Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 2

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 2"

Sofia Soto Barbero
hace 7 años
Vistas:

1 Caso Práctico: Expandiendo los límites de Project 2007 con VBA Macros Rafael Ruiz Velasco, PMP, MCITP

2 Agenda Qué son y para qué sirven las macros en MS Project Cómo se generan las macros Demostración: Macros en una solución real. Conclusiones y recomendaciones Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 2

3 Qué son las macros en MS Project? Las macros en MS Project son programas que se generan y ejecutan dentro del MS Project Professional o Standard. Utilizan el lenguaje Visual Basic for Application (VBA). Las macros representan una de las varias tecnologías de desarrollo disponibles en el Project: PSI (Project Server Interface) VBA macros VSTO (Visual Studio Tools for Office) Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 3

Utilizan el lenguaje Visual Basic for Application (VBA).

4 Qué son las macros en MS Project? Modelo de Objetos de MS Project 2007 (vista parcial). Fuente: Microsoft Technet. Modelo de objetos Project 2007: Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 4

5 Qué son las macros en MS Project? VBA macros permiten integración estrecha de Project con otras aplicaciones como Excel, PowerPoint, Word y todas las aplicaciones que exponen un Modelo de Objetos de VBA. Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 5

aplicaciones como Excel, PowerPoint, Word y todas las aplicaciones que

6 Para que sirven las macros? 1.-Complementan las funciones predefinidas para el usuario final Funcionalidad ampliada con VBA macros Funcionalidad outof thebox Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 6

final Funcionalidad ampliada con VBA macros Funcionalidad

7 Para que sirven las macros? 2.- Facilitan la vida al usuario final. Macros Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 7

8 Cómo se generan las macros? Grabación de macros Genera automáticamente Programación Mixta Código Fuente Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 8

9 Cómo se generan las macros? Las macros se almacenan en Módulos Accesibles desde el Editor de Visual Basic (Alt-F11) En cualquier archivo de Project En la plantilla global local (global.mpt) En la plantilla global de empresa Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 9

Basic (Alt-F11) En cualquier archivo de Project En la plantilla global

10 Cómo se generan las macros? Macros simples Unas pocas líneas de código Macros complejas Programas completos Con formularios, validaciones, procedimientos y funciones, accesos a bases de datos, etcétera Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 10

completos Con formularios, validaciones, procedimientos y funciones,

11 El modelo a mostrar: Demostración Modelo de Proyectos de la Subdirección de Ingeniería y Desarrollo de Obras Estratégicas (SIDOE) en Petróleos Mexicanos (Con datos ficticios) El modelo conjunta las obras que lleva a cabo la SIDOE es usado para la planeación, programación y seguimiento físico a nivel gerencial. Las obras son típicamente: Construcción e instalación de Plataformas Marinas Construcción y tendido de Ductos Marinos y Terrestres Construcción de infraestructura terrestre Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 11

12 Demostración Caso 1: Para avances planeados y reales, se requiere ponderar las tareas y las obras. Problemática: El mecanismo de ponderación requerido no lo ofrecen las opciones predefinidas del Project. Solución: Campos personalizados y una macro que genera ponderadores absolutos para cada tarea y obra. Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 12

Problemática: El mecanismo de ponderación requerido no lo ofrecen las opciones predefinidas del

13 Trabajar con Project Professional Genera ponderadores absolutos Para cada ponderador relativo capturado por cada nivel de la EDT, la macro calcula los ponderadores absolutos con respecto a la cartera de obras. Es necesario ejecutar esta rutina, para poder calcular el avance físico de las obras y de los indicadores de desempeño.

ponderadores absolutos con respecto a la cartera de obras.

14 Demostración Caso 2: distribuciones del trabajo físico en el tiempo para planeación y línea base. Problemática: Las distribuciones que Project ofrece no se apegan a las necesidades. Solución: Una macro distribuye la asignación del trabajo en el tiempo de acuerdo a la curva de distribución seleccionada. Calcula el % de avance por día y lo registra en los datos time-phased de la asignación. Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 14

Solución: Una macro distribuye la asignación del trabajo en el tiempo de acuerdo a la curva de distribución

Trabajar con Project Professional Calcular distribuciones de recursos Permite distribuir los avances físicos a través del tiempo, para cada

15 Trabajar con Project Professional Calcular distribuciones de recursos Permite distribuir los avances físicos a través del tiempo, para cada una de las actividades en base a una distribución particular: Uniforme Triangular Creciente Decreciente Pico Temprano Pico Tardío Personalizada

una de las actividades en base a una distribución particular: Uniforme

16 Demostración Caso 3: Captura de los avances reales. Problemática: La captura de los avances reales, a nivel de cada asignación en la escala de tiempo, es compleja. Solución: Una macro que permite la captura del avance real en un periodo de tiempo y distribuye dicho avance en el campo trabajo time phasedde la asignación. Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 16

Trabajar con Project Professional Actualizar avances Se selecciona el periodo para el cual se capturará el avance. Se captura el total acumulado y la macro calcula el avance del periodo.

17 Trabajar con Project Professional Actualizar avances Se selecciona el periodo para el cual se capturará el avance. Se captura el total acumulado y la macro calcula el avance del periodo. El registro del avance se hace en el campo trabajo de la asignación del recurso AvanceFisico. (timephased) La macro calcula también el avance planeado hasta la fecha de estado, conforme a la línea base de la tarea.

El registro del avance se hace en el campo trabajo de la asignación del recurso AvanceFisico.

18 Demostración Caso 4: Pasar datos avance planeado y real a Excel Problemática: Las opciones predefinidas en Project para exportar a Excel no cubren los requerimientos del modelo. Solución: Una macro que pasa a Excel los datos del timephasedde avances planeados y reales, considerando las obras y tareas seleccionadas y estableciendo una ponderación apropiada. Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 18

Solución: Una macro que pasa a Excel los datos del timephasedde avances planeados y reales, considerando las

19 Trabajar con Project Professional Opciones generales Se elije la información que se quiere exportar, es decir, los avances físicos de manera parcial o acumulada, así como avance real/pronóstico o planeado. En la parte inferior se permite personalizar el nombre del reporte.

manera parcial o acumulada, así como avance real/pronóstico o

20 Trabajar con Project Professional Pasa a Excel Como resultado de la generación de la Macro, se obtienen los reportes en Excel.

21 Caso 5: Verificar la calidad del modelo Problemática: El modelo tiene muchas variables y no es simple revisar que todas ellas estén utilizadas correctamente. Solución: Demostración Una macro que valida múltiples características del modelo. Genera un archivo Log indicando los aspectos a revisar y/o corregir. Algunos aspectos los corrige directamente la macro. Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 21

22 Demostración Macro de validación del modelo Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 22

23 Demostración Resultado de la Validación Archivo texto con los problemas y aspectos a revisar del modelo. Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 23

24 Conclusiones y Recomendaciones Si su proyecto EPM es interno o para un cliente en particular, vale la pena considerar el uso de VBA macros desde la conceptualización. Conviene desarrollar habilidades para el desarrollo de VBA macros. Las macros de Project ayudan a generar modelos exitosos! Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 24

25 Referencias Project 2007 sdk Project VB Editor Help Project Programmability Blog Microsoft News Groups on Project development Dynamic Scheduling with MS Office Project 2007 Rodolfo Ambriz, International Institute for Learning Mejores Prácticas y Tecnologías de Vanguardia para la Dirección de Proyectos. 25

26 Gracias! Rafael Ruiz Velasco, PMP, MCITP

Documentos relacionados

Microsoft Project Professional

Microsoft Project Professional Fundamentos en Administración de Proyectos Curso para dominar el manejo de Microsoft Project que capacita a profundidad en las funcionalidades básicas y avanzadas para la