TRIBUNAL DEL PRIMER DISTRITO JUDICIAL DIRECTIVA, PLAN Y PROCEDIMIENTOS DE ACCESO LINGÜÍSTICO

Transcripción

1 TRIBUNAL DEL PRIMER DISTRITO JUDICIAL DIRECTIVA, PLAN Y PROCEDIMIENTOS DE ACCESO LINGÜÍSTICO 1

2 TRIBUNAL DEL PRIMER DISTRITO JUDICIAL DIRECTIVA, PLAN Y PROCEDIMIENTOS DE ACCESO LINGÜÍSTICO i. Definiciones y abreviaturas ÍNDICE DE MATERIAS II. Directiva sobre la política de Acceso Lingüístico A. Declaración de la política general B. Propósito y autoridad C. Medidas de ayuda lingüística 1. Estándares 2. Métodos de comunicación aceptables i. Recursos de ayuda lingüística dentro de las salas del tribunal y para cualquiera de los servicios a los cuales el tribunal envía a las partes. a. Equipo para personas sordas y con dificultades de audición. b. Servicios de intérpretes certificados en las salas del tribunal. c. Determinación de la necesidad de intérpretes en las salas del tribunal. ii. Recursos de ayuda lingüística fuera de las salas del tribunal a. Medidas razonables. b. Equipo para personas sordas y con dificultades de audición. c. Recursos de la AOC. d. Ayuda por parte del personal bilingüe. e. Especialistas de Acceso Lingüístico (LAS). f. Personal de seguridad. iii. Cumplimiento del personal a. General. b. Cualificaciones y disponibilidad de intérpretes judiciales. c. Especialistas de Acceso Lingüístico. d. Todo el personal y los jueces. III. Plan de Acceso Lingüístico A. Identificación de las personas encargadas de poner en práctica el Plan. 1. Coordinador del LAP. 2. Administrador superior de recursos humanos. 3. Intérprete judicial de planta. 4. Asesor jurídico. 5. Grupo de planificación de acceso lingüístico. 6. Todo el personal y los jueces. B. Identificación y evaluación de comunidades de personas LEP y personas sordas y con dificultades de audición. 1. Encuestas dirigidas a los empleados y a los interesdos en la comunidad. 2. Seguimiento de datos 2

3 i. Intérpretes en las salas del tribunal. ii. Servicios fuera de las salas del tribunal. C. Plazos, objetivos y parámetros para el trabajo a realizar 1. Revisión anual. 2. Evaluación continua. D. Identificación de cuestiones de financiación y adquisición y las medidas necesarias para tratarlas 1. Recursos. 2. Medidas continuas. 3. Uso de los recursos disponibles. 4. Búsqueda de recursos adicionales. E. Aviso de servicios de ayuda lingüística F. Capacitación del personal sobre políticas y procedimientos G. Seguimiento y actualización del Plan, políticas y procedimientos 1. Aprobación del LAP. 2. Evaluaciones continuas y anuales del LAP. H. Colaboración con las comunidades de personas LEP, sordas y con dificultades de audición y con las agencias y organizaciones que sirven a dichas comunidades 1. Encuestas. 2. Difusión de información. IV. Procedimientos de acceso lingüístico A. Informar a las personas LEP, sordas y con dificultades de audición acerca de los servicios de ayuda lingüística disponibles 1. Carteles. 2. Guías de identificación de idiomas I speak (Yo hablo). 3. Mensajes telefónicos grabados. 4. Materiales en línea. 5. Anuncios de interés público. 6. Difusión del LAP. 7. Iniciativas de extensión a la comunidad. B. Identificar las necesidades linguísticas de las personas LEP, sordas y con dificultades de audición 1. Inicio de un caso. i. Paquetes de formularios para litigantes en represenación propia (pro se) ii. Archivos electrónicos de casos. iii. Casos penales y peticiones de Habeas Corpus 2. Identificación de la necesidad de los servicios de interpretación en cualquier 3

4 etapa del proceso y en cualquier tipo de caso. 3. Identificar las necesidades de las personas LEP, sordas y con dificultades de audición en otros contextos. C. Cómo atender llamadas telefónicas de personas LEP D. Recopilación, seguimiento y registro de información sobre preferencias linguísticas 1. Servicios de interpretación en las salas del tribunal y para servicios a los cuales el tribunal ha enviado a las partes. 2. Servicios fuera de las salas del tribunal. E. Cómo responder a las comunicaciones escritas, incluidas cartas y mensajes electrónicos procedentes de personas LEP 1. Correspondencia en español. 2. Correspondencia escrita en idiomas distintos del español. F. Cómo conseguir servicios de interpretación en persona 1. Servicios fuera de las salas del tribunal. 2. Procesos judiciales. i. Procedimientos para indicar mediante el sistema Odyssey que una persona necesita servicios de interpretación. ii. Procedimientos para solicitar intérprete para una audiencia, juicio o cualquier otro proceso judicial o servicio ordenado por el tribunal. iii. Procedimientos para obtener un intérprete certificado cuando el intérprete de planta no está disponible o cuando se necesita un intérprete en un idioma distinto del español. G. Acceso a servicios de interpretación por teléfono o por video H. Servicios del personal bilingüe para las personas LEP y miembros del personal autorizados para ofrecer servicios lingüísticos 1. Intérprete judicial. 2. Intérpretes judiciales certificados a quienes se puede acceder mediante la AOC. 3. Especialistas de Acceso Lingüístico. 4. Ayuda del personal bilingüe. I. Traducción de documentos J. Proceso de quejas relativas al Acceso Lingüístico Información de contacto Anexos A-H 4

5 TRIBUNAL DEL PRIMER DISTRITO JUDICIAL DIRECTIVA, PLAN Y PROCEDIMIENTOS DE ACCESO LINGÜÍSTICO I. Definiciones y abreviaturas A. Tribunal del Primer Distrito Judicial y el tribunal abarcan las operaciones del Tribunal del Primer Distrito Judicial en el Condado de Santa Fe, el Condado de Río Arriba y el Condado de Los Álamos. B. LAP es la abreviatura en inglés de Plan de Acceso Lingüístico y se utiliza aquí para referirse a la Directiva, plan y procedimientos de Acceso Lingüístico para el Tribunal del Primer Distrito Judicial en su totalidad. Plan también se utiliza aquí para referirse a la Directiva, plan y procedimientos de Acceso Lingüístico para el Tribunal del Primer Distrito Judicial en su totalidad. C. LEP es la abreviatura en inglés de conocimientos limitados de inglés. II. Directiva sobre la política de Acceso Lingüístico A. Declaración de la política general. Es la política del Tribunal del Primer Distrito Judicial ofrecer acceso puntual y pertinente a todos los servicios judiciales a las personas con conocimientos limitados de inglés y a las personas sordas y con dificultades de audición. Todo el personal judicial proporcionará servicios gratuitos de ayuda lingüística a las personas LEP y a las personas sordas y con dificultades de audición con las que entren en contacto, o cuando las personas LEP y las personas sordas y con dificultades de audición soliciten servicios de ayuda lingüística. Todo el personal informará a las personas LEP, sordas y con dificultades de audición que hay servicios de ayuda lingüística gratuitos y disponibles para las personas LEP, sordas y con dificultades de audición, y que el tribunal les proporcionará dichos servicios. B. Propósito y autoridad. El propósito de esta política es establecer pautas eficaces, coherentes con el Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (42 U.S.C. 2000d y siguientes; 45 C.F.R y siguientes; y 28 C.F.R ), que el personal judicial debe seguir al ofrecer servicios o comunicarse con personas con conocimientos limitados de inglés, o que son sordas o con dificultades de audición 1. Los servicios de interpretación de idiomas hablados y de lenguaje de señas para procesos judiciales se basan en las leyes estatales y en la Constitución de Nuevo México. La Constitución hace referencia al acceso lingüístico en múltiples secciones, incluidos el Artículo II, Sección 14 y el Artículo VII, Sección 3. El Título II de la ADA exige que los juzgados locales y estatales proporcionen intérpretes de lenguaje de señas cualificados u otras adaptaciones, para garantizar la comunicación efectiva con personas sordas y con dificultades de audición. Seguir estas pautas es esencial para el éxito de la misión del tribunal de proporcionar acceso a la justicia, resolver disputas de manera justa y puntual y mantener registros exactos de procedimientos legales que afectan a los derechos y a la situación legal de las partes, a fin de proteger de manera independiente los derechos y libertades garantizadas por las constituciones del estado de Nuevo México y de los Estados Unidos de América. 1 Aunque los requisitos para atender a las personas sordas y con dificultades de audición se recogen en la Ley para Estadounidenses con Discapacidades, la prestación de servicios lingüísticos para personas sordas y con dificultades de audición también se incluye en esta Directiva sobre la política de Acceso Lingüístico y en el Plan de Acceso Lingüístico. 5

6 C. Medidas de ayuda lingüística 1. Estándares. Todo el personal judicial proporcionará servicios gratuitos de ayuda lingüística a las personas LEP y a las personas sordas y con dificultades de audición con las que entren en contacto, o cuando las personas LEP y las personas sordas y con dificultades de audición soliciten servicios de ayuda lingüística. 2. Métodos de comunicación aceptables. El personal y los jueces no deben pedir nunca la ayuda de un miembro de la familia ni de un amigo de la persona LEP o sorda o con dificultades de audición, ni de ninguna otra persona no autorizada, para comunicarse con dicha persona. i. Recursos de ayuda lingüística dentro de las salas del tribunal y para cualquiera de los servicios a los cuales el tribunal envía a las partes a. Equipo para personas sordas y con dificultades de audición. Existe equipo de ayuda auditiva para las personas sordas y con dificultades de audición para su uso en las salas del tribunal y para cualquiera de los servicios a los cuales el tribunal envía a las partes. Este servicio se anuncia al público mediante carteles colocados en diferentes lugares en el edificio del tribunal. El tribunal también aprovecha todos los recursos que ofrece la Oficina de Administración de Tribunales (AOC) para ayudar a las personas sordas y con dificultades de audición. b. Servicios de intérpretes certificados en las salas del tribunal. En las siguientes circunstancias se ofrecen los servicios de intérpretes que han sido certifiados de conformidad con las Normas de Práctica y Política de Pago para Intérpretes Judiciales (Court Interpreter Standards of Practice and Payment Policies), sin costo para los clientes del juzgado: Para personas sordas y con dificultades de audición que sean una parte interesada, jurado o testigo en cualquier tipo de proceso judicial. Para un observador sordo o con dificultades de audición que desee observar cualquier tipo de proceso judicial, siempre que el observador haya presentado una petición en el juzgado veinticuatro (24) horas antes del comienzo del proceso judicial que desea observar. Para personas que no hablan inglés y que sean una parte principal interesada o un testigo en un caso penal, del tribunal de menores, o un caso de habeas corpus, incluidas las personas que hagan declaraciones durante la instrucción de cargos, audiencias de contestación a los cargos, audiencias de imposición de condena y audiencias de resolución final. Para personas que no hablan inglés y que sean una parte principal interesada o un testigo en un caso de violencia intrafamiliar, o de relaciones familiares, o en un caso de cumplimiento de manutención de menores. Para personas que no hablan inglés y que sean parte principal interesada o un testigo en un caso civil. Para cualquier miembro de un jurado ordinario (petit jury) o de un jurado de acusación (grand jury) que no hable inglés, durante la orientación al jurado, durante todas las etapas del juicio, incluido el examen preliminar del jurado (voir dire) y las deliberaciones, de conformidad con las directivas y pautas de la AOC. 6

7 Para cualquier litigante que participe en servicios a los cuales le haya enviado el tribunal. c. Determinación de la necesidad de intérpretes en las salas del tribunal. El tribunal determinará si un cliente del juzgado que sea LEP, o sordo o con dificultades de audición, necesita intérprete para un procedimiento judicial, incluido el servicio como jurado, de las siguientes maneras: Formulario de solicitud de intérprete, que se incluye en todos los paquetes para los litigantes en representación propia (pro se) y que se puede obtener también en la oficina del actuario y en la página web del tribunal. Formulario de petición en casos de violencia intrafamiliar, donde se pregunta si alguna de las partes necesita intérprete. Inclusión en el calendario en línea que utiliza el tribunal para notificar a los abogados y al público que cuando programen una petición, los abogados y las partes deben avisar al tribunal con antelación si van a necesitar intérprete. Inclusión de instrucciones en inglés y en español en la página web del tribunal para cuestiones relacionadas con el jurado. Los Auxiliares Administrativos del Tribunal de Primera Instancia (TCAA) y el personal judicial marcan en el sistema de gestión de casos del tribunal las necesidades recurrentes de intérprete. La persona LEP o cualquier empleado judicial, incluido el personal en mostradores, en el centro de auto-ayuda, en servicios del tribunal para asuntos de familia, los TCAAs, y el personal de la división de jurado o el abogado, un miembro de la familia o un defensor de la persona LEP, pueden identificar la necesidad de un intérprete judicial. El juez que preside sobre un asunto puede determinar que es apropiado proporcionar intérprete. Si no hubiera un intérprete certificado disponible para un proceso judicial que requiera los servicios de un intérprete, dicho proceso se aplazará a una fecha posterior en la que se pueda proporcionar intérprete. Colocación de carteles en lugares destacados y traducidos al español, navajo y vietnamita que dicen: Usted tiene derecho a recibir servicios de un intérprete sin costo. Comuníqueselo al empleado de la ventanilla. Los carteles también informan acerca de la disponibilidad de servicios de lenguaje de señas. Los carteles están colocados en la entrada del edificio del tribunal, en la entrada de cada sala judicial y en todas las zonas de atención al cliente. (Consultar el Anexo A). ii. Recursos de ayuda lingüística fuera de las salas del tribunal a. Medidas razonables. El tribunal tomará todas las medidas razonables para cerciorarse de que las personas LEP y las personas sordas y con dificultades de audición tengan acceso pertinente a los servicios judiciales, dentro y fuera de las salas del tribunal. Los servicios judiciales fuera de las salas del tribunal incluyen comunicaciones e interacciones diarias con personas LEP y personas sordas y con dificultades de audición que acuden al tribunal para presentar 7

8 peticiones y solicitar otros servicios de los empleados judiciales. Las personas LEP y las personas sordas y con dificultades de audición pueden entrar en contacto directo con el personal judicial en todas las áreas del juzgado, incluyendo la ventanilla del actuario, el centro de auto-ayuda, los servicios del tribunal para asuntos relacionados con la familia, la división de jurado, la división de violencia intrafamiliar y con el personal de seguridad, además de entrar en contacto indirecto mediante comunicaciones telefónicas o escritas. b. Equipo para personas sordas y con dificultades de audición. Existe equipo de ayuda auditiva para las personas con dificultades de audición para su uso fuera de las salas del tribunal. Este servicio se anuncia al público mediante carteles colocados en diferentes lugares en el edificio del tribunal. El personal tiene acceso a este equipo y puede ponerlo a disposición de las personas con dificultades de audición. c. Recursos de la AOC. El tribunal utiliza todos los recursos que ofrece la AOC para ayudar a las personas sordas y con dificultades de audición. El tribunal prevé que la AOC desarrolle servicios de interpretación remota por video. d. Ayuda por parte del personal bilingüe. En la medida de lo posible, el tribunal tendrá empleados bilingües en áreas donde se atiende directamente al público, incluidos los mostradores públicos, el centro de auto-ayuda y la división de jurado. Cuando sea necesario se pedirá la ayuda del personal bilingüe en otras áreas. e. Especialistas de Acceso Lingüístico (LAS). Los Especialistas de Acceso Lingüístico son empleados bilingües del tribunal, que han completado satisfactoriamente el programa de capacitación de acceso lingüístico del sistema judicial a través del New Mexico Center for Language Access. Representan una categoría de empleados creada específicamente por el Poder Judicial de Nuevo México para garantizar la entrega de servicios pertinentes de acceso lingüístico. Los LAS son los principales miembros del personal a los que se debería llamar para atender las necesidades lingüísticas fuera de las salas del tribunal por estar preparados para ello. El tribunal anima a todos los empleados bilingües a conseguir la certificación como LAS según sus aptitudes y los recursos del tribunal. f. Personal de seguridad. Los ayudantes del sheriff encargados de la seguridad del edificio del tribunal no son empleados del tribunal pero tienen contacto con personas LEP y sordas y con dificultades de audición que ingresan al edificio. Para asegurarse de que el tribunal está tomando todas las medidas para garantizar el acceso al tribunal, los ayudantes encargados de la seguridad reciben una copia del LAP, junto con un memorando explicativo y las tarjetas I Speak que identifican más de 60 idiomas. El coordinador del LAP se cerciorará de que estos materiales estén a disposición del sheriff y de sus ayudantes, y actuará como contacto entre el tribunal y el personal de seguridad en cuestiones relacionadas con las personas LEP y sordas y con dificultades de audición. iii. Cumplimiento del personal a. General. Todo el personal judicial proporciona servicios gratuitos de ayuda lingüística a las personas LEP y a las personas sordas y con dificultades de audición con las que entren en contacto, o cuando las personas LEP y las personas sordas y con dificultades de audición soliciten servicios de ayuda lingüística. Todo el personal informará a las personas LEP y sordas y con 8

9 dificultades de audición que hay servicios de ayuda lingüística y de comunicación gratuitos y disponibles para las personas LEP y sordas y con dificultades de audición, y que el tribunal les proporcionará dichos servicios. b. Cualificaciones y disponibilidad de intérpretes judiciales. Solamente aquellos intérpretes que han sido certificados de conformidad con las Normas de Práctica y Política de Pago para Intérpretes Judiciales están cualificados para ofrecer servicios de interpretación en los procedimientos judiciales. La intérprete certificada de español, que trabaja como empleada de tiempo completo en el juzgado del Condado de Santa Fe, debe satisfacer todos los requisitos necesarios para mantener su certificación. Todos los intérpretes que ofrecen servicios en procedimientos judiciales en cualquiera de los juzgados o para servicios ordenados por el tribunal deben estar debidamente certificados en el momento de participar en dichos procedimientos. Si no hubiera un intérprete certificado disponible para un procedimiento judicial, dicho procedimiento se aplazará a una fecha posterior cuando se puedan ofrecer los servicios de un intérprete certificado. c. Especialistas de Acceso Lingüístico. A fin de continuar desempeñándose como Especialista de Acceso Lingüístico, el empleado debe participar en sesiones de capacitación y satisfacer los criterios necesarios para mantener su certificación como Especialista de Acceso Lingüístico. d. Todo el personal y los jueces. Todo el personal y los jueces son responsables de cumplir las disposiciones de este LAP. III. Plan de Acceso Lingüístico A. Identificación de las personas encargadas de poner en práctica el Plan 1. Coordinador del LAP. El director ejecutivo del tribunal designa un coordinador del LAP, quien será responsable de colaborar con los representantes de todas las divisiones para cerciorarse de que el plan se ponga en práctica de acuerdo con sus disposiciones. 2. Administrador superior de recursos humanos. El administrador superior de recursos humanos se asegura de que el LAP se distribuya entre los jueces y el personal judicial, y facilita la capacitación apropiada. 3. Intérprete judicial de planta. El intérprete judicial de planta programa y coordina todos los servicios de interpretación para todos los procedimientos judiciales. El intérprete de planta compila informes de Odyssey, a fin de ofrecer datos anuales acerca del número de personas que utilizan servicios de interpretación en las salas del tribunal y los idiomas para los cuales se necesitan intérpretes. 4. Asesor jurídico. El asesor jurídico actúa como consejero en cuestiones legales relacionadas con el LAP. 5. Grupo de planificación de acceso lingüístico. El grupo de planificación de acceso lingüístico está compuesto por el coordinador del LAP, el administrador superior de recursos humanos, el intérprete de planta y el asesor jurídico. El grupo de planificación de acceso lingüístico 9

10 revisa anualmente el LAP, evalúa sus disposiciones de manera continua y recomienda modificaciones de acuerdo con sus revisiones y evaluaciones. 6. Todo el personal y los jueces. Todo el personal y los jueces son responsables de cumplir este LAP. B. Identificación y evaluación de comunidades de personas LEP y personas sordas y con dificultades de audición 2. El tribunal evalúa sus necesidades lingüísticas de manera continua basándose en la identificación de los usuarios del juzgado. Los usuarios del juzgado se identifican mediante las encuestas distribuidas entre los empleados y los interesados en la comunidad y mediante el seguimiento de datos. 1. Encuestas dirigidas a los empleados y a los interesdos en la comunidad. Las encuestas se distribuyen semestralmente para obtener información de los empleados y los interesados en la comunidad, es decir, organizaciones y agencias que tienen considerable contacto con personas LEP, sordas y con dificultades de audición, acerca de los idiomas con los que se encuentran en los juzgados, así como los encuentros con personas sordas y con dificultades de audición y la frecuencia de dichos encuentros. Esos resultados se revisan y se analizan una vez recibidas todas las encuestas. 2. Seguimiento de datos i. Intérpretes en las salas del tribunal. El tribunal registra el uso de intérpretes y servicios en las salas del tribunal para las personas LEP y sordas y con dificultades de audición utilizando el sistema de gestión de casos Odyssey. El intérprete de planta es responsable de recopilar informes de Odyssey con el fin de ofrecer semestralmente los siguientes datos: Número de personas que reciben servicios de interpretación en español en las salas del tribunal. Los idiomas distintos del español para los cuales se solicitan servicios de interpretación en las salas del tribunal y el número de personas, por idioma, que reciben servicios de interpretación. El número de solicitudes de servicios para personas sordas y con dificultades de audición en las salas del tribunal. ii. Servicios fuera de las salas del tribunal. Los empleados judiciales registran, en un formulario preparado para ese fín, las solicitudes de servicios de interpretación fuera de las salas del tribunal que se hacen en persona o por teléfono, por las personas LEP y sordas y con dificultades de audición, y entregan dichos formularios al coordinador del LAP mensualmente. (Consultar el Anexo B). El coordinador del LAP es responsable de reunir y compilar semestralmente los siguientes datos: Número de personas que reciben servicios de interpretación en español fuera de las salas del tribunal. Los idiomas distintos del español para los cuales se solicitan servicios de interpretación fuera de 2 Consultar el Anexo C para conocer la información demográfica. 10

11 las salas del tribunal y el número de personas, por idioma, que reciben servicios de interpretación. El número de solicitudes de servicios para personas sordas y con dificultades de audición fuera de las salas del tribunal. C. Plazos, objetivos y parámetros para el trabajo a realizar. 1. Revisión anual. Anualmente, el grupo de planificación de acceso lingüístico del tribunal revisa formalmente el LAP para evaluar si el LAP facilita el acceso al tribunal para las personas LEP y sordas y con dificultades de audición de manera satisfactoria, si sus disposiciones son coherentes con cualquier cambio en la ley, y si alguna de las disposiciones no es efectiva y se pudiera mejorar. 2. Evaluación continua. El grupo de planificación de acceso lingüístico del tribunal evalúa de manera continua si es necesario hacer cambios al LAP. El LAP se puede modificar o actualizar en cualquier momento, a fin de incorporar nuevas disposiciones o enmendar disposiciones existentes. D. Identificación de cuestiones de financiación y adquisición y las medidas necesarias para tratarlas. 1. Recursos. El Tribunal Supremo de Nuevo México y la AOC asignan recursos significativos a las siguientes labores de acceso lingüístico para beneficiar a todos los tribunales del estado de manera regular: carteles; equipos de interpretación/ayuda auditiva; servicios de intérpretes certificados durante los procedimientos judiciales para idiomas hablados y lenguaje de señas; certificación de intérpretes y Especialistas de Acceso Lingüístico; interpretación telefónica disponible 24 horas al día los 7 días de la semana, en 175 idiomas, para comunicaciones fuera de las salas del tribunal con personas LEP; y el desarrollo de materiales de capacitación relacionados para el personal judicial y los proveedores de servicios de acceso lingüístico. 2. Medidas continuas. El Poder Judicial de Nuevo México continuará apoyando las labores del Tribunal del Primer Distrito Judicial relativas al acceso lingüístico mediante estos servicios y se esforzará en identificar nuevas oportunidades de financiación para apoyar las labores de acceso lingüístico en toda la judicatura y específicamente para las necesidades del Tribunal del Primer Distrito Judicial, como se ha identificado en las labores de planificación de acceso lingüístico actuales y futuras. 11

12 3. Uso de los recursos disponibles. Los jueces y el personal judicial han recibido información y se les ha animado a utilizar los recursos que actualmente proporcionan la AOC y el Tribunal Supremo de Nuevo México. Además, se les pondrá al día acerca de recursos adicionales cuando estén disponibles. 4. Búsqueda de recursos adicionales. El Tribunal del Primer Distrito Judicial se compromete a identificar nuevos recursos que pudiera necesitar para ofrecer los servicios descritos en este LAP y cualquier otro servicio que el tribunal determine necesario, para ofrecer a las personas LEP y sordas y con dificultades de audición acceso a los servicios del tribunal. E. Aviso de servicios de ayuda lingüística. El Tribunal del Primer Distrito Judicial comprende la importancia de comunicarles a las personas LEP y sordas y con dificultades de audición que sus juzgados son accesibles para ellas. A continuación se indican las medidas mínimas mediante las cuales el tribunal comunica la accesibilidad a las personas LEP y sordas y con dificultades de audición: carteles; mensajes telefónicos grabados; materiales en línea; materiales escritos; un anuncio de interés público en español, producido 3 por la AOC para su difusión en todo el estado; una copia impresa del LAP del Tribunal del Primer Distrito Judicial, que se guardará en las oficinas administrativas de cada uno de los juzgados; copias del LAP para los miembros del público que así lo soliciten; publicación del LAP en la página web del tribunal en colaboración con la AOC para incluir un enlace al plan en la página web de los tribunales estatales de Nuevo México en envío de una carta anual del juez presidente, junto con una copia del LAP, a los interesados locales conocidos de la comunidad que trabajan con personas LEP y sordas y con dificultades de audición, para hacerles saber de la existencia del LAP y para asegurarles a las personas LEP y sordas y con dificultades de audición de la comunidad, que los tribunales son accesibles para ellas. envío de una carta anual del juez presidente, junto con una copia del LAP, a las agencias con las cuales trabaja el tribunal para animarlas a que tomen medidas similares a las que se 3 La AOC espera producir un anuncio de interés público para enero de

13 incluyen en el LAP en sus propias organizaciones para garantizar el acceso a esas agencias a las personas LEP y sordas y con dificultades de audición de la comunidad. publicación de los procedimientos para presentar quejas para las personas que piensan que se han violado sus derechos bajo el Título VI y poniendo a disposición del público los formularios de queja (consultar el Anexo D). F. Capacitación del personal sobre políticas y procedimientos. El Tribunal Supremo de Nuevo México y el Tribunal del Primer Distrito Judicial se comprometen a proporcionar oportunidades de capacitación en acceso lingüístico para todos los funcionarios judiciales y miembros del personal. Las oportunidades de capacitación y aprendizaje que ofrecen actualmente el Tribunal Supremo de Nuevo México y el Tribunal del Primer Distrito Judicial se ampliarán o continuarán según la evaluación de necesidades. La capacitación incluye: Capacitación obligatoria en acceso lingüístico para todos los empleados nuevos y actuales, mediante el uso de un DVD de capacitación en acceso lingüístico desarrollado por el Poder Judicial de Nuevo México y a disposición de todos los tribunales desde octubre de El DVD incluye información acerca del fundamento jurídico del acceso lingüístico y entra en detalle sobre los procedimientos para ofrecer servicios. En abril de 2011, el Tribunal Supremo dictó en forma de Orden una directriz normativa que ordenaba la capacitación (consultar el Anexo E). La AOC hizo pública una directriz normativa posterior, en octubre de 2011, en forma de Política de Capacitación en Acceso Lingüístico. La AOC además distribuyó un formulario de confirmación que cada empleado debe firmar y que se incluirá en su expediente personal después de haber completado dicha capacitación (consultar el Anexo F). Instrucción para todos los empleados sobre las políticas y procedimientos del tribunal con respecto al LAP, como se describen en este plan. La capacitación en acceso lingüístico para el personal del Tribunal del Primer Distrito Judicial se celebrará anualmente. El administrador superior de recursos humanos es responsable de programar y llevar a cabo la capacitación, en colaboración con el coordinador del LAP. Los nuevos empleados reciben orientación en acceso lingüístico junto con su orientación como empleados. El juez presidente envía anualmente un mensaje electrónico al personal, informándoles de sus obligaciones y procedimientos con respecto al acceso lingüístico. El coordinador del LAP presenta el contenido del plan anualmente en una de las reuniones mensuales de los jueces, y presentará las modificaciones al plan a medida que se lleven a cabo. El DVD de capacitación en acceso lingüístico se ofrece a los jueces anualmente para que lo vean de acuerdo con sus calendarios. 13

14 Los nuevos jueces reciben orientación en acceso lingüístico junto con su orientación general. Incentivos salariales y becas para animar a los empleados bilingües actuales a inscribirse en el programa de certificación de LAS que se ofrece a través del New Mexico Center for Language Access. Se anima al personal apropiado a asistir a conferencias estatales sobre acceso lingüístico, o conferencias que incluyan sesiones dedicadas a temas sobre acceso lingüístico. G. Seguimiento y actualización del Plan, políticas y procedimientos 1. Aprobación del LAP. El LAP del Tribunal del Primer Distrito Judicial está sujeto a aprobación por el juez presidente y el director ejecutivo del tribunal. Una vez aprobado, se enviará una copia a la AOC. Cualquier revisión del plan se someterá a la aprobación del juez presidente y del director ejecutivo del tribunal y después se enviará a la AOC. 2. Evaluaciones continuas y anuales del LAP. El grupo de planificación de acceso lingüístico evalúa si es necesario realizar modificaciones al LAP de forma continua. El plan se puede cambiar o actualizar en cualquier momento para incorporar nuevas disposiciones o enmendar disposiciones existentes, pero formalmente se revisa una vez al año. Todos los años, el grupo de planificación de acceso lingüístico revisa la eficacia del LAP del tribunal y recomienda modificaciones de acuerdo con dicha revisión. La evaluación incluye la identificación de áreas problemáticas y el desarrollo de estrategias para corregirlas. Los elementos mínimos de la evaluación incluyen: Identificar el número de personas LEP y sordas y con dificultades de audición para quienes se han solicitado los servicios de intérpretes judiciales y ayuda lingüística fuera de las salas del tribunal. Evaluar las necesidades lingüísticas actuales para determinar si es necesario proporcionar servicios o materiales adicionales. Evaluar si los procedimientos administrativos para identificar la necesidad de intérpretes se llevan a cabo eficazmente. Proporcionar una atmósfera favorecedora para obtener las aportaciones de los empleados acerca de procedimientos y evaluar las opiniones recibidas de los empleados judiciales en las sesiones de capacitación. Distribuir encuestas entre jueces, empleados y personas LEP y sordas y con dificultades de audición y las organizaciones y agencias que trabajan con personas LEP y sordas y con dificultades de audición, para obtener información actualizada sobre las necesidades de esas comunidades y sus integrantes, y determinar si el tribunal está ofreciendo servicios de manera adecuada para permitirles acceder a los servicios judiciales. Comparar la información obtenida en las nuevas encuestas con las escuestas anteriores, a fin 14

15 de observar los cambios que se produzcan en la comunidad y considerar qué cambios debería adoptar el tribunal para cerciorarse de que todas las personas y comunidades puedan acceder a los servicios judiciales. Cerciorarse de que todas las referencias urgentes, las reglas y políticas sujetas a cambios, y las personas mencionadas en este plan estén actualizadas. H. Colaboración con las comunidades de personas LEP, sordas y con dificultades de audición y con las agencias y organizaciones que sirven a dichas comunidades 1. Encuestas. Las encuestas se distribuyen semestralmente para obtener información de las comunidades de personas LEP y sordas y con dificultades de audición, así como de las organizaciones y agencias que trabajan con ellas y que ofrecen servicios a personas LEP y sordas y con dificultades de audición, acerca de situaciones con las que se hayan encontrado las personas LEP y sordas y con dificultades de audición para acceder a los servicios judiciales y para obtener información acerca de cómo puede mejorar el tribunal la entrega de servicios a esas personas. 2. Difusión de información. El juez presidente del tribunal difunde información a las comunidades de personas LEP y sordas y con dificultades de audición, así como a las organizaciones y agencias que trabajan con ellas y que ofrecen servicios a personas LEP y sordas y con dificultades de audición acerca de los servicios que ofrece el tribunal para garantizar a esas personas el acceso a los servicios judiciales. IV. Procedimientos de acceso lingüístico A. Informar a las personas LEP, sordas y con dificultades de audición acerca de los servicios de ayuda lingüística disponibles 1. Carteles. El coordinador del LAP y el administrador superior de recursos humanos se cerciorarán de que los carteles adecuados y apropiados estén colocados en lugares visibles en el edificio del tribunal para comunicar a las personas LEP y sordas y con dificultades de audición acerca de los servicios de ayuda lingüística disponibles. Los carteles están escritos en los idiomas que se han identificado como los más comúnmente utilizados en la comunidad. 2. Guías de identificación de idiomas I speak (Yo hablo). Todo el personal, incluido el personal de seguridad, tiene a su disposición las Guías de identificación de idiomas I speak, para ayudarles a identificar los idiomas de las personas que no hablan inglés con las que se encuentren en el desempeño de su trabajo. Una vez identificado el idioma, el empleado pedirá la ayuda lingüística apropiada para informar a la persona acerca de los servicios disponibles. i. Si la persona es hispanohablante, pida la ayuda en primer lugar de un Especialista de Acceso Linguístico dentro de su división. Si no hubiera disponible ninguno en su división, pida la ayuda de un Especialista de Acceso Linguístico en la división más próxima. Todos los empleados cuentan con una lista que incluye el nombre y el teléfono de todos los especialistas de acceso lingüístico. Si no hubiera disponible ningún Especialista de Acceso Linguístico, pida la ayuda de un empleado bilingüe. Si no hubiera disponible ningún empleado bilingüe, pida la ayuda del intérprete de planta. Si el intérprete de planta no estuviera disponible, pida la ayuda de Certified 15

16 Languages International (CLI) llamando al CALL.CLI ( ). Las instrucciones detalladas para utilizar los servicios de interpretación de CLI se incluyen en este LAP y están a disposición de todo el personal. (Consultar el Anexo G). ii. Si puede identificar el idioma que habla la persona pero el idioma no es español, o si no puede identificar el idioma, pida de inmediato la ayuda de Certified Languages International (CLI) llamando al CALL.CLI ( ). Las instrucciones detalladas para utilizar los servicios de interpretación de CLI se incluyen en este LAP y están a disposición de todo el personal. (Consultar el Anexo G). 3. Mensajes telefónicos grabados. Las personas que llaman por teléfono pueden seleccionar escuchar mensajes telefónicos grabados en español. Además de ofrecer información pertinente en español, la opción en español les da instrucciones a las personas hispanohablantes acerca de cómo acceder a los servicios de interpretación en español. 4. Materiales en línea. La página web del tribunal ofrece traducciones en español de información importante, que incluye instrucciones acerca de cómo acceder a los servicios de interpretación en español. 5. Anuncios de interés público. Un anuncio de interés público en español, producido por la AOC para su difusión en todo el estado, anuncia los servicios de interpretación disponibles en el poder judicial. maneras: 6. Difusión del LAP. El LAP está a disposición del público de las siguientes i. La oficina de administración de cada juzgado tiene una copia impresa del LAP del Tribunal del Primer Distrito Judicial. ii. iii. Se ofrecen copias del LAP al público si así lo solicitan. La oficina de administración publica el LAP en la página web del tribunal iv. La oficina de administración colabora con la AOC para publicar un enlace al plan en la página web de los Tribunales Estatales de Nuevo México 7. Iniciativas de extensión a la comunidad. El tribunal informa a las agencias y a las organizaciones comunitarias que trabajan con personas LEP y sordas y con dificultades de audición que informen a dichas personas acerca de los servicios disponibles. i. El juez presidente envía una carta anualmente, junto con una copia del LAP, a las organizaciones comunitarias que trabajan con personas LEP y sordas y con dificultades de audición para hacerles saber de la existencia del LAP y para asegurarles a las personas LEP y sordas y con dificultades de audición de la comunidad, que los tribunales son accesibles para ellas. ii. El juez presidente envía una carta anualmente, junto con una copia del 16

17 LAP, a las agencias con las cuales trabaja el tribunal para hacerles saber de la existencia del LAP y para animarlas a que tomen medidas similares a las que se incluyen en el LAP para garantizar el acceso lingüístico a las personas LEP y sordas y con dificultades de audición de la comunidad. iii. El coordinador del LAP publica los procedimientos para presentar quejas para las personas que piensan que se han violado sus derechos bajo el Título VI y pone a disposición del público los formularios de queja que el personal puede distribuir cuando el público lo solicite (consultar el Anexo D). B. Identificar las necesidades linguísticas de las personas LEP, sordas y con dificultades de audición 1. Inicio de un caso i. Paquetes de formularios para litigantes en represenación propia (pro se). Todos los paquetes de formularios para litigantes pro se incluyen un formulario de identificacion de servicios de interpretación. Las partes pro se que indiquen la necesidad de servicios de interpretación se marcarán en el sistema Odyssey. Esa información la utilizan los auxiliares administrativos del tribunal para comunicar al intérprete de planta las fechas de las audiencias, juicios o cualquier otro procedimiento judicial para los cuales se necesita intérprete. El intérprete de planta es responsable de programar y coordinar todos los servicios de interpretacion para todos los casos. ii. Archivos electrónicos de casos. Las instrucciones para solicitar los servicios de intérpretes, junto con un enlace al formulario de identificación de servicios de interpretación, están disponibles en la página web del tribunal bajo las instrucciones para presentación de archivos electrónicos o e-filing. Cuando una de las partes que pesenta su caso electrónicamente identifica la necesidad de servicios de interpretación, el caso se marca en el sistema de gestión de casos Odyssey. Esa información la utilizan los auxiliares administrativos del tribunal para comunicar al intérprete de planta las fechas de las audiencias, juicios o cualquier otro procedimiento judicial para los cuales se necesita intérprete. El intérprete de planta es responsable de programar y coordinar todos los servicios de interpretacion para todos los casos. iii. Casos penales y peticiones de Habeas Corpus. Se pueden obtener copias impresas de los formularios de solicitud de intérprete en las salas de reunión de los abogados defensores, en las oficinas de los auxiliares administrativos del tribunal y en las oficinas de administración de todos los juzgados. Los formularios de solicitud de intérprete también están disponibles en la página web del tribunal. Los abogados defensores, los demandados, el asesor legal del peticionario de habeas corpus, el peticionario de habeas corpus, el asesor legal del Estado, el personal judicial o cualquier otra persona interesada pueden identificar la necesidad de servicios de interpretación y completar y presentar un formulario de solicitud de intérprete en el caso. Un juez también puede identificar la necesidad de intérprete y ordenar al asesor legal apropiado que complete y presente un formulario de solicitud de intérprete en el caso. Cuando se presenta una solicitud de servicios de interpretación, el caso se marca en el sistema Odyssey. Esa información la utilizan los auxiliares administrativos del tribunal para comunicar al intérprete de planta las fechas de las audiencias, juicios o cualquier otro procedimiento judicial para los cuales se necesita intérprete. El intérprete de planta es responsable de programar y coordinar todos los servicios de interpretacion para todos los casos. 17

18 2. Identificación de la necesidad de los servicios de interpretación en cualquier etapa del proceso y en cualquier tipo de caso. Una de las partes o el asesor legal de cualquiera de las partes, el personal, cualquier persona en nombre de una parte o testigo y los jueces, pueden identificar la necesidad de los servicios de intérpretes en cualquer etapa del proceso y para cualquier tipo de caso y presentar o solicitar que se presente un formulario de solicitud de intérprete. Cuando se presenta una solicitud de servicios de interpretación, el caso se marca en el sistema Odyssey. Esa información la utilizan los auxiliares administrativos del tribunal para comunicar al intérprete de planta las fechas de las audiencias, juicios o cualquier otro procedimiento judicial para los cuales se necesita intérprete. El intérprete de planta es responsable de programar y coordinar todos los servicios de interpretacion para todos los casos. 3. Identificar las necesidades de las personas LEP, sordas y con dificultades de audición en otros contextos. Todo el personal, incluido el personal de seguridad, tiene a su disposición las Guías de identificación de idiomas I speak, para ayudarles a identificar los idiomas de las personas que no hablan inglés con las que se encuentren en el desempeño de su trabajo. El personal recibe capacitación para identificar las necesidades de las personas LEP, sordas y con dificultades de audición. Una vez identificado el idioma, el empleado pedirá la ayuda lingüística apropiada para informar a la persona acerca de los servicios disponibles. C. Cómo atender llamadas telefónicas de personas LEP 1. El personal trata de identificar el idioma que habla la persona que llama. Se pueden utilizar las Guías de identificación de idiomas I speak para ayudar al personal a identificar los idiomas de las personas que no hablan inglés con las que se encuentren en el desempeño de su trabajo. Aunque las tarjetas I speak son más adecuadas para los encuentros en persona, los empleados pueden utilizarlas para tratar de identificar el idioma que habla la persona que llama por teléfono. 2. Si la persona que llama es hispanohablante, pida la ayuda en primer lugar de un Especialista de Acceso Linguístico o empleado bilingüe dentro de su división. Si no hubiera disponible ninguno en su división, pida ayuda en la división más próxima. Todos los empleados cuentan con una lista que incluye el nombre y el teléfono de todos los Especialistas de Acceso Linguístico. Si no hubiera disponible ningún Especialista de Acceso Linguístico o ningún empleado bilingüe, pida la ayuda del intérprete de planta. Si el intérprete de planta no estuviera disponible, pida la ayuda de Certified Languages International (CLI) llamando al CALL.CLI ( ). Las instrucciones detalladas para utilizar los servicios de interpretación de CLI se incluyen en este LAP y están a disposición de todo el personal. (Consultar el Anexo G). 3. Si puede identificar el idioma que habla la persona que llama pero el idioma no es español, o si no puede identificar el idioma, pida de inmediato la ayuda de Certified Languages International (CLI) llamando al CALL.CLI ( ). Las insrucciones detalladas para utilizar los servicios de interpretación de CLI se incluyen en este LAP y están a disposición de todo el personal. (Consultar el Anexo G). D. Recopilación, seguimiento y registro de información sobre preferencias linguísticas 1. Servicios de interpretación en las salas del tribunal y para servicios a los 18

19 cuales el tribunal ha enviado a las partes. i. Toda solicitud de servicios de interpretación para personas LEP y sordas y con dificultades de audición en las salas del tribunal se registra por parte del personal judicial en el sistema Odyssey. ii. El intérprete de planta compila informes de Odyssey para presentar los siguientes datos semestralmente: El número de personas que reciben servicios de interpretación en español en las salas del tribunal. Los idiomas distintos del español para los cuales se solicitan servicios de interpretación en las salas del tribunal y el número de personas, por idioma, que reciben servicios de interpretación. El número de solicitudes de servicios para personas sordas y con dificultades de audición en las salas del tribunal. El número de solicitudes de servicios de interpretación y para personas sordas y con dificultades de audición para cualquiera de las partes que participan en servicios a los cuales el tribunal ha enviado a dicha parte. 2. Servicios fuera de las salas del tribunal i. Todos los empleados judiciales informan de las solicitudes de servicios de interpretación fuera de las salas del tribunal que se hacen en persona o por teléfono y registran, en un formulario que se les proporciona para ese fin, sus encuentros con personas LEP y sordas y con dificutades de audición. (Consultar el Anexo B). ii. al coordinador del LAP. Todos los empleados entregan mensualmente sus formularios completos iii. El coordinador del LAP recoge todos los formularios y compila los siguientes datos semestralmente: El número de personas que reciben servicios de interpretación en español fuera de las salas del tribunal; Los idiomas distintos del español para los cuales se solicitan servicios de interpretación fuera las salas del tribunal y el número de personas, por idioma, que reciben servicios de interpretación; El número de solicitudes de servicios para personas sordas y con dificultades de audición fuera de las salas del tribunal. 19

20 E. Cómo responder a las comunicaciones escritas, incluidas cartas y mensajes electrónicos procedentes de personas LEP 1. Correspondencia en español. La correspondencia escrita en español será traducida al inglés por el intérprete de planta o utilizando los servicios de traducción ofrecidos por la AOC. Las respuestas a la correspondencia en español serán traducidas al español por el intérprete de planta o utilizando los servicios de traducción ofrecidos por la AOC. 2. Correspondencia escrita en idiomas distintos del español. La correspondencia en cualquier idioma distinto del español será traducida al inglés utilizando los servicios de traducción ofrecidos por la AOC. El personal buscará servicios de traducción ofrecidos por la AOC para traducir las respuestas al mismo idioma en que esté escrita la correspondencia inicial. F. Cómo conseguir servicios de interpretación en persona 1. Servicios fuera de las salas del tribunal. i. Identificar el idioma que habla la persona. Si no se reconoce el idioma fácilmente, se utilizarán las Guías de identificación de idiomas I speak para ayudar al personal a identifcar los idiomas de las personas con quienes se encuentren en el desempeño de su trabajo y que no hablan inglés. ii. Si la persona es hispanohablante, pida la ayuda en primer lugar de un Especialista de Acceso Linguístico o un empleado bilingüe dentro de su división. Si no hubiera disponible ninguno en su división, pida la ayuda de un Especialista de Acceso Linguístico en la división más próxima. Todos los empleados cuentan con una lista que incluye el nombre y el teléfono de todos los Especialistas de Acceso Linguístico. Si no hubiera disponible ningún Especialista de Acceso Linguístico o ningún empleado bilingüe, pida la ayuda del intérprete de planta. Si el intérprete de planta no estuviera disponible, pida la ayuda de Certified Languages International (CLI) llamando al CALL.CLI ( ). Las instrucciones detalladas para utilizar los servicios de interpretación de CLI se incluyen en este LAP y están a disposición de todo el personal. (Consultar el Anexo G). iii. Si puede identificar el idioma que habla la persona pero el idicoma no es español, o si no puede identificar el idioma, pida de inmediato la ayuda de Certified Languages International (CLI) llamando al CALL.CLI ( ). Las instrucciones detalladas para utilizar los servicios de interpretación de CLI se incluyen en este LAP y están a disposición de todo el personal. (Consultar el Anexo G). 2. Procesos judiciales. Cuando se ha solicitado un intérprete judicial, la persona que lo ha solicitado debe completar el formulario de solicitud de intérprete y la necesidad de intérprete se indica en el sistema Odyssey. (Consultar el Anexo H). Se deben seguir los procesos a continuación para indicar en el sistema Odyssey la parte que necesita sevicios de interpretación y para solicitar intérprete para todos los procedimientos judiciales. Advierta que el intérprete de planta programa y coordina semanalmente todas las solicitudes de intérprete. Por lo tanto, si se va a programar una audiencia con menos de una semana de antelación, debe llamar o enviar un mensaje electrónico directamente al intérprete de planta, además de seguir los procedimientos de Odyssey que se detallan a 20