Guía de Automatrícula Estudios de Máster Oficiales

Transcripción

1 Guía de Automatrícula Estudios de Máster Oficiales INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO Título: Guía de Automatrícula: Estudios de Máster Oficiales Fecha: 30 de mayo de 2016 Versión Académico / Revisión: / V-1.2

2 Contenido INTRODUCCIÓN Y NORMATIVA A TENER EN CUENTA... 2 Estudiantes de Nuevo Ingreso... 2 Estudiantes de continuación... 2 AUTOMATRÍCULA WEB... 3 INCIDENCIAS COMUNES El programa de automatrícula indica que existe otra sesión abierta No puedo confirmar la cuenta bancaria El programa de automatrícula indica que el banco no existe El programa informa de que no se están matriculando los créditos necesarios

3 INTRODUCCIÓN Y NORMATIVA A TENER EN CUENTA A lo largo de este manual se explicará el procedimiento de automatrícula en Estudios de Máster Oficiales. Indicar que este manual es válido para todos los procesos de matrícula de este tipo de estudios, con independencia de que el estudiante se esté matriculando por primera vez en el plan de estudios o de que se trate de un estudiante de continuación (segundo año y posteriores). Aunque el sistema y el procedimiento sea el mismo, es necesario tener en cuenta la Normativa de Progreso y Permanencia de la Universidad Politécnica de Cartagena, ya que las condiciones que debe reunir la matrícula se rigen en base a estas normas. Puedes encontrar dicha normativa en la web aunque en este documento se incluyen algunas puntualizaciones sobre los puntos más relevantes en lo referente a la matrícula. Estudiantes de Nuevo Ingreso Se consideran de nuevo ingreso aquellos casos en lo que se el estudiante realiza matrícula por primera vez en el plan de estudios, es decir, aquellos que se matriculan por primera vez tras ser admitidos en el proceso de preinscripción. Si un estudiante cambia de titulación, se le considera también de nuevo ingreso en dicha titulación. La Normativa de Progreso y Permanencia indica que los estudiantes de nuevo ingreso deben matricularse de un total de 60 ECTS en su primer año (a excepción de aquellos másteres de solo un curso académico que deberán matricular todos los créditos, pudiendo dejar sin matricular el Trabajo Fin de Máster), siendo considerados como estudiantes con dedicación a tiempo completo. No obstante, es posible solicitar la matrícula a tiempo parcial, para lo cual se deberá acudir a la Secretaría de Gestión Académica del Centro al que se adscribe el Máster. De cualquier forma, en la fase de matrícula inmediatamente posterior a haber sido admitido en los estudios de máster, el estudiante deberá formalizar la matrícula como estudiante a tiempo completo (matriculando los 60 ECTS) y posteriormente solicitar el cambio a tiempo parcial en la secretaría (donde podrá reajustar su matrícula y los créditos matriculados en caso de aceptarse dicha solicitud). Estudiantes de continuación Se consideran estudiantes de continuación aquellos que ya se encontraban matriculados en el plan de estudios a cursar durante el curso académico anterior. Para los estudiantes de continuación, los plazos de matrícula se establecen de forma diferente a los estudiantes de nuevo ingreso. Todos los estudiantes de continuación deberán formalizar su matrícula considerándose estudiantes a tiempo completo y posteriormente, si lo desean, podrán solicitar en la secretaría correspondiente el cambio de dedicación a tiempo parcial. En caso de que dicha solicitud sea aceptada, podrán modificar su matrícula en base a las particularidades de este tipo de dedicación. De forma general, la aplicación de las Normas de Progreso y Permanencia determinarán los siguientes límites para los estudiantes a tiempo completo: 2

4 - El estudiante deberá matricular un mínimo de 30 ECTS y un máximo de 72 ECTS por curso académico. En caso de estar ampliando matrícula, los créditos ampliados se sumarán a los ya matriculados en el periodo ordinario de matrícula. El límite de 72 ECTS podrá ser superado previa autorización expresa de la Dirección del Centro al que se adscriba el Máster. En caso de que los créditos restantes para finalizar la titulación no lleguen a los 30 ECTS (sin tener en cuenta el Trabajo Fin de Máster para el cómputo) se deberán de matricular la totalidad de los créditos pendientes. En cualquier caso, los periodos de automatrícula de la asignatura Trabajo Fin de Máster se supeditan a lo que establezca la normativa vigente en base a su tipología (TFE General o TFE Específico). - El estudiante deberá matricular la totalidad de las asignaturas no superadas en el curso académico anterior. Excepcionalmente, se podrán dejar sin matricular hasta un máximo de 12 ECTS no superados y en una sola ocasión para cada asignatura, es decir, se podrá dejar una asignatura no superada sin matricular solo en una ocasión, siendo necesario matricularla en el curso académico siguiente. AUTOMATRÍCULA WEB Como se ha introducido anteriormente, para poder acceder al sistema de automatrícula es necesario estar admitido en los Estudios de Máster Oficiales. El acceso a este sistema se realiza desde la web y el acceso es común para todos los tipos de estudios de la universidad. El primer paso será iniciar sesión en el sistema, para lo cual se deberá emplear el usuario y contraseña que se emplearon en el proceso de preinscripción. En caso de no recordar la contraseña es posible restablecerla mediante la opción Has Olvidado tu contraseña?. Imagen 1: Punto de Acceso Único Una vez iniciada sesión en el sistema se mostrará una ventana similar a la siguiente, en la que dentro de portal de servicios se muestra el acceso a la automatrícula para cada uno de los expedientes en los que el estudiante hubiera estado matriculado. 3

5 Es importante tener en cuenta que estos estados estarán cerrados por defecto y que solo estarán accesibles en los periodos de matrícula establecidos en las Normas de Admisión y Matrícula del correspondiente curso académico. Imagen 2: Portal de Servicios > Selección de plan de estudios para matrícula Dentro de esta pantalla se deberá seleccionar la opción correspondiente a Estudios de Máster Oficiales y continuar pinchando en el botón Acceder a Automatrícula, lo que abrirá una ventana con la siguiente imagen: Imagen 3: Inicio Automatrícula Al pinchar sobre el texto, se accederá al sistema, comenzando el proceso de automatrícula. 4

6 Imagen 4: Inicio de Automatrícula > Página de Instrucciones La primera de las ventanas (mostrada en la imagen anterior) muestra la información general de la aplicación. Como se puede observar, en la parte superior de la imagen, se dispone de un carril con los diferentes puntos del proceso de automatrícula. Los puntos en azul indican la ventana del proceso en la que se está trabajando, el punto con fondo blanco indica que esa ventana todavía no se ha completado y el círculo en gris indica que ese paso ya se ha completado. Pulsando siguiente en la ventana se avanzará al siguiente vagón. Imagen 5: Selección de Plan de Estudios En este segundo vagón se deberá seleccionar el plan de estudios para el que se desea realizar la matrícula. Por norma general, solo aparecerá un plan de estudios. En aquellos casos en los que el estudiante ha estado previamente matriculado en otro plan de estudios, se mostrarán el resto de expedientes (generalmente desactivados para automatrícula). Será necesario asegurarse que el plan marcado es el correcto. En esta ventana destacan dos opciones seleccionables que pueden ser marcadas por el usuario: - Permito a la universidad divulgar los datos referentes a mi expediente: Mediante su selección, el estudiante autoriza a la universidad a facilitar los datos del expediente. Esta opción puede resultar interesante si, por ejemplo, a la hora de realizar las prácticas en empresa la empresa interesada solicita el expediente del estudiando. - Permito a la universidad divulgar los datos referentes a mi expediente al finalizar los estudios: El funcionamiento de este apartado es similar al anterior con la particularidad de que se autoriza para el caso en el que el estudiante haya finalizado estudios. En cualquier caso, estas opciones están siempre disponibles en el proceso de automatrícula y pueden ser modificados en cualquier momento bien desde la automatrícula o bien mediante los métodos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos. 5

7 Pulsando siguiente, se accede a la ventana de datos personales. Por norma general la mayoría de los datos de esta ventana se encontrarán informados, es recomendable revisar con detenimiento la información en esta pantalla y completar aquellos datos que pudieran faltar ya que serán los que posteriormente se empleen para las comunicaciones entre la Universidad y el estudiante. Imagen 6: Ventana de Datos Personales Pulsando siguiente se accede a la ventana estadísticas. Las opciones marcadas en rojo se consideran obligatorias y deben ser completadas antes de poder continuar con la automatrícula. Las preguntas pueden variar en función del curso académico o del tipo de matrícula a realizar. 6

8 Imagen 7: Ventana Estadísticas Avanzando en el proceso de automatrícula, el siguiente paso corresponderá a la selección de asignaturas. En este punto es importante tener en cuenta lo marcado en la normativa de admisión y matrícula y en las normas de progreso y permanencia ya que en caso de no realizar la selección de acuerdo a la establecido por dichas normas el sistema no permitirá validar la matrícula. Imagen 8: Selección de asignaturas 7

9 Para cualquier duda sobre qué asignaturas elegir o las materias impartidas en cada una de ellas, puedes consultar la sección Plan de Estudios de la página del título correspondiente. Puedes acceder a ellas desde la web El siguiente paso será seleccionar el tipo de matrícula. En esta ventana se indican los diferentes descuentos a los que los estudiantes pueden tener acceso en base a las diferentes condiciones existentes. Es importante tener en cuenta que, en caso de seleccionar alguno de los descuentos, deberá adjuntarse junto con el recibo de matrícula la documentación necesaria para justificar la situación indicada. En caso de seleccionar Familia Numerosa se puede observar que aparecen diferentes tipos de carnet, siendo importante la distinción entre la Familia Numerosa de Categoría General y la Familia Numerosa de tres hijos. En caso de ser familia numerosa y que el motivo de la obtención de dicha condición sea que la unidad familiar se compone de 5 miembros de los cuales tres de ellos figuran como hijos, se deberá seleccionar la segunda opción. En lo que se refiere a las becas del ministerio, en caso de haber solicitado o tener pensado solicitar la beca de estudios ofertada por el Ministerio de Educación, Ciencia y Deporte (MECD) se deberá seleccionar Becas MECD. En este caso se observará que en el recibo se realiza el descuento de los créditos correspondientes (en el caso de matrícula para estudiantes de nuevo ingreso, este descuento incluye los 60 ECTS), dejando solo el importe correspondiente a las tasas administrativas. En el caso de estudiantes que cursen sus estudios en el marco de alguno de los convenios internacionales disponibles, deberán seleccionar la opción correspondiente a dicho convenio. Imagen 9: Selección de tipos de matrícula Para continuar, se deberá acceder al apartado Plazos y formas de pago, en el que se elegirá la modalidad de pago, así como los plazos en los que se desea abonar los derechos de matrícula. 8

10 Imagen 10: Selección de tipos de pago Como se puede observar en la pantalla, es posible seleccionar dos opciones para los periodos de pago: Pago Único y Pago Fraccionado. La segunda de las opciones permitirá dividir el pago de la matrícula en tantos plazos como quede establecido para el curso académico a matricular. Finalmente, existe la posibilidad de seleccionar el método de pago (mediante recibo bancario o domiciliación bancaria). Así pues, en el caso de seleccionarse el primer método de pago, al finalizar este proceso, se generarán las cartas de pago para poder realizar el abono, siendo necesario entregar el correspondiente justificante de pago en la Secretaría de Gestión Académica del centro al cual se adscriba el título. En el caso de seleccionar domiciliación bancaria, el pago se realizará mediante cargo del importe en las fechas de vencimiento que se establezcan para cada curso académico. Es importante tener en cuenta que, para el caso en el que se seleccione el pago fraccionado, el único método de pago permitido será la domiciliación bancaria, cargándose los importes descritos en el justificante de matrícula en los plazos establecidos para cada curso académico. En el caso de haber seleccionado como método de pago Domiciliación Bancaria, será necesario completar los datos referentes a la cuenta bancaria. Para ello se deberá pinchar sobre la opción Seleccionar o crear otra cuenta lo que abrirá la siguiente ventana emergente: Imagen 11: Ventana de Selección de Cuenta Bancaria 9

11 En caso de que se haya realizado alguna matrícula anteriormente (bien en estudios de máster o bien en otro tipo de estudios) esta pantalla mostrará las cuentas bancarias que figuran asociadas al usuario en el sistema. Es posible seleccionar una de ellas o si fuera necesario añadir otra cuenta pinchando en el botón Crear Cuenta. Importante: Algunos bancos han realizado cambios en los números de las cuentas bancarias o en su denominación en los últimos años. En caso de que la cuenta se encuentre registrada se recomienda verificar los datos a fin de que posteriormente no existan problemas en la gestión económica de la matrícula. Un ejemplo de esta situación pueden ser las cuentas de Caja Murcia (actualmente Banco Mare Nostrum) o la CAM (Banco Sabadell). En el caso de añadir una nueva cuenta, pulsando sobre el botón Crear Cuenta, se mostrará la ventana que permite insertar los datos de la cuenta bancaria. En este punto es importante asegurarse de que los datos introducidos son correctos, ya que el sistema no permitirá avanzar en caso de error. Se recomienda evitar copiar y pegar los datos referentes a la cuenta bancaria ya que en algunos casos se han detectado problemas con el sistema de validación. Imagen 12: Alta de cuentas bancarias Los datos referentes al IBAN y el BIC pueden encontrarse en las cartillas de las cuentas corrientes o en los portales de banca electrónica correspondientes a la entidad del usuario. Por otra parte, se recomienda completar todos los datos que se piden en esta ventana, pese a que los apellidos aparezcan como campos no obligatorios. Una vez completados todos los datos, se deberá marcar la casilla Establecer esta cuenta como principal de forma que quede como predeterminada a la hora de efectuar los cargos de las domiciliaciones bancarias. Finalmente se pulsará sobre Crear Cuenta y se aceptará en la ventana anterior. Completados los datos referentes a los tipos de pago, el siguiente paso permite realizar una revisión de la matrícula efectuada. Esta ventana, adicionalmente, permite seleccionar los grupos de docencia dentro de los parámetros marcados por el sistema. Por norma general, los grupos vienen asignados en base a determinadas normas marcadas por los centros (como puede ser la división por DNI o Apellidos). En el 10

12 caso de que para una asignatura se establezca la posibilidad de cursar la asignatura en lengua inglesa, los estudiantes tienen la opción de seleccionar el grupo bilingüe o el grupo en castellano. Para escoger otros grupos a los que el sistema no da acceso de forma automática (por ejemplo, cambio de un grupo con docencia en horario de mañanas a otro con docencia en horario de tardes) deberá de realizarse la solicitud a la dirección del centro correspondiente, quien establecerá los criterios y resolverá a cerca de dicho tipo de solicitudes. En caso de ser aceptadas, el cambio de grupo será tramitado por la correspondiente Secretaría de Gestión Académica. En esta ventana, se mostrará también un resumen de los créditos matriculados, así como el importe final de la matrícula teniendo en consideración tasas, seguros y descuentos. Se recomienda revisar atentamente esta pantalla con el fin de asegurarse de que la matrícula se ha realizado correctamente. La siguiente ventana que se encuentra en el proceso de matrícula corresponde a la información acerca de la documentación a entregar. Dicha ventana muestra un resumen sobre la documentación que deberá ser remitida a la Secretaría de Gestión Académica y los plazos establecidos para ello. Imagen 13: Documentación a entregar Se recuerda que las imágenes mostradas a lo largo de este documento son meramente orientativas y pueden modificarse en cualquier momento o fase de los procesos de admisión y matrícula. En lo referente a la documentación a entregar, se pone a disposición de los interesados un documento con dicha información que se encuentra accesible durante los correspondientes periodos de matrícula en la misma página desde la cual se acceder al sistema de automatrícula ( Imagen 14: Validación de automatrícula 11

13 El último paso de la automatrícula corresponde a la validación. En caso de que exista algún error en la información introducida (por ejemplo, incumplimiento de las Normas de Progreso y Permanencia). El sistema mostrará un mensaje similar al de la imagen anterior, indicando el motivo del error y la forma de corregirlo. Si los datos son correctos, el sistema mostrará la opción Validar Matrícula. Al pulsarlo, se mostrarán los correspondientes justificantes y PDFs de matrícula. De forma general: - En caso de fraccionarse los pagos: Se emitirán dos PDFs, el primero de ellos con el justificante de matrícula (dos hojas, de las cuales una se deberá remitir a Secretaría) y el mandato SEPA (que deberá remitirse firmado por el titular de la cuenta bancaria). - En caso de recibo bancario se emiten cuatro copias de la matrícula (una de ellas deberá remitirse sellada por el banco a modo de justificante de pago). Adicionalmente, el sistema puede expedir otros documentos en base a la documentación necesaria y a los diferentes descuentos o particularidades de matrícula. Finalmente, se recuerda que antes de acudir a las Secretarías de Gestión Académica de los centros es necesario solicitar cita previa en con el fin de minimizar los tiempos de espera. 12

14 INCIDENCIAS COMUNES El programa de automatrícula indica que existe otra sesión abierta Este problema se suele dar en aquellos casos en los que se ha abandonado la automatrícula sin pulsar el botón de cancelar presente a lo largo de todo el proceso en la esquina superior derecha del menú de matrícula. Generalmente, las sesiones caducan en 20 minutos por lo que la solución pasa por esperar este tiempo y volver a intentar acceder al sistema. Si el problema persiste es posible que se haya quedado bloqueado algún proceso en el ordenador, se recomienda reiniciar y esperar dicho tiempo. En el caso de que el problema persista, ponte en contacto con nosotros mediante el correo gestión.academica@upct.es, indicando el problema y, si es posible, mandando una captura de pantalla del mensaje de error. No puedo confirmar la cuenta bancaria En ciertas ocasiones el sistema indica que existe un error al introducir la cuenta bancaria (paso correspondiente a la imagen 12). En este caso, es posible que se esté introduciendo algún dato mal. Se recomienda insertar los datos manualmente (evitar copiar y pegar) y asegurarse de que se han introducido sin espacios. En caso de que el problema persista, ponte en contacto con nosotros mediante el correo gestión.academica@upct.es, indicando el problema y, si es posible, mandando una captura de pantalla del mensaje de error. El programa de automatrícula indica que el banco no existe Este problema surge en algunos casos con cuentas bancarias antiguas que pertenecen a bancos que han cambiado su nombre. Se recomienda asegurarse de que el número de cuenta sigue en vigor y de que el banco no ha cambiado de nomenclatura. Una vez verificados todos los datos, y en caso de que sean correctas, ponte en contacto con nosotros mediante el correo gestion.academica@upct.es informando del error (el banco no figura en el sistema) e indicando el nombre completo de la entidad bancaria y su SWIFT/BIC para que podamos revisarlo. El programa informa de que no se están matriculando los créditos necesarios En ciertas ocasiones el programa indica que no se matriculan en número de créditos necesarios. Se recomienda verificar que se han marcado tantas asignaturas (créditos) como marca la Normativa de Progreso y Permanencia en cada caso. Este mensaje también se informa cuando se están dejando créditos no superados del curso anterior sin matricular, incumpliendo los límites establecidos por la Normativa de Progreso y Permanencia (puedes leer un resumen sobre estas condiciones al comienzo de este manual). En caso de haber revisado las asignaturas y considerar que la selección es correcta, puedes acudir a la Secretaría de Gestión Académica (previa solicitud de cita previa en para que revisen el error. 13

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