FICHA TÉCNICA PRESELECCIÓN Y SELECCIÓN QEE. Macroproceso Gestión de Estudiantes Código PRO

Transcripción

1 PRO /12/214 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso: Responsabilidades: DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Preselección y Selección QEE Descripción de actividades - Preselección y Selección QEE DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN

2 PRO OBJETIVO 12/12/214 Explicar el proceso de selección de las personas aspirantes a la Beca con Compromiso del programa Quiero Estudiar Escala. Un programa creado por la Universidad de los Andes, con el fin de incentivar el acceso a la educación superior de jóvenes colombianos con méritos académicos y personales, pero que no cuentan con los recursos económicos suficientes para costear una educación universitaria de alta calidad. 2. ALCANCE Desde que los aspirantes aplican al programa Quiero Estudiar Escala hasta que el estudiante seleccionado radica el Acuerdo de Reciprocidad en la Oficina de Cartera, como manifestación de aceptación del beneficio y del Reglamento del Programa. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala 3.2. Lineamientos Protocolo de Selección Protocolo Perfil del Estudiante 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: Jefe de Apoyo Financiero 4.2. Responsabilidades: La Dirección de Admisiones y Registro: Proporcionar oportunamente la información de los aspirantes que se inscribieron dentro de los plazos establecidos al proceso de convocatoria del programa QEE. Realizar la convocatoria, scouting, promoción y recepción de información de los aspirantes a través del formulario de inscripciones. 2

3 PRO /12/214 La Dirección de Servicios de información y Tecnología: Asegurar que todos los aspirantes preseleccionados cuenten con cuentas de correo electrónico y estas se creen en los tiempos establecidos, para que puedan diligenciar correctamente el formulario de aplicación para la etapa de selección. La Facultad de Artes y Humanidades: Seleccionar los estudiantes de Música, de acuerdo con la prueba de aptitud para luego postularlos como aspirantes al Programa Quiero Estudiar Escala. El Comité CADE: Realizar la selección definitiva de los estudiantes admitidos al programa QEE para cada semestre, respetando el número de becas con compromiso definidas por la Rectoría. El Jefe de Apoyo Financiero: Supervisar que el proceso de selección se realice en los tiempos estipulados y se envíe y publique la información pertinente según el cronograma preestablecido por la Universidad. El Coordinador de Apoyo Financiero: Estudiar el perfil del aspirante y corroborar la información proporcionada por el mismo. Enviar oportunamente la información consolidada y depurada de los aspirantes al programa para que se realice efectivamente el programa de selección. El aspirante: Aplicar a la convocatoria, entregar la documentación en las fechas establecidas y seguir las indicaciones del proceso, asegurándose de cumplir con los requisitos exigidos. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Preselección y Selección QEE 5.2. Descripción de actividades - Preselección y Selección QEE 3

4 PRO /12/214 Entrada Proveedor Salida Cliente Necesidad de apoyar estudiantes que no cuentan con los recursos económicos suficientes para costear una educación universitaria de alta calidad. Apoyo Financiero, Dirección de Admisiones y Registro. Listado de aspirantes seleccionados. Acuerdo de reciprocidad firmado y radicado. Aspirante, Apoyo Financiero. No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos Aplicar al programa Quiero Estudiar Escala (QEE) Enviar listado de solicitantes del programa QEE Depurar y organizar base de datos de solicitantes Preseleccionar aspirantes de música para QEE Preseleccionar aspirantes QEE (excepto música) En las fechas establecidas por Admisiones y Registro el aspirante debe aplicar a la carrera de su interés y si está interesado en el programa Quiero Estudiar Escala (QEE) debe aplicar en el mismo formulario de admisión. Una vez Admisiones y Registro cierra el proceso de admisiones a Pregrado, se consolida y envía al Jefe de Apoyo financiero, el listado de los aspirantes que aplicaron al programa QEE. Se organiza la información de los aspirantes con los campos requeridos para la preselección de los estudiantes QEE. Esta información se presenta ante el Comité CADE y se agregan las observaciones sobre los estudiantes presentados por la Facultad de Artes y Humanidades, en la reunión de pre-selección. Se preseleccionan los aspirantes del programa de Música que aprueben el examen de aptitud, de acuerdo con los lineamientos establecidos al interior del Programa de Música, y se presentan al Programa Quiero Estudiar Escala - QEE. Se realiza la preselección de los aspirantes al programa Quiero Estudiar Escala- QEE de todas las carreras excepto Música. Aspirante Dirección de Admisiones y Registro Coordinador de Apoyo Financiero Facultad de Artes y Humanidades Apoyo Financiero Formulario de admisión Listado de aspirantes QEE Base de datos de solicitantes Listado de aspirantes seleccionados de música Listado de aspirantes preseleccionados 6 Comité de Pre-Selección Se realiza una pre-selección de los aspirantes presentados por Apoyo Comité CADE Listado formal de 4

5 PRO /12/ Consolidar y enviar listado de preseleccionados a unidades interesadas Crear cuentas de correo electrónico Publicar lista de admitidos a la Universidad Publicar preseleccionados QEE en sitio web de A&R Enviar carta a pre- Seleccionados QEE Enviar lista de cuentas de correo uniandes Financiero que podrán ser admitidos al programa QEE. Se consolida el listado formal de pre-seleccionados para que sea publicado. Se consolida la información de los aspirantes seleccionados de todas las carreras (incluyendo Música), según los datos suministrados en el formulario de aplicación a la Universidad y teniendo en cuenta el orden indicado en el Anexo 1- Listado de datos personales del formulario de postulación. Luego se envía el archivo a: Admisiones y Registro: Para publicación en la página web. DSIT: Creación de cuentas de correo electrónico. CADE: Envío de información a los aspirantes seleccionados. Proveedor de scoring: Pre-cargue de la información en el formulario de aplicación específica para la beca. Se crean las cuentas de usuario de los aspirantes preseleccionados QEE. Se publica la lista de admitidos a la Universidad de los Andes. Se publica en el sitio web de Admisiones y Registro el listado formal de preseleccionados al programa Quiero Estudiar Escala. Se envía a la cuenta de correo electrónico alterna de los aspirantes, la carta de preselección al programa con las instrucciones a seguir (Anexo 2- Modelo carta pre-seleccionados). Se envía por correo electrónico al comité CADE y al proveedor de Scoring el listado de cuentas de correo Uniandes de los aspirantes preseleccionados. Coordinador de Apoyo Financiero Dirección de Servicios de información y Tecnología Dirección de Admisiones y Registro Dirección de Admisiones y Registro CADE Apoyo Financiero preseleccionados Lista de admitidos Carta de preselección 5

6 PRO /12/ Reenviar carta a pre- Seleccionados QEE Cargar cuentas de correo electrónico y habilitar formulario de aplicación Activar cuenta uniandes e ingresa al formulario de aplicación Radicar documentos exigidos para la beca Revisión de documentos académicos y estudio socioeconómico Realizar entrevista al aspirante Se reenvía a la cuenta de correo electrónico Uniandes de los aspirantes, la carta de preselección al programa con las instrucciones a seguir enviada en día anterior Se cargan las cuentas de correo electrónico en la plataforma del proveedor de Scoring y se habilita el formulario de aplicación para que cada aspirante lo pueda consultar. Se activa la cuenta de correo uniandes y se diligencian los campos en blanco del formulario de aplicación antes de la fecha límite. Se radican los siguientes documentos en Apoyo Financiero: -Fotocopia del documento de identidad. -Certificado de notas de 9, 1 y 11 (notas parciales de grado 11 en caso de no haberse graduado). -Certificado de la posición relativa en su cohorte del colegio (ranking de curso 1 u 11 ). - Si es beneficiario del Sisben nivel 1 o 2, adjuntar copia del carnet. -Copia de certificaciones de reconocimientos académicos, extracurriculares y otros, de los últimos 3 años. Una vez radicados los documentos en Apoyo Financiero, se revisan los rankings y las notas de los grados 9, 1 y 11 del colegio y se hacen las ponderaciones, esta información se agrega a la documentación. Luego, se entregan los documentos a los Gestores Financieros para realizar el análisis financiero del aspirante. Según los resultados obtenidos se define si el aspirante es consistente o inconsistente. Si es consistente se continúa con el proceso y se pasa a entrevista, de lo contrario el aspirante queda excluido del proceso de selección de la beca QEE. Las Psicólogas de la Decanatura de Estudiantes llevan a cabo la entrevista, en la cual se hacen una serie de preguntas estructuradas al aspirante con el fin de identificar su perfil personal. Cada una de estas preguntas tiene un puntaje que configura el puntaje de entrevista y, a CADE Proveedor de Scoring Aspirante Aspirante Coordinador de Apoyo Financiero/ Gestor Financiero CADE Plataforma Proveedor Scoring Listado de aspirantes a entrevista Listado inicial de aspirantes a comité de selección 6

7 PRO /12/214 su vez, incide en el puntaje final de selección. 19 Realizar Pre-comité de Selección 2 Comité de Selección Publicar seleccionados QEE en sitio web de A&R Notificar al aspirante la decisión tomada Invitar a reunión de padres para entrega de Acuerdo de reciprocidad Si el resultado del scoring es favorable, el aspirante será tomado en consideración para la selección definitiva en el comité CADE, no sin antes realizar el Pre-Comité de selección. Se analizan las entrevistas, se resuelven dudas sobre algunos aspirantes y se elabora la lista de posibles elegidos a la Beca para luego presentarla al Comité CADE de selección. Del listado de aspirantes sugeridos se definen quienes serán admitidos al programa Quiero Estudiar Escala, teniendo en consideración el número de becas con compromiso definidas por la Rectoría. Se envía por correo electrónico el listado consolidado al CADE para que envíe la notificación a cada aspirante, y a Admisiones & Registro para que publique la información en su página web. Se publica en el sitio web de Admisiones y Registro el listado formal de seleccionados al programa Quiero Estudiar Escala. Independiente del resultado del comité, se le notifica por correo electrónico a cada uno de los aspirantes la decisión tomada con respecto a su aplicación. Se envía por correo electrónico a los estudiantes que fueron admitidos al programa Quiero Estudiar Escala la invitación para que asistan a la charla de padres. Jefe de Apoyo Financiero/ Coordinador de Apoyo Financiero/ Psicólogas del CADE Comité CADE Dirección de Admisiones y Registro CADE CADE/ Jefe de Apoyo Financiero/ Coordinador de Apoyo Financiero Listado de posibles elegidos a la Beca Listado oficial de seleccionados QEE Notificación 7

8 PRO /12/ Asistir a charla con padres Se asiste a la charla de padres donde se presenta el equipo de trabajo de Apoyo Financiero y el grupo de psicólogas del CADE. Se trata el tema del Reglamento del Programa QEE y se les entrega impreso el Acuerdo de Reciprocidad pre-diligenciado a cada beneficiario. Se debe revisar, verificar o hacer correcciones a los datos personales indicados en el Anexo 1- Listado de datos personales para la generación de los Acuerdos de Reciprocidad y proceder a la firma del documento con lo cual se aceptan los compromisos descritos. Aspirante/ Padres de Familia/ Responsable económico Acuerdo de Reciprocidad 25 Verificar, firmar y radicar Acuerdo de Reciprocidad en Cartera Los beneficiarios pueden entregar los Acuerdos así: a. De forma física en la charla de padres. b. En las ventanillas ubicada en el Centro de Atención Integrada CAI. c. Vía correo certificado, para los estudiantes de fuera de Bogotá. d. Para los estudiantes que en el momento de activar la beca se encuentren fuera del país, deberán autorizar, vía correo electrónico a la cuenta qee@uniandes.edu.co, a uno de sus responsables económicos para que radique el Acuerdo con su firma escaneada. Aspirante/ Padres de Familia/ Responsable Económico La vinculación a la Beca quedará en firme una vez el estudiante radique el documento con su firma en Cartera y antes de la primera semana de clase. La fecha límite de entrega del Acuerdo de Reciprocidad, es hasta cinco días hábiles antes del primer vencimiento de matrícula. 8

9 PRO /12/ DEFINICIONES Las siguientes definiciones fueron tomadas del documento Fondo Escala Uniandes: Protocolo de Recaudo. Acuerdo de Reciprocidad: Es el documento por el cual se establecen las condiciones del Programa Quiero Estudiar Escala (QEE), éste debe ser firmado y aceptado por todos los estudiantes que sean beneficiarios de la Beca con Compromiso. Beca con Compromiso: Apoyo económico que otorgará el Programa Quiero Estudiar Escala a cada estudiante vinculado, en el marco de un acuerdo de reciprocidad para que curse un programa de pregrado en la Universidad de los Andes. El apoyo tendrá una duración igual a la del programa al que fue admitido el estudiante y podrá extenderse hasta cuatro semestres adicionales. El apoyo estará destinado a cubrir el 95% de la matrícula del estudiante. Comité CADE: Instancia encargada de proponer las políticas de selección, lineamientos y normas que regulan cada uno de los programas de ayuda financiera que ofrece la Universidad, incluido el Programa Quiero Estudiar Escala. También estudia y resuelve los casos personales y académico-administrativos que no puede resolver el CADE debido a su complejidad. Estudiante(s) vinculado(s): Jóvenes colombianos talentosos, con dificultades económicas, que deseen estudiar en la Universidad de los Andes, que haya(n) sido seleccionado(s) para el Programa Quiero Estudiar Escala y que haya(n) suscrito el Acuerdo de Reciprocidad. Se considerará Estudiante Vinculado hasta tanto no haya concluido con sus compromisos de compensación por la ayuda económica recibida por el Fondo del programa. Fondo Quiero Estudiar Escala: Fondo de Apoyo Financiero conformado por recursos de la Universidad, por donaciones de terceros, y por el recaudo de los pagos que efectúen los estudiantes vinculados una vez se gradúan, según lo dispuesto en el Acuerdo de Reciprocidad. Los recursos del Fondo Quiero Estudiar Escala se destinarán a cubrir los apoyos económicos de los estudiantes vinculados. 9

10 Macroproceso PRO Fecha publicación Tipo Documento 12/12/214 Selección: Elección de los estudiantes que optarán por la Beca con Compromiso y la suscripción del Acuerdo de Reciprocidad del Programa Quiero Estudiar Escala. Scouting: Diseño, planeación, difusión y socialización de las estrategias de promoción del Programa Quiero Estudiar Escala en colegios e instituciones educativas. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Protocolo Perfil del Estudiante Protocolo de Selección Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala Anexo 1: Listado de datos personales del formulario de postulación Anexo 2: Modelo Carta pre-seleccionados 8. INDICADORES No aplica. 9. RIESGOS No aplica. 1. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN Elaboración Publicación FECHA 14/1/214 12/12/214 1

11 PRO APROBACIÓN 12/12/214 Elaboró Revisó Aprobó Nombre Cargo Fecha Karen Plazas Ingeniero de procesos 14/1/214 Tatiana Robayo Coordinador de Apoyo Financiero 15/1/214 Ana Maria Neiza Jefe de Apoyo Financiero 23/1/214 11

12 PRO /12/214 ANEXO 1 LISTADO DE DATOS PERSONALES DEL FORMULARIO DE POSTULACIÓN CARNET APELLIDOS NOMBRES PROGRAMA PUN_UNIANDES ESTRATO COD_COLEGIO NOMBRE_COL CIUDAD_COL DEPTO_COL FECHA_GRADO FECHA_NAC EDAD SE_HA_PRESENTADO APLICA_BECA_QE FACULTAD NIVEL MAJR PERIODO DOC_IDENT SEXO DIRECCION CIUDAD_O IND TELEFONO CELULAR _ASP APELLIDOS_PADRE NOMBRES_PADRE DIRECCION_PADRE CIUDAD_PADRE INDIC_PADRE TELEF_PADRE EXT_PADRE _PADRE APELLIDOS_MADRE NOMBRES_MADRE DIRECCION_MADRE CIUDAD_MADRE INDIC_MADRE TELEF_MADRE EXT_MADRE _MADRE APELLIDOS_ACUDIENTE NOMBRE_ACUDIENTE DIRECCION_ACUDIENTE CIUDAD_ACUDIENTE INDIC_ACUDIENTE TELEF_ACUDIENTE EXT_ACUDIENTE _ACUDIENTE NUMERO_HERMANOS POSICION_HERM EST_CIVIL_PADRES NIVEL_EDUC_MADRE OCUPACION_MADRE NIVEL_EDUC_PADRE OCUPACION_PADRE TIPO_VIVIENDA CURSO_BACH_UN_COLEGIO NUMERO_COLEGIOS_BACH MINORIA_ETNICA DISCAPACIDAD_FISICA 12

13 PRO /12/214 ANEXO 2 MODELO CARTA DE PRE-SELECCIONADOS Lugar, Fecha Señor (ita) Nombre Estudiante : Dirección: Teléfono: BOGOTÁ Apreciado (a) Estudiante: Lo felicitamos por haber sido admitido a la Universidad de los Andes. Nos es grato comunicarle que ha sido preseleccionado para recibir el apoyo del Programa Quiero Estudiar Escala, que cubre el 95% del valor de su matrícula durante toda la carrera siempre y cuando cumpla con los compromisos que se establecen para el mismo. Para continuar con este proceso de preselección al Programa, debe asegurarse de ver el video donde se explica el programa en la página web de Apoyo Financiero en: Video-QEE.mp4. Adicionalmente, es importante que la Universidad conozca la situación socioeconómica de su familia, sus logros académicos y ciertas características personales, para lo cual lo invitamos a diligenciar el formulario que se encuentra en la sección del Programa Quiero Estudiar Escala en la siguiente dirección electrónica: En el transcurso de las próximas horas usted recibirá en la dirección de correo electrónico que indicó en el formulario de inscripción, un mensaje de la Universidad de los Andes con las instrucciones para activar su cuenta de correo Uniandes. Los datos de usuario y clave correspondientes a esta cuenta son los que debe usar para diligenciar el formulario del Programa. Le recomendamos activar la cuenta de correo Uniandes, lo antes posible. Si tiene algún inconveniente para activarla, favor comunicarse al teléfono ext Si usted no recibe este correo, por favor comuníquese a las extensiones 4971 y El formulario del Programa estará habilitado para que usted lo diligencie desde el jueves 23 de octubre a las 7 a.m. hasta el martes 28 de octubre a las 5 p.m.; recuerde que podrá ingresar al formulario únicamente con su usuario y contraseña Uniandes. Tenga en cuenta que cuando diligencie este formulario, al dar la opción de Finalizar, no podrá editar la información consignada. Una vez diligencie el formulario del Programa y hasta las 3pm del día martes 4 de noviembre de 214 usted deberá entregar los documentos que se señalan en la siguiente tabla, en la ventanilla de Apoyo Financiero de la Universidad, ubicada en Calle 18ª No -33 Este. Bloque E. Centro de Atención Integrada. Primer Piso (atención de 8 a.m. a 4 p.m. en jornada continua). Los documentos son los siguientes: DOCUMENTOS DEL ESTUDIANTE * Fotocopia del documento de identidad * Certificado de notas de 9, 1 y 11 (notas parciales de grado 11 en caso de no haberse graduado) * Certificado de la posición relativa en su cohorte del colegio (ranking de curso 1 y 11 ) * Si es beneficiario del Sisben nivel 1 ó 2, adjuntar copia del carnet * Copia de certificaciones de reconocimientos académicos, 13

14 PRO /12/214 extracurriculares y otros, de los últimos 3 años DOCUMENTOS PADRE Y MADRE (Y/O ACUDIENTES) (incluir documentación de los dos (2) padres aunque sean separados) Empleado Independiente Pensionado Desempleado * Fotocopia del documento de identidad X X X X * Copia del último recibo de energía del lugar de residencia X X X X * Certificado laboral, con fecha no mayor a 3 días. Debe incluir nombre de la empresa, cargo, antigüedad en el cargo y monto de la X remuneración * Certificado de ingresos y retenciones del año 213 X * Declaración de renta del año 213 o certificado de no declarante 213 (Ver formato en Página web de Apoyo Financiero) X X X X * Certificado de ingresos mensuales elaborado por contador. Debe indicar, cuál es la actividad profesional de la que se derivan los ingresos (Fotocopia de tarjeta de profesional y de la cédula del contador) X DOCUMENTOS PADRE Y MADRE (Y/O ACUDIENTES) (incluir documentación de los dos (2) padres aunque sean separados) * Fotocopia de la resolución de la pensión o último desprendible de pago pensional En caso de desempleo de padres, diligenciar y adjuntar el formato (Ver formato en Página web de Apoyo Financiero) * Autorización firmada para consulta en centrales de riesgo (Ver formato en Página web de Apoyo Financiero) * de honor firmado (Ver formato en Página web de Apoyo Financiero) Empleado Independiente Pensionado Desempleado X X X X X X X X X X Recomendaciones: Estos documentos deberán ir legajados en una carpeta de marbete vertical y debidamente marcados con QEE 215-1, nombre completo y código del estudiante. Si usted vive fuera de Bogotá, podrá enviar estos documentos escaneados, al correo electrónico qeescala@uniandes.edu.co indicando su nombre completo y código de estudiante. Recuerde que si usted no diligencia el formulario del Programa, no serán estudiados sus documentos. Para cualquier inquietud sobre la información requerida en el formulario o en la documentación solicitada, puede comunicarse con las extensiones 4971 y La lista final de los seleccionados al Programa Quiero Estudiar Escala se publicará el día viernes 14 de noviembre en la página web de la Universidad de los Andes. A continuación encontrará el porcentaje del valor de la matrícula que: a) cubrirá el programa y b) el valor que tendría que asumir el beneficiario. Para conocer el valor del apoyo que le correspondería tenga en cuenta que éste varía de acuerdo al programa académico al que usted fue admitido. Programa de: Administración, Arquitectura, Diseño, Arte, Historia del Arte, Literatura, Música, Biología, Física, Geociencias, Gobierno y Asuntos Públicos, Matemáticas, Microbiología, Química, Antropología, Ciencia Política, Filosofía, Historia, Lenguajes y Estudios Socioculturales, Psicología, Derecho, Economía, Estudios Dirigidos, Todas las Ingenierías. CONCEPTO PORCENTAJE (%) VALOR EN PESOS ($) Apoyo otorgado por la Universidad 95% Otros Recursos (Préstamo ICETEX, cheques posfechados, recursos propios, otros tipos de financiación) 5% CONCEPTO Apoyo otorgado por la Universidad Otros Recursos (Préstamo ICETEX, cheques posfechados, recursos propios, otros Programa de: Medicina PORCENTAJE (%) VALOR EN PESOS ($) 95% %

15 PRO /12/214 tipos de financiación) TOTAL MATRÍCULA 1% TOTAL MATRÍCULA 1% En caso de quedar seleccionado para el Programa y adicionalmente requerir financiación para cancelar el porcentaje de la matrícula que no cubre el Programa Quiero Estudiar Escala, le recomendamos explorar la opción de tomar un crédito a través del ICETEX, cuya solicitud se realiza a través de: La fecha de apertura para las inscripciones a estos créditos inicia el día 24 de octubre y le recomendamos realizar la solicitud antes del día 14 de noviembre de 214 para evitar demoras en el pago de su matrícula. Para ampliar información sobre las posibles alternativas de financiación, lo invitamos a consultar la página de Apoyo Financiero: Importante: La Universidad le enviará un recibo de pago por $35. por concepto de confirmación de ingreso para los estudiantes de programas diferentes a Medicina, y de $1.. para estudiantes de Medicina, el cual en su caso NO es necesario cancelar. Para cualquier información adicional, por favor comuníquese con el Centro de Atención Decanatura de Estudiantes (CADE) al teléfono extensiones 3184, 2228, 247 y 223. Cordialmente, María Consuelo Burgos Cantor Decana de Estudiantes Universidad de los Andes 15