Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos

Transcripción

1 Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos Catálogos Electrónicos del Convenio Marco de Impresoras, Consumibles y Accesorios Sub Dirección de Procesos Especiales - Dirección Técnico Normativa Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado OSCE Febrero 2015

2 Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos El OSCE ha definido el Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos de la siguiente manera: 1. Consideraciones Generales: 1.1 El OSCE determinará los productos, así como las correspondientes fichas-producto que las identifiquen, de oficio 1 ; o en virtud de solicitudes de parte 2, siempre que éstas cumplan con adjuntar el Formato de Incorporación de Nuevos Productos correctamente llenado Si producto de la solicitud de incorporación de nuevos productos, ya sea de parte o de oficio, se determinase la necesidad de la creación de una nueva categoría 4, ésta podrá ser incorporada al CATÁLAGO correspondiente con sus respectivas fichas-producto, a fin de ser ofertada por el PROVEEDOR ADJUDICATARIO. 1.3 El Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos estará enfocado únicamente a productos identificados por fichas-producto 5 determinadas por OSCE para cada uno de los CATÁLAGOS y tendrá una periodicidad mensual. 1.4 Durante el Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos, el registro de ofertas a las fichasproducto asociadas a los CATÁLAGOS podrá ser realizado únicamente por aquel PROVEEDOR ADJUDICATARIO que cuente con estado vigente, excepto aquel PROVEEDOR ADJUDICATARIO que se encuentre suspendido por la causal de modificación de su domicilio fiscal a nivel provincia que no podrá participar en el presente procedimiento. 1.5 Durante el Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos, la evaluación de fichas-producto asociadas a un CATÁLOGO estará enfocada únicamente al precio unitario de la ficha-producto. 1.6 Para tal efecto, el PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrá registrar en tiempo real, a través de la opción Incorporación de Productos del módulo de Convenio Marco ubicado en la zona segura del SEACE, la decisión de presentar su oferta y como parte de aquella la siguiente información: a) Por cada ficha-producto 6 podrá registrar el precio unitario base (en dólares estadunidense, sin incluir el IGV 7 y como máximo dos (02) decimales. b) Las demás condiciones comerciales referidas a continuación, también podrán ser registradas por el PROVEEDOR; sin embargo, en caso de omisión, el sistema registrará por defecto la siguiente información predeterminada para cada ficha-producto: Existencias (stock), se considerará el nivel inicial mínimo de una (01) unidad. Plazo de entrega, se considerará el plazo máximo de ciento ochenta (180) días calendario, considerando lo establecido en las Bases Integradas 8. Garantía comercial, se considerará el plazo mínimo establecido en el módulo del Convenio Marco ubicado en la zona segura del SEACE, determinado en función del tiempo de la garantía de fábrica, considerando lo establecido en las Bases Integradas 9. Tiempo de prueba con garantía de reemplazo en caso de defectos de fabricación, se considerará el plazo mínimo de siete (07) días calendario, contabilizados desde el primer (01) día calendario siguiente a la recepción del producto por parte de la Entidad Contratante, considerando lo establecido en las Bases Integradas 10. Tiempo de respuesta para atención de garantías, se considerará el plazo máximo de setenta y dos (72) horas, considerando lo establecido en las Bases Integradas 11. Tiempo de solución para atención de garantías, se considerará el plazo máximo establecido de ciento ochenta (180) días calendario, considerando lo establecido en las Bases Integradas 12. Centro de servicio para atención de garantía, se considerará que la garantía comercial sea 1 Refiérase a la información procesada de oficio por el OSCE así como las fichas-producto resultado de: i) la exclusión de fichasproducto, o ii) cualquier otra que el OSCE determine. 2 Refiérase a las solicitudes enviadas por cualquier interesado, pudiendo ser éste un proveedor (habilitado para contratar a través del catálogo electrónico o no, una entidad contratante o incluso un ciudadano. 3 Refiérase a las consideraciones incluidas en dicho formato. 4 Dentro de los CATÁLOGOS. 5 Refiérase como ficha-producto a la identificación inequívoca de un único producto respecto de características definidas previamente. En el caso del presente Convenio Marco, dicha identificación ha sido definida hasta la característica: número de parte. 6 Refiérase solo a aquellas fichas-producto sobre las cuales haya decidido ofertar, no siendo obligatorio el registro de ofertas en todas las fichas-producto propuestas. 7 Refiérase al impuesto general a las ventas. 8 Refiérase a la sección 47 de las Bases Integradas de la Licitación Pública Nº /OSCE-CM. 9 Refiérase a la sección 47 de las Bases Integradas de la Licitación Pública Nº /OSCE-CM. 10 Refiérase a la sección 47 de las Bases Integradas de la Licitación Pública Nº /OSCE-CM. 11 Refiérase a la sección 47 de las Bases Integradas de la Licitación Pública Nº /OSCE-CM. 12 Refiérase a la sección 47 de las Bases Integradas de la Licitación Pública Nº /OSCE-CM. 1

3 atendida por el centro de servicio autorizado por el fabricante. Tiempo de caducidad garantizada, se considerará por defecto NO APLICA, siendo que la modificación estará limitada a que el tiempo de caducidad ofertado no podrá ser inferior a un (01) mes, y sólo será aplicable para el Catálogo Electrónico de Consumibles. Cabe precisar, que el PROVEEDOR ADJUDICATARIO podrá registrar modificaciones 13 a las condiciones comerciales establecidas desde el primer día calendario de incorporación de las fichas-productos en el CATÁLOGO respectivo. 1.7 De existir diferencias entre las especificaciones técnicas determinadas en la denominación de la fichaproducto y/o ficha técnica asociada a ésta y/o imagen asociada a ésta, prevalecerá en orden de prelación: i) el contenido de la ficha técnica asociada a la ficha-producto, en caso corresponda; ii) la imagen asociada a la ficha-producto y iii) la información contenida en la denominación de la fichaproducto. 1.8 Si producto del Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos se determinase que alguna fichaproducto resultó sin ofertas (desierta), ésta será nuevamente propuesta en procedimientos posteriores, y se evaluará de acuerdo al Procedimiento vigente en dicho momento. 1.9 En la determinación de las características técnicas de las fichas-producto no se tendrá en cuenta ningún contenido de sus respectivas fichas técnicas que haga referencia a frases o anotaciones que generen imprecisión o modificación indiscriminada de las características técnicas o condiciones establecidas en los Catálogos Electrónicos y que forman parte de dicha ficha-producto, tales como: "la información contenida en el documento está sujeta a cambios sin previo aviso y se suministra tal cual", "sin garantía de ningún tipo", "sin responsabilidad de los errores técnicos o de edición ni de omisiones en el documento" u otras Durante el Procedimiento de Incorporación de Nuevos Productos, el PROVEEDOR ADJUDICATARIO que resulte con fichas-producto aceptadas extenderá a éstas los términos y condiciones comerciales establecidas en el ACUERDO, por lo que no será necesario suscribir un nuevo ACUERDO. 2. Trámite: 2.1 El OSCE recibirá de los interesados las solicitudes 14 de incorporación de nuevos producto, dentro del horario de atención ante Mesa de Partes del OSCE, ubicada en Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 S/N - Jesús María/Lima/Lima, o en cualquiera de las oficinas desconcentradas del OSCE 15, con atención a la Sub Dirección de Procesos Especiales. Cabe precisar, que las solicitudes deberán ser entregadas en disco compacto (CD-R o DVD±R), adjuntando impresa la hoja de cargo detallada en el formato publicado en la página web del SEACE, conteniendo los datos requeridos, caso contrario, no será considerada para su atención. 2.2 Desde el décimo cuarto (14) día calendario y hasta el trigésimo (30) día calendario del mes anterior al mes de evaluación, el OSCE evaluará, según orden de llegada 16, las solicitudes de incorporación de nuevos productos recibidas. 2.3 El primer (01) día calendario del mes de evaluación, el OSCE publicará las fichas-producto aprobadas, las que podrán ser visualizadas a través de la opción Incorporación de Productos del módulo de Convenio Marco ubicado en la zona segura del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado, en adelante SEACE Desde el primer (01) día calendario y hasta el noveno (09) día calendario del mes de evaluación, el OSCE habilitará a través de la opción Incorporación de Productos del módulo de Convenio Marco ubicado en la zona segura del SEACE 18, el registro de precios unitarios y condiciones comerciales a las fichasproducto asociadas a un Catálogo Electrónico por parte del PROVEEDOR ADJUDICATARIO. 2.5 El décimo segundo (12) día calendario del mes de evaluación, el OSCE evaluará las ofertas presentadas para cada ficha-producto asociada a un CATÁLOGO, según los criterios definidos en el numeral El décimo tercer (13) día calendario del mes de evaluación, el OSCE incorporará en los CATÁLAGOS, las ofertas de las fichas-producto que hayan resultado con el estado ACEPTADA. Es preciso indicar, que con dicha incorporación se configura la notificación al PROVEEDOR ADJUDCATARIO. 13 En el marco de lo establecido en el Acuerdo del Convenio Marco suscrito, cláusulas referidas al: Registro de Mejoras; Existencias (stock); Plazo de entrega; Tiempo de Caducidad garantizada. 14 Refiérase a las solicitudes enviadas por cualquier interesado, pudiendo ser éste un proveedor (habilitado para contratar a través del catálogo electrónico o no, una entidad contratante o incluso un ciudadano. 15 Considere el horario de atención de mesa de partes del OSCE en su localidad. 16 En función de la cantidad de solicitudes recibidas, el OSCE podrá determinar su revisión para el siguiente periodo (mes). 17 Refiérase al siguiente enlace: 18 Refiérase al siguiente enlace: 2

4 Nota importante: EL PRESENTE PROCEDIMIENTO SE REALIZARÁ EN LAS FECHAS ESTABLECIDAS EN CADA ACAPITE DEL NUMERAL 2, SIN QUE SU INICIO O TÉRMINO SE VEA AFECTADO POR SER DÍA HÁBIL O CALENDARIO. 3. Evaluación: Criterios de Evaluación: Descripción del Criterio Puntaje Precio unitario La evaluación de las propuestas se realizará a partir de grupos de PROVEEDORES de una misma PROVINCIA DE ORIGEN y por cada ficha-producto ofertada Para la determinación de la PROVINCIA DE ORIGEN se tendrá en consideración la provincia consignada en el RNP 19 un día antes del registro de ofertas, la cual debe coincidir con la indicada en el Acuerdo de Convenio Marco Suscrito vigente y con la información registrada en la SUNAT 20, de existir contradicción la oferta se considerará como NO ADMITIDA El precio unitario ofertado para una ficha-producto deberá consignarse: i) en dólares estadounidenses (USD); ii) considerando como máximo dos (02) decimales; ii) sin incluir el impuesto general a las ventas (IGV); y iii) deberá incluir todos los costos que incidan en la prestación principal (producto), así como en las prestaciones accesorias (garantía comercial, tiempo de prueba con garantía de reemplazo en caso de defectos de fabricación, tiempo de respuesta para atención de garantía, tiempo de solución para atención de garantía) La evaluación de las fichas-producto se realizará siguiendo la metodología incluida en el Anexo N 01, Procedimiento de Evaluación de Propuestas, adjunto al presente. 4. Otras Disposiciones: El OSCE, de considerarlo necesario, podrá modificar en cualquier momento el presente procedimiento en función al análisis de la operatividad del mismo, situación que deberá ser comunicada a través del SEACE. 19 Refiérase al Registro Nacional de Proveedores. 20 Refiérase a la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria. 3

5 Anexo N 01 Procedimiento de Evaluación de Propuestas La evaluación de las propuestas se realizará a partir de grupos de PROVEEDORES de una misma PROVINCIA DE ORIGEN y por cada ficha-producto ofertada. Para la determinación de la PROVINCIA DE ORIGEN se tendrá en consideración la provincia declarada y registrada en el RNP un día antes del registro de ofertas, la cual debe coincidir con la indicada en el Acuerdo de Convenio Marco Suscrito vigente y con la información registrada en la SUNAT 21, de existir contradicción la oferta se considerará como NO ADMITIDA. La evaluación se efectuará en función al precio unitario de la ficha-producto, para lo cual se aplicará el siguiente puntaje: CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE Precio unitario de la ficha-producto. 100 A. PRECIO UNITARIO DE LA FICHA-PRODUCTO: El precio unitario ofertado para una ficha-producto deberá consignarse: i) en dólares estadounidenses (USD); ii) considerando como máximo dos (02) decimales; ii) sin incluir el impuesto general a las ventas (IGV); y iii) deberá incluir todos los costos que incidan en la prestación principal (producto), así como en las prestaciones accesorias (garantía comercial, tiempo de prueba con garantía de reemplazo en caso de defectos de fabricación, tiempo de respuesta para atención de garantía, tiempo de solución para atención de garantía). La evaluación del precio unitario de la ficha-producto consistirá en asignar el puntaje máximo de cien (100) puntos en virtud del procedimiento que se detalla a continuación. Paso 1: Contabilizar la cantidad de ofertas en cada ficha-producto. Se agrupará a los proveedores ofertantes en función a su provincia de origen. Se asignará cien (100) puntos a todas aquellas ofertas en las cuales la cantidad de ofertas establecidas para una ficha-producto sea menor o igual tres (03). Paso 2: Respecto de todas aquellas ofertas establecidas para una ficha-producto 22, se calculará el promedio aritmético (PA1) y la desviación estándar muestral (DE1) del precio unitario. Se determinará el límite inferior (LI1) resultante de la diferencia del promedio aritmético y la desviación estándar muestral (PA1-DE1). Se determinará el límite superior (LS1) resultante de la adición del promedio aritmético y la desviación estándar muestral (PA1+DE1). Se asignará cien (100) puntos a todas aquellas ofertas cuyo precio unitario sea menor al límite inferior (<LI1). Se asignará cero (0) puntos a todas aquellas ofertas cuyo precio unitario sea mayor al límite superior (>LS1). Paso 3: Respecto de todas aquellas ofertas cuyo precio unitario esté comprendido entre el límite inferior y el límite superior (LI1 Precio Unitario LS1), se calculará el promedio aritmético (PA2) y la desviación estándar muestral (DE2) del precio unitario. Se determinará el límite inferior (LI2) resultante de la diferencia del promedio aritmético y la desviación estándar muestral (PA2-DE2). Se determinará el límite superior (LS2) resultante de la adición del promedio aritmético y la desviación estándar muestral (PA2+DE2). Se asignará noventa (90) puntos a todas aquellas ofertas cuyo precio unitario sea menor al límite inferior (<LI2). Se asignará diez (10) puntos a todas aquellas ofertas cuyo precio unitario sea mayor al límite superior (>LS2). Paso 4: Respecto de todas aquellas ofertas cuyo precio unitario esté comprendido entre el límite inferior y el límite superior (LI2 <Precio Unitario<LS2), se calculará el promedio aritmético (PA3) y la desviación estándar muestral (DE3) del precio unitario. 21 Refiérase a la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria. 22 Refiérase a aquellas fichas-producto en las que las ofertas presentadas sean superiores o iguales a cuatro (04). 4

6 Se determinará el límite inferior (LI3) resultante de la diferencia del promedio aritmético y la desviación estándar muestral (PA3-DE3). Se determinará el límite superior (LS3) resultante de la adición del promedio aritmético y la desviación estándar muestral (PA3+DE3). Se asignará ochenta (80) puntos a todas aquellas ofertas cuyo precio unitario sea menor al límite inferior (<LI3). Se asignará veinte (20) puntos a todas aquellas ofertas cuyo precio unitario sea mayor al límite superior (>LS3). Paso 5: Respecto de todas aquellas ofertas cuyo precio unitario esté comprendido entre el límite inferior (LI3) y el límite superior (LS3), es decir (LI3<Precio Unitario<LS3), se asignará setenta (70) puntos a la oferta cuyo precio unitario resulte ser el menor, a todas las demás ofertas comprendidas dentro de los límites indicados se les asignara puntaje inversamente proporcional respecto del menor precio unitario. Asimismo, si a partir del paso 2 se determinase que el valor de la desviación estándar muestral es igual a cero (0) la evaluación de precio unitario culminará en dicho paso, asignándose noventa (90) puntos a la oferta cuyo precio unitario resulte ser el menor dentro de los límites establecidos en dicho paso; asimismo, a todas aquellas ofertas cuyo precio unitario resulte ser el menor dentro de dichos límites, se les asignará puntaje inversamente proporcional, no siendo necesario realizar los siguientes pasos. Por su parte, si a partir del paso 3 se determinase que el valor de la desviación estándar muestral es igual a cero (0), la evaluación de precio unitario culminará en dicho paso, asignándose ochenta (80) puntos a la oferta cuyo precio unitario resulte ser el menor dentro de los límites establecidos en dicho paso; asimismo, a todas aquellas ofertas cuyo precio unitario resulte ser el menor dentro de dichos límites, se les asignará puntaje inversamente proporcional, no siendo necesario realizar el siguiente paso. B. CRITERIO DE ADJUDICACIÓN: El órgano especializado del OSCE procederá a adjudicar en función de: Los tres (03) CATÁLOGOS: i) Impresoras; ii) Consumibles; y, iii) Accesorios de Impresión. Cada ficha-producto ofertada a través del módulo del Convenio Marco, siendo aceptada aquella oferta que haya alcanzado o superado el puntaje mínimo de sesenta (60) puntos, cuyo estado se denominará ACEPTADA. C. EJERCICIO PRÁCTICO: 23 A fin de recrear en forma gráfica la evaluación de una ficha-producto en particular, procedemos a realizar un ejemplo aplicando la metodología descrita a partir del Paso 2 para proveedores agrupados de una misma PROVINCIA DE ORIGEN. EVALUANDO EL PRECIO UNITARIO DE LA FICHA-PRODUCTO X PARA LA PROVINCIA DE CAMANA : Se tienen las ofertas de doce (12) PROVEEDORES respecto de una (01) ficha-producto de proveedores cuyo ubigeo señalado en el RNP corresponden a la provincia de CAMANA, del siguiente modo: 23 Para efectos gráficos en el desarrollo del presente ejemplo se considerarán ocho (08) decimales; sin embargo, en el procedimiento no se realizan redondeos. PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PRECIO UNITARIO OFERTADO (p) 5

7 Se determina el promedio aritmético (PA1) del siguiente modo: Donde: Se determina la desviación estándar muestral (DE1) del siguiente modo: Se determina el límite inferior (LI1) y el límite superior (LS1) del siguiente modo: Se asigna 100 (cien) puntos a las ofertas cuyos precios son menores al límite inferior (LI1). Asimismo, se establece 0 (cero) puntos las ofertas cuyos precios son mayores al límite superior (LS1). Paso 3: Se determina una muestra con los precios ubicados dentro de los límites establecidos en el paso 2 (LI 1 y LS1), cuyo tamaño será: PROVEEDOR PRECIO UNITARIO OFERTADO (P) PUNTAJE PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR Se determina un nuevo promedio aritmético (PA2) del siguiente modo: 6

8 ( Se determina una nueva desviación estándar muestral (DA2) del siguiente modo: Se determina el límite inferior (LE2) y el límite superior (LS2) del siguiente modo: Se asigna 90 (noventa) puntos a las propuestas con precios mayores o iguales al límite inferior (LI1) y menores al límite inferior (LI2). Asimismo, se asigna 10 (diez) puntos a las ofertas con precios menores o iguales al límite superior (LS1) y mayores al límite superior (LS2). Paso 4: Se determina una nueva muestra, con los precios ubicados dentro de los límites establecidos en el paso 3 (LI2 y LS2), cuyo tamaño será: Se determina un nuevo promedio aritmético (PA3) del siguiente modo: PROVEEDOR PRECIO UNITARIO OFERTADO (P) PUNTAJE PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR

9 Se determina una nueva desviación estándar muestral (DA3) del siguiente modo: Se determina el límite inferior (LI3) y el límite superior (LS3) del siguiente modo: Se asigna 80 (ochenta) puntos a las propuestas con precios mayores o iguales al límite inferior (LI2) y menores al límite inferior (LI3). Asimismo, se asigna 20 (veinte) puntos a las propuestas con precios menores o iguales al límite superior (LS2) y mayores al límite superior (LS3). PROVEEDOR PRECIO UNITARIO OFERTADO (P) PUNTAJE PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR

10 Culminada este último paso, se asigna 70 (setenta) puntos a la propuesta con precios ubicados entre los límites establecidos en este paso (entre el LI3 y LS3). Asimismo, se asignará un puntaje inversamente proporcional a las demás ofertas ubicadas dentro de los límites establecidos en el paso 4, respecto de la menor oferta ubicada. PROVEEDOR PRECIO UNITARIO OFERTADO (P) PUNTAJE PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR Por lo tanto, de acuerdo al puntaje final obtenido en la evaluación de las propuestas esta ficha-producto consignará el estado de ACEPTADA para las ofertas de los PROVEEDORES P1, P2, P3, P4, P5, P6, P7 y P8, dado que alcanzaron o superaron el puntaje mínimo de sesenta (60) puntos, y para las propuestas de los PROVEEDORES P9, P10, P11 y P12 consignará el estado de NO ACEPTADA. 9