INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO

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1 INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO CAPÍTULO I Disposiciones generales Artículo 1º Regulación. La Auditoría Interna del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo se regula de acuerdo con las siguientes disposiciones: a) Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo y sus reformas. b) Ley General de Control Interno. c) Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. d) Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. e) Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización. f) Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. g) Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. h) Este Reglamento. i) Disposiciones del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica. j) Otras disposiciones, políticas y directrices emitidas por la Contraloría General de la República. k) Principios básicos de interés público y de sana administración. Artículo 2º Objetivo del Reglamento. La Auditoría Interna dispondrá de un Reglamento, acorde con la normativa que rige su actividad, cuyo objetivo es regular lo concerniente a su organización y funcionamiento. Será aprobado por el Junta Directiva; por la Contraloría General de la República; publicado en el Diario Oficial La Gaceta y divulgado a nivel institucional. Artículo 3º Del Reglamento y sus modificaciones. El presente reglamento y sus modificaciones se regirán por lo siguiente: a) El Auditor Interno debe actualizar, divulgar y cumplir el Reglamento. Este y sus modificaciones se someterán a conocimiento y aprobación del jerarca y se incorporarán las observaciones que éste realice de común acuerdo con la Auditoría Interna. Dichas modificaciones se publicarán en el Diario Oficial La Gaceta, posterior a la aprobación de la Contraloría General de la República. b) El jerarca y el Auditor Interno deben concluir en el plazo máximo de dos meses naturales, el proceso para introducir modificaciones al Reglamento, así como su aprobación en firme por parte del jerarca a 1

2 partir de la fecha en que uno u otro haga la propuesta de modificación. Asimismo, deben someter a conocimiento de la Contraloría General de la República las discrepancias de criterio sobre las modificaciones al Reglamento que ambos propongan, la que dispondrá lo que procede. c) Para efectos de aprobación por parte de la Contraloría General de la República, el Auditor Interno deberá emitir una certificación que indique que el documento aprobado por el jerarca cumple con las directrices y demás normativa aplicable. d) El personal de Auditoría Interna y la administración activa deben cumplir las disposiciones contenidas en el presente Reglamento. Artículo 4º Definiciones. Para comprensión y aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes conceptos: Administración Activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan. Incluyen al jerarca, como última instancia. Advertencia: Corresponde a una labor preventiva que consiste en alertar con el debido cuidado y tono, a cualquiera de los órganos pasivos sujetos a la fiscalización, incluido el jerarca, sobre las posibles consecuencias de su proceder. Asesoría: Consiste en proveer al jerarca de criterios, opiniones u observaciones que coadyuven en la toma de decisiones. Autorización de Libros: Servicio de la Auditoría Interna que consiste en proporcionar una garantía razonable de la autenticidad de los libros y de la información que éstos contienen, por lo que viene a ser un elemento coadyuvante en el fortalecimiento de los sistemas de control interno. Competencias: Atribución legítima para el conocimiento o resolución de un asunto, conjunto de actividades, o labores asignadas a la Auditoría Interna por la normativa. Conflicto de intereses: Se origina en el momento en que un funcionario recibe regalos, dádivas, comisiones, gratificaciones, o participa en alguna situación que se contrapone a su cargo y con ello puede verse afectada su integridad e independencia. Cuidado Profesional: Propósito de realizar las cosas bien, con toda integridad y responsabilidad en el desempeño de sus funciones, mediante una adecuada supervisión y control de la labor que se realice. Ente: Institución u organización estatal para efectos de este Reglamento. Entes fiscalizadores: Son las instituciones u órganos que fiscalizan la actuación pública de las diferentes entidades. Ética: Es la interiorización de normas y principios que hacen responsable al individuo de su propio bienestar y, consecuentemente, del bienestar de los demás, mediante un comportamiento basado en conductas morales socialmente aceptadas, para comportarse consecuentemente con las mismas. Fiscalizar: Actividad que verifica el cumplimiento de determinar actividades o funciones realizadas por otros. Independencia: Libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión y para ejercer sus funciones, respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa. Jerarca: Superior Jerárquico del órgano o del ente (Junta Directiva); ejerce la máxima autoridad como órgano colegiado. 2

3 Objetividad: Actitud imparcial por parte del auditor, en el desarrollo de sus funciones. Para ello debe gozar de total independencia en sus relaciones y no permitir ningún tipo de influencia o prejuicio. Órgano: Unidad Administrativa integrada por una o más personas que desarrollan diferentes competencias, con el propósito de ejercer determinadas funciones. Pericia: Conocimientos y actitudes requeridas para realizar cierto tipo de trabajo. Potestades: Facultades del auditor para realizar su trabajo. Titular Subordinado: Funcionario de la Administración Activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones. Universo Auditable: Conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, o sistemas, que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna. Valoración del riesgo: Identificación y análisis de fuentes internas y externas relevantes que enfrenta la institución para la consecución de los objetivos, que deben realizar el jerarca y los titulares subordinados con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos. Artículo 5º Concepto de Auditoría Interna. Es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad razonable al INFOCOOP, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional, para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección sujetos de fiscalización. Dentro del INFOCOOP, la Auditoría Interna proporciona a la ciudadanía costarricense una garantía razonable de que la actuación del jerarca y del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico, y a las prácticas sanas. (Artículo 21 Ley General de Control Interno). Artículo 6º Obligación de contar con una Auditoría Interna. El Instituto Nacional de Fomento Cooperativo contará, dentro de su estructura orgánica, con una Auditoría Interna que es parte integral y vital del Sistema de Control Interno, en concordancia con el artículo 20 de la Ley General de Control Interno. La Auditoría Interna coadyuvará con la organización en el cumplimiento de sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinario para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de administración del riesgo, control y dirección. Le corresponde al Auditor Interno mantener actualizada la misión, visión y principales políticas de la Auditoría Interna, de acuerdo con los cambios institucionales. Artículo 7º El nombramiento del Auditor Interno. El Auditor Interno será nombrado por tiempo indefinido, mediante concurso público, de conformidad con las disposiciones y directrices que emita la Contraloría General de la República. La jornada laboral del Auditor Interno será de tiempo completo. El nombramiento interino del Auditor Interno será autorizado en forma previa por la Contraloría General de la República, a solicitud de la Junta Directiva del INFOCOOP. En ningún caso se podrá hacer el nombramiento por más de doce meses. Artículo 8º Vacaciones y licencias. Para el goce de vacaciones o licencias, el Auditor Interno solicitará autorización ante la Junta Directiva. Con el fin de atender asuntos personales urgentes no previstos, podrá, previa coordinación con el señor Presidente o Vicepresidente de la Junta Directiva, disponer de cinco días de vacaciones del período a su favor. En este caso, en la sesión inmediata posterior a la fecha del goce de vacaciones, el Auditor Interno deberá informarlo al jerarca para lo correspondiente. 3

4 Artículo 9º Conclusión de la relación de servicio. El auditor es inamovible; no obstante, podrá ser suspendido o destituido de su cargo por justa causa y por decisión emanada de la Junta Directiva, previa formación del expediente y aplicación del Debido Proceso. Para la suspensión o destitución del Auditor Interno se deberá contar con dictamen previo favorable de la Contraloría General de la República. (Artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República). Artículo 10. Competencia de fiscalización. La Auditoría Interna ejercerá sus funciones en toda la estructura de la organización y en todas aquellas áreas de acción, sistemas, contratos, convenios, transferencias, fondos, programas o proyectos que se lleven a cabo en el INFOCOOP. El Auditor Interno y su personal deberán informar al jerarca institucional, cuando se presenten limitaciones para llevar a cabo los servicios de auditoría sobre las actividades que realiza e informar sobre el riesgo existente y eventuales responsabilidades que podrían imputársele por dichas limitaciones. Cuando en cumplimiento de sus deberes o como resultado de un estudio de auditoría, el Auditor Interno o el personal de la Auditoría Interna se involucren en un conflicto legal o sean sujetos de una demanda judicial, el INFOCOOP deberá dar su respaldo tanto en lo jurídico como en lo técnico y cubrirá los costos para atender los respectivos procesos hasta su resolución final. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 26 de la Ley General de Control Interno. CAPÍTULO II Organización Artículo 11. Ubicación orgánica. El Auditor Interno dependerá orgánicamente de la Junta Directiva, quien establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le sean aplicables. Los demás funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal; todo de conformidad con lo dispuesto por el artículo 24 de la Ley General de Control Interno. Artículo 12. Organización. El Auditor Interno es el Superior Jerárquico de la Auditoría Interna y responsable directo de las actuaciones de la dependencia. La Auditoría Interna se organizará y funcionará conforme lo disponga el Auditor Interno, para lo cual considerará las políticas, directrices, disposiciones y normas emitidas por la Contraloría General de la República y por la Junta Directiva del INFOCOOP, las cuales serán de acatamiento obligatorio. Artículo 13. Dirección de la Auditoría Interna. El Auditor Interno deberá establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas requeridas para los servicios de auditoría, así como la administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna. Deberá proponer a la Junta Directiva la creación de plazas y servicios para su buen funcionamiento, conforme a las normas y procedimientos establecidos, así como gestionar lo relacionado con plazas vacantes. El Auditor Interno será el Jefe de Personal de los funcionarios de la Auditoría Interna y se requerirá de su aceptación para nombramientos, traslados, suspensiones, amonestaciones, remociones, concesión de licencias y otros aspectos propios de la administración de personal. Artículo 14 Restricción en el ejercicio de sus labores. El Auditor Interno y el personal de la Auditoría Interna no podrán ser miembros de Juntas Directivas, Comisiones de trabajo o similares. Podrán participar en condición de asesor, previa solicitud de la Administración. Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán abstenerse de auditar, asesorar y advertir, cuando hayan participado en operaciones específicas en las cuales hayan sido previamente responsables como funcionarios de la Administración, proveedores u otras relaciones. Se presume que hay impedimento de objetividad si se proveen servicios para una actividad en la cual se tuvieron responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles. 4

5 Artículo 15. Recursos de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna deberá contar con los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte, de asesoría técnica y de capacitación profesional para el desarrollo adecuado de sus funciones en el cumplimiento de sus objetivos. Para tal efecto, el Auditor Interno presentará ante el jerarca un presupuesto de necesidades. Estos recursos se asignarán de conformidad con lo establecido en el Plan Anual Operativo y en el Plan Estratégico de la Auditoría Interna, o con base en los estudios técnicos que se realicen; especialmente cuando se trate de recursos humanos. Es obligación del Jerarca intervenir ante las autoridades internas y externas, con el propósito de dotar a la Auditoría Interna de dichos recursos en forma adecuada y oportuna. La Auditoría Interna podrá contar con el apoyo de profesionales o técnicos en diferentes disciplinas, funcionarios o no, con el objetivo de que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo de los estudios que se realicen. El Auditor Interno contará con un vehículo de uso discrecional el cual se deberá regir de conformidad con lo establecido en la Ley de Tránsito por vías públicas terrestres, y en el Reglamento para el uso de vehículos propiedad del INFOCOOP. Artículo 16. Presupuesto anual de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna elaborará un presupuesto anual en forma independiente del que elabore la Administración Activa; el mismo considerará las directrices emanadas de los entes reguladores. El Auditor Interno presentará el Plan Anual Operativo que justifique el presupuesto de la Auditoría Interna, el cual será estructurado con base en los lineamientos establecidos. Artículo 17. Asignación de recursos. El Jerarca asignará el presupuesto correspondiente, una vez analizadas las necesidades de la Auditoría Interna, para lo cual indicará los recursos presupuestarios en las diferentes partidas dentro de la cuenta presupuestaria asignada a la Auditoría Interna, con el propósito de que los movimientos de ejecución y las modificaciones de dichos recursos puedan ser controlados. Toda modificación al presupuesto de la Auditoría Interna debe contar con la aprobación previa del Auditor Interno. Artículo 18. Certificación de presupuesto de la Auditoría Interna. El Auditor Interno deberá emitir una certificación que indique que los recursos asignados a la Auditoría Interna son suficientes para el cumplimiento de su gestión. Dicha certificación se incorporará en el documento presupuestario final que la Administración Activa enviará a la Contraloría General de la República para su aprobación. Artículo 19. Independencia y objetividad. La Auditoría Interna ejercerá sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del Jerarca y de los demás Órganos de la Administración Activa. El Auditor Interno deberá realizar las acciones o establecer las medidas formales que correspondan, cuando en el transcurso de su gestión se presenten situaciones que pudieran exponer la independencia, objetividad o crear conflictos de interés. En el ejercicio de sus funciones, los funcionarios de la Auditoría Interna deberán cumplir con los principios éticos y morales que contribuyan con el cumplimiento de las ideas rectoras de la Auditoría Interna. La participación del Auditor Interno en las sesiones o reuniones que efectúe la Junta Directiva, se dispone según lo establecido en el artículo 8, inciso b) del Reglamento Interno de la Junta Directiva del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo. Su participación se realizará en carácter de asesor, según la normativa y criterios establecidos por la Contraloría General de la República. Artículo 20 Relaciones y coordinaciones. El Auditor Interno gozará de total independencia cuando en el ejercicio de sus funciones deba relacionarse, coordinar o intercambiar información con la Contraloría General de la República, con la Procuraduría General de la República, con la Autoridad Presupuestaria u otros entes fiscalizadores establecidos por ley. 5

6 En el cumplimiento de sus funciones y con el fin de atender necesidades de orden jurídico, la Auditoría Interna podrá requerir la colaboración oportuna del Proceso Asesoría Jurídica del INFOCOOP. El Auditor Interno dispondrá lo concerniente a relaciones y coordinaciones de los funcionarios de la Auditoría Interna, con los sujetos pasivos auditados o con entes externos. Artículo 21 Aplicación de las normas técnicas. El Auditor Interno deberá formular y mantener actualizado un Manual de procedimientos de auditoría para el buen desempeño de la Auditoría Interna. Asimismo, deberá instruir al personal a su cargo para que se aplique la normativa técnica en las evaluaciones que se efectúen. Artículo 22 Planificación estratégica. El Auditor Interno elaborará la planificación estratégica con su equipo de trabajo. Se realizará con fundamento en las actividades llevadas a cabo por los Macroprocesos y Procesos de la institución; asimismo, utilizará como insumo el universo auditable que se determine y la valoración del riesgo aplicable a dicho universo. El Plan Estratégico de la Auditoría Interna deberá ser presentado a la Junta Directiva para su conocimiento y aprobación. Artículo 23 Planificación anual. La Auditoría Interna debe preparar el Plan Anual de Actividades, el cual será congruente con el Plan Estratégico establecido, de conformidad con el nivel de riesgo resultante y con los lineamientos o directrices que emita el Órgano Contralor. El Plan que se elabore será enviado a la Contraloría General de la República, previo conocimiento y aprobación de la Junta Directiva. CAPÍTULO III Funcionamiento de la Auditoría Interna Artículo 24. Objeto de la Auditoría Interna. El objeto fundamental de la Auditoría Interna es prestar un servicio de asesoría constructiva y de protección a la administración, con el propósito de que se alcancen las metas y los objetivos institucionales. Dicho servicio se realizará cumpliendo con el deber de probidad, proporcionándole en forma oportuna información, análisis, evaluación, comentarios, sugerencias y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones que examina en forma posterior, así como prestar servicios de advertencia sobre aquellas situaciones que sean de su conocimiento. Artículo 25. Competencias de la Auditoría Interna. De conformidad con lo establecido en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, serán competencias de la Auditoría Interna: a) Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional, incluídos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar semestralmente auditorías o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto éstos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional. b) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes. c) Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la Ley General de Control Interno, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios. 6

7 d) Asesorar en materia de su competencia al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento. e) Autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional, y otros libros que a criterio del Auditor Interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. f) Preparar los planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República. g) Elaborar un informe anual sobre la ejecución del plan de trabajo y sobre el estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten. h) Mantener debidamente actualizado el Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna. i) Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno. Artículo 26 Deberes legales. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna tendrán las siguientes obligaciones, según lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno: a) Cumplir con las competencias asignadas por ley. b) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. c) Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o de fiscalización legalmente atribuidas. d) Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que son responsables. e) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o estudios especiales de auditoría que se estén realizando, ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil administrativa, o eventualmente penal, de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a la Ley General de Control Interno. f) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso. g) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna sobre tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. h) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el artículo 121, inciso 23) de la Constitución Política, y colaborar con dicha información. i) Cumplir con los otros deberes atinentes a su competencia. Artículo 27 Potestades. De conformidad con lo establecido por el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, el Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna tendrán las siguientes potestades: 7

8 a) Libre acceso en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno podrá acceder para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. b) Solicitar a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. c) Solicitar a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la Auditoría Interna. d) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. Artículo 28 Prohibiciones legales. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, el Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna tendrán las siguientes prohibiciones: a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado; o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. d) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales. e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa, o eventualmente penal, de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a la Ley General de Control Interno. Por las prohibiciones contempladas en los incisos anteriores y por así disponerlo el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, se les pagará un sesenta y cinco por ciento (65%) sobre el salario base. Artículo 29 Funciones. Sin perjuicio de lo dispuesto en este Reglamento, en la Ley General de Control Interno y por la Contraloría General de la República en cuanto a las regulaciones para la Auditoría Interna, el Auditor Interno tendrá las siguientes funciones: a) Establecer las políticas y procedimientos de la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo. b) Actualizar e implementar los mecanismos para el manejo eficaz de las relaciones y coordinaciones que en el ejercicio de las competencias de la Auditoría Interna, sean aplicables con el jerarca, titulares subordinados y otras instancias internas o externas. 8

9 c) Regular la planificación de la Auditoría Interna para el desarrollo de las funciones, basados en la valoración de riesgos. d) Diseñar e implementar los diferentes procesos inherentes a la Auditoría Interna, así como la elaboración de instrumentos y herramientas para la ejecución del trabajo (cumplimiento de fases en estudios de auditoría, estudios especiales de auditoría, irregularidades, control interno, presupuesto, asesorías, advertencias, autorización de libros, etc). e) Establecer el trámite que se le dará al resultado de los estudios de la Auditoría Interna. f) Establecer los procedimientos que se aplicarán (interna y externamente), en relación con las recomendaciones no aceptadas por la administración. g) Establecer los criterios mínimos que se tomarán en cuenta para mantener un programa de aseguramiento continuo de la calidad y mejora de la Auditoría Interna en todos los ámbitos, incluyendo la aplicación de normativa técnica y jurídica aplicable. h) Presentar a la Junta Directiva informes periódicos sobre aspectos relevantes de la Auditoría Interna, sobre rendición de cuentas en el uso de recursos y sobre fiscalización. Artículo 30 Papeles de trabajo. Las auditorías o estudios especiales que realice la Auditoría Interna, se soportarán con cédulas y documentos de trabajo en donde se registrarán la información, los comentarios, las observaciones, las conclusiones y las recomendaciones pertinentes. CAPITULO IV De los servicios de la Auditoría Interna Artículo 31 Servicios de fiscalización. Dentro del ámbito institucional, la Auditoría Interna prestará dos clases de servicios de fiscalización, los cuales deberán darse con el debido cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales que rigen la función de Auditoría Interna en el Sector Público: A) Servicios de auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría de sistemas, auditoría operativa, auditoría de gestión, auditoría de cumplimiento, auditoría integral, estudios especiales de auditoría de los que puedan derivarse posibles responsabilidades y auditoría de cualesquiera tipos que se requiera para evaluar el cumplimiento, suficiencia y validez del control interno dentro del ámbito de competencia del INFOCOOP, para dar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración se ejecutará conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas en relación con: a: La protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal. b: Exigir confiabilidad, oportunidad e integridad de la información. c: Garantizar eficacia y eficiencia de las operaciones. d: Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. B) Servicios preventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de libros. a: Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al INFOCOOP y a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno. 9

10 b: Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda el Auditor Interno en forma oral o escrita, a solicitud de la parte interesada, mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que se menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Con este servicio el Auditor Interno coadyuvará en la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada ni sugerir o recomendar. c: Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del INFOCOOP, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. El proceso de autorización de libros se realiza de conformidad con las Normas Técnicas emitidas por la Contraloría General de la República, específicas para ese servicio, y con los procedimientos definidos al respecto por la Auditoría Interna. CAPÍTULO V Denuncias y relación de hechos Artículo 32. Derecho y deber para realizar una denuncia. De acuerdo con lo establecido en la Ley General de Control Interno y en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y sus reglamentos, todo ciudadano tiene el derecho de denunciar presuntos actos de corrupción. Los funcionarios públicos tienen el deber de denunciar todo acto presuntamente corrupto que se presente en la administración pública y que sea de su conocimiento. Cuando corresponda, la denuncia deberá ser presentada ante la Auditoría Interna del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo, en forma escrita, verbal o por el medio que se estime conveniente. Artículo 33. Confidencialidad de los denunciantes y estudios que requieren la apertura de procedimiento administrativo u otros. El Auditor Interno y el personal de la Auditoría Interna guardarán confidencialidad sobre la identidad del o los denunciantes. Serán confidenciales la información, documentación y otras evidencias sobre investigaciones que efectúa la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo o denuncia ante el Ministerio Público. La Auditoría Interna facilitará y atenderá los requerimientos establecidos por las instancias judiciales correspondientes. Artículo 34. Denuncia penal. En caso de que los hechos denunciados e investigados ameriten la interposición de una denuncia penal, se solicitará el apoyo jurídico correspondiente, para lo cual se facilitarán todos los extremos del expediente respectivo en lo que sea aplicable. Artículo 35. Denuncia penal en contra del Jerarca. En caso de que la investigación genere la interposición de una denuncia penal en contra del Jerarca o alguno de sus miembros, la Auditoría Interna deberá interponer la denuncia ante el Ministerio Público. En los demás casos recomendará a la administración la apertura del trámite respectivo de la denuncia. Artículo 36. Hechos denunciados. La Auditoría Interna deberá valorar los hechos denunciados con el propósito de determinar la pertinencia, traslado o desestimación de la denuncia. Las Relaciones de Hechos se ajustarán en su contenido a las directrices que promulgue la Contraloría General de la República. El jerarca o el funcionario con la competencia para iniciar un procedimiento administrativo por recomendación de la Auditoría Interna, como producto de un informe de responsabilidades de relación de hechos, deberá tomar las medidas respectivas para que se atienda dentro de los plazos que correspondan, con el fin de que se interrumpa la prescripción de la responsabilidad. 10

11 CAPÍTULO VI Informes de Auditoría Artículo 37. Materias sujetas a informes de Auditoría Interna. Los informes de Auditoría Interna versarán sobre diversos asuntos de su competencia, así como sobre aquellos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades para funcionarios, exfuncionarios de la institución y terceros. Cuando por el resultado de un estudio se deriven recomendaciones sobre asuntos de responsabilidad y otras materias, la Auditoría Interna deberá comunicarlas en informes independientes. Los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones de los estudios realizados por la Auditoría Interna deberán comunicarse oficialmente, mediante informes escritos dirigidos a la Junta Directiva o a los titulares subordinados de la administración activa con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría en cuanto a requisitos, partes, revisión y remisión se regirá por lo dispuesto en el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. La Auditoría Interna convocará por escrito a los sujetos auditados, con el propósito de comunicar verbalmente el resultado del informe final dentro de un plazo razonable. En caso de ausencia injustificada por parte de la administración activa, se tomará como una aceptación de los hallazgos y se procederá con el trámite respectivo. Durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial de auditoría, el Auditor Interno podrá enviar a quien corresponda, la comunicación sobre hechos o hallazgos que en el transcurso del estudio ameriten sus correcciones inmediatas. Artículo 38. Informes dirigidos a los titulares subordinados. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna se ajustarán a lo establecido en las siguientes disposiciones del artículo 36 de la Ley General de Control Interno: a) En un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, el titular subordinado ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría a la Junta Directiva, con copia a la Auditoría Interna, donde expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del citado informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista en lo anterior, la Junta Directiva deberá resolver en un plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de las recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el Auditor Interno puede apersonarse de oficio, ante la Junta Directiva, para pronunciare sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que la Junta Directiva ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la Auditoría Interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo establecido en la Ley General de Control Interno. c) El acto en firme será dado a conocer a la Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 39. Informes dirigidos a la Junta Directiva. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, éste deberá ordenar la implantación de las recomendaciones al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente. 11

12 Artículo 40. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución de Junta Directiva que ordene soluciones distintas a las recomendadas por la Auditoría Interna, ésta tendrá un plazo de quince días hábiles contados a partir de su comunicación, para exponer por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que la Junta Directiva se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud de la Junta Directiva, de la Auditoría Interna, o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Artículo 41. Seguimiento de recomendaciones. La Auditoría Interna dispondrá de un programa de seguimiento de recomendaciones planteadas a los titulares subordinados y al jerarca, como resultado de los servicios de auditoría, de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República, de los auditores externos y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. Este programa permitirá a la Auditoría Interna verificar si la Administración Activa ha puesto en práctica tales recomendaciones de manera oportuna, adecuada y eficaz. CAPÍTULO VII Programa de calidad Artículo 42. Programa de calidad. La Auditoría Interna deberá establecer un programa de aseguramiento, mejoras y control de la calidad, que asegure todos los procesos de la actividad de la Auditoría Interna. Artículo 43. Cumplimiento de normativa de calidad. El Auditor Interno y el personal de la Auditoría Interna deberán cumplir, en lo conducente con la siguiente normativa: a. Ley General de Control Interno. b. Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización. c. Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. d. Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. e. Directrices Generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte del jerarca, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de República, Auditorías Internas y servidores públicos en general. f. Normas Técnicas para la Gestión y Control de las Tecnologías de Información. g. Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las Auditorías Internas del Sector Público. h. Cualquiera otra normativa de calidad aplicable en el desarrollo de sus funciones. Artículo 44. Capacitación permanente. El Auditor Interno y el personal de Auditoría Interna deberán cumplir con el compromiso de formación permanente, con el propósito de mejorar continuamente sus habilidades, efectividad y calidad de los servicios. Artículo 45. Evaluaciones al programa de calidad. El programa de calidad de los servicios de la Auditoría Interna será sujeto de supervisión, y de evaluación interna y externa, que permitan ofrecer credibilidad a la Auditoría Interna y que coadyuven al mejoramiento continuo de la labor de fiscalización. 12

13 Artículo 46. Supervisión. Cada trabajo de auditoría o estudio especial deberá contar con una adecuada supervisión, con el propósito de que se compruebe que el mismo ha sido realizado de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. Artículo 47. Responsabilidad de las evaluaciones internas. La responsabilidad de las evaluaciones internas recae en el Auditor Interno quien debe revisarlas y velar porque se tomen las medidas correctivas. Artículo 48. Responsabilidad de las evaluaciones externas. La responsabilidad de las revisiones externas recae sobre los entes fiscalizadores. La Auditoría Interna podrá contratar un equipo profesional e independiente para que realice evaluaciones externas. También podrán participar en estas evaluaciones externas, colegas o funcionarios de otras Auditorías Internas del Sector Público. Artículo 49. Informes sobre las evaluaciones. Los resultados de las evaluaciones internas o externas deberán documentarse. El informe respectivo será dirigido a la Junta Directiva por parte de las instancias correspondientes. Artículo 50. Plan de Mejora y seguimiento a informes de evaluaciones. Las recomendaciones que se emitan como resultado de las evaluaciones internas o externas, estarán sujetas al seguimiento oportuno y deberán ser consideradas en un plan de mejora. CAPÍTULO VIII Disposiciones finales Artículo 51. Este Reglamento deroga el Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna del INFOCOOP publicado en La Gaceta Nº 74 del 17 de abril de Artículo 52. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Aprobado por la Junta Directiva del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo en sesión N 3672 celebrada el 26 de setiembre del San José, 4 de febrero del Lic. Édgar Quirós Núñez, Coordinador. 1 vez. (Solicitud Nº 39641). C (12972). 13

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