Gestión de Servicios de Limpieza, mantenimiento y similares en Comunidades

Transcripción

1 Gestión de Servicios de Limpieza, mantenimiento y similares en Comunidades

2 CleanTec/ Comunidades CleanTec es un software para la gestión, planificación y monitorización de los servicios generales de complejos constructivos y edificios públicos, de uso público que por su naturaleza los servicios generales como los de limpieza o mantenimiento tengan una consideración especial. El objetivo es la gestión y el seguimiento de las tareas o servicios periódicos de limpieza, higiene, mantenimiento, revisión de instalaciones, seguridad, jardinería, o incluso departamentos de atención al usuario, lo que hace que CleanTec pueda ser una herramienta de gestión y monitorización de servicios global. CleanTec registra todos los servicios con su planificación, frecuencias y características, la trazabilidad de estos y de cada estancia mediante el registro de los partes de trabajo de la forma más automática y desasistida posible así como la elaboración de cuestionarios de calidad, seguimiento y revisión in-situ Módulos Principales La aplicación CleanTec contempla grandes ventajas de parametrización por parte del usuario o administración para conseguir una mayor adaptación a cada caso concreto. La filosofía general de la aplicación gira alrededor de sus tres módulos principales que se corresponden con los 3 escenarios de trabajo posibles: - Oficina: para los técnicos o interlocutores. - Campo: para los encargados in-situ mediante PDAs o sistemas de presencia del personal. - Entorno WEB: para los gerentes y clientes desde donde hacer el seguimiento, visualizar los cuadros de mandos y los ratios estadísticos o KPIs. Funcionalidades principales Control de Presencia Planificación, seguimiento y trazabilidad de los servicios Revisiones de calidad a través del diseño de Check-list, y recogida de datos in-situ

3 Módulos Principales CleanTec/Movilidad CleanTec/Server Back-Office o modulo central que utilizan los gestores técnicos donde se configuran todas las opciones de la aplicación, el mantenimiento de los maestros de datos, la estructuración de Áreas y Zonas, la planificación y diseño de las tareas o servicios, la gestión de incidencias, el diseño de informes, la configuración de cuestionarios de revisión, cuestionarios de calidad, y KPIs, la gestión del personal, su asignación y fichajes o el seguimiento y la trazabilidad de los servicios entre otros. Las Apps de campo son utilizadas por los trabajadores quienes realizan finalmente los servicios in-situ. Existen al menos dos tipos de Apps de movilidad, las que están instaladas en elementos portátiles que lleva el usuario y las que se encuentran ubicadas en puntos fijos de control (pantallas, antenas, sensores, scanners de documentos,...) PDA APP (tablets/smartphones) Relojes de Presencia, pantallas informativas y control Aplicación que permite desde las diferentes PDAs, la introducción de partes de servicios, cumplimentar cuestionarios o checklist de calidad, llevar el control de asistencias Con el dispositivo de movilidad, se puede registrar la presencia en cada ubicación mediante TAG NFC, visualizar el protocolo de trabajo, responder los cuestionarios Ancladas en puntos especificos que complementan las opciones de movilidad, ya no sólo en la introducción de datos sino también en la visualización.

4 CleanTec/Apps CleanTec/WEB Basado en el Business Intelligence ReporTec Web, está dirigido fundamentalmente a supervisores, gerentes y personal ejecutivo y permite las siguientes funciones: La explotación de datos por parte del cliente, mediante cuadro de mandos, gráficas, consulta de informes y cubos Olap previamente configurados. El intercambio de ficheros y su auditoría de acceso mediante un repositorio o buzón de documentos. La automatización de generación y envío de informes periódicos, despreocupando a los usuarios administrativos de las elaboraciones de estos informes. El alta de los trabajos de demanda y las incidencias relacionadas con el servicio y con el personal, por parte de los supervisores de Zona. El acceso web facilita el uso del sistema y por tanto el seguimiento del servicio por el cliente en tiempo real y las opciones de movilidad, con PDAs y Smartphones, permiten capturar la información en el momento y lugar donde se genera.

5 CleanTec/ Server Estructuración de los centros CleanTec dispone de múltiples opciones para clasificar la información, que facilitan la comprensión de esta, y su posterior análisis. Dicho trabajo se lleva a cabo desde el módulo de BackOffice o CleanTec/BackOffice. Así el edificio, edificios o complejo constructivo, susceptible del servicio se puede agrupar en una estructura padre hijo tan profunda como se necesite, disponiendo al menos de las siguientes clasificaciones: ZONAS Obedecen a un criterio físico de ordenación: Poblaciones, tipo de institución, institución, distribución de edificios, plantas, sitios ÁREAS Obedecen a un criterio funcional o departamental de las estancias: colegios, zona recreativa, administración, mantenimiento, etc. TIPO DE SITIOS Obedece a un criterio según el uso que se da a un sitio o estancia específica: Aula, aseos, pasillos, despachos, biblioteca, ÁMBITO Asimismo se pueden asignar, otros parámetros de agrupación, como los tipos de riesgo a las estancias que permite ampliar la información y facilitar el posterior análisis a través de informes. También se puede utilizar como criterio para una intensidad de limpieza, restricción de acceso etc Con esta clasificación, a la hora de introducir en el sistema cada sitio o estancia, esta queda perfectamente definida dentro de los organigramas y estructura del grupo lo que permite una explotación y control de la información totalmente ajustada a las necesidades de cada momento.

6 Planificación y diseño de los servicios Desde CleanTec/BackOffice vamos a gestionar y configurar los diferentes tipos de servicios que existan en el contrato o sean susceptibles de gestión y seguimiento, indicando entre otros puntos, los protocolos y los materiales utilizados para los servicios de limpieza definiendo su uso según el tipo de servicio: Dispondremos para cada tipo de servicio, de planificaciones y frecuencias diferentes en función de la zona, la época del año, el día de la semana, la hora de ejecución, etc., indicándose entre otros los siguientes puntos: su planificación, automática o manual, el momento en el que se realizan (días de la semana, horario, ), duración, capacidad, protocolo de trabajo, Además, el calendario laboral permite tener en cuenta aquellos días festivos a la hora de llevar a cabo una planificación no asignando servicios en estos días, si el tipo de servicio requiere ser ejecutado en día laboral.

7 Adicionalmente también valora a la hora de hacer la planificación, la ruta de paso y todas las circunstancias en las que pueden llevarse a cabo, permitiendo que un servicio pueda superponerse a otro o reemplazarlo si están dentro de un rango de fechas coincidente (Por ejemplo: limpieza Anual superponerse con la Mensual). Los diferentes Tipos de Servicios o tareas a desempeñar, estarán relacionados, a través de una figura denominada asociaciones con las diferentes Zonas, Áreas, Tipos de estancias, del complejo constructivo, con el objetivo de poder establecer frecuencias o protocolos de trabajo diferentes en función de estos parámetros. A partir de la configuración anterior obtendremos el cuadrante de planificación donde se podrán observar: Las diferentes actividades planificadas con su fecha de ejecución y el estado de las mismas: Planificada, Ejecutada, Cancelada, etc., dentro de los posibles estados previamente configurados. Dentro de cada actividad se podrán ver las diferentes opciones, protocolos o tareas a llevar a cabo en cada actividad, así como los cuestionarios de calidad, valoración, o revisión de puntos asociados a cada servicio. Los servicios dentro del cuadrante indicaran el estado del servicio y otros datos a partir de colores e iconos en cada combinación.

8 Los cuadrantes pueden visualizar los centros distribuidos - tanto todos los centros en los que presta servicio como todos los empleados de ese centro y por trabajador, teniendo así en cuenta las particularidades de este tipo de contratos: Los cuadres diferenciados por centro y trabajador. Un trabajador puede estar asignado a varios centros. Posibilidad de asignar a usuarios diferentes roles de acceso según cliente o responsables de centro, visualizando sólo los datos de su centro. Finalmente la información se visualiza en el cuadrante de planificación como programa de trabajo y se obtienen los partes de trabajo diarios. Cada servicio se relaciona en el calendario y en su fecha concreta indicando a través de un color el estado del servicio para esa estancia conociendo también a través de la misma imagen si está pendiente, realizado, cancelado, planificado, etc. Una vez configurados los servicios, el programa permite una planificación automática en función de frecuencias, características y relaciones con una u otra zona, o bien que el cuadrante se realice de una forma manual para otro tipo de servicios diferentes. Esta planificación puede ser modificada o confirmada en cualquier momento por el usuario responsable de la misma y mantiene toda la relación de estancias propias del servicio, perfectamente clasificadas, detallando el histórico de actividades y servicios que se han llevado a cabo en cada una y su estado.

9 CleanTec/ Movilidad CleanTec/Apps Encargado Permite desde las diferentes PDAs, la introducción de partes de servicios, rellenar cuestionarios, check-list de calidad, llevar el control de asistencia y el fichaje del personal. CleanTec/Apps Operarios Va dirigido a los operarios que realizan el trabajo final. Con el Smartphone los trabajadores registran la presencia en cada ubicación mediante la lectura de una etiqueta NFC, adicionalmente permite visualizar el protocolo de trabajo que depende de la situación de la persona, responder encuestas de toma de datos, relacionados con los servicios prestados etc CleanTec/ Reloj de Presencia Esta modalidad de fichaje consiste en la instalación de un reloj in-situ en cada centro, cada vez que el empleado se identifica mediante su tarjeta de empleado o huella, el reloj se comunica con el servidor central de CleanTec mediante vía GRPS. CleanTec/ Tablets - Pantallas Pantallas o Tablets situadas en lugar especifico o fijas en la pared con el fin de llevar a cabo un control de los servicios. CleanTec proporciona a estas tablets toda la información necesaria para la realización de un determinado servicio en la estancia relacionando al operario encargado de realizar el servicio con la estancia mediante tecnología NFC. CleanTec/ TAG NFC Incorporar TAG NFC en las estancias y el empleado con el Samrtphone puede registrar los servicios, incidencias, fichaje etc

10 CleanTec/Apps Protocolos de trabajo: CleanTec permite configurar cuestionarios que van relacionados con los servicios a realizar y por lo tanto facilita la ejecución correcta y completa de los servicios a prestar. El trabajador cuando llega al sitio de trabajo, lo identifica por ejemplo leyendo un TAG NFC y automáticamente ve las tareas que tiene que realizar en dicho sitio. Gestión de incidencias: Los trabajadores y encargados pueden gestionar incidencias desde el dispositivo móvil, tanto el alta de nuevas incidencias detectadas como relacionar servicios a incidencias conocidas asegurando así la trazabilidad de todo el proceso y su posterior análisis. Registro de servicios diarios: CleanTec es el programa ideal para registrar todos los servicios que se van haciendo al largo de día. Los datos pueden servir para calcular KPIs y así identificar por ejemplo los sitios de trabajo con más carga, los servicios que más se efectúan por zonas, etc. Completar servicios pendientes: Con los dispositivos móviles se pueden identificar todos los servicios pendientes de realizar en un sitio / una habitación con tan solo leyendo el TAG NFC del sitio. El trabajador puede escoger el que tienen que efectuar y una vez acabado se registra su compleción los datos se transfieren en tiempo real al servidor, teniendo así controlado en cada momento los servicios todavía pendientes. Capturar imágenes: Los dispositivos móviles permiten capturar imágenes tanto para los servicios que se están realizando así como para indicar incidencias. Escaneo de documentos: La aplicación nos permite escanear documentos y adjuntarlos a nuestros servicios. Firmar partes: CleanTec Movilidad permite recoger la firma del cliente o de la persona encargada para los servicios que se van a realizar. De este forma se puede tener constancia del acorde con el servicios prestado. Gestión de productos: Los productos que se están utilizando durante un servicio se pueden incorporar dentro de la ficha de cada servicio. CleanTec así permite tener el detalle de los recursos y materiales empleados para su posterior análisis y facturación. Gestión de proveedores: Para completar la información de los servicios prestados CleanTec permite informar el proveedor de un servicio, tanto desde el back-office como desde el dispositivo móvil.

11 CleanTec/ Web La funcionalidad principal del Módulo Web es permitir al cliente interactuar directamente con el sistema de gestión de información del servicio, a través del alta y gestión de incidencias ya descrito o través de la visualización de los datos y la gestión de los informes. El módulo Web para la exploración de datos es accesible desde cualquier navegador web y se consigue a partir del software Business Intelligence ReporTec y ReporTec/WEB, incluidos dentro de CleanTec, lo que permite que aquellos usuarios autorizados puedan consultar diferentes informes, grids, cubos de datos desde y cuadros de mando, un entorno web desde cualquier punto en el que se encuentren con un ordenador conectado a internet. Este módulo WEB ha sido desarrollado para la explotación de los datos por parte de terceros, gerentes de servicio o similares. Automatización de los informes ReporTec permite ejecutar informes de forma automática previamente programada y enviar estos a una dirección de correo electrónico y con un formato de fichero igualmente preconfigurado lo que ofrece la posibilidad de realizar tareas desatendidas, al enviar informes de servicio sin intervención de ningún usuario. Además de emitir dichos informes se podrán indicar incidencias que se enviarán en tiempo real, permitiendo que el seguimiento y control de las mismas sea inmediato. La aplicación además permite configurar exportaciones de datos automáticas para la integración con otras plataformas de software mediante ficheros txt, xls, xml, Gestor y Repositorio de Ficheros Dentro del entorno Web se incluye una gestión de ficheros a intercambiar con el cliente, tales como informes, facturas, actas de reunión o similares. Documentos que deben ser compartidos y sobre los que también están activos los controles de seguridad según el perfil de usuario y queda reflejado la fechas de sus accesos

12 Visualización de Cuadrantes en el entorno Web Desde el entorno se permite ver no sólo los informes estándar sino también visualizar en tiempo real los diferentes cuadrantes e interactuar con la información de estos. Desde la casilla de cada estancia/fecha se permite acceder a una información más detallada de cada servicio, desde el propio entorno web. Los informes estándar pueden ser configurados según las necesidades del cliente e incluir gráficas y datos consolidados. A continuación vemos un informe del número de actividades o servicios realizados diariamente y una gráfica según las incidencias presentadas por tipo. Cubos Olap El sistema permite además gestionar información mediante cubos olap o tablas dinámicas, permitiendo al usuario diseñar y almacenar sus propias vistas. Una de las más utilizadas sirve para medir los servicios o actividades planificadas con las realmente ejecutadas en un periodo de tiempo para hacer un seguimiento del cumplimiento de las frecuencias comprometidas, a continuación mostramos un ejemplo:

13 CleanTec/ Funcionalidades Control de Presencia Con esta funcionalidad de la aplicación se gestiona los datos de presencia de todos los empleados que llevan a cabo el servicio, la ubicación física a la que pertenecen, el control de fichaje (entrada y salida del centro), los turnos de trabajo, el horario de cada turno, el calendario laboral, las incidencias de asistencias, o las incidencias en retrasos de entradas y salidas, etc. En función de los fichajes se establece el cuadrante de personal del trabajo (previsto y ejecutado), registrando las horas de trabajo del personal, las incidencias y ausencias de estos, vacaciones, etc. Lo que permite ver tanto una previsión de horas presenciales estimadas por centro, como las horas de presencias reales después del fichaje. La forma de llevar a cabo el fichaje puede ser muy diferente en función del tipo de centro, el número de empleados presentes en el centro, la presencia por un encargado in-situ o si el trabajador sólo pertenece a un centro o a varios. De esta forma el fichaje puede ser presencial o remoto, automático o desatendido. Interactuación con el Cliente y comunicación de incidencias: También, a través del entorno Web se permite al cliente no sólo ver el estado de los fichajes y presencias, sino dar de alta incidencias relacionadas con el fichaje, tanto incidencias presenciales (con el trabajador en el servicio) como incidencias relacionadas con la no asistencia del trabajador.

14 Dispositivos para fichajes: Fichaje con SmartPhone: Disponemos de dos opciones de aplicación: Tanto el fichaje como la gestión de servicios, puede realizarse a través de Smartphones. Además si están equipados con tecnología NFC y/o GPS puede identificarse el lugar del servicio automáticamente. Con el Smartphone se identifica también la ubicación, se permite la respuesta de un cuestionario, incluso la toma de fotografías o conocer la posición del operario, y estar conectado en tiempo real con la oficina. Esta modalidad de fichaje es ideal para trabajadores de campo o empleados que visitan diferentes centros de trabajo. - APP OPERARIOS: Los empleados realizaran los fichajes a través de los códigos NFC de las estancias mediante su Smartphone - APP ENCARGADOS: El encargados leerá con el dispositivo las personas que acuden a trabajar en cada turno, identificando la fecha, turno de trabajo y ubicación. Fichaje con PDA: Fichaje con Reloj: El encargado leerá con la PDA las personas que acuden a trabajar en cada turno, leyendo la tarjeta e identificando la fecha, el turno y el centro de trabajo. Tanto el fichaje como la gestión de servicios se pueden realizan con este dispositivo. Esta modalidad es ideal para cuando hay un encargado presente y los empleados o sólo están en un centro o se distribuyen por pocos centros. También es posible la instalación de un reloj in-situ en cada centro, cada vez que el empleado se identifica mediante su tarjeta o huella, el reloj se comunica con el servidor central de CleanTec mediante vía GRPS. Esta modalidad es ideal para empresas o empleados que registran la entrada en la misma ubicación.

15 Telepresencia La forma de llevar a cabo el fichaje puede ser muy diferente en función del tipo de centro, el número de empleados presentes en el centro, la presencia por un encargado in-situ o si el trabajo pertenece sólo a un centro o a varios. Esta nueva modalidad de fichaje totalmente desatendida, consiste en que el empleado al llegar al lugar de trabajo y mediante un dispositivo fijo (en este caso un teléfono) debe realizar una llamada a un número establecido (geográfico o números especiales) donde marcará una extensión para registrar la entrada y la salida. Esta recogida de información es automática y dicha información se podrá contemplar en CleanTec. Nos permite conocer de manera muy sencilla si una persona está en su lugar de trabajo y si es puntual. Las ausencias de llamadas, retrasos en éstas o identificaciones incorrectas de los trabajadores, son registradas también por CleanTec, generando en su caso alertas por la web, back-office, o SMS a los responsables del servicio. De este modo, estos disponen de tiempo suficiente para organizar servicios de suplencia en las situaciones que así lo requieran. La explotación de datos es accesible desde cualquier navegador web y se consigue a través del software Bussines Intelligence Reportec y nos permite lo siguiente: - Consulta de diferentes informes - Automatización de informes - Gestor de informes - Diseñador de informes - Integración con Dashboard - Exportación de ficheros

16 Planificación, seguimiento y registro de servicios Gestión de Incidencias y servicios bajo demanda CleanTec permite el alta de incidencias y servicios que se prestan bajo demanda, desde los 3 entornos de trabajo: Desde el BackOffice a los gestores de la contrata, desde el entorno Web al personal del cliente como supervisores o similares desde las PDAs a los encargados. Las incidencias pueden dividirse en dos grandes grupos, aquellas que simplemente dejan constancia de una deficiencia, generalmente relacionadas con servicios de limpieza y aquellas que además requieren de actividades de seguimiento posterior, más relacionadas con servicios de mantenimiento, a las cuales se les puede relacionar con un oficio o responsable de la resolución. En todos los casos se les puede asociar un valor en función de su gravedad. En el caso de los servicios bajo demanda, se permite al usuario seleccionar además del tipo de servicio a realizar, otros aspectos necesarios para el desempeño del mismo, como la zona, el sitio concreto o el EPI necesario del trabajador. Notificaciones y plantillas El sistema permite diseñar avisos para ser enviados por mail o SMS en el momento en el que se abre una incidencia o un servicio bajo demanda y/o en el momento en el que se cierra.

17 Revisiones de Calidad y Check-List Control de Calidad, Check-list e Indicadores (KPIs) CleanTec permite la cumplimentación de diferentes cuestionarios de calidad y check-lists de control para su posterior tratamiento. Estos cuestionarios y check lists son asociados a un tipo de servicio de Revisión en lugar de actividades de Limpieza, pudiéndose diseñar igualmente recorridos (fijos o aleatorios) de estancias a revisar, así como una planificación y frecuencia de las revisión. Los cuestionarios pueden ser parametrizados directamente por el usuario y sincronizados automáticamente por la PDA, medir el grado de cumplimiento, de calidad o de satisfacción sobre un servicio, y pueden estar asociados con las incidencias. Estos cuestionarios formarán parte del sistema de evaluación de la calidad del servicio prestado incluyendo los indicadores para la medición de la calidad de los servicios (IMCs). La suma de puntos obtenidos indicará el resultado global de nivel de servicio. Integración con Dashboard Los cuestionarios de verificación son cuantificables según los diferentes KPIs, indicadores de desempeño o ratios diseñados y el valor ponderado asignado a cada respuesta espera. Los datos consolidados son integrados con un diseño de Cuadros de mando y gráficas que permitan una rápida comprensión de la situación, detectándose inmediatamente de forma visual los puntos que están fuera de la media permitida.

18 Soluciones para pared Tablets en pared En este caso se dispondrá de una tablet fija por cada estancia/zona/área con la App de CleanTec con la que: - Podremos registrar los servicios - Hacer solicitudes de servicios - Dar de alta una incidencia - Control de registros - Poner información o publicidad. Con estas funcionalidades podemos disponer de la información necesaria de esa estancia/área/zona, solicitar información acerca de un servicio o tarea y tener un control de registros y de usuarios, entre otras. Encuestas QR Entorno para el usuario Las encuestas de satisfacción se adaptan a las nuevas tecnologías emergentes buscando el medio más cómodo y ofreciéndoles un entorno donde podrá ser activo y disfrutar de la experiencia que le ofrece el producto. Por esa cuestión, las encuestas que ofrece CleanTec por medio de inserción de código QR es la forma más popular y eficaz de llevar a la gente a un sitio web o URL. Esta versión de encuestas es adaptable a diferentes medios como una tablet en la pared o un cartel.

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