FICHA GENERAL DE EMPRESA

Transcripción

1 paso a paso: MENÚ DE PROCESOS COMUNES de la Versión 3.04 de Enero 2009 FICHA GENERAL DE EMPRESA Esta ficha es el control interno de cada usuario de la aplicación. Para el buen funcionamiento de los procesos, debe de ser cumplimentada en primer lugar. Los campos del logotipo, deben de ser indicados por el usuario, con la idea que cuando en algún listado se solicita que se imprima el logotipo, serán las cinco primeras líneas, las que encabezaran este listado o documento. El campo Cargo por Devolución, indicara el importe a cargar en los recibos devueltos, al ser impresos nuevamente, si el usuario tiene establecida esta modificación. Tipo de IVA e IRPF, serán los que legalmente deba repercutir o retener, el administrador, según tenga su denominación. El salario mínimo, hoy en día, solo tiene efecto para las actualizaciones de la LAU que se efectuaron en El dato de Ejercicio Contable es importante y solo afecta al proceso de Contabilidad.. Cuando se accede a este proceso, la información se sitúa automáticamente en este ejercicio. Este dato puede ser diferente en cada usuario de la instalación, lo cual es practico en los cambios de ejercicio, pero debe tenerse controlada la situación, porque una vez finalizada la gestión de cierre, se deja el dato en la ficha y se procede a contabilizar datos sin controlar la fecha, y quedan los asientos fuera de ejercicio. TRATAMIENTO DE DESCRIPCIONES Esta opción, contiene todas las descripciones generales de la Aplicación. Es realmente la primera opción a solicitar, al momento de iniciar la instalación, por parte del usuario, ya que todas las opciones, abastecen su información, por este fichero. Cuando la instalación del primer Proceso de la aplicación, este fichero se entrega, con las descripciones generales ya registradas, en los idiomas que la aplicación precisa, según el proceso, por lo que el usuario solo debe tener conocimiento de los datos aquí registrados, pudiendo, si es su deseo efectuar cambios, bajas, o nuevas altas de los mismos. Indicaremos un breve cometario sobre cada una de las descripciones que componen esta opción. Informática Mue 25/01/2009 1

2 Bancos Entrega Remesas Deben registrase los bancos con los cuales opere el administrador, para los ingresos de recibos o pagos de impuestos de IVA e IRPF Cuando el usuario, desee proceder al ingreso de los recibos de alquiler o comunidad, de forma escalonada, es decir en diferentes fechas, debe abrir "diferentes" Bancos de administrador. Cada Banco debe llevar un código propio, a pesar que el titulo pueda ser el mismo. En cada proceso la diferencia, será establecida por el código asignado. Por ejemplo si se ingresan los recibos en el Banco XXX, unos el día 1 del mes y otros el día 10, abriremos el código 001 Banco XXX. para el día 1, y el código 010 Banco XXX, para el día 10, para poder recordar mejor los códigos, y así como tantas fechas sean precisas. En los correspondientes tratamientos de recibos, esta codificación permitirá que se efectúe una remesa bancaria para cada banco de administrador. Cuando el administrador tenga por costumbre, tener una cuenta bancaria, para cada comunidad, deberá también codificar un banco administrador, para cada cuenta que le sea precisa. De esta forma conseguirá una remesa bancaria para cada finca. La codificación de estos bancos deberá efectuarse de la forma siguiente. Se indicara un código de tres cifras según criterio del usuario. Al introducir la descripción, deberá, indicarse en los cuatro primeros espacios, el código interbancario de la entidad que estamos registrando y seguidamente podremos indicar el nombre del banco, para conocimiento del usuario. Es necesario poner en primer lugar los dígitos interbancarios de la entidad, para el tratamiento de recibos por soporte. Códigos de Provincias Esta descripción se entrega completa, por defecto. Deben registrarse las provincias, tomando los dos primeros dígitos del código postal, como código a indicar. Este dato aparecerá en todas las fichas, donde exista un domicilio. El hecho de registrar todas las provincias le permitirá posteriormente durante la operatoria de las opciones de otros Informática Mue 25/01/2009 2

3 procesos de la aplicación, no tener que escribir cada vez que se precise, las provincias a que pertenece la población registrada. El hecho de inutilizar esta opción en algunos módulos, esta motivado por el hecho de tratar con clientes extranjeros, con lo cual los códigos postales no tienen las mismas características que los españoles. Bancos de Clientes Esta descripción se entrega con registros de los principales Bancos y Cajas de Ahorro Esta descripción, aun tratándose de Bancos, al igual que la 1, no es el mismo fichero. En esta descripción indicaremos los bancos de los clientes a los que les presentamos recibos al cobro, dentro de cualquier proceso de la aplicación WMUE. La codificación y tratamiento tiene exactamente las mismas características que el apartado 1. El orden de grabación de los mismos, no tiene importancia, para la operatoria. Conceptos de Recibos Esta descripción se entrega con los rótulos mas habituales de los procesos a los que afecta, y en varios idiomas Deben registrarse todos los conceptos o descripciones que puedan aparecer en los recibos, en cualquiera de los procesos de la aplicación WMUE. Debe tenerse en cuenta que el código 50 es obligatoriamente, el destinado al I.V.A. en el proceso de Alquiler, y NO SE PERMITE darlo de alta. La codificación de los recibos tiene las siguientes características: Códigos del 1 al 49 Serán los que deben aparecer en el recibo, que se esta tratando de forma fija y periódica, como por ejemplo: RENTA, PROV. FONDOS... Códigos del 51 al 79 Serán los que deben aparecer en forma eventual en los recibos, pero con efecto en mas de un período de emisión. Códigos del 80 al 99 Serán los que deben aparecer en forma eventual en los recibos, pero con efecto en mas de un período de emisión. Cuando en una ficha de tratamiento, tenga incorporada esta opción, al indicar un código que corresponda a esta numeración, le será solicitado al usuario la fecha del ultimo recibo a emitir. Estos códigos solo tienen efecto mediante registro manual en las fichas del inquilino en P.V. Estados de Arbitrios Deben registrarse los estados que el usuario precise, para su control de los Arbitrios de las fincas. Como estados obligados, debe registrarse, 01 Recibo Previsto, 03 Recibo Cobrado, 04 Recibo Liquidado. Como medida general, se recomienda, abrir tantos estados, como crea pueden serle útil, como por ejemplo 02 Lo paga el prop. ("Lo paga el propietario", cuando esta pasa nota que se encargara de dicho pago.) 05 Recibo Reclamado, etc.. En el registro de Arbitrios, se puede prever cualquier situación, que se presente, con lo cual el usuario, mantiene muy al día su información. Títulos de Grupos de Reparto en Comunidades Informática Mue 25/01/2009 3

4 Esta opción le permitirá crear tantos grupos o cabeceras, como formas de reparto tenga una liquidación de comunidad. De todos es sabido que al cerrar una liquidación a final de ejercicio no es posible, en muchas ocasiones, rotular los grupos con los mismos títulos. Por lo tanto según las fincas el usuario puede diseñarse hasta 99 rótulos diferentes, para poder titular cada grupo, según sea mas procedente para la finca que se esta tratando. Estos rótulos aparecerán en la Confección Resumen Gastos de liquidaciones de Comunidades. Conceptos Contables Deben registrarse todos los conceptos contables que sean necesarios para el tratamiento de los cobros y pagos de todos los Procesos. Para el usuario estarán disponibles, los códigos desde el 001 al 899 A partir del código 900 los conceptos son obligados ya que tienen múltiples utilidades internas dentro de la aplicación para poderlos solicitar en su momento, deben ser registrados los códigos siguientes, teniendo en cuenta el proceso al cual pertenecen y si es el que el usuario en este momento dispone. 700 a 799 Honorarios con IVA Normalizado Afecta al proceso de Abogados 800 a 899 Honorarios IVA Normalizado Afecta al proceso de Abogados y de Gestiones Cuando en los registros de gestión de los procesos a que afectan los conceptos detallados en estos dos primeros apuntes se hagan cargos con estos códigos, al momento de emitir la correspondiente minuta, los importes de estos códigos serán considerados, como honorarios, por tanto quedaran afectos al % de IVA vigente y al de IRPF si fuera el caso Impuesto Bienes e Inmuebles Vados Tasa Transportes Área Metropolitana Cuando se efectúa un registro, ya sea por la opción de Registro Cobros y Pagos de Alquileres o Comunidades, o por los registros contables, y se indica uno de estos códigos, de forma automática se presentara una ventana, en la que debe indicar los datos que se solicitan y al mismo tiempo que se efectúa el cargo en la finca correspondiente, también se efectúa el control de este pago, en la ficha del impuesto que debe tenerse preparada. De esta forma con un solo registro se consigue el gasto y el tener constancia del coste y fecha en que se liquido este impuesto o tasa. 910 a (Obras a repercutir) Cuando estamos registrando un gasto de una factura, en el proceso de Alquileres, ya sea por el Registro de Cobros y Pagos o por los registros contables de Contabilidad, si este gasto se indica con un código comprendido entre los indicados, cuando solicite, por el Menú de Aumentos, el Listado de Aumentos a realizar, estas facturas le serán listadas para que pueda proceder al incremento por Obras que corresponde. (Ver Alquileres Aumentos Listado Aumentos a Realizar) La descripción del concepto debe indicarla el propio usuario libremente, en esta opción para que cuando se use el código se imprima la misma. 920 Cargo automático minutas Gestiones en cartera de Pagos de Alquiler (Gestiones Ver. 3.01) Pago facturas de Proveedores Informática Mue 25/01/2009 4

5 921 Cierre Caja, para Indicar el total cobrado 922 Cierre de Caja para Indicar el Total Pagado 923 Pago diferencias fianzas. Ingreso fianza en la Cámara o Generalitat 930 a 939 Gestiones efectuadas a Fincas de Comunidades y registradas por Pequeños Gastos y que al momento de minutarlas deban Soportar IVA. (Ver Opcionales) Afecta al proceso de Comunidades cuando dispone del Menú de Pequeños Gastos Cuando realizamos alguna gestión a un cliente de Comunidades, podemos efectuar el registro de esta gestión, por la opción de Registro Pequeños Gastos, del proceso de Comunidades, del importe neto, o sea la Base Liquidable, y cuando se efectúe la minuta, este sera considerado como Honorarios, afecto al % de IVA vigente y al IRPF si fuera el caso IVA Devengado IVA Soportado Cuando contablemente se efectúa el registro de una factura propia del despacho. (No de alquileres que el IVA tiene control directo con el Propietario Ver: Alquileres Cuentas Corrientes.- Registro de Cobros y Pagos), al efectuar el registro del impuesto debe indicar estos códigos según si es Repercutido o Soportado, con lo cual, aparecerá una nueva ventana, para complementar los datos precisos, para que al mismo tiempo que se efectúa el asiento, se controle el Listado de IVA del Administrador. 949 Entrega a Cuenta Liquidación Cuando el registro sea creado por la opción de Entregas a Cuenta del Proceso de Liquidaciones y se registre el pago de forma automática, por la opción de Código de Barras, será tomado este código contable Pago Saldo Liquidación Cuando desde el registro de Cobros y Pagos de Alquileres se indica este código para el pago de saldos liquidación, al finalizar y efectuar el listado de Borrador, pueden ser remitidas cartas a los propietarios de forma automática, para la notificación el ingreso de su saldo. 951 a 959 Servicios con cargo al inquilino. Afecta al proceso de Alquileres. Son bastantes las ocasiones en que junto a la renta, el administrador incluye el gasto de luz o gas, basuras, etc.. con el importe del ultimo recibo pagado. Esto implica que una vez efectuado el cargo a la finca, debe de acudir a la ficha del inquilino, para registrar este concepto, para el próximo periodo de renta. Si estos códigos son registrados con las descripciones que el usuario precisa, al momento de efectuar el cargo a la finca, se presentara una nueva pantalla, que le permitirá el registro directo a la ficha de descripción del inquilino, con la indicación de un concepto variable. 960 a 969 Gestiones efectuadas a Fincas de Alquiler que al momento de minutarlas deban Soportar IVA. Afecta al proceso de Alquileres y de Gestiones Afecta al proceso de Comunidades cuando dispone del Menú de Pequeños Gastos Cuando realizamos alguna gestión a un cliente de Alquileres o de Gestiones, podemos efectuar el registro de esta gestión, por la opción de Registro Cobros y Pagos de Alquileres, o bien por el Registro de Gestiones, del proceso de Gestiones, del importe neto, o sea la Base Liquidable, y cuando se efectúe la minuta, este sera considerado como Honorarios, afecto al % de IVA vigente y al IRPF si fuera el caso. Informática Mue 25/01/2009 5

6 Al efectuar el asiento contable predefinido de las Liquidaciones de Alquiler o las Minutas de Gestiones, este importe ya sera contabilizado en la cuenta de Ingresos Suplidos y Honorarios Afecta al proceso de Alquileres Honorarios Liquidación Afecta al proceso de Alquileres y Comunidades IVA s/suplidos y Honorarios Afecta al proceso de Alquileres y Comunidades Suplidos Administración Afecta al proceso de Comunidades IVA s/suplidos y Honorarios Afecta al proceso de Comunidades Estos conceptos se registran de forma automática, por gestión de las Liquidación en Alquileres y por la Confección de Recibos de Honorarios en Comunidades. Es importante que el usuario conozca estos códigos, para los momentos que deba efectuar algún registro manual, pues de esta forma al final del ejercicio tanto en Alquileres como en Comunidades, el Resumen Anual, de Cobros y Pagos se imprimirá con el importe acumulado del concepto Honorarios Extras/ Suplidos Extras/ Honorarios Extras/ Suplidos Extras/2 Afectan al proceso de Comunidades Estos conceptos permiten al usuario, crear descripciones complementarias a los honorarios fijos, para los honorarios extras que pueda tener una comunidad. La descripción debe ser indicada por el usuario, pero teniendo en cuenta la finalidad del código Retención I.R.P.F Afecta a los procesos de Alquileres y Comunidades. Cuando contablemente se efectúa el registro de una factura en la cual existe la Retención de I.R.P.F. debe indicar este concepto, con lo cual, aparecerá una nueva ventana, para complementar los datos precisos, para que al mismo tiempo que se efectúa el asiento, se controle el Listado de IRPF del retenedor Retención I.R.P.F sobre alquileres Afecta al proceso de Alquileres. Cuando a través de la opción de Alquileres Históricos - Listado Retenciones IRPF, se genera el importe retenido para su registro al Resumen Anual de Fincas, queda registrado con este concepto contable, al que el usuario debe indicar la descripción que crea procedente para este tema Cierre de Expediente Afecta al proceso de Gestiones y de Abogados Cuando un expediente de estos procesos, ha finalizado la gestión, para que pueda ser minutados, debe indicarse al proceso que se Cierra su gestión, mediante la indicación de este código, en la opción de Registro Gestiones de ambos procesos. Informática Mue 25/01/2009 6

7 Tipos de Gestión Esta descripción solo tiene utilidad para los procesos de Gestiones y Abogados, y permite asignar a cada expediente el tipo de gestión que tiene encomendada, para poder clasificarlos por estos temas Formas de Pago Deben registrase los títulos de las 9 formas de pago. Se crearan a conveniencia del usuario. Se disponen de nueve formas de pago, siendo las cuatro primeras, para formas de pago de recibos por Banco, y el resto por despacho o domicilio. Este dato, aparecerá en las fichas de propietarios de comunidad, y de inquilinos y de clientes de en los procesos que se requiera este dato.. Sin embargo no tiene mas efecto que el de informar al usuario, con respecto a su aparición en la ficha. Pero debe tenerse en cuenta que según las formas de pago, en lo que se refiere a las bancarias son de vital importancia a la hora de confeccionar las remesas de entrega de recibos al banco. Combinando forma de pago, con banco administrador, podrá conseguir tantas remesas como le sean precisas, según el sistema en que opere. Juzgados Esta descripción solo tiene utilidad para el proceso de Abogados, y permite asignar a cada juzgado un código, que se asigna a cada expediente y los clasifica, para su gestión TRATAMIENTO NUMERACIONES Esta opción permite el control de todas las numeraciones (no de impuestos) de los diferentes procesos de la Aplicación. El usuario puede efectuar las modificaciones oportunas, cuando lo vea preciso. Todas las numeraciones de todos los procesos están centralizadas en esta pantalla, única AGENDA DIRECCIÓN / TELEFONOS Esta opción permite registrar datos de personas o empresas con las que tenemos relación, pero que no figuran en las fichas de nuestros procesos. Estos registros estarán clasificados por la letra y un código numérico que será automático, al momento del registro. No se permite registrar un nombre que su letra inicial, no se corresponda con la letra que tenemos solicitada. Este Informática Mue 25/01/2009 7

8 fichero quedara también enlazado en las opciones de correspondencia y de etiquetas de nuestra aplicación. Código : Debe ser un dato numérico, que no podrá incluir ningún signo, o carácter que no lo sea. Sin Correo: Indicar si esta ficha, cuando se este seleccionando correspondencia o etiqueta debe de entrar en la selección. Si activamos el control, aunque se soliciten, en los procesos de correo, no se les remite carta, ni etiquetas. Comentario: Este campo, es para que el usuario se anote cualquier nota que haga referencia al titular de la ficha. Este es un dato puramente informativo y solo tiene efectos en esta pantalla. Idioma: Este proceso está preparado para que, cuando se remita correspondencia, pueda hacerse de forma de que a cada cliente se le remita la información en su idioma Este dato es independiente del idioma en que esté operando la aplicación. Las claves de idiomas son: 1 = Castellano 2 = Catalán 3 = Francés 4 = Inglés 5 = Alemán REGISTRO AGENDA PARA CITAS En esta versión se añade la opción de Registro Agenda Citas, que de una forma sencilla, pretende poder llevar el control de las citas y compromisos que se adquieren en la empresa, con cualquiera de sus agentes internos La operatoria es muy sencilla y la describimos a continuación. Fecha Gestión. Indicar la fecha que debe realizarse la gestión o la entrevista, Informática Mue 25/01/2009 8

9 Hora: Indicar la hora de esta entrevista. Se admite desde 0 a 23 horas Minutos : Indicar la fracción de hora que debe realizarse la cita, Se admite desde 0 a 59 Numero. No debe indicarse ningún dato. Pulsando TAB, se efectuara la numeración de forma automática. Cierre: Esta es la fecha que debe indicarse cuando la cita ya se ha realizado, y el registro se desea trasladar al histórico, para darlo de baja de esta pantalla. Realmente, este es el ultimo dato a indicar en esta pantalla antes de su anulación Agente: Indicando el código del agente interno al cual hace referencia esta cita, debe aparecer su nombre, y la cita le quedara signada. Solicitud: Debe indicarse un breve texto, sobre el tema que motiva esta cita, y que servirá para reconocer la cita en la pantalla superior. En el cuadro de texto, mas grande situado debajo del texto solicitud, debe efectuarse la descripción que corresponde a la cita, y los motivos o detalles que sea preciso recordar, para la misma Una vez indicados estos datos, al registrar la cita, ya pueden salvar el registro, que quedara visible en la pantalla principal, clasificado por orden de fechas. Cuando se haya realizado la cita o deba complementarse algún dato de la misma, pulsado, doble clic en la línea de la cita, sus datos serán traspasados a los campos de pie de pantalla, para ser complementados. Cuando una cita ya se ha realizado, deberá indicarse de forma opcional, el texto de la Solucion, pero de forma Informática Mue 25/01/2009 9

10 obligatoria, la fecha de Cierre. Pulsando el icono del cubo de basura, la cita será anulada de esta pantalla y pasara a formar parte del histórico El icono de la impresora, le proporcionara una hoja con la información de la cita que este seleccionada en los campos de texto, y que pueda servir como referencia para la gestión a efectuar. HISTÓRICO AGENDA PARA CITAS Esta opción tiene la misma pantalla que el Registro, pero solamente se utiliza para consulta de citas ya realizadas. Cuando en la pantalla de registro, se anula una cita porque ya esta realizada, queda incluida durante 6 meses, en este fichero histórico, por si durante este tiempo, es necesario comprobar algún dato sobre la misma. Pasados los seis meses de su inclusión en el histórico, el registro será anulado de forma automática CORRESPONDENCIA GENERAL Esta opción tiene conexión a todos los ficheros de nuestros procesos, permitiendo el envío de correspondencia a cualquier ficha que conste en la aplicación. La operatoria sera, en primer lugar indicar el proceso de origen, activando el control del mismo, que figuran en pantalla. En este momento el usuario tendrá una pantalla de ayuda, para solicitar códigos agrupados del proceso que ha elegido. Debe indicar el código inicial y final y aprobar. Si emplea el proceso mediante combinación Word, para el que la aplicación esta preparada, debe indicar en Indicar código de Carta, el nombre del fichero que se creara para los datos a combinar con el texto de Word. (Ej. CORRESPD) Si aun usa el sistema en forma texto, deberá indicar el código de la carta que debe tener registrada, por el proceso de MSDOS mediante su editor de textos Esta opción quedara anulada en breves fechas, por lo obsoleta que ha quedado ante las ventajas de una combinación con Word.. Informática Mue 25/01/

11 Es importante recordar que estos textos causan muchos problemas en su impresión, porque los caracteres registrados en las fichas de los clientes, no son debidamente reconocidos, por el sistema en MSDOS, y que es preciso actualizar su aplicación a los sistemas Windows, ya que este fichero en próximas versiones, es muy probable su desaparición, al tener muchas incompatibilidad con el sistema Windows. Una vez seleccionados los clientes a remitir las cartas, deben indicar en el control Cartas, Etiquetas, Sobres, cual es su elección, y les aparecerá la ventana de selección del texto de Word, para elegir el texto a combinar con el fichero seleccionado. CORRESPONDENCIA POR E.MAIL (Opcional) Esta opción tiene conexión a los ficheros de Alquileres, Comunidades, Proveedores y Gestiones La necesidad de incorporar las nuevas tecnologías a la gestión de la Administración, ha motivado la creación de esta opción, que permite el envío de E.Mails a varios destinatarios de forma automática y cómoda. Esta opción precisa tener activado Outlook Expres en su escritorio, ya que de forma automática conectara con la Bandeja de Salida de esta herramienta y remitirá el fichero. La operatoria debe ser de la siguiente forma. En primer lugar hay que indicar el Asunto. Este dato es imprescindible Seguidamente podemos indicar un Mensaje de texto, que se incorpora al E.Mail. El mensaje admite saltos de línea, con RETURN y no se le ha impuesto medida, por lo que puede remitirse un texto como pudiera indicarse directamente en Outlook, con la diferencia que por el momento esta conexión no admite enriquecer el texto, mediante colores, negritas u otras características.. En Fichero Adjunto, el campo es optativo. Si deseamos enviar un fichero en este E.Mail, como puede darse el caso del envío de la copia del Acta de una asamblea a toda la comunidad, hay que pulsar TAB en este campo, y se nos abrirá la pantalla que nos permite la busca y selección del fichero que deseamos adjuntar. Informática Mue 25/01/

12 Una vez cumplimentados estos campos, ya se puede seleccionar los códigos a quien debe remitirse el E.Mail, indicando en primer lugar el origen del titular, activando el control correspondiente y en los campos de Código Inicial y Final, se deben indicar estos limites. En el cuadro de texto de la izquierda, se indica la manera de solicitar un conjunto de códigos de forma automática. Cuando se pulse el botón de inicio, se iran colocando los titulares en la pantalla central, que serán seleccionados de las fichas, y escogidos solamente los que dispongan del dato E.Mail en el campo correspondiente de su ficha Cuando se pulse el botón totalmente automática se iniciaran los envíos directamente a través de Outlook Expres de forma CORRESPONDECIA INQUILINOS DE 18 A 35 AÑOS (Opcional) Esta opción permite efectuar una selección de todos los inquilinos que tengan su edad comprendida entre los 18 y 35 años y que tengan arrendada una vivienda. Es necesario que cada inquilino en su ficha auxiliar, tenga asignada la fecha de nacimiento en la primera línea, que es la que afecta al que firma el contrato Para solicitar esta opción hay que indicar El código Inicial y Final de inquilinos a buscar, así como la fecha que será la de control, normalmente a final de un ejercicio Solicitados los datos, al pulsar el icono aparecen en pantalla todos los inquilinos que reúnan las condiciones de notificar su situación al propietario. En pantalla será indicada la fecha de nacimiento, los años que tiene el inquilino, y los días que corresponden de bonificación al propietario, teniendo en cuenta el periodo que pueda haber si se cumplen los 35 años durante el ejercicio solicitado Informática Mue 25/01/

13 Cuando haya un registro que no deba remitirse la notificación debe hacer doble clic en la columna X de este registro. Esta línea no será tenida en cuenta ni en el listado ni tampoco en el envío de la correspondencia Con el icono de la impresora, el usuario puede obtener un listado de toda la información que aparece en pantalla, para su control posterior. Con el icono de Word, se procede a la confección de las cartas de notificación a los inquilinos de la declaración que se precisa que firmen para que el propietario pueda tener la bonificación del 100% de estas rentas. La opción conectara directamente con el fichero \CETMUE\CARTAS\MENOS30A.DOT (Que se entrega junto a la actualización) y se efectuara la combinación de los datos al fichero que se crea en \CETMUE\WORD\MENOS35A.DOC (Que se crea automáticamente) El fichero de Word MENOS35A.DOT, el usuario puede redactarlo a su mejor conveniencia, pero debe conservar el mismo nombre. Este fichero, se compone de una primara pagina con el texto de comunicación al inquilino que se le adjunta la notificación, de la que se adjuntan dos paginas, para que el inquilino devuelva una de ellas firmada REGISTRO WEBs DE INTERES (Opcional) Esta opción permite tener un archivo en el que se pueden guardar todas direcciones de paginas Web que pueden interesar para la gestión del despacho El registro debe hacerse pulsando TAB en el campo Num, para que se indique el numero de forma automática, cuando es un nuevo registro Indicar la dirección de la web, con las tres WWW que inician esta dirección, para que la conexión se pueda hacer sin problemas. Informática Mue 25/01/

14 El campo fecha, para tener referencia de cuando se ha hecho este registro. El campo Tema, servirá para que el comentario se vea en la pantalla, y sirva de orientación sobre lo que precisamos saber de esta web. Detalle, permite escribir todo comentario que sirva de ayuda al usuario sobre lo que trata la información de la Web. Cuando se tenga seleccionada una web, con doble clic, los datos se situarán en los campos del texto de la pantalla, y si se pulsa el botón se accederá directamente a esta pagina, desde la propia aplicación, y una vez efectuada la visita a la misma el programa volverá a la misma pantalla INDICES PRECIOS AL CONSUMO En este fichero deben de registrarse los índices que hagan referencia a cada mes, según sea publicados. En este momento este fichero, solo tiene efecto, para la opción de Actualización Renta según L.A.U. del 94, para cubrir las ultimas actualizaciones que queden pendientes. REGISTRO AGENTES INTERNOS En esta ficha es preciso registrar todas las personas que intervienen en el manejo de la aplicación, de forma que posteriormente pueda ser asignado al cliente o a la finca, el código de cada agente responsable de la cuenta. En los procesos de liquidaciones, tanto de Alquileres, como de Comunidades, ya consta la pregunta de si se Informa del Agente, para que el cliente sepa a quien debe dirigirse en caso de ser precisa alguna consulta. CONTROL AGENTES INTERNOS Cuando las fichas tienen asignado código de Agente Interno, cada vez que se actualizan liquidaciones, o minutas, los Informática Mue 25/01/

15 honorarios son asignados a esta ficha de agente, de forma que cada uno de ellos puede comprobar el valor de su facturación general de forma periódica. FICHA LABORAL EMPRESA Para poder controlar las fichas de empleados, ya sean propios, como ajenos, como puedan ser porteros o conserjes, deben de cumplimentar la ficha de la empresa, Estos datos solo tienen efectos informativos y de control, para las liquidaciones de IRPF de los empleados. Deberá indicarse un código de 5 dígitos. Los dos primeros, serán 01 si se trata de alquileres y 02 si se trata de comunidades, y a continuación el código del propietario en Alquileres y de la finca en Comunidades. Cuando se trata de empleados de la propia administración, se indicará el código de declarante asignado al administrador en Alquileres Deben cumplimentarse todos los datos de la ficha, quedando como variable el dato de Finca de Cargo, que solamente debe indicarse cuando el Proceso de Referencia, sea de Alquileres o Comunidades, ya que cuando se trata del propio administrador, solo tiene efectos contables y el gasto no repercutirá en ninguna finca. FICHA LABORAL EMPLEADOS El campo de código será de 8 dígitos. Los 5 primeros serán los de la ficha de empresa, y los tres restantes corresponderán al código que deseemos darle al trabajador. Es muy importante tener todos los datos correctos de cada trabajador, puesto que al finalizar el ejercicio y efectuar resumen del modelo 190, sobre las retenciones practicadas, si falta algún dato, la impresión se aborta, y debe efectuarse de forma manual, ya que los ficheros de la Agencia Tributaria, exigen todos los datos correctos. Al igual que en las fichas de tratamiento de los procesos de la aplicación, tanto el NIF como el teléfono, deben de ser Informática Mue 25/01/

16 indicados, sin puntos ni guiones. Esta pantalla ha sido modificada para la Versión 3.01.a puesto que el Resumen del IRPF mod. 190, solicita mas datos cada vez. El tratamiento de los datos esta codificado, tomando como norma las instrucciones que facilita la Agencia Tributaria en sus aplicaciones Informativas. En el campo de Importe Gastos SS.CC. si se indica el importe satisfecho por el trabajador en concepto de Seguridad Social, este será incluido en el resumen anual mod. 190, como gasto deducible y también se hará constar en los certificados de este impuesto. Todos los datos de la ficha son informativos y permiten tener constancia de los mismos en la aplicación, sin necesidad de buscar cualquier expediente. En la versión que se crea a partir de Septiembre 2008, se incluye el icono aparece marcado como opcional, para tener acceso al registro del la nomina que percibe el empleado y poder efectuar posteriormente el registro automático a las fincas o a la propia contabilidad del administrador. Para los usuarios que tengan actualizada la versión del registro de nominas de los empleados, al pulsar el icono les aparecerá la nueva pantalla que permite el registro de las nominas. Esta pantalla, permite registrar el desglose completo de la nomina de cada empleado, con el fin de poder efectuar su impresión de forma mensual para su gestión, o bien si las nominas ya se reciben en el despacho a través de gestor que las controla, es posible solamente registrar los datos precisos para su contabilización o registro. La pantalla esta preparada para efectuar tanto el registro en las fincas, ya sea de Alquiler o de Comunidad, como el asiento contable si se opera a través de este proceso. En caso de operar por el proceso contable, también serán registradas las nominas del propio personal del administrador. Informática Mue 25/01/

17 A continuación se indican los pasos de operatoria para el buen desarrollo de esta pantalla El primer dato de esta pantalla, es indicar el tipo de nomina que deseamos controlar. Pulsando tabulador nos serán indicados los diferentes tipos disponibles Para efectuar los registros del desglose de la nomina, o bien el total que desea controlar el usuario, hay que indicar en el primer campo de la parte inferior de la pantalla Nº, el numero de la línea que representa esta partida. En Cuantía, se indicara él numero de días que afectan a la partida. En Precio, se indica en la partida que disponga de esta información, el coste diario de este concepto En PPE se indicara S, en las partidas que tienen intervención en el prorrateo de las pagas extras, en caso contrario, dejar en blanco En CSS se indicara S en las partidas que intervienen en la cotización de la Seguridad Social, en caso contrario poner N. Informática Mue 25/01/

18 Este dato solo afecta a las partidas de Devengos Descripción, se refiere a la propia descripción del concepto a incluir en la nomina Devengos y Deducción deben indicar los importes de cada descripción en su columna correspondiente Una vez que se han indicado todos los conceptos que precisa esta nomina, si pulsamos el icono se indicaran las partidas correspondientes a cada concepto, según la columna de conceptos que indica la propia pantalla La única partida modificable, es la que corresponde al prorrateo de las pagas extras, por si se mantiene un importe diferente al que corresponde por calculo. En la parte inferior-central de la pantalla se debe indicar el importe y cuenta contable de cada partida de la nomina, según se desee el asiento contable, cuando este precise su registro automático. A continuación mostramos una ficha de un empleado de Comunidad, una vez completa según sus necesidades, para que sirva de ejemplo. Cuando el usuario precise imprimir una nomina de la ficha que tenga en pantalla, solamente debe indicar las fechas del periodo que corresponde y pulsar el icono EMIION E IMPRESIÓN DE NOMINAS (opcional) Esta opción permitirá la emisión como registro interno de las nominas que tenga previsto el usuario. Una vez que efectuado el registro de la nomina asignada al periodo que se solicite, podrá hacerse de forma automática o bien la impresión en papel de estas nominas o el registro en las carteras de pagos de las fincas, así como en contabilidad, según el, proceso que se elija. También podrá efectuarse un fichero con el formato preciso, para efectuar un soporte de transferencias para el pago Informática Mue 25/01/

19 automático a cada empleado a través de la entidad bancaria que proceda. Para emitir las nominas, solamente hay que indicar el Tipo de nomina, Códigos inicial y final de las empresas a listar y el Periodo de la nomina. La fecha del primer periodo no es obligada, para no cargar demasiado el concepto, pero sí la final. (ver ejemplo en la pantalla que adjuntamos) Una vez tenemos los registros en pantalla, es factible proceder a la anulación de alguno que no sea preciso. Pulsar doble-clic en la línea de este registro y una vez se ha puesto la información en la línea inferior, pulsar Si deseamos la impresión de las nominas, pulsar el icono nominas Ver ejemplo en pagina siguiente y estas serán impresas en el formato estándar para Informática Mue 25/01/

20 Informática Mue 25/01/

21 CARGA POR SOPORTE PAGO NOMINAS (opcional) Esta opción permite la preparación de un fichero de un fichero para la presentación a la entidad bancaria para el pago de las nominas a través de las transferencias a la cuenta de cada empleado. Cuando se solicita esta opción, nos aparecen en pantalla todos los registros que estas emitidos y preparados para su pago Debemos indicar el Banco de Entrega, para el cargo de los pagos a efectuar. Y los datos propios del Administrador. Téngase presente que el código de Ordenante, es el NIF del Administrador o titular de la cuenta, más un numero de sufijo que tiene que indicar el banco. Si por el proceso de Alquileres, ya se procede a efectuar pagos por transferencias, este dato será el mismo y el planteamiento de pantalla, igual. REGISTRO DE NOMINAS ALQUILER Y COMUNIDAD (opcional) Esta opción permite el registro automático en la cartera de pagos de las fincas, ya sean de Alquiler o de Comunidad. Si en el detalle de la nomina de cada empleado, se ha separado el importe del gasto del servicio, y el importe del IRPF, al mismo momento, también será registrado este importe en la cartera del impuesto de cada propietario o comunidad, para la obtención del impreso trimestral del 110 y el 190 anual. Esta opción no tendrá en cuenta las nominas que puedan pertenecer a empleados de la propia administración, que deberán ser registrados por la opción que a tal efecto, esta en el proceso de Contabilidad Predefinidos Pagos La pantalla que se nos presenta es: Informática Mue 25/01/

22 Cumplimentando los datos en la forma que muestra el ejemplo de la pantalla, el registro será realizado directamente FICHERO PARA LOGOTIPO RECIBOS (opcional) Cuando el usuario dispone de la impresión de los recibos de forma grafica, en hoja Din A4, puede hacer que al mismo tiempo que se imprime y dibuja el recibo, pueda imprimirse el logotipo de su empresa en formato texto. Al entrar en esta pantalla observamos que en su parte izquierda se dispone de 20 campos de texto, que una vez se hayan cumplimentado, se imprimirán en el espacio de la izquierda del recibo reservado para el logotipo. En esta misma pantalla, y en la parte derecha tenemos diez campos de texto que el usuario puede cumplimentar, si tiene adaptada la opción de la impresión avisos de pago, al mismo tiempo que se imprime el recibo en formato grafico. Este texto permite informar en el aviso de pago de la forma de liquidar el recibo que se notifica. IMPRESIÓN GRAFICA DE PAPELERIA (opcional) Si el usuario desea que sus logotipos, ya sean en recibos, cartas, sobres, etc. se efectúe mediante la impresión de una imagen grafica, nuestro departamento de diseño le preparara la modificación correspondiente, que queda activada en esta opción. Si no se dispone de esta modificación, al activar la opción se indicara el mensaje correspondiente a este aviso. Informática Mue 25/01/

23 ARCHIVO VIRTUAL (opcional) Esta opción es un modulo independiente que facilita toda la gestión de archivo de documentación de la empresa de en formato informatico paso a paso: Archivo Virtual Documentos e Imágenes Octubre 2004 MOTIVO: Con esta actualización, se pretende eliminar al máximo la gestión de papeleo en nuestras dependencias, así como conseguir el máximo de agilidad en conseguir la información de nuestras fichas..la actualización comprende tres modos de conseguir el archivo, que crea mediante documentos de fabricación propia, como liquidaciones, cartas, etc., documentos externos que deben ser pasados por el scanner, y la obtención de fotografías. Con todos estos documentos archivados de forma virtual en nuestro disco, se dispone al instante de una valiosa información, que además estará disponible, para cada usuario de la aplicación. Todos estos documentos al ser accesibles, podrán ser impresos nuevamente, podrán remitirse copia de los mismos, por fax, o enviar el fichero directamente por , a nuestros clientes o proveedores que lo precisen, evitando perdidas de tiempo en la localización de los mismos. Todos los documentos serán guardados en formato PDF, para que puedan ser leídos con Acrobat Reader, que es un modulo gratuito y puede bajarse de Internet (recomendamos la versión 5.0 en adelante) y las imágenes deben ser guardas en formato JPG, que es el modo mas habitual y que la mayoría de cámaras digitales, así las preparan. Veamos los procesos de instalación y las opciones afectadas INSTALACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN Esta actualización de la aplicación, también precisa la instalación de una aplicación externa denominada PdfFactory, que es el modulo que efectuara las impresiones que se soliciten para el archivo, y efectuara la conversión a formato PDF y que el usuario avanzado, podrá utilizar para impresiones propias como documentos Word e Excel, etc. si se lee su manual de ayuda. Una vez efectuada la instalación del CD de actualización y siguiendo las instrucciones que se adjuntan, ya podrá preparar las fichas para que se creen los documentos de archivo. En el Menú de Procesos Comunes se incorpora un Submenú denominado Archivo Virtual que contiene tres opciones. PARÁMETROS FICHERO VIRTUAL Es necesario cumplimentar esta pantalla, para que la actualización se active, de no ser así, aparecerán mensajes de error en las opciones que soliciten el Archivo Virtual Se adjunta a este documento una imagen de la pantalla tal como debe quedar configurada, para que a partir de este momento, todos los procesos se realicen de forma automática. No debe el usuario saltarse este paso, puesto que la actualización no quedara realmente preparada hasta que esta ficha quede registrada. Informática Mue 25/01/

24 Debe en primer lugar indicar el disco y directorio, donde esta operando la aplicación WMUE. Para poderlo localizar mejor, en este campo, si se pulsa TAB, se les aparecerá una ventana de ayuda a buscar el disco y el directorio. Una vez seleccionado se colocara en este campo El directorio de Archivo Virtual, será el mismo que el anterior, pero deben añadir \ARCHIVO En este subdirectorio, se abrirán todas las carpetas de archivo de documentos y fotografías que se vayan creando. Para indicar el nombre de la impresora Virtual, deben pulsar TAB y les aparecerá el dialogo habitual de selección impresora. Localice PdfFactory y selecciónela. Esta aplicación actúa como una impresora mas del equipo En dato del Directorio Acrobat Reader, dependerá de la versión que tenga instalado el usuario, por lo que para su rápida localización, acudan al icono de Acrobat, hagan clic con el botón de la derecha y busquen Propiedades y seleccionen el campo Destino, sitúen el cursor sobre este campo, y con el botón derecho, soliciten Copiar, pasen a la pantalla de la aplicación que estamos cumplimentando y situados sobre el campo, pulsamos con el botón derecho del ratón, Pegar Con estos pasos quedara la pantalla preparada, para salvar la información. DESCRIPCIÓN ARCHIVO VIRTUAL Con el fin de poder clasificar los documentos que se generan en el archivo, existen unas claves fijas que darán nota exacta de a la ficha que corresponden y que veremos en la opción siguiente, pero deben existir unas claves que son de tres cifras alfanuméricas que nos indicaran que clase de documento es el archivado. Cuando se efectúa la instalación, se crean de forma automática unos cuantos, que creemos son los mas frecuentes, Informática Mue 25/01/

25 para los documentos que se generan por la propia aplicación, sin embargo, el usuario puede crear de nuevos, para controlar los documentos que se registren mediante scanner y que podrán ser tan variados como el propio usuario desee. Las descripciones que se indican, en las claves ya registradas, deben ser exactamente las que se indican, o sea no se puede cambiar el tipo de documento, ya que la clave asignada actúa de forma automática a través de la aplicación, lo que si puede el usuario, es cambiar la frase, para que indique lo mismo, o incluso efectuar a traducción a catalán, si lo cree oportuno. Todas las claves que puedan ser creadas por el usuario, serán conservadas y utilizadas para el registro a través del asistente del Archivo Virtual que veremos a continuación. Si hay que tener presente, que NO PUEDE ser registrado ningún documento que no tenga una clave de clasificación, ya que no será detectada su identidad. En este fichero deberemos indicar, la clave que debe ser de tres cifras o caracteres, ya que pueden mezclar letras y números. No debe empezar la clave por ningún numero, siempre por letras y MAYÚSCULAS. La descripción debe realizarse teniendo en cuenta la columna final, que indica el dato que le aparecerá a continuación de su descripción. Referencia por, indica si el documento que se archiva, nos los referencia por código, por ejemplo, ya sea de la finca, del inquilino, o propietario, o por Fecha, como por ejemplo una liquidación, o bien por los datos como un presupuesto o notificación de aumentos. Informática Mue 25/01/

26 Es preciso esta referencia, para una buena localización posterior de los documentos. Con la incorporación del archivo de documentos generados por el envio telemático de liquidaciones de impuestos, hay que crear nuevas descripciones, para que posteriormente puedan ser identificados etsos ficheros. Hay que crear el codigo L15 Liquidaciones trimestrales Mod 115 Controlado por Fecha L30 Liquidaciones trimestrales, Mod 130 Controlado por Fecha R84 Resumen Anual Modelo 184 Controlado por Fecha R47 Resumen Anual Modelo 347 Controlado por Fecha R80 Resumen Anual Modelo 180 Controlado por Fecha ASISTENTE PARA ARCHIVO VIRTUAL Esta pantalla guía al usuario, para conseguir un correcto archivo de los documentos que se consiguen a través del scanner Cuando efectúe la copia a través del scanner de un documento, debe de generar el documento en formato PDF, compruebe que su scanner efectúe este tipo de grabación, y guardar el fichero con un nombre a su elección, pero que le indique el contenido, en el directorio de Archivo indicado en la pantalla de los parámetros, en este caso \CETMUE\ARCHIVO Una vez que ha guardados los ficheros que desea incorporar al Archivo Virtual, desde la aplicación y acudiendo a este asistente, se nos mostraran los ficheros que ha guardado, con sus nombres aleatorios. Veamos un ejemplo con el fichero Contrato001001, que realmente seria la copia del contrato del inquilino , del proceso de Alquileres, como podría ser cualquier otro documento, tanto de alquileres como de comunidades que queramos asignar, Informática Mue 25/01/

27 En pantalla nos aparecen los documentos pendientes de archivo, y vamos a proceder con Contrato a su archivo Pulsamos dos veces sobre el documento y pasará la selección al campo Fichero Origen de la pantalla. Indicaremos si el fichero corresponde al proceso de Alquileres o Comunidades. Seguidamente indicaremos si el documento hace referencia a la finca o al propietario. En alquileres todos los documentos de inquilinos siempre estarán registrados en la carpeta de su finca, a pesar que como veremos después, este documento será localizable desde la ficha de inquilino. En este caso indicaremos Finca Indicamos el código de la finca 001 y pasamos al campo de Código Descripción. En este campo, es obligada la descripción, por lo que pulse TAB y aparecerán las descripciones que se tienen disponibles en este momento. Para este caso elegimos CON que corresponde a contrato de arrendamiento. Al solicitar CON, se nos ha habilitado el campo de Entidad, para que indiquemos el código del inquilino. Pues esta clave opera con la referencia del Código Cuando la clave que se solicite este marcada con referencia de fecha, se habilitara solamente el campo de fecha, y se referencia por ambos campos, serán habilitados los dos Cuando se han indicado todos los datos, aparece en fichero destino el siguiente nombre C:\cetmue\ARCHIVO\PVF001\PVF001CON001.pdf Al aceptar este nombre se efectúa el registro de forma correcta en la carpeta que le corresponde para ser posteriormente localizable, tanto por la ficha de la finca, como por la del inquilino, en este caso. Si fuera un documento de Comunidad seria por la ficha de Propietario. Informática Mue 25/01/

28 Visto el nombre del fichero, vamos a describir su composición. C:\cetmue\ARCHIVO es el nombre del directorio de archivo que la ficha de Parámetros del Archivo Virtual C:\cetmue\ARCHIVO\PVF001 el archivo será guardado en la carpeta PVF001, que corresponde a PV=propiedad Vertical (Cuando se trate de comunidades se indicara PH), F de finca (Cuando se trate de propietarios de Alquileres sera P. En comunidades no se efectúa archivo por propietarios) 001, es el código de la finca o seria el del propietario si en lugar de F tuviéramos P. \PVF001CON001.pdf esta composición es realmente el nombre del fichero que ha quedado para el documento que traducido seria Propiedad Vertical Finca la 001 es un contrato del inquilino 001 Esta opción es la que manejara tos documentos que provienen del exterior a través de copias con el scanner. Los documentos que se generan con la aplicación, ya son archivados de forma correcta en sus carpetas. Esta forma de clasificación también será valida para cuando archivemos imágenes fotográficas de los pisos o fincas, que sea de interés guardar. El tratamiento de imágenes no debe hacerse a través del Asistente de Archivo Virtual, porque en este caso, ya se supone que el usuario conoce los mecanismos de copias de sus fotografías desde la Cámara digital al ordenador y forma de cambiar de nombre, a través de sus propios programas o bien con el Explorador, que en nuestro caso es al que haremos referencia por su simplicidad. Todas las fotografías se guardaran en la carpeta que han creado como archivo virtual, en nuestro caso \ CETMUE\ARCHIVO y en el subdirectorio \FOTOS, por tanto quedara como \CETMUE\ARCHIVO\FOTOS El nombre del fichero quede quedar como PVF o PHF seguido del código de la finca o del inquilino en Alquileres o del propietario en Comunidades, y finalizando con la numeración de la foto 01 a 10 Cada ficha tendrá capacidad para diez fotos, por tanto debemos componer los ficheros, de forma que puedan ser localizados por la ficha de consulta de la forma que hemos indicados. Como ejemplo simularemos tres fotografías del piso del inquilino La grabación debería ser PVF JPG PVF JPG PVF JPG etc. hasta la serie 10 Una vez vista la operatoria de los ficheros externos y la fotografía, veamos las modificaciones que se crean dentro del proceso de ALQUILERES En las fichas de Propietarios Fincas e Inquilinos, nos aparecen los iconos que permiten consultar las fotografías y el archivo de documentos. En la ficha de Propietario solamente se accede al Archivo Virtual de documentos, en la Ficha de finca y de Inquilino, al Archivo Virtual de Documentos e Imágenes propias de la ficha Veamos un ejemplo de cada conexión Informática Mue 25/01/