PROGRAMA DE ESTÍMULOS A LA INVESTIGACIÓN, DESARROLLO TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN CONVOCATORIA 2015 PREGUNTAS FRECUENTES ALCANCE DEL DOCUMENTO

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1 PROGRAMA DE ESTÍMULOS A LA INVESTIGACIÓN, DESARROLLO TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN CONVOCATORIA 2015 PREGUNTAS FRECUENTES ALCANCE DEL DOCUMENTO El presente documento es de carácter auxiliar para la mejor comprensión de las obligaciones de las empresas y una mejor aplicación del gasto respecto del ejercicio de los recursos asignados para la ejecución de la Propuesta 1. No sustituye a lo señalado en los Términos de Referencia, el Convenio de Asignación de Recursos (CAR) y demás normatividad aplicable, que son los documentos de observancia obligatoria para las empresas sino que los complementa. En consecuencia, el contenido de estas Preguntas Frecuentes debe entenderse como una herramienta auxiliar de consulta para los Sujetos de Apoyo 2, destinada a evitar observaciones por las instancias de control, rechazos en auditorías, reembolso de recursos y en general, cualquier circunstancia ajena al propósito central del Programa 3 de incentivar la innovación tecnológica en la empresa, la vinculación academia empresa, así como la generación y valorización de propiedad intelectual. Toda notificación, solicitud o consulta deberá dirigirse al Secretario Ejecutivo del Programa, el Mtro. Hugo N. Pérez González, Director de Innovación de la Dirección Adjunta de Desarrollo Tecnológico e Innovación de CONACYT. Es importante mencionar que el hecho de que una propuesta haya sido aceptada, no implica que la clasificación y aplicación posterior del gasto descrita en ella sea correcta o bien, se encuentre por ese hecho autorizado. Conforme al Convenio de Asignación de Recursos, se aprueba un monto para cada rubro (Anexo 1) y será total responsabilidad del Sujeto de Apoyo la aplicación correcta de las erogaciones, su registro y el ingreso adecuado de la información en los reportes correspondientes, en apego a la normatividad vigente. 1 La Propuesta es toda la información presentada en el sistema del CONACYT compuesta por los anexos y los campos de la solicitud en línea (la solicitud de apoyo). 2 El Sujeto de Apoyo es la persona moral de nacionalidad mexicana beneficiada por el Programa de Estímulos a la Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación, Convocatoria Se refiere al Programa de Estímulos a la Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación (PEI), Convocatoria 2015, ya sea bajo la modalidad INNOVATEC, INNOVAPYME O PROINNOVA. Página 1 de 16

2 RELACIONADAS CON EL MANEJO DE LOS APOYOS ECONÓMICOS 1. Es posible utilizar los recursos del Programa para invertirlo en un instrumento financiero, como Certificados de la Tesorería (CETES) o algún otro tipo de inversión que me genere algún rendimiento? R. El recurso NO puede ser invertido para producir rendimientos. El recurso debe ser destinado únicamente para el desarrollo del proyecto y sólo en los rubros autorizados. Asimismo, sí la cuenta donde se recibió el apoyo de CONACYT generó algún rendimiento, éste deberá reintegrarse al CONACYT. 2. Es posible hacer cambios de cuenta bancaria, después de haber recibido el depósito del apoyo por parte de CONACYT? R. Si, previa notificación por escrito del Sujeto de Apoyo al Secretario Ejecutivo del PEI, señalando los motivos del cambio y de ser el caso, adjuntar la documentación soporte necesaria, asimismo los datos bancarios de la cuenta inicial y la nueva cuenta, la cual siempre deberá ser para uso exclusivo del proyecto. Es posible el uso de cuentas concentradoras y transferir el recurso ministrado a esta cuenta? R. Sí, previa notificación al Secretario Ejecutivo, de acuerdo a lo descrito en el segundo párrafo de la Cláusula Séptima Cuenta de Cheques del Convenio de Asignación de Recursos. 3. El Sujeto de Apoyo requiere llevar una contabilidad especial para el proyecto? R. Sí. Es obligación del Sujeto de Apoyo llevar una contabilidad (expediente y registro) que permita la identificación de los recursos incorporados a los proyectos apoyados, del total del monto presupuestado para el proyecto, es decir, incluyendo los gastos a cargo de la empresa, el apoyo económico recibido y los gastos de vinculación. Dichos registros y documentos deberán ser guardados por un periodo máximo de 5 años de acuerdo a lo establecido en el CAR previendo futuras auditorías al proyecto. 4. Debido a que el costo de un bien o servicio es cubierto tanto con recursos del Sujeto de Apoyo como con recursos del CONACYT, cómo se deben presentar las facturas? R. Las facturas de cada gasto realizado por un bien o servicio, deben estar a nombre del Sujeto de Apoyo y deben ser pagadas con ambos recursos y la misma formará parte de la contabilidad de la empresa, del expediente y registro exclusivo del proyecto. 5. Una vez que se recibieron los recursos en la cuenta exclusiva que abrió el Sujeto de Apoyo, cómo se deben ejercer los gastos desde la cuenta? R. El uso de los recursos destinados por el CONACYT para el pago a cada proveedor deberá hacerse a través de la cuenta exclusiva del proyecto, en proporción al porcentaje de apoyo recibido. Para ello, como opciones de estrategia de operación de los recursos del CONACYT, la empresa puede: a. Depositar la proporción que le corresponda al Sujeto de Apoyo a la cuenta exclusiva del proyecto (en la que se reciben los recursos del CONACYT) y desde esta cuenta realizar los pagos. Página 2 de 16

3 b. Realizar los pagos a los proveedores, en las proporciones que resultan a partir de lo asentado en el Anexo I del Convenio de Asignación de Recursos, a través de cuentas propias. c. Podrá realizarse la transferencia de la proporción del apoyo desde la cuenta del proyecto a la cuenta del Sujeto de Apoyo al final de cada mes. En cualquiera de los casos, se deberá acreditar contablemente en la cuenta exclusiva, la proporción correspondiente del porcentaje apoyado por el CONACYT considerando el IVA. 6. Si previo a la recepción del apoyo económico la empresa ha realizado gastos asociados al proyecto 4, cuál es el procedimiento para reponer los gastos ya efectuados con los recursos apoyados? R. El Sujeto de Apoyo podrá transferir desde la cuenta del CONACYT la parte proporcional de los gastos efectuados, a la cuenta de la empresa (reembolso). Se sugiere hacer un movimiento por cada rubro, para una mayor identificación y control. 7. Es posible realizar adecuaciones presupuestales? R. Sí es posible, de acuerdo a lo establecido en el numeral 10.1 de nombre ADECUACIONES PRESUPUESTALES de los Términos de Referencia que a la letra dice: Los Sujetos de Apoyo podrán realizar adecuaciones presupuestales en rubros al interior de cada uno de los tipos de gastos identificados en el inciso 4.2 de los presentes Términos de Referencia (Gasto Corriente, Gasto de Inversión y Gasto de Vinculación); es decir, sólo podrán realizar modificaciones entre partidas que corresponden a Gasto de Vinculación, o sólo entre partidas que corresponden a Gasto de Inversión o sólo entre partidas que corresponden a Gasto Corriente. Queda exceptuados los rubros de Investigadores Asociados y Estudiantes asociados, los cuales no podrán ser reducidos bajo ninguna circunstancia. Todo cambio de partida deberá ser informado por escrito al Secretario Ejecutivo del Programa y reportado en los Informes Financieros correspondientes. En caso de cambio de partidas en el rubro de Gasto de Vinculación, se deberá presentar carta de conformidad de la IES/CI que verán reducida su asignación inicial de recursos reportada en la propuesta. 8. Cuál es la fecha límite para el ajuste presupuestal? Cuál es el procedimiento a seguir? R= Para el caso de la Convocatoria 2015 las fechas son las siguientes: Solicitud de cambio de la Institución Vinculada y Responsable Técnico: fecha límite 30 de septiembre del Adecuaciones presupuestales, cambios del Grupo de Trabajo y cambio de Responsable Administrativo: fecha límite 9 de diciembre del Por ejemplo, si el proyecto arrancó desde enero y recibió el recurso de CONACYT en julio, los gastos asociados del proyecto de enero a junio. Página 3 de 16

4 Para conocer el procedimiento a seguir es necesario que consulten el Manual de Usuario de Cambios y Adecuaciones Convocatoria En caso de realizar una adecuación presupuestal, se debe contar con la autorización por parte del CONACYT o sólo se debe informar? R. No se debe autorizar ni se debe informar en 2015, las adecuaciones presupuestales se realizan en la plataforma, y ésta se encuentra configurada con las condiciones y restricciones necesarias para aceptar o rechazar cambios, por lo anterior no se requiere una autorización por escrito. 10. En caso de realizar una adecuación presupuestal, se debe informar a la afianzadora? R. No se debe informar a la afianzadora. 11. Es posible realizar adecuaciones presupuestales a rubros en los cuales no se solicitó inicialmente presupuesto? R. Sí, es posible, en condiciones excepcionales, plenamente justificadas y bajo los procedimientos que se describen en el numeral 10.1 de los Términos de Referencia de nombre Adecuaciones Presupuestales. 12. A partir de qué fecha se reconocen las adecuaciones presupuestales? R. A partir del 1 de enero de ejercicio fiscal. 13. Es posible destinar recursos de un rubro o partida (corriente, inversión y/o vinculación) a otro en caso de tener un ahorro o un subejercicio? R. Si es posible, pero sólo dentro de los casos previstos en los Términos de Referencia, numeral 10.1 Adecuaciones Presupuestales (rubros de un mismo tipo de gasto), siempre que se realice dentro del período previsto y de ser el caso deberá informar a la Afianzadora correspondiente Fuera de los procedimientos o de los plazos antes señalados, no es posible, por lo que cualquier ahorro o subejercicio deberá reintegrarse al CONACYT al finalizar el proyecto. 14. Si en la compra de un bien o servicio indicado para el proyecto se presenta un ahorro respecto a lo presupuestado, cómo se deberá ejercer el apoyo otorgado por el CONACYT? R. En cada caso, los recursos del CONACYT se utilizan para solventar el costo actual del bien o servicio en el porcentaje correspondiente 5 incluyendo I.V.A. Si el costo actual es menor al presupuestado, quedara un remanente, éste podrá aplicarse en el mismo rubro y/o partida de gasto, es decir, transferirlo a otra partida hasta agotarlo, siempre y cuando: 1) no se haya superado el número de bienes y servicios especificado en la partida o concepto y 2) se justifique que dicha compra adicional es inherente al desarrollo del proyecto. 5 De acuerdo a la modalidad del Programa si el proyecto es individual o vinculado (véase página 2 de los Términos de Referencia). Página 4 de 16

5 De haber agotado la compra de bienes o el pago de servicios que corresponda, si persiste un remanente, se podrán realizar Adecuaciones Presupuestales. De lo contrario, el remanente debe ser reembolsado al CONACYT en el plazo establecido. 15. Es posible el cambio de la compra de un equipo dentro de la misma partida solicitada en el presupuesto original de adquisiciones? R. Debe recordarse que conforme a los Términos de Referencia, el Gasto de Inversión incluye tres rubros: Equipo de cómputo, Plantas piloto experimentales y Equipo de laboratorio, cada uno de ellos con una descripción genérica. En consecuencia estos cambios son permitidos siempre y cuando efectivamente el nuevo equipo a adquirir corresponda al rubro en el que el Sujeto de Apoyo presupuestó el recurso con el que se pretende adquirirlo. El Sujeto de Apoyo deberá informar por escrito al Secretario Ejecutivo del Programa cualquier cambio de equipo descrito inicialmente en su propuesta, explicando las razones de la sustitución y/o modificación, y debe hacer constar el cambio en el Informe Técnico final, y éste cambio no debe modificar los elementos técnicos que permitieron la aprobación de la Propuesta. El Sujeto de Apoyo deberá incluir esta notificación como anexo al dictamen financiero del despacho. Los cambios de equipos no justifica recibirlos fuera del ejercicio fiscal de apoyo. 16. Es posible que el Sujeto de Apoyo presente facturas a nombre de una persona moral distinta? R. No es posible. Sólo se permite considerar facturas a nombre del Sujeto de Apoyo, no importando que, de ser el caso, la otra persona moral pertenezca al mismo corporativo que el Sujeto de Apoyo. 17. Es posible presentar facturas de un mismo proveedor como comprobante del gasto para todos los rubros apoyados? R. El Sujeto de Apoyo deberá evitar presentar facturas de un mismo proveedor, de ser el caso se deberá informar y justificar las razones al Despacho Contable que auditará el proyecto, mismas que deberán incluirse en el dictamen contable del proyecto. 18. En caso de que suba el costo de un bien o servicio extranjero debido a la variación del tipo de cambio nominal, es posible utilizar los recursos del CONACYT para absorber total o parcialmente el diferencial del valor presupuestado al valor actual de dicho producto? R. Sólo si se realiza la adecuación presupuestal prevista en el numeral 14 de éste documento. En caso contrario, la empresa deberá cubrir la diferencia por el incremento del costo asociada al tipo de cambio nominal. 19. En caso de que alguno de los bienes y/o servicios adquiridos para el proyecto sean entregados por el proveedor en fecha posterior al ejercicio fiscal 2015, puede presentarse la factura para justificar el gasto? R. No, todos los bienes y/o servicios comprobados con facturas del 2015, deberán recibirse durante el ejercicio fiscal 2015, de acuerdo a lo establecido en el numeral 5.2 de nombre Rubros Financiables cuarto párrafo que señala: En general, serán elegibles todos aquellos gastos necesarios para la buena ejecución de la propuesta, que sean efectivamente realizados durante el ejercicio fiscal 2015 y cuyos bienes o servicios asociados sean recibidos por la empresa, en su carácter de Sujeto de Apoyo durante el mismo ejercicio fiscal Página 5 de 16

6 20. Es posible considerar los gastos efectuados en fechas anteriores a la ministración del proyecto? R= Sí es posible, de acuerdo a lo descrito en el tercer párrafo del numeral 5.1. Monto de apoyo de los Términos de Referencia 2015 que a la letra dice: Serán reconocidos los gastos elegibles efectuados desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre de 2015, o desde la fecha de inicio que declare el proponente dentro del periodo referido. Este apoyo no generará ninguna obligación al CONACYT para el otorgamiento de apoyos en ejercicios fiscales previos o subsecuentes RELACIONADO CON EL GRUPO DE TRABAJO Y LOS GASTOS ASOCIADOS 21.- Es posible hacer pagos por montos diferentes durante el desarrollo del proyecto al equipo de trabajo? R. Sí es posible, no es necesario que se le pague al integrante y/o integrantes del equipo de trabajo un monto igual cada mes, la condicionante es que el monto pagado al integrante y/o integrantes del equipo de trabajo corresponda al monto total comprometido en la propuesta inicial, de ser el caso el despacho deberá verificar que coincida el monto total presupuestado con el monto total pagado en forma global y no mensual Es posible hacer pagos al equipo de trabajo en un primer periodo por sueldos y salarios y un segundo periodo por servicios externos (outsourcing) u otra partida elegible para el Grupo de Trabajo? R. Sí es posible, no es necesario que se le pague al integrante y/o integrantes del equipo de trabajo durante todo el ejercicio fiscal solo por sueldos y salarios o por servicios externos (outsourcing) u otra partida elegible para el Grupo de Trabajo, la condicionante es que no podrá pagar al mismo tiempo una parte por sueldos y salarios, y la otra por servicios externos, asimismo se debió haber realizado una adecuación presupuestal o tener recursos en los rubros correspondientes y se clasifique el comprobante del gasto en el rubro que corresponda. Es importante mencionar que la plataforma presentó una deficiencia al no permitir registrar a una persona dos veces en el grupo de trabajo a menos que fuera borrada, para evitar el rechazo del gasto por el Despacho Contable se deberá proporcionar evidencia al despacho de que el integrante y/o integrantes del equipo de trabajo formaron parte del grupo de trabajo inicial y la forma en que le fue pagado y subir la evidencia en la plataforma y en estos casos se deberá dejar la observación por parte del Despacho a Reserva de la validación del CONACYT. 23. Qué tipo de gastos pueden considerarse dentro del rubro de Sueldos y Salarios? R. Sólo podrá ser considerado el pago del personal debidamente registrado en la nómina de la empresa o los pagos del personal contratado por Asimilados a Salarios, y que se encuentre incluido dentro del Equipo de Trabajo 6 indicado en la Propuesta. 6 El Grupo de Trabajo es el personal directamente relacionado con la realización del proyecto de IDTI descrito por la empresa, para el cual se definieron claramente pagos, horarios y actividades en la Propuesta. Los estudiantes e investigadores asociados forman parte del Grupo de Trabajo, sin embargo se cuenta con una partida específica para cubrir las erogaciones que se efectúen con ese concepto. Página 6 de 16

7 El documento probatorio debe ser el recibo de nómina timbrado o bien el recibo de honorarios asimilados que cumpla con todos los requisitos fiscales. 24. Se podrá incluir en el rubro de sueldos y salarios el gasto que la empresa realiza por el outsourcing y/o los honorarios simples? R. No. En la partida de sueldos y salarios sólo se puede incluir al personal registrado en la nómina y los honorarios asimilados a salarios. Los gastos por honorarios o por Outsourcing sólo podrán ser acreditables dentro de la partida de servicios externos especializados. Si no se previeron dentro del presupuesto inicial, podrá sujetarse a lo previsto en el numeral 10.1, antes de la fecha prevista, para efectuar la adecuación presupuestal correspondiente. Vale la pena insistir que bajo ninguna circunstancia los recursos erogados por outsourcing o los cubiertos por un tercero (por ejemplo una empresa o filial del mismo grupo empresarial) serán considerados como parte de los sueldos y salarios contemplados en los gastos elegibles. 25. En el caso de las nóminas cubiertas antes de la recepción del apoyo, cómo se debe organizar el expediente de recibos? R. Se debe llevar un expediente por cada uno de los integrantes del Grupo de Trabajo previsto en la propuesta a los que se les realiza el pago de nómina, que debe incluir los recibos de nómina timbrados y demás documentación comprobatoria. Debe recordarse que, al igual que los demás gastos elegibles, una parte de estos es cubierta por la empresa y otra por el CONACYT y no incluye prestaciones 7, retenciones, impuestos. Sólo se cubre el sueldo bruto. El expediente debe estar disponible para cualquier supervisión o fiscalización. 26. Para los gastos de viáticos y pasajes, de quién y qué conceptos son elegibles? R. Los gastos de viáticos y pasajes sólo son acreditables para los integrantes del Grupo de Trabajo, que estén en la nómina de la empresa, los Estudiantes Asociados e Investigadores Asociados contratados, que se encuentren registrados en la Propuesta y sólo para comisiones distintas a su lugar de adscripción habitual, directamente relacionadas con el cumplimiento del objeto del proyecto y que hayan sido descritas en la propuesta. Los gastos elegibles son: - Pasajes: incluye los gastos de transporte terrestre o aéreo de clase turista. Pueden acreditarse los gastos de combustible y peajes sólo al comprobarse que el vehículo es propiedad del Sujeto de Apoyo o del comisionado. Los gastos por peajes con pago electrónico (IAVE) sólo serán aceptados presentando el estado de cuenta donde se realiza el cargo. - Viáticos: Sólo son acreditables los gastos de hospedaje y alimentación. 7 No incluye ningún tipo de prestación impuesto o retenciones como: vales de despensa, vales de gasolina, INFONAVIT, bonos, prima vacacional, AFORE, IMSS, ISR, ISPT, etc., o cualquier pago adicional al sueldo. Página 7 de 16

8 Los documentos probatorios deben ser factura o recibo con validez fiscal, deberán ser comprobados de forma individual, asimismo en el caso de los pasajes se debe indicar el origen y destino. No se consideran elegibles los gastos de pasajes y viáticos por asistencia a los talleres proporcionados por CONACYT, ni por la asistencia al CONACYT por trámites administrativos (firma del CAR, firma de pagaré, entrega de documentos etc.) 27. Cómo compruebo los gastos por conceptos de pasajes y viáticos del personal que se encuentra por outsourcing o por empresa filial? R. Los gastos por éstos conceptos deberán ser considerados dentro del costo del servicio proporcionado por la empresa que presta el servicio (outsourcing o empresa filial) y comprobados por medio de una factura se deberá especificar que los gastos de viaje y viáticos serán absorbidos por el contratado, deberá ser comprobada en el rubro de Servicios Nacionales. 28. Para el caso de los Investigadores Asociados, éstos pueden estar laborando en una IES o CI? Cómo puedo comprobar el gasto? Los Investigadores Asociados, no deben estar laborando a la IES vinculada ni encontrarse contratados por alguna institución o asociación. El gasto debe ser comprobado a través de una factura propia del Investigador o recibo de honorarios. 29. Es posible modificar la integración del grupo de trabajo durante la realización del proyecto? R. Sí, siempre y cuando esté plenamente justificada, y de acuerdo a lo previsto de acuerdo a lo previsto en el inciso 10.2 CAMBIO DE INTEGRANTES DEL GRUPO DE TRABAJO de los Términos de Referencia y/o indicaciones nuevas. Se debe considerar que para el 2015, las modificaciones se realizan en la plataforma electrónica de CONACYT en donde deberán dar de alta el CVU del personal que se incorpora al desarrollo del proyecto, para lo cual deberán consultar y considerar lo descrito en el Manual de Usuario de Cambios y Adecuaciones Convocatoria En qué casos no se aplica la retroactividad de integrantes de equipo de trabajo y en qué casos sí. R.- No aplica retroactividad antes de la ministración de recursos y después de la fecha prevista en el Manual de Usuario de Cambios y Adecuaciones Convocatoria Es posible realizar cambio de Responsable Técnico o Administrativo del proyecto? R. Si, solamente en casos debidamente justificados, el Sujeto de Apoyo podrá realizar, cambios en los responsables Técnico o Administrativo del Proyecto, conforme a lo establecido en el numeral 10.4 de los Términos de Referencia de la convocatoria Para realizarlo deberá consultar y considerar lo descrito en el Manual de Usuario de Cambios y Adecuaciones Convocatoria 2015 Página 8 de 16

9 32. Qué acciones se deben de realizar en caso de que durante el transcurso del proyecto se haga un cambio de Responsable Legal? R. Se deberá actualizar dicha información en el RENIECYT, cumpliendo con el procedimiento establecido en dicha área. Una vez actualizada la información en RENIECYT se deberá notificar el cambio por escrito al Secretario Ejecutivo del Programa 33. Es posible cubrir los gastos de Pasajes y Viáticos efectuados por los tres responsables del proyecto (administrativo, técnico y legal) con los recursos otorgados por el CONACYT,? R. No, únicamente se pueden acreditar los gastos del Responsable Técnico, quien estará participando en el proyecto como parte del Equipo de Trabajo de acuerdo a lo previsto en el punto Qué tipo de gastos son elegibles para el rubro de Difusión? R. Sólo aplica para presentación o exposición de los resultados finales o parciales directamente obtenidos como consecuencia del desarrollo de la propuesta, donde los participantes estén adscritos al proyecto, el Sujeto de Apoyo sea el exponente y sean realizados durante el ejercicio fiscal Incluye el gasto por inscripción y la renta de un stand. 35. Qué tipo de gastos son elegibles para el rubro de Publicaciones, ediciones e impresiones? R. Aplica para material impreso ó presentaciones electrónicas cuya finalidad sea la difusión y/o divulgación de los resultados finales o parciales directamente obtenidos como consecuencia del desarrollo de la propuesta del proyecto y sean realizados durante el ejercicio fiscal Son elegibles los gastos de papelería y tóner para las impresiones que se realicen en el rubro de Publicaciones, ediciones e impresiones? R= No. Este rubro sólo aplica en servicio para material impreso ó presentaciones electrónicas. No aplica para volantes publicitarios, tarjetas de presentación, rotulación de autos o impresión de lonas publicitarias. 37. Para el requisitado del Concentrado de gastos, es posible englobar los gastos en un solo renglón? R. No, aun cuando en una factura se hayan pagado varias personas (caso de sueldos) o varios equipos o materiales, se deberá desglosar por renglón e ingresar el monto que le corresponde para cada uno. RESPECTO DE LA VINCULACIÓN 38. Cómo debe efectuarse la entrega de los recursos aprobados para el gasto de vinculación por parte del Sujeto de Apoyo a las Instituciones de Educación Superior Nacionales (IES) y/o a los Centros de Investigación Públicos Nacionales (CI)? R. El pago debe ser por cheque, depósito o transferencia electrónica. De ninguna manera se aceptará el pago en especie ni aún por acuerdo con las Instituciones o Centros vinculados. Página 9 de 16

10 39. Es posible hacer cambio de Institución Vinculada? R. Si es posible, únicamente en condiciones excepcionales, plenamente justificadas, y sujetos a las condiciones y restricciones establecidas en el numeral 10.3 de los Términos de Referencia de la convocatoria Para realizar dicho cambio deberá consultar y considerar lo descrito en el Manual de Usuario de Cambios y Adecuaciones Convocatoria Para realizar un cambio de Institución vinculada es necesario presentar la carta de Conformidad de la Institución aceptando la baja? R= Para la convocatoria 2015, No es necesario. 41. Si se quiere un cambio de institución vinculada por incumplimiento al convenio y atraso en los entregables y ésta se niega a proporcionar la carta de conformidad, puede hacerse el cambio de institución aún sin contar con la carta? R. Si se puede hacer el cambio y preferentemente se deberá notificar al Secretario Ejecutivo de ésta situación. 42. Es posible modificar el monto de apoyo de vinculación presupuestado por medio de un acuerdo con las instituciones participantes? R. Si es posible, únicamente en condiciones excepcionales, plenamente justificadas, y sujetos a las condiciones y restricciones establecidas en el numeral 10.3 de los Términos de Referencia de la convocatoria y deberá presentarse la carta de conformidad de la o las Instituciones que verán reducido su presupuesto inicial. Para realizar dicho cambio deberá consultar y considerar lo descrito en el Manual de Usuario de Cambios y Adecuaciones Convocatoria Aplican también para IES y CI los mismos gastos elegibles y no elegibles de la convocatoria? Se les realiza también auditoria a éstas? R. No aplican los mismos gastos elegibles. Las auditorias que realiza o le realizan al CONACYT las instancias de control en el marco del Programa, se le practican al Sujeto de Apoyo. Las auditorias que en su caso se le realicen a las IES o CI, serán las que prevean sus ordenamientos internos, la normatividad aplicable y por las autoridades competentes para tal acción de control pero no son determinadas por el CONACYT. 44. Se debe presentar un desglose detallado de los gastos que las universidades lleven a cabo? R. No. La elección de las partidas y montos de gasto de vinculación es una responsabilidad pactada entre la empresa y las instancias académicas involucradas. En lo que respecta a la comprobación del gasto ejercido con el CONACYT, el documento probatorio de la canalización de recursos es la factura o recibo fiscal fechado en el ejercicio fiscal 2015 con validez fiscal en la que se describa en el concepto el servicio realizada por la institución. La Institución vinculada deberá entregar al Sujeto de apoyo un reporte de las actividades realizadas en su participación como instancia vinculada, que deberá presentar el Sujeto de Apoyo durante el proceso de cierre del proyecto. El reporte de actividades debe presentarse en el formato establecido por el CONACYT. Página 10 de 16

11 45. Se considera el pago de la vinculación como donaciones? R. No, constituyen un ingreso para las instancias académicas. 46. Las IES extranjeras pueden ser consideradas para la vinculación? R. No, la vinculación sólo se refiere a las IES que ofrecen estudios con validez oficial en México o los Centros de Investigación públicos mexicanos. 47. Qué procede en caso de que la IES y/o CI NO culminen los trabajos de vinculación comprometidos en el marco del proyecto vinculado dentro del ejercicio fiscal 2015? R. Se Incumple con lo establecido en los Términos de Referencia, numeral 52 de nombre Rubros Financiables cuarto párrafo que señala: En general, serán elegibles todos aquellos gastos necesarios para la buena ejecución de la propuesta, que sean efectivamente realizados durante el ejercicio fiscal 2015 y cuyos bienes o servicios asociados sean recibidos por la empresa, en su carácter de Sujeto de Apoyo durante el mismo ejercicio fiscal Si la institución con la que me vinculé, no le fue posible emitirme la factura en el ejercicio fiscal 2015, debo notificarlo al Secretario Ejecutivo y considerar el gasto? NO es necesario notificarlo al Secretario Ejecutivo porque en ningún caso es procedente presentar una factura 2016, Es total responsabilidad de Sujeto de Apoyo recibir la factura que comprueba el gasto de vinculación con los requisitos exigibles con fecha en el Qué sucede si la Institución vinculada no me desglosa IVA en la factura? La Institución o Centro deberá presentar la justificación y el soporte fiscal al Despacho Contable del motivo por el cual la institución no trasfiere IVA en sus facturas y debe presentarse como documento adjunto al dictamen. GASTOS DE BECAS 50. Si dentro del proyecto se previó la incorporación de Estudiantes Asociados, cómo se aplica y comprueban los gastos correspondientes? R. El Sujeto de Apoyo puede cubrir los montos correspondientes por cualquier modalidad de contratación (nómina, honorarios simples o asimilados a salarios, etc.), incluso puede hacer constar el pago mediante un recibo simple. En este último caso, debe presentar un documento firmado por el beneficiario de la beca en el que indique el monto recibido, el nombre de la razón social de la que recibe el apoyo, el número del proyecto en el que participó y una descripción de su participación dentro del proyecto. Es importante tomar en cuenta las siguientes condiciones: - El becario debe de ser estudiante activo (ya sea en el curso de créditos o en la elaboración de tesis) de maestría o doctorado en alguna institución académica. - No podrá recibir este apoyo el estudiante de maestría o doctorado que, durante el período de desarrollo del proyecto, reciba alguna beca de otro programa del CONACYT. Página 11 de 16

12 Sí se consideraron para este rubro, estudiantes que pertenecen a la institución vinculada, el gasto debe estar considerado dentro del gasto de Vinculación, es decir el Sujeto de Apoyo no podrá pagarle al Estudiante Asociado. - En caso de que en la Propuesta no se indiquen los nombres de los becarios (pero existan recursos presupuestados para ello) o se quiera realizar algún cambio de becario, se deberán realizar el alta del estudiante dentro del Grupo de Trabajo, para lo cual deberán deberá consultar y considerar lo descrito en el Manual de Usuario de Cambios y Adecuaciones Convocatoria Cuál es la partida del Desglose Financiero del Sistema de Captura del que se pueden tomar recursos para los gastos por concepto de becas? R. Los pagos se realizan a través de la partida de Estudiantes Asociados, siempre y cuando estén considerados en el presupuesto de la Propuesta y en el Equipo de Trabajo. RESPECTO DEL INFORME FINANCIERO Y EL DICTAMEN FORMULADO POR UN DESPACHO DE AUDITORÍA EXTERNA 52. Se deberá dictaminar la Propuesta por parte del despacho Auditor al 100% de los gastos elegibles, sobre una muestra o sólo de los recursos entregados por el CONACYT? R. El dictamen se referirá y verificará al 100% de los gastos totales del proyecto, es decir, tanto los acreditables a la empresa como los recursos provenientes del CONACYT y se deberán considerar las normas de contabilidad aplicables a las empresas y la normatividad vigente del Programa. Debe recordarse igualmente que se considerará al proyecto en una sola etapa que corresponde al año fiscal Se deben validar en el sistema electrónico del SAT el 100% de las facturas que se presentan al Despacho Contable? Sí. Es un requisito indispensable que todas las facturas cuenten con la validación ante el SAT para poderlas considerar válidas como comprobación del gasto, en caso contrario, se considerarán como gasto no elegible al incumplir con éste requisito y deberán reintegrar el porcentaje del gasto no elegible. 54. El dictamen del despacho debe ir en un formato en especial? R. A partir de la Convocatoria 2015, el proceso de cierre de los proyectos apoyados se llevará a cabo a través de la nueva plataforma electrónica en el sistema electrónico de CONACYT, diseñada exclusivamente para el Programa de Estímulos a la Innovación. Éste nuevo proceso contempla que el Despacho Contable acreditado ante la función pública lleve a cabo directamente en línea dentro del sistema electrónico de CONACYT la revisión del Reporte Financiero requisitado por la empresa y el llenado del Dictamen Financiero. 55. Qué Despacho auditor se debe contratar para elaborar el dictamen al Informe Financiero? R. Solo los Despachos Contables acreditados por la Secretaría de la Función Pública. Página 12 de 16

13 56. Qué pasa si en el estado en el que se realiza el proyecto no hay un despacho certificado por la Secretaría de la Función Pública? R. Las empresas pueden contratar cualquier despacho autorizado por la Secretaría de la Función Pública, no importando su ubicación geográfica mientras se encuentre acreditado por la Secretaría de la Función Pública. 57. Se podrá recibir el servicio del despacho auditor en enero 2016 y también presentar una factura con fecha 2016? R. Si se puede recibir el servicio de auditoria por parte del Despacho auditor en enero 2016, y NO se podrá presentar como comprobación del gasto una factura El Despacho Contable es el responsable de requisitar los datos del Reporte Financiero y el Concentrado de Gastos así como de enviar el Informe Financiero de cierre? R= Es total responsabilidad del Sujeto de Apoyo requisitar la información, en el 2015 será el Despacho Contable el encargado de finalizar en la plataforma electrónica el informe financiero sin dejar de ser responsabilidad del Sujeto de Apoyo la validación de que fue enviado. TEMAS DIVERSOS 59. Se podrán utilizar recursos para el pago de rentas, luz, agua, teléfono, internet, etc.? R. En ningún rubro se pueden utilizar recursos para el pago agua, teléfono, internet. Para el caso de rentas, sólo serán elegibles las rentas de los STANDS para la presentación de los resultados en seminarios, expos o congresos y en el rubro de Escalamiento y Planta piloto para renta terrenos para pruebas agrícolas o pecuarias 60. Se podrá utilizar recursos para el pago de personal administrativo, Responsable Administrativo y/o Legal, el contador o para la secretaria? R. Sólo podrán utilizarse recursos para el pago de los integrantes del grupo de trabajo que realicen actividades técnicas relevantes para la consecución de los fines del proyecto, por lo que la formación académica y experiencia profesional deben ser acordes a las actividades que realizará. Por lo anterior, NO se podrán utilizar recursos del programa para los Responsables Administrativo y/o Legal, al ser el primero responsable del control contable y administrativo, así como de la correcta aplicación y comprobación de los recursos canalizados por el CONACYT, el segundo es la persona física acreditada ante RENIECYT con las facultades para contraer los compromisos a nombre de la empresa, así como proporcionar la información referente a la misma para iniciar el proceso de presentación de solicitudes. Sólo en casos en los que el Representante Legal y el Responsable Administrativo formen parte del Grupo de Trabajo y realicen actividades técnicas sustantivas para el proyecto se podrá acreditar un porcentaje de los gastos efectuados, al desempeñar, por obvia necesidad de sus representaciones legal y administrativas, actividades diferentes a las sustantivas del proyecto en el tiempo empleado al mismo, y sólo podrá considerársele hasta un 75% del gasto real ejercido. A reserva de lo que sea determinado por la Dirección de Innovación. Página 13 de 16

14 61. Los gastos por mantenimiento o calibración a equipos existentes que se utilizan para el desarrollo del proyecto son gastos elegibles? De ser así, en qué rubro deben incluirse? R. Ningún tipo de mantenimiento es un gasto elegible por lo que no puede incluirse en ningún rubro y éste debe ser cubierto en su totalidad por el Sujeto de Apoyo. 62. Qué asuntos se deberán notificar al CONACYT? R. Cualquier cambio a lo planteado en la propuesta original, en escrito dirigido al Secretario Ejecutivo del Programa. SOBRE LOS IMPUESTOS: 63. Qué tipo de impuestos se pueden considerar con el apoyo otorgado? R. Sólo se considera elegible el I.V.A 64. Si el monto presupuestado en la propuesta fue ingresado sin I.V.A cómo debo considerar el registro de mis gastos? R. En este caso se deberá considerar para efectos del registro el subtotal de cada factura que formara parte de la comprobación de los gastos, asimismo deberán presentar al despacho auditor un documento que exprese los motivos por los cuales los gastos registrados fueron considerados sin el I.V.A y se deberá ingresar como documentos anexo al Dictamen. 65. Para el caso de recibos de nómina qué importe se debe considerar como gasto elegible? R. Se deberá considerar en proporción al porcentaje previsto en la propuesta y las percepciones como se muestra en la Figura 1 Figura 1 Página 14 de 16

15 66. Para el caso de recibos de Honorarios qué importe se debe considerar como gasto elegible? R. Se deberá considerar las percepciones como se muestra en la Figura 2. Figura En caso de que el SUJETO DE APOYO no ejerza la totalidad de los recursos asignados al PROYECTO cuando deberá efectuar su devolución al CONACYT? R.- A más tardar el 08 de enero de 2016 se deberá contar con la solicitud de línea de captura para su reintegro a la Tesorería de la Federación y una vez que se le haga llegar ésta, cuenta con 2 días hábiles para realizar el reintegro y enviar el comprobante de pago, independientemente de la fecha de vigencia de la misma En que documento se puede verificar información sobre pagos y actividades del Grupo de trabajo R.- El documento en el que se puede verificar es en el Anexo de nombre Protocolo de la propuesta. 69. Para cuestiones contables, cómo se considera el recurso apoyad, para efectos del ISR o del I.V.A? R= todas las dudas contables y fiscales del recurso otorgado por CONACYT derivado del programa, debe ser atendida por el contador de la empresa o consulta directa con el SAT. 70. En qué rubro se debe considerar el gasto por materia prima, reactivos o insumos para pruebas? R= El gasto por materia prima, reactivos o insumos debe considerarse dentro del gasto del rubro de Otros. Página 15 de 16

16 71. En qué rubro se puede considerar el gasto por la asesoría o consultoría para la presentación de la propuesta o proyecto? R= En ningún rubro puede considerarse los gastos por asesoría y/o consultoría para la obtención de recursos, no es un gasto elegible, al ser un gasto previo a la existencia del proyecto. 72. Puede considerarse gasto elegible por adecuaciones o remodelaciones menores? R= Si Son gastos elegibles aquellas adecuaciones o remodelaciones menores a las instalaciones, siempre y cuando éstas sean indispensables para el desarrollo del proyecto. 73. Se puede incluir como gasto elegible la renta de vehículos para traslados del personal del Grupo de trabajo? La renta de vehículos no es un gasto elegible, por lo que no debe ser considerado dentro de ningún rubro. De acuerdo a los Términos de Referencia sólo puede ser acreditados los gastos de pasajes, de vehículos propiedad del Sujeto de Apoyo o del comisionado y sólo para traslados fuera del lugar de adscripción. 74. Los gastos por el traslado (flete) de los equipos especializados o material al lugar donde se instalarán es un gasto elegible? de ser así en qué rubro debo considerarlo? R= No son gastos elegibles los pagos por flete, por lo que no debe considerarse dentro de ningún rubro y debe ser absorbido por el Sujeto de Apoyo. En caso de que la factura por la compra de un equipo incluya el costo del flete, éste no deberá ser considerado cuando se registre la factura en el Concentrado de gastos. 75. En qué rubro se pueden incluir las capacitaciones técnicas especializadas? R= Las capacitaciones Técnicas Especializadas deben considerarse dentro del rubro de Otros 76. Si recibí o actualmente recibo asesoría de una oficina de transferencia tecnológica el costo de este servicio es un gasto elegible? de ser así en qué rubro debo incluirlo? R=Serán elegibles los gastos realizados a la OTT siempre y cuando ésta realice actividades Técnicas sustantivas para el proyecto y deberá presentar el contrato de servicio y debe ser considerado dentro del rubro Servicios Especializados a Terceros Nacionales. Si la asesoría que la OTT proporcionó fue para el ingreso de la propuesta para la obtención del apoyo de CONACYT, este no será un gasto elegible. Página 16 de 16