PROCEDIMIENTO ANTECEDENTE E INDAGACION PRELIMINAR

Transcripción

1 1. OBJETIVO Determinar la ocurrencia del presunto daño ocasionado al patrimonio del estado e identificar los posibles autores del mismo, en si tiene como finalidad determinar: La competencia del órgano fiscalizador. La ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal. La entidad afectada. Identificación de los servidores públicos o particulares que hayan causado o intervenido o contribuido al daño patrimonial 2. ALCANCE: Comienza desde el auto de asignación de antecedente hasta el auto de cierre de la misma. 3. BASE LEGAL: Ley 1474 de 2011 Ley 1437 de 2011 La ley 610 de agosto 15 de 2000 La expedición de la Ley 42 de 1993 es el desarrollo de los siguientes preceptos constitucionales: Constitución Política de Colombia: Artículo 268. Atribuciones del Contralor General de la República. Artículo 271. "Los resultados de las Indagaciones Preliminares adelantadas por la Contraloría tendrán valor probatorio ante la Fiscalía General de la Nación y el Juez competente". Artículo 272. "La vigilancia de la Gestión Fiscal de los Departamentos, Distritos y Municipios, donde haya Contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva." Ordenanza numero 008 de Abril 5 de DEFINICIONES INDAGACION PRELIMINAR.- La Indagación Preliminar es el conjunto de actuaciones preprocesales que tienen por objeto verificar la competencia del Órgano Fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado el detrimento o intervenido o contribuido a él, al igual que sus bienes o derechos cautelables. Página 1 de 6

2 PRUEBAS.- La prueba, ha sido definida como, "todo lo que sirve para darnos la certeza acerca de la verdad de una proposición. La certeza esta en nosotros, la verdad en los hechos. Aquella nace cuando uno cree que conoce ésta; más por la falibilidad humana, puede haber certeza donde no haya verdad y viceversa". (CARRARA, Francesco, Programa, Bogotá, 1957 Tomo II, pag 381) ASEGURAMIENTO DE LAS PRUEBAS.- Tal como lo dispone el Art. 29 de la Ley 610 de 2000, el funcionario competente para adelantar la Indagación Preliminar (o el proceso), en ejercicio de las facultades de policía judicial tomará las medidas que sean necesarias para asegurar que los elementos de prueba no sean alterados, ocultados o destruidos. Con tal fin podrá ordenar entre otras las siguientes medidas: disponer vigilancia especial de las personas, de los muebles, o inmuebles, el sellamiento de éstos, la retención de medios de transporte, la incautación de papeles, libros, documentos o cualquier otro texto informático o magnético. LA RESERVA EN LA INDAGACION PRELIMINAR.- El artículo 20 de la Ley 610 de 2000, establece que las actuaciones adelantadas durante la indagación preliminar y el proceso de responsabilidad fiscal son reservadas y que por tal razón ningún funcionario podrá suministrar información, ni expedir copias de piezas procesales, salvo que las solicite autoridad competente para conocer asuntos disciplinarios, judiciales o administrativos. El incumplimiento de la obligación de guardar la reserva de las diligencias constituye falta disciplinaria, la cual será sancionada por la autoridad competente con multa de cinco (5) a diez (10) salarios mínimos mensuales. TRAMITE DE LA INDAGACION PRELIMINAR.- Recibida la información (noticia, denuncia, información para trámite oficioso) en la Dirección Técnica de Responsabilidad Fiscal (DTRF), deberá realizarse, previa evaluación para determinar si procede o no la Indagación Preliminar. OBJETO DE LA INDAGACION PRELIMINAR.- La verificación de la competencia del órgano fiscalizador (recursos departamentales, municipales y sus entidades descentralizadas, empresas sociales del estado, instituciones educativas, etc.). La afectación al patrimonio estatal y su cuantificación. La determinación de la entidad afectada. La identificación de los servidores públicos y de los particulares que hayan causado detrimento, intervenido o contribuido a el. PROCEDENCIA DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR Cuando no existe certeza acerca de los siguientes elementos: Ocurrencia del hecho. Página 2 de 6

3 Causación del daño patrimonial con ocasión del acaecimiento del hecho. Entidad afectada. Determinación de presuntos responsables. RECAUDO DEL MATERIAL PROBATORIO. En la Indagación Preliminar son admisibles todos los medios probatorios reconocidos en la Legislación Colombiana; entre ellos, el testimonio, los documentos, informes técnicos, los que serán evaluados, en su conjunto de acuerdo con las reglas de la sana critica y la persuasión racional, como se indicó en el acápite de pruebas. Prueba documental Sin querer incurrir en el desueto sistema de tarifa legal, es preciso enfatizar que la prueba documental es por excelencia la idónea y fundamental, en la que la administración plasma sus decisiones relacionadas con la gestión fiscal. Resulta del caso considerar que, en desarrollo de la Indagación Preliminar se deben aportar pruebas documentales, pertinentes y conducentes al esclarecimiento de los hechos cuya irregularidad con incidencia fiscal se predica; pues en virtud de los principios de economía procesal, celeridad y eficacia, se evita el desgaste institucional de la Contraloría Departamental del Tolima, que se ocasionará si los funcionarios competentes resultaran practicando pruebas. De otro lado, con su aporte oportuno a la Indagación, se evita que, ante la advertencia de posibles irregularidades, sean ocultados por los implicados. Constituyen prueba documental, entre otros, los oficios, certificaciones, nóminas, ordenes de ingreso y egreso de almacén, cuentas de pago, cuentas de cobro, contratos y actas. También se consideran documentos: Los escritos, comunicaciones vía fax, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. (Art.251 del C.PC.). Dentro de estos documentos, dada la importancia que revisten para el desarrollo del futuro proceso de responsabilidad fiscal, los funcionarios que realicen Indagación Preliminar, deberán recaudar, entre otros: Marcas de escritura sobre las hojas de papel subyacente a la escrita, recados póstumos o anónimos, amenazas escritas o denuncias. Documentos tales como cuentas, facturas, contratos, ordenes de suministro, pólizas, cheques y otros títulos valores. Fotocopias de las hojas de vida de los presuntos responsables fiscales con el fin de indagar sobre los bienes. Declaraciones de bienes y rentas de los presuntos responsables fiscales. Página 3 de 6

4 Nombramientos y actas de posesión de los servidores públicos o copia de contratos de prestación de servicio para determinar la responsabilidad para la época de los hechos. Certificados de sueldos de los presuntos responsables que se encuentren activos en su cargo. Copia de los actos precontractuales, contractuales y postcontractuales (documentos e información sobre obras adicionales, actas de iniciación, terminación y recibo de obra y liquidación de contratos). Desde luego se deberán allegar solamente los referidos al hecho irregular. Cotizaciones o avalúo de bienes y servicios para la fecha de las diversas etapas contractuales a fin de determinar posibles sobrecostos. Actas de juntas directivas o del órgano rector de la entidad. Pólizas de cumplimiento y otras garantías. Pólizas de manejo de los presuntos responsables. Manuales de funciones de los presuntos responsables fiscales. Tarjetas de kárdex, comprobantes de egreso o ingreso de bienes de almacén. Libros, minutas de entrada y salida de bienes de almacén de la entidad, Comprobantes de pago y recibos de caja. Documentos de registro mercantil, de la Superintendencia de Sociedades y de otros organismos de vigilancia y control. Actas o documentos de juntas de socios, aprobación de compras, evaluación de contratos, de entrega y recibo de inventarios. Conceptos jurídicos y técnicos sobre aprobación o idoneidad de garantías para otorgamiento de créditos. Actas de aprobación de créditos. Soportes técnicos y/o contables y financieros sobre el patrimonio vigente para la época de la aprobación del crédito y fecha de desembolso. Reestructuraciones efectuadas al crédito, indicando montos, fecha y el órgano que lo aprueba. Estado actual de la operación crediticia, indicando fecha de vencimiento de las cuotas y vencimiento final, si existe recomposición de cartera, ofertas, etc. Establecer los hechos, si es del caso, del por qué se encuentra en cobro jurídico y las acciones adelantadas. Fundamento concreto sobre la lesión patrimonial. Estados financieros. Libros de contabilidad y balances. Información y documentos sobre constitución de parte civil u otras acciones iniciadas por la entidad para recuperar faltantes fiscales. Copias de informes de Auditoría anteriores, Actas de visitas especiales practicadas por los órganos de control. Informes sobre pérdidas de bienes. Copias de actuaciones disciplinarias o administrativas de control interno de la entidad, por pérdida o daño de bienes o fondos de la nación. Página 4 de 6

5 Información y documentos de acciones penales iniciadas por delitos contra la administración pública o conexos. Copia de estatutos, resoluciones, directivas, circulares y otros documentos o actos administrativos que haya proferido la entidad sujeto de control fiscal, que regulen su funcionamiento interno y que tengan relación con el hecho auditado o investigado. Fotografías, cintas magnetofónicas o de vídeo, cuadros, pinturas, y otros documentos relacionados con el hecho sometido a vigilancia fiscal. De conformidad con lo dispuesto en el Art. 253 del Código de Procedimiento Civil, modificado por el D.E de 1989, Art. 1, numeral 116, los documentos se aportarán al proceso originales o en copia. Esta podrá consistir en trascripción o reproducción mecánica del documento. Las actuaciones se surtirán desde su inicio en original. En la organización del expediente se agregarán los documentos, en el orden de llegada conformando cuadernos de 200 folios, debidamente numerados en orden consecutivo ascendente sin interrupción, así: Auto de Asignación de Competencia, Auto de Apertura de Indagación Preliminar, Antecedente (noticia, denuncia o informe), los demás documentos que soportan las actuaciones en orden cronológico conforme a su expedición o recibo, informe evaluativo y auto de traslado o de apertura de proceso de responsabilidad fiscal, según el caso. 5. CONDICIONES GENERALES Existen riesgos en los que no debe incurrir el investigador fiscal tales como: Iniciar procesos de Responsabilidad Fiscal con hechos inexistentes o que no sean constitutivos de daño patrimonial. Iniciar procesos de Responsabilidad Fiscal sin la completa identificación de los presuntos responsables y la entidad afectada. Se debe declarar la caducidad de la acción fiscal, cuando han pasado cinco años de la ocurrencia del hecho y no se ha iniciado el proceso de Responsabilidad Fiscal (Art. 9 ley 610 de 2000 ).. 6. ACTIVIDADES Página 5 de 6

6 Las actividades de la Indagación preliminar aquí descritas se les dará trámite de conformidad con el artículo 39 de la Ley 610 de 2000, 8. No. ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibir la denuncias, el hallazgo o el traslados de otras entidades o dependencias de la Contraloría Evaluar lo recibido y tomar decisiones: 1. Asignar el antecedente para su evaluación al investigador respectivo. (pasar actividad 3) 2. Asignar para sustanciar la indagación preliminar.(pasar actividad 6) Analizar, declara y decidir por parte del investigador fiscal y líder del proceso si hay lugar a impedimento y comunicarlo. Recaudar y analizar el material probatorio que soporta el antecedente Emitir informe de avaluación de antecedente si hay lugar continuar con indagación Preliminar o auto de archivo de antecedente si no hay merito se realizar indagación preliminar 6. Iniciar indagación preliminar 7. Analizar los documentos soportes, Determinar y practicar las pruebas conducentes, pertinentes y útiles para la investigación aplicando la normatividad vigente Analizar la información recopilada para proferir: Auto de archivo de indagación preliminar o Cierre de la indagación preliminar ordenando apertura de proceso de responsabilidad fiscal DTRF. Investigador DTRF Investigador DOCUMENTO DE REFERENCIA Formato de participación o de control fiscal RRF-001 RRF-002 RRF-003 RRF- 004 RRF-005 RRF-006 RRF-009 RRF-012 RRF-013 Página 6 de 6