Planes de continuidad del negocio para PYMEs

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1 Novedades ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre / 2014 Planes de continuidad del negocio para PYMEs IRAE Exoneración por inversiones Presentación de Estados Contables

2 Planes de continuidad del negocio para PYMEs Introducción Es conocido que, al día de hoy, todavía son muchas las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMEs) que no han tomado ninguna acción para prepararse para el amplio espectro de problemas que potencialmente podrían encontrarse en su camino. Definir y poner en marcha un Plan de Continuidad de Negocio podría ser clave para muchas PYMEs. Qué es exactamente un Plan de Continuidad de Negocio? Básicamente, un Plan de Continuidad del Negocio es el conjunto de acciones que una empresa debe realizar en caso que una determinada contingencia impida su normal funcionamiento. La idea es recuperar a la mayor brevedad posible las operaciones que se han definido como críticas para el negocio. En otras palabras, el objetivo de un Plan de Continuidad es mantener la funcionalidad en un nivel definido como mínimo aceptable durante una contingencia y establecer los mecanismos de recuperación pertinentes para restablecer la actividad normal. Por qué es importante? Fundamentalmente porque cada vez hay más dependencia con los sistemas. Los propios requerimientos del negocio, el ambiente cada día más competitivo, algunos requerimientos fiscales como, por ejemplo, el relacionado con la facturación electrónica, unido a la disminución del costo de la tecnología, han hecho que cada vez más empresas incorporen la tecnología a su operativa y dependan de ella para su quehacer diario. Por qué las PYMES no toman medidas con respecto a este tema? Hay muchas razones por las cuales las PYMES no abordan el tema. Muchas veces es desconocimiento de la problemática o indiferencia frente al tema, el pensar la empresa no dispone de personal o de tiempo para ocuparse del tema. Hay dos afirmaciones que se escuchan con frecuencia, a saber: el primero pensar que la probabilidad de crisis es muy reducida: a mi empresa no le va a pasar. En segundo lugar se percibe la idea instalada de que los Planes de Continuidad de Negocio son únicamente necesarios y están sólo al alcance de las grandes compañías, sobre todo en términos de costos. ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014 2

3 Con respecto al primer punto, es decir esto a mí no me va a pasar, es claro y así se ve en la práctica que todas las empresas, sea cual sea su tamaño, tienen que contar con un Plan de Continuidad. Ello debido a que las amenazas están siempre latentes y no discriminan entre grandes compañías o pequeñas y medianas empresas. Todas las organizaciones, con independencia de su tamaño, se enfrentan a riesgos, y en Uruguay no hablamos de las grandes catástrofes que todos podemos tener en mente al hablar de este tema como tornados, terremotos, inundaciones, tsunamis. En nuestro país nos referimos a los temas más cotidianos y frecuentes como cortes de suministro eléctrico, virus informáticos, phising, daños intencionados, piratas informáticos, empleados y colaboradores descontentos, problemas de hardware o software o los inevitables errores humanos. Estos temas sí son mucho más comunes de lo que uno piensa y es muy frecuente que la empresa tome conocimiento de estos temas cuando le pasó algo. Qué elementos tendría que considerar una PYME que quiere comenzar a realizar alguna acción respecto a este tema? Lo primero a tener en cuenta es que un plan concreto que ataque los principales riesgos es siempre mejor que no tener ningún plan. Otro punto que en ese momento se puede plantear la PYME es la de si afrontar el desarrollo del proyecto internamente o ponerse en manos de un proveedor externo. A este respecto, entendemos que apoyarse en una empresa especializada puede proporcionar la experiencia y economías de escala de las que, habitualmente, las pequeñas y medianas empresas carecen. Si bien un plan es un traje a medida, existen soluciones estructuradas, sencillas y probadas con un costo razonable. Cuáles son los pasos a grandes rasgos que involucra un Plan de Continuidad? Podemos dividir el trabajo en dos grandes aspectos, un diagnóstico de la situación actual y una evaluación y elaboración de un plan. En lo que se refiere al diagnóstico inicial, la empresa debería hacer el ejercicio de: 1. Entender qué hace y cómo lo hace, cuáles son las actividades que desarrolla para llevar adelante el negocio. 2. Identificar cuáles son las actividades críticas, es decir, cuáles dan soporte a lo que hace la empresa La pregunta clave que hay que hacerse frente a una determinada actividad es: podemos sobrevivir sin hacer esto? Si la respuesta es NO, se debería empezar a pensar cómo se podría continuar esa actividad aunque sea a un nivel mínimo. 3. Otro tema a analizar son las dependencias de la empresa, tanto en el ámbito de los proveedore como de los clientes, porque éstos a su vez dependen de la empresa. ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014 3

4 4. Por último, se debería analizar cuáles son los riesgos a los que están expuestas las actividades críticas identificadas, es decir, preguntarse que cosas pueden salir mal tanto interna como externamente. Al final de esta etapa se tendría que tener un entendimiento claro de lo que hace la empresa, cuáles son las actividades críticas para llevar adelante el negocio, y un análisis de diversas cosas que podrían suceder y afectar esas actividades fundamentales que fueron identificadas. Esto en cuanto a evaluación inicial. Luego se tendría que analizar: 5. Cómo se puede mejorar la situación actual? Esto puede incluir tomar medidas para minimizar la posibilidad de ocurrencia de problemas si es posible, y si no, desarrollar un plan para manejar el impacto. 6. Cómo se va a manejar la situación cuando algo salga muy mal? Por más medidas que uno tome para minimizar los riesgos, siempre va a existir la posibilidad de que algo salga mal. Esto involucra desarrollar una estrategia simple para mantener funcionando las áreas que son clave. En este punto, no hay que pensar solamente en sistemas, también en gente, instalaciones, suministro, información, finanzas, etc. 7. Un aspecto muy importante de todo esto: Cómo la gente va a saber qué hacer? Hay que explicarle al staff y capacitarlo. Estos planes no pueden ser una idea de la Dirección, todo el personal de la empresa juega su rol importante. 8. Lo más importante, funciona? Hay que probar la estrategia en escenarios simples para ver si funciona. De lo contrario, tendremos un documento que es pura teoría. 9. Se puede hacer mejor? Verificar con el staff si el plan funcionó como se esperaba y si hay algo para mejorar. 10. Por último, revisar periódicamente el plan para ver si sigue vigente, porque los negocios y la tecnología están en permanente cambio. Al fin de esta segunda etapa se va a contar con un plan probado y conocido por toda la empresa para continuar operando en caso que suceda algo malo, es decir un plan para que la empresa se vaya recuperando y volviendo a la situación inicial y, a su vez, la empresa va a contar con lineamientos generales que le van a permitir ir mejorando y manteniendo actualizado el plan que se confeccionó. ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014 4

5 Conclusiones Cada día miles de empresas sufren los efectos negativos de incidentes que afectan su imagen, su posición competitiva en el mercado y en las relaciones con sus clientes y proveedores. Hoy existen una cantidad de tecnologías estratégicas que han disminuido sustancialmente su costo y realizar un plan de preparación ante desastres no tiene por qué resultar algo inalcanzable o fuera de lugar para las PYMEs como algunos creen. Introducir estas tecnologías estratégicas beneficia doblemente a las PYMEs. A continuación y a modo de consejo mencionamos lo siguiente: No esperar hasta que sea muy tarde. Es importante que las PYMEs no esperen hasta que ocurra un desastre para pensar en qué deberían haber hecho para proteger su información y sus activos. El tiempo en el que la empresa no puede trabajar no sólo es caro desde el punto de vista financiero, sino que también puede significar el no poder recuperarse definitivamente. Implementar una protección completa de la información. Para reducir el riesgo de perder información crítica del negocio, las PYMEs deben implementar soluciones de seguridad adecuadas y copias de respaldo de los archivos importantes, tales como la información financiera y registros de los clientes. Hay que asegurarse que los archivos importantes sean guardados no sólo en un disco duro externo y/o en la red de la empresa, sino también en una ubicación segura fuera de la organización. Involucrar a los empleados. Los empleados de las PYMEs juegan un rol clave en ayudar a prevenir estos problemas, y tienen que ser capacitados para saber qué hacer en estos casos. Por ejemplo dado que las PYMEs tienen pocos recursos, todos los empleados deberían saber cómo recuperar la información de la empresa en caso de desastres. Hacer pruebas con frecuencia. El peor momento para enterarse que los archivos críticos no habían sido guardados en una copia de seguridad es después de un desastre. Las pruebas de recuperación ante desastres hechas con regularidad no tienen precio. Hay que probar el plan periódicamente y con más atención cuando algo cambia en el ambiente de trabajo. Revisar el plan. Si realizar pruebas con frecuencia no es posible por un tema de recursos, se debería al menos revisar el plan de preparación ante desastres por lo menos cada tres meses. ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014 5

6 Novedades tributarias IRAE Exoneración por inversiones El 20/10/2014 se publicó la Ley N que incluye una modificación al régimen de exoneración por inversiones establecido en el art. 53 del Título 4. En grandes líneas, en dicho artículo se consagra una exoneración de rentas por el monto equivalente al 40% de la inversión realizada en determinados bienes muebles (maquinarias, vehículos utilitarios, hardware, entre otros) y 20% de la inversión en mejoras fijas. Para gozar de dicha exoneración los contribuyentes debían crear con las utilidades contables una reserva por el monto equivalente al monto de la renta exonerada cuyo único destino es la capitalización. A través de la ley mencionada, se establece que dicho beneficio aplicará exclusivamente a contribuyentes cuyos ingresos en el ejercicio inmediato anterior al que se ejecuta la inversión, no superen el equivalente a 10: de UI (diez millones de unidades indexadas), no alcanzando dicha limitación a las empresas de transporte profesional de carga, registradas como tales ante el Ministerio de Transporte y Obras Públicas. Esta modificación al régimen se aplicará para ejercicios iniciados a partir de la promulgación de la ley o sea para ejercicios iniciados a partir del 1/10/2014 IVA Carne bovina El pasado 10/10/2014 se publicó la Ley Nº , la cual deroga la Ley Nº que fijaba una tasa del 10% de IVA aplicable a la enajenación e importación de carne bovina y menudencias de la misma especie, frescas, congeladas o enfriadas. ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014 6

7 Resolución PE Hipódromo Nacional de Maroñas Una de las actividades del concesionario del Hipódromo de Maroñas, en adelante el concesionario, comprende la actividad de organización de apuestas vinculadas a eventos desarrollados en el extranjero. Existen entidades no residentes que le prestan un servicio al mencionado concesionario, por eventos desarrollados en el exterior, siendo difícil establecer qué corresponde a renta de fuente uruguaya a efectos de IRNR e IVA, dada la existencia de rentas de diferentes categorías y prestaciones parciales en el país y exterior. Mediante Resolución Nº 530/014, el PE estableció las categorías de las diferentes rentas y los porcentajes que le corresponden a cada una, a efectos de la liquidación de IRNR e IVA, así como las retenciones aplicables. En relación al IRNR la renta correspondiente al servicio prestado por entidades no residentes al concesionario, vinculada a eventos realizados en el exterior, se determinará considerando que el 50% corresponde a regalías y el 50% restante a transmisión de eventos. La renta de fuente uruguaya correspondiente a los eventos será del 62.5%( Numeral 3 Art 13 T8), es decir 62.5% sobre el 50% de la remuneración total abonada a la entidad del exterior. Tener presente que el 50% restante obedece, según la resolución, a regalías. La resolución también define qué se entiende por los servicios prestados. En relación a IVA, la materia o base imponible correspondiente a los servicios prestados en territorio nacional, será también del 62.5% sobre el 50% de la remuneración total. Asimismo, las retenciones de IVA e IRNR se aplicarán sobre las bases de cálculo referidas anteriormente. ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014 7

8 Otras Novedades Presentación de Estados Contables Mediante el Decreto Nº 292/014 del 14 de Octubre de 2014, se establece que en aquellos casos en que las normas contables adecuadas requieran la preparación de estados financieros consolidados, los emisores de valores de oferta pública, excluidas las instituciones de intermediación financiera y los entes autónomos y servicios descentralizados, adicionalmente a los estados financieros cuya presentación es requerida de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera, deberán presentar sus estados financieros individuales. Dichos estados financieros individuales podrán presentarse en el mismo documento en que son presentados los estados financieros consolidados o en un documento independiente. Asimismo, deberán ser formulados de acuerdo con las normas contables adecuadas previstas para la preparación y presentación de los estados financieros separados. Las disposiciones contenidas en el presente Decreto tendrán vigencia para los ejercicios económicos iniciados a partir del 1º de enero de Se podrá optar, no obstante, por su aplicación anticipada. Normas Contables Adecuadas Nuevas Disposiciones para su Aplicación Mediante Decreto Nº 291/014 del 20/10/14 se establecen nuevas disposiciones en la aplicación de Normas Contables Adecuadas en nuestro país. Como es de conocimiento el Decreto Nº 266/007 aprobó las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), como normas contables adecuadas de aplicación obligatoria (ejercicios iniciados a partir de 01/01/09). Por su parte el Decreto Nº 135/009, en redacción dada por Decreto Nº 65/010, establecieron criterios diferenciales en aplicación de las normas contables para las sociedades de menor importancia relativa. El Decreto Nº 124/011 aprobó como normas contables adecuadas de aplicación obligatoria para emisores de valores de oferta pública, excluidas las instituciones de intermediación financiera y los entes autónomos y servicios descentralizados, las NIIF adoptadas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad. Asimismo en Julio de 2009 el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad emitió una nueva Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NllF para PYMES), como norma separada del cuerpo de Normas Internacionales de Contabilidad. Por lo anterior, el Poder Ejecutivo ha decidido actualizar las normas contables de aplicación en el país, dada la globalización y la integración internacional, incorporando las NIFF para Pymes. ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014 8

9 En el nuevo Decreto se establece lo siguiente: Se aprueba como norma contable adecuada de aplicación obligatoria, la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NllF para PYMES) emitida por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad. Esta norma no será de aplicación para las entidades del Decreto Nº 124/011. Asimismo el Decreto mantiene los criterios diferenciables establecidos por el Decreto Nº 135/009 en relación a las entidades de menor importancia relativa, definidas como aquellas que cumplan con todas y cada una de las siguientes condiciones: 1) No tienen obligación pública de rendir cuentas de acuerdo con la Sección 1 de la NllF para PYMES. 2) Sus ingresos operativos netos anuales no superen las UR ) Su endeudamiento total con entidades controladas con el Banco Central del Uruguay, en cualquier momento del ejercicio, no exceda al 5% de la Responsabilidad Patrimonial Básica para Bancos. 4) No sean sociedades con participación estatal. 5) No sean controlantes de, o controladas por, entidades excluidas por numerales anteriores. El decreto también establece las normas contables adecuadas aplicables de forma obligatoria, a estas sociedades, las cuales serán secciones de las NIFF para Pymes. Asimismo menciona otras disposiciones a tener en cuenta en relación al nuevo marco normativo aplicable. Se deroga el Decreto Nº 266/007 y el Decreto Nº 135/009 en su redacción dada por el Decreto Nº 65/010. Lo establecido en el nuevo decreto tendrá vigencia para los ejercicios iniciados a partir del 1º de enero de No obstante ello, se permite la adopción anticipada de la presente normativa. ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /2014 9

10 Sociedades Anónimas- comunicación de participaciones El 1º de noviembre entra en vigencia la Ley Nº del 26 de setiembre de 2014, que establece que las sociedades con participaciones patrimoniales al portador que no cumplan antes del 29 de enero de 2015 con informar sobre los titulares que representen al menos el 50% del capital integrado quedarán disueltas de pleno derecho. Una vez disueltas, tendrán 120 días para liquidarse. Vencido dicho plazo, las sociedades incumplidoras serán sancionadas con una multa con un monto equivalente al 50% de los activos propiedad de la sociedad. Asimismo, los titulares de participaciones patrimoniales al portador, que no cumplan con la obligación de presentar la declaración jurada a la entidad emisora, fiduciario o sociedad administradora, en un plazo de noventa días corridos contados desde la vigencia de la presente ley o sea antes del 29 de enero de 2015, perderán de pleno derecho la calidad de titulares respecto del capital integrado o su equivalente, o del patrimonio, según corresponda. En la ley además de establecerse plazos y consecuencias de no cumplir con las comunicaciones de las participaciones, se amplían los datos que la DGI puede hacer públicos respecto de los contribuyentes. Es así que con la aprobación de la presente ley, además de los datos que permitan identificar al contribuyente, la DGI podrá incluir el detalle de los impuestos a los que está obligado, la regularidad en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, el estado del certificado único así como el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones dispuestas en materia de comunicación de la titularidad de participaciones al portador. Circular BCU A través de la Circular N 2223, el BCU pone en conocimiento la Resolución adoptada el 26/09/2014 en relación a información sobre autoevaluación del capital de los bancos. Se establece que los mismos deberán presentar información acerca del proceso de autoevaluación que realicen para determinar la suficiencia de su capital a efectos de respaldar los riesgos asumidos y absorber pérdidas potenciales, de acuerdo con las instrucciones contenidas en la Superintendencia de Servicios Financieros. Dicha información estará referida al 31 de diciembre y deberá presentarse en la mencionada Superintendencia de Servicios Financieros hasta el 31 de marzo de cada año. La primera información sobre la autoevaluación del capital será la correspondiente al 31 de diciembre de Contactos Montserrat González montserrat.gonzalez@ecovis.com Alejandro Bouzada alejandro.bouzada@ecovis.com Marcelo Caiafa marcelo.caiafa@ecovis.com ECOVIS info. Issue 40/ 22 de octubre /

11 ACERCA DE ECOVIS Ecovis es una empresa internacional de consultoría, con origen en Europa continental, que dispone de más de colaboradores en más de 50 países. Sus competencias en torno a la consultoría están basadas en el asesoramiento fiscal, la contabilidad y la auditoría, así como en el asesoramiento jurídico y los servicios de consultoría de gestión. La particular fortaleza de Ecovis radica en la combinación del asesoramiento personalizado a nivel local con el expertise interdisciplinario que proporciona su red de profesionales a nivel internacional, en base al cual cada una de las oficinas de Ecovis se beneficia del know-how de los especialistas en todo el mundo. Este expertise tan diversificado supone un apoyo efectivo para los clientes, especialmente en cuanto a transacciones e inversiones internacionales comenzando por las gestiones preparativas en el país de origen del cliente y terminando por la asistencia en el país de destino. Los servicios de consultoría que ofrece Ecovis están particularmente enfocados a medianas empresas. Su concepto de one-stop-shop garantiza una asistencia integral, tanto a nivel nacional como internacional, en todas las cuestiones legales, fiscales, administrativas y de gestión que puedan surgir. Como indica el nombre Ecovis, surge de la combinación de los términos economía y visión, y se caracteriza tanto por su internacionalidad como por su orientación al futuro y al crecimiento. ACLARACIÓN LEGAL Ecovis Uruguay - J. Ellauri Montevideo, Uruguay - Tel (598) Departamento de Comunicación El contenido de esta publicación no constituye un asesoramiento, por lo que no debe tomarse una decisión sin realizar la consulta profesional correspondiente. Queda prohibida su reproducción parcial o total sin el consentimiento del autor.