Universidad Autónoma de Sinaloa Dirección de Archivo General

Transcripción

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2 ESTABLECIENDO LAS BASES PARA LA INSTRUMENTACIÓN DE LA LEY DE ARCHIVOS EN LA UAS M.C. Miriam B. Ríos Morgan Directora de Archivo General

3 LAS REFORMAS CONSTITUCIONALES CAUSA DE NUESTRA REUNIÓN: Las reformas y adiciones en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de transparencia del 7 de febrero de Se reforman los artículos 6to, 89, 105, 108, 110 y 111, y se adicionan los artículos 73, 76, 116 y 122. Con esta reforma se consideran como sujetos obligados en materia de transparencia a cualquier autoridad entidad, órgano, y organismo de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial; Partidos Políticos, órganos autónomos, fidecomisos y fondos públicos que reciban y ejerzan recursos públicos o realicen actos de autoridad, y cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el ámbito federal, estatal y municipal. (se amplían los sujetos obligados)

4 ARTÍCULO 6TO CONSTITUCIONAL I. Toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el ámbito federal, estatal y municipal, es pública y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público y seguridad nacional, en los términos que fijen las leyes. En la interpretación de este derecho deberá prevalecer el principio de máxima publicidad. Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, la ley determinará los supuestos específicos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia de la información.

5 ARTÍCULO 6TO CONSTITUCIONAL V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados, y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos.

6 ORDENANZA DE 2 LEYES GENERALES El Congreso de la Unión tendrá la atribución de expedir: Leyes generales reglamentarias sobre principios y bases en materia de transparencia, acceso a la información y protección de datos en posesión de los distintos sujetos obligados. Ley general que homogenice la organización y administración de los archivos de los diferentes sujetos obligados.

7 LEYES GENERALES Normas que establecen las bases de regulación de una materia y buscan sentar así una plataforma mínima desde la que las entidades puedan darse sus propias disposiciones. Las leyes generales son normas expedidas por el Congreso de la Unión que distribuyen competencias entre los distintos niveles de gobierno en las materias concurrentes y sientan las bases para su regulación, de ahí que no pretenden agotar la regulación de la materia respectiva, sino que buscan ser la plataforma mínima desde la que las entidades puedan darse sus propias normas tomando en cuenta su realidad social. En este sentido, las entidades federativas pueden aumentar las obligaciones o las prohibiciones que contiene una ley general, pero no reducirlas. [J]; 9a. Época; Pleno; S.J.F. y su Gaceta; Tomo XXXI, Febrero de 2010; Pág. 2322

8 PROPUESTA DE CONTENIDO DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS 1. Integración y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos; 2. Administración documental; 3. Organización de los archivos; 4. Desarrollo e investigación archivística; 5. Tecnologías de la información aplicadas; 6. Mecanismos de coordinación; 7. Distribución de competencias, (Federación, Estados, Municipios); 8. Recursos archivísticos; 9. Registro Nacional de Archivos; 10. Papel rector del Archivo General de la Nación. (Mejorar el marco regulatorio); 11. Capacitación y profesionalización, y 12. Evaluación y Seguimiento. Mercedes de Vega, Directora General del Archivo General de la Nación (AGN). El papel rector del Archivo General de la Nación en el marco de la reforma constitucional en materia de transparencia México, D.F., 16 y 17 junio de 2014

9 HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Contenido de la Ley General: Disposiciones generales (principios, definiciones, ámbito de competencia) Especificación de los sujetos obligados Disposiciones para la organización y administración de los archivos Sistemas institucionales de archivos Instrumentos de control archivístico Especificaciones para el manejo de los archivos y de las condiciones físicas para su conservación Recursos humanos encargados de su manejo Acceso, salida y enajenación de documentos Atribuciones del órgano garante (Archivo General de la Nación)

10 HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Coordinación con los órganos garantes de las entidades federativas y otras instancias vinculadas a los archivos. Atribuciones del Consejo Nacional de Archivos. Contenido del Sistema Nacional de Archivos. Registro Nacional de Archivos Históricos. Medidas de apremio,infracciones y sanciones. Alejandro Encinas, Senador.EL PAPEL RECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN A LA LUZ DE LAS RECIENTES REFORMAS CONSTITUCIONALES, junio 2014

11 IMPERATIVO PARA QUE SEA VIABLE LA LGA Jerarquía administrativa de los archivos dada su incidencia transversal como un sistema institucional de archivos. Dotar de infraestructura archivística a los sujetos obligados.

12 ACUERDO DEL H. CONSEJO UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA En la Sesión ordinaria del H. Consejo Universitario de fecha 09 de abril del 2014, fue aprobado el siguiente: DICTAMEN PRIMERO. Es de aprobarse y se aprueba en lo general, el Cuadro General de Clasificación Archivística, que contempla cualificar el nivel organizativo en materia archivística institucional. SEGUNDO. Es de aprobarse y se aprueba en lo general, el Proyecto de Automatización Archivística con la implementación de un software de administración de archivos en todas y cada una de las Unidades Académicas y Organizacionales para la generación de una visión sistemáticae integral del manejo de patrimonio documental universitario. TERCERO. Es de aprobarse y se aprueba el proyecto que contempla la asignación de la infraestructura necesaria y espacios pertinentes para el mejor desarrollo de las actividades en materia archivística de la Universidad. CUARTO. Se presenta a disposición de este H. Consejo Universitario el proyecto de Reglamento General del Sistema Integral de Archivo Universitario, para que sea aprobado favorablemente, mismo que a continuación se detalla

13 PRESENTACIÓN DEL REGLAMENTO De conformidad a la Ley Federal de Archivos, las Instituciones de Educación Superior, como organismos autónomos, requieren de una adecuación a su marco normativo que permita dar organización, protección, acceso y transparencia al patrimonio documental a su cargo. Elpuntodepartidadeesteestudiohasidolodescritoenlosobjetivos contenidos en el Plan de Desarrollo Institucional Consolidación 2017, enarbolado por nuestro Rector, el Dr. Juan Eulogio Guerra Liera, específicamente en cuanto a incrementar la gestión de la calidad, instrumentando para ello un Sistema Integral de Archivo Universitario (SIAU) que dé un valor estratégico a la información. El resultado del trabajo realizado es este proyecto de reglamento, que pretende ser una guía para establecer el ciclo vital del SIAU en la Universidad.

14 GARANTIZAR EL CICLO GLOBAL De tal manera, que la implementación del presente Sistema, abarcará una regulación institucional que comprenda desde la generación inicial de un documento universitario, y las diferentes fases por las que se ubica al cumplir una función, permaneciendo en primer instancia en el denominado Archivo de Trámite, y que con base al valor legal, administrativo, o fiscal, que contenga, será resguardado por el periodo que marque la Ley en el Archivo de Concentración, donde permanecerá para el uso exclusivo de la Unidad Organizacional o Académica que lo generó, la cual determinará el periodo de guarda precautoria y el destino final del mismo. Al transcurrir el tiempo de conservación previamente estipulado por la normatividad, el documento requiere valorarse para determinar, su baja documental o pase al Archivo Histórico, dado su valor intrínseco, atendiendo a las funciones sustantivasde la unidad generadora. En este último los documentos están disponibles para el acceso del público en general.

15 ORGANIGRAMA APROBADO POR EL H. CONSEJO UNIVERSITARIO: Rectoría Secretaría General Dirección de Archivo General Jefatura de Archivo de Trámite Jefatura de Archivo de Concentra ción Jefatura de Archivo Histórico Jefatura de archivo de Unidad Regional (Norte,Centro, Centro-Norte, Sur)

16 RELACIÓN DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL, ARCHIVOS DE TRÁMITE, CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO CON UNIDADES ACADÉMICAS U ORGANIZACIONALES: Dirección de Archivo General - Jefatura de Archivo de Trámite - Jefatura de Archivo de Concentración - Jefatura de Archivo Histórico Secretario(a) Administrativo(a) y Secretario de Archivo de Trámite de UO Secretario(a) Administrativo(a) y Secretario de Archivo de Trámite de UA