REGLAMENTO DE SEGUROS DE LA CANCILLERIA.

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1 REGLAMENTO DE SEGUROS DE LA CANCILLERIA. Acuerdo Ministerial No RO/ 230 de 12 de Julio de DIEGO PAREDES PEÑA Ministro de Relaciones Exteriores Considerando: 1.- Que no existe normas que regulen para el sector Público la contratación de pólizas de seguros, por lo que el Ministerio debe establecer las condiciones bajo los cuales deberá contratar las pólizas de seguros que requiere. 2.- Que los riesgos a que están sujetos los bienes materiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y la necesidad de que estén éstas siempre precauteladas, hacen necesario que se dicte un Reglamento para este exclusivo fin; 3.- Que la Ley de Regulación Económica y Control del Gasto público en su Art. 32, establece que todas las entidades del Sector Público se sujetarán a concurso de ofertas para la contratación de pólizas de seguros entre compañías del ramo nacionales o mixtas; 4.- Que el Art. 93 del Reglamento de Bienes del Sector Público dispone que las entidades u organismos públicos contratarán pólizas de seguros para sus vehículos. Acuerda: REGLAMENTO ESPECIAL PARA LA CONTRATACION DE POLIZAS DE SEGUROS PARA LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Art. 1.- La contratación de pólizas de seguros que realice el Ministerio de Relaciones Exteriores, estará sometida al procedimiento precontractual de concurso de ofertas entre las compañías de seguros nacionales o mixtas de conformidad con este Reglamento. Art. 2.- La finalidad del Reglamento es la de establecer la organización y procedimiento para la contratación de pólizas de seguros que cubran los riesgos a que están sujetos los bienes del Ministerio. Art. 3.- El procedimiento precontractual para la contratación de pólizas de seguros estará a cargo de un Comité de Contrataciones de Seguros integrado por los siguientes miembros: 1. El Subsecretario Administrativo del Ministerio, quien lo presidirá; 2. El Asesor Jurídico del Ministerio; 3. El Director del Departamento Financiero; 4. El Director Administrativo del Ministerio. Actuará con voz informativa el asesor en seguros que el Comité designe para el efecto de entre las agencias colocadoras de seguros legalmente autorizadas para operar y que hayan presentado ofertas al respecto. Para tal designación el Comité realizará una invitación a través de la Asociación de Agencias Colocadoras de Seguros del país para obtener el asesoramiento requerido previo al concurso de ofertas. Actuará como Secretario del Comité, el Jefe de Despacho de la Subsecretaría de Asuntos Administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

2 Art. 4.- El Comité de Contrataciones sesionará previa convocatoria del Presidente del Comité, con la totalidad de sus miembros y sus decisiones las tomará por mayoría. En caso de empate dirimirá el Presidente. Por causas justificadas y previo conocimiento del Presidente, los miembros del Comité podrán delegar en otro funcionario su asistencia a las sesiones. Esta delegación constará por escrito. Art. 5.- Son funciones del Comité de Contrataciones de Seguros: a) Analizar y aprobar los estudios y bases de los concursos de ofertas para la contratación de pólizas de seguros; b) Disponer la publicación a través de un medio de comunicación escrito de la convocatoria para el concurso de ofertas de pólizas de seguros; c) Proceder a la apertura, evaluación y calificación de las ofertas; d) Adjudicar los contratos; e) Notificar, a través del Presidente del Comité, los resultados del concurso de ofertas; f) Aprobar en casos excepcionales la prórroga de plazo de los contratos de pólizas de seguros ya suscritos, en base a las razones determinadas por el propio Comité; g) Las demás que estén contempladas en este Reglamento. Art. 6.- Son funciones del Presidente del Comité de Contrataciones de Pólizas de Seguros: a) Convocar a sesiones del Comité con tres días de anticipación; b) Presidir y dirigir las sesiones; c) Establecer el orden del día de las sesiones del Comité; d) Suscribir todos los documentos en los que actúe como Presidente del Comité de Contrataciones; e) Suscribir con todos los miembros del Comité y el Secretario, las actas de las sesiones del Comité; f) Custodiar el correspondiente Libro de Actas de las sesiones y guardar todos los documentos que conozca el Comité; g) Autorizar al Secretario el otorgamiento de copias certificadas de las actas del Comité; h) Las demás que se contemplen en este Reglamento. Art. 7.- Son funciones del Secretario del Comité de Contrataciones de Seguros: a) Efectuar por escrito las convocatorias a los miembros para las sesiones del Comité, por disposición expresa del Presidente. b) Llevar el Libro de Actas de las sesiones en orden cronológico debidamente foliadas; c) Organizar las sesiones y llevar todos los documentos que deban conocerse en ellas; d) Las demás que le señale el Presidente del Comité. Art. 8.- La Dirección Administrativa solicitará al Presidente del Comité, la convocatoria a concurso de ofertas para la contratación de pólizas de seguros, adjuntando un estudio que contenga la clasificación de los riesgos a cubrirse y el valor estimado de la contratación. Para este efecto, podrá contar la Dirección Administrativa con el asesoramiento de una agencia colocadora legalmente facultada para operar previamente seleccionada, conforme se establece en el artículo 3 de este Reglamento. Art. 9.- Dentro del estudio que sirva de base para la convocatoria a concurso de ofertas, constará también un certificado de la Dirección Financiera en sentido de que existe amparo presupuestario y fondos para cubrirlo.

3 Art Una vez que el Presidente de Comité de Contrataciones de Seguros cuente con la petición de la Dirección Administrativa, pondrá ésta a consideración de los demás miembros junto con el estudio del caso y la certificación de fondos; dispondrán luego - en sesión - que una Comisión Técnica del Ministerio con el asesor de seguros elabore los siguientes documentos precontractuales: a) Términos de referencia de la contratación, especificando cobertura, exclusiones, condiciones especiales, período de vigencia de los seguros, alcances y demás requisitos básicos a fin de obtener tasas y primas correspondientes mediante el concurso; b) Convocatoria; c) Modelo de la tarjeta de presentación y compromiso; d) Modelo de propuesta; e) Instrucciones a los oferentes, y f) Principios y criterio para la valoración de las ofertas. Para la elaboración de estos documentos, la Comisión Técnica, que estará integrada por un funcionario de la Asesoría Jurídica y otro del Departamento Financiero y el asesor designado conforme el Artículo 3, tendrá un plazo de quince días desde que se ordenó su realización. Art El Comité de Contrataciones de Seguros, sesionará para la aprobación de los documentos precontractuales. Art Cuando el Comité haya aprobado los términos de referencia para el concurso de ofertas de seguros, ordenará en la misma sesión, se realice una convocatoria mediante tres publicaciones consecutivas por la prensa, en uno de los diarios de mayor circulación del país. La convocatoria estará suscrita por el Presidente del Comité y el Secretario. Art La convocatoria contendrá: a) El objeto de la contratación y los datos que permitan establecer su alcance; b) El período de vigencia de las pólizas, y, c) La indicación del lugar en que deben retirarse los documentos precontractuales del concurso y aquel en el que se entregarán las propuestas, indicando, inclusive fechas y horas para el efecto. Art El valor para la venta de los documentos precontractuales fijará el Comité tomando en cuenta el monto del contrato y los costos de edición de los documentos precontractuales y de la publicación de la convocatoria. La adquisición de documentos es un valor no reembolsable, sin embargo constituirá el derecho de inscripción en el Concurso. Art El Comité aclarará el contenido de algún documento cuando los adquirientes de los términos de referencia lo soliciten por escrito, máximo hasta la mitad del plazo previsto para la presentación de las ofertas. La contestación del Comité deberá ser entregada con la sola firma del Presidente hasta 72 horas después y con copia a todos los participantes que retiraron las bases del concurso. Art La presentación de los documentos que contienen las ofertas de las compañías interesadas, se realizará en la Subsecretaría Administrativa dentro de los ocho días calendario posteriores a la publicación de la convocatoria hasta las 17h00 horas. Todos los documentos deberán estar debidamente foliados y rubricados por el representante o apoderado de la oferente. No se aceptarán ofertas remitidas por correo, fax o télex. Art Las ofertas se presentarán en un sobre cerrado en original y copias al Secretario del Comité, quien anotará la fecha y hora de recepción y entregará el recibo correspondiente. En el sobre constará el nombre del oferente, la razón social de la compañía aseguradora, la dirección y número telefónico.

4 Art La oferta que tendrá un período mínimo de validez de 30 días a partir de la fecha límite para su entrega será detallada por cada rubro conforme a los documentos precontractuales, conteniendo la tarifa y el monto de la prima ofertada. Podrán hacerse constar descuentos y detalles adicionales de la prima. La oferta contendrá los siguientes documentos: a) Carta de presentación y compromiso, según el modelo planteado por el Comité; b) Los cuadros de cotización a contratarse con sus cláusulas generales, particulares, especiales y adicionales, que contengan la propuesta propiamente dicha, con señalamiento de la tarifa y el monto de la prima ofertada; c) Una garantía de seriedad de la oferta que será incondicional, irrevocable y de cobro inmediato por el equivalente al 2% del valor de la propuesta para asegurar la celebración del contrato. Esta garantía podrá ser extendida por un banco o financiera debidamente establecidos en el país, o una póliza de seguros emitida por otra compañía diferente a la garantizada. d) Uno o más certificados bancarios que acrediten la solvencia económica de la compañía de seguros; e) Certificado de cumplimiento de contratos con el Estado, emitido por la Contraloría General del Estado; f) Certificado de cumplimiento de obligaciones expedido por la Superintendencia de Bancos, así como el señalamiento de esta misma Entidad de que la Compañía puede operar en los ramos de seguros a contratarse; g) Nombramiento del representante legal o poder del mandatario de la compañía de seguros oferentes según el caso; h) Balances actualizados y debidamente certificados por la Superintendencia de Bancos. Cualquier otro documento que el Comité de Contrataciones de Seguros del Ministerio de Relaciones Exteriores considere necesario, tales como convenios de coaseguros o reaseguros, de acuerdo a la naturaleza de la contratación. Art En la fecha y hora señalados en la convocatoria a concurso de ofertas, el Comité procederá a la apertura de los sobres presentados, pudiendo asistir a este acto los interesados: el Presidente y el Comité rubricarán los documentos presentados, dejando constancia de ello en el Acta respectiva que se levante. Art El Comité considerará únicamente las ofertas que se ciñan a los documentos precontractuales y a las normas de este Reglamento. Art Abiertos los sobres, el Comité - de considerarlo necesario - podrá llamar a la Comisión Técnica formada para el concurso para que evalúe las ofertas. Al efecto, ésta dispondrá del término de ocho días laborables para estudiar las ofertas y presentar su informe debidamente fundado, dirigido al Presidente del Comité, quien inmediatamente pondrá en conocimiento de los miembros de este Cuerpo. Se hará constar un orden de preferencia para la adjudicación del contrato. Art El contrato de seguros se adjudicará a la oferta más conveniente a los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores. Podrá realizarse la adjudicación en forma total o por ramos de seguros de las pólizas ofertadas, si esa fuere la modalidad del concurso. Esta adjudicación la realizará el Comité en el término de dos días laborables después del informe - si existe - por parte de la Comisión Técnica; caso contrario, hasta 24 horas después de haber resuelto la adjudicación el mismo Comité. Art El Comité, a través del Presidente, notificará del resultado a quienes hayan participado en el concurso de ofertas de pólizas de seguros y devolverá las garantías de seriedad de la propuesta a quien no hubiere adjudicado. Del mismo modo, notificará a quien haya ganado, indicándole de la fecha de la vigencia y suscripción de la o de las pólizas. El adjudicatario estará obligado a mantener vigente su garantía y a renovarla hasta la

5 suscripción de la o de las pólizas de seguros, de ser el caso. El incumplimiento de esta norma, facultará a que el Ministerio haga efectiva esta garantía. Art Si el valor de las primas a pagarse por las pólizas de seguros a ser adjudicadas en el concurso de ofertas, es igual o superior al monto previsto para el concurso público de ofertas previsto en la Ley de Contratación Pública, previa a la celebración de los contratos de seguros, se requerirán los informes de la Contraloría y de la Procuraduría General del Estado, acorde a lo dispuesto en el artículo 304 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y en el artículo 11, literal f) de la Ley Orgánica del Ministerio Público. A este efecto, el Subsecretario Administrativo solicitará los informes respectivos, adjuntando para tal efecto los documentos siguientes: a.- b.- c.- d.- e.- Copia certificada de los términos de referencia; El informe de la Comisión Técnica, si se pidió su dictamen; El acta de adjudicación; Copia certificada de la oferta adjudicada; Certificado de la existencia de fondos, determinando la partida presupuestaria y los recursos financieros disponibles. El costo de los informes pagará el adjudicatario. Art El adjudicatario del concurso estará obligado a mantener en vigencia su garantía y a renovarla por lo menos cinco días antes de su vencimiento, hasta la suscripción de la o de las pólizas de seguros. Art Si el contrato no se llegare a suscribir por razones imputables al adjudicatario, se hará inmediatamente efectiva la garantía de seriedad rendida y del particular se comunicará a la Contraloría General del Estado. Además, en tal caso, podrá suscribirse el contrato con el oferente que hubiere ocupado el segundo lugar en el orden de preferencia o con los que le siguieren, siempre y cuando sus ofertas favorezcan los intereses del Ministerio. Art El Comité podrá declarar desierto el concurso de ofertas de pólizas de seguros cuando no se hubiere presentado ninguna, o cuando las presentadas fueren descalificadas o resultaren inconvenientes o se hubieren producido violaciones a normas legales o de este Reglamento. De la ejecución de éste Acuerdo, encárguese el Subsecretario de Asuntos Administrativos, el mismo que entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el Registro Oficial.

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