Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura Consejo Ejecutivo ex

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1 Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura Consejo Ejecutivo ex 139a. reunión 139 EX/21 PARIS, 12 de marzo de 1992 Original: Inglés Punto 6.4 del orden del día urovisional INFORME DEL DIRECTOR GENERAL SOBRE LA INTEGRACION DE LAS CUENTAS ESPECIALES EN EL PRESUPUESTO ORDINARIO RESTJMEN El Consejo Ejecutivo en su 136a. reunión (Decisión 8.5) decidió que la Secretaría preparara un plan para la integración de las cuentas especiales en el Presupuesto Ordinario, que debía presentarle en su 139a. reunión. El presente documento se ha preparado en cumplimiento de esa decisión. Punto que requiere una decisión: párrafo 21.

2 139 EX/21 Introducción 1. En su documento sobre el Informe Financiero y Estados de Cuentas Comprobados de la UNESCO correspondientes al Ejercicio Económico cerrado el 31 de diciembre de 1989 (documento 135 EX/19, párr. 66), el Auditor E:xterno de la UNESCO estimaba que la proliferación de cuentas especiales en la Organización dificultaba el control de los gastos. En el debate de este punto en la 135a. reunión del Consejo Ejecutivo, el Auditor Externo, que se encontraba presente, dio a conocer su posición y propuso una solución a este problema afirmando que a su juicio, convenía incluir en el documento del presupuesto un anexo en el que se agruparan todas las cuentas especiales a fin de informar a la Conferencia General de manera precisa sobre los ingresos y gastos previstos con cargo a estas cuentas (136 EX/26, Anexo, pág. 1, 1). La Secretaría procedió consecuentemente y en el documento 26 C/5 se incluyó el Apéndice IX -Resumen de los Recursos Extrapresupuestarios: Fondos Autofinanciados- del que la Conferencia General tomó nota. 2. Sin embargo, el Grupo de Trabajo ad hoc creado por el Consejo Ejecutivo para que siguiera examinando las recomendaciones del Auditor Externo no estaba seguro de que este planteamiento correspondiera a lo estipulado en el Artículo 7.1 del Reglamento Financiero. A propuesta del Grupo, el Consejo,, en su 136a. reunión, aprobó la Decisión 8.5 (párr. 3), que puede resumirse lde la manera siguiente: 0... la proliferación de Cuentas Especiales que viene registrándose desde hace varios años... debilita el control presupuestario... Y los ingresos acreditados hasta ahora en cuentas autof inanciadas se consideren Ingresos Varios y se acrediten al Fondo General, y que se aumente el Presupuesto Ordinario en la cuantía total de gastos que, de lo contrario, se hubieran cargado a esas cuentas. Y que la Secretaría prepare un plan, con políticas y fechas bien determinadas, a fin de alcanzar el objetivo señalado y solicita qule dicho plan se presente al Consejo Ejecutivo en su 139a. reunión, precedido por un informe provisional en la 137a. reunión;. 3. En su informe sobre el avance de los trabajos presentado a la 137a. reunión (137 EX/INF.3, párrs ), el Director General informo al Consejo Ejecutivo, en primer lwar, de que las cuentas de la Organizacik se habían agrupado en tres categorías: i) cuentas especiales para actividades autofinanciadas generadoras de ingresos (por ejemplo, el alquiler de locales y salas de conferencia, la venta de publicaciones y servicios) (estas cuentas son autofinanciadas); ii) fondos sociales (por ejemplo, la Caja de Seguros Médicos, el Servicio de Ahorros y Préstamos del Personal de la UNESCO); y iii) las cuentas para gastos de apoyo del programa que prestan asistencia técnica y administrativa a los fondos fiduciarios operacionales y a las cuentas especiales (por.. ejemplo la Cuenta de Gastos Generales de los Fondos Fiduciarios, la Cuenta Especial para la contribución del FNUAP) y, en segundo lupar, que el plan solicitado por el Consejo Ejecutivo se centraría en las cuentas autofinanciadas antes mencionadas, a saber:

3 139 EX/21 - pág. 2. Fondo de Información, de Enlace y de Relaciones con el Público. Fondo de Publicaciones y de Material Audiovisual. Fondo de Utilización de los Locales de la Sede. Cuenta Especial de Servicios de Documentos y Publicaciones. Cuenta Especial de Servicios de Interpretación. Cuenta Especial de Micrografía 4. El Director General propuso también que se realizara un estudio sobre la práctica Unidas. relativa a las actividades generadoras de ingresos en las Naciones 5. Por son: 1 II III consiguiente, el presente documento consta de cuatro secciones, que Introducción Fondos autofinanciados - objeto y naturaleza Prácticas seguidas en las Raciones Unidas y comparación con las prácticas habituales en la UNESCO IV Medidas propuestas Fondos autofinanciados - objeto N naturaleza II 6. El análisis de los seis fondos (cuentas) autofinanciados de que se trata pone claramente de manifiesto los elementos que tienen en común:. sirven para objetivos concretos de la Organización y se consideran indispensables mientras deban mantenerse los servicios que prestan, es decir, actividades de información al público; gestión de los Bonos de la UNESCO; promoción, producción y venta de publicaciones; alquiler de locales para conferencias; documentos y publicaciones; servicios de interpretación;. son autofinanciados* en el sentido en que los ingresos se utilizan para financiar gastos y mejorar la calidad de los bienes y servicios prestados;. son por la naturaleza generadores de ingresos, es decir, están orientados hacia los servicios y administrados con ese objetivo; * Dicho de otro modo, el irwreso estimado de en el Fondo de Utilización de los Locales de la Sede (véase c) más adelante) que procede básicamente de los alquileres pagados por las Delegaciones Permanent es, la Agencia de Viajes, el Banco, el Quiosco de Periódicos, etc., ha de compararse con el gasto estimado de esa misma cifra de , que se dedica a personal de mantenimiento, servicio de vigilancia, costos de seguro, equipo, obras de reparación, etc. Estos fondos son autofinanciados en la medida en que, en general, sus ingresos son equivalentes a sus gastos y viceversa.

4 139 E:X/21 - pág. 3. presentan una gran flexibilidad que permite que los administradores reaccionen inmediatamente a situaciones imprevistas sin te:ner en cuenta las coacciones del ciclo de dos años del Presupuesto Ordinario;. complementan y apoyan las actividades del Presupuesto Ordinario y las fortalecen considerablemente sin gastos adicionales para los Estados Miembros. 7. Algunos ejemplos prácticos pueden ser útiles para describir la función que cumplen estos fondos en la vida de la Organización: a> Fondo de Información, de Enlace Y de Relaciones con el Público, que comprende. el Sistema de Bonos de la UNESCO: la UNESCO pone a disposición de los Estados Miembros los Bonos de la UNESCO que pueden adquirirse en monedas no convertibles para financiar la compra de material educativo, científico y cultural a proveedores que exigen el pago en monedas convertibles;. el Programa Filatélico y Numismático: contribución a las actividades de información pública mediante la emisión de sellos postales y medallas, y la producción de carteles, tarjetas postales y diapositivas;. Actividades de Relaciones Públicas Apoyo a las actividades de la UNESCO: organización de mesas redondas, seminarios para periodistas y campañas de información. Estimaciones uresupuestarias para puestos Otros gastos* Total b) Fondo de Publicaciones y de Material Audiovisual Las publicaciones, revistas y material sonoro, visual y audlovisual producidos con arreglo al Programa Ordinario se reproducen con la asistencia de este Fondo para aumentar su distribución entre los Estados Miembros. Estimaciones presupuestarias para puestos Otros gastos Total * En esta rúbrica, al igual que en la de los otros fondos, "Otros gastos" comprenden: suministros, equipo, asistencia temporaria, horas extraordinarias, imprenta, viajes, costos de las reuniones, arreglos contractuales, materiales audiovisuales, etc.

5 139 EX/21 - pág. 4 c> Fondo de Utilización de los Locales de la Sede Alquiler de salas de reunión cuando no se precisan para las necesidades del Programa, de oficinas a las Delegaciones Permanentes, de plazas de estacionamiento y otros locales. Estimaciones presupuestarias Dara puestos Otros gastos Total d> Cuenta Especial de Servicios de Documentos Y Publicaciones Prestación de servicios de documentos y publicaciones técnicas a los Estados Miembros, las organizaciones no gubernamentales y las instituciones que cooperan con la UNESCO en su esfera de actividades. Estimaciones Presupuestarias Dara Puestos... Otros gastos Total e> Cuenta Especial de Servicios de Interpretación Prestación de servicios de interpretación a las reuniones de la UNESCO y a los organismos que cooperan con la UNESCO en sus esferas de competencia. Estimaciones Presupuestarias Para puestos... Otros gastos Total 380.OOO f> Cuenta Especial de Micrografía Prestación de servicios micrográficos a la Secretaría y a las organizaciones o individuos que cooperan con la UNESCO en sus esferas de competencia.

6 139 EX/21 - pág. 5 Estimaciones Presupuestarias para ,2 puestos Otros gastos OOO Total 267.OOO 8. Dejando de lado consideraciones más de fondo, su integración en el Presupuesto Ordinario para (26 C/S) habría acarreado un aumento presupuestario de (3!7%1 (y un aumento del 3,7% en el número de puestos fijados en 86) III Prácticas seguidas en las Naciones Unidas y comparación con las Drácticas habituales en la UKESCC~ 9. En las Naciones Unidas, las actividades generadoras de ingresos, que en gran medida corresponden a las de las cuentas de la UNESCO antes descritas, se integran en el presupuesto obteniéndose así un presupuesto unificado que cubre todas las actividades de la Organización: los ingresos de esas actividades se tratan como ingresos varios y los gastos se incluyen en la cuant:ía total del presupuesto..^ 10. La Asamblea General recibe un documento detallado sobre el presupuesto, con numerosos datos sobre las actividades de que se trata: venta de artículos filatélicos, medallas conmemorativas y regalos, quiosco de periódicos, funcionamiento del garaje, venta de publicaciones y servicio de atención a los visitantes. Los ingresos obtenidos de estas actividades para se han estimado en más de 58 millones de (frente a 16,s millones de en la UNESCO) e incluyen 164 puestos (frente a 86 en la UNESCO). 11. El presupuesto detallado sobre las actividades generadoras de ingresos, sometido a la aprobación de la CCAAP, la Quinta Comisión y la Asamblea General, es considerable. Habida cuenta de la naturaleza especial de esas activi- I dades -ciertos tipos de gastos deben aumentarse o disminuirse para financiar servicios solicitados por los usuarios- la flexibilidad es esencial. Si bien el Secretario General puede reducir los presupuestos, los aumentos requieren la aprobación de la Quinta Comisión, a no ser que puedan acomodarse mediante transferencias entre partidas presupuestarias. Por consiguiente, las Naciones Unidas presentan las estimaciones revisadas a la Quinta Comisión para que la Asamblea General las apruebe ulteriormente, al final de cada año intermedio en el segundo año del bienio. Si en la UNESCO se introdujeran procedimientos similares, la Conferencia General debería facultar al Consejo Ejecutivo para aumentar los presupuestos de gastos para las actividades generadoras de ingresos a fin de responder a una mayor demanda. 12. En la UNESCO, en el enfoque acumulativo que se ha adoptado hasta la fecha se tienen en cuenta las exigencias de las normas internacionales dle contabilidad, según las cuales las entradas y los gastos son fenómenos financieros

7 139 EX/21 - pág. 6 independientes del momento en que el dinero se recibe y se paga en efectivo. Las cuentas se ajustan para reflejar la repercusión de los gastos y los ingresos en los rubros siguientes: a> ajustes de las cifras de ventas correspondientes a los bienes vendidos a crédito, las suscripciones recibidas por adelantado o las consignaciones para las deudas de cobranza dudosa; b) ajustes del costo de los bienes vendidos cuando se trata de bienes entregados pero no pagados, de existencias no vendidas, o consignaciones para existencias obsoletas o de difícil salida; c> amortización progresiva de los activos fijos que tienen una esperanza de vida de varios años para poder reflejar el verdadero rendimiento de un fondo. Así pues, el aumento o la disminución del saldo (capital neto en acciones) de cada fondo en un periodo de tiempo determinado, se calculan en función de los aumentos y disminuciones de los activos y pasivos correspondientes en valores realizables netos, calculados tomando como referencia una empresa con un funcionamiento normal. 13. La incorporación de actividades generadoras de ingresos en el Presupuesto Ordinario de la UNESCO obligaría a efectuar algunos cambios importantes en los principios de contabilidad aplicados hasta ahora. De conformidad con los principios de contabilidad utilizados para el Presupuesto Ordinario, deberían introducirse las modificaciones siguientes: a> el Director General dejaría de aplicar el sistema de cuentas totalmente acumulativo que se aplicaba antes para utilizar el tipo de sistema acumulativo empleado en el Programa Ordinario, según el cual los gastos correspondientes a un ejercicio económico determinado se determinan y controlan en función de las obligaciones contraídas (pagos más obligaciones por liquidar); en el Programa Ordinario los gastos por activos fijos, inventarios y existencias se considerarían con cargo al ejercicio económico en el que se contrae la obligación correspondiente; como las cuentas son autofinanciadas, la renovación de los principales activos fijos exigiría una acumulación de reservas generadas por los ingresos de más de un ejercicio económico; se mantendrían los inventarios materiales para determinados artículos del activo material, como actualmente en el Programa Ordinario; haría falta, además, una cuenta aparte para sufragar el pasivo y amortizar los Bonos de la UNESCO; b) de conformidad con las normas de acumulación que se siguen en el Presupuesto Ordinario, las cuentas por cobrar correspondientes a los alquileres, las ventas de publicaciones, las regalías, etc., se reconocerían como ingresos del ejercicio en que se hubiera prestado el servicio o entregado las mercancías; en cuanto a El Correo, habría que deducir de los ingresos los abonos pagados por adelantado ; las cuentas por cobrar y las cuentas de los abonos pagados por adelantado, una vez establecidas, se consolidarían con los activos y pasivos del Fondo General, para poder informar periódicamente al respecto.

8 139 EX/21 - pág El Director General considera, además, que: a> los intereses devengados por superávits de caja relativos a ciertas actividades (similares a las operaciones de los Bonos de la UNESCO) no deberían sumarse en concepto de créditos al Sistema de Incentivos para el Pronto Pago de las Contribuciones, sino utilizarse, como se hace actualmente, para los gastos operacionales de apoyo de la actividad de la que proceden; b) como todos los ingresos excedentarios con respecto a los gastos que entrañan las actividades, se reintegrarán en el futuro a Ingresos Varios, el capital de operaciones para financiar las cuentas pendientes de pago, los inventarios y otros activos no realizados deberían preverse en una sección aparte dentro del Fondo de Operaciones de la Organización; cl debiera ponerse fin a la utilización de reservas para deudas de cobro dudoso, existencias obsoletas o de salida lenta, fluctuaciones monetarias, pagos al personal por cese en el servicio e imprevistos en general. 15. Estos cambios en los principios de contabilidad acarrearían por una vez gastos extraordinarios debido a las obligaciones por liquidar supe:riores a las cuentas vencidas, los activos fijos no amortizados o las exi.stencias no utilizadas. Estos gastos extraordinarios se compensarían con las reservas, consignaciones y superávit acumulados el año anterior de los correspondientes fondos generadores de ingresos. El Director General propone que los excesos de saldos se transfieran a una sección aparte del Fondo de Operaciones, a fin de contar con un capital de operaciones para financiar los aumentos reales y posibles de las cuentas pendientes de pago por alquileres o publicaciones, los otros activos que se cobrarán más tarde en efectivo y los casos imprevistos. Propone, además, la creación de una reserva dentro del Fondo General para sustituir los activos fijos obtenidos de los ingresos de más de un ejercicio económico. Si se aprueba esta propuesta, habrá que modificar el Artículo 6.2 del Reglamento Financiero relativo al Fondo de Operaciones, que se dividiría en dos partes. La cuantía de esta nueva segunda parte la determinaría la Conferencia General en cada una de sus reuniones ordinarias en función de las necesidades reconocidas. 16. En función de los nuevos principios de contabilidad, se revisaría la gestión de cada fondo o cuenta secundaria, con objeto de dejar bien definida la responsabilidad de cada operación y del equilibrio de resultados esperados. Además, parece ser el momento ideal para determinar si las diversas actividades autofinanciadas deben depender de un solo administrador principal, que sería responsable de todos los resultados operacionales y financieros esperados de estas cuentas generadoras de ingresos, y daría cuenta de los mismos. IV Medidas propuestas 17. Resulta, por consiguiente, que si se adoptara en la UNESCO un sistema similar al de las Naciones Unidas para integrar las cuentas correspondientes en el Presupuesto Ordinario, habría que estudiar medidas y procedimientos técnicamente correctos conformes con la decisión del Consejo Ejecutivo y que no perjudicaran su funcionamiento que es, en general, satisfactorio. Habría

9 139 EX/21 - pág. 8 que prestar especial atención al mantenimiento del impulso comercial de esas operaciones, que podría reducirse si no se tomaran medidas para facilitar la transición a un nuevo medio administrativo. 18. Para que la UNESCO ponga en práctica el sistema que el Consejo Ejecutivo prefiere, debe recurrir a un sistema financiero de fácil comprensión por los administradores. Ello supondría aplicar los principios de contabilidad que se siguen para el Presupuesto Ordinario. Asimismo se aplicarían los sistemas informatizados ya existentes de control del presupuesto y de los gastos. En consecuencia, deben estudiarse las medidas siguientes: al b) cl d) e> f> g> la aplicación del sistema acumulativo de contabilidad utilizado para el Presupuesto Ordinario según el cual los gastos para un determinado ejercicio económico se determinan y controlan en función de las obligaciones contraídas (pagos más obligaciones por liquidar); los inventarios y los activos fijos se cargan al presupuesto del ejercicio económico en que se han adquirido; la determinación de los ingresos sobre una base acumulativa para incluir las cuentas por cobrar en concepto de alquiler, venta de publicaciones, regalías, etc.; en cuanto a El Correo, habría que proceder a un ajuste para los abonos pagados por adelantado; la creación de reservas para sustituir los activos fijos que exigen una acumulación de ingresos en más de un ejercicio económico; una contabilidad aparte para el pasivo correspondiente a la amortización de los Bonos de la UNESCO; las cuentas por cobrar y las cuentas de los abonos pagados por adelantado se mantendrían y consolidarían con los activos y pasivos del Fondo General para poder informar al respecto; una modificación del Artículo 7.2 del Reglamento Financiero para crear un Fondo de Operaciones en dos partes, y de los Artículos 7.l y 7.2 para retener los intereses de los Bonos no amortizados y financiar los gastos de apoyo de esta operación; una modificación de la Resolución de Consignación de Créditos y un acuerdo sobre un sistema de ajuste provisional del presupuesto durante un bienio. 19. Estos cambios de los métodos de presupuestación y contabilidad de la UNESCO, que son de carácter técnico y que, si se adoptaran, obligarían a una serie de ajustes, serían complicados de poner en práctica. Sin lugar a duda, muchos en este contexto se plantearán problemas, que tal vez requieran nuevas decisiones. Por lo tanto, teniendo en cuenta los problemas de calendario para la preparación del próximo programa y presupuesto (documento 27 C/5 para ), que se iniciará en el segundo semestre de 1992, y la necesidad de obtener la aprobación de la Conferencia para modificar el Reglamento Financiero y la Resolución de Consignación de Créditos, el Consejo Ejecutivo podría considerar si esos cambios deben introducirse en el documento 27 C/5 correspondiente al ejercicio económico Otra posibilidad, que tendría en cuenta la necesidad de una etapa de transición en la ejecución, consistiría en lo siguiente:

10 139 EX/21 - pág. 9 Para el 27 C/5 ( ) otoño 1992 (140a. reunión del CE) Primavera de 1993 (141a. reunión del CE) Propuesta de medidas de integración experimentales v transitorias en el primer Proyecto de Programa y Presupuesto para Incorporación de las medidas de transición en el documento 27 C/S, si el Consejo Ejecutivo está de acuerdo. Para el 28 C/5 ( ) Primavera de 1993 (141a. reunión del CE) Otoño de 1993 Presentación al Consejo Ejecutivo de una serie de medidas concretas b.asadas sobre los principios aprobados en la actual reunión. Presentación a la Conferencia General, en su 27a. reunión, de las medidas aprobadas por el Consejo Ejecutivo. Primavera de 1994 Integración de los fondos en el proyecto de documento 28 C/S. 20. Medidas transitorias. Sin suspender las normas internacionales de contabilidad que rigen el sistema de fondos generadores de ingresos actualmente en aplicación, para la preparación del documento 27 C/5 podrían adoptarse las siguientes medidas experimentales y transitorias a fin de integrar en el Presupuesto Ordinario algunas cuentas extrapresupuestarias: i> inclusión en los planes de trabajo correspondientes del 27 C/S, de una presentación analítica de esas cuentas en la que se indique, en particular, los ingresos, los gastos y el personal; ii) introducción en la Resolución de Consignación de Créditos para de una nueva sección sobre las cuentas extrapresupuestarias con las cifras relativas a ingresos y gastos, y al personal. Dicho de otro modo, la Conferencia General consignará el Presupuesto Ordinario por medio de un voto formal, como ha venido haciendo hasta ahora. Los Fondos antes mencionados se presentarán en una nueva sección de la Resolución de Consignación de Créditos, y la Confe- I rencia General tomará nota de la disposición correspondie:nte; iii) inclusión en un apéndice ampliado del documento 27 C/5 ( basado en el Apéndice IX del 26 C/5 - Resumen de los Recursos Extrapresupuestarios : Fondos Autofinanciados) de amplios datos sobre las cuentas especiales de que se trate (por ejemplo, ingresos, fuentes, gastos, descripción del objetivo, personal). 21. Si el Consejo Ejecutivo está de acuerdo con estas propuestas, podría considerar la aprobación de una decisión concebida en los siguientes términos: El Consejo Ejecutivo, 1. Habiendo examinado el informe del Director General sobre la integración de cuentas especiales en el Presupuesto Ordinario (documento 139 EX/21),

11 139 EX/21 - pág Reconociendo las ventajas que puede presentar la integración de las cuentas especiales en el Programa Ordinario para la adopción de decisiones y el seguimiento del Programa y Presupuesto de la UNESCO, 3. Considera que los ingresos acreditados hasta ahora en las cuentas autofinanciadas deberán tratarse como ingresos varios y acreditarlos en el Fondo General, y que el Presupuesto Ordinario deberá aumentarse en una cantidad igual a la cuantía total de los gastos que se habrían incluido, si no, en esas cuentas; 4. Aprueba, a tal efecto, la aplicación de los siguientes principios y procedimientos contables: al b) c> d) e) la aplicación del sistema acumulativo de contabilidad utilizado para el Presupuesto Ordinario, según el cual los gastos correspondientes a un ejercicio económico determinado se determinan y controlan en función de las obligaciones contraídas (pagos más obligaciones por liquidar); los inventarios y los activos fijos se imputan al presupuesto del ejercicio económico en que se adquirieron; la determinación de los ingresos sobre una base acumulativa para que incluyan las cuentas por cobrar en concepto de alquiler, vehta de publicaciones, regalías, etc.; en lo relativo a El Correo, habría que proceder a un ajuste para los abonos pagados por adelantado; la creación de reservas para sustituir los activos fijos que exigen una acumulación de ingresos en más de un ejercicio económico; el establecimiento de una contabilidad aparte para el pasivo correspondiente a la amortización de los Bonos de la UNESCO sin limitación de tiempo; las cuentas por cobrar, las cuentas vencidas y las cuentas de los abonos pagados por adelantado se mantendrán y consolidarán con los activos y pasivos del Fondo General, y se presentarán informes sobre las mismas; 5. Invita al Director General a que, en su 141a. reunión, presente una serie de propuestas concretas para modificar el Reglamento Financiero con objeto de aplicar los principios enunciados y los procedimientos contables para los intereses obtenidos del Fondo de Información, de Enlace y de Relaciones Públicas, así como para la división del Fondo de Operaciones en dos partes, con miras a su aplicación el 1 de enero de 1996; 6. Invita. además, al Director General a que, con carácter experimental, incluya las cuentas especiales de que se trata en el Proyecto de Programa y Presupuesto para (27 C/S), concretamente en la Resolución de Consignación de Créditos, en los Planes de Trabajo y en el Apéndice, con datos amplios sobre los ingresos, los gastos y el personal; 7. Pide al Director General que estudie la creación de un mecanismo para la gestión central de las actividades generadoras de ingreso a cargo de un funcionario principal, responsable de los resultados operacionales y financieros de esas actividades y que dé cuenta de ellos.