Laboratorio Informática Aplicada - Turismo. POWER POINT 2007 Manual

Transcripción

1 Laboratorio Informática Aplicada - Turismo POWER POINT 2007 Manual

2 Power Point 2007 Introducción Es el programa ideal para explicar una idea o concepto mediante una presentación de diapositivas. También nos permite incorporar sonidos, animaciones, videos, textos, etc. Al igual que Word y Excel 2007, incluye la cinta de opciones de manera de menúes y comandos. Esta versión dispone de un panel de diapositivas a la izquierda de la pantalla, donde nos permite agregar, eliminar y navegar las diapositivas. Los comandos de las barras de herramienta Estándar y Formato están incluidos en el botón Office y en la ficha Inicio respectivamente. Al abrir el Power Point, el programa muestra una diapositiva en blanco que podemos editar fácilmente. Pero sólo contendrá dos campos de textos. En la ficha Inicio entrando al grupo Diseño y bajo el comando Títulos y Objetos podemos insertar contenido de otro tipo, además de texto. Haciendo clic en agregar título, escribimos el título de la presentación. Luego, haciendo clic en Agregar texto, escribimos lo que deseamos. Por último, podemos presionando los íconos, agregar una tabla, un gráfico de Excel, un esquema SmartArt, una imagen o un clip multimedia. Ya que lamentablemente, estos íconos sólo ofrecen la posibilidad de insertar un único tipo de objeto. Por otro lado, podemos seguir agregando diapositivas mediante el botón desplegable Nuevas diapositivas y seleccionando el diseño que más nos interese. Allí podemos navegar en ellas sin utilizar las barras de desplazamiento, haciendo clic. También podremos realizar otras operaciones como Cortar, Pegar y Copiar. Si queremos cambiar el orden una diapositiva en una presentación, debemos mantener un clic sobre la que queremos mover y arrastrarla hacia la ubicación que deseamos. Además, tenemos la posibilidad de cambiar la vista mediante los controles en la esquina inferior izquierda de la pantalla: Normal (vemos la diapositiva actual en tamaño completo), Clasificador de diapositivas (muestra miniaturas de toda la presentación), Presentación con diapositivas (muestra la sucesión de todas las diapositivas), Ajustar diapositiva a la ventana actual ( Lograremos que el tamaño de visualización de la diapositiva ocupe toda la zona de trabajo sin la necesidad de desplazar la hoja de trabajo de forma vertical u horizontal) y los Controles de Zoom, Diseño de la diapositiva 2

3 La ficha Diseño nos permite configurar todo lo referente al formato de la diapositiva. Tenemos las siguientes opciones: Configurar página (permite configurar la página para establecer las dimensiones de la presentación mediante un desplegable, y orientación de la diapositiva permite orientar la diapositiva de forma horizontal o vertical). Luego la opción o grupo Temas, nos brinda la posibilidad de agregar un formato preestablecido de combinaciones de fuente, ilustraciones y otros objetos. Estos cambios se aplicarán automáticamente a toda la presentación. También podemos cambiar ciertas opciones de los objetos que componen un tema, como los Colores, Fuentes y Efectos. Finalmente el botón Estilos de fondo, nos permite mediante una lista, seleccionar los estilos disponibles de formato de fondo y escoger las opciones de relleno. También es posible utilizar plantillas para crear presentaciones de manera rápida y sencilla por medio del asistente. Insertar objetos Se entiende a los objetos como texto, cuadros, gráficos, tablas, sonidos, videos, etc. En la ficha Insertar tenemos lo siguiente: - Textos y tablas: Presionamos el botón cuadro de texto dentro del grupo texto. Luego dibujamos con el mouse un recuadro en la diapositiva y escribimos lo que deseamos. Después seleccionando el texto, podemos modificar su aspecto mediante los comandos en varios grupos como Fuente, Tamaño de fuente, Alineación del texto, Negrita, Cursiva, Subrayado, entre otros comandos generales. Para el caso de insertar una tabla, pulsamos el botón Tabla donde podemos elegir la cantidad de columnas y filas que tendrá nuestra cuadrícula. Luego aparecerán dos nuevas solapas o fichas (Diseño y Presentación). Desde el Diseño podemos elegir la lista de estilos, y desde la Presentación es posible configurar el tamaño de la tabla, insertar filas y columnas, etc. Por último, para completar los datos de la tabla, debemos hacer clic en la celda que deseamos editar y luego escribimos el texto correspondiente. Ese texto también puede ser editado mediante los controles Fuente y Párrafo de la ficha Inicio. Además, podemos agregar a nuestras dispositivas el botón Encabezado y Pié de página, Fecha y Hora, y número de diapositiva. Finalmente, si pulsamos la opción No mostrar en diapositiva de título, la fecha, el número de diapositiva y el pié de página no aparecerán en la primera diapositiva. De esta manera se considera como una carátula. Luego podemos acceder a los botones Aplicar (para aplicarlo sólo a la página actual) y Aplicar a todas (para aplicarlo a toda la presentación de diapositivas). 3

4 También podemos agregar textos en tres dimensiones, aplicando WordArt al igual que en Word. - Ilustraciones: Power Point ofrece al igual que Word varias ilustraciones en la ficha Inicio. Para ello, nos dirigimos a Imagen (ilustración a través de mi disco) o Imagen prediseñada (ilustración provista por Office), aplicamos Insertar y la imagen seleccionada quedará pegada en la diapositiva que deseamos. También podemos crear un álbum (secuencia de nuestras fotos). De esta manera, accedemos al botón Álbum de fotografías y escogemos Nuevo álbum de fotografías. Accedemos al botón Archivo o disco hasta ir encontrando las fotos que deseamos incorporar al álbum, mediante la opción de Insertar. Debemos aclarar que previamente podemos ordenar las fotos elegidas y también eliminarlas por medio del mouse. También podemos ajustar su brillo, y a través de Examinar podemos seleccionar alguno de los diseños disponibles para la creación de nuestro álbum. Para cambiar luego algún aspecto del álbum, presionamos el botón Álbum de fotografías y escogemos editar y luego actualizar los cambios efectuados. Para insertar figuras, hacemos clic en el botón desplegable Formas, escogemos la figura y la insertamos en la diapositiva. También podemos utilizarla como si se tratara de un cuadro de texto. Para ello, comenzamos a escribir luego de insertar cada figura. Para esto las figuras más apropiadas serán las figuras cerradas como flechas de bloque, polígonos, cintas estrellas y llamadas. - Clips de audio y video: También es posible insertar clips multimedia como archivos de audio o de video. Muchos archivos de video pueden ser aplicados (AVI, MPEG, etc.), y accedemos a través de la opción película. Tenemos dos alternativas: Película de archivo (a través de nuestro disco duro) o Película de la Galería Multimedia (a través de los videos del Office). Lo mismo ocurre con el sonido que vienen en varios formatos (MP3, WAV, etc.). Para ello, accedemos a Sonido y luego podemos buscar ese sonido deseado a través de nuestro disco duro o de la galería multimedia. También podremos, grabar un sonido (necesitaremos un micrófono para ese caso) o elegir Reproducir una pista de audio de CD, que permitirá incorporar un track de un CD de audio, que contiene los datos de la reproducción de la pista y poder así, establecer el punto de comienzo y de final de la canción. Por otra parte, si marcamos Repetir la reproducción hasta su interrupción, lograremos que el tema se mantenga mientras corra la presentación hasta que cambiemos de diapositiva. También podemos configurar el nivel de volumen de la pista (volumen de sonido) y ocultar su ícono mientras proyectamos la presentación en público. Por último, podemos al insertar un video o sonido, 4

5 seleccionar Automáticamente (el clip se reproduce en forma inmediata luego de cargar la diapositiva donde fue incrustado) y Al hacer clic encima (sólo se reproducirá cuando hagamos clic sobre el sonido o video insertado). Formato de los objetos El formato de los objetos puede ser modificado a nuestro gusto y necesidades. De esta manera, podemos cambiar su forma, su posición, sus colores, el diseño y otras cualidades para adaptar nuestras presentaciones. Para ello, debemos aplicar un clic sobre el objeto en cuestión y seleccionar la última opción del menú contextual, que puede ser Formato de forma o Formato de imagen, según el objeto que haya sido insertado en la presentación. A continuación, aparecerá un panel izquierdo un cuadro de diálogo que posee una lista de categorías, y las opciones de formato, en el panel derecho. Al seleccionar el objeto, también podemos hacerlo de manera masiva, de modo que seleccionamos directamente varios objetos al mismo tiempo para ir trabajando la forma deseada. (esto se realiza a través del mouse, del atajo de la ficha inicio con la opción seleccionar o aplicando a todos los objetos mediante CONTROL + E). Tenemos los siguientes formatos: Relleno y Líneas (la posibilidad de modificar los colores de fondo y del contorno de los objetos), Sombra y 3D (la posibilidad de modificar la sombra y el aspecto en 3D del objeto) e Imagen y Cuadro de texto (en la primera opción, sólo podemos cambiar color, brillo y contraste de la imagen. La segunda opción, permite establecer las características del texto, como la alineación y la dirección del texto). En cuanto a la casilla de Comprimir el texto al desbordarse, permite que el tamaño del texto se modifique automáticamente en el caso de que supere las dimensiones del objeto (sólo estará disponible cuando editamos las opciones de Formato de formas ) y Ajustar tamaño de la forma al texto hará que sea el objeto el que modifique sus dimensiones respecto al texto. Y luego en la opción Margen interno sirve para estipular la distancia interna, ya sea de un texto o de una forma. Otras modificaciones podemos obtenerlas a través de la consulta del Apéndice A, que son las guías visuales con las opciones rápidas de formato. Por otro lado, tanto en las solapas Herramientas de dibujo como en Herramientas de imagen, encontramos los sectores Organizar, cuyos botones nos permiten enviar al frente o al fondo el elemento para que se muestre delante o detrás de otros objetos, y Tamaño que posee los controles para editar las dimensiones del objeto en cuestión. Transiciones y Animaciones 5

6 Las transiciones se utilizan únicamente para pasar de una diapositiva a otra. Y las animaciones se aplican a los objetos para que entren, salgan, se mueven, etc, dentro de la diapositiva. Ambos efectos se configuran desde la misma solapa Animaciones. En el caso de Transiciones primero nos posicionamos en la diapositiva que se va a pasar. O sea, una transición entre una diapositiva y otra. Luego de seleccionar la diapositiva, elegimos el estilo de transición (al posicionarnos con el mouse vemos el estilo de transición) mediante un clic con el mouse. Podemos elegir también el sonido y la velocidad de esa transición. Luego podremos elegir el modo en que pasaremos de una diapositiva a otra de nuestra presentación. Pulsando la casilla Automáticamente después de estipulamos el tiempo de proyección de la diapositiva. De ese modo, la transición entre diapositivas se realizará de manera automática, luego de transcurrido el período consignado sin la necesidad de hacer clic con el mouse. De lo contrario, al tildar Al hacer clic con el mouse conseguiremos la transición de una diapositiva hacia otra con el clic del mouse o por medio de la barra espaciadora. En el caso de Animaciones, primero seleccionamos el objeto para animar. Elegimos desde la solapa Animaciones el desplegable Animar. Elegimos la opción que deseamos (mientras se verá en el fondo el tipo de animación como muestra con la transición incluida). También podemos obtener efectos más completos mediante la opción Personalizar animación y poder elegir las opciones del efecto. Por último, podemos lograr que los objetos se desplacen por la diapositiva. Para ello, pulsamos Agregar efecto/trayectoria de la animación y escogemos una de las animaciones de la lista, o también podremos dibujar el desplazamiento y/o forma libre, trazando con el mouse su trayectoria en la diapositiva. Finalizar la presentación El término finalizar hace referencia al guardado y uso de los archivos generados. En este caso veremos las diferentes formas de guardar nuestras presentaciones para su posterior proyección ante la audiencia. A través del botón Office/Guardar como, Allí nos encontramos con dos opciones que tienen el mismo nombre Presentación de Power Point, la primera nos almacena el trabajo en un archivo PPTX, que al abrirlo nos permite editarlo directamente, y la segunda opción guarda el trabajo en formato PPSX, que al abrirlo veremos la presentación en lugar de la interfaz de Power Point. La opción Presentación de Power Point , nos ofrece la posibilidad de guardar el trabajo en un archivo PPT que sea compatible con las versiones anteriores del programa. En cambio, si presionamos Otros formatos, guardaremos el trabajo en otros tipos de archivos. Los más importantes: Página Web (HTM; HTML, donde 6

7 puede ser abierto por un navegador de internet), Formato de gráfico (JPEG, GIF, etc., donde guarda cada una de las diapositivas como un archivo de imagen) y Esquema con formato RTF (guarda cada diapositiva como una página distinta). La opción de guardar la presentación en un archivo de Power Point es la indicada en el caso de que debamos proyectarla en la misma computadora donde la creamos. Pero si el objetivo es proyectarla en otra computadora, entonces debemos empaquetarla (copiamos la presentación en un CD, DVD o memoria USB). También podemos enviar la presentación adjuntada a un mensaje de correo electrónico. Para ello presionamos el botón de Office/Enviar y seleccionamos la opción de correo electrónico (aparecerá una ventana de mensaje de Outlook). Por último, nos queda la opción de imprimir la presentación. En este caso, pulsamos el botón de Office/Imprimir y la opción de Imprimir. También podemos acceder a la Vista preliminar para comprobar cómo quedará la presentación antes de imprimirla al papel. Para construir nuestra presentación a video. Utilizamos un programa que captura en video lo que vemos en pantalla. CamStudio es una opción gratuita que podemos descargar desde Luego de instalar el programa, debemos abrir la diapositiva de Power Point. Accedemos al menú Region/Full screen para capturar la pantalla completa. A continuación, presionamos el botón Record (símbolo de círculo color rojo) y grabaremos la presentación dándole inicio desde la solapa Presentación del Power Point. Luego paramos la grabación ( Stop ) desde el programa Camstudio, y finalmente, escribimos un nombre de archivo para el video y pulsamos Guardar. 7