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1 REGLAMENTO DE CONTRATACION DE SEGUROS DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL LITORAL -ESPOL- El Consejo Politécnico de la Escuela Superior Politécnica del Litoral "ESPOL" CONSIDERANDO: Que, el Art. 74 de la Ley General de Seguros establece que para la contratación de seguros, todas las instituciones y entidades del sector público se sujetarán a concurso de ofertas entre empresas de seguros constituidas y establecidas legalmente en el país. Que, el Procurador General del Estado en el oficio N de 20 de febrero de 1991 citado en el Acuerdo N 025 CG expedido por el Contralor General del Estado y publicado en el R.O. 345 de martes 23 de junio de 1998, ha dictaminado, respecto de la contratación de seguros por parte de las entidades y organismos del sector público, que "...no habiendo disposición legal aplicable a esta clase de concurso, han de cumplirse de acuerdo con las condiciones y términos de referencia que para el objeto dicte y apruebe la propia entidad u organismo, ya mediante un reglamento especial, ya por simples normas o instructivos, sea cual fuere la cuantía de la contratación, ya que se trata de una contratación libre que debe hacerse simplemente por concurso de ofertas". En uso de las atribuciones de que se halla investido RESUELVE: Expedir el siguiente Reglamento de Contratación de Seguros de la Escuela Superior Politécnica del Litoral -ESPOL-. CAPÍTULO I

2 AMBITO DE APLICACIÓN Art. 1.- Ambito.- Al presente Reglamento se sujetarán los procedimientos para la contratación de los seguros que requiera la Escuela Superior Politécnica del Litoral -ESPOL-. CAPÍTULO II DEL COMITÉ Art. 2.- Integrantes.- Confórmase el Comité de Contratación de Seguros de la Escuela Superior Politécnica del Litoral (ESPOL) con los siguientes miembros: a) El Rector, o su delegado, quien lo presidirá; b) Un profesor delegado del Consejo Politécnico, quien durará 2 años en sus funciones pudiendo ser redesignado por una sola vez; y, c) Un técnico que será un profesor designado por el Rector. Actuará como Secretario un abogado de la Asesoría Jurídica de la ESPOL, designado por el Rector. Art. 3.- Funciones y Facultades.- Son funciones y facultades del Comité: a) Conocer y aprobar los términos de referencia o bases del concurso, los que serán elaborados por la Unidad de Asesoría Jurídica de la ESPOL. Los términos de referencia o bases deberán contener lo siguiente: Convocatoria e invitación, carta de presentación y compromiso (formulario 1), modelo de formulario de propuestas (formulario 2), instrucciones para los oferentes,

3 especificaciones técnicas (condiciones particulares), condiciones especiales y presupuesto referencial; b) Autorizar la respectiva convocatoria por la prensa, la que se efectuará por una sola vez en un periódico de circulación nacional y/o mediante invitación directa a todos los posibles oferentes, la cual deberá ser cursada hasta el día de la publicación de la convocatoria; c) Calificar las propuestas que se presenten, de conformidad con los requisitos determinados en los términos de referencia; d) Absolver las consultas y aclaraciones que formulen los participantes, en relación al concurso; e) Nombrar comisiones de apoyo para que analicen las ofertas y presenten los cuadros comparativos e informes pertinentes; f) Solicitar aclaraciones o ampliaciones de los informes que presenten las comisiones descritas en el literal anterior o, disponer la presencia de sus miembros en las sesiones del Comité; g) Realizar, por propia iniciativa las aclaraciones y modificaciones a los documentos precontractuales luego de haberse realizado la convocatoria o invitación; h) Adjudicar, si fuere el caso, el contrato a la oferta que se considere más conveniente a los intereses institucionales; i) Rechazar las ofertas que no se ajusten a los términos de referencia o bases; j) Fijar el valor que deberán pagar los interesados por concepto de los términos de referencia o bases; k) Declarar desierto el Concurso en el caso de que no se presenten ofertas; si las presentadas no son calificadas o, si ellas no convienen a los

4 intereses institucionales; l) Resolver, sí lo estimare pertinente, la prórroga o ampliación de la vigencia de las pólizas que se encuentren suscritas y estuviesen por vencer; y, m) Las demás que le fueren asignadas por el Consejo Politécnico para el cumplimiento de sus objetivos. Art. 4.- Quórum y Votación.- El Comité sesionará obligatoriamente con la mayoría de sus miembros, quienes consignarán sus votos afirmativa o negativamente. Las decisiones se tomarán por mayoría simple y, en caso de empate, se resolverá en el sentido del voto del Presidente. Art. 5.- Atribuciones y Deberes del Presidente.- Al Presidente le corresponde: a) Obtener, en forma previa a la convocatoria, la certificación de fondos emitida por la Dirección Financiera, en la que conste el número de la partida presupuestaria, su denominación y la disponibilidad de fondos que permita cumplir las obligaciones que se deriven del contrato; b) Encargar a la Unidad de Asesoría Jurídica de la ESPOL que prepare la documentación pertinente para el Concurso; c) Suscribir la Convocatoria al Concurso; d) Convocar, conjuntamente con el Secretario, a las sesiones del Comité, o disponer que la convocatoria la hiciere sólo el Secretario; e) Dirigir las sesiones del Comité; y, f) Cumplir y hacer cumplir las resoluciones del Comité. Art. 6.- Funciones del Secretario.- Al Secretario le corresponde:

5 a) Preparar el orden del día y convocar solo o conjuntamente con el Presidente, a sesión a los miembros del Comité, cuando el Presidente lo disponga; b) Elaborar las actas de las sesiones del Comité y someterlas a su consideración en la sesión inmediata posterior, sin perjuicio de que se elaboren y aprueben en la misma sesión. Una vez aprobadas las actas, deberán ser suscritas por todos los miembros del Comité y por el Secretario, quien las certificará; c) Llevar, bajo su responsabilidad, el archivo de la documentación relacionada con la actuación del Comité; d) Entregar a los interesados los términos de referencia o bases, previa la constancia del pago realizado en la Unidad de Finanzas de la Entidad. De dicha entrega, conferirá el recibo correspondiente; e) Recibir las propuestas de los oferentes, en el día y hasta la hora señalados en la convocatoria y/o invitación, sentando la correspondiente razón. Receptará, además las direcciones de los oferentes, con la finalidad de enviar las notificaciones que fuesen necesarias; f) Rubricar, conjuntamente con cualquiera de los miembros del Comité, los documentos que conformen la propuesta; g) Recibir las consultas que formulen los interesados, respecto del Concurso; h) Recibir los informes que presenten las comisiones de apoyo; i) Notificar a quien corresponda, las decisiones y resoluciones del Comité; y, j) Las demás que le fueren asignadas. Art. 7.- Responsabilidad.- Los miembros del Comité serán

6 responsables de las resoluciones que tomen y de las consecuencias que de ellas se deriven. CAPÍTULO III DEL PROCEDIMIENTO Art. 8.- Recursos Financieros.- En forma previa a la convocatoria, se contará con el certificado de existencia de recursos financieros referido en el literal a) del artículo 5 de este Reglamento. Art. 9.- Aprobación de los Términos de Referencia o Bases.- Una vez elaborados los términos de referencia o bases preparadas por la Unidad de Asesoría Jurídica de la ESPOL, y contando con la certificación descrita en el artículo anterior, el Presidente del Comité, convocará a una sesión a fin de conocer el contenido de tales documentos y, de ser el caso, aprobarlos o modificarlos. Art Publicación de la Convocatoria e Invitaciones.- Aprobados los términos de referencia o bases, el Comité dispondrá que inmediatamente se realice la publicación de la convocatoria señalada en el artículo 3 letra b) de este Reglamento y/o se cursen las invitaciones a todas las compañías que correspondan. Art Adquisición de Documentos.- A partir de la publicación de la convocatoria y/o invitación, los interesados podrán adquirir los documentos del concurso hasta el mismo día de presentación de las propuestas. Art Presentación de Ofertas.- Los oferentes tendrán plazo de diez días calendario para presentar sus

7 ofertas, contados a partir de la publicación de la convocatoria y/o invitación. La fecha límite para la presentación de las propuestas deberá constar expresamente en la convocatoria que se publique y en las invitaciones que se cursen. Se podrá presentar la oferta por la totalidad o en forma parcial, esto es, por los Seguros Generales, por el Seguro de Vida en Grupo, por el de Asistencia Médica o de Prestación de Servicios de Atención Médica. En este último ramo podrán presentar ofertas las compañías de medicina prepagada autorizadas legalmente a operar en el país. Art Consultas y Aclaraciones.- Dentro de los cuatro primeros días del término para la presentación de las ofertas, y de considerarlo necesario, los interesados podrán realizar las consultas que creyeren pertinentes, las cuales deberán ser absueltas por el Comité en el término de dos días y comunicadas a todos los interesados. Igualmente, y dentro del mismo término fijado para la realización de consultas, el Comité de Contratación de Seguros enviará

8 a todos quienes hubiesen adquirido los documentos precontractuales, las aclaraciones o las modificaciones a los documentos, que por propia iniciativa del mismo se hicieran. Art Ofertas.- Las ofertas se presentarán en un sobre, el que deberá estar debidamente cerrado y contendrá los documentos determinados en los términos de referencia o bases. Las ofertas o documentación que se presenten fuera del día y hora señalado, serán devueltas a los proponentes sin abrirlas, para cuyo efecto se sentará la razón correspondiente. Art Apertura de los Sobres.- El Comité, inmediatamente después de la hora fijada como límite en la convocatoria para la recepción de ofertas, se reunirá con la finalidad de abrir los sobres que las contienen y calificar las propuestas. A la apertura de los sobres podrán asistir los representantes o delegados de cada una de las compañías oferentes. De estimarlo pertinente, el Comité designará una Comisión de apoyo para los fines descritos en el literal e) del artículo 3 de este

9 Reglamento. La Comisión de apoyo tendrá el término de tres días laborables para presentar sus informes y cuadros comparativos, el que podrá prorrogarse por dos días más en caso de que la Comisión presente razones justificadas. Art Adjudicación.- Recibidos los informes pertinentes por parte del Secretario, se reunirá el Comité para conocerlos y proceder a la adjudicación del contrato al proponente que hubiere presentado la oferta más conveniente a los intereses institucionales. La adjudicación deberá ser resuelta dentro del término de dos días hábiles, contado desde la fecha de recepción de los aludidos informes. Art Concurso Desierto.- Si no se presentaren ofertas, o de existir ofertas que no convengan a la entidad o en el caso de que ninguna de las ofertas hubiera calificado, el Comité declarará desierto el Concurso, dentro del término señalado en el artículo anterior, y dispondrá se efectúe un nuevo proceso, resolviendo además lo relacionado con las pólizas vigentes en los términos previstos en la letra l) del artículo 3 de este Reglamento. Art Oferta Unica.- Si se presentare o fuere calificada una sola oferta, si conviniera a los intereses institucionales, el Comité podrá proceder a su adjudicación.

10 Art Informes.- Efectuada la adjudicación, de ser pertinente, se requerirán los informes de ley. Art Notificación.- Dentro del día hábil siguiente a la resolución de adjudicación, ésta será notificada a los oferentes, devolviéndoles la garantía de seriedad de oferta. Al adjudicatario se le indicará que prepare la documentación necesaria para proceder a la suscripción del contrato. Art Garantía de Fiel Cumplimiento.- El adjudicatario, previa la suscripción del contrato, entregará a la ESPOL una garantía de fiel cumplimiento del mismo, por un valor equivalente al 5% del valor total del contrato. Art Suscripción.- El contrato será suscrito dentro del término de ocho días, contado desde la fecha de recepción de los informes de ley o de notificación de la adjudicación. Art Caso Especial.- Si por causas de fuerza mayor o caso fortuito, no se suscribiese el contrato en el término establecido, el Comité podrá solicitar al adjudicatario la cobertura provisional del seguro a contratarse. De tratarse de una contratación con la misma empresa que estuvo prestando el seguro a contratarse y si no se acordaren los términos de la misma antes del vencimiento de la vigencia de las pólizas, el Comité podrá disponer la

11 ampliación de la vigencia de éstas, conforme lo dispuesto en la letra l) del artículo 3 de este Reglamento. Art Sanciones por no Celebración.- Si el adjudicatario se negare a suscribir el contrato, dentro del término previsto en el artículo 22 de este Reglamento, la ESPOL ejecutará la garantía de seriedad de oferta y dispondrá la inscripción del mismo en el "Registro de Contratistas Incumplidos y Adjudicatarios Fallidos" que contempla el Reglamento para Registro de Contratos y su Cumplimiento, Registro de Garantías de Contratos y Régimen de Excepción. Art Reexamen.- De producirse la situación descrita en el artículo anterior, el Comité podrá reexaminar las ofertas no favorecidas; y, de ser el caso, adjudicará el contrato a la más conveniente de ellas. En este último caso, se solicitará al oferente que corresponda la presentación, en el término de dos días, de la garantía de seriedad de ofertas y se procederá conforme a las normas del presente Reglamento. Art Dudas.- Los casos de duda respecto a la aplicación del presente Reglamento, serán resueltos por el Consejo Politécnico de la ESPOL. CAPÍTULO IV DE LA VIGENCIA Y DEROGATORIAS Art Vigencia.- El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su

12 aprobación por el Consejo Politécnico de la ESPOL. Art Derogatoria.- Se derogan todas las disposiciones que se opusieren al presente Reglamento. CERTIFICO: Que el presente Reglamento fue discutido y aprobado por el Consejo Politécnico en sesión del 23 de febrero de 1999, en la que se dispuso que el Comité de Contratación de Seguros proceda a reestructurar, con efecto resolutivo, el Proyecto de Reglamento de Contratación de Seguros de la ESPOL. Reformado por el Consejo Politécnico mediante Consulta efectuada el día 27 de diciembre de Lic. Jaime Véliz Litardo SECRETARIO ADMINISTRATIVO

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