GUIA PARA LA PROGRAMACIÓN ESTRATÉGICA DE LA META O PROYECTO

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1 GUIA PARA LA PROGRAMACIÓN ESTRATÉGICA DE LA META O PROYECTO del SISTEMA DE PROGRAMACIÓN Y GESTIÓN POR METAS Y RESULTADOS < SISTEMA DE METAS > ESTRATEGIAS DE GOBERNABILIDAD 1

2 INDICE: 1. INTRODUCCION 1.1 QUÉ ES EL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN Y GESTIÓN POR METAS Y RESULTADOS (SISTEMA DE METAS) Y CUÁLES SON SUS OBJETIVOS? 1.2. SISTEMA DE METAS CUBRE CINCO OBJETIVOS 1.3. QUE ES UNA META/ PRODUCTO? 2. PROGRAMACION ESTRATEGICA DE LA GOBERNABILIDAD DE LA META O PROYECTO 1. Programación estratégica de la meta-proyecto priorizado a. Sensibilización del métodos a los actores institucionales involucrados. b. Determinación de la programación estratégica de gobernabilidad de la meta o proyecto con los responsables directos. c. Revisión por parte de la autoridad inmediata superior (Ministros/ Secretarios), para que corrijan y finalmente asuman la responsabilidad política de esta programación, y finalmente. d. Revisión por parte de la alta dirección con competencias transversales en la institución 2. Programación y gestión de los encargados de los proyectos 3. Gestión de la alta dirección para que con su competencia jurídica atienda las alertas, restricciones y oportunidades que los primeros le van adelantado los primeros. 3. GUIA PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE LA ESTRATEGIA DE GOBERNABILIDAD DE LA META O PROYECTO 1. INFORMACIÓN DE BASE 2. PROGRAMACIÓN DE METAS INTERMEDIAS Y SU RUTA CRÍTICA 3. REPORTE EJECUTIVO 4. INDICADORES y META 4. EJEMPLOS EJEMPLO 1, SECTOR JUSTICIA: EJEMPLO 2, SECTOR INTERIOR 4. GLOSARIO 5. DEFINICIONES DE DICCIONARIO 2

3 1. INTRODUCCION 1.1 QUÉ ES EL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN Y GESTIÓN POR METAS Y RESULTADOS (SISTEMA DE METAS) Y CUÁLES SON SUS OBJETIVOS? Este módulo está orientado a apoyar una red de gestión para el logro de los objetivos y resultados de las principales Metas Productos de la institución, vinculados al fortalecimiento institucional y a los compromisos asumidos por la Institución. En ese sentido, es un sistema de trabajo intra e inter institucional, al que se le asocian todos aquellos ámbitos institucionales que tienen responsabilidad directa con las Metas/Productos de la institución. El Sistema se basa en métodos de programación y gestión que permiten informar acerca del avance de la Meta/Producto en general y de las Metas Intermedias que la componen, así como de sus: Indicadores de avance, Restricciones políticas, financieras u otras que impidan su concreción, Alertas sobre posibles impedimentos, Oportunidades de Acción Comunicacional que se presenta en la dinámica de su desarrollo. Estos mismos métodos indican la forma de consumo de la información para generar una claridad del espectro político en el cual se desarrollan las Metas/Producto, de tal manera que las autoridades competentes aúnen sus esfuerzos en el planteamiento de soluciones creativas a problemas complejos y no se encuentren paralizados, confundidos o invadidos por la imposición de la emergencia cotidiana SISTEMA DE METAS CUBRE CINCO OBJETIVOS 1. Impulsar a la institución a programar objetivamente cada uno de los productos, identificando Metas Intermedias, responsables y sus fechas de cumplimiento. 2. Informar del avance de los resultados de la Meta / Producto. 3. Incidir en la consecución de los Productos y los resultados de los programas y proyectos que son prioritarios para la Institución, mediante el tratamiento oportuno de las Alertas y Restricciones. 4. Organizar el trabajo a partir de grupos de tareas sin generar traumas institucionales. 5. Facilitar el conocimiento directo por parte de los ciudadanos de la marcha de los programas y proyectos prioritarios para la institución o gobierno, permitiendo además recopilar sus opiniones. 3

4 1.3. QUE ES UNA META / PRODUCTO? La Meta/ Producto desde la perspectiva conceptual es todo bien o servicio que una institución produce combinado recursos a partir de una tecnología de producción. Teniendo esto como base conceptual, en la metodología SIGOB, la Meta/ Producto debe ser una prioridad de la institución o gobierno y será la unidad de contención de un conjunto de Metas Intermedias y sus actividades interrelacionadas, ejecutadas bajo una gerencia unificada y mediante la utilización de recursos para lograr un Meta / Producto Específico en un plazo determinado. Para que un Meta / Producto sea parte del sistema de programación y gestión, debe: Haber sido seleccionado como prioritario por la institución o el gobierno, con el conocimiento de la máxima autoridad institucional (esto es fundamental para validar su prioridad institucional). Tener una unidad ejecutora y gerencia unificada. Tener una clara visión del objetivo específico y sus resultados esperados Contar con una asignación presupuestaria adecuada y la voluntad política para llevarla a cabo. Contar con una programación operativa lo suficientemente viable, que sirva de contenedor de un conjunto de actividades interrelacionadas Tener normas legales adecuadas que permitan la realización de la Meta / Producto. Tener claramente definido un período de tiempo o una fecha clara para su cumplimiento. 4

5 2. PROGRAMACION ESTRATEGICA DE LA GOBERNABILIDAD DE LA META O PROYECTO. El proceso de implementación del sistema de programación y gestión por metas y resultados del SIGOB tiene tres grandes etapas. 1. Programación estratégica de la meta-proyecto priorizado, 2. Programación y gestión de los encargados de los proyectos y 3. Gestión de la alta dirección para que con su competencia jurídica atienda las alertas, restricciones y oportunidades que los primeros le van adelantado los primeros. Con estas dos últimas etapas se monta un procedimiento cíclico de trabajo que en la práctica constituye una red de gestión. Este documento trata de la primera etapa de Programación Estratégica de la Gobernabilidad de la Meta y que se describe a continuación: El llenado de la ficha técnica y la presente guía forman parte de la primera etapa del proceso de implementación del sistema de programación y gestión contra metas y resultados del SIGOB: la etapa de la programación estratégica de las metas, constituyendo éste el momento donde se advierte en la comunidad de decisores los riesgos que pueden frenar los proyectos, estableciéndose un plan de acción para prevenir que estos aspectos deriven en conflictos; vale decir se define la estrategia en la cual se prevé anticipadamente los conflictos y se prepara a la institución para enfrentarlos y así al disminuyendo los riesgos se aumenta la certidumbre del cumplimiento de los objetivos y resultados de la meta o proyecto. Esto en la práctica es hacer una programación de la gobernabilidad de las metas o proyectos institucionales, de garantizarles desde el inicio condiciones para su adecuada ejecución. Esto en la práctica es hacer una programación de la gobernabilidad de las metas o proyectos institucionales, de garantizarles desde el inicio condiciones para su adecuada ejecución. Esta primera etapa a su vez esta dividida en 4 momentos: 1. Sensibilización del métodos a los actores institucionales involucrados. 2. Determinación de la programación estratégica de gobernabilidad de la meta o proyecto con los responsables directos. 3. Revisión por parte de la autoridad inmediata superior (Ministros/ Secretarios), para que corrijan y finalmente asuman la responsabilidad política de esta programación, y finalmente. 4. Revisión por parte de la alta dirección con competencias transversales en la institución. 1. Una primera acción central tiene que ver con una explicación del enfoque conceptual y del sistema de trabajo que considera el sistema de metas a las altas autoridades de la institución, a los gerentes y coordinadores de metas y al equipo implementador, a fin de familiarizarles con el método, pero sobre todo obtener la decisión política y el compromiso de las autoridades al mas alto nivel y de los funcionarios sobre el uso e implementación del sistema en la institución, y definir las metas o proyectos prioritarios que entraran al sistema de metas y con los cuales se arrancara el trabajo. Esta explicación se realiza luego de pasar revista a los efectos e impactos que en la región han tenido, durante las ultimas décadas, los cambios y transformaciones de 5

6 las complejas relaciones existentes entre Estado-Mercado-Sociedad sobre la gestión publica en general y sobre la programación y gestión contra metas y resultados en particular. 2. La segunda acción es la realización de reuniones de llenado de la ficha técnica cuyo formato obliga a reflexiones en el sentido de una programación de gobernabilidad de la meta-proyecto, ello se realiza con cada gerente o responsable de la meta o proyecto. Estas reuniones han resultado ser de mayor efectividad que la relación escrita, pues se sensibiliza para extraer el mayor conocimiento posible, tratando de identificar los hitos o metas intermedias de mayor relevancia que considera para el logro del producto (bien o servicio) que persigue la meta en un tiempo determinado, la red de funcionarios involucrados en dichas metas intermedias, las previsibles dificultades de distintos tipos que presenta su ejecución en el tiempo y a su juicio si eso puede o no constituir una oportunidad de difusión, en el sentido de ir construyendo en el ciudadano el concepto de la política pública que subyace al proyecto. Se trata de un ejercicio de concreción objetiva de la estrategia de la meta, bajo una metodología, conceptos y nomenclatura estándares, a fin de que todos los funcionarios de la red hablen un mismo idioma y se la pueda compartir entre ellos con total transparencia para aprovechar y potenciar las distintas sinergias. El conjunto de información que se solicita al gerente de meta o responsable de proyecto en esta ficha técnica en seis hojas de datos (información de base, programación, indicadores, informe de avance, riesgos y clasificadores) tiene precisamente como objetivo central materializar y transparentar esa programación. Por otro lado también se trata de que el equipo implementador de la institución se familiarice y se apropie del método en esas reuniones y pueda posteriormente replicarlo con autonomía para la programación estratégica de gobernabilidad de otras metas, (fortalecimiento de capacidades institucionales). 3. Una tercera acción consiste en realizar una reunión en donde el gerente o responsable del proyecto presenta su programación o proyección inicial (ideal realizable) a sus autoridades inmediatas (subsecretarios, secretarios, viceministros, etc.) ajustando se con ellos la programación y logrando la aceptación política del sector 4. Una cuarta acción consiste en realizar una reunión en donde el gerente o responsable del proyecto, más la autoridad de su institución (Ministros/ Secretario) presenta su programación o proyección inicial (ideal realizable) a los funcionarios responsables de los ámbitos transversales de la institución (recursos humanos, compras, licitaciones, presupuesto, normas jurídicas, etc.), en muchas de estas reuniones ha participado el propio Presidente, Gobernador o Titular de la institucional. Esta reunión tiene dos objetivos: el primero lograr de manera directa la atención de la alta dirección en la meta o proyecto, consolidando así el carácter de prioridad política que ha sido asignado, y segundo que cada uno de estas autoridades coadyuven a fortalecer la estrategia presentada desde sus respectivas competencias. En esta reunión se trata de consolidar la programación de gobernabilidad a la meta o proyecto al lograr, desde su inicio, la viabilidad administrativa, financiera, jurídica, política, y comunicacional necesaria; advirtiendo los principales problemas y tomando cartas en el asunto inmediatamente. Los cuatro momentos anteriores harán que esta reunión reúna todas las condiciones de eficiencia necesarios para que este tipo de reuniones vayan consolidándose como rutinas de efectividad de la acción gubernamental. Por ello y, con antelación se le prepara al gerente para que vaya con suficientes argumentos y sustentos a esa reunión y puntualice con la suficiente precisión y claridad las necesidades y dificultades que tiene de y en esos ámbitos. 6

7 3. GUIA PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE LA ESTRATEGIA DE GOBERNABILIDAD DE LA META O PROYECTO A continuación se presenta el contenido, descripción y ejemplos de la información requerida en la ficha de la Meta. 1. INFORMACIÓN DE BASE A. DATOS DE LA META / PRODUCTO: i. TÍTULO DE LA META / PRODUCTO: El titulo debe expresar con claridad y precisión cual es él o los Productos que se pretenden alcanzar: Definición de Producto: Es todo bien o servicio que una institución produce combinando recursos a partir de una tecnología de producción. Definición de servicio: Prestación humana que satisface alguna necesidad social y que no consiste en la producción de bienes materiales. ii. ÁREA A CARGO: El nombre del área responsable de la ejecución de la Meta / Producto. iii. FECHA DE INICIO: Para identificarla se deben considerar las siguientes alternativas: a. Si el Producto ha sido formulado por la administración actual, la fecha debe estar comprendida dentro su administración. b. Si el Producto viene de la administración anterior, la fecha de inicio tomará como punto de partida el inicio de la administración actual y en la descripción deberá quedar descrito que la administración actual está continuando la ejecución de la Meta/Producto. iv. FECHA DE FIN: Fecha en la cual la Institución o Gobierno tiene previsto entregar en funcionamiento el Producto. Consideración: a. Si se tiene previsto que el Producto finalice dentro de la administración actual, la fecha de fin será aquella en la cual la institución o el gobierno, entregue a la ciudadanía el producto en funcionamiento y se empiecen a obtener los resultados esperados. b. Si se tiene previsto que el Producto no finalice dentro de la administración actual, la fecha de fin será aquella en que la administración proyecte serían entregados los resultados esperados. v. ESTADO DE GESTIÓN DE LA META / PRODUCTO: El estado de gestión, tiene como finalidad identificar rápidamente si está en ejecución, si está atrasado o detenido y de esta forma proceder con las acciones que conduzcan a atender los problemas inmediatos. Seleccione uno de los tres estados disponibles: En ejecución normal, atrasado o detenido. En caso de seleccionar atrasado o detenido, describa el porqué de esta situación. vi. DATOS DEL TITULAR DE LA INSTITUCIÓN: El titular es la máxima autoridad del área responsable de la ejecución de la Meta / 7

8 Producto. vii. DATOS DEL COORDINADOR INSTITUCIONAL (CI): El Coordinador Institucional es un funcionario de alta confianza del Titular de la Institución, y será el responsable de acompañar y articular la gestión de los Gerentes, vigilar la evolución de la Meta / Producto y atender los asuntos que demoren o impidan el logro del mismo, manteniendo informado al titular de la institución sobre los asuntos más relevantes. Para ver las acciones puntuales del CI vea la guía del sistema de metas (Proceso de Trabajo). viii. DATOS DEL GERENTE DE LA META / PRODUCTO (GTE): El Gerente es el funcionario designado o ratificado por el titular de la institución como el responsable de la programación, coordinación y conducción de la ejecución de la Meta / Producto, reportando los avances y problemas en la ruta crítica y Metas Intermedias y que mantendrán informado al Coordinador Institucional y autoridad institucional respectiva. B. DESCRIPCIÓN GENERAL Puntualmente el Gerente debe: Programar, gestionar y reportar avances de Metas intermedias Identificar Restricciones y Alertas Identificar y validar Oportunidades comunicacionales Realizar Reporte Ejecutivo de Metas Registrar avance de Indicadores Mantener informado al Coordinador Institucional. i. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA. Debe contemplar la descripción de: Problema de nivel superior se entiende como aquella problemática cuya resolución no depende directamente de las acciones de la institución, pero a la cual se contribuye. Por ende el programa de nivel superior está relacionado con el impacto de la meta (impacto es el cambio esperado a largo plazo). Problema específico, aquella problemática que se deriva del problema del nivel superior y que el producto operando atenderá mediante sus resultados. Por ende el problema específico está relacionado con los resultados de la meta (resultados son los efectos causados por el producto operando en el corto y mediano plazo). ii. DESCRIPCIÓN DE LA LÍNEA DE BASE: Constituye la descripción de la situación pre existente y que se intentará cambiar con la intervención, expresada en términos cuantitativos (valor actual del indicador) y/o cualitativos. iii. DESCRIPCIÓN DE LA META / PRODUCTO La Meta/Producto desde la perspectiva conceptual es todo bien o servicio que una institución produce combinado recursos a partir de una tecnología de producción y que pone a disposición (institución o ciudadano) para su beneficio, provecho, y/o consumo, en función de la atención de un problema o necesidad En la metodología de METAS/SIGOB, La Meta debe ser una prioridad de la institución o gobierno y será la unidad de contención de un conjunto de Metas Intermedias y sus actividades interrelacionadas, ejecutadas bajo una gerencia unificada y mediante la utilización de recursos para lograr un Producto Específico 8

9 en un plazo determinado. La descripción de la Meta / Producto debe contemplar: a. Qué es el producto y su detalle para comprender su dimensión b. Cuál es la Estrategia de ejecución para alcanzar la Meta: Descripción de como se logrará el producto (En la fase de programación se identificarán puntualmente las Metas Intermedias). c. Concluya enunciando los Títulos de los indicadores de logro de producto (mas adelante estos serán detallados en cuanto a metas concretas y fechas). iv. RESULTADO a. Descripción del efecto esperado, a corto y mediano plazo, en la solución de un problema a partir del consumo o utilización de la Meta / Producto. b. Concluya enunciando los títulos de los indicadores de resultados (mas adelante estos serán detallados en cuanto a metas concretas y fechas). Aclaración, el indicador de resultado puede estar vinculado a mas de una meta. v. IMPACTO a. Descripción del cambio esperado a largo plazo, objetivamente verificable, en una población o ambiente, a partir de los resultados obtenidos y sostenidos por la ejecución de un plan, programa o proyecto. La expresión largo plazo dependerá si es una población o un medio ambiente, este último considera plazos mayores al de una población. b. Concluya enunciando los títulos de los indicadores de impacto a los cuales su meta está vinculada. Aclaración, el indicador de impacto no depende de la meta, solo se desea establecer una relación. vi. DATOS SOBRE EL PRESUPUESTO El objetivo es identificar los presupuestos necesarios para dar viabilidad a la Meta y determinar las necesidades financieras que se puedan requerir para lograr los objetivos planteados. Para ello se debe: a. Identificar cual es el Presupuesto estimado para todo el Producto (hasta su finalización) b. Identificar cual es el Presupuesto para el año en curso y los demás años c. Describir cuanto es lo que actualmente se tiene disponible y d. Determinar cuanto falta para las metas planteadas para el año en curso e. A continuación mencionar las fuentes de financiamiento y su aporte por año 9

10 PROGRAMACIÓN DE METAS INTERMEDIAS Y SU RUTA CRÍTICA: Como se mencionó, las Metas Intermedias se obtienen a partir de la utilización de insumos y el desarrollo de actividades. La ruta crítica es aquella secuencia de actividades que aseguran el logro de las Metas Intermedias hasta la terminación de la meta, constituyéndose en el centro de la gestión que se debe realizar y acompañar para alcanzar la meta en tiempo y forma. Importante: La Ruta Crítica debe incorporar aquellos elementos que aunque sean responsabilidad de otras áreas o instituciones, son necesarios obtener para poner en funcionamiento el producto central. a. Fecha de término: Para todos las Metas Intermedias de la ruta crítica, se debe identificar su fecha de término o logro de cumplimiento. b. Estado: Para todos las Metas Intermedias de la ruta crítica, se debe identificar un estado de gestión. > No iniciada: Significa que se tiene programada su ejecución y logro pero que aún no se han iniciado gestiones > Ejecución normal: Significa que está en gestión > Atrasada: Significa que las gestiones vienen atrasadas por lo que existen evidencia de que posiblemente no se pueda lograr en la fecha programada > Terminada: El producto intermedio o actividad ha sido concluido. > No ejecutada: Este estado se utiliza para las Metas intermedias que estaban programadas pero no se llevaron acabo por cambio de estrategia. c. Otros actores institucionales: Este campo es para identificar la responsabilidad que otras instituciones tienen en el logro de determinadas Metas Intermedias, permitiendo construir un listado de las Mis que son responsabilidad de otras instituciones. d. Oportunidad: Este campo es para identificar si la Meta Intermedia representa una oportunidad política difundible por parte del titular o de la Institución. Se constituye en un elemento demostrativo, permitiendo ir dando cuenta de los logros parciales orientados al logro final de la Meta / Producto y obtención de los resultados. Localización: Escriba en qué localización geográfica del territorio (departamental, provincial, se está logrando esta Oportunidad. Esta información permitirá construir automáticamente un listado de oportunidades por localización. e. Alertas o Restricciones que afecten a las Metas Intermedias: Esta información permitirá a la autoridad institucional o Grupo de Cierre de Metas, identificar y tratar oportunamente las Alertas o Restricciones que pueden o están impidiendo el logro de algún punto de la ruta crítica en particular. f. Para su registro debe identificar la tipología que corresponde (ver comentario en la celda) y describir el contenido concisamente. 10

11 REPORTE EJECUTIVO (AVANCE CUALITATIVO): El reporte de avance de la meta es una pieza de comunicación fundamental entre la Meta, los miembros de la red y la ciudadanía, de allí la importancia de su buena redacción y actualización. El contenido no debe superar los 1500 caracteres (utilice Word para contabilizarlos) y debe respetar la siguiente estructura en viñetas: Los últimos logros del mes pasado La situación actual acumulada (esta opción puede ser opcional dependiendo de la utilización de indicadores) La gestión en el mes en curso Los logros previstos para el próximo mes. Observación: Tiene un máximo de caracteres. INDICADORES y sus metas Los indicadores constituyen una pieza de información fundamental para el proceso de control de avance de las Metas. Constituyen metas físicas y financieras a ser alcanzadas en un período determinado, el cual deberá ser distribuido en cada uno de los años de gobierno. Es importante comprender que es necesario definir correctamente cada uno de los indicadores, permitiendo el entendimiento por parte de la ciudadanía en general y siendo posibles medir su avance periódicamente (mensual, trimestral, semestral) de tal forma que la autoridad competente, pueda constatar su avance. Es importante señalar que en función a la necesidad, el formato de la información para todas las metas del gobierno ha sido estandarizado con el objetivo de facilitar la lectura a los miembros de la red. Definición de indicador y sus Metas: Indicador: Indicador es la forma para medir el avance del cumplimiento de la Meta en un periodo de tiempo determinado. La formulación y obtención de la información de avance es responsabilidad del Gerente. Meta: Es el valor esperado del indicador al término de un periodo de tiempo y que refleja el logro de la Meta programada. La meta será definida por el Gerente en la fase de formulación TIPO DE INDICADOR: Esto permite identificar el tipo de indicador que será observado. La identificación es libre, pudiendo agregar el indicador que se necesite. Ejemplos: Impacto: Miden los cambios que se esperan lograr al final del proyecto, e incluso más allá de su finalización, y que son definidos en su Propósito u Objetivo general. También son conocidos como macro indicadores que apuntan a las políticas. Relacionados a la oferta de campaña y a la política publica. Es el cambio a largo plazo (después de año y medio), objetivamente verificable, en una población a partir de los resultados obtenidos por la ejecución de un plan, programa o proyecto. Resultado: Miden los cambios que se producirán a partir de la ejecución del proyecto (o consumo del producto). Se asocian con sus Resultados u Objetivos específicos. En otras palabras se puede mencionar que estos indicadores reflejan los resultados de una acción pasada. 11

12 Es el resultado directo a lograr dado el uso de los productos finales. Normalmente va de corto y mediano plazo. Producto: Son los Bienes y/o servicios públicos producidos o entregados por la institución para cumplir con su misión. Está dirigido al beneficiario final, o en algunos casos, intermedio. Debe ser una prioridad de la institución o gobierno y será la unidad de contención de un conjunto de productos intermedios y sus actividades interrelacionadas, ejecutadas bajo una gerencia unificada y mediante la utilización de recursos para lograr un Producto Específico en un plazo determinado. Algunas preguntas orientadas a evaluar la pertinencia de los indicadores identificados: 1. es útil el indicador?; 2. es verificable, auditable? 3. la información que da cuenta del avance de la Meta es obtenible para el Gerente? 4. el cumplimiento o no de un indicador sirve para tomar decisiones?; 5. compensa la utilidad que genera con el costo de recolección de información?; 6. es redundante con otros indicadores ya existentes?; 7. es adecuada la periodicidad establecida?; 8. se ha definido el nivel de divulgación y de confidencialidad que requiere el indicador?; TITULO DEL INDICADOR: Nombre que se le asigna y denota el avance de la meta UNIDAD DE MEDIDA: Debe ser número o porcentaje. PROGRAMACIÓN DE LA META TOTAL Y POR PERIODO: Expresa la cantidad que se programa cumplir en cada año (estimada) y teniendo en cuenta lo proyectado para la meta total del cuatrienio. Clasificación: La clasificación corresponde a los criterios, temas, jurisdicciones, localización geografica, bajos los cuales mas adelante se querrá sean visualizados. Meta milenio vinculada: Identificar la meta del milenio y su sub meta, al que está vinculado cada indicador (ver documento adjunto Metas del Milenio ). Meta vinculada al Plan Nacional de Desarrollo: Identificar a que Objetivo del Plan Nacional de Desarrollo está vinculada la Meta. Otros criterios de clasificación para su lectura LINEA DE BASE: Valor inicial del indicador. Es la base para medir el cambio. La línea de base puede ser obtenida mediante la revisión de documentos, observando procesos en acción, entrevistando gente o cualquier combinación. Meta final (en números o porcentajes) META a alcanzar total (Meta total es igual a la suma de las metas de cada periodo) Se recomienda se considere solo las nuevas metas a alcanzar, evaluando la pertinencia de incorporar lo ya realizado y que esté dentro de la administración actual. FECHA DE INICIO Y FIN DEL INDICADOR Periodo de evaluación: Esto permite definir desde que fecha y hasta que fecha el indicador será 12

13 evaluado FRECUENCIA: Con que frecuencia pueden ser programadas las metas parciales Esto permite definir cada cuanto se podrá programar las metas intermedias del indicador. Esto está orientado a no dejar grandes cifras al final de los periodos, impulsando definiciones parciales Los datos de avances son acumulativos Los avances de cada periodo serán sumados y visualizados en el avance total del indicador. Observación: Solo aplica cuando la Tendencia es "Aumentar" y su Tipo de Valor es "Valor absoluto TIENE DISTRIBUCIÓN TERRITORIAL (si o no) En función a la frecuencia de programación el responsable deberá distribuir el indicador de acuerdo a su programación operativa. LOS DATOS SON EN NÚMEROS ABSOLUTOS O EN PORCENTAJES? 13

14 4. EJEMPLOS EJEMPLO 1, SECTOR JUSTICIA: a. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA a. Problema de nivel superior: Existe un acceso limitado a la oferta de servicios de justicia por parte de la población colombiana que genera: Pérdida legitimidad del Estado colombiano Aumento de la criminalidad Pérdida de recursos del Estado b. Problema específico: La población ubicada en zonas de alta conflictividad (ESPECIFICAR DATOS POBLACIÓN) no cuenta actualmente con las instancias necesarias (infraestructura, programas, operadores) para acceder a la oferta de servicios de justicia. Frente a ello, xxxxx c. Descripción de la línea base: Al 2011 se encuentran 68 Casas de Justicia operando de las cuáles xxx operan en zonas xxx que atiende (xxxx población). d. Producto: 32 nuevas Casas de Justicia construidas (dónde, cuándo, cómo) y en operación alcanzando a Casas de Justicia operando. Describir el contenido, alcance, ubicación geográfica, otros. i. Metas Intermedias: 1. Requisitos previos identificados y cumplidos 2. Ubicación geográfica definida 3. Convenio firmado con los municipios 4. Infraestructura construida / mejorada 5. Convenio firmado con entidades que participan en los servicios de las casas de justicia 6. Operadores de Justicia formal e informal prestando servicio 7. Campaña de sensibilización realizada 8. Casas de Justicia en operación (Producto). e. Meta: 32 casas nuevas Casas de Justicia al año 201X (En la ficha se identificará las metas por año) f. Resultado: Los ciudadanos utilizan los servicios de justicia (mecanismos formales e informales) puestos a disposición en las Casas de Justicia. g. Impacto: Mejorar la convivencia ciudadana y aumentar los niveles de confianza en la institucionalidad. 14

15 EJEMPLO 2, SECTOR INTERIOR a. Descripción del problema a. Problema de nivel superior: En Colombia existe una violación recurrente de los derechos de la población étnica en Colombia (comunidades negras, indígenas, rom, etc.) que ha generado un estado de cosas inconstitucional. b. Problema específico: Inadecuada, inapropiada e insuficiente salvaguarda de los derechos de los pueblos indígenas del país. Describir el alcance, ubicación, contenido, otros c. Descripción de la línea base: Al 2011 se han formulado 5 planes de salvaguarda de un total de 34 planes que deben formularse al los cuáles xx se han instalado. d. Producto: 29 nuevos planes de salvaguarda formulados, alcanzando 34 a i. Metas Intermedias: 1. Planes instalados 2. Plan de acción formulado 3. Campaña de sensibilización realizada (oportunidad comunicacional). 4. Informe de resultados de las visitas de campo 5. Planes formulados (oportunidad comunicacional) Planes de salvaguarda instalados y formulados (Producto) (oportunidad comunicacional) e. Meta: 29 nuevos planes de salvaguarda formulados a f. Resultado: Identificadas precisa y concertadamente con los pueblos indígenas, las necesidades, acciones, responsables, problemas, recursos y tiempos necesarios para asegurar la conservación de la cultura ancestral. g. Impacto: Pueblos indígenas fortalecidos en sus formas de organización y gobierno y cohesión interna. 15

16 4. GLOSARIO Que es un Producto: El Producto desde la perspectiva conceptual es todo bien o servicio que una institución produce combinado recursos a partir de una tecnología de producción. Teniendo esto como base conceptual, en la metodología SIGOB, el Producto debe ser una prioridad de la institución o gobierno y será la unidad de contención de un conjunto de Metas Intermedias y sus actividades interrelacionadas, ejecutadas bajo una gerencia unificada y mediante la utilización de recursos para lograr un Producto Específico en un plazo determinado. Que son las Metas Intermedias: las Metas Intermedias se obtienen a partir de la utilización de insumos y el desarrollo de actividades. La RUTA CRITICA que es aquella secuencia de actividades que aseguran el logro de las Metas Intermedias hasta la terminación de un proyecto, constituyéndose en el centro de la gestión que se debe realizar y acompañar para alcanzar el PRODUCTO final en tiempo y forma Que son las Alertas: Son advertencias sobre potenciales problemas que puedan afectar el avance de las Metas Intermedias y que pueden requerir una acción preventiva. Indican la posibilidad de la materialización de un riesgo. Que son las Restricciones: Constituyen problemas presentados que limitan o retrasan la gestión o alcance de un Producto Intermedio. Indican la materialización de un riesgo. Que son las Oportunidades Comunicacionales: Son aquellas Metas Intermedias logrados y que es importante comunicarlos a la ciudadanía como avances o acciones en la gestión hacia el logro de un Producto. 5. DEFINICIONES DE DICCIONARIO Riesgo: Contingencia o posibilidad de un daño Contingencia: Posibilidad de que algo suceda o no suceda. Cosa que puede suceder o no suceder Alerta: Situación de vigilancia o atención Restricción: Acción y efecto de restringir Restringir: Ceñir, circunscribir, reducir a menores límites. Apretar, constreñir, restriñir. Problema: Cuestión o punto discutible que se intenta resolver: el problema es decidir por dónde empezamos. Situación de difícil solución: la asamblea trató en profundidad el problema de la capa de ozono. Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin. 16