LIC. MANUEL DIAZ INFANTE GOMEZ DIRECTOR GENERAL DE AUDITORIA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN Presente

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1 PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN SUPREMACORTC DEJUST1::1AOELANACION OFICIO: DGRM/ e e 5 61 o LIC. MANUEL DIAZ INFANTE GOMEZ DIRECTOR GENERAL DE AUDITORIA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN Presente Ciudad de México, 9 de noviembre de Asunto: Respuesta a los resultados de la auditoría DAIA/2018/21. Hago referencia a su oficio No. S.dN,~ Af9A1A/948/2018, mediante el que notifica los resultados de la revisión/ ), B/2018/.1.l,_cuyo objeto es "verificar que los gastos a reserva de comprobar se solicitaran, ejercier on y comprobaron conforme a las disposiciones normativas vigentes, por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2017", y otorga un plazo de cinco días hábiles para presentar justificaciones y aclaraciones. ; '.! :! ~ ~ / / MA TEllA les. D+

2 PODERJUDICIALDELAFEDERACIÓN SUPREMA CORTE DEJUSTICIADELANACIÓN Anexo 1.- Atención Resultados Auditoría DAIA/2018/21 Resultado l. Del análisis a las respuestas obtenidas con motivo de la aplicación del "Cuestionario de Auditor/a': se identificó que al mes de agosto del presente año, la DGRM carece de un procedimiento autorizado en el que se especifique la metodología y los servidores públicos responsables de llevar a cabo dicha función, por lo que se realiza conforme a la experiencia y a las indicaciones que define cada uno de los Directores de Área, así como, a lo plasmado en el ''Acuerdo General de Administración del tres de diciembre de dos mil quince del Comité de Gobierno y Administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, por el que se emiten los Lineamientos que regulan los gastos a reserva de comprobar de la Suprema Corte de Justicia de la Nación': documento que establece de manera generalizada los preceptos a observar en la materia. Es importante hacer la aclaración que la norma aplicable a los gastos a reserva de comprobar es el Acuerdo General de Administración del tres de diciembre de dos mil quince del Comité de Gobierno y Administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, por el que se emiten los Lineamientos que regulan los gastos a reserva de comprobar de la Suprema Corte de Justicia de la Nación", mismo que es observado por esta Dirección General, por lo que no existe ningún incumplimiento_ a la normativa vigente y esta Dirección - als.ojicita_~mpr:.uerul-lo. gas..u erva de com robar con a e o a la misma. Como se señala en la "Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos", estos manuales se constituyen en una herramienta que regula la función administrativa de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, al formar parte de los diversos instrumentos que norman jurídicamente y administrativamente la operación de este Alto Tribunal. De esta forma, el procedimiento regula lo establecido por el Acuerdo General, únicamente en el ámbito de competencia de esta Dirección General.

3 PODER JUDICIAL DELAFEDERACIÓN SUPREMACORTEDEJUSTICIADELANACIÓN A fin de hacer una actualización integral de los procedimientos del área, se inició un proceso en colaboración con la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, el cual se mencionó en la respuesta al cuestionario de control interno. En dicho proceso, la actualización se hace siguiendo el orden de las etapas del proceso de contratación. Adicionalmente a lo ya mencionado en el cuestionario de control interno, se remite evidencia del seguimiento a la revisión y actualización de procedimientos hecha durante julio de Por lo anterior, se solicita atentamente eliminar el resultado de referencia, en virtud de la situación observada se encuentra en proceso de atención. Resultado 2. Del análisis y evaluación a los mecanismos de control interno con que cuentan las Direcciones de Área de: Adquisición de Bienes de Consumo, Mobiliario y Equipo (DABCME}, de Servicios Generales (DSG} y de Adquisiciones de Bienes Informáticos, Comunicaciones y Material Bibliohemerográfíco (DAB/CMB}, todas éstas adscritas a la Dirección General de Recursos Materiales, se observó que carecen de un mecanismo suficiente que permita dar un manejo adecuado y seguimiento respecto de las operaciones que involucran este tipo de erogaciones. Adicionalmente a los trabajos de elaboración de procedimientos, en la carpeta identificada con el numeral 02 del disco compacto que se presenta como Anexo 2, el formato a través del cual se dará seguimiento a las operaciones que involucran este tipo de erogaciones, así como el oficio No. DGRM/5608/2018, a través del cual se instruye el uso del mismo.

4 PODERJUDICIALDELAFEDERACIÓN SUF-REMACORT(DEJUSTICIADELANAClÓN referencia. Resultado 3. Como resultado del análisis a la oportunidad con la cual el área auditada llevó a cabo la comprobación de las erogaciones denominadas ''gastos a reserva de comprobar'; ante la Dirección General de Presupuesto y Contabilidad, se observó la existencia de 49 casos en los que se excedió el límite establecido de diez días hábiles, sin que se hubiese tramitado un documento de prórroga, tal y como lo señala el marco regulatorio aplicable, el cual puede ser hasta por un plazo igual para su cumplimiento. En la carpeta identificada con el numeral 03 del disco compacto que se presenta como Anexo 2, se remite copia digitalizada del acuse del oficio No. DGRM/5579/2018, a través del cual se exhorta a los servidores públicos adscritos a esta Dirección General, a realizar el trámite dentro de los plazos establecidos, o en su defecto, tramitar la prórroga al plazo correspondiente. referencia. Resultado 4. Como parte del análisis a la documentación soporte que ampara la comprobación de ''gastos a reserva de comprobar'; así como, de la información proporcionada por la Dirección General de Presupuesto y Contabilidad, este Órgano Interno de Control determinó que de un total de 93 pólizas (documento contable del S IA, por el que se llevó a cabo el registro para la comprobación de gastos y que se encuentran amparados con la documentación que reúne los requisitos fiscales y administrativos) que se seleccionaron como muestra para su revisión, existen casos en los que se detectaron inconsistencias respecto de la integración de los documentos: Se identificaron 49 comprobaciones, las cuales representan el 53% del total de la muestra determinada y que corresponden a servicios recibidos y pagados por este H. Tribunal, y que por su monto erogado no sobrepasaron las 5,000 UDIS (en términos monetarios representó la cantidad de $27, M.N. durante 207 7), a este respecto se identificó que para la realización de dichos gastos, la DGRM, no llevó a cabo la elaboración del respetivo contrato simplificado. Conforme a la documentación que proporcionó el área auditada respecto de la comprobación de recursos que le fueron entregados como ''gastos a reserva de

5 PODER JUDICIAL DELA FEDERACIÓN SUPREMACORTEDEJUSTICIADELANACIÓN comprobar'; se identificó la existencia de 9 casos, los cuales carecen del respectivo contrato simplificado y que por el monto de su erogación sobrepasaron las 5,000 UDIS (o su equivalente a $27, M.N, durante el ejercicio 207 7). Como parte de la revisión a la documentación que soporta la comprobación de los "gastos a reserva de comprobar'; se identificó la existencia de 69 {74% de la muestra seleccionada) casos en los cuales no fue incluida la respectiva hoja de servicios como parte de los requisitos a que hace referencia el numeral 7 4 del Acuerdo General de Administración del tres de diciembre de dos mil quince del Comité de Gobierno y Administración, por el que se emiten los Lineamientos que regulan los gastos a reserva de comprobar en la SCJN Del análisis a las comprobaciones de recursos presentadas por el área auditada a la Dirección General de Presupuesto y Contabilidad y que fueron consideradas para su revisión dentro de la muestra seleccionada por este Órgano Interno de Control, concretamente en lo que respecta a las que si contaban como parte de su soporte documental con el contrato simplificado {30 comprobaciones), se identificó que 7 {23%} de estos documentos carecían del clausulado por el que se establece el acuerdo de voluntades de quienes lo estaban celebrando. De la revisión efectuada a la documentación proporcionada por el área auditada, se identificó la existencia de 4 casos en los cuales el proceso de solicitud llevado a cabo ante la DGPC, para la emisión del cheque o la transferencia del recurso, no fue realizado mediante el formato oficial que puede ser identificado con el código "DGPC03" y que se le denomina "Solicitud de recursos a reserva de comprobar''. Se identificó que en 60 {65%) de los 93 expedientes analizados, no se cuenta con el documento soporte que justifique la necesidad (petición del área solicitante) de la erogación del gasto bajo la modalidad de ''gastos a reserva de comprobar''. En primera instancia hay que establecer que los gastos a reserva de comprobar menores a 5,000 UDls no se ha elaborado contrato alguno (excepto bienes) desde que se implementó el SIA y no se ha suscitado problema alguno tanto con la DGPC como con otras auditorías de años anteriores, asimismo en contrataciones que superan los 5,000 UDls se tiene plenamente justificado el motivo por el que no se elaboraba este tipo de instrumentos, sin que a la fecha se haya tenido problema alguno con las instancias antes mencionadas. Hay que hacer mención a lo indicado en la fracción V del artículo 39 del AGA Vl//2008 que a la letra dice:

6 .- PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN SUPREMA CORTE DEJUSTICIADELANACIÓN V. Contratación mínima...., destacando que las contrataciones de hasta 5,000 UDIS se financiarán con el fondo revolvente respectivo, que no requerirá de cotizaciones ni de contrato y se comprobará con la factura o recibo que reúna los requisitos fiscales que legalmente correspondan. Respecto a la hoja de servicios que solicita la DGA, nos permitimos comentarle que ese documento como tal no existe y únicamente se elabora en el sistema en el momento en que los servicios son recibidos a entera satisfacción, pasando el presupuesto comprometido a ejercido y sirve a la DGPC para que pase de ejercido a pagado. Por lo anterior no se entiende el comentario. Respecto a CS sin Clausulado hay que dejar muy claro que en diversos casos por la naturaleza de los servicios o adquisiciones, es imposible conseguir la firma de los proveedores o prestadores de servicio como por ejemplo se enuncian los siguientes: Entradas a eventos, comidas en restaurantes que se paga al término en caja, pago de servicio de agua en ventanilla, transferencias para garantizar loca/jdades en taquilla, comidas en parques temáticos, etc. Por lo que si bien es cierto se elaborarán es para todos los gastos a reserva no es posible obtener la firma de los prestadores de servicio en todos los casos, por lo que los CS continuarán siendo impresos sin clausulado en la parte posterior y únicamente serán emitidos para efectos presupuesta/es. Por lo que respecta al documento soporte, se verificaron las solicitudes de cheque o transferencia de la DSG y en todas existe requerimiento por escrito, salvo en el caso del pago del agua de los inmuebles ya que nos llegan las facturas o recibos por correo directo de los prestadores de servicio y para esa contratación somos área globalizadora. Sin embargo, en la carpeta identificada con el numeral 04 del disco compacto que se presenta como Anexo 2, se remite copia digitalizada del acuse del oficio No. DGRM/5579/2018, a través del cual se instruye a los servidores públicos adscritos a esta Dirección General, a que los gastos a reserva de comprobar se documenten a través de un contrato simplificado. En los casos en los que no pueda recabarse la firma del proveedor, el contrato simplificado se elaborará para efectos presupuestales. Igualmente, se exhortó a usar en todos los casos el formato DGPC03. Lo anterior con el objeto de contar con un registro y control más preciso de las compras realizadas con recursos públicos y en su momento, se disponga con la documentación necesaria que permita comprobar de mejor forma la compra efectuada. Asimismo, en la misma carpeta con el numeral 04, se adjuntan aclaraciones respecto de los hallazgos respecto de la integración de los documentación. referencia.

7 PODERJUDICIALDELAFEDERACIÓN SlJPREMACORTEDEJUSllClADELANACIÓN Resultado 5 Del análisis a la documentación que ampara la comprobación de los recursos que le fueron otorgados al área auditada bajo la modalidad de "gastos a reserva de comprobar" durante el ejercicio 2077, así como, de su concerniente registro en el SIA, se detectaron 27 casos, en los cuales no fue afectada contablemente la cuenta de ''proveedores'; toda vez que conforme a lo indicado por la propia Dirección General de Recursos Materiales, no se encontraba dado de alta el prestador del servicio en el padrón que es controlado a través del sistema (SIA), cabe resaltar que la información concerniente al padrón de proveedores debe de mantenerse actualizada de manera permanente conforme a la continua operatividad que presenta la DGRM En la carpeta identificada con el numeral 04 del disco compacto que se presenta como Anexo 2, se remite copia digitalizada del acuse del oficio No. DGRM/5579/2018, a través del cual se instruye a los servidores públicos adscritos a esta Dirección General, a que los gastos a reserva de comprobar se documenten a través de un contrato simplificado. La elaboración de un contrato simplificado, forzosamente implica el registro del proveedor en el Sistema Integral Administrativo (SIA), por lo que también se atiendo lo observado en el presente resultado. referencia.