TERMINOS DE REFERENCIA CONSULTORIA PARA UN ESTUDIO DE IMAGEN Y ELABORACIÓN DE UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN PARA LA CRUZ ROJA DOMINICANA

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1 TERMINOS DE REFERENCIA CONSULTORIA PARA UN ESTUDIO DE IMAGEN Y ELABORACIÓN DE UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN PARA LA CRUZ ROJA DOMINICANA Puesto De Trabajo Organización Superior Inmediato Consultoría Cruz Roja Dominicana Director General La presente convocatoria se enmarca dentro del Programa de Fortalecimiento de Capacidades de la CRD, a través del Proyecto Fortaleciendo La Capacidad De Respuesta A Emergencias En Las Américas (CREA) realizado con el acompañamiento de la Cruz Roja Canadiense y el apoyo financiero del Gobierno de Canadá proporcionado a través del Departamento de Relaciones Exteriores, Comercio y Desarrollo (DFATD) 1. CONTEXTO ORGANIZACIONAL La Cruz Roja Dominicana, parte del Movimiento Internacional de la Federación Internacional de Cruz Roja y Media Luna Roja, tiene un reconocido Rol de Auxiliar de los Poderes Públicos de la Nación. Las acciones emprendidas por la Cruz Roja Dominicana están encaminadas a contribuir al logro de los objetivos de la estrategia 2020: Salvar vidas, proteger los medios de sustento, y apoyar la recuperación después de desastres y crisis ; Posibilitar una vida sana y segura y Promover la inclusión social y una cultura de no violencia y paz. En situaciones de emergencias, trabaja ofreciendo apoyo a las demás instituciones del sistema nacional de Prevención, Mitigación y Respuesta, poniendo a disposición del Estado sus recursos y capacidades para asistir a la población en riesgo. 2. ANTECEDENTES El Proyecto Fortalecimiento de Capacidades de Respuestas a Emergencias en Las Américas, CREA es un proyecto regional, con el apoyo de la Cruz Roja Canadiense y el Gobierno de Canadá destinado a fortalecer las sociedades nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja en los países en desarrollo para que estén en mejores condiciones para responder a los desastres y los conflictos. En el marco de ese fortalecimiento, se consideró la implementación de un estudio de percepción ciudadana con el objetivo de medir la imagen institucional del cual goza la CRD en los distintos estratos de la sociedad dominicana, además de evaluar las relaciones entre ésta y la ciudadanía. Página 1 de 6

2 Dicho estudio servirá de base para el diseño e implementación de una Estrategia de Comunicación que contribuya a mejorar la capacidad de respuesta a las emergencias y que promueva el impacto de las intervenciones de la Cruz Roja Dominicana en beneficio de la población más vulnerable del país. 3. OBJETIVO: Conocer la real imagen institucional de la Cruz Roja Dominicana, mediante la realización de un estudio de percepción ciudadana en el territorio Nacional, y proponer estrategias generales y herramientas para el mejoramiento de esa imagen en la Republica Dominicana, y el Diseño de una Estrategia de Comunicación que contribuya a mejorar la capacidad de respuesta a las emergencias, que promueva la efectividad de las intervenciones de la Cruz Roja Dominicana en beneficio de la población más vulnerable del país, que apoye una Estrategia de Movilización de Recursos de la Sociedad Nacional y que contribuya a mejorar los canales internos de comunicación y con las demás instituciones del Sistema Nacional de Prevención, Mitigación y Respuesta. 3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS: Siendo el propósito del estudio analizar la percepción que tienen los usuarios sobre la imagen de CRD, se hace necesario averiguar ciertas interrogantes, por lo tanto deberán utilizarse instrumentos que permitan dar respuestas analíticas de tipo cualitativa y cualitativa a una serie de aspectos relativos a la función de la CRD, que incluyan, entre otros, lo siguiente: Percepción sobre el Rol, Misión y Funciones de la CRD Percepción sobre la gestión institucional de la CRD; Percepción sobre el impacto de la CRD en el marco del desarrollo del país; Imagen de los Funcionarios; Percepción sobre el trato que reciben la ciudadanía al visitar la CRD Percepción valoración y acceso a las informaciones generadas por la CRD Imagen que tienen los clientes y usuarios de la CRD Conocimiento de los usuarios de lo que significa CRD Conocimiento los usuarios de los servicios y productos que genera la CRD Medios a través de los cuales se informan de las actividades que realiza la CRD Una vez cumplido con el resultado anterior, el resultado de la estrategia de comunicación busca obtener los siguientes: Fortalecer las capacidades en el área de la comunicación del personal de la Sede Central y de las diferentes Filiales o Comités. Página 2 de 6

3 Establecer mecanismos que hagan más efectiva y oportuna la comunicación desde la CRD hacia la población, y viceversa, tanto en situaciones normales como ante las emergencias. Habilitar mecanismos que mejoren y hagan más oportuna la comunicación entre las diferentes instancias de la Sede Central, entre la Sede Central y los Comités o las Filiales, y con el Sistema Nacional de Prevención, Mitigación y Respuesta, tanto en situaciones normales como ante las emergencias. Apoyar la Estrategia de Movilización de Recursos (captación y generación) que procurará garantizar la sostenibilidad financiera de la CRD. Diseñar un Manual de Comunicación para la Gestión de Riesgos de Desastre de la Cruz Roja Dominicana. 4. ACTIVIDADES O ENTREGABLES 4.1 Para el Estudio de Imagen: Realizar revisiones documentales y entrevistas a lo interno de la CRD que permita conocer, verificar y evaluar, las unidades, las normativas,reglamentos y formularios de sostenimiento de las acciones del proceso en elámbito de la función de la CRD, con el fin deestablecer comparaciones y realizar recomendaciones Preparar un informe analítico que contenga todas las informaciones arrojadas pormedio de encuestas, entrevistas, grupos focales, revisión documental, u otrasmetodologías investigativas sobre la valoración ciudadana del rol de la CRD en el país Sobre la base de los resultados de la investigación, proponer lineamientosgenerales enfocados a mejorar la imagen institucional de la CRD,y fortalecer su interrelación con la ciudadanía en general Identificar las áreas en las que se requieren mayor asistencia técnicaen el mejoramiento de sus relaciones con la ciudadanía El/la consultor/a o firma consultora coordinará las revisiones documentales, lasentrevistas y/o actividades con las Direcciones, Departamentos y/o Unidadesrelevantes de la CRD Preparar una presentación en Power Point sobre las informaciones más relevantesobtenidas de la investigación. 4.2 Para la Estrategia de Comunicación: Página 3 de 6

4 4.2.1 Plan de Trabajo para el diseño de los dos productos de la presente Consultoría y validar las diferentes audiencias a las que estará dirigida la Estrategia de Comunicación y el impacto esperado en cada una. Preparar y presentar para fines de aprobación Diagnóstico inicial de la situación existente en la CRD en el ámbito de la comunicación, en el que se determinen las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para la implementación tanto de la Estrategia de Comunicación como para del Manual de Comunicación para la Gestión de Riesgos de Desastre de la Cruz Roja Dominicana. Se deberá redactar y presentar un informe con los hallazgos Elaborar un primer borrador de la Estrategia de Comunicación y presentarlo para validación Elaborar un borrador final de la Estrategia de Comunicación, que deberá contener recomendaciones para su implementación (puesto que su implementación no forma parte de la presente consultoría) y presentarlo para aprobación. El producto final será entregado en dos copias físicas y en versión electrónica Elaborar un primer borrador del Manual de Comunicación para la Gestión de Riesgos de Desastre de la Cruz Roja Dominicana y presentarlo para validación Elaborar un borrador final del Manual de Comunicación para la Gestión de Riesgos de Desastre de la Cruz Roja Dominicana y presentarlo para aprobación. El producto final será entregado en dos copias físicas y en versión electrónica Realizar cualquier otra actividad necesaria dentro del ámbito de la formulación de la Estrategia para lograr el objetivo de la Consultoría, a discreción de la Coordinación Nacional. PERIODO DE LA CONSULTORIA: 3 meses para el Estudio de Imagen, y 3 meses para la Estrategia de Comunicación. Página 4 de 6

5 5. LA PROPUESTA TÉCNICA Es factible la presentación de ofertas por parte de Empresas consultoras y/o profesionales individuales para lo cual deberán presentar la Propuesta Técnica con el siguiente contenido, como mínimo: a. Capacidades y experiencia en la obtención de información en especial del sector objeto de la consultoría : en la propuesta se deberá indicar la información descriptiva y de experiencias que la empresa o consultor estime conveniente como demostración de sus capacidades para desarrollar este servicio, y especialmente del equipo de trabajo que se proponga, en caso de contar con el mismo. Se valora experiencia en otros países y experiencia con el Movimiento de la Cruz Roja. b. Metodología: Deberá especificar la metodología de trabajo que propone para la obtención de los resultados esperados o entregables.esta deberá ser propicia para obtención de informaciones cualitativas y cuantitativas sobre la percepción de la ciudadanía con respecto al desempeño e institucionalidad de la CRD. (Tipo de muestreo, tamaño de la muestra, población meta etc.). c. Equipo de trabajo, composición y responsabilidades: en caso de que la consultoría sea realizada por más de una persona deberá incluir en la propuesta los miembros del equipo de trabajo que se propone, indicando las responsabilidades de cada uno en el desarrollo del trabajo. Como Anexos se incorporarán los C.V. de los miembros del equipo propuesto, así como la información descriptiva y de experiencias que la empresa o consultora estime conveniente como demostración de sus capacidades para desarrollar este trabajo. d. Plan de trabajo: en este apartado se deberán detallar las actividades y tareas que se prevén para ejecutar, con los resultados esperados. e. Cronograma: se deberá incluir una propuesta de cronograma en el que se exponga la duración estimada de la actividad. f. Plazo máximo de la consultoría: el trabajo deberá llevarse a cabo en un plazo máximo de seis (6) meses para ambos resultados, como sigue: 1- Estudio de la Imagen. Tres (3) meses. 2- Diseño de la Estrategia de Comunicación de la Cruz Roja Dominicana y Elaboración del Manual de Comunicación para la Gestión de Riesgos de Desastre de la Cruz Roja Dominicana.Tres (3) meses. Página 5 de 6

6 g. Otros aspectos relevantes: adicionalmente se podrán añadir libremente los aspectos que considere relevantes de acuerdo con su percepción del trabajo. Confidencialidad y propiedad de la información 6. INFORMES : 6.1 Para el Estudio de Imagen: Un informe intermedio de avance y uno final de resultados en formato digital e impreso. 6.2 Para la Estrategia de Comunicación:Un informe intermedio de avance y uno final de resultados en formato digital e impreso. 7. LA PROPUESTA ECONÓMICA 7.1. Presupuesto en este apartado se deberán detallar los costos que se prevén 7.2. Plan de pagos propuesto El pago de los honorarios se realizará de la siguiente forma:30% a la firma del contrato 30% con la entrega y aprobación del primer informe. 40% con la entrega y aprobación del informe final y anexos 8. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 8.1. Fechas límite. La fecha límite para presentar propuestas es el día 14 de octubre del 2016, a las 17:00 horas Las consultas y propuestas deben ser enviadas por correo electrónico a: Indicar en el asunto del mensaje la consultoría a la que está aplicando Formato. Cada empresa consultora y/o personal independiente presentará sus ofertas utilizando el formato que desee siempre que incluya todos los puntos mencionados en estos términos de referencia Compromiso de mantenimiento de propuestas Las firmas que presenten propuestas se comprometen a mantenerlas por un plazo de 30 días laborables contados a partir del día siguiente de la fecha límite de la presentación, es decir, a partir del 15 de octubre del 2016 Página 6 de 6

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