Tècniques i Eines de Gestió de Projectes (TEGP) T5 Tècniques de gestió de projectes. Antònia Mas Pichaco Curs

Transcripción

1 Tècniques i Eines de Gestió de Projectes (TEGP) T Tècniques de gestió de projectes Curs Continguts La planificació temporal Diagrames de GANTT WBS (Work Breakdown Structure) PBS (Product Breakdown Structure) RBS (Resource Breakdown Structure) Histograma de recursos

2 La Planificació temporal Descomposar el projecte en activitats o tasques Determinar els principals atributs: identificador, nom, descripció, etc. Calcular la duració de cada tasca Està en funció de la complexitat de l activitat, de l esforç i del personal disponible, així com del temps per realitzar el projecte. Determinar l ordre d execució de les tasques. Determinar les relacions de dependència entre les tasques. Una dependència és una relació entre dues tasques (o fites), de tal manera que una de les tasques no pot començar/acabar, fins que hagi començat/acabat l altra. La primera, s anomena Tasca Dependent o Successora, i la segona, Tasca Predecessora. Aquestes relacions de dependència es mostren a la Xarxa de PERT. La Planificació temporal La Planificació temporal Les relacions de dependència poden ser de quatre tipus: Relació de Final a Començament (FC). Una tasca no comença fins que no acaba la seva predecessora. Relació de Final a final. Les tasques han d acabar alhora. Relació de Començament a començament. Dues tasques han de començar al mateix temps. Relació de començament a final. Una tasca no pot acabar fins que no hagi començat l'altra. També es considera el que s anomena Temps de Posposició: Posposició de Final a Començament. Temps que ha d esperar per començar la tasca Successora, després de que acabi la Predecessora. També s anomena Temps de Posposició Positiu. Posposició de Començament a Començament. Temps que ha d esperar en començar la tasca Successora, després de que hagi començat la seva Predecessora. Temps de Posposició Negatiu.

3 La Planificació temporal Determinar l ordre d execució de les tasques. De vegades, són necessaris recursos materials o humans que es comparteixen amb altres activitats o projectes de l empresa. També s ha de tenir en compte que s ha d intentar minimitzar els costs, i si això suposa invertir l ordre d execució d alguna activitat, s ha de fer, sempre que sigui possible. Calcular i assignar els recursos, tant humans com materials, que han de realitzar cada tasca, i la quantitat de feina que farà cada recurs. Calcular els costs associats a les tasques La programació cap enrera Normalment quan la data màxima d acabament del projecte està establerta, i totes les activitats es programen des de aquesta data, cap enrera en el temps. La programació cap endavant Fitxar una data d inici del projecte i anar planificant cap endavant en el temps. Diagrames de GANTT És la tècnica de planificació de projectes més popular i la més emprada. Un Diagrama de GANTT ofereix una representació temporal de les activitats i fites del projecte. És un diagrama o taula bi-dimensional, on es representen les diferents activitats o tasques a l eix vertical (files), i l escala temporal a l eix horitzontal (columnes). Cada activitat es representa amb una barra, on l extrem esquer representa l inici de l activitat i el dret, l acabament. De vegades també es posa al diagrama informació sobre els recursos humans o materials relacionats amb la tasca. Idealment, el Diagrama de GANTT no representa relacions de dependència entre tasques. Els Diagrames de GANTT de Seguiment, mostren dos tipus de barres: Les activitats amb les dates previstes. Les activitats amb les dates de començament i acabament reals. 6

4 Diagrames de GANTT És important calcular be la duració de les tasques. L Escala Temporal es pot mesurar amb la unitat que sigui més convenient en cada cas. És important que la planificació redueixi els temps d espera entre tasques i el temps mort de persones i màquines. També és molt important equilibrar la càrrega de feina de les persones que treballen en el projecte. 7 PERT (Project Evaluation Review Technique). Aquesta tècnica serveix d ajuda en la planificació, avaluació i revisió d un projecte. Va ser creada als anys 0. Representa les diferents activitats d un projecte i la seva relació de precedència o dependència temporal. Cada activitat permet obtenir un resultat que podrà ser emprat per altres tasques del projecte. Cada activitat es realitza de forma independent de les seves predecessores o successores. Una Fita, és un objectiu parcial del projecte. Correspon a l obtenció d un resultat important: Un esdeveniment extern que indiqui la disponibilitat d un recurs generat a l exterior del projecte. L ocurrència de l esdeveniment, desencadena les activitats successores. La recepció d una notificació El lliurament d un component. L acabament d un contracte. L acabament d una activitat. Etc.. Les fites es representen amb triangles o rombes. 8

5 Convencionalment, a les xarxes PERT les tasques es descomponen en tres parts: ACTIVITAT: habitualment representada per una fletxa amb una indicació de la seva duració. L única norma és representar la fletxa d esquerra a dreta. ESDEVENIMENT INICIAL. Com que tota tasca ha de tenir un inici i un final, aquest és el moment en que comença la tasca. ESDEVENIMENT FINAL. És l esdeveniment que marca el final de la tasca. Des del punt de vista conceptual, una Activitat és la part d una tasca que consumeix temps i recursos, i els aconteixements marquen l'inici i l acabament de la tasca però no consumeixen temps ni utilitzen recursos. Hi ha dos tipus de representacions de les xarxes PERT: Activitats sobre fletxes Activitats sobre nodes Duració = Aquesta representació és l utilitzada a projectes informàtics 9 Establir totes les activitats necessàries per un projecte i les fites. Establir les dependències temporals entre totes les activitats. Determinar el Termini mínim d execució del projecte, establint la Data mínima de començament de cada activitat i la Data màxima. Determinar les Activitats Crítiques: aquelles que si es retarden, es retarda l acabament del projecte. Identificar el Camí Crític (CPM: Critical Path Method). És el camí format per les activitats crítiques del projecte. És el camí més llarg de la xarxa PERT, va des de l inici del projecte fins al final. Determinar els Marges de les activitats no crítiques, és a dir, el temps que poden retardar el seu començament o acabament sense retardar l acabament del projecte. 0

6 Veurem com utilitzar aquesta tècnica per la planificació i control temporal de les tasques. Suposarem que partim del següent graf: Tasques: A, B, C, D A = B = Esdeveniments:,,, Els esdeveniments i marquen l inici i el final del projecte respectivament. Els esdeveniments i tenen un doble C = D = 6 sentit, d una banda marquen el final d una tasca, i per l altra, l inici d una tasca diferent. Data mínima de començament Des de l inici cap al final Si la tasca A comença ara, posarem un 0 a l esdeveniment, i com que dura dies, un a l esdeveniment. Pel mateix raonament, posarem un a l esdeveniment. Com que B dura dies, hauríem de posar un 7 a l esdeveniment, però com que la D en dura 6, haurem de posar un a l esdeveniment, ja que aquest és el mínim temps per acabar les tasques que més duren. 0 A = C = Comencem ara per l aconteixement final. Si volem tenir el projecte en dies, hem de començar la tasca B dies abans, llavors posem un 7 a la part dreta de l esdeveniment. Com que la D en dura 6, a l esdeveniment haurem de posar un. Pel mateix raonament, haurem de posar un 0 a la dreta de l esdeveniment inicial. B = D = 6 Data màxima de començament Des del final cap a l inici Programació cap enrera 0 0 A = C = 7 B = D = 6 6

7 0 0 A = C = 7 B = D = 6 Hem fet primer una Programació cap endavant i llavors una cap enrera. La Programació cap endavant marca les Dates Mínimes de començament d una activitat. La Programació cap enrera marca les Dates Màximes de començament Els nombres que apareixen en els aconteixements, tenen un doble sentit: Pel que fa a les Dates Mínimes de Començament: D una banda, són l aconteixement final de les tasques A o C Respecte de les Tasques Antecessores, els Temps Mínims ( i ), ens indiquen els Temps mínims que poden acabar les tasques antecessores (A i C, respectivament). De l altra banda, són l aconteixement inicial de les tasques B o D Respecte de les Tasques Successores, els Temps Mínims ( i ), ens indiquen els Temps mínims que poden començar les tasques successores (B i D, respectivament). A = 0 0 C = 7 B = D = 6 Pel que fa a les Dates Màximes de Començament D una banda, són l aconteixement final de les tasques A o C Respecte de les Tasques Antecessores, els Temps Màxims (7 i ), ens indiquen els Temps màxims en que poden acabar les tasques antecessores (A i C, respectivament), sense que es retardi el projecte De l altra banda, són l aconteixement inicial de les tasques B o D Respecte de les Tasques Successores, els Temps Màxims (7 i ), ens indiquen els Temps màxims en que poden començar les tasques successores (B i D, respectivament). 7

8 A = 0 0 C = 7 B = D = 6 A B C D La tasca B no pot començar abans del dia, perquè la A hauria de començar abans del dia 0!!!. Tampoc no pot començar més tard que el dia 7, perquè llavors no es podria acabar el projecte el dia!!!. Les línies de punts al Diagrama de GANTT, indiquen les unitats de temps que es pot retardar la tasca A, sense retardar el projecte, i les unitats de temps en les que pot començar la tasca B sense retardar l acabament. 0 0 A = C = 7 B = D = 6 A B C D Les tasques C i D són Tasques Crítiques. Si varien el seu començament o acabament, variarà l acabament del projecte, la seva duració. Les tasques A i B, són Tasques Mòbils o No Crítiques. L interval de temps en que es pot moure una tasca no crítica, s anomena Marge, Flotació o Holgura. Marge Total, és l interval de temps que te una tasca no crítica per començar/acabar sense tornar crítica. (MT de A són dies. MT de B és també de dies). Les tasques crítiques tenen un marge total 0. Marge Lliure, és l interval de temps que te una tasca per començar o acabar, sense que això afecti a la Data Mínima de Començament de la Tasca Successora. A l'exemple els dos marges coincideixen, però no sempre és així!). 6 8

9 0 0 A = C = 7 B = D = 6 Camí Crític El CAMI CRÍTIC, és el conjunt de tasques crítiques que condueixen des de l esdeveniment inicial fins al final. La suma dels temps de les tasques crítiques ens dona la duració total del projecte. A l exemple, les tasques crítiques són la C i la D i la duració total del projecte és la suma + 6 = dies (o unitats de temps). No sempre és tan senzill conèixer quines són les tasques crítiques, els marges lliures o els totals, és per això que s utilitzen fórmules matemàtiques per determinar d una manera ràpida i sistemàtica, quins són els valors a una xarxa PERT, i així determinar el camí crític. 7 Data Mínima de començament MIC o E (Early). Es calculen cap endavant. El temps mínim de l esdeveniment successor (o el que és el mateix, la Data Mínima de començament de la tasca successora), és igual al Temps Mínim de l esdeveniment predecessor més la duració de la tasca. Si hi ha diferents valors possibles, s ha d agafar el més gran. MICj = Màxim (MICi + t ), amb i predecessors de j E* = Màxim (E + t). Les Dates Màximes de començament MAC o L (Last), es calculen cap enrera, en sentit decreixent. El temps màxim de l esdeveniment antecessor, és igual al temps màxim de l esdeveniment successor menys la duració de la tasca. Quan hi ha diferents alternatives, s agafarà la més petita. MACj = Mínim (MACi - t), amb j predecessors de i L = Mínim (L* - t) 8 9

10 El Marge total, MT es calcula segons la següent fórmula: MT = L* - E - t Expressat d una altra manera, si volem calcular el Marge Total associat a l activitat K(i,j), que es dona entre els esdeveniments i, j: MT(K(i,j)) = MACj - MICi - Duració K(i,j) El Marge Lliure es calcula amb les fórmules MLL = E* - E - t MLL(K(i,j)) = MICj - MICi - Duració K(i,j) MIC i E i MAC i L K(i,j) MIC j E* J MAC j L* A = C = Data Mínima d inici: E = 0 + = (Tasca A). E = 0 + =. (Tasca C). Màx = Data màxima: L = 7 - = (Tasca A). L = - = 0. (tasca C). Mínim = 0 7 B = D = 6 Marge Total MT A = =. MT B = - - = MT C = -0 - = 0 MT D = = 0 MICj = Màx (MICi + t ) / E* = Màxim (E + t). MACj = Min (MACi - t) / L = Mínim (L* - t) MT (K(i,j)) = MACj - MICi - Duració K(i,j) MT = L* - E - t MLL (K(i,j)) = MICj - MICi - Duració K(i,j) MLL = E* - E - t Marge Lliure MLL A = = 0 MLL B = - - = MLL C = = 0 MLL D = - -6 = 0 0 0

11 De vegades es donen situacions que no es poden reflectir a una Xarxa de PERT, i és necessari recórrer a convenis per representar aquestes situacions. En aquests casos es creen el que s anomenen TASQUES FICTÍCIES. Suposem que tenim dues tasques C i D de duració diferent, C més curta que D, i que les dues segueixen a una tasca A, i les dues C i D, són predecessores de B. C A B D És impossible que dues tasques C i D que comencen al mateix instant, quan acaba la tasca A, puguin acabar en el mateix esdeveniment, si tenen diferent duració, com era el cas suposat!!!. Solució: Introduir una segona tasca, que no és real, Fictícia, que serveix per suplir les diferents duracions de les tasques C i D. D aquesta manera C i D comencen al mateix moment, però no hi acaben. Com que s ha suposat que la tasca C és més curta que la D, la solució proposada és: A C f B D

12 Suposem ara que una tasca C és la successora de dues tasques A i B. Suposem que la tasca D segueix a la B. Si ho representessin de la següent forma, semblaria que volem dir que les tasques C i D segueixen a les tasques A i B, i realment, no volem dir això. La solució també passaria per emprar Tasques Fictícies. A B f C D A C B D Suposem que una tasca B segueix a una altra A, però B comença T dies després d acabar A (Temps de posposició positiu). La representació correcte també hauria de ser emprant tasques fictícies. A f B Les tasques fictícies no consumeixen recursos materials ni representen cap cost.

13 Usualment, als projectes informàtics, una Xarxa PERT es representa com un graf orientat, sense cicles on: Cada node del graf correspon a una activitat, i es representa amb un rectangle. Cada fletxa o arc entre dues activitats, representa les seves relacions de dependència temporals. A un graf només hi pot haver un esdeveniment inicial i un de final. Inici A F B C G H D E I Final Estudi de l entorn tecnològic més convenient (A) Estudi de l aplicació actual que es vol actualitzar i ampliar al nou entorn (B) Especificació dels nous requeriments (C) Especificació dels requeriments ja existents (D) Anàlisi del nou sistema (E) Solució triada. Descripció del nou entorn tecnològic, de la (F) Implantació del nou entorn (G) Disseny i codificació de la nova aplicació al nou entorn (H). Tasca Precedència Duració A Cap la precedeix dies B Cap la precedeix 7 C La precedeix la B D La precedeix la B 6 E La precedeixen C i D 6 F La precedeix la A 8 G La precedeix la F H La precedeixen E i G 6

14 La xarxa PERT resultant és: C = B = 7 D= 6 E = A = F = 8 G = H = Dues tasques de diferent duració no poden començar i acabar al mateix esdeveniment!!! C i D. 7 C = f f B = A = 7 7 D= 6 7 F = 8 E = G = 9 9 H = Tasca Marge Total C. Crític Camí Crític: A = No B = 0 Si C -7 - = No D -7-6 = 0 Si E = 0 Si F - -8 = No G = No H -9 - = 0 Si 8

15 La La xarxa PERT representada amb amb Activitats sobre nodes, que que és és la la representació habitual als als projectes informàtics, quedaria com: B 0/0 7/7 C 7/7 / E / 9/9 Inici 0 D 7/7 / H 9/9 / Final A F G 0/0 /7 /7 / / 9/9 9 0

16 6

17 7

18 6 8

19 7 8 9

20 9 Work Breakdown Structure (WBS) El WBS és una representació jeràrquica de les diferents categories o tipus d activitats d un projecte. Es podrà utilitzar com a comptabilitat analítica del projecte, ja que a cada tipus d activitat s'acostuma a assignar un compte, que és una part del pressupost del projecte, i del que se'n fa un seguiment. L estructura d una WBS d exemple podria ser: Nivell 0: Tot el projecte. Nivell : Tipus d activitats: Desenvolupament, Gestió de la configuració del software, Documentació, Gestió de qualitat, etc. Nivell: Dins el tipus d activitat de Desenvolupament, podríem tenir: Procés d Anàlisi del sistema Procés de Disseny del sistema Procés de Codificació del sistema, etc. Projecte Tipus d activitat Tipus d activitat Tipus d activitat n Activitat. Activitat. Activitat n. Procés.. 0 0

21 Work Breakdown Structure (WBS) Projecte Desenvolupament Activitats de Suport Activitats de Gestió Catàleg de Requeriments Documentació Gestió de qualitat Requeriments d usuari Anàlisi del sistema Disseny del sistema Disseny de l Arquitectura Disseny dels components Verificació Validació Gestió del projecte Observacions El més habitual és expressar els costs dins cada activitat de cadascun dels nivells. La representació pot ser vertical o horitzontal. Product Breakdown Structure (PBS) El PBS o OBS (Object Breakdown Structure), és una representació jeràrquica del producte o sistema que es vol desenvolupar al projecte, que proporciona una descripció a diferents nivells, tant de les parts que es lliuraran com de les que no són lliurables. Els diferents nivells que s acostumen a representar a un OBS, són: Nivell 0: El sistema complet. Nivell : Subsistemes. Nivell : Elements o objectes de la configuració. Nivell : Components software. Projecte Subsistema Subsistema Subsistema n Element.i Element.i Element n.i Component.i.j

22 Exemple de PBS PBS Gestió Productes Tècnics Qualitat Planificació Reunions Revisions de qualitat Satisfacció d usuari Peticions de canvis Anàlisi Disseny Codificació Manual de l usuari Curs de formació Programes Arxius de dades Sistema Operatiu Altres utilitats Llibreries Resource Breakdown Structure (RBS) - Organigrama Tècnica d organització de projectes en forma d arbre jeràrquic, que proporciona: Una representació de la organització humana del projecte, de la seva estructura, responsabilitats, etc. (Organigrama). L estructura dels recursos materials necessaris per a la realització del projecte, eines, plataformes, i els seus costs associats. Projecte RR HH Recursos Materials Cap de projecte Plataforma Hw Plataforma Sw Responsable de qualitat Cap de l equip Cap de l equip Analista Programador

23 Histograma de recursos Tècnica de planificació de projectes que proporciona una representació temporal de l'ús de recursos. Exemple de la càrrega d un recurs Sobreassignació