LABORATORIO Nº 4 Macros en Excel

Transcripción

1 OBJETIVO Describir y aplicar el manejo de macros en Microsoft Excel. 1) DEFINICIÓNES En Excel se pueden ejecutar una misma serie de acciones una y otra vez, esas acciones que se realizan repetidamente se pueden automatizar con una macro. Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando se las necesita ejecutar. Por ejemplo, si todas las mañanas se crea un reporte de ventas y en ese reporte siempre se da un mismo formato a los textos, se puede crear una macro para que lo haga automáticamente cada dia. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que se realizan una y otra vez. 2) MACROS Y SU LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN Las macros se escriben en el lenguaje de programación conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también se puede ampliar la funcionalidad del programa. 3) LA GRABADORA DE MACROS Se puede crear una macro utilizando el lenguaje de programación Visual Basic for Applications (VBA), pero el metodo más sencillo es utilizar la grabadora de macros que guarda todos los pasos realizados para ejecutarlos posteriormente. La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realizan acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para la utilización de la grabadora de macros se debe ir a la opción Programador y seleccionar el comando Grabar macro. 1

2 Al pulsar el botón se mostrará el siguiente cuadro de diálogo: En el cuadro de texto Nombre de la macro, se debe colocar el nombre que identificará de manera única a la macro que estamos creando. De manera opcional se puede asignar un método abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación de las teclas especificadas. La lista de opciones Guardar macro en, permite seleccionar la ubicación donde se almacenará la macro y se tienen las siguientes opciones: Este libro. Guarda la macro en el libro actual. Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y las mismas pueden ser ejecutadas en cualquier libro creado durante una sesión de Excel. Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin importar el libro de Excel que se este utilizando. Tambien se puede colocar una Descripción para la macro que se va a crear. Finalmente, se debe pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al finalizar de ejecutar las acciones deseadas se debe pulsar el botón Detener grabación para completar la macro. 2

3 4) CREACIÓN DE UNA MACRO Se creará una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa (Finanzas, Recursos Humanos e Informática) y posteriormente se aplique a las mismas un formato especial al texto (Negrillas, Cursivas y Subrayado). 1) Para iniciar la grabación se debe ir al comando Grabar macro, que se encuentra en la ficha Programador : 2) Luego introduciremos los siguientes parametros: 3) Una vez que se pulse el botón Aceptar se iniciará la grabación e introduciremos los nombres de los departamentos, tal como se muestra a continuación: 3

4 4) Luego daremos el formato de negrillas, cursiva y subrayado a la información introducida, de acuerdo al siguiente detalle: 4

5 5) Para detener la grabación, presionaremos el boton Detener grabación, tal como se muestra a continuación: 6) Para ejecutar la macro recién guardada se seleccionará la nueva hoja de Excel y se seleccionará el comando Macros. 7) Seleccionaremos la macro creada (DepartamentosEmpresa) y presionaremos el botón Ejecutar. 5

6 8) Finalmente, se ejecutará la macro creada, mostrando todos los pasos que realizamos previamente. 6