CONTRALOR i A PODER JUDIC!Al DE la FEDERACIÓN,,- '

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1 IACUSEj CONTRALOR i A PODER JUDIC!Al DE la FEDERACIÓN,,- ' V t i OFICIO No. CSCJN/DGA/DAIA/129/2015 México, D. F., 25 de marzo de 2015 LIC. MARÍA ESTHER HERNÁNDEZ Y CHÁVEZ DIRECTORA GENERAL DE RECURSOS MATERIALES PRESENTE En cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditoría 2015, aprobado por el H. Comité de Gobierno y Administración de la SCJN, el 12 de enero de 2015 se emitió, a través del oficio CSCJN/DGA/DAIA/008/2015, la orden para practicar una auditoría a la Dirección General de Recursos Materiales, al proceso de licitación - contratación, por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de Con fundamento en el punto 11.3, apartado "Informe de auditoría", numeral 2, último párrafo de la Guía General de Auditoría 1, se presenta el informe número DAIA/2015/06. l. OBJETIVOS Comprobar que los procedimientos por licitación pública se realizaron conforme a la normativa y de acuerdo a las condiciones estipuladas en las bases. Objetivos Específicos - Comprobar la existencia de procedimientos actualizados para las licitaciones. - Evaluar las etapas de los procedimientos de licitación. - Analizar el proceso previo a la autorización de las bases de licitación. - Revisar que los análisis de mercado estén soportados con la documentación pertinente. Identificar que la formalización de los contratos y la entrega de fianzas, se efectuó de acuerdo a la normativa. - Verificar que la recepción y pago de los bienes se realizó de acuerdo a las condiciones establecidas en los contratos. 11. ALCANCE Durante el período de revisión la Dirección General de Recursos Materiales realizó 13 licitaciones públicas nacionales, de las cuales 3 se declararon desiertas y las restantes ejercieron recursos por un importe de $87'178, De acuerdo al estudio de control interno practicado al órgano auditado, se aplicaron procedimientos de auditoría a una muestra del 37%, equivalente a $32'273, Las licitaciones públicas nacionales se seleccionaron de acuerdo a la importancia que reviste la adquisición de bienes de activo fijo como se menciona a continuación: \ JCDOM/M-PYH/AMJT 1"EI informe presentado por la Direcci órgano auditado. al titular de die /, General de Auditoría será autorizado por el Contralor, quien lo enviará al superior jerárquico del gano y a las instancias que en cada caso se requiera." 1

2 - LPN/SCJN/DGRM-DABl/001/2014 Contratación del servicio de telefonía fija en el Distrito Federal. - LPN/SCJN/DGRM-DABl/004/2014 Compra de diverso equipo de audio y video. - LPN/SCJN/DGRM-DABl-006/2014 TAGS RFID, Portales de lectura RFID, lectores de escritorio para TAGS RFID, así como bienes, software y servicios conexos. LPN/SCJN/DGRM-DABl/007/2014 Compra de diverso equipo de cómputo, impresión, digitalización, respaldo de energía y sus servicios conexos. - LPN/SCJN/DGRM-DABl/015/2014 Actualización para los servidores de transmisión e ingesta del control maestro del Canal Judicial OBSERVACIONES Procedimientos actualizados Del análisis a los procedimientos proporcionados por el órgano auditado PO-AS-OT-05 1 "Procedimiento para Contratación Superior" y PO-AS-OT-08 "Procedimiento para Emisión de Contrato Ordinario", se determinó que dichos documentos no resultan congruentes con las actividades que desarrollan los servidores públicos y la normativa, aunado a lo anterior no define la responsabilidad de los niveles jerárquicos inferiores a Director de Á rea; omite actividades; no se contempla formatos a emplearse; señala nombres de órganos administrativos no actualizados (DGAS, SES, SEAJ, DGCS, DGD); así como, no contempla las actividades de la "Mesa de Contratos", incumpliendo con lo que establece la fracción VI, del artículo 11 del Reglamento Interior en Materia de Administración de la SCJN. Causa: Incumplimiento reiterado de la DGRM en la actualización de los procedimientos. Efecto: Inadecuada delimitación de funciones y responsabilidades de los servidores públicos que intervienen en los procesos. 01. Actualizar y difundir el "Procedimiento para Contratación Superior" y "Procedimiento para Emisión de Contrato Ordinario" alineándolos a la normativa, que exprese los servidores públicos que intervienen, los niveles de responsabilidad, diseño de formatos estandarizados, señalamiento de los órganos administrativos vigentes y sus atribuciones. Reportes y controles Al analizar la documentación que integran los expedientes de las licitaciones, se observó que los formatos de las actas de venta de bases, junta de aclaraciones, presentación y apertura de propuestas, dictámenes económicos, puntos de acuerdo para el CASOD y actas de fallo utilizados en los procedimientos de licitación, carecen de homogeneidad. Por otra parte, el formato denominado "check list" no contempla el apartado de análisis de mercado, la cancelación de la certificación, carece de los nombres de los servidores públicos que realizan la integración, supervisión y por último no se requisita en su totalidad. JCDOM/ 2

3 Causa: Los formatos que utiliza el área auditada no son uniformes, existiendo omisión de actividades y supervisión. Efecto: Que la integración de los expedientes esté incompleta. 01. Diseñar y unificar los formatos necesarios en cada etapa de la licitación anexándolos al procedimiento respectivo, así como establecer el requisito de señalar nombre y firma de los servidores públicos que integran el expediente y quien realiza la supervisión en el formato denominado "check list". Elaboración de bases De la verificación de los tiempos empleados en el proceso de elaboración de bases de cinco licitaciones, se determinó que se invierten de 20 a 106 días hábiles, de los cuales el órgano auditado emplea 44 días hábiles en promedio. Causa: No existe normativa que regule los plazos de ejecución de los órganos administrativos que intervienen en la elaboración de las bases de licitación. Efecto: Atraso en el inicio de los procedimientos al no obtener las bases de licitación definitivas teniendo como consecuencia el desfase en el suministro de los bienes y servicios. 01. Que la titular del órgano auditado elabore y presente al CASOD un proyecto de lineamientos que contemple los plazos para cada uno de los órganos administrativos que intervienen en la elaboración de las bases de licitación, comprendiendo desde el requerimiento hasta la autorización. Análisis de mercado Como seguimiento a lo observado por la Auditoría Superior de la Federación y por este Órgano de Control Interno, nuevamente se determinó que en cuatro de las cinco licitaciones revisadas, no se acreditó documentalmente el análisis de mercado, además el formato utilizado no cuenta con los elementos de control interno como son: quien elaboró, revisó y autorizó. Lo anterior incumple con el artículo 37 y fracción 111 del artículo 55 del AGA Vl/2008. Causa: El órgano auditado no realiza los análisis de mercado. Efecto: Riesgos en la determinación de los costos estimados y en la clasificación de procedimientos. Recomendaciones preventivas: 01. A fin de que el área auditada lleve a cabo los análisis de mercado de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios, se sugiere obtener información y evidencia documental en la página de "Compra Net", así como, de las Unidades Administrativas del Consejo de la Judicatura Federal y del Tribunal Electoral del PJF. 3

4 02. Elaborar y autorizar un formato de análisis de mercado que contenga los elementos de control: elaboración, supervisión y autorización a utilizarse en todos los procedimientos de adquisición de bienes y servicios. Entrega de garantías y formalización de contratos. Las fianzas de cumplimiento se presentaron en tiempo y forma conforme a la fracción 11 del artículo 164 del AGA Vl/2008. Los contratos fueron formalizados fuera de los plazos establecidos en el artículo 141 del AGA Vl/2008, empleándose entre 44 y 70 días hábiles, observándose que el órgano auditado empleó 37 días hábiles en promedio para el envío del contrato a la mesa; situación que 05 incumplió con el Punto 1, artículo 7 de los "Lineamientos para la Formulación y Revisión de los Contratos y Convenios que Elaboran las Direcciones Generales de Recursos Materiales y de Infraestructura Física". Causa: El órgano auditado realizó revisiones adicionales a los proyectos de contratos antes de remitirse a la Mesa de Contratos. Efecto: Riesgo de no contar con el instrumento jurídico que soporte la recepción de los bienes y en su caso se sancione a los proveedores por la entrega extemporánea de los mismos. 01. Contemplar en la actualización del procedimiento PO-AS-OT-08 "Procedimiento para Emisión de Contrato Ordinario" la integración de los plazos establecidos para la revisión de los proyectos de los contratos contenida en los "Lineamientos para la Formulación y Revisión de los Contratos y Convenios que Elaboran las Direcciones Generales de Recursos Materiales y de Infraestructura Física." Recepción de bienes. De la inspección física a los equipos requisitados por la Dirección General del Canal Judicial, se identificó que se encuentran instalados y en uso, sin embargo se observó que 15 bienes de activo fijo (servidores de transmisión e ingesta del control maestro) no cuentan con los códigos de inventario respectivos, a pesar de que se solicitaron desde el 19 de noviembre de 2014 mediante oficio DGCJ/0996/2014. Lo anterior incumple con lo establecido en el párrafo quinto y sexto del artículo 208 del AGA Vl/2008. e& Causa: Falta de seguimiento y atención de la solicitud de la DGCJ para la identificación de los activos fijos. Efecto: Inadecuado control de activos fijos, al desconocer el responsable del resguardo. Recomendación correctiva: 01. Elaborar inmediatamente las etiquetas a fin identificar los bienes de activo fijo y por {_éb - C/ consiguiente de los resguardos respectivos. El 9 de marzo de 2015, se pagó al proveedor denominado Teletec de México, S. A de C. V., la cantidad de $112, por concepto de capacitación para cinco personas adscritas a la o: JCDOM/?2t1 4

5 Dirección General del Canal Judicial, de la cuenta operativa 2014, observándose que dicho pago derivó de un pasivo que no fue devengado al 31 de diciembre de año inmediato anterior, situación que incumple con la normativa del artículo 95 y 99 del AGA 1/2012. Causa: El órgano auditado registró la hoja de servicio para la creación del pasivo sin existir la evidencia de la recepción del servicio. Efecto: Se evitó el reintegrado de los recursos financieros a la Tesorerla de la Federación. 01. El área auditada implemente un procedimiento mediante el cual confirme a través de f'cq o\ las áreas usuarias que los bienes o servicios fueron totalmente devengados y recibidos a entera satisfacción. Recomendación correctiva: 01. Que la titular del órgano auditado solicite a la Dirección General de Presupuesto y Contabilidad realice la reclasificación de los registros contables y presupuestales de los (_Q O 1 recursos erogados indebidamente en el ejercicio 2015 con cargo al presupuesto 2014, y se efectúe el reintegro de los mismos a la Tesorería de la Federación. PODER JUDICIAL DE LA FEOER SlllB&A out OE JUSTICIA Of U HCIO -COllTIULOltt'A u L\li\ Llu Lic. Manuel 1az Infante ómez Director G neral de Auditoría L. C. Pedro Yoval uesca Director de Auditoría Integral "A" JCDOM/MDIG/PYH/A J -Yb-1 5