INSTRUCCIONES PARA SOMETER PLANES DE TRABAJO FEDERALES

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1 INSTRUCCIONES PARA SOMETER PLANES DE TRABAJO FEDERALES Este documento es una guía para la redacción de los planes de trabajo federales sometidos al Subsecretario de Asuntos Académicos o su representante autorizado. Antes de que la Oficina de Asuntos Federales pueda estudiar un plan de trabajo para determinar si cumple con los requisitos del gobierno federal, dicho plan de trabajo deberá ser aprobado por el Subsecretario de Asuntos Académicos o su representante autorizado para garantizar que el plan está bien concebido, que servirá un propósito académico útil y que es compatible con las prioridades académicas del Departamento. Si el Subsecretario de Asuntos Académicos somete un plan de trabajo, el Secretario de Educación o su representante autorizado será responsable del proceso de evaluación. I. Información del Solicitante La sección de información del solicitante deberá estar llena en su totalidad o el plan de trabajo no será considerado. II. Resumen En un solo párrafo, esta sección debe ofrecer una visión general clara y concisa del plan. El resumen deberá preparar al lector para el plan de trabajo. Será lo primero que el lector vea, pero debe escribirse al final. Debe proveer una explicación breve de la necesidad y el costo de la iniciativa. III. Exposicion del problema o necesidad. Esta sección debe describir la razón para la solicitud de fondos. Deberá establecer el problema específico a discutir y justificar la necesidad que tiene el programa de atender dicho problema. III. Exposición del problema o necesidad 1. Describa el problema o la necesidad. 2. Describa las iniciativas claramente de manera que se justifique el programa en el contexto de las prioridades El plan de trabajo debe describir el problema o la necesidad y explicar por qué el programa propuesto amerita recibir los fondos. Necesidad: Cuál es la situación que le atañe? Relacionarlo con el propósito y las prioridades de la organización. Se presenta en términos de clientes, beneficiarios o misión de la organización. El plan de trabajo debe describir cómo el programa es compatible con las prioridades académicas del Departamento.

2 Pagina 2 III. Exposición del problema o necesidad académicas del Departamento de Educación. 3. Describa la clientela que recibirá el servicio. 4. Provea estadísticas y/o fuentes de información confiables para respaldar la racionalidad de la iniciativa. 5. Descripción de cómo el programa lidiará con el problema o necesidad. 6. Si aplica-descripción de cómo se desarrolló el programa con la aportación de los clientes y beneficiarios. 7. Sólo planes de trabajo que sean una continuación de un plan anterior - descripción de los logros obtenidos con el plan de trabajo aprobado anteriormente. 8. Solo para planes de trabajo que utilizan recursos externos- la unidad de selección de proveedores tendrá que evidenciar el proceso competitivo que usó para seleccionar el recurso externo y dar a conocer las credenciales de la institución. El plan de trabajo debe describir a aquéllos que recibirán el servicio, la necesidad que tienen de recibirlo, etc. El plan de trabajo debe proveer información suficiente para respaldar la necesidad y racionalidad del programa. El plan de trabajo debe justificar cómo se manejará el problema aplicando la solución propuesta (plan de trabajo). Si aplica- el inventario de necesidades deberá estar basado en las necesidades de los clientes que van a recibir el servicio o en información empírica. Si este plan de trabajo es la continuación de un plan anterior describa los logros significativos que obtuvo con el plan aprobado anteriormente. Si el plan de trabajo propone contratar recursos externos al Departamento de Educación de Puerto Rico, deberá demostrar que se aplicaron los criterios de selección de la Guía No Reguladora para la selección de servicios profesionales. IV. Objetivos del programa. Esta sección deberá describir los objetivos que el programa está tratando de lograr. Dichos objetivos deben ser mensurables. La propuesta debe describir específicamente cómo el programa atenderá el problema o la necesidad, y qué cambios van a surgir como resultado de los esfuerzos descritos en el plan de trabajo. El objetivo debe contestar las siguientes preguntas: Cómo espera usted que cambie la situación con su gestión? Qué va a cambiar? De qué manera? En qué periodo de tiempo? IV.Objetivos 1. Los objetivos están directamente relacionados con el problema o El plan de trabajo debe describir cómo los objetivos del programa se relacionan directamente con el problema o necesidad que

3 Pagina 3 IV.Objetivos necesidad. 2. Los objetivos proponen cómo medir los resultados. 3. Tiempo en que se lograrán los objetivos. propone atender el plan de trabajo. El plan de trabajo debe describir cómo se medirán los resultados del programa. El plan de trabajo debe especificar el periodo de tiempo en que se lograran los objetivos. V. Método. Esta sección deberá proveer una descripción específica de las actividades programáticas y administrativas que se llevarán a cabo para lograr los objetivos deseados, así como una explicación de la razón por la que algún método específico ha sido escogido para atender una necesidad o problema. Describa los elementos más importantes del programa y cómo se implementará cada uno: a modo de calendario, quién va a hacer qué y cuándo?, las funciones y la preparación del personal, facilidades y equipo, lugar donde se va llevar a cabo el programa, qué equipo se va usar? El método debe contestar las siguientes preguntas: Por qué escogió este enfoque para atender el problema o necesidad? Qué actividades piensa llevar a cabo para lograr sus metas? Asócielas directamente con las necesidades y objetivos. Describa específicamente lo que piensa hacer para obtener resultados. Se podrá lograr en el tiempo propuesto y con los recursos disponibles? V. Método 1. El Método necesario para lograr los objetivos y resolver el problema o satisfacer la necesidad. 2. Cómo se relacionan las actividades que propone el programa a otras actividades permitidas por programas federales? El plan de trabajo debe describir cómo se llevará a cabo el programa de una manera lógica relacionada con la necesidad. El plan de trabajo provee una breve explicación de cómo se relaciona el programa con actividades permitidas bajo el programa federal para el que se solicitan fondos. La Oficina de Asuntos Federales determinará si la relación existe y si puede identificar el programa federal adecuado bajo el que se pueda financiar la iniciativa, si es posible. 3. El personal necesario para llevar a cabo las actividades. Provea una descripción de las funciones del personal. 4. Cómo se escogerá la clientela que va a recibir los servicios? El plan de trabajo debe establecer también que el objetivo se podrá lograr en el periodo de tiempo propuesto y con los recursos solicitados para este plan de trabajo y cualesquiera otros fondos adicionales, donde aplique. El plan de trabajo debe describir el personal requerido y las actividades que llevaran a cabo. Identifique la población que va a recibir los servicios, quiénes son y por qué?

4 Pagina 4 VI. Medida de los resultados. Esta sección debe presentar un plan para medir la efectividad de los objetivos y cómo el programa va a medir si se logró el efecto deseado. La sección medida de los resultados debe contestar las siguientes preguntas: Cómo sabrá si logró los resultados que se proponía? Cómo se documentará lo que ha logrado? Cómo sabrá si tuvo éxito? Una evaluación continua de los resultados le permitirá saber si su método requiere revisión. Abarca el proceso y el resultado. VI. Medida de los resultados 1. El plan programático y administrativo para determinar el grado al que se lograron los resultados deseados y el programa se llevo a cabo tal como se planificó. 2. Cómo se evaluará el programa de manera que se puedan hacer las modificaciones necesarias durante el curso de la iniciativa? 3. Quién será responsable del proceso de medir los resultados? Credenciales de la persona. 4. Criterios que se usaran para medir el logro de los objetivos. 5. Instrumentos o cuestionarios que se vayan a usar para medir resultados. 6. El reporte de progreso trimestral será sometido al Programa Federal al que se solicitaron los fondos. 7. El reporte de logros que será entregado al Programa Federal Programa una vez se lleve a cabo el plan de trabajo o el periodo de financiación haya terminado. El plan debe describir cómo las actividades programáticas y administrativas serán medidas para demostrar que se obtuvieron los resultados deseados. El plan de trabajo debe describir un proceso continuo de evaluación que permita identificar las posibles áreas programáticas y administrativas que necesiten revisiones para garantizar que las actividades tendrán éxito. Identifique la persona responsable de que la medida de los resultados sea documentada y de que se entregue un reporte de progreso. Describa sus credenciales. Describa la premisa académica y administrativa que se usará para medir si el método y las actividades han sido exitosos. Describa los instrumentos que usará para recopilar la información necesaria para demostrar que los resultados propuestos fueron obtenidos, Por ejemplo: cuestionarios, pruebas pre y post, asistencia, entrevistas, entre otros. Cada tres meses se deberá someter un reporte de progreso a la Oficina de Asuntos Federales para informar que el plan de trabajo ha sido implementado. Este debe describir la situación del programa y cualquier modificación que se haya hecho para garantizar el éxito. Cualquier cambio significativo en el plan deberá someterse a la Oficina de Asuntos Federales antes de ser implementado. Una vez terminado el programa, se someterá un reporte de logros a la Oficina de Asuntos Federales que demuestre cómo se lograron las metas y objetivos del programa.

5 Pagina 5 VII. Presupuesto. Esta sección describe y delinea más claramente los gastos a incurrir en el presupuesto solicitado. Debe especificar si este programa esta recibiendo fondos de otra fuente y justificar todos los gastos. Específicamente, cuánto costará el esfuerzo? Por favor describa y justifique: Presupuesto: Presupuesto lineal detallado- específicamente cuánto costará el esfuerzo y cómo se calcularon los gastos? Justifique y explique cada entrada del presupuesto que se preste a cuestionamientos. Narrativa- hace sentido económico este enfoque? VII. Presupuesto 1. Descripción y justificación de gastos, incluida una descripción de cómo se justifican los gastos en el mercado educativo. 2. Descripción y justificación de por qué los gastos son necesarios para logra los objetivos del plan de trabajo. 3. Descripción y justificación de los recursos humanos necesarios para el programa. 4. Descripción y justificación del equipo y los materiales necesarios para el programa. 5. Descripción y justificación de los servicios profesionales necesarios para el programa. El plan de trabajo debe describir y justificar los recursos necesarios para el programa, incluida una descripción de por qué los costos que propone son razonables. El plan de trabajo debe relacionar los gastos directamente a los objetivos del programa. El plan de trabajo debe especificar el costo por los recursos humanos necesarios para el programa y explicar por qué dichos costos son necesarios y no duplicativos. Si aplica-el plan de trabajo debe especificar el costo del equipo y los materiales necesarios para el programa y explicar por qué dichos costos son necesarios y no duplicativos. El plan de trabajo debe especificar el costo de los servicios profesionales necesarios para el programa y explicar por qué dichos costos son necesarios y no duplicativos. Formulario de Presupuesto para el Plan de trabajo Federal A. Personal Enumere cada posición por titulo y nombre de empleado, si está disponible. Demuestre la tasa de salario anual y el promedio de tiempo que dedicará al proyecto. La compensación de empleados que realizan actividades subvencionadas con fondos federales deberá ser compatible con la que se paga por trabajos similares en la organización que solicita los fondos. Título/Posición Nombre de la Posición Descripción de la Posición Descripción de la Posición, ej. deberes, responsabilidades, etc. Cálculo del Costo (ej. x 2 Directores de Programa) Detalle lineal de costo por el Personal

6 Pagina 6 Costo Total de Salario B. Beneficios marginales Los beneficios marginales deberán estar basados en costos reales o en una formula establecida. Los Beneficios marginales son para el personal enumerado en la categoría (A) del presupuesto y solamente por el tiempo dedicado al proyecto. Beneficios marginales para Título/Posición Descripción de beneficios según la posición. Cálculo Detalle lineal del costo de los Beneficios marginales Costo Total Beneficios marginales C. Viajes Detalle los gastos de viaje por propósito (ej. Personal para adiestramiento, entrevistas en el campo, reuniones de asesoría, etc.). Demuestre los cálculos (ej., seis personas para un adiestramiento de 3-dias X $pasaje, $estadía, $dieta). Identifique el destino del viaje si lo conoce. Propósito de Viaje Lugar Detalle Cálculo Costo Costo Total de viaje D. Equipo Enumere el equipo que propone sea adquirido por el DEPR. Se define equipo como propiedad tangible que tiene una vida útil de más de dos años y un costo de adquisición de $XXXX o más por unidad. DEBERÁ VERIFICARSE CON LAS REGLAS DE MATERIALES Y SERVICIOS DE DEPR. El solicitante deberá analizar el beneficio de comprar versus alquilar el equipo, especialmente si se trata de artículos caros o que estén sujetos a rápidos avances tecnológicos. Deberá explicar cuán necesario es el equipo para el éxito del proyecto.

7 Pagina 7 Artículo Descripción del artículo Calculo (ej. x 2 fotocopiadoras) Detalle lineal del costo del Equipo Costo Total Equipo E. Materiales Enumere los artículos por clase (materiales, franqueo, materiales de adiestramiento, papel de copias, equipo desechable, artículos que cuesten menos de $XXXX (DEBERÁ VERIFICARSE CON LAS REGLAS DE MATERIALES Y SERVICIOS DE DEPR) tales como libros o grabadoras de mano) Demuestre los cálculos. En general, materiales incluye cualquier material desechable o que se consuma durante el proyecto. Artículo Descripción del artículo Calculo (ej. x 2 facsímiles) Detalle lineal del costo de los Materiales Costo Total de los materiales F. Servicios Profesionales (Consultores/Contratistas) Detalle los servicios profesionales necesarios para llevar a cabo el plan de trabajo. Tenga presente que todos los servicios profesionales deberán someterse al proceso requerido para la selección de servicios (por ejemplo, obtener cotizaciones o propuestas) según establece la Guía No Reguladora para la Selección de Servicios profesionales a ser subvencionados por el gobierno federal. Si se aprueba el plan de trabajo, los requisitos de servicios profesionales se deberán cumplimentar mediante las Formas PSF que requiere la Oficina de Asuntos Federales. Servicios profesionales a contratar Descripción de los servicios profesionales necesarios para llevar acabo el plan de trabajo. Costo Estimado Calcule un costo estimado a base del costo por hora, por día o precio establecido por los servicios. Costo Total de los servicios Contratados

8 Pagina 8 Resumen del Presupuesto transfiera los totales de cada categoría a la siguiente tabla. A. Personal B. Beneficios marginales C. Viaje D. Equipo E. Materiales F. Consultores/Contratistas COSTO TOTAL ESTIMADO DEL PROYECTO Planificación del Programa: Problema o Necesidad Objetivo Método Medida de los resultados Cuál es la situación existente que está causando la preocupación? De qué manera propone usted cambiar la situación? Qué actividades llevará a cabo para lograr el cambio que propone? Hasta qué punto logró el Método los resultados esperados? Se implementó el Método tal como se planificó? Presupuesto Cuánto costará?