ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS CON LA FACTURA Y EL TICKET

Transcripción

1 Jose Ignacio González Gómez. Página 1 de 24 ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS CON LA FACTURA Y EL TICKET PALABRAS CLAVES: ULTIMA MODIFICACIÓN, 4º TRIMESTRE DEL 2001 LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA, DOCUMENTOS COMERCIALES, PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA EMPRESA, DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA, PRACTICAS ADMINISTRATIVAS, ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA, MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, FLUJOGRAMAS FACTURA, REVISIÓN DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. LIBRO DE REGISTRO DE IVA/IGIC APECTOS RELEVANTES DEL REAL DECRETO 2402/1985, DE 18 DE DICIEMBRE, POR EL QUE SE REGULA EL DEBER DE EXPEDIR Y ENTREGAR FACTURA QUE INCUMBE A LOS EMPRESARIOS Y PROFESIONALES....2 OBJETIVOS DEL LEGISLADOR...2 OBLIGACIONES DE LOS EMPRESARIOS Y PROFESIONALES A ENTREGAR FACTURAS....2 CONSERVACIÓN Y OBJETO DE LA FACTURACIÓN...2 REQUISITOS DE LAS FACTURAS...3 EL TRATAMIENTO DE LOS TICKETS....4 TRATAMIENTO DE LAS COPIAS DE LAS FACTURAS...5 PLAZO DE ENTREGA DE LAS COPIAS...6 CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS...6 TRATAMIENTO DE LAS FACTURAS TELEMÁTICAS...7 FUENTES DE INFORMACIÓN....7 LA FACTURA COMO JUSTIFICANTE CONTABLE Y TRIBUTARIO...7 I.- INTRODUCCIÓN...7 II.- LA REGULACIÓN LEGAL DE LAS FACTURAS...8 III.- LA OBLIGACIÓN GENERAL DE EXPEDIR Y ENTREGAR FACTURA...9 IV.- LA FACTURA COMPLETA...9 V.- EXPEDICIÓN Y ENVÍO DE LA FACTURA....9 VI.- EXCEPCIONES A LA OBLIGACIÓN GENERAL DE FACTURAR...11 VII.- EXCEPCIONES AL CONTENIDO DE LA FACTURA...11 VIII.- DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LAS FACTURAS...12 IX.- LA NECESIDAD DE LA FACTURA COMO JUSTIFICANTE X.- LA OBLIGACIÓN DE CONSERVAR LAS FACTURAS Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES XI.- LA RECTIFICACIÓN DE FACTURAS TEMA 6. LA FACTURA REQUISITOS DE LAS FACTURAS...14 LUGAR Y FECHA DE EMISIÓN Emisión de las facturas Excepciones a la obligación de emitir facturas completas DUPLICADOS Y COPIAS DE LAS FACTURAS RECTIFICACIÓN DE LAS FACTURAS DESCUENTOS Y BONIFICACIONES POSTERIORES A LA EMISIÓN...16 FACTURAS DE GASTOS SUPLIDOS...16 ELABORACIÓN DE LAS FACTURAS. FACTURAS CON IVA...16 FACTURAS CON IVA Y RECARGO DE EQUIVALENCIA Ejemplo Ejemplo Ejemplo Ejemplo TEMA 4. EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE MERCANCÍAS....18

2 Jose Ignacio González Gómez. Página 2 de 24 INTRODUCCIÓN...18 TRANSPORTE DE MERCANCÍAS...18 CONTRATO DE TRANSPORTE...19 FORMAS DE PAGO EL IVA APLICADO ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA...19 EJEMPLO DE CARTA DE RECLAMACIÓN...22 EJEMPLO DE CARTA DE DEVOLUCIÓN...23 IGIC FACTURAS Y TICKETS...24 Apectos relevantes del REAL DECRETO 2402/1985, DE 18 DE DICIEMBRE, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales. Objetivos del legislador. La correcta gestión de los distintos tributos exige que la Administración de la Hacienda Pública disponga de la adecuada información especialmente en lo referente a las transacciones económicas derivadas del desarrollo de actividades empresariales o profesionales. Asimismo, deben ser claros y precisos los documentos aportados por los contribuyentes para justificar los gastos minorados en la base imponible o las deducciones practicadas para determinar la cuota líquida. De ahí la importancia de que los empresarios y profesionales cumplan correctamente el deber de expedir factura por cada una de las operaciones que realicen sin que ello, por otra parte, deba perturbar el normal desarrollo de sus actividades económicas. Es cierto que la emisión de la factura tiene un significado peculiar y especialmente trascendente en el Impuesto sobre el Valor Añadido y en el Impuesto General Indirecto. En éste, la factura va a permitir el propio funcionamiento de la técnica impositiva que el tributo supone ya que a través de la factura o documento equivalente va a efectuarse la repercusión del impuesto y sólo la posesión de una factura en regla va a permitir, en su caso, al destinatario de la operación practicar la deducción de las cuotas soportadas. Ahora bien, este documento con significado mercantil y fiscal no sólo ha de ser regulado desde la perspectiva del Impuesto sobre el Valor Añadido, sino también respecto de la generalidad de nuestro sistema impositivo, sin perjuicio de las especialidades de aquel tributo. Se justifica así la regulación del deber de facturación desde una perspectiva más amplia. Obligaciones de los empresarios y profesionales a entregar facturas. Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen y a conservar copia o matriz de la misma, de acuerdo con la disposición adicional séptima de la Ley 10/1985, de 26 de abril, de modificación parcial de la Ley General Tributaria y el número 3 del apartado 1 del artículo 164 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, en la forma establecida en el presente Real Decreto. Conservación y objeto de la facturación. 1. Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar factura por cada una de las operaciones que realicen y a conservar copia o matriz de la misma, incluso en

3 Jose Ignacio González Gómez. Página 3 de 24 los casos calificados como autoconsumo en el Impuesto sobre el Valor Añadido. Este deber incumbe incluso a los empresarios o profesionales acogidos al régimen de estimación objetiva en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. 2. Deberán ser objeto de facturación la totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de servicios, realizadas por los empresarios o profesionales en el desarrollo de su actividad. 4. No obstante, lo dispuesto en el apartado 1 de este artículo, podrán incluirse en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural. Requisitos de las facturas. Debemos partir de la base de que no existe un modelo de obligado cumplimiento para la emisión de las facturas, aunque, eso sí, éstas deben recoger una serie de menciones para que puedan producir plenos efectos, sobre todo, en el ámbito fiscal. De esta forma, toda factura y sus copias o matrices contendrán, al menos, los siguientes datos o requisitos: a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas será correlativa. Podrán establecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos centros de facturación. b) Nombre y apellidos o denominación social, Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Económica Europea y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario. c) Descripción de la operación y su contra-prestación total. Cuando la operación esté sujeta y no exenta del Impuesto sobre el Valor Añadido, deberán consignarse en la factura todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible, así como el tipo tributario y la cuota tributaria repercutida. d) Todas las cantidades de la factura estarán expresadas en la misma unidad monetaria en la que se indica la contraprestación total. e) Cuando la cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido se repercuta dentro del precio, se indicará únicamente el tipo tributario aplicado o bien la expresión IVA incluido, si así está autorizado. Si la factura comprende entregas de bienes o prestaciones de servicios sujetas a tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarse la parte de la base imponible sujeta a cada tipo y la cuota impositiva resultante. f) Lugar y fecha de su emisión. Estas exigencias minímas derivan de la necesidad que tiene la Administración de la Hacienda Pública de disponer de la adecuada información, especialmente en lo referente a las transacciones económicas derivadas del desarrollo de actividades empresariales y PROFESIONALES, y también para obtener claridad y precisión en los documentos aportados por los contribuyentes que justifican los gastos minorados en la base imponible o las deducciones practicadas para determinar la cuota líquida en el impuesto sobre la renta (IRPF). Derivado de la importancia de lo expuesto en este apartado vamos a intentar resumir el mismo para una mejor claridad

4 Jose Ignacio González Gómez. Página 4 de 24 Como se ha dicho anteriormente, no existe un modelo digamos "legal" al que acogerse a la hora de confeccionar una factura, si bien también es cierto que sí existen una serie de requisitos que ésta debe contener, que para mejor compresión vamos a dividir en tres apartados. Así: Relativos al que factura (Profesional): o Un número y, en su caso, serie, siendo la numeración de las facturas correlativa, aunque se puede elegir libremente la forma de hacerlo. o Aconsejamos por su facilidad para archivar y controlar, una numeración por años y correlativa, por ejemplo, 1/99, 2/99,...hasta que acabe el año, e iniciar nuevamente 1/00, 2/00,...,etc. o Nombre y apellidos o denominación social. o Número de identificación fiscal (NIF ó CIF). o Domicilio fiscal. o Lugar y fecha de emisión de la factura. Relativos al Cliente: o Si se trata de persona física que no desarrolle actividades empresariales o profesionales (un particular), bastará que, consten su nombre y apellidos y su número de NIF. o En el supuesto de que el cliente sea una persona jurídica, deberá hacerse constar el nombre o denominación social, su domicilio a efectos fiscales y número de identificación fiscal (CIF). Relativos al contenido de la factura: o Descripción detallada de la operación. o Precio o Contraprestación por los servicios prestados. Una vez recogidos en el documento los requisitos señalados, es aconsejable cuando se facture a una persona jurídica u otro profesional, hacer constar el importe de la retención a efectos del IRPF, a fin de tener un mayor control y facilitar su posterior plasmación en las declaraciones fiscales. Indicar que en la actualidad es un 20% de los honorarios devengados por los servicios prestados. El tratamiento de los tickets. 1. Tratándose de operaciones realizadas para quienes no tengan la condición de empresarios o profesionales actuando en el desarrollo de la actividad, no será obligatoria la consignación en la factura de los datos de identificación del destinatario si se trata de operaciones cuya contraprestación no sea superior a pesetas y en los demás casos que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. 2. En las operaciones que a continuación se describen, cuando su importe no exceda de pesetas, las facturas podrán ser sustituidas por talonarios de vales numerados o, en su defecto, tickets expedidos por máquinas registradoras: a) Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados. A estos efectos, tendrán la consideración de ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes cuando el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquéllos. No se reputarán ventas al por menor las que tengan por objeto bienes que por su naturaleza sean principalmente de utilización industrial.

5 Jose Ignacio González Gómez. Página 5 de 24 b) Ventas o servicios en ambulancia. c) Ventas o servicios a domicilio del consumidor. d) Transportes de personas y sus equipajes. e) Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares. f) Suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto, prestados por los establecimientos antes citados. g) Salas de baile y discotecas. h) Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador. i) Servicios de peluquerías e institutos de belleza. j) Utilización de instalaciones deportivas. k) Revelado de fotografías y estudios fotográficos. l) Servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehículos. m) Servicios de videoclub. n) Las que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. 3. En la parte talonaria y en la matriz de los vales se harán constar, al menos, los siguientes datos o requisitos: a) Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa. b) Número de identificación fiscal del expedidor. c) Tipo impositivo aplicado o la expresión IVA incluido. d) Contraprestación total. 4. Los talonarios de vales podrán ser sustituidos por tickets expedidos por cajas registradoras de ventas en las que consten los datos expresados en el apartado 3 anterior, siendo obligatorio en tales casos conservar los rollos en que se anoten tales operaciones. Otras consideraciones a tener en cuenta respecto al tiket es que para que el ticket o el vale sea válido como prueba de compra debe hacer constar al menos: o El número y, en su caso, la serie. La numeración debe ser correlativa. El NIF (número de identificación fiscal) de la persona física o jurídica que lo expide. o El precio total en pesetas especificando el IVA aplicado o, en su defecto, como la expresión "IVA incluido". En muchos tickets también se incluye el importe en euros para que nos habituemos a esta moneda. En cualquier caso, y si lo crees necesario, también puedes pedir que te expidan una factura con sus requisitos legales. Tratamiento de las copias de las facturas. 1. Los empresarios y profesionales solo podrán expedir un original de cada factura o documento sustitutivo. 2. No obstante, será admisible la expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas o documentos sustitutivos en los siguientes casos: a) Cuando en una misma operación concurriesen varios destinatarios. b) En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa. En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expresión duplicado y la razón de su expedición.

6 Jose Ignacio González Gómez. Página 6 de Los ejemplares duplicados a que se refiere el apartado 2 anterior tendrán la misma eficacia que los correspondientes documentos originales. 4. En todas las copias de las facturas el expedidor hará constar expresamente su carácter de tal. Plazo de entrega de las copias. Las facturas o documentos sustitutivos deberán ser emitidos en el mismo momento de realizarse la operación o bien, cuando el destinatario sea empresario o profesional, dentro del plazo de treinta días a partir de dicho momento o del último día del período a que se refiere el apartado 4 del artículo 2 de este Real Decreto. Las operaciones se entenderán realizadas según los criterios establecidos en el artículo 75 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido para el devengo de dicho impuesto. En todo caso, las facturas o documentos equivalentes correspondientes a operaciones intracomunitarias deberán emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que termine el período de liquidación en que se hayan devengado las operaciones, según lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido. Toda factura o documento equivalente deberá ser remitido a su destinatario en el mismo momento de su expedición, o bien, cuando el destinatario sea empresario o profesional, dentro de los treinta días siguientes. Conservación de las facturas. Los empresarios y profesionales están obligados a conservar las copias de las facturas o documentos que las sustituyan, expedidas por ellos o por su cuenta durante el período de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudas tributarias afectadas por las operaciones correspondientes. La obligación a que se refiere el párrafo anterior podrá sustituirse por la utilización de películas microfilmadas o soportes magnéticos que contengan todos los datos de dichos documentos. Esta obligación de conservar cesará una vez transcurridos cuatro años (según modificación introducida por el Estatuto del Contribuyente para declaraciones posteriores al año 1.999), a contar desde el fin del período voluntario de presentación de la declaración del impuesto de que se trate, que en el caso del IRPF (más habitual y directamente relacionado), sería el 30 junio del año siguiente. Ejemplo: Las facturas emitidas en el año deberán ser conservadas hasta el 30 junio Otras cuestiones a considerar en este apartado son que las facturas o tickects deben conservarse mientras se tenga el producto. Es un garantía de compra necesaria para cambiarlo si está defectuoso, para repararlo gratis en período de garantía, o simplemente como justificante ante el seguro si te roban y quieres recibir una compensación económica por su pérdida. Como garantía de cargos con tarjeta. Guarda también las facturas o tickets de productos adquiridos mediante tarjetas de crédito, hasta comprobar que el cargo efectuado en la cuenta se corresponde con el importe real. Así, en caso de error en el cargo podrás solucionarlo fácilmente.

7 Jose Ignacio González Gómez. Página 7 de 24 Si no tienes factura. Será difícil probar la adquisición del producto y efectuar una reclamación si surge algún problema. No obstante, puedes reunir otros medios probatorios, como los cargos en cuanta bancaria, para intentar demostrar que has realizado la compra, y después presentar una reclamación en un organismo de consumo. Tratamiento de las facturas telemáticas 1. Las facturas transmitidas por vía telemática a que se refiere el artículo 88.2 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, tendrán la misma validez que las facturas originales. La información contenida en la factura emitida y recibida debe ser idéntica. La Administración Tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario o profesional emisor o receptor su transformación en lenguaje legible, así como su emisión en soporte de papel. 2. Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones, que deseen utilizar el sistema de facturación telemática, deberán solicitarlo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de transmisión a distancia propuesto cumple las condiciones exigidas en este artículo. 3. Las facturas deben conservarse con su contenido original y en el orden cronológico de su emisión por el empresario o profesional emisor y de su recepción por el empresario o profesional receptor, en los plazos y condiciones fijados por este Real Decreto. Sólo deberán conservarse en soporte papel, durante los plazos señalados, una lista secuencial de los mensajes emitidos y recibidos y de correcciones o anomalías eventuales. Fuentes de información LA FACTURA COMO JUSTIFICANTE CONTABLE Y TRIBUTARIO I.- INTRODUCCIÓN Si quisiéramos averiguar el origen histórico de la factura, seguramente tendríamos que remontarnos a los orígenes del tráfico mercantil. El diccionario de la RAE define la factura como "Relación de los objetos o artículos comprendidos en una venta, remesa u otra operación de comercio" y "Cuenta detallada de cada una de estas operaciones, con expresión de su número, peso o medida, calidad y valor o precio".

8 Jose Ignacio González Gómez. Página 8 de 24 Aunque en el presente artículo vamos a referirnos a la factura como documento con trascendencia tributaria, no podemos olvidar su relevancia en el ámbito contable. Al iniciar los estudios de contabilidad, uno de los primeros principios que se aprenden es que los documentos, libros y cuentas, constituyen los tres pilares básicos que sustentan cualquier sistema de contabilidad. Es curioso que, ni el paso del tiempo, ni la irrupción de las nuevas tecnologías, han cambiado un ápice la esencia de dicho principio, si bien, en muchos casos ha cambiado su soporte físico. Los documentos son el soporte y el justificante de los datos de entrada (input del sistema), los libros son el soporte material e interno de la información contable, y las cuentas constituyen el soporte de la información de salida (el output del sistema). Desde esta perspectiva netamente contable, la factura se configura como el documento contable por excelencia, tanto en lo referente a ingresos como gastos. Actualmente, como veremos más adelante, cuando una operación mercantil se justifica con documento distinto a la factura, se habla de documento equivalente. En el ámbito fiscal la imposición directa de las sociedades mercantiles se establece mediante el Impuesto de Sociedades, que somete a gravamen el beneficio de las empresas. Solamente mediante la contabilidad es posible una medición fiable del beneficio empresarial, por lo que, además de los cometidos tradicionales, la contabilidad ha devenido en un elemento trascendental en el ámbito de la imposición directa empresarial. Las facturas, por el mero hecho de ser documentos contables, devienen en justificantes tributarios, tanto de ingresos como de gastos. Por otra parte, las facturas adquieren su mayor trascendencia tributaria con la introducción del IVA en la imposición indirecta. Tradicionalmente, los impuestos indirectos venían gravando el consumo mediante el gravamen en cascada, en perjuicio de la especialización empresarial, pues la carga tributaria se iba incrementando con el número de empresas que recorría el producto hasta su consumo final. El IVA, al gravar el valor añadido en vez del valor total, favorece el tráfico mercantil y, en definitiva, la especialización empresarial. En su aspecto negativo, resulta ser un impuesto técnicamente muy complejo, principalmente porque exige la introducción del impuesto soportado deducible. Precisamente por esto y con el fin de evitar actuaciones fraudulentas, la ley ha abordado la regulación de las facturas, en detalle. II.- LA REGULACIÓN LEGAL DE LAS FACTURAS. En un principio su regulación se efectuó por la misma normativa que el propio IVA. Sin embargo, actualmente, dado que se ha vuelto sumamente prolija y detallista, se ha abordado a través de su propia norma. El Real Decreto 2402/1985 es la norma que regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a empresarios y profesionales. Desde 1985 en que se publicó, este Real Decreto ha sufrido numerosas reformas. Aunque la norma citada es la más importante por su carácter generalista y relevancia tributaria, no es la única que regula las facturas. De hecho hay otras que se refieren a sectores económicos muy concretos, como son los subcontratistas en el ámbito de los contratos de las Administraciones Públicas y los proveedores de los comerciantes; que se refieren más bien a cuestiones de detalle en cuanto a sus relaciones financieras, como

9 Jose Ignacio González Gómez. Página 9 de 24 son los plazos para conformar o rechazar facturas y para realizar el correspondiente pago. III.- LA OBLIGACIÓN GENERAL DE EXPEDIR Y ENTREGAR FACTURA Los empresarios y profesionales, en general, deben entregar factura por cada operación que realicen y conservar copia de la misma. Cabe la posibilidad de emitir las facturas por vía telemática con los mismos efectos que la tradicional facturación en papel. Este sistema de facturación debe ser autorizado por la AEAT y cumplir los requisitos que se establecen en la Orden de 22 de marzo de 1996, que desarrolla esta materia. En los siguientes casos, además, la factura debe ser completa: Cuando así lo exija el destinatario de la operación para poder practicarse sus deducciones fiscales. Cuando el destinatario sea empresario, profesional o persona jurídica de otro Estado comunitario. Cuando se trate de exportaciones de bienes, fuera de la Comunidad Europea. Cuando el destinatario sea una Administración pública. IV.- LA FACTURA COMPLETA La factura completa y sus copias deben reunir los siguientes requisitos: Número y serie. La numeración debe ser correlativa. Se pueden establecer diferentes series, sobre todo cuando haya varios centros que facturen. Obligatoriamente se tienen que establecer series especiales de numeración para las facturas rectificatorias. Nombre y apellidos o denominación social, N.I.F. y domicilio tanto de quien expide la factura como del destinatario. Descripción de la operación y su contraprestación total. Si la operación está sujeta y no exenta de IVA, deben incluirse los datos que permitan calcular la base imponible, tipo y cuota tributaria. Si la cuota se repercute dentro del precio, se indicará el tipo aplicado o la expresión "IVA incluido". Si la factura incluye bienes o servicios sujetos a tipos diferentes, debe diferenciarse la base imponible de cada uno y la cuota resultante. Durante el período transitorio de introducción del euro, la factura debe indicar la unidad de cuenta: pesetas o euros u otras divisas. Lugar y fecha de emisión. V.- EXPEDICIÓN Y ENVÍO DE LA FACTURA. a) Momento en que debe expedirse la factura:

10 Jose Ignacio González Gómez. Página 10 de 24 La factura puede expedirse por cada operación o mensualmente, en este caso debe incluir todas las operaciones del mes. Las operaciones se realizan en el momento en que se produce el devengo del IVA que, en general, coincide con el principio de devengo contable. No obstante, en el caso de pagos anticipados, el IVA se devenga cuando se realiza el anticipo, momento en el que hay que expedir factura, haciendo constar en ella que se trata de un pago anticipado. b) Envío de la factura:

11 Jose Ignacio González Gómez. Página 11 de 24 VI.- EXCEPCIONES A LA OBLIGACIÓN GENERAL DE FACTURAR Hay algunos casos en el que no existe obligación de facturar, siempre que no se den las circunstancias (reseñadas en el apartado III) que obliguen a la expedición de factura completa. Los siguientes casos constituyen excepciones a la obligación de facturar: Operaciones de sujetos pasivos en régimen del recargo de equivalencia, salvo que tributen en estimación directa en IRPF. Operaciones de sujetos pasivos en régimen simplificado de IVA, salvo transmisiones de activos fijos. Operaciones de sujetos pasivos en estimación objetiva del IRPF. Operaciones interiores exentas del IVA, con las siguientes excepciones: Servicios sanitarios y de hospitalización Entregas de inmuebles Entregas exentas por no deducción del IVA Entregas de materiales de recuperación. Utilización de autopistas de peaje. Las que autorice la AEAT, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de sus actividades económicas. Entre éstas se incluyen las siguientes: o Máquinas de expedición automática de alimentos y bebidas. o Alquiler de películas de vídeo, mediante máquinas automáticas. o Lavado automático de automóviles. o Servicios telefónicos pagados con tarjeta de crédito. VII.- EXCEPCIONES AL CONTENIDO DE LA FACTURA Hay tres excepciones referentes al contenido de la factura: 1. Para las operaciones incluidas en el Régimen de Agencias de Viaje, no es obligatorio consignar en factura, separadamente, la cuota repercutida que se entenderá comprendida en el precio total. Cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional y se trate de operaciones interiores, el IVA deducible será el 6% del importe facturado y así se hará constar en la factura. 2. Cuando el destinatario no sea empresario o profesional y el precio no supere ptas, no es obligatorio incluir en factura los datos del destinatario. 3. Emisión de vales numerados o tickets en lugar de facturas: Siempre que el importe de la operación no supere ptas, salvo que el destinatario, por ser empresario o profesional exija factura completa, se puede sustituir la factura por vales numerados o tickets de máquinas registradoras, en las siguientes operaciones: Ventas al por menor. Operaciones a domicilio o ambulantes. Servicios telefónicos mediante cabina o tarjeta. Hostelería, restaurante, discoteca. Instalaciones deportivas. Transporte de viajeros y sus equipajes. Revelado de fotografías y estudios fotográficos. Peluquerías e institutos de belleza. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.

12 Jose Ignacio González Gómez. Página 12 de 24 Vídeo club. Los que autorice la AEAT (entre los que se encuentran, entre otros, las entradas a espectáculos deportivos, salas de cine y el servicio de fotocopias). En el caso de los vales es obligatorio conservar las matrices, en el caso de tickets de máquina registradora es obligatorio conservar los rollos. Los datos que, obligatoriamente, deben figurar, tanto en la parte talonaria como en la matriz de los vales, así como en los tickets y sus rollos, son: Numeración correlativa y, si procede, serie. NIF del expedidor. Tipo de IVA aplicado o la expresión "IVA incluido". Precio total. VIII.- DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LAS FACTURAS Para determinadas operaciones, se admiten, con los mismos efectos que las facturas, determinados documentos, que, estrictamente, no lo son: Operaciones con entidades bancarias: documento, extracto o nota de cargo expedido por la entidad. Se exigen los mismos datos que en una factura, salvo número y serie. Adquisición de valores mobiliarios: documento público expedido por el fedatario o justificante expedido por la entidad financiera. Operaciones realizadas por quien no tiene la condición de empresario: Si el destinatario tampoco es empresario o profesional: medio de prueba admisible en derecho, constando identidad y domicilio de las partes, naturaleza de la operación, precio, condiciones de pago, lugar y fecha. Si el destinatario es empresario o profesional: o Bienes inmuebles: documento público o privado. o Otras: Factura expedida por el empresario o profesional (excepcionalmente, en este caso la expide el destinatario de la operación), firmada por el transmitente y con los datos de la factura completa. o Adquisiciones a empresarios acogidos al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca en el IVA: Recibo expedido por el destinatario, firmado por el sujeto pasivo acogido al régimen especial. o Adquisiciones intracomunitarias: Se debe emitir un documento equivalente a la factura con la liquidación del IVA. IX.- LA NECESIDAD DE LA FACTURA COMO JUSTIFICANTE. Los empresarios y profesionales, para justificar los gastos necesarios para obtener ingresos (Impuesto de Sociedades) y las deducciones en las cuotas (Impuesto sobre el Valor Añadido y, en ocasiones, Impuesto de Sociedades) necesitan la factura completa, entregada por el empresario o profesional que haya realizado la operación. En consecuencia, cuando, de acuerdo con la normativa vigente, deba emitirse factura completa, los destinatarios tienen derecho a exigirla. Si bien la factura completa es el único justificante fiscalmente admisible, a veces, para determinados gastos, Hacienda admite como justificantes otros documentos a efectos del Impuesto de Sociedades. Sin embargo, en lo que se refiere a la deducción del IVA

13 Jose Ignacio González Gómez. Página 13 de 24 deducible, es particularmente intransigente, no admitiendo otro justificante que no sea la factura completa. X.- LA OBLIGACIÓN DE CONSERVAR LAS FACTURAS Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES. Los empresarios y profesionales tienen la doble obligación de conservar las facturas recibidas y las copias de las facturas expedidas y sus documentos equivalentes. El límite temporal de la obligación alcanza el período de prescripción de los tributos afectados por las operaciones correspondientes. Este período, actualmente es de cuatro años, contados a partir del final del plazo de declaración voluntaria, siempre que no se produzca suspensión de la prescripción. Para las facturas emitidas, la obligación puede cumplirse mediante microfilm o soportes magnéticos, incluso en el caso de documentos sustitutivos: vales o tickets. Para las facturas recibidas, es obligatoria la conservación del propio documento. Si se refieren a bienes de inversión, deben conservarse durante su período de regularización y los cinco años siguientes. XI.- LA RECTIFICACIÓN DE FACTURAS. Hay varios casos en los que es necesaria la rectificación de las facturas o documentos equivalentes: 1. Cuando la cuota de IVA repercutido es errónea. 2. Cuando, de acuerdo con la normativa del IVA, procede la modificación de la base imponible. Estos casos son los siguientes: o Devolución de envases y embalajes o Descuentos otorgados después de la realización de las operaciones. o Cuando, con arreglo a derecho, queden sin efecto las operaciones o se altere el precio con posterioridad a su realización. o Cuando no se paguen las cuotas repercutidas y el destinatario sea declarado en quiebra o admitida a trámite la suspensión de pagos. o Cuando los créditos resulten total o parcialmente incobrables. o Cuando el precio se fije provisionalmente por no ser conocido en el momento en que se devenga el IVA. La rectificación debe realizarse antes de que transcurran cuatro años, a partir del devengo del impuesto. Hay dos casos en los que, a pesar de darse las circunstancias precisas, no pueden rectificarse las cuotas: Cuando el destinatario de la operación no sea empresario o profesional, si las cuotas del IVA se han determinado incorrectamente y su rectificación implica un aumento de las mismas, salvo que se haya producido una elevación legal de los tipos, en este caso la rectificación puede hacerse en el mes en que entren en vigor los nuevos tipos y en el siguiente. Cuando la AEAT ponga de manifiesto, a través de liquidación tributaria por infracción, cuotas mayores que las repercutidas. Las facturas rectificativas, en ningún caso anulan las facturas originales, solamente las rectifican. Las facturas rectificativas tienen que incluir lo siguiente:

14 Jose Ignacio González Gómez. Página 14 de 24 Datos que identifiquen las facturas iniciales. Rectificación efectuada Serie especial de numeración. Casos especiales de facturas rectificativas: 1. Cuando se trate de descuentos por volumen de operaciones (rappels), no es necesario especificar las facturas rectificadas, siendo suficiente indicar el período a que se refieren. 2. Cuando se trate de descuentos concedidos con posterioridad a la emisión de la factura, siempre que el cliente no sea empresario o profesional, se pueden emitir notas de abono, numeradas correlativamente. Tema 6. La factura. La factura es un documento que acredita legalmente las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas. Debe entregarse factura completa cuando el destinatario sea empresario o profesional o cuando, sin serlo, la exija, por la totalidad de las entregas de bienes y prestación de servicios, realizadas por empresarios y profesionales en el desarrollo de su actividad. Requisitos de las facturas. Todas las facturas, o sus copias o matrices, contendrán al menos los siguientes datos: 1. Número y, en su caso, serie, cuando existen diferentes centros de facturación. La numeración debe ser correlativa. 2. Nombre y apellidos o denominación social, NIF y domicilio tanto del expedidor (proveedor) como del destinatario. Cuando el destinatario sea una persona física que no sea ni empresario ni profesional, basta con el nombre, apellidos y NIF. 3. Descripción total de la operación y su contraprestación total. Deberán consignarse en la factura todos los datos necesarios para la determinación de: a. La base imponible. b. El tipo tributario. c. La cuota repercutida. Si la factura comprende entregas de bienes o servicios sujetos a tipos impositivos diferentes deberá diferenciarse la parte de la operación sujeta a cada tipo. Cuando el IVA se repercuta dentro del precio se indicará con la expresión "IVA incluido". Lugar y fecha de emisión. Emisión de las facturas. Las facturas deben emitirse en el momento de realizar la operación. Cuando el destinatario sea un empresario o profesional, puede realizarse en el plazo de treinta días a partir de la realización de la operación. Cuando se hayan realizado diversas operaciones para un mismo destinatario se pueden acumular en una única factura, todas las operaciones realizadas en el plazo máximo de un mes natural. En este caso, la factura debe emitirse en el plazo máximo de treinta días contados desde el último día del mes natural al que se refiera la factura.

15 Jose Ignacio González Gómez. Página 15 de 24 Excepciones a la obligación de emitir facturas completas. La emisión de emitir facturas tiene las siguientes excepciones: 1. No existe la obligación de emitir ningún documento, salvo que el destinatario exigiese la factura, en las operaciones siguientes: a. Las realizadas por comerciantes minoristas a los que se les aplique el régimen de recargo de equivalencia. b. Las operaciones exentas, salvo servicios médicos y sanitarios. c. La utilización de autopistas de peaje. d. Las realizadas por sujetos pasivos que tributen en el régimen simplificado del IVA. e. Las realizadas por sujetos pasivos del IRPF que estén en régimen de estimación objetiva. 2. No será obligatoria la indicación de los datos de identificación del destinatario cuando se trate de operaciones realizadas para quienes no tengan la consideración de empresarios o profesionales, si no se superan las ptas. 3. Emisión de vales o tickets. Cuando el importe de las operaciones no exceda de ptas., las facturas pueden sustituirse por vales o tickets expedidos por máquinas registradoras, en los siguientes casos: a. Venta al por menor. b. Venta y servicios en ambulancia y a domicilio del consumidor. c. Servicios de hostelería, restauración y suministros de bebidas y comidas prestados por restaurantes, bares, cafeterías, chocolaterías y horchaterías. d. Salas de baile y discotecas. e. Servicios telefónicos. f. Servicios de peluquería e institutos de belleza. g. Utilización de instalaciones deportivas. h. Revelado de fotografías y estudios fotográficos. i. Aparcamientos y estacionamiento de vehículos. j. Videoclubs. Duplicados y copias de las facturas. Los empresarios y profesionales sólo podrán expedir un original de cada factura o documento sustitutivo. Se pueden expedir duplicados en los siguientes casos. Cuando en una misma operación concurran varios destinatarios. En el supuesto de pérdida del original. En cada uno de los duplicados debe constar la expresión duplicado y la razón de su expedición. En todas las copias de facturas se hará constar su carácter de copia. Rectificación de las facturas. Los empresarios y profesionales deberán rectificar las facturas o documentos equivalentes o sustitutivos en los siguientes casos:

16 Jose Ignacio González Gómez. Página 16 de 24 Incorrecta fijación de las cuotas; por ejemplo, haber cometido errores. Cuando varíen; por ejemplo, modificaciones de precios o cantidades. Cuando queden sin efecto operaciones gravadas con el IVA, por ejemplo, en caso de devoluciones o anulaciones. La rectificación debe hacerse inmediatamente después de advertirse la circunstancia que la motiva y siempre en el plazo de cinco años desde el devengo del IVA o de la fecha en que se hubiese producido la circunstancia modificativa. La rectificación se realiza mediante una factura de rectificación o documento en el que se haga constar los datos identificativos de la factura, o documento inicial y la rectificación efectuada. Descuentos y bonificaciones posteriores a la emisión. Cuando pueden producir dos situaciones relativas a éstos: Los descuentos y bonificaciones por volumen de operaciones pueden efectuarse en una factura de rectificación, no siendo necesaria la especificación de las facturas rectificadas. Basta con señalar el período de que se trate. Si el destinatario es un particular que no hubiese exigido inicialmente una factura completa, podrán emitir notas de abono numeradas correlativamente. Facturas de gastos suplidos. Los gastos ocasionados por una determinada operación, como portes, seguros, envases y embalajes deben ser facturados junto con la operación principal y pasan a formar parte de la base imponible. Si embargo, en ocasiones surgen los denominados gastos suplidos, que son aquellos que se facturan por separado porque así lo ha pedido expresamente el comprador. En este caso no estarían gravados al tipo impositivo de la mercancía. Por ejemplo: Portes, gravados al 16%. El transportista expedirá la carta de porte a nombre del comprador. Seguros, exentos del IVA. La compañía expedirá una factura a nombre del comprador. Conservación de las facturas. Las facturas y los documentos sustitutivos deben conservarse durante 5 años a partir del día que finalice el plazo reglamentario para presentar la correspondiente liquidación del IVA. Cuando se hayan adquirido bienes de inversión deben conservarse durante diez años; si son inmuebles durante quince años. Las facturas emitidas pueden conservarse en películas microfilmadas o soportes magnéticos. Estos soportes sólo son admitidos para las facturas emitidas, pero no para las recibidas, cuyos originales deben conservarse para su posterior comprobación. También deben conservarse los rollos de las máquinas registradoras cuando se emitan tickets. Elaboración de las facturas. Facturas con IVA. Los pasos a seguir son: 1. Cálculo de la base imponible.

17 Jose Ignacio González Gómez. Página 17 de 24 IMPORTE DE LA OPERACIÓN DESCUENTO + GASTOS = BASE IMPONIBLE 2. Cálculo de la cuota. BASE IMPONIBLE x TIPO IMPOSITIVO =CUOTA 3. Cálculo del importe total de la factura. BASE IMPONIBLE + CUOTA = TOTAL FACTURA Facturas con IVA y recargo de equivalencia. Los pasos a seguir son: 1. Cálculo de la base imponible. IMPORTE DE LA OPERACIÓN DESCUENTO + GASTOS = BASE IMPONIBLE 2. Cálculo de la cuota del IVA y del recargo de equivalencia. BASE IMPONIBLE x TIPO IMPOSITIVO =CUOTA IVA BASE IMPONIBLE x TIPO DE RECARGO DE EQUIV. =CUOTA DEL RECARGO DE EQUIV 3. Cálculo del importe total de la factura. BASE IMPONIBLE + CUOTA IVA + CUOTA R.E. = TOTAL FACTURA Ejemplo 1. La empresa Centro S. A., con NIF A , domiciliada en C/Velázquez, 12, de Madrid, 28004, para ser enviada a Industrias Norte S.A. (NIF A ) domiciliada en la C/Pereda 90 de Santander, CP Los productos facilitados fueron: 300 unidades del producto A a 700 ptas./unidad. 300 unidades del producto B a 400 ptas./unidad. Descuento 10 % IVA 16%. Se pide: factura nº 1, de 9 de enero. Ejemplo 2. Realizar la factura nº 2 correspondiente a la venta enunciada en el ejemplo anterior, pero incluyendo los gastos siguientes: Transporte: ptas. Embalajes: ptas. Ejemplo 3. Realizar la factura nº 3, correspondiente una venta del la empresa Centro S.A., el día 4 de marzo, al minorista acogido al régimen de Recargo de Equivalencia D. Bernardo Río Seco, con NIF W, domiciliado en la C/Castilla 56, Zaragoza. Productos facturados: 100 unidades del C a ptas./unidad. 120 unidades de D a ptas./unidad. 200 unidades de E a 950 ptas./unidad. Descuento 15%.

18 Jose Ignacio González Gómez. Página 18 de 24 IVA 7% Gastos incluidos en factura: Embalajes ptas. Transporte ptas. Seguros ptas. Ejemplo 4. Factura nº 4 de 31 de marzo, de la empresa Centro S.A., por las ventas realizadas en el mes de marzo, que fueron las siguientes: 200 unidades del producto A a 700 ptas./unidad. IVA al tipo general. Descuento 10%. Transportes : ptas. Embalajes: ptas. 500 unidades del producto C a ptas./unidad. IVA reducido. Descuento 10 %. Transporte ptas. Embalajes ptas unidades del producto G a 700 ptas./unidad. IVA superreducido. Descuento 5 %. Transporte ptas. Embalajes ptas. TEMA 4. EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE MERCANCÍAS. Introducción. Cuando ya se ha llegado a un acuerdo entre comprador y vendedor y se ha firmado el contrato o realizado el pedido, el proveedor debe enviar la mercancía utilizando el medio de transporte más adecuado o el que se haya pactado. Junto con la mercancía se envía un documento denominado albarán o nota de entrega. No es obligatorio pero se usa en la mayoría de los envíos. Si el transporte no se realiza por medios propios, se usa la llamada carta de porte, como documento acreditativo del contrato de transporte. Transporte de mercancías. El medio de transporte influye, además de en la rapidez de la puesta a disposición de los productos a los consumidores, en el precio de que éstos van alcanzar en el mercado. Las opciones para el transporte de mercancías son: Utilizar los vehículos del vendedor o del comprador. Contratar a un transportista o agencia de transporte. Utilizar agencias de mensajería y paquetería, cuando los envíos son urgentes y poco voluminosos. En una operación de transporte intervienen las tres personas siguientes: Remitente o expedidor: la persona que contrata y entrega la mercancía. Si el envío es a portes pagados, también efectúa el pago del transporte. Transportista. La persona que realiza el envío, conservando la mercancía, en el plazo convenido. Si se sobrepasa el plazo, el consignatario podrá reclamar daños y perjuicios o dejar la mercancía para el transportista y reclamar su valor. Destinatario o consignatario: la persona que ha de recibir la mercancía. Si el envío es a portes debidos, deberá pagar el precio del transporte en las veinticuatro horas siguientes a la entrega.

19 Jose Ignacio González Gómez. Página 19 de 24 Contrato de transporte. La realización de un servicio de transporte constituye un contrato según el cual el transportista se compromete a trasladar personas o cosas entre dos puntos determinados, a cambio de precio cierto. Para que el contrato sea mercantil, el transportista se debe dedicar habitualmente a realizar transportes para el público y los objetos transportados deben ser mercancías. Los documentos usados son distintos según el tipo de transporte: Clase de transporte Carretera Ferrocarril Marítimo aéreo Documento utilizado (para mercancías) Carta de porte por carretera. Carta de porte por ferrocarril. Conocimiento de embarque o conocimiento marítimo Carta de porte aéreo o conocimiento aéreo Formas de pago. Las más habituales son: Portes pagados. El pago se efectúa por el remitente en el momento del envío de la mercancía. Portes debidos. Paga el destinatario en el plazo máximo de 24 horas después de la entrega de la mercancía. Reembolso. El destinatario paga la mercancía y el transporte en el momento de recibir la mercancía. El IVA aplicado. El impuesto sobre el valor añadido que se aplica para cada tipo de transporte es el siguiente: Transporte de mercancías 16%. Transporte de personas 7%. Transporte internacional exento. Albarán o nota de entrega. Se trata del documento por el que se acreditan los siguientes hechos: Salida de las mercancías del almacén comprador. Transporte y llegada de las mercancías al comprador. Los datos que usualmente figuran en el albarán son los siguientes: Identificación del comprador y del vendedor: nombre o razón social, domicilio completo y NIF. Número, referencia o identificación del pedido. Lugar y fecha de emisión del albarán. Lugar de entrega de la mercancía. Medio de transporte usado y su pago. Descripción de la mercancía.

20 Jose Ignacio González Gómez. Página 20 de 24 Unidades de mercancía que se envían. Los albaranes pueden ser: Valorados. En él figuran los precios unitarios y el total de la operación. Si tienen los requisitos de las facturas, equivalen a éstas. Se puede agrupar un conjunto de albaranes valorados en una factura de repaso. Sin valorar. Este tipo de albarán sólo refleja la descripción y la cantidad de la mercancía, pero no los precios. De cada albarán se suelen hacer tres copias: 1. Para el vendedor. Sirve para justificar la salida de las mercancías del almacén. 2. Copia para ser firmada por el comprador. El comprador comprueba: a. Que los datos del albarán coinciden con los del pedido realizado. b. Que la mercancía está en las condiciones indicadas y coincide con la del albarán y pedido. c. Que la mercancía ha llegado en la fecha de recepción prevista. Si los datos son correctos, firma y sella el albarán, para que el vendedor pueda realizar la factura. 3. Copia para el comprador. Con esta se justifica que ha recibido la mercancía y servirá para contrastar los datos cuando llegue la factura. Si existieran problemas en la recepción de la mercancía (calidades, cantidades, fecha) el comprador podrá rechazar la mercancía. Si, aún así, se acepta la mercancía, se dejará constancia en el albarán u se notificará al departamento de compras para que realicen las oportunas reclamaciones. Control de incidencias y reclamaciones. Es conveniente mantener algún tipo de registros para revisar que los pedidos realizados han sido recibidos en calidad, cantidad y tiempo indicados. Además, se pueden dar determinadas situaciones que den lugar a reclamaciones, quejas o devoluciones: Retraso. Envío de mercancías de diferente calidad a las solicitadas. Mercancías diferentes a las solicitadas. Mercancías en mal estado. Errores en los albaranes o facturas. Discrepancias en las condiciones pactadas. Estas incidencias pueden producir los tipos de cartas comerciales que se indican a continuación. Cartas de reclamación. El comprador reclama por algún incumplimiento de lo establecido en el contrato o pedido. El cliente deberá aportar las pruebas necesarias y solicitar se cumpla lo convenido. Cartas de devolución. Cuando el comprador comprueba que las mercancías recibidas no sirven para ser puestas a la venta por haber llegado en mal estado, ser de diferente calidad, haber llegado fuera de plazo, etc. En estas cartas se debe detallar claramente los motivos y poner la mercancía a disposición del vendedor.