicio prestado con condicionales por respuesta. Haciendo de una respuesta negativa motivo de consulta mediante un checklist del porqué de su valoración y/o notificación pertinente a la plataforma. Más información en Encuestas.

14 Tareas de demanda automatizada La sensorización avanzada de espacios permite controlar de manera precisa las zonas de actuación con lo que la optimización de tareas es mucho más efectiva en lugares de alto tránsito. Entre las herramientas destacadas para la atención automatizada CHECKINGplan se integra con: Datos sobre automatización de tareas en la sección 06. PERIFÉRICOS IoT Contador de personas CHECKINGplan ofrece una herramienta vital para las mediciones de tráfico en tiempo real y preciso con el fin de corroborar el valor exacto de sus espacios. Los sistemas de conteo de personas serán capaces de calcular la frecuencia de espacios y zonas. Medir pasillos, aseos y zonas específicas por separado y determinar qué áreas tienen la mayor parte del tráfico y a qué hora del día son más concurridos. Utilizar los datos de tráfico de visitantes para optimizar los horarios, circulación de limpieza, personal de mantenimiento y de seguridad. Esquemas del procedimiento de conteo de personas. 04. TAREAS La instalación sobre ingresos a espacios monitorizar. Se asigna el personal según la cantidad de afluencia, además de aumentar la satisfacción del cliente aumente contribuye al mejor aprovechamiento de recursos. WIFI COUNTING Detección de dispositivos WIFI basados en los probe requests : no es necesario que el dispositivo se conecte a la WIFI; basta con que la red WIFI esté activada, para detectarlo. Con esa información se pueden generar informes del retorno de los empleados al vincular una misma dirección Mac WIFI, con un individuo, sin necesidad de saque su Smartphone del bolsillo.

15 WIFI COUNTING Detección de dispositivos WIFI basados en los probe requests : no es necesario que el dispositivo se conecte a la WIFI; basta con que la red WIFI esté activada, para detectarlo. Con esa información se pueden generar informes del retorno de los empleados al vincular una misma dirección Mac WIFI, con un individuo, sin necesidad de saque su Smartphone del bolsillo. 04. TAREAS Gráficas estadísticas de usuarios y concurrencia.

16 05. ESPACIOS Y ACTIVOS La gestión de espacios. CHECKINGplan posibilita planificar y monitorizar la gestión de espacios en todos los ámbitos de las empresas, tanto en servicios como en industrias siendo aplicable tambien, al control en uno o varios edificios o complejos constructivos, incluso cuando por su naturaleza tengan una consideración especial. Nuestra plataforma ofrece grandes posibilidades de parametrización a los administradores para ofrecerle la mejor adaptación final y la mayor facilidad de uso en cada caso concreto. En la parametrización establece jerarquias de uso o espacios predeterminados para agruparlos en zonas o rutas para dar un mantenimiento más eficaz. 05. ESPACIOS Y ACTIVOS Dentro de la gestión de espacios cuenta con herramientas de reserva y organización horaria, fichajes, restricción de accesos, notificación de incidencias y demanda de tareas. La monitorización de afluencia se realiza por instalación de dispositivos para control de acceso o por sensorización in situ como los contadores de personas. Con estos medios puede preestablecer cantidades de trafico para ejecutar el mantenimiento asi como automatizar la liberación de sitios por inactividad. La operatividad FrontOffice puede ser por SmartDevices o por códigos Qr mediante una plataforma online. El sistema de reservas cuenta con herramientas de convocatorias o avisos de reunión con notificacion via mail, sms y registros ical personalizables. El potente buscador para reservas puede filtrar por rangos de disponibilidad, saturación de niveles de afluencia.

17 06. PERIFÉRICOS IoT Dispositivos Inteligentes y senzorización CHECKINGplan integra un gran catálogo de smartdevices, dispositivos IoT y sensores que dinamizan la operatividad de la plataforma y permiten informar, activar solicitudes de tareas o calificar servicios. Todos nuestros desarrollos se dirigen a expandir las posibilidades de campo indoor y outdoor interconectando objetos y equipamiento inteligente para optimizar el trabajo y la energía. 06. PERIFÉRICOS IoT RFID Un ecosistema inteligente para saber lo que sucede. Equipamientos fijos y/o móviles conectados con todas las posibilidades tecnológicas disponibles para transmitir contenido a nuestra plataforma: Antenas, emisores, displays, botones Iot, sensores biométricos, de movimiento, de temperatura, tags NFC, beacons, scanners, cámaras, etc. Utilizando la conectividad conveniente sea celular, wifi, Rfid, etc. Sistemas de monitorización completos y avanzados para medir y regular tareas o actividades del pesonal estratégicamente instalada para sensorizar espacios y/o activos.

18 OnDemand Buttons Dispositivos IoT de campo Crece nuestro catálogo de sensores de campo integrados a CHECKINGplan, botones y botoneras IoT que permiten activar, requerir o calificar servicios generando nuevas posibilidades a las tareas de campo indoor y outdoor. Equipos fijos conectados por señal wifi o móviles utilizando tecnología celular, que funcionan globalmente en casi cualquier parte del mundo para transmitir contenido a nuestra plataforma. Cómo funciona One-Click Services? El usuario ante un requerimiento específico o general clica en el dispositivo cercano, activando así una solicitud de tarea en CHECKINGplan. La plataforma identifíca el dispositivo y su ubicación determinando asi un protocolo a desarrollar el cual notifica al personal que corresponda. Una vez completada el operario informa a la plataforma que la da por concluida. CONECTIVIDAD GLOBAL Conectados por Wifi o Movil opera con GSM para crear una red IoT global que permite que las cosas simplemente se conecten y se comuniquen con IoT Messaging, una combinación única de protocolos de mensajería MQTT y USSD. 06. PERIFÉRICOS IoT BAJO CONSUMO Se conecta utilizando redes GSM para consumir mucha menos energía que con datos móviles, por lo que permite mucha mayor duración y efectividad. Incorpora batería recargable de iones de litio con una autonomía superior a 800 clics. ACCESO SEGURO Con o sin protocolos TCP-IP, que prescinden de IP para no ser visibles en Internet e impedir así que los piratas informáticos lo descubran, haciendo de esta la elección perfecta para aplicaciones de IoT seguras.

19 Contadores de personas CHECKINGplan ofrece una herramienta vital para las mediciones de tráfico en tiempo real y preciso con el fin de corroborar el valor exacto de sus espacios y como optimizarlos. Los sistemas de conteo de personas serán capaces de calcular la frecuencia de espacios y zonas. Medir pasillos, aseos y zonas específicas por separado y determinar qué áreas tienen la mayor parte del tráfico y a qué hora del día son más concurridos. Utilizar los datos de tráfico de visitantes para optimizar los horarios, circulación de limpieza, personal de mantenimiento y de seguridad. Se asigna el personal según la cantidad de afluencia, además de aumentar la satisfacción del cliente aumente contribuye al mejor aprovechamiento de recursos. Esquemas del procedimiento de conteo de personas. 06. PERIFÉRICOS IoT La instalación sobre ingresos a espacios monitorizar. Wi Fi Counting Detección de dispositivos WIFI basados en los probe requests : no es necesario que el dispositivo se conecte a la WIFI; basta con que la red WIFI esté activada, para detectarlo. Con esa información se pueden generar informes del retorno de los empleados al vincular una misma dirección Mac WIFI, con un individuo, sin necesidad de saque su Smartphone del bolsillo.

20 07. INFORMES SmartData Diseño, generación y periodicidad a medida. La funcionalidad principal del Módulo Web es permitir al cliente interactuar directamente con el sistema de gestión de información del servicio, a través del alta y gestión de incidencias ya descrito o través de la visualización de los datos y la gestión de los informes. El módulo Web para la exploración de datos es accesible desde cualquier navegador web y se consigue a partir del software Business Intelligence ReporTec y ReporTec/ WEB, incluidos dentro de CleanTec, lo que permite que aquellos usuarios autorizados puedan consultar diferentes informes, grids, cubos de datos desde y cuadros de mando, un entorno web desde cualquier punto en el que se encuentren con un ordenador conectado a internet. Este módulo WEB ha sido desarrollado para la explotación de los datos por parte de terceros, gerentes de servicio o similares. Automatización de los informes ReporTec permite ejecutar informes de forma automática previamente programada y enviar estos a una dirección de correo electrónico y con un formato de fichero igualmente preconfigurado lo que ofrece la posibilidad de realizar tareas desatendidas, al enviar informes de servicio sin intervención de ningún usuario. Además de emitir dichos informes se podrán indicar incidencias que se enviarán en tiempo real, permitiendo que el seguimiento y control de las mismas sea inmediato. La aplicación además permite configurar exportaciones de datos automáticas para la integración con otras plataformas de software mediante ficheros txt, xls, xml, etc. Gestor y repositorio de ficheros Dentro del entorno Web se incluye una gestión de ficheros a intercambiar con el cliente, tales como informes, facturas, actas de reunión o similares. Documentos que deben ser compartidos y sobre los que también están activos los controles de seguridad según el perfil de usuario y queda reflejado la fechas de sus accesos. Visualización de Cuadrantes en el entorno web Desde el entorno se permite ver no sólo los informes estándar sino también visualizar en tiempo real los diferentes cuadrantes e interactuar con la información de estos. Desde la casilla de cada estancia/fecha se permite acceder a una información más detallada de cada servicio, desde el propio entorno web. Los informes estándar pueden ser configurados según las necesidades del cliente e incluir gráficas y datos consolidados. 07. INFORMES Smart Data

21 Cubos Olap El sistema permite además gestionar información mediante cubos olap o tablas dinámicas, permitiendo al usuario diseñar y almacenar sus propias vistas. Una de las más utilizadas sirve para medir los servicios o actividades planificadas con las realmente ejecutadas en un periodo de tiempo para hacer un seguimiento del cumplimiento de las frecuencias comprometidas, a continuación mostramos un ejemplo: El módulo Business Intelligence Reportec y Reportec/WEB de CHECKINGplan permite la edición y salida gráfica de informes de cada uno de los módulos de gestión, pudiendo enviar estos informes de forma automática a terceros o al cliente. La aplicación nos permite consultar, visualizar, personalizar informes de diferente índole, como por ejemplo: Partes diarios de todos los trabajos realizados Partes de trabajo y listados de las incidencias comunicadas Listado periódico de todas las veces que se ha realizado un recorrido. Alarmas semanales de incumplimiento de programación. Espacios o lugares que no se han atendido según la planificación. Metros cuadrados atendidos y tiempo empleado. Frecuencia media de limpieza de parques durante un periodo personalizable. Papeleras vaciadas Incidencias en papeleras incluyendo un tiempo de respuesta. Listado de otras incidencias. 07. INFORMES Smart Data Dashboard de incidencias los últimos 30 días Dahboard para servicios con el detalle por tipo de servicios, y los completados vs pendientes

22 08. OTRAS FUNCIONALIDADES La implementación de CHECKINGplan os ha permitido desarrollar una incontable cantidad de herramientas. 08. OTRAS FUNCIONALIDADES

23 Revisiones y control de calidad. Checklists (Listas de comprobación) CHECKINGplan permite la cumplimentación de diferentes cuestionarios de calidad y check-lists de control para su posterior tratamiento. Estos cuestionarios y check lists son asociados a un tipo de servicio de Revisión en lugar de actividades de Limpieza, pudiéndose diseñar igualmente recorridos (fijos o aleatorios) de estancias a revisar, así como una planificación y frecuencia de las revisión. Los cuestionarios pueden ser parametrizados directamente por el usuario y sincronizados automáticamente por la PDA, medir el grado de cumplimiento, de calidad o de satisfacción sobre un servicio, y pueden estar asociados con las incidencias. Estos cuestionarios formarán parte del sistema de evaluación de la calidad del servicio prestado incluyendo los indicadores para la medición de la calidad de los servicios (IMCs). La suma de puntos obtenidos indicará el resultado global de nivel de servicio. FUNCIONALIDADES DE LOS CUESTIONARIOS Añadir comentarios y códigos a las preguntas. Agrupar las preguntas por grupos para mejorar la visibilidad y usabilidad de la aplicación. Cuestionarios Condicionales: Formularios inteligentes. Integración con Dashboard Los cuestionarios de verificación son cuantificables según los diferentes KPIs, indicadores de desempeño o ratios diseñados y el valor ponderado asignado a cada respuesta espera. Los datos consolidados son integrados con un diseño de Cuadros de mando y gráficas que permitan una rápida comprensión de la situación, detectándose inmediatamente de forma visual los puntos que están fuera de la media permitida. 08. OTRAS FUNCIONALIDADES

24 Encuestas. La opinión que importa. CHECKINGplan proporciona herramientas para la publicación simultanea de múltiples encuestas de satisfacción del cliente. Defina las preguntas necesarias para saber que piensan su cliente de la atención y la relación con su empresa (tareas, servicios de atención al cliente, etc.). La encuestas de satisfacción también se adaptan a las tecnologías apropiadas para cada espacio según emplazamiento y/o conectividad poniendo a disposición los medios más comodos para el usuario: Uso del correo electrónico Las consultas o encuestas de opinion pueden ser personalizadas mediante el cruce de información requerida para definir perfiles o por la lista a la que suscribe determinando un lugar o servicio recibido, etc. Crear una encuesta como un código QR La versatilidad para usar códigos QR y la buena recepción de los usuarios ha vuelto esta tecnología en un medio óptimo para su uso en encuestas. Displays in-situ Tablets, pantallas o displays con navegadores web instalados en las estancias para recolectar información en cualquier lugar. Sin necesidad de formularios e incluso sin conexión directa a internet. 08. OTRAS FUNCIONALIDADES

25 Cuadro de traslados. Desplazamientos de personas, activos y documentos. El cuadrante de traslados de CHECKINGplan es un módulo para la gestión de desplazamientos tanto de personas como de activos, sean individuales o grupales. El entorno coteja los sistemas de presencia y de tareas para que, contando con protocolos programados, se adjudiquen las tareas correspondientes al personal idoneo. Cumplimentando un formulario intuitivo y lineal se indican lugar de recogida y de destino, tiempo de inicio, seleccion de personal disponible en momento de realizar la tarea y estado de cada traslado solicitado. La grilla del personal incluye el nivel de fraccionamiento horario del personal y cada tarea es notificada a la App que corresponda solicitando su aviso de notificación. 08. OTRAS FUNCIONALIDADES

26 Reserva de espacios CHECKINGplan posibilita planificar y monitorizar la gestión de espacios en todos los ámbitos de las empresas, tanto en servicios como en industrias siendo aplicable tambien, al control en uno o varios edificios o complejos constructivos, incluso cuando por su naturaleza tengan una consideración especial. Nuestra plataforma ofrece grandes posibilidades de parametrización a los administradores para ofrecerle la mejor adaptación final y la mayor facilidad de uso en cada caso concreto. En la parametrización establece jerarquias de uso o espacios predeterminados para agruparlos en zonas o rutas para dar un mantenimiento más eficaz. Dentro de la gestión de espacios cuenta con herramientas de reserva y organización horaria, fichajes, restricción de accesos, notificación de incidencias y demanda de tareas. La monitorización de afluencia se realiza por instalación de dispositivos para control de acceso o por sensorización in situ como los contadores de personas. Con estos medios puede preestablecer cantidades de trafico para ejecutar el mantenimiento asi como automatizar la liberación de sitios por inactividad. La operatividad FrontOffice puede ser por SmartDevices o por códigos Qr mediante una plataforma online. El sistema de reservas cuenta con herramientas de convocatorias o avisos de reunión con notificacion via mail, sms y registros ical personalizables. El potente buscador para reservas puede filtrar por rangos de disponibilidad, saturación de niveles de afluencia. 08. OTRAS FUNCIONALIDADES

27 09. Parametrización Accesos, grupos y roles. CHECKINGplan es una plataforma que controla el acceso al sistema, por lo que conlleva declarar usuarios y dispositivos para asigna los niveles de acceso y funcionalidades correspondientes, unos privilegios. Antes de trabajar en el sistema se inicia la sesión identificando así al dispositivo o al usuario que ejecuta determinado proceso y se limita que recursos alcanza. 100% flexibles los accesos se organizan segun Usuarios / Rol / Grupo. Usuarios Para su correcta organización los accesos se corresponde con: Usuarios operadores de acceso a la plataforma SmartDevices con usuario individual o de equipo de personas Sensores o dispositivos IoT Roles de seguridad La parametrización está estructurada en relacion con la función o rol de seguridad, es decir, controles de lectura, escritura, modificación y borrado. CHECKINGplan indica a que contenidos accede y así se crean los roles. Administradores: gestionan la aplicación. Encargados: trabajan a nivel de campo. Consulta, crea, verifica y edita tareas. Operarios: ejecutores de las tareas. Responsables: solicita tareas muy concretas o incidencias. Visitantes: usuarios sin ID que indican incidencia en espacios de uso común. Cliente final: visualiza estados del servicio e informes de SmartData. Grupos de Usuarios CHECKINGplan dispone de opciones de configuranción avanzada que clasifica a los usuarios en Grupos para ajustar permisos de su rol a permisos de grupo. Así se ajustan proyectos, áreas e informes a los que puede tener accesos. Todas estas opciones ya predeterminadas pueden a su vez opcionalmente ser modificadas de manera individual en cada acceso, sea este un usuario o un dispositivo. 09. PARAMETRIZACIÓN

28 Estructura de sitios, activos y recursos CHECKINGplan dispone de múltiples opciones para organizar la estructura de sitios y activos que facilita su comprensión y posterior análisis. Dicho trabajo en el entorno BackOffice agrupa en un esquema padre/hijo tan profundo como se necesite. ÁREAS: Obedecen a un criterio funcional o departamental de las estancias: urgencias, laboratorios, administración, etc. ZONAS: Obedecen a un criterio distribución de las zonas físicas, plantas, sitios,, etc. TIPO DE SITIOS Obedece a un criterio según el uso que se da a un sitio o estancia específica: quirofanos, aseos, pasillos, despachos, biblioteca, etc. ÁMBITO Asimismo se pueden asignar otros parámetros de agrupación, como los tipos de riesgo o sensibilidad a las estancias que permite ampliar la información y facilitar el posterior análisis a través de informes. También se puede utilizar como criterio para una intensidad de limpieza, restricción de acceso, etc. Con esta clasificación, a la hora de introducir en el sistema cada sitio o estancia, esta queda perfectamente definida dentro de los organigramas y estructura del grupo lo que permite una explotación y control de la información totalmente ajustada a las necesidades de cada momento. Cada sitio o estancia, además, queda relacionado con un historial de todos los servicios de limpieza y/o mantenimiento que se han prestado en el mismo o que tiene planificados. 09. PARAMETRIZACIÓN

29 Protocolo y planificación de tareas. Desde BackOffice se configuran y gestionan todas las tareas susceptibles de gestión y seguimiento, se planifican automática o manualmente, indicando la frecuencia con que se realizan (entre semana, festivos, días de la semana, etc.). Se les adjunta estados que indiquen el nivel de realización que amerite. Todos esos datos se cruzan con el calendario laboral, rutas de paso, las circunstancia en las que deben llevarse a cabo y por que operarios. Este programa de trabajo se visualiza en un cuadrante de planificación con las actividades planificadas con Fecha de ejecución Estado de la tarea (Planificada, Ejecutada, Cancelada, etc.) Dentro de cada actividad se podrán ver las diferentes opciones, protocolos o tareas a llevar a cabo en cada actividad, así como los cuestionarios de calidad, valoración o revisión de puntos asociados a cada servicio. Los servicios dentro del cuadrante indicaran el estado del servicio y otros da- tos a partir de colores e iconos en cada combinación. CHECKINGplan llevará a cabo una planificación que en cualquier momento puede ser modificada o confirmada su ejecución por el usuario responsable de la misma. Se permite que un servicio pueda superponerse a otro o reemplazarlo si están dentro de un rango de fechas coincidente. Cada tipo de servicio, puede estar asociado con una determinada frecuencia, un determinado protocolo o check-list, y agrupado obedeciendo algún criterio previamente configurado. 1. Limpieza Diaria, Semanal, 2. Higiene, Desinfección, 3. Retirada de residuos, CHECKINGplan mantiene toda la relación de zona/áreas y sitios propias del servicio, perfectamente clasificadas y detallando el histórico de actividades y servicios que se han llevado a cabo en cada una y su estado. 09. PARAMETRIZACIÓN

30 Optimización UI & UX La presentación de los contenidos es personalizada para facilitar la usabilidad del entorno, orientada hacia funciones más requeridas. Interfaces optimizadas para: Condiciones de accesibilidad para personal con capacidades diferentes Adaptabilidad a distintos dispositivos Imagen corporativas para subcontratas o tercerizadas, etcétera. Tanto para registros pormenorizados como para trabajos en serie CHECKINGplan le ofrece el desarrollo de interfaces de operativas para maximizar la precisión y minimizar el impacto temporal sobre las actividades que se esté realizando. Maximizar la precisión para minimizar el impacto temporal sobre las tareas. 09. PARAMETRIZACIÓN

31 Gestión de roles y niveles de acceso. ENTORNO Multisectorial WEB SENSORES MULTICONTRATO 10. TÉCNICA Y SEGURIDAD Core Services API - LOAD API MODULAR PARÁMETRIZABLES PLATAFORM core services Middleware ETL Extract, transform and load. TRACKING BIG DATA B.I REPORTEC APP GESTOR DE NOTIFICACIONES PERSONALIZABLE Informes Alarmas Smart Devices Android Encargados Operarios Usuarios Navegadores garmin Otros TÉCNICA Y SEGURIDAD

32 MIDDLEWARE ETL PROCESS Extract, Transform & Load. Conectores MiddleWare & ETL Process FILE TRACING: Identificación de documentos con interpretación por trazado de archivos, campos, tablas, columnas, tabulaciónes, etcétera. Reglas de tratamiento de la información para el uso de datos en otro software. REPOSITORIO DE ARCHIVOS: Exportación de informes CHECKINGplan a buzones de archivos en la nube, allí se almacenan las versiones de información exportada para su uso. TRACKING: Monitorización de informes enviados por correo electrónico, identificación mediante análisis de expresiones regulares en mensajes y archivos adjuntos. API - LOAD segura y confiable. CONECTORES: Un completo y desarrollado kit de conectores disponibles para la integración plug and play de nuestra plataforma con las herramientas más relevantes del mercado, entre otros: También conexión a otras implantaciones CHECKING plan. Integración compartida a apps, perfiféricos, SmartDevices, etcétera. API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) Disponible para facilitar el desarrollo a terceros de manera El WebService trabaja con datos en formato SOAP XML. Los módulos de integración de terceros, envían una petición XML y CHEC- KINGplan responde también en formato XML. En sentido inverso, CHECKINGplan puede realizar llamadas a un servicio web del cliente, tanto en formato SOAP XML como MQTT, WebSockets, etc. 10. TÉCNICA Y SEGURIDAD

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