CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS ACADEMIA DE LAS LENGUAS MAYAS DE GUATEMALA Informe de Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006 Guatemala, mayo de 2007

2 Academia de Lenguas Mayas de Guatemala Página Resumen Gerencial 1 Resultados de Auditoría 2 Objetivos de Auditorìa 3 Alcance de Auditoría 4 Dictamen 6 Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 7 Informe sobre Control Interno 14 Informe sobre Cumplimiento 21 Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 30 Funcionarios Responsables 32

3 1 RESUMEN GERENCIAL ANTECEDENTES Mediante Decreto No , se crea la Ley de Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala, como una entidad estatal autónoma, con personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, patrimonio propio y jurisdicción administrativa en toda la República en materia de su competencia. La Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala, tiene por finalidad promover el conocimiento y difusión de las Lenguas Mayas e investigar, planificar, programar y ejecutar proyectos lingüísticos, literarios, educativos, culturales y dar orientación y servicios sobre la materia. Para el cumplimiento de sus funciones se aprobó el Presupuesto General de Ingresos y Egresos para la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala, por el ejercicio fiscal comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2006 por la cantidad de Q 32,812,347.00, según Acuerdo del Consejo Superior de la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala número de fecha , devengando la cantidad de Q26,721,

4 2 RESULTADOS DE AUDITORÍA HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Expedientes incompletos del personal (Hallazgo de Control Interno No.1) Inadecuados registros auxiliares de control (Hallazgo de Control Interno No.2) No se registra en libro auxiliar el inventario de bienes muebles (Hallazgo de Control Interno No.3) 4 Contradicción entre el nombramiento de comisión y viático constancia (Hallazgo de Control Interno No.4) 5 Licitación sin cumplir con requisitos legales (Hallazgo de Control Interno No.5) 6 Formularios de ingreso no autorizados por la Contraloría General de Cuentas en la venta de libros (Hallazgo de Control Interno No.6) 7 8 Falta de un control adecuado de activos fijos (Hallazgo de Control Interno No.7) Manuales de funciones y procedimientos desactualizados (Hallazgo de Control Interno No.8) HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO 1 Los contratos no son aprobados y las fianzas no se presentan oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No.1) No se presenta oportunamente copia de contratos (Hallazgo de Cumplimiento No.2) No se registran las donaciones de inmuebles (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Inadecuada programación del plan operativo anual (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Falta de publicación de contratos en Guatecompras (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Cotización sin cumplir con requisitos mínimos legales (Hallazgo de Cumplimiento No.6) 7 Reposiciones de fondo rotativo no se presentan mensualmente (Hallazgo de Cumplimiento No.7)

5 3 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Emitir opinión sobre la razonabilidad de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, para el Ejercicio Fiscal 2006 de Academia de Lenguas Mayas de Guatemala. Obtener suficiente entendimiento del control interno así como en el entorno al sistema contable utilizado, relacionado con los programas, proyectos, actividades y obras utilizando el método de cuestionario y narrativo para evaluar el riesgo inherente, riesgo de control y poder determinar el riesgo de detección identificando las áreas criticas para establecer el porcentaje de la muestra. Evaluar el trabajo efectuado por la Unidad de Auditoría Interna UDAI, para determinar la confiabilidad de su trabajo, y apoyarse en este para realizar la auditoria a la ejecución presupuestaria. Evaluar la estructura del Control Interno de la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Evaluar las posibilidades de irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos de la institución. Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia, eficacia y economía de los programas de la entidad, contribuyendo con recomendaciones para mejorar la administración.

6 4 Se evaluó los siguientes aspectos: ALCANCE DE AUDITORÍA Control interno, para identificar las áreas críticas y condiciones reportables Las operaciones financieras, realizando pruebas sustantivas y de cumplimiento a los procesos, sistemas integrados, registro de operaciones y otros documentos, así como procedimientos que generan la información. Los informes y trabajo desarrollado por la Unidad de Auditoría Interna UDAI. La ejecución presupuestaria orientada al análisis de resultados y efectos de los programas presupuestarios. Ingresos Con base a la ejecución presupuestaria, se aplicaron criterios para selección de la muestra, elaborando los programas de auditoría para cada rubro de ingresos, aplicando los procedimientos siguientes: Los ingresos que fueron percibidos y registrados de conformidad con la base legal. Las conciliaciones bancarias, para comprobar los movimientos de efectivo por los ingresos percibidos y los intereses devengados. El registro y presentación de conformidad con principios de contabilidad y presupuestarios. Que hayan sido ingresados oportunamente a cuentas bancarias. Egresos Con base a la ejecución presupuestaria, se aplicaron criterios para la selección de la muestra, elaborando los programas de auditoría para cada grupo de egresos, aplicando los procedimientos siguientes: Se utilizó el reporte consolidado de la ejecución del presupuesto por programas, grupo y renglón de gasto. Se examinó el porcentaje establecido de acuerdo a la evaluación de la estructura de control interno y los riesgos inherentes y de control plasmados en la cédula correspondiente conforme a su naturaleza, aplicando el criterio de importancia relativa, a manera de satisfacerse de la razonabilidad de los egresos por programa y grupo de gasto. Se verificó el cumplimiento a la legislación aplicable en el uso y manejo de los fondos asignados. Modificaciones Presupuestarias En la evaluación a las modificaciones presupuestarias, se aplicaron los siguientes procedimientos: Se analizaron los documentos legales que respaldan las modificaciones, recortes, ampliaciones y transferencias internas, con la finalidad de establecer el monto definitivo aprobado para los programas presupuestarios.

7 5 Se revisaron los registros contables para establecer si las disminuciones, incrementos y transferencias internas efectuadas, fueron operadas en los registros contables correspondientes y su presentación en los estados financieros, ejecución y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos. Caja y Bancos Se verificó la razonabilidad de los saldos de las cuentas de Caja y Bancos al 31 de diciembre 2006.

8 DICTAMEN Señores Junta Directiva Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala Ciudad Hemos auditado el Balance General adjunto de la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Ingresos y Egresos y Estado de Ejecución y Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros, basados en nuestra auditoría. Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certeza razonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examen sobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los estados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de las estimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestra opinión. En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala, al 31 de diciembre de 2006, los resultados de sus operaciones, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados. Guatemala, 30 de mayo de 2007

9 ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS

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16 14 Señores Junta Directiva Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala Ciudad INFORME SOBRE CONTROL INTERNO En la planeación y ejecución de nuestra auditoría al Balance General adjunto de la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Ingresos y Egresos, y Estado de Ejecución y Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría, con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura del control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operaciones de la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la Gerencia en los estados financieros, son los siguientes: Expedientes incompletos del personal (Hallazgo de Control Interno No.1) Inadecuados registros auxiliares de control (Hallazgo de Control Interno No.2) No se registra en libro auxiliar el inventario de bienes muebles (Hallazgo de Control Interno No.3) 4 Contradicción entre el nombramiento de comisión y viático constancia (Hallazgo de Control Interno No.4) 5 Licitación sin cumplir con requisitos legales (Hallazgo de Control Interno No.5) Guatemala, 30 de mayo de 2007

17 15 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Expedientes incompletos del personal (Hallazgo de Control Interno No.1) Condición Al evaluar los expedientes en custodia de la encargada de Personal, se comprobó, que únicamente está archivada la solicitud de vacaciones y no hay evidencia de que el personal contratado con cargo a los renglones presupuestarios 011 Personal Permanente y 022 Personal por Contrato haya gozado vacaciones; tampoco existe constancia por pago de indemnización y vacaciones por retiro, así como de actualización de datos generales. Criterio El Acuerdo No ,de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la Norma 3: "Se refiere a los criterios legales, técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución pública, para que el sistema de administración de personal se defina y ajuste en función de los objetivos institucionales, para alcanzar eficiencia, efectividad, economía y equidad en las operaciones." Causa La Academia no tiene definida una política administrativa en cuanto a las funciones de un departamento de Recursos Humanos. Efecto Reclamo por parte de los trabajadores de prestaciones ya canceladas y expedientes incompletos del personal. Recomendación Que Junta Directiva, gire instrucciones para que se analice financieramente la organización de un Departamento de Recursos Humanos, con el propósito de corregir y evitar deficiencias administrativas como la citada anteriormente. Comentarios de la administración Damos fe de todos los trabajadores han gozado de vacaciones, prueba de ello se está llenando las constancias de vacaciones en Sede Central y Comunidades Lingüísticas y se entregará en el menor tiempo posible. Sí existe constancia por pago de indemnización, mismas que constan en el archivo contable de la ALMG y que pueden ponerse a la vista en momento de requerirse. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración no lo desvanecen. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 4, para el Director Administrativo, por la cantidad de Q 2,

18 16 Inadecuados registros auxiliares de control (Hallazgo de Control Interno No.2) Condición Las facturas por combustible pagadas en las comunidades lingüísticas, no consignan datos de los vehículos y no se dispone de control auxiliar que permita conocer los consumos por unidad vehicular. Las compras que se anotan en el libro de control de ingresos y egresos de almacén se reportan en forma cronológica de manera general, lo cual no permite identificar las compras de un mismo producto, así como las existencias. Criterio El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, el numeral 9 literal d, indica: "Para el uso de cuentas de control, la apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema en sí; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones; se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operación requiera." Causa Falta de aplicación por parte del personal que interviene en los procesos, de los procedimientos y normas que deben observarse en cuanto a registros y controles auxiliares. Efecto No permite visualizar las compras por renglón ni se conoce las existencias a fecha determinada, así como, riesgo de mal uso de combustible. Recomendación Que Junta Directiva instruya de forma inmediata al Director Administrativo para que solicite a la Sección de Talonarios de la Contraloría General de Cuentas la autorización de libros de registro de combustible, para la sede central y para cada una de las comunidades lingüísticas, consignando como mínimo: No. de placa del vehículo, nombre del funcionario o empleado que solicita el combustible, destino, kilometraje inicial y final, cantidad de galones y el valor consumido; también debe evaluarse la implementación de entradas, salidas y existencia de bienes en hojas movibles (kardex). Comentarios de la administración En el año pasado se trabajó en un plan piloto para el control de combustible. Las compras que se anotan en el libro de control de ingresos y egresos de almacén se reportan en forma cronológica de manera general, lo cual permite identificar las compras de un mismo producto, así como las existencias. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, por no existir libro auxiliar de control de combustible y el control de registro de entradas, salidas y existencias no es real. Acción Correctiva Sanción Económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Director Administrativo, por la cantidad de Q2,

19 17 No se registra en libro auxiliar el inventario de bienes muebles (Hallazgo de Control Interno No.3) Condición En el libro de inventario de Activos Fijos (Registro 30995), se reportan las adiciones de cada año, no así, el inventario de todos los bienes que conforman el patrimonio de la Institución; por consiguiente no existe resumen de inventario y tampoco se realiza inventario físico. Criterio El Acuerdo No. A de la Contraloría General de Cuentas, Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, numeral 5.5 establece: "Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables." Causa Inobservancia a las Normas de Control Interno Gubernamental. Efecto No existen registros auxiliares que respalden los estados financieros. Recomendación Que Junta Directiva, gire instrucciones al Director Administrativo, para que solicite capacitación a la Contraloría General de Cuentas, así mismo evalúe la implementación de hojas movibles para el control de inventario. Comentarios de la administración Hay inventario físico y se practica el mismo anualmente en las Comunidades Lingüísticas y Sede Central, al final de cada ejercicio fiscal y en varios de ellos con su respectivo valor. Mediante oficio Administrativo No se ha instruido inmediatamente al encargado de inventarios de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala para que se haga el consolidado y la cuantificación de todos los bienes que conforman el patrimonio de la institución. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que esta práctica no sustituye el registro contable del inventario de bienes de la Academia, en el libro respectivo. Acción Correctiva Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Director Administrativo y Director Financiero, por la cantidad de Q2,

20 18 Contradicción entre el nombramiento de comisión y viático constancia (Hallazgo de Control Interno No.4) Condición En el pago de viáticos en el interior, se detectó que las liquidaciones tienen enmiendas y correcciones, además no coincide la hora de salida de la Academia con la hora de llegada al lugar de la comisión, así como la hora de salida del lugar de la comisión y la llegada a la sede central de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala. Criterio El Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de Gastos de Viático para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado, artículo 12 establece: "El personal que sea designado para el desempeño de una comisión oficial en el interior del país, deberá solicitar del jefe de la dependencia donde se cumpla la comisión o de una autoridad competente de la localidad, que mediante su firma y sello indique en el formulario V-C Viático Constancia, lugar de permanencia, fecha y hora de llegada y salida." Causa Falta de claridad en las instrucciones al personal de la Academia al hacerlo en forma verbal y sin sustento en normas legales. Efecto Cálculo incorrecto en las cuotas diarias, generando incertidumbre en los pagos realizados al personal en concepto de viáticos. Recomendación Que Junta Directiva, gire instrucciones al Director Administrativo, con el propósito de que este instruya a todo el personal de la Academia sobre el procedimiento correcto, para llenar la forma de viático constancia. Comentarios de la administración La Academia de Lenguas Mayas de Guatemala ha implementado una política interna institucional muy exigente en hacer uso de nombramiento de Comisión y viáticos, ha sido funcional, no obstante la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala ha sido muy exigente en el cumplimiento de los horarios. Respecto a los cálculos incorrectos, no existe, toda vez que en su oportunidad se comprobó que los mismos estaban hechos correctamente. Los Funcionarios y Empleados Públicos de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, se comprometen a controlar estrictamente el llenado de los formularios de viáticos para garantizar el tiempo de permanencia en el lugar a efectuar la comisión. Asimismo los Directivos de la ALMG instruirán al personal de la institución para aplicar las recomendaciones del Auditor Gubernamental actual inmediatamente. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, debido a que el comentario de la administración no desvanece el mismo. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Presidente y Director Administrativo, por la cantidad de Q2, para cada uno.

21 19 Licitación sin cumplir con requisitos legales (Hallazgo de Control Interno No.5) Condición De acuerdo a documentación adjunta al CUR 979 de fecha , se suscribió contrato administrativo de fecha con la empresa Ingeniería y Representaciones Sociedad Anónima, por Q1,639, por equipo de televisión para la Dirección de Canal 5, en el cual no se consignan precios unitarios de los bienes, y las órdenes de compra y pago incluyen valores a lápiz. Adicionalmente, dicho equipo no fue instalado, como lo estipula el contrato. Criterio El Decreto No , Ley de Contrataciones del Estado, artículo 6 establece "Las ofertas y contratos que se presenten y/o suscriban, para el suministro de bienes y servicios, para la contratación de obras, deben contener el precio unitario de cada uno de los renglones que lo integran, expresados en quetzales, tanto en número como en letras, cuando corresponda". La cláusula quinta del contrato administrativo , indica que la empresa se compromete a instalar el equipo. Causa Incumplimiento a la normativa establecida para la elaboración del contrato, establecida en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como la falta de revisión por parte de Asesoría Jurídica en cuanto al contenido del mismo. Efecto Falta de transparencia en el precio de los bienes y un posible deterioro de los mismos. Recomendación Que Junta Directiva, instruya al asesor jurídico, para que revise el contenido de los contratos. Así mismo, se debe agilizar los trámites para que el contratista cumpla con instalar el equipo adquirido, según lo establecido en el contrato. Comentarios de la administración Las órdenes de compra se emitieron en forma global, tomando en consideración las anotaciones en lápiz para corroborar la descripción y cantidades de los bienes en factura, dejando constancia que fueron posteriores a la compra y que antes de efectuar el pago se verificó un resumen general del evento de licitación pública compuesta por tres páginas. Los precios unitarios aparecen en la solicitud de cotización así como respaldadas por las propias facturas de la empresa en la que están individualizados los precios y los bienes sumando un total de Q. 1, 639, por lo tanto el proceso del evento fue transparente al mismo tiempo la ALMG se ha cuidado en todos los procesos de compras. En cuanto a la no instalación del equipo de Canal 5 no se ha logrado por los procesos burocráticos del Estado por ejemplo la autorización en cuanto a la remodelación de la sede de la ALMG por ser patrimonio cultural de la Nación por parte del Ministerio de Cultura y Deportes, la autorización por parte de la Municipalidad de San Lucas, la autorización del Consejo Nacional de Áreas Protegidos CONAP que hasta este año 2007 fueron aprobados, sin embargo el compromiso de la empresa permanece. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, debido a que hubo incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado, además el equipo se encuentra en custodia del Director de Canal 5, por no contar la Academia con las condiciones necesarias para instalarlo. Acción Correctiva Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del

22 20 Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56 para el Presidente, Director Administrativo y Director Financiero, por la cantidad de Q29, para cada uno.

23 21 INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO Señores Junta Directiva Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala Ciudad Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonable acerca de si el Balance General adjunto de la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Ingresos y Egresos, y Estado de Ejecución y Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha, están libres de errores importantes, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinión. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsiones resultantes de tales fallas o violaciones, es importante en relación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento: Los contratos no son aprobados y las fianzas no se presentan oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No.1) No se presenta oportunamente copia de contratos (Hallazgo de Cumplimiento No.2) No se registran las donaciones de inmuebles (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Inadecuada programación del plan operativo anual (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Falta de publicación de contratos en Guatecompras (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Cotización sin cumplir con requisitos mínimos legales (Hallazgo de Cumplimiento No.6) Reposiciones de fondo rotativo no se presentan mensualmente (Hallazgo de Cumplimiento No.7) Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento, al formarnos una opinión respecto a si los estados financieros de la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala, por el año terminado el 31 de diciembre de 2006, se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los términos de las leyes y regulaciones aplicables. Guatemala, 30 de mayo de 2007

24 22 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Los contratos no son aprobados y las fianzas no se presentan oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Condición Al evaluar los contratos suscritos con cargo al renglón presupuestario 029 Otras Remuneraciones al Personal, por un valor de Q5.457,217.54, se comprobó que las fianzas de cumplimiento no se presentan oportunamente y que los contratos no están aprobados por la máxima autoridad de la Academia de las Lenguas Mayas. Criterio El Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 26 establece: "La suscripción del contrato deberá hacerla el funcionario de grado inferior al de la autoridad que lo aprobará. Previo a la aprobación del contrato deberá constituirse la garantía de cumplimiento correspondiente. El contrato deberá ser aprobado en todos los casos, dentro de los diez (10) días calendario contados a partir de la presentación por parte del contratista de la garantía de cumplimiento a que se refiere el artículo 65 de la Ley." Causa Incumplimiento a las disposiciones establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, específicamente lo referente a la aprobación de contratos. Efecto Falta de vigencia de las condiciones contractuales pactadas, pudiendo existir reclamos por parte de la Academia, que legalmente puedan no prosperar. Recomendación Que Junta Directiva, gire instrucciones para que todos los contratos suscritos, se trasladen al Consejo Superior para la aprobación correspondiente y que las fianzas de cumplimiento sean presentadas en los plazos establecidos por la Ley. Comentarios de la administración Tardanza de firmar contratos por dos razones: Falta de recurso humano en la Presidencia, elaboración de contratos con diferentes fechas. Respecto a los contratos las autoridades de la ALMG se compromete elevar al Consejo Superior de la ALMG, dicha recomendación. Comentarios de auditoría No solamente deben trasladar los contratos al Consejo Superior para su aprobación, además deben verificar que no se excedan del plazo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado; por lo tanto, el hallazgo se confirma. Acción Correctiva Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56 para el Presidente, Director Administrativo y Director Financiero, por la cantidad de Q48, para cada uno.

25 23 No se presenta oportunamente copia de contratos (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Condición De acuerdo al of/admón./secpers. No de fecha 29 de junio del 2006, la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala, únicamente trasladó a la Dirección de Infraestructura de la Contraloría General de Cuentas copia de los contratos por servicios técnicos y/o profesionales del período del 03 de enero al 1 de marzo 2006, además no trasladó copia de los contratos suscritos con proveedores, por adquisición de bienes, suministros y arrendamiento de inmuebles por valor de Q 296, Criterio El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75 preceptúa: "Todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta días contados a partir de su aprobación o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización." Causa Deficiencia administrativa al no cumplir con el envío de la copia de los contratos a la Unidad de Contratos de la Contraloría General de Cuentas como lo establece la Ley de Contrataciones del Estado. Efecto Limita la fiscalización y control de la Contraloría General de Cuentas Recomendación Que Junta Directiva, instruya al Director Administrativo para que traslade copia de los contratos en el plazo que estipula la Ley de Contrataciones del Estado. Comentarios de la administración De acuerdo a las recomendaciones del Auditor Gubernamental actual, se estará dando cumplimiento a la misma. Comentarios de auditoría De acuerdo a los comentarios de la administración, se confirma el hallazgo, puesto que la administración acepta que no se cumple con el envío oportuno de los contratos. Acción Correctiva Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82 para el Director Administrativo, por la cantidad de Q 5,

26 24 No se registran las donaciones de inmuebles (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Condición En Acta No , folios 813, 814 y 815 del libro de actas de sesiones ordinarias del Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas, se aprobó la donación de terrenos, que aún no se han registrado en el libro auxiliar de inventarios. Criterio El Decreto No Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 53 establece: "Sin la previa autorización del Ministerio de Finanzas Públicas, los Organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autónomas no pueden aceptar donaciones o préstamos no reembolsables que exijan aporte nacional o que impliquen gastos inmediatos que deban cubrirse con recursos estatales. Los convenios de donación, que en parte o en su totalidad contengan aportes en especie deben incluir cláusula de obligatoriedad de certificar a la unidad especializada del Ministerio de Finanzas Públicas, el ingreso a almacén o inventario. Todo convenio de donación debe ser aprobado por acuerdo gubernativo con el refrendo del Ministerio de Finanzas Públicas." Causa No se instruyó sobre el procedimiento de registro y aprobación a observar en las operaciones que deben realizarse como consecuencia de las donaciones recibidas. Efecto No existe control adecuado que permita conocer el patrimonio íntegro de la entidad y por consiguiente del Estado. Recomendación Que Junta Directiva, instruya al Director Administrativo para que se registren todas las donaciones de conformidad con las normas legales vigentes. Comentarios de la administración Todavía está en proceso de firmas de los donantes y donatarios. Por esas razones todavía no se ha registrado en el libro auxiliar de inventario. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, considerando que no es justificación el hecho de que está en proceso de firma de los donantes y donatarios. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Presidente, Director Administrativo y Director Financiero, por la cantidad de Q 2, para cada uno.

27 25 Inadecuada programación del plan operativo anual (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Condición Se comprobó incumplimiento al cronograma de actividades contenido en el plan operativo anual 2006; además no se concluyeron varios eventos de cotización por inadecuada programación por valor Q2,865, y no se registró el POA en el módulo de seguimiento físico del sistema de contabilidad integrada SICOIN. Criterio El Decreto No Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2006, artículo 23 párrafo tercero establece: "Para el registro de la programación inicial de las metas y su avance de ejecución, los responsables de rendir los resultados presupuestarios deberán producir la información física y financiera como parte de la programación de la ejecución presupuestaria y del seguimiento y evaluación de la gestión pública, en los términos y periodicidad indicada en el artículo 30 del Decreto No del Congreso de la Republica de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, los artículos 22 literales c) y d) y 26 del reglamento de la citada ley." Causa Falta de coordinación en la programación y ejecución del presupuesto con las distintas comunidades lingüísticas. Efecto No permite realizar mediciones cuantitativas del avance de metas y objetivos institucionales alcanzados en el período fiscal. Recomendación Que Junta Directiva, instruya a los Directores Administrativo y Financiero para que el personal involucrado con el sistema de contabilidad integrada reciba la capacitación correspondiente, para evitar incumplimiento a las normas que rigen la ejecución del presupuesto. Además el POA debe registrarse en los formularios que proporciona la Dirección Técnica del Presupuesto y los períodos de ejecución deben ser específicos fecha de inicio y finalización; y no programar las actividades de enero a diciembre de cada año. Comentarios de la administración Algunos oferentes sobrepasaban el techo presupuestario u otros no cumplían con los requisitos fundamentales de las bases de cotización, por lo que obligaban a realizar otro evento de cotización. Lo cual implicó desfases de realización de actividades contemplados en el POA. No se registró el POA en el módulo de seguimiento físico del SICOIN, por problemas técnicos informáticos de parte del Proyecto SIAF, del Ministerio de Finanzas, las cuales fueron resueltos hasta el mes de octubre. Comentarios de auditoría De acuerdo a los comentarios de la administración y lo observado por la comisión de auditoría, no existió una coordinación adecuada al programar los eventos de cotización que se esperaba realizar en el período; por lo tanto, el hallazgo se confirma. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Presidente, Director Administrativo y Director Financiero, por la cantidad de Q 2, para cada uno.

28 26 Falta de publicación de contratos en Guatecompras (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Condición Al revisar los documentos que se generan como consecuencia de los eventos que se realizan a través del sistema de Guatecompras, con los números de NOG: , , y por un monto de Q879, no fueron publicados en la página web en su totalidad, principalmente los contratos suscritos por la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala. Criterio El Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 10 párrafo segundo establece: "Los nombres de los oferentes y el precio total de cada oferta recibida deberán publicarse en el Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, a más tardar el día posterior a la fecha establecida de recepción de ofertas y apertura de plicas. Todos los procedimientos detallados en el presente artículo se aplicarán también en los regimenes de cotización, contrato abierto y casos de excepción". Resolución No del Director de la Dirección Normativa de Contrataciones del Estado, Normas para uso del sistema de información de contrataciones, adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, Artículo 8 indica: "Las entidades detalladas en el artículo 6 de las normas contenidas en esta resolución, deben publicar en el sistema de Guatecompras los documentos y comunicaciones que correspondan de las diferentes etapas de cada licitación, cotización y cualquier otro tipo de concurso público o restringido, en la forma y oportunidad que se describe". Causa Falta de capacitación y adiestramiento permanente para utilizar el sistema de Guatecompras, por parte del personal asignado a estas actividades. Efecto Los oferentes no adjudicados desconocen todas las fases del proceso, provocando incertidumbre en el evento de cotización o licitación en que hayan participado. Recomendación Que Junta Directiva, solicite al Ministerio de Finanzas Públicas capacitación para los funcionarios y personal de la Academia, sobre el uso de GUATECOMPRAS. Comentarios de la administración Por la falta de recurso humano no se pudieron publicar, sin embargo los documentos de soporte están en archivo para consulta y otros inherentes, en consecuencia se implementó por parte del Consejo Superior el departamento de Adquisiciones de la ALMG quien tiene bajo su responsabilidad la publicación de esos documentos. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, la falta de personal no es justificación para no publicar en Guatecompras los eventos de cotización y licitación. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18 para el Presidente, Director Administrativo y Director Financiero, por la cantidad de Q 2, para cada uno.

29 27 Cotización sin cumplir con requisitos mínimos legales (Hallazgo de Cumplimiento No.6) Condición Se suscribió contrato Administrativo de fecha a favor de la empresa Ingeniería y Representaciones S. A. por Q149,924.00, sin haber cumplido con los requisitos legales de: Aprobación de bases de cotización, precios unitarios en el contrato. También se incumplió con la cláusula séptima del contrato referente al plazo de presentación de la fianza de cumplimiento y no se aprobó el contrato por la máxima autoridad. Criterio El Decreto No , Ley de Contrataciones del Estado, artículo 6 establece: "Las ofertas y contratos que se presenten y/o suscriban, para el suministro de bienes y servicios, para la contratación de obras, deben contener el precio unitario de cada uno de los renglones que lo integran, expresados en quetzales, tanto en números como en letras, cuando corresponda". El Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 21 establece ".Los documentos a que se refiere el Artículo 18 de la ley, deberán ser aprobados por la autoridad administrativa superior de la dependencia". Causa La junta de cotización nombrada no observó los procedimientos legales establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, así como existió falta de revisión por parte de Asesoría Jurídica en cuanto al contenido de dichos instrumentos legales. Efecto Falta de claridad o transparencia en la adquisición de bienes. Recomendación Que Junta Directiva, gire instrucciones al asesor jurídico, para que evalúe y corrija el contenido de los contratos que se suscriban. Así mismo se capacite al personal que participa en esta clase de eventos. Comentarios de la administración Se elaboraron las bases por el equipo técnico de Canal 5 como conocedores de los bienes adquiridos, no se aprobó sin embargo el formulario de solicitud de cotización de precios y la invitación a cotizar donde se adjuntan las bases están firmadas por el Director Administrativo y con Vo.Bo., el Presidente de la ALMG; instrumentos indispensables para dar origen al proceso de cotización. El atraso en cuanto a la fianza de cumplimiento por la adquisición de equipo básico de televisión fue de la empresa, sin embargo por la importancia que tiene TV maya Canal 5, es indispensable contar en forma inmediata con los equipos básicos. En cuanto a la aprobación de contrato por la máxima autoridad, no se elevó al Consejo Superior, considerando que el Presidente es representante legal y Presidente de la Junta Directiva del Consejo Superior de la ALMG así mismo nunca ha habido recomendación alguna de parte del auditor gubernamental de la Contraloría General de Cuentas de la Nación, sin embargo por las recomendaciones actuales del auditor gubernamental se tomará en los próximos eventos las mismas. Los precios unitarios aparecen en la solicitud de cotización así como respaldadas por las propias facturas de la empresa en la que están individualizados los precios y los bienes sumando un total de Q149, por lo tanto el proceso del evento fue transparente al mismo tiempo la ALMG se ha cuidado en todos los procesos de compras. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, debido a que se comprobó incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado; además, el equipo adquirido se encuentra en custodia del Director de Canal Cinco, debido a que la Academia a la fecha no cuenta con las condiciones físicas y de instalación necesarias.

30 28 Acción Correctiva Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56 para el Presidente, Director Administrativo y Director Financiero, por la cantidad de Q 1, para cada uno.

31 29 Reposiciones de fondo rotativo no se presentan mensualmente (Hallazgo de Cumplimiento No.7) Condición Al revisar la documentación de los fondos rotativos de la Comunidades Lingüísticas, se observó que se presentan con facturas de meses anteriores a la fecha de solicitud de reposición del fondo y pagos de arrendamiento acumulados. Criterio El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la Norma 6.19 último párrafo establece: "Los responsables de la administración del fondo rotativo, deberán efectuar reposiciones dentro del mes y al final de cada mes, a fin de que se presente la ejecución real del presupuesto de egresos". Causa Falta de supervisión e incumplimiento a una norma legal ya establecida, por no solicitar las reposiciones de fondos rotativos periódicamente. Efecto No se presenta una ejecución real del gasto en la ejecución del presupuesto en el transcurso del año fiscal. Recomendación Que Junta Directiva, instruya a los Directores Administrativo y Financiero para que se aplique la reglamentación y normativa respectiva, con el propósito de constituir los fondos rotativos apegada a una metodología técnica. Comentarios de la administración Algunas Comunidades Lingüísticas, han cumplido y se atrasan con algunos pagos por algún error en las facturas. Asimismo la ejecución de las Comunidades de Categoría "C" son ejecuciones bajas, a comparación con la Comunidades Lingüísticas de las Categorías "A" y "B", según el Reglamento de Fondo Rotativo su ejecución mínima debe de ser un 50%, para poder solicitar su reposición. Los directivos de la institución se comprometen elevar al seno del Consejo Superior de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala la revisión del reglamento. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, debido a que los comentario de la administración, contradice lo que preceptúa el Reglamento de Fondo Rotativo, en lo que respecta a pago al grupo 0 y que la reposición del fondo debe solicitarse cuando se haya ejecutado por lo menos el 50%. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General, artículo 39 numeral 18 para el Presidente y Director Administrativo, por la cantidad de Q2, para cada uno.

32 30 SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Las recomendaciones de auditorías anteriores que aún no han sido cumplidas por la Academia de las Lenguas Mayas de Guatemala, son las siguientes: Formularios de ingreso no autorizados por la Contraloría General de Cuentas en la venta de libros (Hallazgo de Control Interno No.6) Condición En las Comunidades Lingüísticas que integran la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, no se respaldan los ingresos por venta de libros con los formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas, solo se extiende un formato elaborado por la Dirección Financiera de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala. Recomendación Al señor Director Financiero de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, que realice las gestiones correspondientes ante la Dirección de Talonarios de la contraloría General de Cuentas para que se autoricen los formularios correspondientes. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 39 numeral 2 y 42 para el Director Financiero y Director Administrativo, por la cantidad de Q 6, para cada uno. Falta de un control adecuado de activos fijos (Hallazgo de Control Interno No.7) Condición Se estableció que en las Comunidades Lingüísticas Kaqchikel, Kìché y Mam que integran la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, no existe un adecuado control de activos fijos. Recomendación Al Director Administrativo, que ordene al responsable del control de los activos fijos de la Institución, para que proceda a actualizar el inventario de activos fijos en cada una de las comunidades y sus controles correspondientes. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 39 numeral 2 y 42 para el Director Administrativo, por la cantidad de Q 6, Manuales de funciones y procedimientos desactualizados (Hallazgo de Control Interno No.8) Condición En la auditoría de presupuesto 2004, se estableció que los manuales de funciones y procedimientos de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, estaban desactualizados, situación que persistió en la presente auditoría. Recomendación El Presidente de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, debe instruir a quien corresponda para que se elaboren los Manuales de Funciones y Procedimientos. Acción Correctiva

33 31 Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 39 numeral 2 y 42 para el Presidente y Director Administrativo, por la cantidad de Q4, para cada uno.

34 32 FUNCIONARIOS RESPONSABLES No. Nombre Cargo Del Al 1 JOSE DIONICIO CANAHUI RODRIGUEZ PRESIDENTE DE JUNTA DIRECTIVA 01/01/ /12/ MARIO ROBERTO QUEJ XOY PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA 18/12/ /12/ GASPAR GUZMÁN CABA DIRECTOR FINANCIERO 01/01/ /12/ RIGOBERTO JUÁREZ MATEO DIRECTOR FINANCIERO 18/12/ /12/ ANDRÉS HERNÁNDEZ GONZÁLEZ DIRECTOR ADMINISTRATIVO 01/01/ /12/ MODESTO CRESENCIO BAQUIAX BARRENO DIRECTOR ADMINISTRATIVO 18/12/ /12/2006