Conformación de Asociaciones de Egresados

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1 Página 1 de Objetivo y Alcance Definir los pasos necesarios para la conformación y seguimiento de asociaciones de egresados de la Universidad de Pamplona. Este procedimiento inicia con la disponibilidad de medios para la conformación de asociaciones de egresados y termina con el seguimiento a asociaciones de egresados de la Universidad de Pamplona. 2. Responsable Director (a) de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado. 3. Definiciones 3.1 Acreditación: Acto por el cual el estado adopta y hace público el reconocimiento que los pares académicos hacen de la comprobación que efectúa una institución sobre la calidad de sus programas académicos, su organización y funcionamiento y el cumplimiento de su función social. (Glosario Observatorio Laboral Ministerio de Educación Nacional (MEN)). 3.2 Asociación de Unipamplona: Es una organización independiente de graduados en programas de pregrado o postgrado ofrecidos por la Universidad de Pamplona. 3.3 Boletín Informativo para : Publicación trimestral en la Web institucional que contiene información de interés a los egresados de la Universidad de Pamplona. 3.4 Centro de Atención al Egresado: Centro encargado de vincular a nuestros egresados al quehacer universitario, a sus servicios post-graduados para establecer comunicación permanente que permita conocer su impacto a nivel regional, nacional e internacional. 3.5 Comunidad de Unipamplona: Grupo de personas identificado como graduado por la Universidad de Pamplona en cualquiera de sus programas de pregrado y/o postgrado 3.6 Egresado: Para todos los efectos de aplicación de la documentación del proceso de Apoyo y Seguimiento al Egresado se define como egresado a quien es graduado en la Universidad de Pamplona, en las modalidades de pregrado o postgrado. Aclaración teniendo en cuenta que para el Ministerio de Educación Nacional (MEN) esta definido como Persona natural que ha cursado y aprobado satisfactoriamente la totalidad del plan Elaboró Aprobó Validó C.S. Ana Paola Balmaceda Mora Firma C.S. Ana Paola Balmaceda Mora Firma María Victoria Bautista Bochaga Firma Fecha 13 de Agosto de 2010 Fecha 26 de Agosto de 2010 Fecha 6 de Septiembre de 2010

2 Página 2 de 10 de estudios reglamentado para un programa o carrera, pero que aún no ha recibido el título académico. 3.7 Empleador: En un contrato de trabajo Empleador es la parte que provee un puesto de trabajo a una persona física para que preste un servicio personal bajo su dependencia, a cambio del pago de una remuneración o salario. 3.8 Graduado: Persona que una vez ha terminado el programa académico y ha cumplido con los requisitos de ley y los exigidos por la respectiva institución de educación superior, recibe el título académico. (Glosario Observatorio Laboral Ministerio de Educación Nacional (MEN)). 3.9 Inscripción: Mecanismo para la consecución de información para la pertenencia o participación en un proceso Observatorio Laboral: Fuente de información que reúne variedad de datos para interpretar las relaciones entre el mundo de la educación superior y el mundo laboral. Fue concebido para orientar, de manera más acertada, políticas de la educación, mejoramiento de la calidad de los programas que ofrecen las instituciones y decisiones de los estudiantes frente a los estudios a seguir. El Observatorio consolida información sobre la inserción y las condiciones laborales de los profesionales en Colombia. Esta información proviene de diversas bases de datos: gubernamentales, como el Ministerio de Protección Social, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el ICETEX y la Registraduría Nacional; de organismos e instituciones del sector, como COLFUTURO, y de los registros de graduados provenientes del Sistema Nacional de Información de Educación Superior (SNIES).(Glosario Observatorio Laboral Ministerio de Educación Nacional (MEN)) 3.11 Oferta Académica: Programas académicos que ofrece la Universidad de Pamplona Oferta laboral: Puestos de trabajo disponibles Perfiles de Formación: Descripción de los principales componentes de formación considerados en el plan de estudios de un programa académico, que hagan competente un programa Red de Asociaciones de : Agrupación de asociaciones de egresados con reconocimiento a nivel nacional organizadas por áreas de formación o intereses de servicios comunes Red Social: Estructura social de comunicación con los graduados de la Universidad de Pamplona, que permite entre otras mantener contactos, compartir información, ubicar antiguos compañeros y amigos, y programar encuentros y actividades Registro: Ingreso al sistema de la información asociada a los procesos de inscripción o actualización de información.

3 Página 3 de Tarjeta Profesional: Documento que acredita que se poseen las competencias necesarias para desempeñarse en el campo estudiado, basados en la titulación expedida por una Universidad autorizada. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de La Calidad Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Disponibilidad de Medios para la Inscripción de Asociaciones de 1. La inscripción para la creación de una Asociación de se debe realizar ante la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: Los pioneros fundadores de cada asociación deben diligenciar el formato FIS.EG- 06 Inscripción Asociaciones de y adjuntar la documentación allí requerida. Que el número inicial de integrantes de la asociación debe ser mínimo del 10% del número potencial de asociados. Potencial de asociados se calcula con el total de graduados en el o los programas académicos que participan en la asociación. Que el ponente o ponentes y los asociados iniciales cuenten con registro actualizado de datos en la comunidad de egresados Unipamplona, (procedimiento PIS 01, numeral 4.4). De la misma manera debe ser requisito para todos los posteriores asociados. Presentar acta de constitución de la asociación. Según Decreto 2150 de 1995, Articulo 40: Para la obtención de su personalidad, dichas entidades (asociaciones) se constituyen por escritura pública o documento privado reconocido (acta de constitución) en el cual se debe expresar, cuando menos, lo siguiente: El nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. El nombre de la Asociación. La clase de personería jurídica. El objeto. El patrimonio y la forma de hacer aportes. La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales haber de convocarse a reuniones extraordinarias. La duración precisa de la entidad y las causales de disolución. La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la Asociación. Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal, si es el caso.

4 Página 4 de 10 Nombre e identificación de los administradores y representantes legales. El documento de constitución de la Entidad, que debe cumplir con los requisitos previstos en los Art. 189 y 431 del Código de Comercio, enunciados a continuación: Art. 189._ Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se hacen constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales debe indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. Art Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hace constar en el libro de actas. Estas se firman por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezan con su número y expresa cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, fecha y hora de su clausura. 2. Según Decreto 2150 de 1995, capitulo II, artículo 42: Los estatutos y sus reformas, los nombramientos de administradores, los libros, la disolución y la liquidación de las personas jurídicas formadas según lo previsto en este capítulo, se inscriben en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica en los mismos términos, tarifas y condiciones previstos para el registro de actos de las sociedades comerciales. Para la inscripción de nombramientos de administradores y revisores fiscales se requiere la aceptación previa de las personas designadas En concordancia a dicho decreto, anexar al acta de constitución: los estatutos que van a regir la asociación, los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia, el listado con nombre legible, firma e identificación de las personas que intervengan como otorgantes o fundadores de la sociedad, aceptación de los cargos con nombre, identificación y firma, con excepción de las personas que firman en el acta. 3. Incluir tanto en los estatutos como en el acta de constitución nombre y firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Estos documentos deben ser reconocidos ante juez o notario.

5 Página 5 de Reconocimiento Institucional Responsable: Comité de 1. Verificación de documentación. Para las inscripciones que cumplan los requisitos se tramitan ante el Comité de dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su recepción, las demás son devueltas a los ponentes con las observaciones dentro los quince (15) días hábiles siguientes de su recepción. 2. El Comité de que esta conformado por el Director de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al egresado, quien preside, un representante de cada asociación de egresados existentes, y un representante de la(s) Facultad(es) con programas asociados, y tiene como función evaluar la viabilidad para la creación de las asociaciones de egresados, de su seguimiento y de la aprobación de los servicios que ofrecen. Si se presentan observaciones se realiza. 3. El Comité de, para los casos que se consideren viables, cuenta con ocho (8) días hábiles para presentar la propuesta ante el Consejo Superior de la Universidad de Pamplona, para la aprobación de la creación de la Asociación de. 4.3 Asesoría y Acompañamiento para la Legalización de la Asociación de 1. Según Decreto 427 de 1996, Artículo 2, Inciso 20, las Asociaciones de deben registrarse ante la Cámara de Comercio, conforme a lo dispuesto por los artículos 40, 41, 42, 43, 44, 45 y 143, 144, 145, 146, 147 y 148 del Decreto 2150 de El procedimiento para registrarse en la Cámara de Comercio es el siguiente: a) De la reunión donde se decida crear la entidad (asociación), se elabora un acta que se denomina "acta de constitución de la entidad". Requisitos numeral 1.1 b) Realizar el pago del impuesto de registro sobre el acta de constitución en la oficina de Rentas Departamentales. c) Adquirir la matricula mercantil Sociedades Comerciales, en la Cámara de Comercio, presentando lo siguiente: d) El formulario de matrícula mercantil diligenciando, junto con el volante de consulta de nombres aprobado. e) 2 copias autenticadas del acta de constitución de la sociedad, en la que debe aparecer el nombramiento del representante legal. f) Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales. g) Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta directiva y revisor fiscal cuando sea el caso, documento de identificación del representante legal. h) Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia

6 Página 6 de 10 estatal. i) En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de anotación y registro (boleta de rentas) j) Solicitar en la Cámara de Comercio el valor de la liquidación de los derechos de matrícula y cancelar el monto correspondiente. k) Con el recibo de pago de los derechos de matricula puede reclamar el certificado de la matrícula, así como las copias de los formularios, las escrituras y las cartas de aceptación. l) Obtener copia del certificado de existencia y representación legal de la sociedad, este documento permite a la sociedad realizar algunos trámites (inscripción ante la administración de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su matrícula en el registro mercantil. 2. Solicitar el Registro Único Tributario (RUT) ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. La DIAN suministra el formulario para esta inscripción y una vez radicado otorga al solicitante un NIT (Número de Identificación Tributaria), que se constituye en el documento de identificación de la organización para todos los efectos tributarios y fiscales. La Resolución 1887 del 2007, en sus Artículos 1, 2, 3, 4 y 5 describe a detalle los trámites de inscripción del RUT. Recordar que la entidad sin ánimo de lucro es agente retenedor. 3. Aceptado el registro que otorga reconocimiento como personería jurídica, se registra dentro del mes siguiente ante la Cámara de Comercio, los siguientes libros: Libro de actas, Libro mayor y balances, Libro diario o auxiliar, Libro de caja y bancos. Según Decreto 2150 /95, Artículo 42, Los libros, se deben inscribir en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica en los mismos términos, tarifas y condiciones previstos para el registro de actos de las sociedades comerciales. 4.4 Asesoría y Acompañamiento para el Registro de los Libros de la Asociación de Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entiende por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio) Los libros que se la Asociación de debe registrar en la Cámara de Comercio son: De contabilidad: diario y mayor y balances De actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993). La inscripción de los libros se puede solicitar en cualquier tiempo, siempre que la entidad

7 Página 7 de 10 se encuentre registrada en la Cámara de Comercio. 1. Presentar una solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que contenga lo siguiente: Fecha de solicitud, nombre completo de la entidad a quien pertenezcan los libros, indicar el número de registro ante la Cámara, nombre o destinación de los libros que solicita inscribir, cantidad de hojas útiles de cada libro y en que numeración comienza y en cual numeración termina. Ejemplo: 10 hojas, desde la hoja 11 a la hoja 20, código de cada libro, si es de hojas continuas 2. Registro: Se registran libros únicamente en blanco: Cada libro debe presentarse: debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que pertenecen, NIT y su destinación. (Ej. libro de actas), cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua de folios. Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, debe crearse un código para cada libro. El Código es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformado por letras o números, o números y letras. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas de los libros, junto con el nombre del libro y la numeración consecutiva. Por ejemplo: ACTAS, ABCDE, ABC Asesoría y Acompañamiento para Trámite de Otros Requisitos Exigidos 1. Según decreto 1295 de 1994, artículo 4: El Sistema General de Riesgos Profesionales se aplica a todas las empresas que funcionen en el territorio nacional. El representante legal de la Asociación de debe elegir la Aseguradora de Riesgos Profesionales (ARP), llenar una solicitud de vinculación y dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades de la Asociación, ellos establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la nómina y debe ser asumida por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes. Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculación del trabajador al sistema general de riesgos profesionales. 2. Según la Ley 100 de 1993, artículo 153, numeral 2: La afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud es obligatoria para todos los habitantes en Colombia. En consecuencia, corresponde a todo empleador la afiliación de sus trabajadores a este Sistema El representante legal de la asociación debe inscribir a alguna Entidad Promotora de

8 Página 8 de 10 Salud (EPS) a todos sus trabajadores y debe adelantar el proceso de afiliación. 3. De acuerdo a la ley 100 de 1993, artículo 17, durante la vigencia de la relación laboral, debe efectuarse cotizaciones obligatorias a los regímenes del sistema general de pensiones por parte de los afiliados y los empleadores con base en el salario o ingresos que aquellos devenguen El representante legal debe afiliar a todos los empleados de la Asociación de al fondo de pensiones, el cual el trabajador puede elegir. Ya vinculado se debe pagar mensualmente el 13.5% del salario devengado por el trabajador, dicho valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador. 4. Se deben cancelar aportes parafiscales, sobre el valor de la nómina mensual a través de las cajas de compensación familiar para: Subsidio familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA. Para realizar la respectiva inscripción, se debe adquirir un formulario en la Caja donde desea afiliarse (Comfama o Comfenalco), donde le entregarán adjunto el formulario de afiliación al ICBF y al SENA. La Oficina de apoyo y Seguimiento al Egresado ofrece asesoría y acompañamiento a las Asociaciones de en el proceso de legalización de las mismas. 4.6 Inscripción y Participación en Redes y Asociaciones Nacionales de La afiliación a redes y asociaciones nacionales de egresados se hace a través de contactos establecidos institucionalmente, para acompañar su trámite de inscripción y vinculación. 4.7 Seguimiento a Asociaciones de Unipamplona 1. Al iniciar cada semestre la junta directiva de cada asociación de egresados debe presentar su plan de trabajo por periodo académico al Comité de egresados, en la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado: proyectos, propuestas, actividades, ofertas de servicios, etc. El Comité de realiza el estudio y aprobación del plan de trabajo, a fin de garantizar la calidad de los servicios ofrecidos y asegurar que las asociaciones trabajen bajo la misión y visión Institucionales, y que se ajusten a la normatividad vigente. 2. La junta directiva de la asociación de egresados se abstiene de llevar a cabo aquellas actividades que el Comité de egresados no apruebe en el proceso de planeación y reestructura su plan de trabajo si es necesario, siendo responsables de su incumplimiento. 3. La junta directiva de la asociación de egresados, entrega al Comité de un

9 Página 9 de 10 balance del plan para la finalización de cada periodo académico, detallando los resultados obtenidos. Este informe debe contener: Informe de actividades realizadas relacionando: tareas asociadas a cada actividad, fechas, duración, personal, presupuesto, resultados obtenidos y observaciones. Informe de servicios prestados, estableciendo: definición del servicio, número de beneficiarios reales, participantes, conferencistas, titulación, certificación, asesores, presupuesto, eventos, fechas, sitios, planes de trabajo e informes de resultados. Presentar anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año, los estados financieros del año anterior consistentes en: Balance General, Estado de Resultados, estado de cambios en la situación financiera, estado de cambios en el patrimonio, flujo de fondos y el informe de gestión correspondiente. 4. El Comité de evalúa el desempeño de la Asociación en el periodo correspondiente y mediante acta aprueba su funcionamiento y reconocimiento institucional por cada periodo siguiente. 5. Documentos de Referencia NTC ISO 9000:2000, Sistema de Gestión de la Calidad Fundamentos y Terminología. NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos NTCGP 1000:2000 Gestión de la Calidad en el Sector Publico NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Publico Decreto 2150 de Código de Comercio. Decreto 427 de 1996 Decreto 2649 de 1993 La Resolución 1887 del 2007, en sus Artículos 1, 2, 3, 4 y 5 describe a detalle los trámites de inscripción del RUT. Decreto 1295 de 1994 Ley 100 de Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha de Aprobación Fecha de Validación

10 Página 10 de Administración de Formatos Código Nombre Responsable Ubicación Acceso Tiempo de retención FIS.EG-06 Oficina de Profesional Oficina de Apoyo y Inscripción Universitario Apoyo y Seguimiento al Asociaciones Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado - de Seguimiento al Egresado Centro Egresado Interactivo Según TRD Disposición final Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado 8. Anexos No aplica

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